REALIDAD ARCHIVISTICA DE LAS ZONAS REGISTRALES

I.

DE LA RELACION CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

1. El Archivo General de la Nacin o el Archivo Regional tiene
Oficina en su localidad?
- Todas las Zonas Registrales respondieron que SI, excepto LIMA.
2. Ha tomado contacto con ellos alguna vez?
- Las nicas zonas que no han tenido ningn tipo de comunicacin con
estas oficinas son la Zona Registral de Iquitos, Zona Registral de
Pucallpa, Zona Registral de Huancayo, y Zona Registral de Arequipa.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.

N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N

I PIURA
II CHICLAYO
III MOYOBAMBA
IV IQUITOS
V TRUJILLO
VI PUCALLPA
VII HUARAZ
VIII HUANCAYO
IX LIMA
X CUSCO
XI ICA
XII AREQUIPA
XIII TACNA

SI
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
SI

3. Cul fue el motivo del contacto realizado?

De acuerdo a las respuestas brindadas, el motivo del contacto
realizado fue para brindad informacin para la Unidad Registral.

Z.R. N I
PIURA

La visita de supervisin fue para el archivo registral

Z.R. N II
CHICLAYO

Consulta.
Diagnstico.
Con la finalidad de recibir asesoramiento para implementar un Manual
de Procedimientos para el Archivo administrativo, el que fue aprobado
posteriormente con Resolucin N0196 y mediante la cual se designa
al Comit Evaluador de documentos.

Z.R. N III
MOYOBAMBA

A solicitud de ellos.
Capacitacin.
Visita de supervisin.

Z.R. N IV
IQUITOS
Z.R. N V
TRUJILLO
Z.R. N VI
PUCALLPA
Z.R. N VII
HUARAZ

Solicitar informacin de testimonios de escrituras pblicas, entre otros.

-

Consulta

Z.R. N VIII
HUANCAYO

Capacitacin para la UTI y UREG.

La visita de supervisin fue para el archivo registral

Z.R. N IX
LIMA
Z.R. N X
CUSCO

En una oportunidad nos dieron un curso de capacitacin

Solicitar documentos para reconstruccin y reproduccin de ttulos

Z.R. N XI ICA

Recabar documentacin para reconstruccin de expedientes

4. Como resultado de ese contacto. Se mejor algo?

Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.

N
N
N
N
N
N
N
N

I PIURA
II CHICLAYO
III MOYOBAMBA
IV IQUITOS
V TRUJILLO
VI PUCALLPA
VII HUARAZ
VIII HUANCAYO

Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.

N
N
N
N

IX LIMA
X CUSCO
XI ICA
XIII TACNA

5. Cul fue la mejora

(ESPECIFICAR)

6. Por qu no? (ESPECIFICAR)

SI
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
NO
SI

el

resultado

del

acercamiento?

Z.R. N X CUSCO

Nunca dan respuesta a nuestros oficios de

solicitud de documentos por lo que usuarios
debern acercarse a dicha oficina.

Z.R. N XI ICA

No se ha tratado asuntos relacionados a la

administracin de archivos.

7. Tiene un plan de trabajo en materia

administrativos para los prximos 12 meses?

Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.

N
N
N
N
N
N
N
N

I PIURA
II CHICLAYO
III MOYOBAMBA
IV IQUITOS
V TRUJILLO
VI PUCALLPA
VII HUARAZ
VIII HUANCAYO

Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.

N
N
N
N
N

IX LIMA
X CUSCO
XI ICA
XII AREQUIPA
XIII TACNA

de

archivos

SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI

8. Describa cuales son las acciones ms importantes de su Plan.

ZONAS
REGISTRALES
Z.R. N I PIURA

Z.R. N II
CHICLAYO

Z.R. N XIII
TACNA

Ao 2014
-Acondicionamiento del archivo
administrativo. Inicio Setiembre.
-Ordenamiento del archivo por reas
-Acopia, clasificar la documentacin
existente por reas y aos.
- Solicitud a las reas funcionales para
que indiquen sus necesidades y brinden
informacin respecto a la
documentacin.
- Proceso de encuadernacin de la
documentacin de las reas del sistema
administrativo.
-Mejoramiento de los ambientes el local
de Archivo Administrativo.
- Mejorar el Sistema de Ingreso y Salida
de documentos as como la realizacin
del debido inventario.

