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FORMACIN PRCTICA
PARA EL EMPLEO
GOOACHI.COM
2008 Gooachi.com. Algunos derechos reservados. Esta obra se distribuye bajo licencia
Creative-Commons 3.0.
Prlogo
Este libro ha sido desarrollado con un fin didctico, especialmente orientado a la
formacin para el empleo, es decir, para aquellas personas que necesiten un conocimiento
bsico pero a su vez lo suficientemente slido para poder manejar con soltura un ordenador
en su puesto de trabajo.
Nace como resultado de una larga experiencia docente en el mbito de la Formacin
Profesional Ocupacional y de la Formacin Continua para el Empleo, y espero que sirva de
apoyo a futuras acciones formativas en este o en otros marcos de desarrollo similares.
ndice de temas
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2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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Barra de mens
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Archivo:
Archivo contiene aquellos comandos relacionados con la gestin de archivos,
as como las opciones para preparar la pgina antes de imprimir y las opciones
de impresin.
Edicin:
Edicin contiene los comandos relativos a la edicin de texto como pueden
ser aquellos que permiten copiar o mover informacin, as como las de
bsqueda y sustitucin de palabras.
Ver:
Ver contiene los comandos de visualizacin del documento, como son los
modos de trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de
pgina.
Insertar:
Insertar en este men estn los comandos que permiten insertar todo tipo de
elementos en un documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier
otro objeto.
Formato:
Formato con l se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora
en la presentacin de la informacin, como pueden ser los cambios de
formato de carcter, prrafo, o la creacin de columnas o estilos.
Herramientas:
Herramientas como su nombre indica, facilita el corrector ortogrfico y los
sinnimos, as como los comandos de combinar correspondencia para envos
masivos de informacin.
Tabla:
Tabla contiene todos los comandos para la creacin y manejo de tablas.
Ventana:
Ventana muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas
de documentos simultneamente.
Barras de herramientas
Las barras de herramientas son un sistema cmodo y rpido para ejecutar
directamente cualquier comando de los mens. Cuando se entra al procesador de
textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se pueden
visualizar otras,
otras quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de
herramientas.
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Regla
En el modo de Presentacin de Word aparece una regla horizontal. Si no est visible
se debe activar desde la opcin Regla del men Ver.
La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura.
Mediante la regla es posible cambiar las sangras y tabuladores desde el propio
documento sin necesidad de entrar en los mens.
Barra de estado
La Barra de estado est situada en la parte
parte inferior de la pantalla,
pantalla y muestra
constantemente una serie de informacin muy til: la pgina en la que est situado el
cursor, la seccin y el nmero de pginas del documento activo, la posicin del
cursor con respecto a la altura, la lnea y la columna de la pgina, etc.
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de la barra de
de
Normal:
Normal forma de visualizacin en el proceso de confeccin del documento.
Diseo de Web:
Web Visualiza el documento de una manera muy aproximada a como se
visualiza si se guarda como pgina HTML.
Diseo de impresin:
impresin Modo de visualizacin en el cual los documentos se ven tal
como se imprimirn. Es la opcin ms cmoda y prctica para trabajar en la mayora
de los casos.
Esquema:
Esquema Si se emplean estilos o ttulos podremos ver el documento esquematizado,
esquematizado
en este modo de visualizacin podemos actuar sobre cada una de las partes del
documento empleando su ndice o ttulo.
Se puede acceder a estos modos de visualizacin desde el men de Ver o con los
iconos de modo de visualizacin de la parte inferior izquierda de la pantalla de
documento.
Otros modos de visualizacin son:
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Mapa de documento
Ver/Mapa de documento):
documento (Ver/Mapa
documento Aparece una ventana lateral que
permite los desplazamientos rpidos entre objetos y prrafos de un documento.
Pantalla completa (Ver/Pantalla
Ver/Pantalla completa):
Se visualiza el documento con el
completa
mximo espacio posible, prescindiendo de las barras tpicas de mens, de las barras
de herramientas etc.
Vista preliminar (Ver/Vista
Ver/Vista preliminar o hacer clic sobre el botn vista preliminar
de la barra de herramientas estndar): visualizamos el documento tal y como se
imprimir. Se pueden visualizar varias pginas al mismo tiempo.
Adems de estos modos de visualizacin, la versin 2003 nos ofrece la vista Diseo
de lectura y la vista Miniatura.
1. La vista Diseo de lectura,
lectura como su nombre indica, es una vista especialmente
indicada para leer el documento, ya que oculta todas las barras de
herramientas excepto Diseo de lectura y Revisin. Para acceder a esta vista
podemos ir a travs del men Ver/Diseo de lectura o haciendo clic en el
botn de la parte inferior izquierda de la pantalla de documento.
Hay que tener en cuenta que las pginas representadas en la vista Diseo de
lectura estn diseadas para que se ajusten a la pantalla y no son iguales a las
pginas que obtendramos para imprimir el documento. Si deseamos ver el
documento tal y como se mostrara en la pgina impresa, sin cambiar a la
vista Diseo de impresin, haremos clic en Pgina real en la barra de
herramientas Diseo de lectura.
lectura
2. Para volver a la vista diseo, basta hacer clic en el botn Cerrar de la barra de
herramientas Diseo de lectura.
lectura
3. La vista en Miniatura presenta unas versiones pequeas de cada una de las
pginas del documento. Estas miniaturas aparecen en un panel independiente
situado a la izquierda del rea de trabajo. Las miniaturas proporcionan una
impresin visual del contenido de las pginas. Para acceder a esta vista
podemos ir a travs del men Ver/Vista en Miniatura.
Miniatura Podemos acceder
directamente a una pgina haciendo clic en la miniatura de la pgina que nos
interese. Las miniaturas estn disponibles en las vistas Normal, Diseo de
impresin, Esquema y Diseo de lectura. No estn disponibles en la vista
Diseo Web ni con el Mapa del documento
Video
Vista de lectura (Disponible online)
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Zoom de pgina
Independientemente del modo de visualizacin del documento siempre podremos
realizar un zoom,
zoom ampliacin o reduccin visual del documento, se puede hacer de
dos formas.
1. Ver/Zoom
Zoom.
Zoom Permite determinar un porcentaje prefijado, 200, 100, 75.
Establecer un porcentaje de visualizacin manual (Ejemplo 85%) o las
opciones especiales siguientes:
Ancho de texto:
texto Reduce o aumenta la presentacin del documento a la
anchura del texto en la pgina.
Ancho de pgina:
pgina Los mrgenes derecho e izquierdo de la pgina
coinciden con la pantalla.
Toda la pgina:
pgina Se visualiza toda la pgina en la pantalla actual.
Varias pginas:
pginas Muestra dos o ms pginas en la ventana actual. El
nmero de pginas se puede elegir pulsando en el botn que tiene el
icono de una pantalla.
Vista Previa.
Previa Se obtiene una previsualizacin de cmo se ver el
documento en pantalla.
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Administracin de documentos
Es conveniente guardar el documento nada ms empezar a trabajar con cualquier
programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo,
tiempo para evitar prdidas de trabajo
debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o del sistema.
Para guardar un documento recin creado hay que elegir la opcin Guardar
del men Archivo o pulsar el botn
de la barra de herramientas Estndar.
Aparecer un cuadro de dilogo distinto segn el sistema operativo que se
est empleando, aunque en todos tendr parecidas opciones:
En el cuadro Nombre del archivo hay que escribir el nombre del documento,
procurando que sea lo ms descriptivo posible para facilitar su posterior localizacin.
