Productividad Vitaminada

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Esta publicacin no es para emplearla como fuente de
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ndice de contenidos
Prlogo ..........................................................5
50 tips para trabajar sin estrs .......................6
Herramientas de productividad .....................22
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Prlogo
Un freelance o un empleado de una pequea empresa suele sufrir lo
que comnmente llamo el sndrome del hombre orquesta.
Las funciones y tareas apenas estn diferenciadas y el hombre
orquesta tiene que dedicarse a hacer de todo: tareas administrativas,
comerciales, produccin, facturacin, cobros
Por este motivo es fundamental desarrollar hbitos productivos que
nos ayuden a ser ms eficaces, a hacer ms cosas en menos
tiempo, a hacerlas mejor y sobre todo a trabajar con menos estrs.
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50 tips para trabajar sin estrs

#1 Externaliza
Dale prioridad a tu tiempo eliminando tareas innecesarias y
externalizando tus debilidades. De esta manera, tu tiempo y tu
energa apuntarn a donde producen mayor impacto en tu negocio.
#2 Elimina la tentacin de perder el tiempo

El mal hbito de perder el tiempo es algo que afecta especialmente a
quienes utilizamos internet para trabajar. Hay tantas distracciones,
desde noticias hasta chismes, vdeos, etc. Una forma de acabar con
este tipo de distracciones es bloquear deliberadamente la tecnologa
para aumentar la productividad. Para ello, debers restringir el
acceso a los sitios que te distraen durante el perodo de tiempo en el
que ests trabajando.
#3 Despirtate temprano
Los que madrugan tienen maanas ms productivas, hacen ms
cosas, y dicen tener un menor estrs que aquellos que se despiertan
ms tarde. La maana suele ser un momento muy productivo para
completar tareas importantes. Sers capaz de lograr ms en la
misma cantidad de tiempo.
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#4 Toma los descansos en serio

No comas en la oficina. Utiliza la hora de la comida para tomar el
aire, refrescarte y tomar un descanso. Tienes que renovar las
energas al levantarte de la silla y salir de ese habitculo. Despus de
comer sers mucho ms productivo porque tienes las energas
renovadas para completar tus tareas de manera ms eficiente.
#5 Deja trabajo a medio hacer antes del

descanso
Esto le ayuda a entrar de nuevo en modo productivo una vez que
regreses, porque tu cerebro ansa la finalizacin. Este truco lo
empleaba el famoso escritor Ernest Hemingway; siempre dejaba la
ltima frase sin terminar para poder retomar el trabajo fcilmente en
la prxima sesin.
#6 Haz slo una cosa a la vez

Hacer multitasking o multitarea perjudica tu productividad, as que en
lugar de jugar a los malabares con mltiples proyectos a la vez,
cntratre en una sola cosa y programa bloques de tiempo -o incluso
das enteros- durante los cuales te concentres en una tarea o
proyecto.
#7 Aprovecha los tiempos muertos

Los tiempos muertos son los pequeos espacios de tiempo que
pasan mientras se espera en las oficinas, aeropuertos, antes de una
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conferencia, en el autobs, etc. Aumentars tu productividad si

aprovechas estos momentos para planificar, hacer llamadas
telefnicas o leer ese libro que hace que te acuestes tan tarde (as
podrs acostarte antes, descansar ms y ser ms productivo el da
siguiente). Para una lectura cmoda te recomiendo Kindle, el lector
de Amazon, que no pesa apenas, dispone de infinidad de ttulos y
puede almacenar tus documentos PDF.
#8 Comienza por la tarea menos urgente

La idea es completar tus tareas antes de que se conviertan en
urgentes. Y la nica manera de hacerlo es trabajar primero en las
tareas menos urgentes.
#9 Planifica lo divertido en primer lugar

Este consejo sirve para evitar la procrastinacin. Si no la elimina del
todo, al menos la va a reducir drsticamente, porque haciendo las
tareas ms divertidas antes tu cerebro no se sentir amenazado -la
diversin est garantizada- y no se defender procrastinando.
#10 Analiza tu capacidad y aprovecha tus

momentos ms productivos
Si eres mucho ms productivo en un momento determinado del da,
concentra tus tareas en ese perodo de tiempo. Durante tus tiempos
improductivos vete al gimnasio o haz otras actividades que no
requieran esfuerzo intelectual, y haz las tareas ms pesadas y
difciles slo en tus momentos productivos.
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#11 Prioriza las tareas sensibles al tiempo