Ao 2015

-En el POI 2015, se considero como

actividad de desarrollo la adecuacin de
ambientes para archivos administrativos.
-Asignar a una persona la
responsabilidad y manejo del archivo
administrativo.
-Adquisicin de equipos para la
implementacin de los ambientes para el
archivo administrativo.

II. DEL
DE
9.

-Proporcionar la informacin de manera

ZONA al
REGISTRAL
Respuesta
ptima,
personal que hace uso de
la
documentacin bajo custodia.
NO
Z.R. N I PIURA
NO
Z.R. N II CHICLAYO
NO
Z.R. N III MOYOBAMBA
NO
Z.R. N IV IQUITOS
NO
Z.R. N V TRUJILLO
NO
Z.R. N VI PUCALLPA
NO
Z.R. N VII HUARAZ
Z.R. N VIII HUANCAYO
NO

NO
NO
NO
NO
SI
responsable del archivo administrativo
estructura de la Unidad Ejecutora?
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.

N
N
N
N
N

IX LIMA
X CUSCO
XI ICA
XII AREQUIPA
XIII TACNA

PERSONAL
ARCHIVO
Tiene
rgano

dentro

de

un

la

Ninguna de las Zonas Registrales cuenta con trabajador de planta o

personal CAS a tiempo completo.
La Zona Registral de Arequipa, no cuenta con archivos
Administrativos, ya que toda la documentacin es tercerizada y
resguardada por la Empresa RANSA.

10.
Este rgano cuenta con un responsable a
cargo a tiempo completo?
- La Zona Registral de Tacna, es el nico que cuenta con
un responsable.

11.
Si no tiene un responsable del archivo
administrativo quin (cargo) supervisa el
Archivo?
Pase a la pregunta 17
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.

N
N
N
N

I PIURA
II CHICLAYO
III MOYOBAMBA
IV IQUITOS

Z.R. N V TRUJILLO
Z.R. N VI PUCALLPA
Z.R. N VII HUARAZ
Z.R. N VIII HUANCAYO

Otros: rea de Abastecimientos

Jefe Zonal, Jefe UADM
Jefe UADM

Otros: rea de Abastecimientos

Cada especialista mantiene en custodia
la documentacin de su competencia.

No hay responsable
Personal CAS de la UADM
Jefe Zonal, Jefe UADM
El archivo se encuentra a cargo de cada
jefatura

Z.R. N IX LIMA

Otros: Cada encargado de rea

Z.R. N X CUSCO
Z.R. N XI ICA

No hay responsable

Z.R. N XII AREQUIPA

Archivo Tercer izado (empresa)

Jefe Zonal, Jefe UADM

12.
Cul
es
la
condicin
laboral
responsable del archivo administrativo?

del

CAP
CAS

Z.R. N V TRUJILLO
Z.R. N XIII TACNA

13.
Cuntos aos de experiencia tiene
responsable del archivo administrativo?
Z.R. N XIII TACNA

el

menos de 1 ao

14.
Los encargados o responsables del archivo
administrativo
han
recibido
capacitacin
archivstica?
Z.R. N III MOYOBAMBA
Z.R. N XIII TACNA

NO
SI

15.
Cul es el nivel de capacitacin en temas
archivsticos
del
responsable
del
archivo
administrativo?
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.

16.

N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N

I PIURA
II CHICLAYO
III MOYOBAMBA
IV IQUITOS
V TRUJILLO
VI PUCALLPA
VII HUARAZ
VIII HUANCAYO
IX LIMA
X CUSCO
XI ICA
XII AREQUIPA
XIII TACNA

Ninguno
Ninguno
Bsico
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Ninguno
Bsico

Quin les brind la capacitacin?

Z.R. N III MOYOBAMBA

Archivo General de la Nacin /

Archivo Regional

Z.R. N IX LIMA

Experiencias anteriores - Personal

SUNARP

Z.R. N XIII TACNA

Archivo General de la Nacin /

Archivo Regional

17.
Adems del responsable (de ser el caso),
cuntas personas trabajan en el archivo
administrativo? Indicar modalidad de contrato.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.
Z.R.

N
N
N
N
N
N
N
N
N
N

I PIURA
II CHICLAYO
III MOYOBAMBA
IV IQUITOS
V TRUJILLO
VI PUCALLPA
VII HUARAZ
VIII HUANCAYO
IX LIMA
X CUSCO

1 CAS
1 CAS

1 CAP - 1 CAS

Z.R. N XI ICA
Z.R. N XII AREQUIPA
Z.R. N XIII TACNA

1 CAS

18.
Indicar el nivel de capacitacin en archivos
del personal del archivo administrativo, excepto
del responsable (de ser el caso), especificar
nivel y cantidad de personas por tipo de
contrato, as como nivel de capacitacin, incluye
al personal de todos los archivos que conforman
la Zona Registral.

