102316-Manual 3128 WEB

LENGUAJE Y ESTILO
ADMINISTRATIVO.
REDACCIN DE DOCUMENTOS.
Lenguaje y Estilo Administrativo.

Redaccin de documentos.
Ao 2014.
Autores:
Fernando Snchez Alonso
Los contenidos de este manual estn bajo una licencia Creative Commons de tipo Reconocimiento No
Comercial Sin Obra Derivada. Se permite su copia y distribucin por cualquier medio siempre que mantenga el
reconocimiento de sus autores, no haga uso comercial de las obras y no realice ninguna modificacin de ellas.
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Lenguaje y estilo
administrativos. Redaccin de
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documentos
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Manual del curso
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Fernando Snchez Alonso
Lenguaje y estilo administrativo. Redaccin de documentos
INTRODUCCIN
Tiempo es este de turbulencias, tiempo de cambios. La Administracin afronta

dificultades serias de diversa clase, pero quiz la peor de todas sea la prdida de
confianza e imagen ante los ciudadanos. Voces hay que con argumentos
catastrofistas y nada inocentes quieren hacerla pasar por ser aparato
mastodntico, costoso e inoperante.
Pese a todo, la actividad que realiza sigue siendo clave en la articulacin de la
sociedad del bienestar; si bien es cierto que queda camino por recorrer para
alcanzar el nivel ptimo de calidad que requiere una sociedad que se pretende
avanzada.
Y precisamente con el fin de contribuir al avance en esta mejora del servicio que
presta la Administracin, se plantea este curso programado por la Escuela de
Administracin Pblica. Qu puede aportar un curso sobre la comunicacin
escrita para aumentar la satisfaccin del ciudadano con respecto a la
Administracin?
La comunicacin escrita es el cordn umbilical, aunque no el nico, que conecta
a la ciudadana con la Administracin. Aunque las actividades informativas
presencial y telefnica son importantes, pues suponen un primer contacto directo
e inmediato con el ciudadano, es, sin embargo, mediante el documento escrito
como se transmiten y comunican los actos administrativos, actos que producen
efectos de gran trascendencia individual o colectiva: promulgacin de normas,
autorizaciones, sanciones, regulacin de actividades, reconocimiento de
derechos, etc.
Pero por distintas causas que repasaremos a lo largo de este curso, el lenguaje
de la Administracin, un lenguaje con caractersticas propias, no rene las
suficientes condiciones para comunicar con eficacia esos mensajes de gran
importancia para el ciudadano. Porque al hablar de eficacia nos referimos a la
propiedad de las cosas de producir el efecto o prestar el servicio a que estn
destinadas.
Es acaso eficacia transmitir un mensaje que una persona de nivel medio
comprende con dificultad por la complejidad formal o sustantiva con que est
escrito? Es eficiente un documento que obliga al ciudadano a requerir
informacin aclaratoria sobre su contenido a terceros o a la propia
Administracin?
Fernando Snchez Alonso - Escuela de Administracin Pblica
En otro orden de cosas, puede deducirse de nuestro ordenamiento jurdico un

derecho del ciudadano a recibir de la Administracin documentos comprensibles?
Y en caso de que exista, cmo podra llevarse a la prctica en la comunicacin
escrita administrativa?
Este es el objetivo al que se orienta la materia de este curso: allanar las
dificultades que la comunicacin escrita ocasiona a los ciudadanos que se
relacionan con la Administracin.
Para lograrlo, propondremos dos estrategias principales:
1. Mejorar el uso de los recursos lingsticos que componen la base de los
documentos. La comunicacin escrita administrativa ha desarrollado un estilo,
unas costumbres en la redaccin, cuyas caractersticas determinan que los textos
administrativos sean difciles de comprender. Puesto que el objetivo es intentar
hacer ms comprensibles los documentos, esta primera estrategia consistir en
sugerir soluciones que disminuyan las dificultades de ese estilo administrativo.
2. Aumentar la legibilidad del documento. El material lingstico se reproduce
sobre el papel o la pantalla (en aquellos casos en que ya est en marcha la
Administracin electrnica) siguiendo una estructura, un orden. La comodidad
con que el documento se vea para poder ser ledo depender de cmo se
organice la informacin, de que las oraciones no se extiendan ms all de lo
razonable, de que los prrafos articulen lgicamente el texto, as como de la
presencia de elementos tipogrficos que ayuden al lector a asimilar la informacin
del documento.
En definitiva, se trata de proponer una simplificacin tanto del lenguaje como de
la estructura de los documentos para avanzar en esa modernizacin y mejora del
servicio pblico y, por extensin, en la mejora de la percepcin del ciudadano
sobre la Administracin.
PARTE PRIMERA
UNA REGULACIN LEGAL DEL USO DEL
LENGUAJE EN LA ADMINISTRACIN?
Existe un derecho a la comunicacin eficaz que obligue a la Administracin a

comunicarse con el ciudadano en trminos que este pueda entender?
En las pginas siguientes abordaremos los siguientes temas:
1. La regulacin existente en el mbito internacional y comunitario europeo

sobre la comunicacin con los ciudadanos, en el marco de los estndares de
una buena administracin.
2. El derecho a la inteligibilidad de las comunicaciones escritas como

elemento inseparable de la calidad y la eficacia administrativas.
3. El lenguaje administrativo actual: caractersticas y posibilidades de mejora

y modernizacin.
EL DERECHO A LA BUENA ADMINISTRACIN.

INICIATIVAS DE LA UNIN EUROPEA SOBRE LA
REDACCIN DE LEYES Y DOCUMENTOS
1. EL DERECHO A LA BUENA ADMINISTRACIN

La razn de ser de la Administracin es la gestin de los intereses generales.
Pero esta actividad esencial no puede prestarse de modo insuficiente o sin un
nivel aceptable de satisfaccin hacia los ciudadanos, sus destinatarios.
En los ltimos treinta aos se ha venido reformulando el compromiso de los
servicios pblicos con el ciudadano. La OCDE, por medio de su Comit de
Gestin Pblica, public un informe en el ao 1981 en el que se planteaba una
reforma de la gestin pblica que se adaptara al ritmo de los cambios sociales y
de las nuevas demandas que estos exigan 1. Por su parte, la Carta Europea de
los Derechos Fundamentales, de diciembre de 2000, recoge en el artculo 41 el
derecho a la buena Administracin pblica.
En qu consiste este derecho a la buena Administracin?
Este derecho fundamental de los ciudadanos frente a los servicios pblicos se
refiere a la forma en que deben actuar las instituciones pblicas: dar prioridad a la
centralidad del ser humano, abrirse a la realidad; facilitar el entendimiento y la
participacin; promover la modernizacin permanente, y reforzar la vinculacin
tica de los empleados pblicos.
Ms especficamente, la buena Administracin es la que cumple las funciones
que tiene asignadas: servicio a la ciudadana, racionalidad en su actividad,
justificacin permanente de sus actos y sus polticas; una Administracin cuyas
instituciones respondan ante la ciudadana, estn orientadas permanentemente al
inters general, a la mejora permanente de las condiciones de vida de las
personas.
Consiguientemente, este derecho de los ciudadanos a la buena Administracin
se convierte en obligacin para la Administracin, que se somete a unos
principios de actuacin que materializan el contenido de ese derecho. RODRGUEZ
2
ARANA enumera los veinticuatro principios de actuacin que conforman el
concepto buena Administracin.
1
RODRGUEZ-ARANA, JAIME (2013): El derecho a una buena Administracin para los

ciudadanos, INAP, Madrid.
2
Juridicidad, servicio objetivo a los ciudadanos, promocin de la libertad y la igualdad de
condiciones de las personas, racionalidad, igualdad de trato, eficacia, publicidad de las normas,
seguridad jurdica, proporcionalidad, ejercicio normativo del poder, imparcialidad e
2. LAS INSTITUCIONES EUROPEAS APUESTAN POR LA REDACCIN