En la parte superior de la ventana aparece el contenido de la carpeta o directorio en
el que se est trabajando. Antes de guardar hay que localizar la unidad de disco y
dentro de esta, la carpeta o directorio en el que se debe guardar.
Una vez puesto el nombre y localizado el directorio de destino hay que pulsar el
botn Guardar.
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La copia que se haga tiene que tener un nombre distinto o debe estar guardada en un
directorio distinto,
distinto porque no es posible tener dos documentos con el mismo nombre
en la misma carpeta o directorio.
Editar un documento
Desplazamiento del cursor por el documento
Un documento puede tener una extensin que va desde una lnea hasta varios
cientos de pginas. Para moverse a travs de los documentos, Word presenta
una barra
barra de desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de
desplazamiento horizontal en la parte baja de la ventana. Para desplazarse
arriba y abajo basta con presionar las flechas que aparece en los extremos o
arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las barras de desplazamiento.
Cuando arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento vertical Word
indicar el nmero de las pginas por las que se va desplazando.
Para mover el punto de insercin para escribir en otro sitio basta con hacer clic con
el ratn all donde se quiera empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratn en
medio del texto, la flecha se transforma en un cursor con forma de I. Tambin se
pueden utilizar las teclas de cursor para desplazar el cursor por el texto.
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Seleccionar texto
Para aplicar cualquier modificacin sobre un texto hay que indicar a Word sobre qu
elemento se quiere que lo haga. As, para poner una palabra en cursiva hay que
mostrarle al programa sobre cul de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se
consigue seleccionando la palabra.
Cuando cualquier palabra o frase est seleccionada aparece resaltada con un cambio
de fondo y color de texto: se pone en negativo
A partir de este momento, cualquier comando que se efecte (borrar, aplicar cursiva,
negrita, subrayar, etc.) se aplicar nicamente sobre el texto seleccionado.
Los distintos mtodos que hay para seleccionar texto son:
1. Usando el ratn:
ratn Hay dos punteros que podemos usar:
1. El puntero en forma de
seleccionar:
ARRASTRANDO.
ARRASTRANDO Haga clic y arrastre el ratn desde el comienzo de la seleccin
deseada hasta el final de sta. Se puede arrastrar horizontalmente, verticalmente
y en diagonal.
DOBLE CLIC.
CLIC Haciendo doble clic sobre una palabra se selecciona la palabra
entera automticamente.
TRIPLE CLIC.
CLIC Con esto se selecciona el prrafo entero sobre el cual est ubicado
el cursor.
2. El puntero en forma de flecha hacia la derecha:
derecha (no el comn hacia la
izquierda). Este puntero aparece cuando nos posicionamos en el
margen izquierdo de la hoja. Con l no podemos seleccionar palabras
sino que seleccionamos renglones Enteros. Este puntero tiene tres
formas de seleccionar.
DOBLE CLIC.
CLIC Selecciona el prrafo entero.
TRIPLE CLIC.
CLIC Selecciona todo el documento.
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2. Usando el teclado:
teclado Debemos usar el cursor (en pantalla) y las teclas de
movimiento del cursor (flechas
flechas del teclado).
teclado
Con las flechas ubique el cursor en un extremo del texto a seleccionar.
Mantenga presionado [Mays] mientras usa las flechitas para realizar la
seleccin hasta cubrir el rea de texto deseado. (vuelva a mantener
presionado [Mays] si quiere modificar la seleccin)
Importante:
Importante Para eliminar una seleccin (borrar el texto), basta
con pulsar cualquier tecla que ingrese un dato que la reemplace
(por ejemplo una letra) o que la borre ([Retroceso] o [Supr]).
Para deseleccionar,
deseleccionar basta con hacer clic fuera de la seleccin o pulsar una
'flechita'.
Para seleccionar todo el documento puede utilizar el comando del men
Edicin - Seleccionar todo.
para cortar,
para copiar y
para pegar.
Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratn:
ratn una
vez se ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y
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sin soltar el botn del ratn arrastrar hasta el lugar en que se quiere dejar el texto.
Para duplicar la palabra hay que seguir el mismo procedimiento pero manteniendo la
tecla de Control [Ctrl] pulsada durante el proceso de arrastre.
Video:
Cortar, Copiar y Pegar (Disponible online)
Deshacer
Como la inmensa mayora de los programas, Word tiene la opcin de deshacer, pero
con una gran diferencia: mientras otros slo permiten deshacer la ltima instruccin
hecha, el tratamiento de textos de Microsoft permite deshacer todos
todos los pasos dados
desde la ltima vez que se guard.
guard
Para ello hay que aplicar la opcin Deshacer del men Edicin, o presionar el
botn
Ambos botones presentan a su izquierda un men con una lista de las acciones
hechas o deshechas para facilitar el proceso.
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Tanto para el texto buscado como para el que debe sustituirlo es posible
especificar algunas cuestiones de formato con el men desplegable Formato.
Se pueden hacer, adems, bsquedas especiales con el men desplegable
Especial, que permite buscar retornos de carro, tabulaciones, etc.
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El comando Buscar del men Edicin permite buscar un texto, formato, o carcter
especial. No difiere de la primera parte del punto anterior.
Ayuda de Word
Word presenta una ayuda bien desarrollada que permite resolver problemas en los
momentos de desconcierto, es posible emplear la ayuda de diferentes formas:
Ayuda general
Para acceder basta con elegir la opcin ? de la barra de mens. Este men de ayuda
consta de las siguientes opciones:
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Office en la Web
Nos conecta a travs de nuestro navegador con las principales pginas Web que
ofrecen informacin y ayuda de Microsoft.
Detectar y reparar
Ofrece un diagnstico y una solucin de problemas cuando Word no funciona
correctamente. Es posible que se pidan los discos de instalacin originales de Word.
Versin 2003
En esta versin se ha suprimido la Ayuda en pantalla, sin embargo nos ofrece dos
nuevos tipos de ayuda, "Pngase en contacto con nosotros" y "Microsoft Office
Online". La primera nos permite enviar sugerencias y comentarios sobre el
programa, mientras que la segunda da acceso directo para visitar la pgina de ayuda
de Microsoft desde el explorador de Web teniendo en cuenta que el sitio se actualiza
con regularidad para incluir contenido nuevo basado en sugerencias y peticiones
especficas que proceden directamente de los usuarios de Office.
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Formato de pgina
Dentro de esta categora se agrupan instrucciones como el tamao y orientacin del
papel,
papel los mrgenes, encabezados y pies de pgina, etc. La mayor parte de ellas se
concentran en el cuadro de dilogo Preparar pgina al que se accede desde el men
Archivo.
Este cuadro de dilogo presenta cuatro lengetas
lengetas, una para cada grupo de
instrucciones: Mrgenes, Tamao del papel, Fuente del Papel y Diseo de pgina.
Aunque presentan este orden se empezar por el que lgicamente parece el primer
paso: la eleccin del papel.
La lengeta Fuente del papel sirve para indicar de qu bandeja de la impresora se
quiere que se tome el papel. Como depende totalmente de la impresora que se tenga,
las opciones variarn segn esta. Por este motivo no se estudiar.
El cuadro de opcin Aplicar a que aparece en la parte inferior de las cuatro lengetas
se puede utilizar cuando se est trabajando con secciones. Se ver su empleo cuando
se llegue a la parte correspondiente a las secciones.