NIVEL

CAP

Sin Capacitacin

Archivo Administrativo

Bsico

CAS

5 UTI

Huaraz: 01
Huancayo-UTI: 3

Cusco: 1

Moyobamba: 01
Tacna: 01
Cusco: 01

Intermedio
Avanzado

III.

DE LA INFORMACION EXISTENTE

19.
Se realiza depuracin de los documentos
administrativos?
Z.R. N I PIURA
Z.R. N II CHICLAYO
Z.R. N III
MOYOBAMBA
Z.R. N IV IQUITOS
Z.R. N V TRUJILLO
Z.R. N VI
PUCALLPA

NO
SI
NO
NO
NO
NO

Z.R. N VII HUARAZ

Z.R. N VIII
HUANCAYO
Z.R. N IX LIMA
Z.R. N X CUSCO
Z.R. N XI ICA
Z.R. N XII
AREQUIPA
Z.R. N XIII TACNA

NO
NO
SI
NO
NO
NO

Si la respuesta es afirmativa precisar si se cuenta

con una Directiva

Z.R. N I PIURA
Z.R. N II
CHICLAYO
Z.R. N III
MOYOBAMBA
Z.R. N IV
IQUITOS
Z.R. N V
TRUJILLO
Z.R. N VI
PUCALLPA
Z.R. N VII
HUARAZ
Z.R. N VIII
HUANCAYO
Z.R. N IX LIMA
Z.R. N X CUSCO
Z.R. N XI ICA
Z.R. N XII
AREQUIPA
Z.R. N XIII TACNA

NO
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
NO
NO
NO

20.
Cunto tiempo tienen de almacenados y a
qu tipo corresponden los documentos ms
antiguos? (expresado en aos) Por ejemplo 1
ao, 15 aos, Etc.
Expresar en el recuadro correspondiente el N
de aos respectivo

IV.

INFRAESTRUCTURA

21.
El
ambiente
destinado
al
archivo
administrativo es compartido con el archivo
registral?
Indicar nombre de
sede u oficina
Z.R. N I PIURA
Z.R. N II CHICLAYO
Z.R. N III
MOYOBAMBA
Z.R. N IV IQUITOS
Z.R. N V TRUJILLO
Z.R. N VI
PUCALLPA
Z.R. N VII HUARAZ
Z.R. N VIII
HUANCAYO
Z.R. N IX LIMA
Z.R. N X CUSCO
Z.R. N XI ICA
Z.R. N XII
AREQUIPA
Z.R. N XIII TACNA

SI / NO
NO
NO
NO

Local alquilado
NO
NO
NO
NO
NO
SI
No
No

22.
Material de construccin predominante en
el ambiente del archivo administrativo.

Z.R. N I PIURA

Material noble

Z.R. N II CHICLAYO

Material noble

Z.R. N III MOYOBAMBA

Material noble/Drywall

Z.R. N IV IQUITOS

ALQUILADO

Z.R. N V TRUJILLO

Drywall

Z.R. N VI PUCALLPA

Material noble/Madera

Z.R. N VII HUARAZ

Material noble/Madera

Z.R. N VIII HUANCAYO

Material noble

Z.R. N IX LIMA

Material noble

Z.R. N X CUSCO

Otro material

Z.R. N XI ICA

Material noble/Drywall

Z.R. N XII AREQUIPA

Z.R. N XIII TACNA

Material noble/Drywall

23.
Son las caractersticas de la construccin
del
ambiente
del
archivo
administrativo,
adecuadas para la zona geogrfica y las
necesidades de la oficina?
Indicar nombre de
sede u oficina

SI / NO

Indicar por qu
No est construido para archivo, es un espacio debajo de tribuna
campo deportivo. Es incomodo, sin ventilacin, sin adecuada
iluminacin, no se puede tener un orden, no hay separacin de
acuerdo a las oficinas inundable.
Porque, en el Proyecto de construccin que se ejecutaron
previamente no se consideraron ambientes adecuados para el
archivo administrativo.