EFICAZ
En los ltimos veinte aos las instituciones europeas han puesto en marcha
diversas iniciativas para mejorar la redaccin de las normas y los actos
comunitarios. La Gua prctica comn del Parlamento Europeo, del Consejo y de
la Comisin 3 fue publicada en 2003 como compendio de las medidas aprobadas
hasta ese momento 4.
El objetivo de la Gua es difano: la calidad de la redaccin de las normas y
documentos comunitarios es esencial para que sean mejor comprendidos y se
apliquen correctamente. Una legislacin formulada de manera clara, coherente y
precisa permitir a los ciudadanos y a los agentes econmicos conocer sus
derechos y obligaciones, y a los rganos jurisdiccionales garantizar su
observancia. Esta propuesta de mejora de la legislacin se basa en la redaccin
de textos ms claros y sencillos. Ya la primera lnea directriz establece:
La redaccin de un acto legislativo debe ser:
clara, de fcil comprensin, desprovista de equvocos;
sencilla, concisa, desprovista de elementos superfluos;
precisa, no dejar lugar a dudas en el lector.
El contenido de la Gua se complementa con un documento breve pero muy til,
dirigido al personal de la Comisin Europea que debe redactar documentos:
Cmo escribir con claridad 5. Solo el ttulo es toda una declaracin de intenciones
sobre la orientacin del documento. A travs de diez consejos para la redaccin,
la Comisin defiende que un documento claro ser siempre ms eficaz y ms
rpidamente comprendido.
independencia, relevancia en las actuaciones administrativas, coherencia, buena fe, confianza

legtima, asesoramiento, responsabilidad, facilitacin, celeridad, transparencia y acceso a la
informacin, proteccin de la intimidad, tica, debido proceso y de cooperacin. bid. pgs. 98102.
3
Puede consultarse en la siguiente direccin: http://eur-lex.europa.eu/es/techleg/index.htm.
4
Consejo: Resolucin de 8 de junio de 1993, relativa a la calidad de la redaccin de la legislacin
comunitaria (DO C 166 de 17.6.1993); Comisin: Directrices para la poltica legislativa,
documento SEC(1995) 2 255/7 de 18.1.1996; Acuerdo interinstitucional de 22 de diciembre de
1998, relativo a las directrices comunes sobre la calidad de la redaccin de la legislacin
comunitaria (DO C 73 de 17.3.1999); Declaracin n. 39 relativa a la calidad de la redaccin de la
legislacin comunitaria, aneja al Acta final del Tratado de msterdam.
5
http://ec.europa.eu/translation
EXISTE UN DERECHO DEL CIUDADANO A UNA

COMUNICACIN ADMINISTRATIVA
COMPRENSIBLE?
Ya hemos visto que en los pases del entorno de Espaa hay una vivificante
corriente a favor de que no solo el lenguaje de su Administracin sino incluso el
de las leyes se someta a una revisin que pasa necesariamente por la
simplificacin y la claridad. Existe realmente en nuestro ordenamiento jurdico
un derecho del ciudadano a recibir comunicaciones de calidad, que estn
redactadas en un lenguaje sencillo, claro y, sobre todo, adaptado a las
caractersticas de los destinatarios a quienes van dirigidas?
Intentar responder a esa pregunta es el objeto de este apartado.
1. EL LENGUAJE EN LA MODERNIZACIN DE LA ADMINISTRACIN

Cuando se habla de modernizacin de la Administracin normalmente se habla
de mejoras en los servicios pblicos para adaptarlos a las nuevas exigencias de
la sociedad: mejora de la informacin y sus canales, simplificacin de trmites y
estructuras... En suma, un aumento de la eficacia para ofrecer servicios de
calidad.
Tambin el lenguaje de los documentos, que es inseparable de esta actividad,
debe y puede modernizarse para ser accesible a cada uno de sus destinatarios y
cumplir as la funcin para la que est previsto: es decir, para su eficacia. Y
modernizarse implica en este terreno facilitar la comprensin del lenguaje,
hacerlo ms sencillo, menos complejo. Porque hay una caracterstica que
destaca del lenguaje de la Administracin: su dificultad para ser comprendido por
buena parte de la ciudadana.
Numerosos estudios sobre el lenguaje de la Administracin y su comunicacin
escrita en general han puesto de relieve que este lenguaje est lejos de ser
accesible y sencillo para la mayora de sus destinatarios. Cmo se justifica un
servicio pblico cuyas manifestaciones escritas son difciles de entender y
parecen despreocuparse de su adecuada comprensin por el ciudadano, a pesar
de las consecuencias que el acto en s puede acarrear?
2. LOS PRINCIPIOS DE ACTUACIN ADMINISTRATIVA Y SUS RELACIONES

CON EL LENGUAJE
La Constitucin, la Ley 30/1992 (LRJPAC) y otras normas (por ejemplo, la
LOFAGE) establecen los principios que rigen la actuacin de las
Administraciones pblicas. Si la Administracin es actividad material enfocada a
la gestin de los asuntos de inters general, sujeta al derecho y a un
procedimiento reglado, el lenguaje esta que utiliza como instrumento para la
consecucin de sus fines estar consecuentemente sometido a los mismos
principios.
La eficacia del lenguaje administrativo presenta dos aspectos, no siempre fciles
de conciliar:
a) que el acto refleje con toda precisin la voluntad de la Administracin;
b) que sea comprendido por los destinatarios.
Los principios de actuacin de nuestro ordenamiento recaen en uno u otro
aspecto. Por una parte, hay principios que van en direccin opuesta a la
simplificacin y la sencillez:
Principio de objetividad. La Administracin persigue el inters general. En su
actuacin no caben ni la arbitrariedad ni la subjetividad. La imparcialidad y la
objetividad se manifiestan en la necesidad de motivar los actos y el consiguiente
uso de un lenguaje preciso, de contenido jurdico, que resta sencillez al lenguaje.
Principio de jerarqua y competencia. La organizacin jerrquica de la
Administracin se manifiesta en los documentos con la expresin de las normas
que otorgan la competencia para actuar y tambin en las delegaciones de firma.
Estos datos de contenido obligatorio aumentan la complejidad y dificultan la
simplificacin.
Principio de legalidad. La justificacin obligatoria de que la actuacin
administrativa es conforme al derecho (motivacin) requiere un despliegue de
referencias legales y, en ocasiones, citas literales de estas. Si, por un lado, la
motivacin sirve de garanta de legalidad, por otro, la profusin de referencias y
normas complica la legibilidad del documento.
Principio de seguridad jurdica. El lenguaje administrativo no puede ser impreciso
ni ambiguo pues de sus actos debe deducirse un mensaje denotativo y nico, no
sujeto a interpretaciones. Uno de los recursos lingsticos que lo consolida es el
uso de una terminologa especfica y tcnica. A cambio de su especializacin, se
dificulta la comprensin porque solo los profesionales o los expertos dominan ese
lenguaje y su difusin es ms restringida.
Hay principios que pertenecen a ambos aspectos, como el principio de eficacia.

La eficacia exige un resultado concreto de la accin administrativa: comunicacin
objetiva, precisa y rigurosa; y tambin una comunicacin inteligible.
Por otra parte, hay principios de los que se puede deducir la exigencia de un
lenguaje administrativo ms sencillo:
Principio de transparencia y claridad. Obliga a la Administracin a no ser oscura
ni impedir la participacin del ciudadano en el ejercicio de sus derechos y
deberes. La recin aprobada ley de transparencia 6, refuerza este principio cuando
desarrolla en su artculo 5 cmo debe ser la informacin que suministre la
Administracin y las entidades incluidas en su mbito subjetivo:
4. La informacin sujeta a las obligaciones de transparencia ser publicada en
las correspondientes sedes electrnicas o pginas web y de una manera clara,
estructurada y entendible para los interesados y, preferiblemente, en formatos
reutilizables. Se establecern los mecanismos adecuados para facilitar la
accesibilidad, la interoperabilidad, la calidad y la reutilizacin de la informacin
publicada as como su identificacin y localizacin.
5. Toda la informacin ser comprensible, de acceso fcil y gratuito y estar a
disposicin de las personas con discapacidad en una modalidad suministrada
por medios o en formatos adecuados de manera que resulten accesibles y
comprensibles, conforme al principio de accesibilidad universal y diseo para
todos.
Principios como el de simplicidad, proximidad, accesibilidad e igualdad obligan a

reducir la complejidad de trmites y del lenguaje, a tratar a los ciudadanos
conforme a sus condiciones (adaptacin) y a despejar los obstculos en su
relacin con la Administracin.
Finalmente, hay autores 7 que de la combinacin de estos principios han deducido
la existencia de un principio de inteligibilidad. Este principio no expreso en las
leyes, servira como gua o criterio de interpretacin del contenido y de los
principios anteriores. Se puede formular como el derecho del ciudadano a
entender los documentos de la Administracin. Formulado al contrario, es el
deber de la Administracin de expresarse de forma inteligible para los ciudadanos
a quienes sirve.
Derecho a entender y obligacin de ser inteligible son dos manifestaciones de los
principios de calidad, transparencia y simplificacin administrativa. Ambos
derechos afectan al lenguaje de la Administracin por ser una parte no pequea
de la actuacin administrativa, en el mismo nivel que los aspectos organizativos,
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen

gobierno (BOE n. 295, de 10 de diciembre).
7
CONDE ANTEQUERA, JESS (2009): Lenguaje administrativo y Derecho: el lenguaje como
aspecto de la actividad administrativa, Aranzadi, Pamplona
de simplificacin
modernizacin.
de
trmites,
de
profesionalizacin,
accesibilidad
EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO
Es verdaderamente difcil de entender el lenguaje administrativo?