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Mrgenes
Los mrgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel
y donde se empieza a escribir.
escribir Basta con introducir las medidas en el cuadro
correspondiente: superior, inferior, izquierdo o derecho.
En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que activar el cuadro
de Mrgenes simtricos. Cuando se activa, los cuadros de margen Izquierdo y
Derecho cambian de nombre a Interior y Exterior.
Exterior
Diseo de pgina
La mayor parte de las opciones de esta ltima lengeta son aplicables a los
encabezados y pies de pgina y a las secciones, por lo que se estudian junto con stas
en un prximo apartado de este curso.
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Formatos de carcter
Recuerde que para aplicar cualquier formato a un trozo de texto hay que
seleccionarlo previamente.
previamente
Las opciones de formato que se pueden aplicar a los caracteres son:
Fuente:
Fuente es el tipo o familia de letra que se aplica como pueden ser la Times, Arial,
Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector
Fuente
Tamao:
Tamao se mide en puntos (pto), medida tipogrfica que equivale a 0,35 mm. La
letra de este manual es una Sylfaen 12 pto., para el texto normal y Eurostyle 18 para
los ttulos. Se aplica desde el selector Tamao de fuente
Formato.
Estilo de fuente:
fuente se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita
subrayado
de la barra de
, cursiva
Efectos: se llaman efectos al superndice, subndice, Tachado, VERSALES, etc. que se aplican
desde el cuadro Fuentes del men Formato.
Formatos de prrafo
Un prrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza por
una letra en mayscula y termina con un punto y aparte.
aparte Word los presenta adems
delimitados por una marca (marcas de prrafo).
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Las instrucciones para prrafos estn agrupadas en el cuadro Prrafo del men
Formato, aunque gran parte de ellas, las ms habituales (sangras, alineaciones,
tabulaciones,) se pueden aplicar desde la regla y la barra de herramientas Estndar.
Para aplicar una instruccin de prrafo basta con tener el cursor en medio del que se
quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo.
seleccionarlo En el caso de que se quiera aplicar
el mismo formato a varios prrafos se tendr que seleccionar al menos una parte de
cada uno de ellos.
Sangras
Una sangra es la separacin que se puede dejar entre un prrafo y el margen.
margen Si es
slo la primera lnea la que se separa, se le llama Sangra de primera lnea; si lo hacen
todas con respecto al margen izquierdo, sangra izquierda; si lo hacen por la derecha,
Sangra derecha, y si se separan todas las lneas del prrafo menos la primera, Sangra
francesa. Esta ltima es la que se suele emplear en prrafos numerados.
Los prrafos numerados o con una vieta con sangra francesa se pueden hacer
directamente con los botones
Los prrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la
parte izquierda
y uno en la derecha
regla y colocarlos como se ve en esta ilustracin:
Sangra primera
lnea
Sangra izquierda
Sangra derecha
Sangra francesa
Esto mismo se puede hacer desde la opcin Prrafo del men Formato. En este caso
hay que introducir los valores en el cuadro de opcin correspondiente:
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Alineaciones
Tipos de alineacin
Word admite todos los tipos de alineacin: izquierda, derecha, centrada y justificada
justificada.
ada
La alineacin por defecto es la izquierda.
izquierda Para poner cualquier otra basta con pulsar
el botn correspondiente en la barra de herramientas de formato o elegirla del
cuadro de dilogo Prrafo del men Formato.
Izquierda
Centrada
Derecha
Justificada
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Divisin de palabras
Si una palabra es demasiado larga para caber al final de una lnea, Microsoft Word la
mueve al principio de la siguiente lnea en lugar de dividirla. No obstante, puede
utilizar la funcin de guiones para insertar guiones y eliminar espacios en textos
justificados o igualar la longitud de las lneas en columnas estrechas. Puede insertar
un guin opcional (guin opcional: guin que se utiliza para controlar dnde se
divide una palabra o frase si coincide con el final de una lnea. Por ejemplo, puede
especificar que la palabra "imprimible" se divida segn "Impri-mible" en vez de "imprimible.") un guin individual o un guin de no separacin (guin de no separacin:
guin que se utiliza para impedir que una palabra, nmero o frase con guiones se
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divida si coincide con el final de una lnea. Por ejemplo, puede impedir que 5550123 se divida; en su lugar, todo el elemento se mueve al inicio de la lnea siguiente.)
individual,
individual o puede configurar Word para que utilice guiones en una parte o en todo
el documento.
Divisin automtica:
Al activar la divisin automtica, Word inserta automticamente guiones en
el documento donde sean necesarios.
necesarios Si posteriormente modifica el
documento y cambia los saltos de lnea, Word aplica de nuevo los guiones al
documento.
Para activarla, siga los siguientes pasos:
1. En el men Herramientas, seale Idioma y haga clic en Guiones.
2. Active la casilla de verificacin Divisin automtica del documento.
3. En el cuadro Zona de divisin, escriba un valor para el espacio que se
deba incluir entre el final de la ltima palabra de una lnea y el
margen derecho.
4. Para reducir el nmero de guiones, especifique un ancho mayor en la
zona de divisin. Para reducir el aspecto irregular del margen derecho,
especifique un ancho menor en la zona de divisin.
5. En el cuadro Limitar guiones consecutivos a, escriba el nmero de
lneas consecutivas que pueden llevar un guin al final.
Divisin manual:
manual
Al elegir la divisin manual, Word busca el texto al que se desea aplicar
guiones, pide que se confirme cada guin opcional propuesto y, a continuacin, inserta los guiones opcionales. Si ms tarde modifica el documento y
cambia los saltos de lnea, Word slo muestra e imprime los guiones
opcionales que sigan apareciendo al final de las lneas. Word no aplica de
nuevo los guiones al documento.
Para dividir manualmente, siga los siguientes pasos:
1. En el men Herramientas, seale Idioma y haga clic en Guiones.
2. Haga clic en Manual.
3. Si Microsoft Word identifica una palabra o una frase que debe separar,
siga uno de estos procedimientos:
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Letra Capital
La opcin letra capital puede dar formato a un prrafo para que tenga una letra
inicial capitular. Note la distincin entre aumentar el tamao de la letra y crear una
letra capital: esta queda inserta en el texto como un objeto, no slo en la lnea como
una letra. Para crear una letra capital en Word siga los siguientes pasos:
1. Ubique el cursor en el prrafo del documento al que desea insertar una letra
capital (conviene haberlo escrito antes).
2. Abra el men Formato - Letra Capital... A continuacin visualizar un cuadro
de dilogo mostrando tres opciones:
La segunda (En texto) nos indica que la letra capital aparecer rodeada
de texto por la derecha y por abajo.
3. Escoja la segunda opcin (En texto), seleccione el tipo de fuente y pulse sobre
el botn Aceptar.
Numeracin y vietas
Vietas
La vieta es un smbolo que se coloca delante del texto a escribir. Se puede aplicar
desde la barra de formato en el icono
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Cada vez que se escribe algo despus de una vieta y se pulsa [Entrar] se agregar
otra vieta en el rengln siguiente. As puede ir completando su lista y cada vieta
indica un 'tem'.
Si desea terminar la lista de vietas debe teclear un [Entrar] de ms y se borrar la
ltima vieta que se acaba de agregar. Otra forma es utilizar [Backspace] para borrar
la vieta. Tambin puede desactivar la vieta del rengln en el que se encuentra
haciendo clic sobre el botn Vietas.