Echa un vistazo a todas tus tareas e identifica primero cules son
sensibles al tiempo -las que hay que hacer en una fecha
determinada- y dales prioridad. Una vez que estas tareas se hayan
realizado, ya puedes escoger cualquiera de las otras.
#12 Consolida las cuentas de email

Haz que todas sus cuentas de correo electrnico vayan al mismo
cliente de email, y de este modo tendrs un solo lugar donde
consultarlo. A travs del protocolo IMAP puedes administrar todas
tus cuentas desde el servidor de email y mantenerlas sincronizadas
en tus dispositivos mviles.
#13 Evita las interrupciones

Con el fin de entrar en lo que se denomina momentum, es decir un
estado de enfoque profundo y de concentracin, es importante evitar
todo aquello que pueda interrumpirte, como el telfono mvil, la
gente de tu alrededor, o internet. Y luego toma las medidas
necesarias para ello: pon el telfono mvil en modo avin, avisa a tus
compaeros de trabajo o a tu familia -si trabajas en casa- de que no
te molesten, bloquea las notificaciones sonoras de tu ordenador, etc.
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#14 Planifica
Toma los primeros 30 minutos del da para planificar el resto del
trabajo. Haz una lista de las tareas importantes que debes tener
finalizadas en el da y mantn el enfoque en dichas tareas.
#15 Trabaja menos, termina ms

Prueba a establecer un lmite de tiempo para tus sesiones de trabajo
y te dars cuenta de que terminas ms cosas. Un punto de
referencia que puedes seguir es limitar tanto tus bloques de trabajo
(60-120 minutos), como tu jornada de trabajo semanal (40 horas).
Trabajar duro no se trata slo de cantidad (tiempo), sino sobre todo
de la calidad. Paradjicamente, para aumentar la calidad es
necesario disminuir la cantidad. Hay un punto de equilibrio perfecto
para cada uno de nosotros. Encuentra el tuyo.
#16 Busca un punto de vista externo

Cuando nos sentimos abrumados nos involucramos demasiado
emocionalmente en todo lo que nos sucede. El resultado es que
podemos tender a no ser capaces de tomar decisiones con claridad.
Pide otro punto de vista, una perspectiva externa de un colaborador,
un mentor, un coach, un amigo o tu pareja, y decide lo que es
realmente importante en ese momento. Es una forma menos
subjetiva de poder escapar del bloqueo.
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#17 Utiliza un sistema de calendario

Registra tus citas, tareas, proyectos y fechas de entrega en un
sistema de calendario como Google Calendar. De esta manera
podrs fcilmente priorizar y planificar tu tiempo, y por consiguiente
aumentar tu productividad. Te recomiendo Google Calendar porque
te permite sincronizar tu calendario en varios dispositivos y tambin
facilita el trabajo en equipo al ofrecer la posibilidad de que dos o ms
personas puedan sincronizar y/o compartir sus calendarios.
#18 Haz lo que tengas que hacer

La clave de la productividad es realmente hacer lo que se tiene que
hacer. Ten cuidado de no quedar atrapado en actividades
secundarias. Muchos profesionales dedican horas a mantener su
sistema de productividad, a probar nuevas herramientas, a planificar
la planificacin Recuerda que invertir tiempo para mantener tu
sistema de productividad es una actividad secundaria. En su lugar,
pasa a la accin y haz lo que tengas que hacer.
#19 Agrupa tus tareas iguales en bloques

Reserva bloques de tiempo para tareas que sean similares, y
agrpalas ah. Por ejemplo, bloquea un momento del da para hacer
llamadas, y haz una detrs de otra. Lo mismo puedes hacer con el
email, las redes sociales, o las salidas fuera de la oficina.
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#20 Pasa a otra tarea si te bloqueas