La mayor parte de los estudiosos del lenguaje de la Administracin, fillogos o
juristas, coinciden en sealar la dificultad del lenguaje administrativo, porque es
un lenguaje para especialistas, que no siempre se ajusta al perfil del destinatario
a quien va dirigido.
Pero si un ciudadano de nivel medio no puede comprender por completo los
mensajes que recibe de la Administracin, se puede decir que el lenguaje
administrativo cumple su funcin? Acaso debera la ciudadana incrementar su
nivel de conocimientos sobre la Administracin para poder comprender el
contenido de sus actos y sus documentos? A quin corresponde el esfuerzo de
adaptacin? Los apartados que vienen a continuacin intentarn responder a
estas preguntas.
1. QU ES EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO?
Comencemos por el principio. Podemos definir el lenguaje administrativo como el
uso de la lengua que ha ido creando la burocracia administrativa para la gestin
de los servicios pblicos en sus relaciones internas y externas. 8
Esta definicin nos permite conocer qu es el lenguaje administrativo, por qu es
as y tambin nos permitir al final preguntarnos si ha de seguir siendo as.
En primer lugar, destaca el hecho de que el lenguaje administrativo es emitido
por los rganos de la Administracin y no es interactivo, sino unidireccional: va de
la Administracin al ciudadano.
La segunda conclusin es que se trata de un lenguaje que se ha ido haciendo,
en cuyo desarrollo han tenido mucho que ver la tradicin jurdica y la costumbre,
como veremos.
Finalmente, este lenguaje es el medio de comunicacin entre la Administracin y
los ciudadanos y entre las Administraciones.
RAMN SARMIENTO en
El lenguaje de la Administracin, Revista de Llengua i Dret, n. 43, 2005.
10
2. CARACTERIZACIN DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO

Tres son los condicionantes de uso que configuran el lenguaje administrativo y
determinan su estilo:
su carcter institucional;
su estrecha relacin con los lenguajes forense, legal y jurdico (los
denominados lenguajes del poder);
su condicin de lenguaje tcnico, especializado.
2.1. Carcter institucional

La Administracin, a la que las leyes han otorgado el carcter de autoridad
pblica, tiene como fin satisfacer los intereses generales. Para el cumplimiento de
esta funcin goza de unas prerrogativas que le permiten intervenir en la esfera
individual o colectiva a travs de actos normativos, prescriptivos, informativos.
Una de las consecuencias de esta condicin institucional, de autoridad, es el tipo
de relacin que se establece entre la Administracin y el ciudadano: es una
relacin estrictamente profesional, funcional.
Otro hecho con importantes repercusiones en el estilo es que, como contrapartida
a las prerrogativas mencionadas anteriormente, la Administracin est obligada a
justificar que cada uno de sus actos est sujeto al ordenamiento jurdico y
previsto en el procedimiento administrativo. Esta obligacin impone un contenido
obligatorio en los documentos, sealadamente una multitud de referencias
continuas a las leyes o normas que se han aplicado, e incluso las citas de
fragmentos literales de dichas leyes.
Estos factores imprimen un alto grado de formalidad que se manifiesta en el estilo
en dos aspectos: la impersonalidad y la solemnidad.
La impersonalidad. La Administracin debe actuar con objetividad y neutralidad.
Esta pretensin de imparcialidad se manifiesta en el lenguaje difuminando del
documento cualquier referencia personal al emisor, quien se oculta tras la
denominacin del cargo o de la institucin. Para disipar cualquier asomo de
subjetividad, el redactor recurre a las oraciones pasivas, pasivas reflejas y otras
estructuras impersonales.
Solemnidad. La funcin pblica parece exigir unas formas de expresin
reiterativas, rebuscadas, adornadas con giros que se apartan del lenguaje
comn. Es verdaderamente necesario ese estilo para ejercer su papel de
Administracin?
Qu efectos provocan la impersonalidad y la solemnidad sobre el lenguaje
administrativo? El alto nivel de formalidad determina un estilo ampuloso, forzado
y poco natural, que marca excesiva distancia y frialdad con respecto a su
11
destinatario y transmite la percepcin de una Administracin anquilosada y poco

accesible.
Lo que se le comunica para su conocimiento y efectos, advirtindole que de
no realizar las actividades que han producido la paralizacin del
procedimiento en el plazo de tres meses, se proceder a la caducidad del
mismo, archivando todas las actuaciones, sin perjuicio de las medidas
sancionadoras que comporte la inactividad imputable a usted como
interesado.
Aunque se han conseguido avances notables, an sobreviven en el estilo
administrativo algunas expresiones que revelan el trato desigual y distante que se
ha dispensado a los ciudadanos en otras pocas: suplicar, elevar un escrito,
rogar, tener el honor de informar; as como otras expresiones afortunadamente
derogadas por la Orden de 7 de julio de 1986, como Dios guarde a usted muchos
aos, con el debido respeto y consideracin, es gracia que espera merecer del
recto proceder de V. I.
2.2. El influjo de los lenguajes del poder. La tradicin en el lenguaje
administrativo
El lenguaje administrativo est inevitablemente influido por los lenguajes
denominados del poder, categora a la que pertenecen el lenguaje de las leyes
(lenguaje legal), el lenguaje de los jueces (lenguaje forense) y en general el
lenguaje derivado de los estudios doctrinales sobre el derecho (lenguaje jurdico).
Su influjo llena los documentos administrativos de trminos jurdicos
especializados, de expresiones latinas o arcasmos que estos lenguajes han
heredado desde siglos y cuyo uso constante ha convertido en modelos de
redaccin inalterables y hasta venerados.
Este apego conservador e inmovilista se manifiesta en expresiones como hallar
conforme, venir obligado, significar (con valor de comunicar), expediente de su
razn, venir en resolver, por ende o los resultandos y considerandos, que todava
pueden observarse en muchas resoluciones.
Algunos de los problemas de comprensin y legibilidad que plantea el lenguaje
administrativo tienen que ver con la pervivencia de estas formas anticuadas. Es
necesario recordar que este lenguaje, ms que ningn otro de los denominados
del poder, va dirigido a destinatarios muy amplios, para los que son desconocidas
e inslitas muchas de estas expresiones ajenas al uso comn y actual de la
lengua estndar.
2.3. La tecnicidad del lenguaje administrativo
La tercera de las caractersticas deriva de la condicin del lenguaje administrativo
como funcional, especializado en la transmisin de los mensajes oficiales. La
necesidad de utilizar un lenguaje preciso y denotativo, en el que no caben
ambigedades ni interpretaciones, ha creado un conjunto de trminos especficos
12
de la actividad profesional administrativa: los tecnicismos. Algunos son de nueva

creacin, otros son palabras ya existentes en la lengua que en el uso
administrativo toman acepciones particulares, no registradas en los diccionarios,
como por ejemplo decaer, caducidad, diligencia, firmeza, de plano, audiencia,
dejar sin efecto, etc.
La ventaja de estas palabras tcnicas es el alto grado de precisin con que
permiten comunicar los mensajes y condensar una informacin que, de otro
modo, requerira numerosas explicaciones y definiciones. En cambio, tienen el
inconveniente de que la comprensin efectiva de este lenguaje se restringe a los
profesionales familiarizados con sus trminos. Esta circunstancia impone una
injusta desigualdad con respecto a los ciudadanos no expertos.
3. EL ESTILO ADMINISTRATIVO: LUCES Y SOMBRAS

Ya hemos visto que las condiciones de produccin y de uso del lenguaje
administrativo establecen unas caractersticas de estilo que presentan ventajas e
inconvenientes para la eficacia de la comunicacin. El estilo del lenguaje
administrativo es el resultado, por un lado, de la acentuacin de los rasgos
derivados de su condicin institucional y tcnica, y, por otro, de su resistencia al
cambio, del abuso y de la repeticin de las mismas frmulas y expresiones. A
continuacin veremos cmo se reflejan estos rasgos en la lengua.
3.1. Lxico tcnico, culto y poco comn
Desde el punto de vista del lxico (vocabulario), se caracteriza por el empleo de
palabras de uso poco comn.
Lxico tcnico: los tecnicismos. La necesidad, que se transforma en obligacin,
de transmitir informacin precisa, denotativa y sin margen a la ambigedad,
propia de los lenguajes funcionales, impone el predominio de palabras de
especialidad: los tecnicismos. Estas palabras denominan conceptos de carcter
tcnico, condensan informacin muy precisa y especializada y son realmente
eficaces para garantizar la seguridad jurdica.
Cultismos y palabras rebuscadas. Son palabras que pertenecen al nivel culto de
la lengua en coexistencia con equivalentes ms sencillos. Se adoptan por
algunos grupos de hablantes (y especialmente por el lenguaje administrativo)
para distinguirse y diferenciarse de la lengua comn o para buscar nuevas formas
de expresin (neologismos), que no siempre aportan riqueza expresiva a la
lengua (computar/contar; lleno/pleno; anticuado/obsoleto; aperturar/abrir).
El uso excesivo de este tipo de palabras puede dificultar la compresin de los
documentos por el no especialista, en la medida en que estas palabras quedan
fuera del alcance de muchos ciudadanos por su especializacin y su uso
restringido.
13
Qu es preferible: garantizar la precisin con la exactitud de los tecnicismos a