Para agregarle a una lista con vietas que ya existe puede ubicar el cursor al final del
ltimo rengln con vieta y pulsar [Entrar]. Tambin puede ir al rengln nuevo y
hacer clic sobre el botn Vietas.
Para seleccionar otro smbolo que representa a la vieta, haga clic en el men
Formato - Numeracin y Vietas... Se encontrar con una serie de smbolos a su
disposicin, entre los que podr seleccionar uno haciendo clic sobre l.
Numeracin
La numeracin es sencillamente una lista numerada en orden. Se puede usar para
listas de palabras, prrafos o cualquier otra cosa. Word considera el [Entrar] como
indicador de otro elemento a numerar.
Para crear una lista numerada en un nuevo rengln, pulse una vez sobre el botn
Numeracin
Como puede comprobar es bastante sencillo crear una lista numerada. Otra forma
sera seleccionar los renglones de texto a los que quiere aplicarles numeracin,
numeracin hacer
clic sobre el botn Numeracin y Word enumerar automticamente cada una de las
oraciones en orden.
Modificar el tipo de numeracin: Haga clic en el men Formato - Numeracin y
Vietas... Se encontrar con una serie de smbolos a su disposicin, entre los que
podr seleccionar uno haciendo clic sobre l:
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Desde estos cuadros puede explorar las distintas posibilidades, como tipografas
diversas para las numeraciones, smbolos distintos para las vietas y con muchos
colores y tamaos disponibles. Tambin puede decidir en qu nmero empezar
numeraciones, especificar sangras, alinear etc.
Esquema numerado
Para crear un esquema numerado, procederemos igual que para crear vietas, pero
indicndole que se trata de un esquema numerado, y seleccionando el tipo de
esquema.
esquema
Para aumentar la indentacin o profundidad dentro de un esquema,
esquema utilizamos el
aumento de sangra o la tabulacin al comienzo de la lnea.
Para disminuir la indentacin, disminuimos la sangra o utilizamos la combinacin
de teclas [Mays]+[Tab] al comienzo de la lnea.
Si queremos, podemos personalizar el tipo de esquema.
esquema Para ello tendremos en
cuenta que cada nivel del esquema va a admitir distintos parmetros, as que
tendremos que personalizarlo uno a uno.
uno
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Bordes y sombreados
La opcin Bordes y Sombreados, le permitir realzar el aspecto de sus documentos
remarcando la presentacin en las zonas que usted desee y aplicando un recuadro y/o
un sombreado.
Esta opcin le permitir colocar un marco a su pgina o a una seleccin de texto que
usted realice. Tambin le permitir colocar una zona sombreada en todos grises o a
colores. Y adems podr utilizarla en las tablas para definir el tipo de lneas que
utilizar, as como las zonas de su tabla que desea sombrear.
Para acceder a esta opcin deber seleccionarla del men formato, lo que le
presentar en pantalla la siguiente ventana:
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En esta ventana podr seleccionar entre tres lengetas diferentes: Bordes, Borde de
pgina y Sombreado.
Bordes
La opcin Bordes le permitir aplicar un recuadro a la zona seleccionada del
documento. En esta ventana podr escoger entre las siguientes opciones de borde:
Ninguno.
Ninguno Le permite retirar el borde de la zona seleccionada.
Cuadro.
Cuadro Le permite aplicar un borde similar a la seleccin realizada.
Sombra.
Sombra Esta opcin es similar a la anterior aadindole una sombra al
recuadro aplicado.
3D.
3D En este caso el marco aadido tendr un efecto tridimensional.
Personalizado
Personalizado.
ado Con esta opcin podr definir cada lado del recuadro de una
forma diferente, permitindole combinar en un msmo recuadro diferentes
estilos de lnea.
Estilo.
Estilo
La opcin estilo le permitir seleccionar el diseo de lnea que desea aplicar a
su recuadro pudiendo seleccionar entre 22 diferentes.
Color.
Color
Desde aqu podr seleccionar el color que debe tener el marco.
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Ancho.
Ancho
Esta opcin le ofrecer la posibilidad de variar el ancho del trazo
manteniendo el estilo seleccionado.
Vista previa.
previa
La vista previa le permite ver como quedarn las diferentes selecciones que
realizando sobre el borde del texto, permitindoloe seleccionar un estilo,
color o ancho y aplicarlo directamente sobre el borde que desee.
Importante
La opcin de establecer o quitar bordes desde esta herramienta se debe hacer
siempre en combinacin con un borde personalizado
Aplicar a.
a Esta opcin le permitir seleccionar entre prrafo o texto (cuando
trabajemos con tablas tambin tendremos las opciones de celda y tabla),
permitindole aplicar el recuadro al conjunto del prrafo o a cada una de las
lneas que forman el prrafo (opcin texto). Importante
Hay que tener cuidao con esto: ambos, tanto el texto como el prrafo, pueden
tener bordes aplicados. Si nos confundimos, tendremos que desactivar bordes
especficamente al elemento que se los hemos aplicado anteriormente.
Opciones
Este botn le permite abrir una ventana desde la cual usted podr seleccionar
qu separacin en puntos debe quedar entre los diferentes bordes de su marco
y el texto escrito en l.
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Borde de pgina
Esta opcin nos permite aadir un borde a las pginas de nuestro documento.
Es similar a la anterior con la excepcin de que nos permite utilizar bordes de arte y
que se aplica a todo el documento.
Para utilizar bordes artsticos sigue los siguientes pasos:
1. Despliega la lista Arte.
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5. Observa como todo el borde de la pgina ha quedado marcado con este borde,
tengamos o no escrito texto.
Sombreado
La opcin sombreado le permite dar color o aplicar una sombra sobre la zona de
texto que seleccione.
Relleno.
Relleno
Le permitir escoger el color que desea aplicar al relleno, pudiendo ser este de
color o una determinada escala de grises.
Tramas.
Tramas
Esta opcin le permite definir si sobre el color de rellenos desea superponer
una retcula de puntos, la cual se define con el nombre de Trama. Al aplicar la
trama, podr variar el Estilo y el Color. El primero de ellos le permite alterar
la densidad de puntos aplicada pudiendo variar desde clara (0%) a slidad
(100%). El segundo le permite especificar el color de los puntos que forman la
trama.
Aplicar a.
Esta opcin es idntica a la vista anteriormente para bordes.
Estilos
En algunas ocasiones leemos documentos que nos causan una buena impresin, sin
embargo, no sabemos exactamente por qu. Cuando esto sucede, es una muestra de
que el documento est muy bien elaborado.
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Un documento as, bien elaborado, toma en cuenta una serie de principios bsicos
referentes al contenido, a la estructuracin, a las tablas, las grficas, la tipografa,
entre otras cosas. Adems, si est realizado con el procesador de palabras Word, hace
uso de los llamados estilos, que no slo mejoran la apariencia, sino que, adems,
facilitan el trabajo. Los estilos tienen muchas ventajas al escribir. Entre otras cosas, si
usas los estilos podrs crear automticamente ndices o tablas de contenidos.
En este tema revisaremos algunos de los temas anteriores, bajo el supuesto de que t
cuentas ya con experiencia en el uso del procesador de palabras Word. En este
mdulo revisaremos los estilos de Word, que son parte de un documento profesional.
El estilo es una combinacin de caractersticas de formato, como fuente, tamao de
fuente y sangra, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplicas un
estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo a
todo el texto seleccionado, lo cual te ahorrar mucho trabajo. Adems, si en algn
momento quieres hacer una modificacin, con slo hacerla en el estilo, se aplicar
automticamente al resto del texto que haya sido marcado con ese estilo.
