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INTERNA
CODIGO:
ENE-FEB2015
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INFORME
Ccuta, 2015
PARA:
DE:
CONTROL INTERNO
ASUNTO:
Respetados Doctores:
En cumplimiento del Plan de Actividades de Control Interno, de manera atenta remito el
informe del asunto, para su conocimiento y fines pertinentes. Adicionalmente, es preciso
que se tomen en cuenta las indicaciones aqu plasmadas y se apruebe el
correspondiente Plan de Mejoramiento, el cual debe ser remitido dentro de los diez
(10) das hbiles siguientes al recibo del presente informe.
Cordial saludo,
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EQUIPO AUDITOR
FECHA DE AUDITORIA
Enero y Febrero
OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Establecer, verificar y realizar seguimiento a los procedimientos de Talento Humano
teniendo en cuenta la eficacia, eficiencia, efectividad, conveniencia y adecuacin del
Proceso de Gestin del Talento Humano, as como el cumplimiento de los
requisitos del Modelo Estndar de Control Interno, Decreto 943 de 2014, la Ley 909 de
2004 y dems normas complementarias.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
Se verifica el cumplimiento de las normas, objetivos, metas, ejecucin del POA,
gestin del recurso humano en capacitacin, bienestar e incentivos, indicadores de
gestin y la actualizacin de mapas de riesgo, informes externos y acuerdos de
gestin. El periodo a auditar corresponde a la vigencia 2013 y lo corrido del ao 2014
a junio 30.
CRITERIOS UTILIZADOS
Revisin de los soportes documentales y digitales que reposan en el Grupo de Talento
Humano confrontados con el cumplimiento de la norma. As como la verificaron a la
ejecucin de los procedimientos definidos; cumplimiento
del
Plan de
Capacitacin, Bienestar, salud ocupacional, comisin de personal y reportes a
entidades u rganos que lo exigen y dems documentacin del proceso.
DOCUMENTOS, ARCHIVOS REVISADOS
Nombre del Documento
PIC, Plan de Bienestar y actos
administrativos relacionados con
el talento humano, Hojas de
vida, Mapa de Riesgos, Informes
presentados
Actividad
Revisin y verificacin de la documentacin,
frente al cumplimiento de la norma
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FORTALEZAS
El Grupo de Talento Humano, cuenta con servidores idneos y comprometidos con
la entidad.
Se cuenta con informacin de funcionarios y contratistas actualizada en la aplicativo
SIGEP.
El archivo de hojas de vida se encuentra actualizado y debidamente foliado.
DEBILIDADES
El proceso de gestin humana presenta debilidad en la construccin y aplicacin de
instrumentos definidos formalmente en las Guas definidas por el DAFP y
dems normas aplicables para el desarrollo de su funcin.
HALLAZGOS
1. Plan Estratgico de Recursos Humanos:
Segn el artculo 15 de la Ley 909 de 2004, corresponde a las unidades de personal
elaborar un Plan Estratgico de Recursos Humanos. A la fecha se evidenci que no se
cuenta con esta herramienta.
De acuerdo con la Carta Iberoamericana de la Funcin Pblica, adoptada por Colombia
en el 2003, se entiende por estrategia de Recursos Humanos el conjunto de
prioridades o finalidades bsicas que orientan las polticas y prcticas de gestin de Recursos
Humanos, para ponerlas al servicio de la estrategia organizativa.
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ACTIVIDAD
FECHA PROBABLE
DE INICIO
21-01-2014
04-03-2014
ASISTENTES
OBSERVACIN
67
No se realiz
01-03-2014
21-02-2014
No se realiz
17-03-2014
No se realiz
05-06-2014
No se realiz
28
Lo anterior, complementado por el pargrafo del artculo 73 del Decreto 1227 de 2005:
Pargrafo. Los empleados vinculados con nombramiento provisional y los temporales,
dado el carcter transitorio de su relacin laboral, no podrn participar de programas de
educacin formal o no formal ofrecidos por la entidad, teniendo nicamente derecho a
recibir induccin y entrenamiento en el puesto de trabajo.
Igualmente, el concepto 64224 de 2008, expedido por el DAFP, aclara que se puede
impartir capacitacin sobre la implementacin del MECI y la norma NTCGP a todos los
empleados de la entidad.