cambio de desproteger al ciudadano no especialista o, por el contrario, rebajar
el grado de especializacin y de precisin a favor de una mayor claridad y mayor
comprensin del ciudadano no especialista?
3.2. Arcasmo y solemnidad
El arcasmo es una palabra que ya no se usa en la lengua comn, que solo
pervive en determinados mbitos del saber, en los que se mantiene por tradicin.
En esta categora se incluyen los latinismos (accsit, inter vivos, apud acta, pro
indiviso, tribunal a quo) y otras expresiones arcaicas y al mismo tiempo
solemnes, por su artificial apartamiento de las formas de expresin del uso
general (en su virtud, por cuanto antecede, a tenor de, a mayor abundamiento,
otros, adjunto tengo el honor de elevar a V. I., etc.).
Como en el caso visto en el apartado anterior, siempre es posible elegir palabras
equivalentes en la lengua comn, que son ms fcilmente comprendidas por un
mayor nmero de ciudadanos. Por eso es aconsejable reducir el empleo de estas
expresiones a aquellos casos en que sean inevitables o, al menos, cuando los
interlocutores compartan conocimientos similares.
Por su parte, la solemnidad en el estilo es consecuencia del carcter normativo e
impositivo y el afn por la objetividad propios del papel regulador de la
Administracin. La excesiva solemnidad crea en el ciudadano la sensacin de
enfrentarse a una Administracin-obstculo poco accesible y distante.
Las manifestaciones ms evidentes de esta solemnidad las encontramos tanto en
la expresin de la autoridad (de conformidad con las competencias que me
confiere el artculo, he tenido a bien resolver, vengo en disponer, notifquese
esta resolucin a los interesados), como en las frmulas de mandato mediante el
uso impropio de algunos tiempos verbales (en el plazo de diez das comparecer
[por deber comparecer]).
De forma especial hay que considerar la impersonalidad, que se manifiesta en la
abundancia de formas impersonales. Estas formas se manifiestan en las
construcciones pasivas (la ordenanza ha sido aprobada por el Pleno, en lugar de
el Pleno ha aprobado la ordenanza, las pasivas reflejas (se informa de lo
siguiente, en lugar de informo de lo siguiente) o las impersonales propiamente
dichas.
Tambin en el uso de la tercera persona o las formas no personales de los
verbos (se ha recibido en esta seccin; se remite el presente expediente; se
informa por este agente medioambiental; a plena satisfaccin de esta jefatura;
examinado el expediente de referencia, iniciado en virtud de la peticin
formulada...). La desaparicin de las referencias personales al emisor provoca
distanciamiento con respecto al destinatario.
14
3.3. Monotona, rigidez y formulismo

El lenguaje administrativo es poco dado a las innovaciones. Cuando una
expresin se consolida, se repetir una y otra vez por costumbre y comodidad.
As se crean frmulas o muletillas que invariable y repetidamente aparecen en los
documentos (se hace pblico para general conocimiento; lo que comunico para
su conocimiento y efectos; dispongo que se cumpla en sus propios trminos la
sentencia; visto el expediente de referencia; adjunto se remite). Su repeticin
imprime monotona y rigidez al estilo y hace perder eficacia comunicativa.
La rigidez tambin se hace presente en el contenido obligatorio exigido por ley
(referencias legales en la motivacin, expresin de los recursos admisibles contra
el acto), que a veces ocupa varios prrafos. Este contenido resta dinamismo al
estilo y distrae la atencin del lector del mensaje esencial que intenta transmitir el
documento.
4. COMPLEJIDAD Y PROLIJIDAD: MS ES MEJOR?

El lenguaje administrativo tiende a la complejidad. Ya hemos visto ms arriba que
prefiere las palabras rebuscadas y las expresiones extensas antes que las
sencillas y concisas, porque cree encontrar en ellas la precisin y la especificidad
acordes con el papel institucional. Un rasgo derivado de esa tendencia es la
predileccin por las oraciones largas, compuestas de interminables incisos,
perfrasis explicativas y reiterativas.
Las oraciones extensas, a veces de hasta doscientas palabras, se acomodan en
prrafos de gran extensin, o incluso una nica oracin es un solo prrafo, y ese
prrafo es el texto entero.
Qu consecuencias acarrea esta predileccin por los perodos largos?
La capacidad retentiva del cerebro en el proceso de lectura solo permite operar
con una cantidad limitada de palabras para poder entender y asimilar la
informacin. Ese lmite est en torno a las veinte palabras de media y se reduce
cuanto ms abstractas e inusuales sean las palabras empleadas. Una redaccin
que no tenga en cuenta estos lmites obligar a varias lecturas para poder captar
el mensaje, con la consiguiente prdida de tiempo que se inflige al lector, si es
que finalmente logra entenderlo.
5. CONCLUSIONES
La caracterizacin que acabamos de esbozar nos permite alcanzar una primera
conclusin: el lenguaje administrativo, como instrumento para la comunicacin
15
interna y externa de la Administracin, tiende a la complejidad y no es del todo

accesible.
En primer lugar, porque se acerca ms a un lenguaje de especialistas en el que
abundan los trminos tcnicos; en segundo, porque presenta un nivel culto por
los recursos gramaticales que elige para transmitir la informacin; y finalmente,
porque se preocupa ms por la precisin del mensaje que por la eficacia en la
transmisin.
Esa dificultad del lenguaje administrativo y de la redaccin de documentos es
intrnseca a la accin administrativa y, por tanto, inevitable? Es posible modificar
estas condiciones para que un mayor nmero de ciudadanos no especialistas
pueda entender los escritos de la Administracin? Cmo debera ser, entonces,
el lenguaje administrativo?
Estas son las caractersticas ideales que debe reunir una comunicacin escrita de
calidad en la Administracin:
1. Eficacia en sentido doble:
para expresar con precisin y sin ambigedades los actos administrativos;
para transmitirlos al destinatario de forma clara y comprensible.
2. Eficiencia y economa para conseguir cumplir los objetivos con los menores
recursos por parte de la Administracin y esfuerzos por parte del destinatario.
3. Accesibilidad e inteligibilidad para la ciudadana en general.
4. Desde el punto de vista del uso del lenguaje, es necesario que se adapte al
destinatario y que, adems, rena las siguientes caractersticas:
Claridad para que se pueda entender sin dificultad.
Precisin para que no d lugar a ambigedades.
Concisin para eliminar lo que sea superfluo.
Correccin para que se ajuste a las normas de escritura del idioma.
16
PARTE SEGUNDA
CMO CONSEGUIR UNA COMUNICACIN ESCRITA
ACCESIBLE Y EFICAZ
Qu ventajas tiene un lenguaje administrativo ms sencillo y ms claro?

Un documento es claro cuando es fcil de comprender. Pero esto no significa que
tenga que ser comprendido por todo el mundo; es el destinatario especfico quien
tiene que comprender lo esencial. Por tanto es fundamental adaptar el lenguaje
del documento a su destinatario.
Pero en el mbito administrativo hay materias que se prestan menos a la
posibilidad de simplificacin. Qu se puede hacer entonces? Aun en esos
casos, es necesario un esfuerzo para no aadir a la complejidad propia de la
materia la dificultad de la forma del documento.
Si nos dirigimos a los ciudadanos mediante un lenguaje que comprendan sin
dificultad obtendremos un beneficio directo:
1. La imagen de la Administracin ser ms positiva porque mejorar la relacin
con el ciudadano, que se sentir protagonista y no un simple expediente.
2. El trabajo del funcionario se simplifica pues disminuirn las dudas o consultas
adicionales: llamadas, visitas, errores de interpretacin que la oscuridad del
documento pueda provocar.
3. La legibilidad de aquellos documentos que tienen efectos jurdicos es an ms
importante, pues si los ciudadanos los comprenden mejor, sern ms iguales
ante la ley.
Pueden desarrollarse estrategias o habilidades que permitan atemperar las
dificultades de los textos administrativos y facilitar la comunicacin con el
ciudadano?
S, se puede. A travs de una serie de recomendaciones sobre el estilo y la
redaccin de documentos, proponemos cinco estrategias para acometer la
necesaria mejora de la comunicacin escrita de la Administracin:
1. Cmo conseguir atraer al lector, interesarlo por el documento
2. Seleccin de las palabras
3. Construccin de oraciones o frases
17
4. Destacar la estructura del texto

5. Diseo visual del documento
18
ESTRATEGIA PRIMERA
CMO INTERESAR Y ATRAER AL LECTOR
Interesar y atraer al lector por el contenido del documento asegura mayor

disposicin para la lectura y, en consecuencia, una mejor comprensin de la
informacin. Dentro de esta estrategia podemos establecer los siguientes
objetivos:
1. DIRIGIRSE DIRECTAMENTE AL DESTINATARIO

Los actos de la Administracin pueden tener un destinatario individual o un
destinatario genrico. Cuando el lector o destinatario est bien definido y no haya
riesgo de ambigedad, puede entablarse un dilogo para que la relacin sea
menos fra y menos impersonal: eso lo har sentir bien atendido y ms interesado
en el mensaje.
2. ADOPTAR EL PUNTO DE VISTA DEL LECTOR