Z.R. N I PIURA

No

Z.R. N II CHICLAYO

No

Z.R. N III
MOYOBAMBA

No

Debe ser todo material noble

Z.R. N IV IQUITOS

No

Es un inmueble que no tiene las caractersticas propias de un

archivo.

Z.R. N V TRUJILLO

No

No cumple con las condiciones adecuadas para un archivo

Z.R. N VI
PUCALLPA

No

El ambiente fue construido provisionalmente y presenta deficiencias

en la infraestructura

Si

Porque se encuentra en un ambiente independiente y seguro.

Si

Material noble

Z.R. N VII HUARAZ

Z.R. N VIII
HUANCAYO
Z.R. N IX LIMA

No

Z.R. N X CUSCO

No

Espacio pequeo, hmedo

Z.R. N XI ICA
Z.R. N XII
AREQUIPA

Si

Zona Costera con nivel de calor y humedad adecuado

Z.R. N XIII TACNA

No

El local de Archivo Administrativo es pequeo, faltan ambientes para

que la documentacin pueda estar bien distribuida.

24.
Sobre qu tipo
ubicados los archivos?

de

estructuras

Indicar nombre de
sede u oficina
Z.R. N I PIURA

Estantes metlicos

Z.R. N II CHICLAYO

Estantes metlicos/Archivo mviles

Z.R. N III
MOYOBAMBA
Z.R. N IV IQUITOS
Z.R. N V TRUJILLO

Tipo de Estructura

Estantes metlicos
Estantes metlicos
Estantes metlicos/Archivo mviles y Melamine

Z.R. N VI PUCALLPA Estantes metlicos

Z.R. N VII HUARAZ
Z.R. N VIII
HUANCAYO
Z.R. N IX LIMA
Z.R. N X CUSCO

Estantes metlicos/Estantes de madera

Estantes metlicos/Estantes de madera y ngulos
ranurados
Estantes metlicos
Estantes metlicos

Z.R. N XI ICA

Estantes metlicos/Archivo mviles

Z.R. N XII
AREQUIPA
Z.R. N XIII TACNA

Estantes metlicos

estn

25.
Existe ventilacin adecuada en el cuarto
de archivo?, Los documentos reciben luz
natural directamente?, Se cuenta con equipos
deshumedecedores de ambiente?
SI / NO existe
ventilacin
adecuada

SI /NO reciben luz

natural
directamente

SI / NO se cuenta con
deshumedecedores de
ambiente

No

No

No

No

No

No

No

No

No

Z.R. N IV IQUITOS

No

Si

No

Z.R. N V TRUJILLO

No

No

No

No

No

No

Si

Si

No

No

No

No

ZONA REGISTRAL
Z.R. N I PIURA
Z.R. N II
CHICLAYO
Z.R. N III
MOYOBAMBA

Z.R. N VI
PUCALLPA
Z.R. N VII
HUARAZ
Z.R. N VIII
HUANCAYO
Z.R. N IX LIMA

Si

Z.R. N X CUSCO

No

No

No

Z.R. N XI ICA

No

No

No

Si

No

No

Z.R. N XII
AREQUIPA
Z.R. N XIII TACNA

V.

SEGURIDAD

26.
Adems
del
personal
del
archivo
administrativo. cuntas personas tienen acceso
al ambiente de archivo?

27.
Es de fcil accesibilidad el cuarto de
archivo?

Indicar
nombre de
sede u
oficina
Z.R. N I
PIURA
Z.R. N II
CHICLAYO
Z.R. N III
MOYOBAM
BA
Z.R. N IV
IQUITOS
Z.R. N V
TRUJILLO
Z.R. N VI
PUCALLPA
Z.R. N VII
HUARAZ
Z.R. N VIII
HUANCAYO
Z.R. N IX
LIMA
Z.R. N X
CUSCO
Z.R. N XI
ICA
Z.R. N XII
AREQUIPA
Z.R. N XIII
TACNA

SI / NO
ambient
e de
archivo
No
No

Por qu?
Es angosto, mal iluminado, en algunas partes de las personas tienen que
inclinarse.
Porque el ambiente provisional destinado al archivo administrativo
(stano), esta distante al rea de Administracin que se encuentra en el 2
piso.

Si

No

Solo el personal autorizado ingresa, cuenta con una cerradura.

No
Si

Ubicado en la azotea, sin sealizacin que indique done se encuentra el

archivo.
Se entrega la llave al rea que lo solicita para buscar sus archivos
administrativos.

Si

Porque es un ambiente independiente y de fcil acceso.