En consecuencia, es imperativo que la entidad de estricto cumplimiento a esta
normatividad, como quiera que las capacitaciones, salvo esas 2 excepciones
mencionadas (MECI y NTCGP), slo pueden ser impartidas a funcionarios de carrera
administrativa y libre nombramiento y remocin.
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De otra parte, el artculo 3 del Decreto Ley 1567 de 1998 define el plan institucional
de capacitacin como uno de los componentes del Sistema Nacional de Capacitacin,
a saber:
(..) c) Planes institucionales. Con el propsito de organizar la capacitacin
internamente, cada entidad formular con una periodicidad mnima de un ao su plan
institucional de capacitacin. Este deber tener concordancia con los parmetros
impartidos por el Gobierno Nacional a travs del Plan Nacional de Formacin y
Capacitacin, con los principios establecidos en el presente decreto ley y con la
planeacin institucional. Para ello las entidades podrn solicitar asesora de la Escuela
Superior de Administracin Pblica y del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica, entidad sta que podr revisar los planes, hacerles las observaciones que
considere pertinentes y ordenar los ajustes que juzgue necesarios, los cuales sern de
forzosa aplicacin. La Comisin de Personal participar en la elaboracin del plan y
vigilar su ejecucin.
Sobre este aspecto, es preciso denotar que como se mencion al comienzo de este
punto 3, el documento con que cuenta la entidad es slo uno de los elementos
que debe contener el plan de capacitacin, como lo explica ms en detalle la Gua para
la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin PIC y no se observa que guarde
relacin con lo dispuesto en el Plan Nacional de Capacitacin Tercera edicin 2012,
aprobado mediante Decreto 4665 de noviembre de 2007.
4.
Programas de Induccin y reinduccin. Esta temtica forma parte del Plan
Institucional de Capacitacin, el cual se encuentra desarrollado en el Plan Nacional de
Formacin y Capacitacin de Empleados Pblicos para el Desarrollo de Competencias.
El artculo 64 de la Ley 190 de 1995 establece que todas las entidades
pblicas tendrn, adems del programa de induccin para el personal que ingrese a la
entidad, uno de actualizacin cada dos aos, al igual que lo dispone el artculo 7 del
Decreto Ley 1567 de 1998 que crea el Sistema Nacional de Capacitacin y el
sistema de estmulos para los empleados del Estado, sobre estos programas define:
ARTICULO 7o. PROGRAMAS DE INDUCCION Y REINDUCCION. Los planes
institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de
induccin y de reinduccin, los cuales se definen como procesos de formacin y
capacitacin dirigidos a facilitar y a fortalecer la integracin del empleado a la cultura
organizacional, a desarrollar en ste habilidades gerenciales y de servicio pblico y a
suministrarle informacin necesaria para el mejor conocimiento de la funcin pblica y
de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en
un contexto metodolgico flexible, integral, prctico y participativo. Tendrn las
siguientes caractersticas particulares () (La negrilla es nuestra)
Sobre este aspecto, en primer lugar es necesario anotar que dentro del PLAN DE
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO AO 2013 CAPACITACIN POR COMPETENCIAS, no se
observa programacin relacionada con la induccin y reinduccin, de acuerdo con lo
dispuesto en la precedente norma relacionada.
Por otra parte,
denominado
se
identific
que
la
entidad
cuenta
con
un
documento
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ltimo relaciona entre otros temas, la Misin, Visin, Cdigo de tica, Cdigo de
Bueno Gobierno, Compromisos de Gestin, Indicadores de Buen Gobierno,
Sistema de Gestin de Calidad, Resea histrica, Marco Legal, Organigrama,
Funciones de Fonprecon por rea, rganos de Asesora y Coordinacin, Sistema de
Control Interno.
Al respecto, es preciso anotar que dicho Manual es una buena herramienta para la
ilustracin y conocimiento de la organizacin, puesto que contempla los diferentes
elementos que forman parte de la entidad, su organizacin y las lneas base de
gestin; sin embargo se encuentra desactualizado, y se requiere urgente revisin,
como quiera que no se est brindando informacin adecuada al nuevo servidor.
Es necesario, actualizar las normas sobre estatutos del Fondo, actualizar el
organigrama, incluyendo todos los grupos que actualmente tiene el Fondo, efectuar las
correcciones en relacin con los Comits de Control Interno, Institucional de
Desarrollo Administrativo y de Archivo y el riesgo SARU.