Los intereses informativos del destinatario no siempre coinciden con los de la
Administracin. Saber ponerse en su lugar ayudar a decidir cunta informacin
necesita y en qu orden.
19
ESTRATEGIA PRIMERA
CMO INTERESAR Y ATRAER AL LECTOR
DESARROLLLO DE OBJETIVOS
1. DIRIGIRSE DIRECTAMENTE AL DESTINATARIO

Este primer captulo de relaciona la forma en que se presenta el emisor en el
texto, y en menor medida el destinatario, con la objetividad, la neutralidad o la
subjetividad por medios lingsticos.
El emisor de los documentos administrativos es siempre una persona que
desempea un cargo de la Administracin. Conforme a esa condicin, debe
actuar alejado de cualquier impulso personal o interesado. En los escritos
administrativos hay una permanente intencin del emisor de distanciarse
respecto al objeto o la materia de que trata y transmitir objetividad.
Por esa razn, ha sido prctica comn que se recomendara en cualquier caso la
presentacin del emisor en tercera persona del singular, como reflejo de esa
imparcialidad.
No obstante, los manuales modernos de redaccin administrativa, espaoles y
europeos, recomiendan modificar esa costumbre y personalizar los documentos
con otros recursos lingsticos que acerquen la distancia emisor-destinatario.
Cmo aparecen el emisor y el destinatario en los escritos de la Administracin?
1.1. Cmo se hace presente el emisor en el texto
El emisor puede hacerse presente en el documento como yo o nosotros.
Tambin puede aparecer en estructuras impersonales de tercera persona.
Veamos las consecuencias de cada una de ellas.
Primera persona del singular
El yo tiene la gran ventaja de que crea una relacin personal y directa con el
lector/destinatario porque reduce la distancia entre ambos. Adems, con el uso
de esta forma personal, el emisor se responsabiliza sin ambages del contenido
del enunciado.
20
Es especialmente aconsejable cuando el destinatario es una persona concreta a

la que nos dirigimos y, en especial para informar de la accin principal del
documento: autorizo, dispongo, comunico, certifico, informo, solicito, adjunto.
Sin embargo, el yo pblico presenta dos inconvenientes:
Que puede entenderse como arrogancia o imposicin al lector, cuando

quien lo utiliza no tiene otorgado el suficiente grado de autoridad o
legitimidad (Le ordeno que reponga la zona a su estado anterior).
Que en las peculiares circunstancias de redaccin, quien redacta no

suele ser la misma persona que finalmente formaliza el documento).
La primera persona del plural

Tiene como ventaja dar una impresin dinmica y de labor de equipo al
destinatario y evita una imagen muy personalizada del emisor, cuya
responsabilidad se reparte con el grupo.
La referencia al nosotros puede ser ambigua: nosotros son el emisor y el
destinatario o el conjunto del servicio administrativo? Si existen dudas, mejor
prescindir del nosotros.
La tercera persona
La tercera persona ha sido hasta ahora la forma preferida y hasta obligatoria
en la redaccin de documentos administrativos, ya que ha sido considerada
modelo de formalidad y del tono neutral y objetivo propio de la Administracin.
Qu efectos provoca su empleo?
Distancia al emisor con respecto a los hechos, lo que se ha entendido

como un rasgo de imparcialidad.
Crea un efecto de objetividad al borrar cualquier referencia personal al

emisor y alejarlo del objeto que trata.
Impone un estilo impersonal e indirecto, distante del destinatario.
Las modalidades en que puede aparecer la tercera persona son diversas y

responden en cada caso a unos objetivos diferentes:
Las estructuras impersonales con se (se ha solicitado la prctica de

pruebas ante el instructor del procedimiento), pasivas y pasivas
reflejas, que estudiaremos con ms detalle en la estrategia tercera.
21
Referencias lxicas de personas. El locutor se refiere a s mismo

mediante grupos nominales tales como esta direccin general, este
departamento, el que suscribe
Estructuras copulativas compuestas del verbo copulativo (ser, parecer,

estar, resultar) + adjetivo + secuencia: No es posible acceder a su
peticin porque; es necesario completar la documentacin presentada
con
Estas estructuras hacen desaparecer cualquier rastro personal y
permiten formular afirmaciones categricas de valor universal: una
opinin genrica se convierte en afirmacin general, que transmite un
alto grado de objetividad, aunque ficticia.
Estructuras con sujetos personales cuyo verbo expresa acciones no

realizadas por personas y que no afectan a personas, en apariencia
independientes del emisor y del destinatario: esta interpretacin de los
hechos defiende la falta de responsabilidad del vehculo en la colisin
Identificacin del emisor. La formalizacin

Para que el lector perciba que hay una persona al otro lado del documento, es
necesario que, junto a la prioridad a la primera persona del singular se identifique
oficial y personalmente a quien se responsabiliza del documento mediante su
firma. Esta identificacin se denomina formalizacin.
Se entiende por formalizacin la garanta de que el documento y la voluntad del
emisor son autnticos. La formalizacin se acredita mediante la firma manuscrita
o el uso de tcnicas o medios electrnicos, como la firma electrnica (Art. 3 del
Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios
de imagen institucional y se regula la produccin documental y el material
impreso de la Administracin General del Estado)
La formalizacin es obligatoria en todo documento que contenga actos
administrativos, incluidos los de mero trmite; en los restantes, especialmente los
de contenido informativo, es suficiente con que quede constancia del rgano
autor del correspondiente documento.
1.2. El destinatario
El tratamiento ser preferentemente usted, ustedes, que expresa el grado de
formalidad y de respeto recomendable en la relacin ciudadano-Administracin.
Solo en el caso excepcional de las cartas entre cuyos interlocutores exista una
relacin estrecha o de los documentos internos entre compaeros, podr darse al
destinatario el tratamiento de t o vosotros.
22
Una vez ms, distinguiremos cuando el destinatario es individualizado que

cuando es genrico. En el primer caso, es siempre recomendable que aparezcan
marcas directas referidas al destinatario, como usted/ustedes u otras palabras
(verbos, pronombres) cuyo referente ser ese sujeto expreso o elptico:
En contestacin a su nota interior de 5 de febrero de 2014, le acompao
La solicitud que (ustedes) haban dirigido al instructor para que se les
considerase interesados en el procedimiento se fundamentaba en
Cuando el destinatario sea genrico, podrn utilizarse las formas impersonales
vistas ms arriba:
En contestacin a las alegaciones presentadas en la fase de exposicin
pblica
expresin en la que no se especifica quines las han presentadas, sino que el
mensaje se centra en las alegaciones, no en el autor).
2. ADOPTAR EL PUNTO DE VISTA DEL LECTOR

Por qu es importante adoptar el punto de vista del lector en la organizacin de
la informacin que se comunica al lector?
porque permite adaptar la informacin a sus conocimientos;
porque consigue atraer su inters hacia el contenido del mensaje al
resultarle comprensible.
2.1. Ordenar la informacin segn los intereses del lector/destinatario
En trminos generales, informar es una actividad por la que un emisor se dirige a
un destinatario para modificar o ampliar sus conocimientos con datos son (o
presupone que son) nuevos para el destinatario. Cuando construye el texto, el
emisor adapta la informacin que proporciona a los conocimientos del
destinatario: aquello que el emisor cree que el lector/destinatario debe saber.
Pero esta decisin previa implica que con ms o menos precisin el emisor da
por conocidos unos conocimientos y otros no.
El orden de la informacin que se plasma en el documento responde a esta
evaluacin previa de los conocimientos que el destinatario tiene. En cada
enunciado hay una informacin que se da por conocida y otra que es el aporte de
nueva informacin:
El plazo que tiene la Administracin para resolver este procedimiento es de
tres meses.
23
Este enunciado est construido como respuesta a una pregunta inicial qu plazo
tiene para resolver la Administracin? La informacin nueva aparece por lo
general despus de la conocida.
Por eso, es importante que a la hora de redactar un documento se disponga la
informacin de acuerdo con los intereses informativos del destinatario, que no
siempre coinciden con los de la Administracin. Saber ponerse en su lugar
ayudar a decidir cunta informacin necesita y en qu orden.
Veamos el siguiente ejemplo:
De conformidad con el art. XX del Real Decreto, la documentacin
necesaria para obtener la exencin del impuesto es la siguiente:
- Certificacin R-104 (para las personas jurdicas residentes en Espaa).
- Certificacin EUR 276 (para los ciudadanos de la CEE).
Con este orden, la importancia informativa recae en la norma antes que en la
situacin concreta de las personas que tendran derecho a la exencin de un
impuesto, segn su nacionalidad. En el ejemplo estas posibilidades de exencin
se disponen en funcin del tipo de documento (este es el punto de vista de la
Administracin), lo que obliga al ciudadano a leerlas todas para saber en qu
grupo se encuentra y cules son los documentos que necesita presentar.
En este otro ejemplo, hay una disposicin distinta:
La documentacin necesaria para obtener la exencin del impuesto es la
siguiente:
- Para las personas jurdicas residentes en Espaa: certificacin R104
- Para los ciudadanos de la CEE: certificacin EUR 276
(Art. XX del Real Decreto)
Aqu la clasificacin de los documentos se ordena a partir de la categora de las
personas afectadas. De este modo, el interesado no tiene que leer ms que la
lnea que le afecta. En este segundo ejemplo la informacin est orientada ms
hacia el inters del lector
De igual modo, en la formulacin de situaciones o requisitos, necesario ver con
los ojos del lector. Para ello se puede utilizar la estructura Si Y, entonces haga X,
en lugar de Haga X si Y.
Por ejemplo:
24
El permiso por maternidad puede prolongarse si el nio ha tenido que ser