No

Se encuentra en el tercer piso.

No

Dentro del Registro de Predios

Si

Cada responsable tiene llave del ambiente

No

Por la distancia del Local del Archivo Administrativo que est ubicada en
otra jurisdiccin de la Sede Zonal, por lo que si se requiere una bsqueda
de urgencia, esta no puede ser ptima.

28.
Indicar si cuenta con los siguientes equipos
de seguridad.

Detectores
de humo

Extinguidore
s

Sistema de
extincin
por gas

Video
cmaras

Sensores de
inundacin

No

No

No

No

No

No

Si

No

No

No

Si

Si

No

Si

No

No

No

No

No

No

Si

Si

No

No

No

No

No

No

No

No

No

Si

No

Si

No

Si

Si

No

No

No

Z.R. N IX LIMA

Si

Si

Z.R. N X CUSCO

No

No

No

No

No

Z.R. N XI ICA

Si

Si

No

Si

No

Z.R. N XIII
TACNA

No

Si

No

No

No

ZONA REGISTRAL
Z.R. N I PIURA
Z.R. N II
CHICLAYO
Z.R. N III
MOYOBAMBA
Z.R. N IV
IQUITOS
Z.R. N V
TRUJILLO
Z.R. N VI
PUCALLPA
Z.R. N VII
HUARAZ
Z.R. N VIII
HUANCAYO

29.
En qu lugar se encuentran sus archivos
administrativos? (puede marcar ms de una
alternativa)
Z.R. N I
PIURA

Oficina
Administrat
iva
Oficina
Administrat
Z.R. N III
iva
MOYOBAMBA
Z.R. N II
CHICLAYO

Z.R. N IV

Sede
Zonal
Oficina
Registral
Oficina
Registral

Sede
Zonal

Local de terceros
(arrendado o
cedido)

Local alquilado

IQUITOS
Z.R. N V
TRUJILLO

Oficina
Registral

Sede
Zonal
Local de terceros
(arrendado o
cedido)
Local de terceros
(arrendado o
cedido)

Z.R. N VI
PUCALLPA
Z.R. N VII
HUARAZ
Z.R. N VIII
HUANCAYO

Oficina
Administrat
iva
Oficina
Administrat
iva

Z.R. N IX
LIMA
Z.R. N X
CUSCO
Z.R. N XI
ICA

Sede
Zonal
Oficina
Registral

Oficina
Administrat
iva

Oficina
Registral

Sede
Zonal
Archivo tercerizado
a empresa
especializada

Z.R. N XII
AREQUIPA

Local de terceros
(arrendado o
cedido)

Z.R. N XIII
TACNA

VI.

REQUERIMIENTOS

30.
Cules
considera
son
los
tres
requerimientos ms urgentes que tiene su
oficina en materia de archivo?

ZONA REGISTRAL

1
Requerimiento

Acondicionamiento
de archivo con
Z.R. N I PIURA
accesos, proteccin
y seguridad
Se impulse la
ejecucin del
proyecto de
Z.R. N II CHICLAYO
construccin o
remodelacin del
local.
Z.R. N III
Infraestructura de
MOYOBAMBA
material noble.
Z.R. N IV IQUITOS

Contratar a un
personal

2 Requerimiento

3 Requerimiento

Estantes adecuados

separacin por reas

Adquirir equipos para el

acondicionamiento
integral de los archivos
administrativos.

Designar a un
trabajador responsable
del archivo
administrativo.

Implementacin
adecuada del ambiente
del archivo

Capacitacin al
personal en manejo
archivstico.

Z.R. N V TRUJILLO

Tercerizar el archivo
administrativo

Se requiere la
contratacin de 01
Z.R. N VI
personal CAS para
PUCALLPA
realizar las labores
de archivo
administrativo
Bsqueda de
resolucin
Z.R. N VII HUARAZ
jefaturales y
gerenciales
Se requiere un
nuevo local
Archivadores
Crear una oficina
para archivo
administrativo
Z.R. N VIII
Responsable de
HUANCAYO
archivo
administrativo
Tener ambiente
adecuado: tamao y
material de
construccin independiente
Que los documentos
Z.R. N IX LIMA
puedan ser enviados
al archivo general
Mejoramiento del
ambiente con
Z.R. N X CUSCO
caractersticas
especficas para
archivo
Instructivo que
regule la adm. de
archivos y
Z.R. N XI ICA
contemple
eliminacin de
documentacin
antiguos
Z.R. N XII
AREQUIPA
Habilitacin de
Ambientes y
Z.R. N XIII TACNA
Sistema de
Seguridad

31.
Tiene
algn
sugerencia, etc.?

Adecuar ambientes
destinado al archivo
administrativo

Contratacin de
personal dedicado al
archivo administrativo

Se requiere el
Presupuesto para la
contratacin de personal

Directivas

Bsqueda de
comprobantes de pago,
ordenes de servicio, etc.