Existen bsicamente dos tipos de estilos:
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En la pantalla de Word, los estilos se encuentran dentro del men de Formato, como
puede verse a continuacin:
Definir y usar los estilos te permitir que tus documentos tengan una presentacin
homognea. Adems, si requieres hacer algn cambio en los formatos (fuente,
prrafos, ttulos, espaciados, tamao de letra, etc.), slo con modificar el estilo ser
suficiente. Tambin podrs hacer ndices y tablas de contenido en forma automtica.
Para ver los estilos actuales y/o modificarlos, es suficiente elegir la opcin Estilos y
formato del men Formato, con lo cual se tendrn las siguientes opciones, en el
extremo derecho de tu pantalla:
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Normal:
Normal se utiliza para la mayora del texto de tu documento. Es el estilo que,
por omisin, presenta siempre Word en todos tus documentos. Si no has
usado otro estilo, estars usando el estilo Normal, puedes constatarlo en la
ventana, generalmente arriba a la izquierda:
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Ttulo 1:
1 se utiliza para el ttulo principal o de primer nivel.
Ttulo 2:
2 se utiliza para el ttulo de segundo nivel.
Ttulo 3:
3 se utiliza para el ttulo de tercer nivel.
Estilos adicionales:
adicionales nota de pie de pgina, nmero de pgina, listas,
encabezados, tablas, etc. Si seleccionas Mostrar: "Todos los estilos" en el pie
del sub-men Estilos y Formato, podrs verlos.
Adems, t puedes modificar los estilos o crear tus estilos personalizados con
su propio nombre y caractersticas.
El estilo Normal
Dedicaremos un espacio propio al estilo llamado Normal. ste es el estilo que
utilizars para la mayora de tu texto. Una vez que lo definas, prcticamente todo
(excepto ttulos), tendr como base este estilo. Esto es muy bueno porque dar
homogeneidad a tu documento. Word coloca la fuente Times New Roman de 12
puntos (llamada Fuente Predeterminada), si no lo modificas. Sin embargo, vers que
puedes cambiarlo, por ejemplo, por Arial de 10 puntos.
Ahora cambiaremos el estilo Normal de Word, a fuente Arial de 10 puntos. Primero
se selecciona en el men Formato, la opcin de Estilos y formato, con lo cual se
obtiene la lista de la que se selecciona Normal y Modificar:
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Aplicar un estilo
estilo
Es probable que tengas algunos documentos en los cuales no utilizaste los estilos de
Word y ahora, despus de ver las ventajas, desees aplicar los estilos. Para hacerlo
basta con seleccionar el texto, abrir Formato, Estilos y formato, y seleccionar el estilo
de tu preferencia. As, posteriormente, si necesitas hacer algn cambio en tu texto,
bastar con modificar el estilo y, automticamente, quedar modificado todo el texto
con ese estilo. ste es uno de los premios que recibirs por haber utilizado estilos.
Una forma ms rpida de hacer lo anterior, es seleccionar con el mouse todo el texto
al cual se aplicar el formato y, posteriormente, en la ventana superior izquierda
oprimir el estilo deseado. Por ejemplo, aqu se abri el men desplegable y se seala
con el mouse el estilo de Texto Normal:
Modificar un estilo
Cada vez que requieras modificar un estilo, slo es necesario abrirlo con Formato,
Estilos y formato, se selecciona con el mouse el estilo en cuestin, con lo cual el
estilo aparecer en la ventana superior de la columna. Se oprime la pequea flecha
hacia abajo (del lado derecho del estilo) y se despliega la ventana siguiente:
Se elige la opcin de Modificar, y una vez dentro de ella, haces los cambios
correspondientes. Por ejemplo, modificaremos el estilo Ttulo 1 para hacerlo con
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Aqu puede verse, en el prrafo sealado por la flecha roja, que el estilo Ttulo 1 se
basa en el estilo Normal (generalmente es as), usa Fuente Tahoma, de 16 puntos de
tamao, en Negrita, abarca el espacio ajustado de sus 16 puntos, siempre dejar un
espacio antes de 12 puntos (para separar de la seccin anterior), y un espacio despus
de 3 puntos, no muy separado del siguiente texto; Conservar con el siguiente
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(prrafo) sirve para que un ttulo nunca quede solo al final de una hoja; Nivel 1 es el
nivel jerrquico mayor: el siguiente subttulo tendr Nivel 2, menor que el anterior,
por ejemplo.
De esta forma, los ttulos siempre quedarn bien, sin necesidad de agregar espacios o
renglones en blanco. Tambin tendrs la ventaja de que, si el documento cambia, se
agrega texto o se elimina, los ttulos se colocarn, automticamente, en un lugar
adecuado, junto con el resto del texto. Si ms adelante deseas modificar los ttulos,
bastar con cambiar el estilo.
Crear un estilo
Si deseas crear estilos propios, con el nombre y las caractersticas que t definas,
selecciona de nuevo Formato>Estilos y formato, y marca Nuevo:
Una vez hecho esto, aparecer nuevamente la pantalla para seleccionar las
caractersticas, con el nombre de Estilo1, que puedes modificar a tu gusto. Para
aplicar tu nuevo estilo, recuerda, seleccionas el texto, luego Formato>Estilos y
formato, y posteriormente, el estilo deseado.
Copiar formato
Si ha dado formato a un bloque de texto de un documento y quiere asignar el mismo
formato a uno o ms bloques de texto, puede ahorrar tiempo copiando el formato.
Un modo de copiar el formato consiste en utilizar la herramienta Copiar formato de
la barra de herramientas Estndar, del modo que se explica a continuacin:
1. Seleccione el texto que contiene el formato que desea copiar. Si quiere copiar
tanto el formato de carcter como el de prrafo, incluya la marca de prrafo
en la seleccin; de otro modo, solamente se copiar el formato de carcter.
2. Pulse el botn Copiar formato
de la barra de herramientas Estndar.
Aparecer un pincel pequeo junto al puntero estndar del ratn.
3. Mueva el puntero de palo al texto al que quiere dar formato, y arrastre el
resaltado sobre el texto. Cuando suelte el botn del ratn, se copiar el
formato en el texto.
Si quiere copiar el formato en varios bloques de texto, puede ahorrar tiempo haciendo
una doble pulsacin sobre el botn Copiar formato en el paso 2. A continuacin, d el
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paso para cada bloque de texto al que quiera dar formato; cuando lo haya hecho, pulse
el botn Copiar formato de nuevo o pulse la tecla Escape.
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Correccin ortogrfica
Correccin mientras escribe
De manera predeterminada, Microsoft Word revisa automticamente la ortografa y
la gramtica mientras escribe, utilizando un subrayado ondulado de color rojo para
indicar los posibles errores ortogrficos y un subrayado ondulado de color verde para
indicar los posibles errores gramaticales.
Para corregir una palabra subrayada, basta con pulsar el botn derecho del ratn
sobre ella y elegir una candidata entre la lista de posibles correcciones que nos
muestra Word.
Sugerencia:
Si escribe incorrectamente una palabra pero el resultado no es una palabra mal
escrita (por ejemplo, "mas" en lugar de "ms" o "se" en lugar de "s"), el revisor
ortogrfico no marcar la palabra. Para buscar ese tipo de errores, utilice el revisor
gramatical.