hospitalizado durante
Si el nio ha tenido que ser hospitalizado durante puede prolongarse el
permiso por maternidad.
2.2. Usar la forma interrogativa
La forma interrogativa es adecuada para los documentos que ofrecen informacin
general al ciudadano e intentan resolver sus dudas, porque:
Establece un aparente dilogo en el texto, aunque la respuesta la d el
mismo emisor que la formula.
Obliga al emisor a ponerse en el lugar del destinatario para seleccionar las
cuestiones importantes que pueden interesarle.
Dinamiza y resalta el texto, por lo que atrae la atencin del lector y le incita
a responder mentalmente la cuestin planteada.
Es especialmente recomendable en sustitucin de frmulas indirectas y tambin
para redactar subttulos:
Declaracin responsable; mejor Qu es la declaracin responsable?
En el caso en que no estuviera de acuerdo con la decisin, estar asistido
del derecho a interponer un recurso Mejor:
Qu recursos puede presentar si no est de acuerdo?
25
ESTRATEGIA 2
ESCOGER BIEN LAS PALABRAS
El uso de las palabras est sometido a dos condiciones que es necesario tener
en cuenta:
1. La propiedad o correccin. Las palabras deben utilizarse con el significado
registrado en los diccionarios, que es el aceptado por todos los hablantes, y
cumplir la funcin gramatical (adjetivos, sustantivos, adverbios) que les
corresponde.
2. La oportunidad. Una palabra puede ser idnea en un contexto determinado,
pero inadecuada en otro. En todo caso, el vocabulario debe adaptarse a las
caractersticas del intercambio comunicativo, del emisor y del destinatario.
La seleccin de las palabras de un texto o un documento ser acertada si
combina precisin y claridad.
Un texto claro es el aquel cuyo destinatario especfico es capaz de comprenderlo
sin dificultad. No conviene olvidar que un texto no tiene que ser comprendido por
todo el mundo, sino por quienes sean sus destinatarios o las personas a las que
afecte.
Esta segunda estrategia se despliega en los siguientes objetivos:
1. MEJOR PALABRAS CORRIENTES

Es preferible utilizar las palabras ms corrientes siempre que sea posible. La
raras o poco habituales son difciles de entender.
2. USAR PALABRAS CONCRETAS

Las palabras concretas despiertan ms la atencin del lector y le hablan ms
directamente.
Hay que evitar en lo posible las palabras abstractas y equilibrar el uso de verbos
y sustantivos, sin abusar de las nominalizaciones.
26
3. PRECISIN DE TRMINOS Y MANTENIMIENTO DE LA COHERENCIA

El objetivo especfico de los textos administrativos es comunicar actos e
informacin a toda clase de destinatarios (los ciudadanos, las empresas, las otras
Administraciones). Pero a veces esa informacin es muy especializada.
El uso de las palabras tcnicas (tecnicismos) aseguran la precisin, pero la
eficacia comunicativa obliga a utilizarlos con prudencia y en relacin con las
caractersticas de cada destinatario.
Si el uso de tecnicismos es inevitable, ayudaremos al lector no especializado si
explicamos el significado de los que sean ms complejos.
El empleo de sinnimos puede producir ambigedades e inseguridad: por lo
tanto, es preferible mantener la coherencia de los trminos.
Hay que ser cauteloso tambin con los trminos que en un mismo contexto
pueden tener varios sentidos: fallo (sentencia judicial)/fallo (equivocacin);
diligencia (rapidez con que se hace algo)/diligencia (acto administrativo).
Para no dar lugar a ambigedad o inseguridad es importante tambin evitar la
impropiedad en el uso del lxico.
4. USAR CON PRECAUCIN LAS ABREVIACIONES

Las abreviaciones (abreviaturas, siglas y smbolos) permiten una lectura ms
rpida, pero hay que asegurarse de que todo el mundo puede conocerlas.
27
ESTRATEGIA 2
ESCOGER BIEN LAS PALABRAS
DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS
1. PALABRAS CORRIENTES Y PALABRAS REBUSCADAS

La lengua comn o estndar es aquella que puede emplear un hablante espaol
de nivel cultural medio. Su amplitud permite una gran variedad de posibilidades
de uso, desde las palabras sencillas a otras ms complicadas, sin perder por ello
su condicin de lengua comn.
El estilo del lenguaje administrativo tiende a prescindir de las palabras usuales y
a sustituirlas por trminos poco frecuentes, como si aquellas fueran impropias de
este tipo de lenguaje. Pero el lenguaje de la Administracin no necesita ser
rebuscado para expresarse con formalidad.
Veamos algunas de las caractersticas de esta tendencia al rebuscamiento.
1.1 Preferencia por los trminos inusuales de la lengua
Con ella el lenguaje administrativo se convierte en una jerga culta con
pretensiones de elegancia, repleta de voces difciles de entender para el
ciudadano, que solo puede formarse una idea vaga del mensaje transmitido o se
ve obligado a buscar su significado en las acepciones marginales del
diccionario, si acaso las recoge. Ejemplos:
Trmino
contemplar
conferir
expirar
Alternativa
Comentarios
prever, regular, establecer,

tener en cuenta
Curioso el caso de esta palabra. No

existe con tal sentido en el DRAE,
porque se ha tomado del ingls to
contemplate. Est pasando del
lenguaje jurdico y administrativo a la
lengua comn.
dar, otorgar, atribuir
Quin usa el verbo conferir fuera del

discurso administrativo o poltico? No
sera ms acertado sustituirlo por
sinnimos ms comunes?
terminar, acabar, concluir
Aunque con este significado est

recogida en el DRAE, no deja de ser
una personificacin, perfectamente
sustituible por verbos ms comunes
28
constituir
ser
por ende
en consecuencia, por tanto
Para evitar el verbo ser al que se

acusa de ser semnticamente
impreciso, se buscan sustitutos como
constituir, que puede confundirse con
sus otras acepciones formar,
componer
Se trata de una locucin consecutiva
propia del lenguaje literario, de escaso
uso hoy da
1.2. Palabras esdrjulas

Las palabras esdrjulas son las menos frecuentes en la lengua y por ello ms
atractivas si se quiere dar al texto apariencia de solemnidad y distincin de la
lengua general. Ejemplos:
Trmino
Alternativa
Comentarios
mbito
Terreno, campo, dominio,

espacio
parmetro
Punto de referencia,
criterio, valor constante
problemtica
problema
Ejemplo de palabra esdrjula que ha

sustituido con diferencia a las dems
posibilidades expresivas
Esta es la definicin que da el DRAE:
Variable que, en una familia de
elementos, sirve para identificar cada
uno de ellos mediante su valor
numrico. Tiene algo que ver con el
uso que se hace de ella?
Problemtica es un colectivo que
designa el conjunto de problemas que
afecta o est relacionado con algo. Es
incorrecto usarlo si se trata de un solo
problema
1.3. Creacin de palabras: neologismos

El neologismo es una palabra de nueva creacin que se incorpora al uso de una
lengua. Nuestra lengua dispone de varios procedimientos para crear palabras
Sustitucin de palabras existentes por otras nuevas creadas a partir de la

derivacin: con prefijos (in-, pre-, ante-, re-, super-, intra-, etc.); infijos
(concret-iz-ar, autenti-fi-car...) o sufijos (-al, -cin, -idad, -ario, -ante).
Composicin de palabras (todoterreno, limpiaparabrisas).
Incorporacin semntica: a una palabra ya existente se le da un

significado aadido al que tena: evento, nominar.
Por qu se incorporan neologismos?