Bsqueda de informes,
cartas, memorndum,
etc. (diferentes
unidades)

Personal capacitado

Archivos mviles

Espacio para guardar

Ambiente fsico
Contratar un
responsable de
archivos

Crear una directiva para

manejo de archivo

Ambiente apropiado para

la conservacin de los
Directiva nacional
archivos administrativos

Estantes adecuados

Programa informtico
de almacenamiento

Capacitacin del
personal

Personal para
administracin de
archivos

Infraestructura
adecuada

Mejoramiento de las
Condiciones del local de
Archivo para su
operatividad.

Asistencia a
Capacitacin realizada
por el Archivo General
de la Nacin.

comentario

adicional,

Z.R. N I
PIURA
Z.R. N II
CHICLAYO
Z.R. N III
MOYOBAMB
A
Z.R. N IV
IQUITOS
Z.R. N V
TRUJILLO
Z.R. N VI
PUCALLPA
Z.R. N VII
HUARAZ

Z.R. N VIII
HUANCAYO
Z.R. N IX
LIMA
Z.R. N X
CUSCO

La oficina Zona tiene planificado el acondicionamiento del archivo administrativo con

estantes adecuados, separacin de rea, iluminacin natural, proteccin contra la
lluvia e inundaciones, accesos adecuados, inventario y control por rea.
Que se centralice la informacin administrativa de las Oficinas Registrales en un solo
archivo administrativo de la Sede Registral, despus de 02 aos de su emisin, con la
finalidad de preservarlos y evitar su deterioro.
Se debe establecer y ejecutar poltica integral de infraestructura de Zonas Registrales
Incorporar en la estructura orgnica el cargo de archivo administrativo para la Sede
Trujillo y para cada Oficina Registral.
Se sugiere que se emitan Normas para todas las zonas respecto a la
Implementacin, manejo y administracin de los archivos administrativos.
Sera conveniente que la Sede Central de la SUNARP apruebe una Directiva sobre
Archivo Administrativo, y se implemente a nivel nacional, a fin de garantizar el
funcionamiento de los Archivos Administrativos de una manera ms ordenada y con
todas las medidas y/o mecanismos de seguridad, por la gran importancia y el valor
que poseen los documentos que se almacenan en dichos Archivos.
La unidad de Planeamiento y Presupuesto, comparte el espacio del Archivo
Administrativo con la Unidad de Administracin. / UAJ: Es una buena iniciativa
preocuparse por la oficina de archivos administrativos. JEF: Implementacin urgente
de los archivos administrativos (Infraestructura y Directiva)
UREG: En todas las
zonas registrales debe existir y/o construirse ambientes adecuados para los archivos
administrativos de las distintas jefaturas.
Proporcionar capacitacin
-

Z.R. N XI
ICA

- Con adecuado instructivo que regule la administracin de los archivos

administrativos, se podra eliminar documentacin que ya no sea necesaria archivar o
conservarla, esto incidira en recuperar arias para poder almacenar correctamente la
documentacin actual.
- En el caso de los archivos administrativo de la diferentes unidades y rea, son los
responsables del orden y acceso a la documentacin de cada una de ellas.
- En el caso de las Oficinas Registrales de Chincha, Pisco, Nasca, Ayaucho y Huanta,
la documentacin administrativa (Informes, oficios, Normas legales, cargos de
publicidad, etc) se archivan en las bvedas registrales, lo cual no es mucho sin
embargo no tiene rea exclusiva.

Z.R. N XII
AREQUIPA

Z.R. N XIII
TACNA

Es oportuna la presente encuesta ya que permite conocer la situacin real del Archivo
Administrativo de la Zona Registral N XII; es necesario mencionar que a la fecha el
Archivo Administrativo de la Zona Registral N XII se encuentra en pleno proceso de
traslado de local, as como la instalacin de los sistemas de seguridad, mejoramiento
de las condiciones del local de archivos, e implementacin de mejoramiento en la
calidad del servicio de atencin al usuario del archivo administrativo.