Es tpico que aparezcan dificultades en las tareas. A veces, es
frustrante que mientras ms urgente e importante es algo, ms
cuesta avanzar. Si te has sentido as alguna vez, sabrs de lo que te
hablo. La solucin pasa por romper la espiral descendente de
procrastinacin y malos sentimientos. Cmo? Pues si no puedes
hacer algo, simplemente haz un alto y sal a caminar y tomar un poco
de aire fresco. Es probable que cuando regreses abordes esa tarea
con energas renovadas.
#21 Entra en aislamiento

Hay momentos en que tu lista de tareas est llena de acciones a
llevar a cabo de prioridad alta. En ese caso es imperativo eliminar
todas las distracciones externas. Enfoca toda tu energa en una tarea
cada vez hasta que la hayas completado, y luego pasa a la siguiente.
Una vez que todas las prioridades estn resueltas, podrs
reincorporarte a la sociedad.
#22 Procrastina productivamente

La procrastinacin es siempre el nmero uno en la lista top de la
improductividad. La mayora de los consejos sobre productividad te
ensean a evitar la procrastinacin, y me temo que eso es del todo
imposible, dada la naturaleza humana. En algn momento vas a
posponer algo, as que cuando lo hagas trata de comprometerte
poniendo una fecha posterior de finalizacin o entrega en lugar de
simplemente dejarlo para otro momento.
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#23 Utiliza el poder del 3

Propnte 3 tareas para completar cada da (te hablo de tareas
grandes) y toma descansos cortos entre cada una para darle a tu
mente un respiro y que se despeje. Un error comn es ponerse
demasiadas tareas para hacer durante el da, pues es frustrante no
finalizarlas y crea una sensacin innecesaria de estrs.
#24 Equilibra lo urgente y lo importante

Algunos de nosotros tendemos a gestionar todas las cosas tan
pronto como nos llegan, por lograr esa falsa sensacin de que vas
avanzando. Aunque es un buen hbito completar las tareas que
surgen tan pronto como se pueda, nunca avanzars como negocio si
esto contina as. Divide tu tiempo entre lo urgente y lo importante, y
haz una divisin par entre el manejo de asuntos urgentes y trabajar
en soluciones a largo plazo. Aprende a externalizar lo urgente. T
gestiona lo importante (antes de que se convierta en urgente).
#25 Trata la perfeccin como un proceso, no

como un estado alcanzable
El perfeccionismo puede ser devastador para la productividad.
Algunos de nosotros ni siquiera podemos comenzar proyectos a
causa del perfeccionismo. Ser un perfeccionista y querer lograr la
perfeccin no es algo malo, sin embargo es poco realista. En lugar de
esto, enfcate hacia la excelencia y ya irs corrigiendo por el camino.
Y recuerda: lo perfecto es enemigo de lo bueno.
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#26 S puntual en las reuniones

Es una enorme prdida de tiempo cuando la gente llega tarde a las
reuniones y el presidente de la reunin, por cortesa, repite lo dicho
anteriormente. Con el fin de dar ejemplo, debes llegar a tiempo a
todas las reuniones. Y si presides alguna, no castigues a quien llega
a tiempo haciendo que esperen a los que llegan tarde.
#27 Enfcate en lo que realmente importa

No todo es prioritario. Dedica algn tiempo a planificar y determinar
las tareas ms importantes que necesites asumir. Por lo general es
mucho mejor concentrarse en una o dos prioridades y hacerlas muy
bien, en lugar de hacer muchas y obtener resultados mediocres.
#28 Termina el da con una nota positiva

Dedica las ltimas horas de tu jornada de trabajo a algunas de las
tareas ms livianas, como el papeleo o algo que sepas que vas a
terminar. Finalizars la jornada con ese buen sabor de boca que deja
el completar al menos una cosa antes de que termine el da.
#29 Haz listas y marca el orden tus tareas

Las listas escritas son una de las mejores herramientas para la
productividad. Despus de haber escrito tu lista, dale a cada
elemento una clasificacin numerada dependiendo de la prioridad, y
ejecuta las tareas siguiendo el orden de la lista hasta su finalizacin.
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#30 Haz tu trabajo como una competicin

Esto funciona para algunas personas. Imagina que tu trabajo es un
concurso o una competicin, y que todas las personas que te rodean
juzgan tus hbitos de trabajo. Este juego mental te har trabajar ms
duro y ms productivamente.
#31 Define roles y divide el trabajo