29
por la necesidad real de llenar un vaco o ganar en expresividad;
por su prestigio mal entendido: aparentan elegancia;
por el gusto hacia la novedad y por las voces cultas no afectadas an por
el desgaste de las palabras ms comunes.
El criterio para el uso de neologismos debe tener en cuenta:

Que est justificada su necesidad porque no exista otra voz en el idioma
con que se pueda expresar la misma idea, o bien porque aada un matiz
inexistente hasta ese momento.
Que garanticen su eficacia semntica (precisin de su significado) y su
vitalidad para generar otras palabras.
Que se adapten al genio del idioma, es decir, que se reconozca una
palabra capaz de admitir accidentes gramaticales como el plural, la
derivacin, etc.
Que tengan respaldo social y acadmico.
1.4. Alargamiento de palabras
Muchas de las palabras inventadas son variantes archisilbicas de palabras ya
existentes. El alargamiento de palabras responde al gusto por apartarse de lo
comn (no confundir comn con vulgar): los trminos con muchas slabas
resultan ms prestigiosos, aaden un signo de distincin y se identifican con la
elegancia.
Neologismo
Palabra ya existente
Comentarios
intencionalidad
intencin
Acaso no significan lo mismo?Cul

es la diferencia entre ambas
palabras? La diferencia est
nicamente en el nmero de slabas
cumplimentar
cumplir
En la actualidad se suele ver como

sinnimo de cumplir. Una visita al
DRAE despejar tus dudas
obligatoriedad
obligacin
No es correcto usarla como sinnimo

de obligacin. Es una mera cuestin
de alargamiento de palabra
concretizar
concretar
Otro caso de alargamiento

innecesario
30
utilizacin
uso
con anterioridad
a
antes de
aproximamiento
acercamiento o
aproximacin
Resulta pobre la palabra uso por ser

ms breve?
Ni los adverbios de tiempo se libran
de estos alargamientos
Caso curioso en que, por el afn de
alargar la palabra, se han combinado
las dos existentes para crear una
nueva e innecesaria
2. USAR PALABRAS CONCRETAS

El uso de palabras corrientes ayuda a comprender mejor la informacin, en
especial en los casos de personas poco expertas en la materia de que se trata,
como suele ser frecuente en la comunicacin escrita de la Administracin.
2.1. La nominalizacin
El lenguaje, que ayuda al pensamiento a formar los conceptos, organiza la
realidad en torno a dos ncleos o categoras esenciales:
El sustantivo, con que se designan y se caracterizan seres o entidades: personas,
cosas materiales, concretas o abstractas, cualidades fsicas o morales, etc. En
torno a l se forma la construccin nominal, que carece de verbo: Los expedientes
disciplinarios tramitados en el ao 2012.
El verbo, palabra que designa procesos (acciones o estados) y facilita informacin
de tiempo de la accin y de las personas que intervienen en ella. Es el ncleo de
la construccin verbal: han sido revisados minuciosamente por la Inspeccin.
El predominio de una u otra repercute en la textura del estilo: la construccin
nominal proporciona informacin abstracta e impersonal, de estructura sencilla,
breve y concisa, es ms esttica; la construccin verbal, por su parte, es ms
compleja, pero menos abstracta, porque introduce las nociones de tiempo y
persona.
Compara estas dos frases:
...a efectos de la presentacin de candidaturas por parte de las
organizaciones participantes en el certamen (construccin nominal)
..para que las organizaciones que participan en el certamen presenten
sus candidaturas (construccin verbal).
La nominalizacin es el desequilibro de sustantivos en relacin con el nmero de
verbos. Mediante este recurso estilstico, recae sobre el sustantivo casi todo el
peso semntico de la oracin y se reduce al verbo a un papel auxiliar y
secundario.
31
La falta de notificacin es determinante de la ineficacia del acto (nominal)

El acto ser ineficaz si no se notifica (verbal).
Un texto que contenga abundantes sustantivos transmitir la objetividad y la
frialdad del carcter abstracto del sustantivo. Por su parte, la reduccin o
desaparicin de los verbos borra las nociones de persona (agente de la accin) y
de tiempo implcitas en la flexin verbal.
La bsqueda de la objetividad, la imparcialidad, la atemporalidad y la
despersonalizacin, fines todos ellos caractersticos del estilo administrativo,
explica esta preferencia por el estilo nominal.
Varios son los procedimientos de nominalizacin frecuentes en la lengua:
1. Sustitucin de formas verbales plenas por sustantivos:
comunica que el alumno ha superado el primer curso (c. verbal);
comunica la superacin del primer curso por el alumno (c. nominal).
2. Acumulacin de sustantivos en la oracin. El afn de precisin y la necesidad
de pormenorizar detalles y circunstancias lleva a agrupar los sustantivos, bien en
parejas inseparables (daos y perjuicios, trabajos u obras), bien en
combinaciones mayores: ...sueldos, salarios, jornales, incluyendo en los
anteriores las primas, pagas extraordinarias, premios, pluses o cualquier otra
percepcin....
3. Pero si hay un procedimiento de nominalizacin preferente en el lenguaje
administrativo, ese es la sustitucin de un verbo sencillo por perfrasis o
locuciones verbales.
Una vez cumplimentado, el beneficiario har entrega del mismo en un
plazo no superior a diez das.
En ellas aparece un verbo vaco de significado (har) junto a un sustantivo que
concreta la accin y sobre el que recae el peso semntico (entrega). Esta
perfrasis podra ser sustituida sencillamente por la forma simple y conjugada del
verbo entregar. De este modo se alarga innecesariamente la expresin, sin
enriquecer el texto.
Ejemplos de perfrasis frecuentes en el lenguaje administrativo que es
recomendable sustituir por su forma simplificada son los siguientes:
girar visita de inspeccin
conceder autorizacin
hacer uso
ser de aplicacin
mejor
32
inspeccionar
autorizar
usar/utilizar
aplicarse
dar aviso
introducir modificaciones
estar en condiciones de
avisar
modificar
poder
3. PRECISIN DE TRMINOS Y COHERENCIA

3.1. El uso de tecnicismos
El lenguaje administrativo, por su relacin con el mundo jurdico y con las
materias especficas que aborda, utiliza frecuentemente palabras o trminos
tcnicos propios de cada especialidad.
Los tecnicismos pueden ser jurdicos (entre ellos se incluyen palabras o
expresiones en latn y los llamados cultismos) o de cualquier otra materia. Los
tecnicismos condensan los conceptos bsicos de las ciencias y de la tcnica y
presentan como virtudes su significado unvoco, es decir, que tiene un solo
significado, su precisin conceptual y la economa lxica.
Se trata de palabras de registro culto, desconocidas o escasamente empleadas
en la lengua normal, pero con gran vitalidad en las lenguas profesionales, por su
precisin y economa: usufructo, xenofobia, computar, sito, pleno, ntegro, a
priori, atinente, bito, canon, dbito, oneroso, remisin, mdulo, plica, prelacin...
Latinismos
Traduccin alternativa en
espaol
gratis
sin pagar, sin coste alguno
grosso modo
aproximadamente, ms o menos
inclusive
incluyendo el ltimo objeto nombrado
etctera (et caetera)
y lo dems
motu proprio
voluntariamente, por propia iniciativa
sine qua non
condicin indispensable
33
Cultismos
Alternativa en espaol
obrante
existente, que se encuentra en un sitio
xenofobia
racismo, odio hacia el extranjero
computar
contar, calcular
delinquir
cometer delito
dbito
deuda
prelacin
preferencia
constatar, verificar
comprobar
Pero estas ventajas pueden acarrear problemas de comprensin al un

destinatario no especialista.
Qu hacer si no hay ms remedio que emplear una palabra tcnica?
Si no se tiene la seguridad de que la mayora de los destinatarios la entiendan,
pueden adoptarse estos criterios:
Plantearse si es inevitable su uso o si puede ser sustituida por una

palabra o expresin ms comn.
Si no puede reemplazarse, debe ir acompaada de definiciones,

reformulaciones o explicaciones.
3.2. La imprecisin
Consiste en usar palabras con un significado impreciso o distinto del que tienen
registrado en el diccionario. No es exclusivo del lenguaje administrativo, pero
demuestra que los usuarios descuidan o desconocen el significado preciso de las
palabras que emplean. A continuacin se exponen algunos ejemplos de uso
impropio:
34
Trmino
Significado
Comentarios
asequible
que puede adquirirse,

alcanzarse
detentar
desempear
ilegtimamente algn cargo
o empleo
cesar
dejar de hacer lo que se

estaba haciendo
adolecer
padecer un vicio, un
defecto o una enfermedad
deleznable
que se deshace con

facilidad, despreciable, de
poco valor
No debe aplicarse a personas con el

significado de accesible: Que tiene
fcil y buen trato,
Cuntos documentos han certificado
que alguien detenta un cargo,
creyendo que era palabra ms
elegante y apropiada que los verbos
ocupar o desempear?
An no est admitido su significado
como sinnimo de destituir. Se cesa
de trabajar, pero el verbo de por s no
aclara si es por propia iniciativa
(entonces sera dimitir) o por la
intervencin de un tercero (destituir o
deponer)
Sorpresa? No. Simplemente se trata
de una mala aplicacin de la
expresin adolecer de falta de algo, o
lo que es lo mismo, padecer o sufrir la
falta de algo
No significa que se rechaza ni que
repugna
La precisin en el empleo de palabras o trminos es necesaria para evitar la

ambigedad:
Tienen derecho de asistencia a la Junta General todos los partcipes de la
comunidad con voz y voto, as como a ser representados en ella conforme
a lo dispuesto en estas ordenanzas.
Tienen derecho de asistencia a la Junta General con voz y voto todos los
partcipes de la comunidad, as como a ser representados en ella
conforme a lo dispuesto en estas ordenanzas.
4. USO DE LAS ABREVIACIONES
La necesidad de escribir con rapidez y de encerrar en poco espacio la mayor
cantidad de informacin posible son razones para recurrir cada vez con mayor
frecuencia al empleo de las abreviaciones. Estas se dividen en tres clases: las
abreviaturas, las siglas y, dentro del campo de la ciencia y la tcnica, los smbolos.
4.1. Abreviaturas
Una abreviatura es la representacin escrita de una palabra (o un grupo de ellas)
con menos letras de las que le corresponden: admn. (administracin); Sra.
(seora); pg. (pgina).
35
Como norma general, para formar una abreviatura debern suprimirse, al menos,
dos letras.
Femenino. Las abreviaturas se escriben en masculino o femenino, segn