El corrector gramatical es un corrector de "lenguaje natural" que identifica los
posibles errores mediante un anlisis exhaustivo del texto. El corrector gramatical no
busca todos los tipos de errores ya que est diseado para centrarse en los errores
ms habituales o frecuentes.
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Para que la correccin mientras escribe funcione, debe estar configurada dicha
opcin. Por defecto viene marcada en la configuracin de Word. Si desea cambiarla,
deber seguir los siguientes pasos:
1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la
ficha Ortografa y gramtica.
2. Active las casillas de verificacin Revisar ortografa mientras escribe y
Revisar gramtica mientras escribe.
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Omitir todas:
todas Omite la comprobacin de esa falta en cualquier parte
de nuestro documento.
Cambiar:
Cambiar Cambia la palabra con falta por la que hemos seleccionado
de la lista de sugerencias.
Cambiar todas:
todas Igual que la anterior, pero para todas las apariciones de
dicha palabra en el texto.
Agregar al diccionario:
diccionario Puede que la palabra no sea una falta,
simplemente no est en el diccionario de Word. Desde esta opcin
podemos aadirla para que nunca ms nos marque esa palabra como
falta.
Autocorreccin:
Autocorreccin Nos da la posibilidad de que Word Corrija
automticamente esa palabra la prxima vez que la tecleemos mal.
Autocorreccin
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Si Word encuentra una palabra en minsculas, por ejemplo "londres," que slo
aparece en el diccionario principal con un uso distinto de maysculas ("Londres,"),
puede marcar o corregir automticamente el uso de maysculas mientras escribe.
Puede especificar que Word no marque este uso de maysculas agregando la forma
en minsculas al diccionario personalizado.
Puede acceder al men de autocoreccin desde la barra de men, herramientas, y
pulsando en el comando Opciones de autocorreccin:
Desde esta ventana podr agregar nuevas palabras para que word las corrija
automticamente, as como definir mltiples opciones para la correccin automtica
mientras escribe.
Sinnimos
Word tambin nos da la posibilidad de reemplazar palabras por sinnimos.
Para buscar palabras en el diccionario de sinnimos siga los siguientes pasos:
1. Seleccione o escriba la palabra que desee buscar.
2. En el men Herramientas, elija Idioma y haga clic en Sinnimos.
3. Si el comando Sinnimos no aparece en el submen Idioma, es posible que
necesite instalar el diccionario de sinnimos.
4. Seleccione las opciones que desee.
5. Para obtener ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de
interrogacin y, despus, en la opcin.
Nota:
Nota: El diccionario de sinnimos proporciona una lista de sinnimos para el texto
que busca y resalta el sinnimo ms cercano a la palabra que haya escrito. La
aparicin de trminos aparentemente inapropiados es fortuita.
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Dejando el puntero del ratn colocado encima de cada elemento unos segundos nos
dir para que sirve.
Para crear un encabezado, escriba el texto o incluya el grfico en el rea del
encabezado.
Para crear un pie de pgina, haga clic en Cambiar entre encabezado y pie
en la
barra de herramientas Encabezado y pie de pgina para ir al rea del pie de pgina y,
a continuacin, escriba el texto o incluya el grfico.
Si es necesario, d formato al texto mediante los botones en la barra de herramientas
Formato.
Cuando termine, haga clic en Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie
de pgina.
Para crear un encabezado o pie distinto para una pgina particular, utilice el
comando configurar pgina
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Mediante el botn
pantalla y con
el nivel de zoom.
zoom Si se quiere ampliar la visin de una zona
basta con hacer clic sobre ella; para reducir otra vez, se vuelve a hacer clic con el
ratn. Para salir hay que pulsar el botn Cerrar.
Una vez que se ha comprobado que lo que se va a imprimir es correcto se elige al
opcin Imprimir del men Archivo o se presiona el botn
herramientas Estndar.
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de la barra de
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Este cuadro variar segn la impresora y el sistema operativo que se emplee, pero las
opciones sern bsicamente las mismas:
Impresora
Impresora: permite seleccionar de la lista la impresora sobre la que se quiere
imprimir. En MacOs la eleccin de impresora se hace mediante el Selector en el
men Apple.
Intervalo:
Intervalo aqu se debe indicar las pginas que se desean imprimir: todas, la pgina
actual (sobre la que est el cursor en el momento de imprimir) o un intervalo
irregular de hojas (3,5 imprimir la pgina 3 y la 5; 35, 9 imprimir de la pgina 3 a
la 5 y la pgina 9).
Copias:
Copias aqu hay que indicar el nmero de copias que se quiere imprimir de cada
hoja. Una vez seleccionadas las opciones que interesen hay que presionar el botn
Aceptar.
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Columnas y tabulaciones
ndice de lecciones
1. Columnas de estilo periodstico
2. Tabulaciones
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Tabulaciones
Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma lnea
lnea (como en
un ndice de un trabajo) o hacer un formato como el que aparece en la ilustracin
siguiente, se tiene que usar obligatoriamente tabulacin.
Como se puede ver en el ejemplo hay cuatro tipos de altos de tabulacin segn el
tipo de alineacin que se quiera.
Estas son (por orden segn el dibujo de arriba):
Alineacin a la izquierda
Centrada
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Alineacin a la derecha
Establecer tabulaciones:
1. Seleccione los prrafos en los que desee establecer tabulaciones.
2. Haga clic en el cuadro en el extremo izquierdo de la regla horizontal hasta
que aparezca el tipo de tabulacin que desee
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Tablas
ndice de lecciones
1. Insertar tablas
2. Alto y ancho de celdas
3. Formato de tabla
4. Combinar celdas de una tabla
5. Dividir una celda en varias
Insertar tablas
Las tablas de Word tienen una funcin similar a las tabulaciones pero con muchas
ms opciones
opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas se puede:
o
Tambin se puede insertar tablas desde la opcin Insertar tabla del men Tabla:
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Formato de tabla
Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un prrafo
normal, con la diferencia de que cada celda se comporta como un prrafo
independiente.
independiente Esto permite que se pueda aplicar distintos
distintos estilos a cada celda,
celda o
incluso a cada prrafo dentro de la celda.
Los bordes se aplican de la misma forma que se explic para los prrafos en temas
anteriores de este curso.
La opcin ver/ocultar lneas de divisin del men Tabla, nos permite mostrar los
bordes estructurales de una tabla, aunque los bordes en s no existan.
existan Estas lneas de
divisin no se imprimirn en ningn caso:
caso nicamente muestran informacin de la
estructura de la tabla.
Una celda:
celda Haga clic en el borde izquierdo de la celda.
Una fila:
fila Haga clic a la izquierda de la fila.
Una columna:
columna Haga clic en la lnea de separacin superior o en el
borde superior de la columna.
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Varias celdas,
celdas filas o columnas: Arrastre a lo largo de la celda, fila o
columna.
O bien, seleccione varios elementos que no necesariamente estn
ordenados. Haga clic en la primera celda, fila o columna que desee,
presione [Ctrl] y, a continuacin, haga clic en las siguientes celdas,
filas o columnas que desee.
3. Seleccione el nmero de columnas o filas en las que desee dividir las celdas
seleccionadas.
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Mailing y combinacin de
correspondencia
ndice de lecciones
1. Mailings
2. Combinar correspondencia
3. El problema del gnero
4. Mailing de etiquetas
5. Sobres y etiquetas
Mailings
El trmino Mailing proviene del Marketing y se utiliza para designar el
procedimiento por el cual se manda una carta (normalmente publicitaria) a un
elevado nmero de clientes.
