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Informe 0168/2012
Gabinete Jur?dico
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III
As en primer lugar, la recogida y anlisis de los datos debe efectuarse de
manera leal y lcita, prohbe en este sentido el artculo 4.7 de la Ley Orgnica
15/1999 la recogida de datos por medios fraudulentos, desleales o ilcitos. El
tratamiento, por consiguiente, deber ser leal con el trabajador como seala el
aludido Dictamen 8/2001 del Grupo de Trabajo del artculo 29 sobre el tratamiento
de datos personales en el contexto laboral.
En lo que se refiere a la proporcionalidad del tratamiento de datos objeto de
consulta, establece el nmero primero del artculo 4 de la ley Orgnica 15/1999 que
Los datos de carcter personal slo se podrn recoger para su tratamiento, as
como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no
excesivos en relacin con el mbito y las finalidades determinadas, explcitas y
legtimas para las que se hayan obtenido.
Sealaba a este respecto la anteriormente citada Sentencia del Tribunal
Supremo de 5 de diciembre de 2003 que los controles empresariales que puedan
establecer los empleadores en uso de su derecho a controlar la actividad de los
trabajadores sern lcitos mientras no produzcan resultados inconstitucionales, y que
para poder afirmar si ese respeto se entiende producido o no habr que establecer
en cada caso si la medida empresarial adoptada se acomoda a las exigencias de
proporcionalidad entre el fin pretendido con ella y la posible restriccin de aquel
derecho fundamental de los trabajadores, para lo cual es necesario constatar si
dicha medida "cumple los tres requisitos o condiciones siguientes: si tal medida es
susceptible de conseguir el objetivo propuesto (juicio de idoneidad); si, adems, es
necesaria, en el sentido de que no exista otra medida ms moderada para la
consecucin de tal propsito con igual eficacia (juicio de necesidad); y, finalmente, si
la misma es ponderada o equilibrada, por derivarse de ella ms beneficios o
ventajas para el inters general que perjuicios sobre otros bienes o valores en
conflicto (juicio de proporcionalidad en sentido estricto).
De este modo deber en cada caso concreto ponderarse si el sistema
utilizado es proporcionado a la finalidad legtima de comprobar la calidad de la
prestacin del servicio, de forma que en su ejecucin el sistema sea idneo,
necesario por no existir un procedimiento menos lesivo para los derechos de los
interesados y equilibrado porque de ese control se pueden derivar beneficios para el
servicio que presta la empresa y del mismo no se deriven perjuicios para el derecho
fundamental de los trabajadores.
Asimismo los datos recabados se encuentran sometidos al principio de
finalidad consagrado en el artculo 4.2 de la Ley Orgnica 15/1999 segn el cual
Los datos de carcter personal objeto de tratamiento no podrn usarse para
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finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido
recogidos. No se considerar incompatible el tratamiento posterior de stos con
fines histricos, estadsticos o cientficos.
De esta manera el tratamiento de datos a que se refiere la consulta se
encuentra vinculado a la finalidad determinada, especfica y legtima que justifica el
mismo, de manera que los datos nicamente pueden ser tratados en el mbito de
las dicha finalidad, tal y como dispone el artculo 4.1 de la misma norma, sin que se
puedan tratar para fines incompatibles con aqullas. Debe aclararse aqu que la
Audiencia Nacional partiendo de una interpretacin sistemtica de este precepto
viene considerando la expresin finalidades incompatibles como sinnimo de
finalidades distintas.
En lo que respecta al principio de exactitud dispone el artculo 4.3 que los
datos de carcter personal sern exactos y puestos al da de forma que respondan
con veracidad a la situacin actual del afectado., exigiendo el artculo 4.4 que, si los
datos de carcter personal registrados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o
incompletos, sean cancelados y sustituidos de oficio por los correspondientes datos
rectificados o completados, sin perjuicio de las facultades que a los afectados
reconoce el artculo 16.
En consecuencia, el empresario deber tomar todas las medidas razonables
para que los datos inexactos o incompletos, con respecto a la finalidad para la que
fueron recogidos sean cancelados o rectificados.
Debe igualmente hacerse especial referencia al principio de conservacin al
que se refiere el artculo 4.5 de la Ley Orgnica 15/1999 segn el cual Los datos
de carcter personal sern cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o
pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.
No sern conservados en forma que permita la identificacin del interesado
durante un perodo superior al necesario para los fines en base a los cuales
hubieran sido recabados o registrados.
Debe aqu tenerse en cuenta que la cancelacin de los datos no supone
automticamente el borrado o supresin fsico de los datos, sino su bloqueo, tal y
como dispone el artculo 16.3 de la Ley Orgnica 15/1999 segn el cual la
cancelacin dar lugar al bloqueo de los datos, conservndose nicamente a
disposicin de las Administraciones Pblicas, Jueces y Tribunales, para la atencin
de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de
prescripcin de stas. Cumplido el citado plazo deber procederse a la supresin.
Por su parte el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999
determina como debe llevarse a cabo el bloqueo en su artculo 5.1. b) al definir la
cancelacin como el Procedimiento en virtud del cual el responsable cesa en el uso
de los datos. La cancelacin implicar el bloqueo de los datos, consistente en la
identificacin y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto
para su puesta a disposicin de las Administraciones pblicas, Jueces y Tribunales,
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en el artculo 64 del Texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores deba
facilitarse a los representantes de los trabajadores para su conocimiento o para la
correspondiente emisin de informe.