Si diriges un equipo -sea interno o externo-, define funciones distintas
para cada miembro y divide el trabajo con respecto a esto tambin.
Hay algunas personas que querrn hacerlo todo. Con los roles
claramente definidos, cada uno en tu equipo tendr claro quin debe
hacer qu. De esta manera, el equipo va a ser ms productivo y las
tareas se completarn ms rpidamente.
#32 Pide ayuda cuando la necesites

Es posible que en ocasiones requieras ciertas habilidades que estn
fuera de tu alcance para un proyecto determinado. No tengas miedo
de pedir ayuda. Busca a otros que tengan esas habilidades y puedan
estar interesados en trabajar contigo, o busca personas que puedan
conocer a alguien en su red que sea perfecto para esta misin. As
eliminars el bloqueo y aumentars la productividad drsticamente.
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#33 Trabaja con herramientas productivas

Hay una enorme variedad de herramientas, tanto online como offline,
que te ayudarn a aumentar tu productividad. Un ejemplo es
Wunderlist, una herramienta gratuita que te permite trabajar con
listas de tareas simples y mantenerlas sincronizadas en cualquier
dispositivo con conexin a internet.
#34 Rodate de la gente adecuada

La experiencia ha demostrado que cuando te rodeas de personas
inteligentes que tienen estilos de trabajo similares al suyo, tu
productividad tiende a aumentar. Esto es debido a que tiran de ti en
vez de dejarte caer, y tambin por mimetismo para mantener el
sentimiento de pertenencia al grupo.
#35 Planifica los descansos

Trabaja con atencin y sin distracciones durante un tiempo
determinado. Pero tambin planifica bloques de tiempo
(significativamente cortos) para ser poco productivo sin que te
genere sentimientos de culpa.
#36 Da un paso atrs y toma impulso

En momentos de mucha carga de trabajo o cuando encuentras un
problema, aljate del proyecto o tarea que ests realizando. En ese
momento, pide la opinin de un extrao sobre tu producto, sitio web,
blog, etc. Te sorprendera la frecuencia con la que ests demasiado
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cerca del problema como para ver la solucin obvia, y un punto de

vista externo puede resultar de mucho valor.
#37 Termina el trabajo antes de que tus

bateras se agoten
No te hablo de tus bateras, sino de las de tus herramientas de
trabajo. Este truco puede ser una gran motivacin para algunos. Deja
los cargadores de tu porttil, tu telfono mvil y el resto de aparatos
electrnicos en casa, y trata de completar tus tareas antes de que se
agoten las bateras. Es una forma de obligarte a ser productivo.
#38 Mantn todo en formato digital

Los porttiles y otros dispositivos electrnicos te aportan movilidad.
Para aprovechar las bondades de la ubicuidad y ser ms productivo,
es recomendable gestionar todo lo que puedas en formato digital.
Esto te permitir hacer cosas sobre la marcha. Adems, si por
ejemplo ests trabajando en una cafetera o en un parque, lo ltimo
que querrs es ponerte a revolver papeles. Aprenda a dominar
herramientas que permiten hacer anotaciones en documentos PDF y
acostmbrate a la lectura de documentos en tu tablet u ordenador.
#39 Asigna tareas que puedas hacer

durante un desplazamiento
Los desplazamientos por motivos de trabajo suelen ocupar una gran
parte de nuestro tiempo. Una manera de aumentar la productividad
es asignar tareas que puedas hacer sobre la marcha. Por ejemplo,
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escuchar una presentacin, un boletn de noticias, hacer llamadas

telefnicas (utilizando un manos libres si vas conduciendo).
#40 Concentra tus comunicaciones en un

solo dispositivo
Hoy en da, cualquier smartphone te permite llevar contigo ms que
un telfono para hacer llamadas, convirtindose en una autntica
central de telecomunicaciones de bolsillo. Busca un smartphone que
se adapte a tus posibilidades y contrata un plan de voz y datos. As
podrs gestionar en cualquier parte y de forma muy gil tu email, tus
contactos, tus perfiles en redes sociales, etc. Esto aumenta la
productividad de tu negocio y siempre estars accesible para
clientes y colaboradores.
#41 Escanea tu firma (u obtn tu firma

digital)
Presupuestos, facturas, informes, contratos y un sinfn de
documentos a menudo requieren de tu firma. Para ahorrar tiempo y
aumentar la productividad, escanea y guarda en un lugar seguro tu
firma real como un grfico e insrtala en documentos de texto como
una imagen. Si es un PDF, guarda tu firma como un sello
personalizado. Y para mayor seguridad, obtn tu firma digital, que
podrs insertar en cualquier documento.
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#42 Almacena en cach todos tus correos