Seguro que alguna vez ha recibido en su casa una carta publicitaria destinada a usted.
Esta carta no fue creada personalmente para usted, sino que por el contrario,
posiblemente ha sido enviada a cientos o miles de clientes.
Word le permite la realizacin de estos mailings y precisamente sobre la forma de
realizarlos tratar gran parte del tema.
En una empresa podemos hablar de bases de datos que contienen tablas que a su vez
contienen campos.
As por ejemplo podemos tener un "fichero
fichero"
fichas"
fichero de clientes que contiene las "fichas
fichas con
los datos de los clientes, que a su vez contienen una serie de "datos
datos"
datos como Nombre,
Direccin, Fecha de la ltima compra, etc...
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Combinar correspondencia
El proceso de generacin de un mailing recibe en Word el nombre de combinar
correspondencia y se accede a l a travs del men de herramientas de la barra de
mens.
Cuando seleccione esta opcin, Word le devolver una pantalla similar a la siguiente:
Carta modelo
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Etiqueta postal
Se trata de la realizacin mediante un mailing de una serie de etiquetas
adhesivas que posteriormente podr pegar en un sobre u otros documentos.
Sobres
Similar al caso anterior pero el mailing escribir los sobres directamente,
ahorrando as la colocacin manual de la etiqueta.
Catlogo
Le permite realizar listas de datos con los contenidos de un archivo de
combinacin, volcando en una o ms lneas los contenidos de cada registro.
Este tipo de documentos recibe tambin el nombre de "listados
listados".
listados
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En esa pantalla podr ir haciendo clic en cada uno de los campos que desea eliminar,
porque no le son tiles, y pulsando a continuacin el botn Quitar campo. Esto har
que Word coloque el campo eliminado por usted en el recuadro de Nombre de
campo, desde el cual podr recuperarlo si lo elimin por error o lo borrar
definitivamente cuando introduzca en l un nuevo contenido.
Una vez eliminados de la lista todos aquellos campos que no le son tiles, podr
ahora incorporar aquellos que necesite introduciendo su nombre en el recuadro de
Nombre de campo y pulsando a continuacin el botn agregar.
Todos los campos que agregue sern incorporados al final de la lista de campos, de
donde los puede mover con las flechas de desplazamiento que figuran al lado
derecho de la lista.
Cualquier nombre de campo que introduzca tendr que componerse nicamente de
letras, nmeros y guiones bajos (_), no permitindose la utilizacin de ningn otro
carcter para su nombre. As por ejemplo no podr usar: "C.Postal" o "Cdigo Postal",
pero s podr usar "Cpostal" o "C_postal".
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Una vez terminada la definicin de todos los campos que componen el registro
inicial de datos, deber pulsar el botn de Aceptar. A continuacin Word le
solicitar que introduzca un nombre para almacenar la estructura de datos que usted
defini.
Una vez que introdujo el nombre, Word le mostrar la siguiente ventana en su
pantalla:
Aceptar
Esta opcin da por terminada la introduccin de datos y nos saca de la
ventana Ficha de datos.
Agregar nuevo
Es similar al hecho de pulsar [Entrar] al final de una ficha, es decir, pasa de
forma automtica al principio de la siguiente.
Eliminar
Borra los contenidos del registro eliminndolo de la base de datos.
Restaurar
Restaurar
Deshace los cambios que haya aplicado sobre el registro activo.
Buscar
Le permite localizar todos aquellos registros que coincidan con los criterios
que usted especifique en cada uno de los campos del registro activo. As por
ejemplo si escribe Mlaga en Provincia, le permitir moverse a travs de
todos los registros que contienen la palabra "Mlaga" en el campo Provincia.
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Ver Origen
Visualiza la estructura del registro junto con la informacin introducida en
forma de tabla, permitindole alterar todos los valores.
Botones de desplazamiento
Estos botones le permiten moverse a travs de los registros de su fichero,
saltando respectivamente al primero, al anterior, al siguiente o al ltimo de
todos.
Una vez introducidos todos los contenidos, pulsaremos el botn de aceptar para dar
por terminada la introduccin de datos, lo que nos llevar directamente al
documento principal para comenzar a escribir la carta.
En esta pantalla veremos que aparece una nueva barra de herramientas, la cual
recibe el nombre de "combinar correspondencia"
Sobre este documento deber escribir la carta en modo normal con la particularidad
de que, cuando deba introducir un dato que vara en cada carta, deber introducir el
campo que lo compone, para lo cual pulsar el botn Insertar campo de
combinacin, lo que har que en pantalla vea una lista con todos los campos que
defini anteriormente. Haga clic sobre el que desea colocar y Word devolver el
nombre del campo entre un doble smbolo de mayor y menor, a modo de comillas.
Estos campos sern posteriormente sustituidos por los datos pertinentes en cada
documento cuando pulse cualquiera de las opciones de combinacin.
En cualquier momento, puede desear ver cmo quedar su carta cuando realice la
combinacin. Para esto no tiene que esperar a terminar el proceso. Simplemente
pulse el botn Ver datos combinados, el cual har que Word muestre en pantalla los
datos del registro seleccionado en "Ir a un registro" en lugar de los nombres de los
campos. As el ejemplo anterior al pulsar este botn se vera as:
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Con los botones de desplazamiento puede ver como quedara su documento con
diferentes registros de su base de datos.
Puede que an tenga dudas de si realiz o no correctamente su mailing: para
asegurarse pulse el botn Revisar errores, el cual le informar de si Word detect
algn problema en la realizacin de su mailing.
Una vez ha terminado la carta, deberamos almacenarla siguiendo los procedimientos
usuales para almacenar un documento de Word.
Importante : Recuerde que el nombre que le de al documento no puede ser el mismo
que le dio a los datos ya que de hacerlo as eliminara el archivo que contiene los
registros de informacin.
El ltimo paso que le queda ahora es combinar la carta con los datos, lo cual podr
hacerlo de tres formas diferentes:
Combinar al imprimir
Esta opcin lleva directamente la combinacin a la impresora. Es la que se
utiliza normalmente para obtener los resultados del mailing, ahorrando la
necesidad de realizar el paso anterior.
Combinar
Mostrar en pantalla la ventana de combinacin de correspondencia, en la
cual podr definir determinados parmetros de cmo tiene que ser llevada a
cabo la combinacin.
Finalmente si opta por cerrar el documento se encontrar con que Word le
recuerda que no grab el archivo de datos. Pero, no lo grabamos al principio
del proceso? Recuerde que slo grab la estructura y posteriormente
introdujo los datos, de ah que Word le muestre la pregunta.
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Esto har que al combinar la carta y los datos Word sustituya el campo gnero por su
valor (o/a). Con lo cual aparecer Estimado en los hombres y Estimada en las
mujeres.
Si...Entonces...Sino...
Es posible que usted haya pensado ya, que lo explicado anteriormente no sirve en
todos los casos, y que hay muchas palabras que no forman el masculino en "o" ni el
femenino en "a". Ejemplos de estas palabras son Actor/actriz, Sr./Sra., Don/Doa.
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En este caso tendremos que recurrir al botn "insertar campo Word" el cual abrir
un desplegable con mltiples opciones, entre las cuales se encuentra la opcin
"Si...Entonces...Sino...". Seleccinela y aparecer en pantalla al siguiente ventana:
Esta ventana le permite aplicar una condicin en su documento, de tal forma que en
caso de cumplirse la condicin Word introducir un texto, en caso contrario
introducir otro diferente. Asocie esto que acabamos de explicar al campo gnero
que ya tiene y se dar cuenta que por medio de ste podr solucionar el problema del
gnero para cualquier palabra.