Debe adems recordarse que el responsable del tratamiento deber utilizar
un procedimiento que le permita acreditar que se ha dado cumplimiento a dicho
deber de informar, en tanto que sobre l recae la carga de la prueba. Si bien en lo
que a dicha prueba se refiere rige el principio de libertad de forma, como seala el
Tribunal Supremo en Sentencia de 15 de julio de 2010, que anula el artculo 18 del
Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, aprobado por Real Decreto
1720/2007, de 21 de diciembre, relativo a la acreditacin del cumplimiento del deber
de informacin.
V
Otro aspecto de capital importancia es la necesidad de garantizar en toda su
extensin el derecho de acceso de los interesados a los datos que obren en el
fichero relativo al tratamiento a que la consulta se refiere y los derechos de
rectificacin y cancelacin en los casos en que existan errores en la informacin
contenida o se incluyan datos que no deban figurar en el fichero.
El derecho de acceso se define en el artculo 27 del Reglamento de desarrollo
de la Ley Orgnica 15/1999 como el derecho del afectado a obtener informacin
sobre si sus propios datos de carcter personal estn siendo objeto de tratamiento,
la finalidad del tratamiento que, en su caso, se est realizando, as como la
informacin disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones
realizadas o previstas de los mismos. Dispone tambin dicho artculo en su
apartado segundo que En virtud del derecho de acceso el afectado podr obtener
del responsable del tratamiento informacin relativa a datos concretos, a datos
incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a
tratamiento
El artculo 29 del Reglamento se refiere al otorgamiento del acceso
disponiendo en su nmero primero que El responsable del fichero resolver sobre
la solicitud de acceso en el plazo mximo de un mes a contar desde la recepcin de
la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la peticin
de acceso, el interesado podr interponer la reclamacin prevista en el artculo 18
de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre.
En el caso de que no disponga de datos de carcter personal de los
afectados deber igualmente comunicrselo en el mismo plazo.
Asimismo, el artculo 31.1 del Reglamento define el derecho de rectificacin
como el derecho del afectado a que se modifiquen los datos que resulten ser
inexactos o incompletos, configurando el derecho de cancelacin como aqul cuyo
ejercicio dar lugar a que se supriman los datos que resulten ser inadecuados o
excesivos, sin perjuicio del deber de bloqueo conforme a este reglamento.
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por cuenta del responsable del tratamiento o del responsable del fichero, como
consecuencia de la existencia de una relacin jurdica que le vincula con el mismo y
delimita el mbito de su actuacin para la prestacin de un servicio.
El Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, dispone asimismo
en su artculo 20.1 El acceso a los datos por parte de un encargado del tratamiento
que resulte necesario para la prestacin de un servicio al responsable no se
considerar comunicacin de datos, siempre y cuando se cumpla lo establecido en
la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre y en el presente captulo.
En este sentido, tal y como seala el informe de esta Agencia de 27 de julio
de 2006 Para delimitar si en un supuesto concreto nos encontramos ante una
cesin de datos o ante una realizacin de actividades reguladas por el artculo 12
de la Ley Orgnica, ser preciso atender a las circunstancias de cada caso, de tal
forma que existir cesin en aquellos supuestos en los que quien reciba los datos
pueda aplicar los mismos a sus propias finalidades, decidiendo sobre el objeto y
finalidad del tratamiento, lo que la convertir a su vez en un responsable del fichero
o tratamiento, mientras que la figura regulada por el artculo 12 de la Ley Orgnica
tendr cabida en aquellos otros casos en que la entidad receptora de los datos se
limite a efectuar determinadas operaciones sobre los mismos, sin decidir sobre su
finalidad.
Para que la relacin entre responsable y encargado del tratamiento pueda
darse y se ajuste a la Ley, es preciso, adems, que se cumplan los requisitos
expresados en el artculo 12 de la Ley Orgnica 15/1999, considerando los
siguientes aspectos:
En primer lugar, como se ha visto, es preciso que el acceso a los datos por el
tercero se efecte con la exclusiva finalidad de prestar un servicio al responsable
del fichero. Dicha relacin de servicios debe encontrarse contractualmente
establecida. En lo que atae a los requisitos formales de este tipo de contratos, el
artculo 12.2 de la Ley Orgnica 15/1999 impone que la realizacin de tratamientos
por cuenta de terceros deber estar regulada en un contrato que deber constar por
escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebracin y contenido,
establecindose expresamente que el encargado del tratamiento nicamente tratar
los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los
aplicar o utilizar con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicar,
ni siquiera para su conservacin, a otras personas.
De este modo, en el contrato entre el concesionario y la empresa que le
preste el servicio o en un instrumento especfico que se formalice para cumplir con
las exigencias del artculo 12 debern concretarse las funciones a realizar por el
encargado del tratamiento, sealndose que deber cumplir con las instrucciones
del responsable del fichero que el propio contrato seale as como aqullas otras
que, con mayor concrecin, el responsable pueda impartir a lo largo del tiempo en
que se presta el servicio.
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