Asegrate de que puedes almacenar en cach tus emails, ya que de
esta forma podrs trabajar sin conexin a Internet.
#43 Empieza en pequeo

Tendemos a pensar en conceptos a lo grande. La desventaja de este
tipo de pensamiento es que hace que la barrera de entrada -y de
pasar a la accin- sea bastante alta. Para evitar esta parlisis trocea
tus proyectos, piensa en tareas pequeas de ejecucin inmediata.
Una vez que hayas empezado por una idea pequea, ser mucho
ms sencillo ir subiendo el nivel.
#44 Crea objetivos simples

Algunas veces nos vemos atrapados con demasiadas nuevas ideas
que podran hacer que sea imposible completar cualquier cosa. La
mejor manera de evitarlo es escribir una simple declaracin que
resuma tu objetivo al inicio de cada proyecto. Piensa en tu objetivo
como en el resultado deseado, y no lo compliques demasiado.
Enfcate en conseguirlo.
#45 Sigue una rutina

Puede ser tentador hacer slo las cosas ms agradables, incluso si
hay un montn de trabajo por hacer. La procrastinacin puede
fcilmente superarnos, por lo tanto debes crear una rutina y ceirte
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al mximo a ella. Esto te ayudar a crear un hbito de trabajo

productivo y a separarlo de tu tiempo de ocio.
#46 Acaba con las reuniones innecesarias

Siempre que puedas, evita una reunin. Si no puedes hacerlo, intenta
mantenerla de manera virtual. Y si tiene que haber una reunin,
asegrate de fijar un objetivo para ella, un orden del da y que se lo
hagas llegar a los participantes. Comienza siempre con la pregunta:
"Sabemos todos por qu estamos aqu?. Y luego contina con: "Es
necesario que todos estemos aqu?.
#47 Aborda las tareas difciles

La mayora de las personas prefieren empezar con las cosas fciles y
completar esas primero. Sin embargo, si trabajamos as, podramos
terminar procrastinando porque podemos sentirnos satisfechos y
contentos de haber completado algunas tareas. Es una falsa
sensacin, porque la frustracin y el estrs aparecen cuando nos
encontramos con un desafo o una dificultad. Por lo tanto, lo mejor
es conseguir una ventaja al completar la peor tarea primero y poco a
poco hacer una transicin a las fciles. Te sentirs genial al haber
completado tantas cosas al final del da.
#48 Practica el NO
Cuando descubr el poder del NO, mi productividad se dispar.
Literalmente. Decir "no" -a uno mismo o a otros- es parte esencial de
la ecuacin de la productividad. A veces las distracciones llegan
disfrazadas de oportunidades. Di no y mantn el foco en tus tareas.
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#49 Organzate
Ser organizado ahorra tiempo. Cuando se es organizado, se puede
acceder fcil y rpidamente a los archivos de trabajo y registros
cuando es necesario. Independientemente del sistema de
organizacin que utilices, ahorrars tiempo si puedes ir directamente
a un archivo o carpeta cuando lo necesites. Y si tienes tu sistema de
informacin en formato digital, mejor an.
#50 Cuida tu entorno de trabajo