Por ejemplo suponga que usted desea que el ordenador coloque Don o Doa y que
usted slo introdujo el campo gnero. El proceso a seguir para que Word le
introduzca el saludo apropiado ser el siguiente:
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Mailing de etiquetas
El mailing de etiquetas no es muy diferente al explicado anteriormente, pero dada la
importancia que tiene, aprovecharemos para explicarlo al mismo tiempo que
desarrollamos un caso prctico en el que utilizaremos el fichero de datos que se cre
en el apartado anterior.
Para empezar seguiremos el mismo procedimiento que en el apartado anterior, es
decir, seleccionaremos la opcin Combinar correspondencia del men de
Herramientas.
A continuacin pulsaremos el botn Crear del apartado de Documento principal y
dentro del men que se abre seleccionaremos al opcin Etiquetas postales.
Una vez hecho esto, Word preguntar si deseamos dirigir el documento hacia un
nuevo documento o utilizaremos el abierto por defecto. La seleccin ser la misma
que hemos visto antes, o sea, el documento en uso.
Como resultado de lo anterior Word nos devolver a la pantalla principal de
combinar correspondencia, en la cual, seleccionaremos Obtener datos. En el men
de posibilidades que Word nos abre, escoger ahora Abrir origen de datos y
seleccionaremos el nombre del archivo de datos que creamos anteriormente.
Cuando lo haya hecho Word nos preguntar por el diseo del documento principal.
Seleccionaremos el tipo etiqueta que ser el que utilicemos en la combinacin. Una
vez hecho esto, pulsamos el botn aceptar y Word nos introduce en una nueva
pantalla en la que podremos definir los campos que componen la etiqueta.
Una vez terminada al definicin de la etiqueta pulse el botn aceptar y Word le
devolver nuevamente a la pantalla principal de Combinar correspondencia. Pulse el
botn combinar y ste le llevar a la ventana de Combinar que ya se explic
anteriormente. Seleccione los parmetros apropiados y vuelva a pulsar combinar. El
resultado ser un nuevo documento que contiene las etiquetas de sus cartas ya listas.
Imprmalo y si lo desea, gurdelo o slo guarde el documento maestro de etiquetas,
ya que el archivo de datos no recibi cambios como resultado del proceso.
Sobres y etiquetas
La opcin sobres y etiquetas es una pequea utilidad que le permite realizar de forma
fcil y rpida un sobre o etiqueta a travs de Word. Su funcionamiento es muy
simple como veremos a continuacin.
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Sobres
Si hace uso de esta utilidad puede encontrarse con un pequeo problema. Word
escribe los datos del destinatario y del remitente en la parte frontal del sobre, no
hacindolo como habitualmente se realiza en Espaa, es decir, colocando el
destinatario en la parte delantera y el remitente en la parte posterior.
En esta utilidad usted deber rellenar el recuadro de Direccin con los datos del
destinatario y el recuadro Remite con los del remitente.
En el caso del Remite si usted introduce un remitente que Word desconoce, el
programa le preguntar si desea colocarlo como el Remite predeterminado, es decir,
el que colocar por defecto cada vez que utilice esta herramienta.
Igualmente en el caso del remitente podr marcar la casilla Omitir si no desea que
Word aplique el remite al sobre que desea imprimir.
Vista Previa
Permite ver la forma en modo general en la cual Word imprimir su sobre. Si hace
clic sobre ella aparecer una ventana en la que podr definir el tipo de sobre que va a
utilizar y la distancia desde los mrgenes izquierdo y derecho tanto del remite como
del destino de su sobre.
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Papel
Al igual que en el caso anterior le
permite ver la forma en la que debe
disponer sus sobres en la impresora.
Si hace un clic sobre la imagen
aparecer una pantalla similar a la
siguiente:
Desde
esta
pantalla
podr
seleccionar la bandeja desde la cual
deber arrastrar los sobres y la
disposicin
en
que
estarn
colocados.
Agregar al documento
Incorpora el Remite y
destinatario al documento
pantalla.
el
en
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Opciones
Este botn le lleva a las pantallas de vista previa y papel.
Etiquetas
Esta opcin le permitir generar una etiqueta o una pgina de etiquetas con la misma
informacin para todas. Su cometido es facilitarnos realizar etiquetas con nuestro
remite o etiquetas para una direccin a la que solemos escribir con cierta frecuencia.
El recuadro Usar direccin de remite le permite rellenar la etiqueta con el contenido
guardado como Remite por defecto.
Una vez haya introducido los datos y realizado los cambios que desee, pulse el botn
imprimir para sacar su etiqueta/as por impresora.
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Imgenes
ndice de lecciones
1. Insertar una imagen
2. Modificar las imgenes
3. WordArt y Autoformas
4. Efectos
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Estilos
Estilos de ajuste
Cuadrado
Estrecho
Poniendo un ejemplo, vamos a insertar una imagen con el estilo de ajuste Cuadrado.
Quedara as:
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Fjese con este ejemplo las enormes posibilidades que ofrece esta aplicacin.
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Para acceder a esta barra, hay que buscar el icono Dibujo que se encuentra en la
parte superior del men.
Una vez que accedamos a la barra, ya podemos dibujar lo que necesitemos. Un
ejemplo sera el siguiente:
WordArt y Autoformas
WordArt
WordArt nos permite insertar textos artsticos, es decir, con fuentes estilsticas. Para
acceder a WordArt, tenemos que ir al men Insertar, Imagen, WordArt. Nos
aparecer el siguiente cuadro:
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Autoformas
Las autoformas sirven para decorar nuestro documento. Para llegar a ellas tenemos
que ir al men Insertar, Imagen y Autoformas. Llegaremos a la siguiente barra de
herramientas.
Cuadros de texto
Una forma hbrida entre la imagen y el texto son los cuadros de texto. Para acceder a
ellos, nos dirigimos al men Insertar y buscamos Cuadro de texto.
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Al acceder a dicha funcin, el cursor del ratn se convierte en una cruz. Cmo
debemos operar? Si pinchamos en el documento y arrastramos el ratn vemos que se
nos formar un cuadro de texto. Cuando dejemos de arrastrar, se formar el cuadro
propiamente dicho, que estar listo para que escribamos en l.
La caracterstica principal de este cuadro de texto es que puede ser tratado como una
imagen, puede desplazarse libremente por el documento, y, adems, podemos
escribir en l.
Efectos
Efectos tridimensionales
Uno de los efectos ms efectivos, valga la redundancia, son los efectos
tridimensionales. Parra llegar hasta ellos tenemos que abrir la barra de herramientas
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Con dicha barra de herramientas podremos crear efectos en tres dimensiones, como
el que proponemos en el ejemplo:
Nuevamente vemos las grandes posibilidades que ofrece Word. No slo podemos
escribir, sino que adems lo podemos hacer de una forma atractiva.
Sombras
Se trata de un efecto complementario al dibujo. Para poder trabajar con sombras, hay
que acudir al icono Dibujo. En la barra de herramientas tenemos un icono de
Sombra. Para emplearlo, tenemos previamente que tener dibujada una figura. Una
vez dibujada, podremos completarla con efectos de sombra.
Con dicha barra podemos insertar una sombra, empujarla hacia arriba, hacia abajo,
hacia la izquierda o hacia la derecha y aplicarle el color que deseemos.
Vamos a ver un ejemplo de sombra:
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