Como observacin general, se aprecia que la herramienta bsica de los programas de
induccin y reinduccin es el Manual entregado a los nuevos servidores, pero
es necesario que se ofrezca una capacitacin que brinde conocimiento detallado de la
organizacin y su entorno ya que este es el objetivo bsico de una induccin. (Ver
Gua de Induccin y reinduccin del DAFP)
En cuanto a la reinduccin, se evidencia que la entidad realiz una Jornada de Induccin
y Reinduccin Principios y Valores Corporativos, el 13 de noviembre de 2013. Sin embargo,
es pertinente precisar que este tema es slo uno de los elementos a tener en cuenta
en un programa de reinduccin, de acuerdo con la Gua definida por el DAFP para tal
fin, en la que se dispone que es necesario brindar informacin sobre las funciones
de cada una de las dependencias, competencias, responsabilidades, actualizaciones,
e.t.c. En consecuencia, es forzoso concluir que no se ha realizado un programa de
reinduccin en los 2 ltimos aos, tal como lo exige la normatividad y los contenidos
definidos para dicho programa con que cuenta la entidad.
Finalmente, de acuerdo al MECI se define que el encargado de Talento Humano debe
asegurar que en los ejercicios de induccin y reinduccin se socialice el documento que contiene los
principios y valores de la Entidad, de tal manera que ste sea conocido por todos los funcionarios, y que
stos lo entiendan y apliquen de manera correcta. Al revisar este aspecto dentro del Manual,
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FECHA
ACTIVIDAD
21-03-2014
24-05-2014
06-06-2014
06-06-2014
31-10-2014
05-12-2014
ASISTENTES
OBSERVACIN
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de establecer las condiciones especficas que general el factor de riesgo, para aclarar o disminuir la
percepcin de sobrecarga laboral el exceso de trabajo percibido por los funcionarios. En todos los cargos
se sugiere fortalecer la prctica de hbitos saludables, mayor consumo de agua diario, ejercicios de
respiracin, espacios para alimentacin adecuados, pausas activas, hbitos de sueo adecuados,
encuentros para desarrollar actividades de relajacin, lectura, cine u otras actividades que generen
espacios de tranquilidad y fortalezcan relaciones a nivel intralaboral Aspectos frente a los cuales
no se observa gestin.
Igualmente, dentro de la planeacin de bienestar no se observan actividades en
relacin con los funcionarios ad portas de ser pensionados.
En relacin con el Comit Paritario de Salud Ocupacional, es preciso anotar que no se
evidencia programa de salud ocupacional en la entidad, hoy denominado, Sistema de
Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo, exigencia del artculo 1 de la
Resolucin 1016 de 1989, expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y
dicho programa debe evaluarse cada seis (6) meses. Igualmente, se observa que se
ha reunido el Comit en 2 ocasiones, de las cuales reposan sendas actas del 22
de octubre y 4 de diciembre de 2013, cuando la exigencia del artculo 7 de la
Resolucin
2013 de 1986 del mismo Ministerio dispone que sea una reunin
mensual.
6. Comisin de Personal:
En cumplimiento del Decreto 1228 de 2005, se observa que la entidad
mediante Resolucin 040 de 2013, efectu el procedimiento para la conformacin de la
Comisin de Personal vigencia 2013 - 2015. Para el efecto se elabor
cronograma para la eleccin de sus integrantes, que no fue incluida dentro de la
convocatoria sino en documento independiente y segn los artculos 5.6 y 5.7 del
mencionado Decreto debe sealarse claramente dentro de la convocatoria, el lugar,
da y hora en que se abrir y se cerrar la votacin y en que se efectuar el escrutinio
general.
Igualmente se observa que el artculo 4 del referido Decreto establece que se
convocar a elecciones con una antelacin no inferior a treinta (30) das hbiles al vencimiento del
respectivo periodo. La convocatoria se efectu el 1 de febrero de 2013 y slo estuvo
dispuesta por diez (10) das hbiles y el periodo comenzaba en febrero de 2013. En
consecuencia, el trmino dispuesto en la norma no se cumpli.