Como seres humanos, nuestro estado de nimo se ve influido por el
entorno. Un espacio de trabajo ordenado y limpio ayuda a pensar y
actuar con un enfoque claro. Un espacio de trabajo desordenado,
ruidoso o lleno de gente te puede transformar en la versin distrada
y desenfocada de ti mismo.
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Herramientas de productividad
Para ayudarte a aumentar tu productividad, aqu te dejo algunas de
las herramientas para hacer ms (y mejor) trabajo en menos tiempo:
Gmail
Para m es el mejor cliente de email, pues me permite gestionar
todas mis cuentas de correo electrnico y mis contactos desde
cualquier dispositivo. Adems ofrece multitud de posibilidades con
su sistema de etiquetas y filtros.
>>> MS INFORMACIN AQU
Google Calendar
Otra herramienta de Google. En este caso su utilidad es la de
mantener un calendario que se sincroniza en cualquier dispositivo
con acceso a internet. Ofrece la posibilidad de crear distintos
calendarios y compartirlos.
Google Drive
Con Google Drive dispondrs de un disco duro virtual de 15 GB de
espacio gratuito, en el que podrs almacenar y compartir tus
documentos.
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Google Docs
Crea tus documentos solo o de forma colaborativa, comprtelos,
controla las versiones y no dependas nunca ms del sistema
operativo que utilicen tus clientes o colaboradores. Todo esto y
mucho ms en Google Docs.
StayFocusd
Extensin para el navegador Google Chrome permite aumentar tu
productividad limitando el tiempo que puedes pasar en sitios web
que hacen perder el tiempo.
Wunderlist
Estupenda herramienta para crear listas de tareas de forma simple.
Rescuetime
Si no sabes en qu se te va el tiempo, esta herramienta te ayudar a
averiguarlo.
Timely
Timely es una completsima herramienta de gestin de proyectos.
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Asana
Asana tambin es una herramienta online para gestin de proyectos,
pero en este caso muy til si trabajas en equipo y a distancia.
Skype
Skype es la aplicacin ms conocida para hacer llamadas y
videoconferencias a travs de internet. Lo mejor para reuniones a
distancia.
Google Hangouts
Similar a Skype, pero sin necesidad de instalacin.
Moosti
La tcnica pomodoro consiste en trabajar en bloques de 25 minutos,
descansando en perodos de 5 minutos. Es muy til para completar
tareas muy largas en bloques ms pequeos. Moosti es una
aplicacin web para que puedas aplicar esta tcnica.
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50 tips para trabajar sin estrs

#2 Elimina la tentacin de perder el tiempo

#4 Toma los descansos en serio

#5 Deja trabajo a medio hacer antes del

#6 Haz slo una cosa a la vez

#7 Aprovecha los tiempos muertos

conferencia, en el autobs, etc. Aumentars tu productividad si

#8 Comienza por la tarea menos urgente

#9 Planifica lo divertido en primer lugar

#10 Analiza tu capacidad y aprovecha tus

#11 Prioriza las tareas sensibles al tiempo

#12 Consolida las cuentas de email

#13 Evita las interrupciones

#15 Trabaja menos, termina ms

#16 Busca un punto de vista externo

#17 Utiliza un sistema de calendario

#18 Haz lo que tengas que hacer

#19 Agrupa tus tareas iguales en bloques

#20 Pasa a otra tarea si te bloqueas

#21 Entra en aislamiento

#22 Procrastina productivamente

#23 Utiliza el poder del 3

#24 Equilibra lo urgente y lo importante

#25 Trata la perfeccin como un proceso, no

#26 S puntual en las reuniones

#27 Enfcate en lo que realmente importa

#28 Termina el da con una nota positiva

#29 Haz listas y marca el orden tus tareas

#30 Haz tu trabajo como una competicin

#31 Define roles y divide el trabajo

#32 Pide ayuda cuando la necesites

#33 Trabaja con herramientas productivas

#34 Rodate de la gente adecuada

#35 Planifica los descansos

#36 Da un paso atrs y toma impulso

cerca del problema como para ver la solucin obvia, y un punto de

#37 Termina el trabajo antes de que tus

#38 Mantn todo en formato digital

#39 Asigna tareas que puedas hacer

escuchar una presentacin, un boletn de noticias, hacer llamadas

#40 Concentra tus comunicaciones en un

#41 Escanea tu firma (u obtn tu firma

#42 Almacena en cach todos tus correos

#43 Empieza en pequeo

#44 Crea objetivos simples

#45 Sigue una rutina

al mximo a ella. Esto te ayudar a crear un hbito de trabajo

#46 Acaba con las reuniones innecesarias

#47 Aborda las tareas difciles

#50 Cuida tu entorno de trabajo

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