Se observ que no se present ningn candidato en la primera convocatoria
efectuada, ni acto mediante el cual se prorrogue el trmino de la convocatoria
para la nueva inscripcin de los candidatos, modificando la Resolucin 0040 de
2013 o expidiendo una nueva.
Ante esta situacin, de no inscripcin de candidatos, dispone el artculo 7 del
Decreto
1228 de 2005 que debe prorrogarse nuevamente la convocatoria por un lapso igual al
establecido, es decir otros treinta (30) das hbiles y adicionalmente, prev el art
culo
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NMERO
1
2
CARGO
FECHA
POSESISON
Subdirector Administrativo y
Financiero
Subdirectora de Prestaciones
Econmicas
Sept. 16 de
2013
Nov. 28 de 2008
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FECHA DE
CONCERTACIN
(Acuerdo de Gestin)
EVALUACION
CUALITATIVA
Sept. 16 de 2013
SATISFACTORIA
Dic. 30 de 2013
SATISFACTORIA
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EVALUACION CUANTITATIVA
(Porcentaje de Cumplimiento)
Se observa que de acuerdo con el artculo 105 del Decreto 1227 de 2005, dispone que
Las Oficinas de Planeacin debern prestar el apoyo requerido en el proceso de concertacin de los
Acuerdos, suministrando la informacin definida en los respectivos planes operativos o de gestin anual
de la entidad y los correspondientes objetivos o propsitos de cada dependencia. Sobre este
aspecto de los planes operativos, se destaca que para est vigencia se cuenta con
dichos instrumentos desde el mes de mayo, pero sera interesante que estn
disponibles al inicio de cada vigencia como quiera que en el ao 2013 no se cont con
esta herramienta para la construccin de los acuerdos de gestin y ellos pueden
facilitar el seguimiento y evaluacin por parte de la Direccin General.
Se verifica que los Acuerdos de Gestin fueron suscritos en forma oportuna y cuentan
con indicadores de seguimiento. Es conveniente que junto con la evaluacin
realizada a los Acuerdos, reposen los soportes de los indicadores definidos.
Finalmente, se observa que la Direccin General realiz seguimiento el 30 de junio
de
2013, al Acuerdo de Gestin suscrito con vigencia
anual.
10. Manual de funciones.
Mediante Resolucin 052 del 30 de enero de 2014, expedida por el Director
General, se adopt el Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales,
frente al cual se tienen las siguientes observaciones:
-
Cuando de conformidad con el artculo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y
entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la
integracin de los mismos no podr ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a
cumplir las funciones que determine el acto de creacin, las cuales estarn
relacionadas con el rea de la cual dependen jerrquicamente.
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RECOMENDACIONES
1. Se recomienda la construccin del Plan Estratgico de Recursos Humanos, de
acuerdo con el artculo 15 de la Ley 909 de 2004 y siguiendo los lineamientos
definidos por el DAFP para el efecto.
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empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creacin, las cuales
estarn relacionadas con el rea de la cual dependen jerrquicamente. Igualmente, las
funciones asignadas para cada uno de estos funcionarios, deben verse reflejadas
en los compromisos de carrera administrativa, para su posterior evaluacin.
10.2 Se reitera la recomendacin efectuada en el Informe de Auditora de
Contabilidad, no incorporada en el Plan de Mejoramiento, en el sentido de designar
un responsable con el cargo de profesional en la planta, para la coordinacin del
grupo contable ya sea otorgando el encargo de profesional al tcnico
administrativo o designando otro profesional de la planta y dar cumplimiento a la
Circular Externa
100-003 de 2009, expedida por el
DAFP.
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PLAN DE MEJORAMIENTO
Es necesario elaborar un plan de mejoramiento a las recomendaciones efectuadas,
en el trmino de 10 das hbiles, contados a partir del recibo del presente informe, el
cual
debe remitirse Control Interno.
DISTRIBUCIN DEL INFORME
Nombre y Cargo
Dra. Lydia Edith Rivas Nio
Directora General (E)
Dra. Ana Socorro Giral Junca
Subdirectora Administrativa y Financiera
Dr. Flix Oscar Murcia Ordez
Coordinador Grupo Talento Humano
AUDITORES
Firma:
Nombre:
Sandra Milena Neira
Asesora Control Interno
Jairo Quintero Caicedo
Profesional Control Interno
fecha
Julio 31 de 2014
FECHA
Julio 31 de 2014