corresponda. Se forma aadiendo una a normal o volada: Dir./Dir.; Sra.
Plural. Se forma aadiendo una s, o en abreviaturas formadas por una

sola letra, el plural se expresa duplicando esta: EE. UU. por Estados
Unidos.
Acentuacin. Las abreviaturas mantienen la tilde, si conservan la vocal

que la lleva en la palabra desarrollada: pg., d.
Maysculas. En general, las abreviaturas se escriben con mayscula o

minscula, segn corresponda a las palabras o expresin abreviadas. Se
escriben con maysculas las abreviaturas de aquellos nombres o
expresiones que se escriben de ese modo cuando se desarrollan,
mientras que los nombres comunes se escriben con minscula (salvo por
razn de la puntuacin). Entre las numerosas excepciones que existen,
las abreviaturas de las formas de tratamiento se escriben siempre en
mayscula.
Escritura. Se escribe siempre punto tras las abreviaturas, excepto en los

casos en que el punto se sustituye por una barra: c/ o c. Las abreviaturas
formadas con letras voladas llevan el punto antes de estas: Prof.
(profesora). Las abreviaturas se leen como si se leyera la palabra
completa.
Las abreviaturas son tiles si se usan moderacin y con oportunidad. Para evitar
malentendidos, debemos emplear las ms usuales o en caso de utilizar alguna
poco frecuente, explicar su significado la primera vez que aparezcan.
4.2. Siglas y acrnimos
Se denomina sigla tanto a la palabra formada por las iniciales de los trminos que
integran una denominacin compleja, como a cada una de esas letras iniciales.
En la lengua escrita funcionan como una sola palabra que sustituye a la secuencia
entera. Por lo general, las siglas se forman solo con las iniciales de las palabras
que constituyen una expresin: DNI (documento nacional de identidad), ONG
(organizacin no gubernamental), aunque pueden tomar tambin nexos y
artculos.
Hay varios tipos de siglas, segn su lectura:
1. Las que por las iniciales que la componen permiten una lectura silbica:
(OTAN, AMPA), aunque muchas de ellas se han incorporado plenamente como
36
palabras independientes en la lengua: (ovni, mdem [modulador demodulador],

lser, talgo [tren articulado ligero Goicoechea Oriol], sida [sndrome de
inmunodeficiencia adquirida].
Las siglas de esta clase se denominan acrnimos, denominacin que se aplica
tambin a las siglas formadas por letras iniciales o finales de una palabra o un
conjunto de ellas: Insalud (Instituto Nacional de la Salud), Banesto (Banco Espaol
de Crdito).
2. Las que por su forma consonntica no puede pronunciarse silbicamente, sino
que han de deletrearse: FBI, ONG, DVD.
Reglas de uso de las siglas
Plural. En la escritura, las siglas no tienen plural. Para indicarlo es

recomendable acompaar la sigla con determinantes que indiquen
pluralidad: Numerosas ONG se concitaron en la manifestacin. Es
incorrecto el uso copiado del ingls de aadir una s minscula para
indicar el plural.
Gnero. Las siglas adoptan el gnero de la palabra que constituye el

ncleo de la expresin abreviada, que normalmente es la primera: el FMI,
la UE.
Escritura. Las siglas se escriben sin puntos ni separacin entre las letras.
Solo se escribirn los puntos en el caso en que las siglas vayan
integradas en textos enteramente en maysculas, con un fin de resaltar
su condicin de siglas: MEMORIA ANUAL DEL M.A.P.
Maysculas. Las siglas se escriben con todas sus letras en maysculas y

no llevarn tilde: CIA. Los acrnimos se escriben en maysculas si se
trata de nombres propios y tienen ms de cuatro letras: Unicef, Renfe.
Cursivas. Se escriben en cursiva las siglas cuya denominacin completa

deba aparecer escrita en este tipo de letras, como son las siglas de ttulos
u obras peridicas: DPD (Diccionario panhispnico de dudas).
Las siglas no deben darse por supuestas. La primera vez que se usen en un
escrito deben acompaarse de su significado: art. 1123 del Cdigo Civil (en
adelante, CC).
4.3. Smbolos
Un smbolo es la representacin de una palabra cientfica o tcnica con una o
varias letras o signos no alfabetizables. Son signos convencionales, invariables y
han sido creados, no por las autoridades lingsticas de cada pas, sino por
37
instituciones de normalizacin con validez internacional para los mbitos de la

ciencia y de la tcnica.
Los smbolos ms usuales se refieren a unidades de medida, elementos qumicos,
matemticas, monedas y puntos cardinales.
Algunas reglas tiles para el uso de los smbolos
Escritura. Se escriben sin punto: kg, rad, ha, s, l/s, SO, Au. No llevan tilde,
aunque se conserve la letra que en la expresin completa la lleva: a por
rea.
Maysculas. Los smbolos de los puntos cardinales se escriben siempre
con mayscula (N, S, SE). Los de los elementos qumicos se escriben con
mayscula si estn compuestos de una sola letra (C, K, F), y con inicial
mayscula si estn compuestos de dos: Ag, Mg, Fe.
Los de las unidades de medida se escriben normalmente con minscula
(kg, kilogramo), salvo que se trate de un smbolo derivado de un apellido o
un nombre propio: W (vatio), kW/h (kilovatio hora).
Los mltiplos se escriben con mayscula, menos deca- (da), hecto- y kilo-:
mega (M), giga (G), tera (T); por el contrario, los prefijos utilizados para
formar submltiplos se escriben siempre con minscula. Los smbolos de
unidades monetarias se escriben siempre con maysculas.
Regulacin legal de los smbolos. La escritura de los smbolos
correspondientes al Sistema Internacional de Medida est regulada en el
Real Decreto 2032/2009, de 30 de diciembre, por el que se establecen las
unidades legales de medida.
Abreviaturas y siglas de uso comn en el lenguaje administrativo
A/A
Admn.
apdo.
art.; art.
atte.
av.; avd.; avda.
Ayto.
b.; bo.
BOE
BORM
c.; cl.; c/
c/
C. A. (plural: CC. AA.)
cap.; cap.
cta.
c/c. o cta. cte.
c.e. (e-mail)
a la atencin
Administracin
apartado
artculo
atentamente
avenida
Ayuntamiento
barrio
Boletn Oficial del Estado
Boletn Oficial de la Regin de Murcia
calle
cargo de contabilidad/calle
Comunidad Autnoma
captulo
cuenta
cuenta corriente
correo electrnico
38
cnt. (pl. irreg.: cts.)

a
Ca.; C. ; C.; Comp.
n
com.
c/u.
C. P.
D., D.
dcha.
del.
depto.; dpto.
a
Dir.; Dir.
doc.
a
Dr.; Dr.
dupdo.
e/
entlo.
etc.
Excmo.; Excma.
te
exp. , expte.
Fdo.
gral.
h
b.; ibd.
d.
Ilmo.; Ilma.
izq.; izqda.; izda.;
Ltda.
Magfco.; Magfca.
min
ntro., ntra.
N/Ref.
n.; nro.; nm.
negdo.
O. M. (plural OO. MM.)
p., pp.; pg.; pgs.
P. A.; p. a.
prr.
P. d.; p. d.
Pdte.; Pdta.
p. ej.
pl.; pza.
p/o.; p. o.
pral.; ppal.
prov.
R. D. (plural RR. DD.)
R. O.
RR. HH.
ref.
s
S. A.
Sdad.; Soc.
Sec.
Serv.
s. e. u. o.
sig.; sigs.
S. L.
S. M. (pl. SS. MM.)
s/n.
cntimo
compaa
comisin
cada uno
cdigo postal
don, doa
derecha
delegacin
departamento
direccin // director/a
documento
doctor, doctora
duplicado
envo
entresuelo
etctera
excelentsimo-a
expediente
firmado
general
hora (s)
ibdem (en el mismo lugar)
dem (lo mismo)
Ilustrsimo-a
izquierda
limitada
Magnfico/a
minuto-s
nuestro/a
nuestra referencia
nmero
negociado
orden ministerial
pgina-s
por autorizacin o ausencia
prrafo
por delegacin
Presidente
por ejemplo
plaza
por orden
principal
provincia
real decreto
real orden
recursos humanos
referencia
segundo-s (de tiempo)
sociedad annima
sociedad
seccin
servicio
salvo error u omisin
siguiente
sociedad limitada
Su Majestad
sin nmero
39
S. P.
Sr.; Sra.; Sres., Srs., Sras.
S/Ref.
S. T. C. (plural SS. T. C.)
S. T. S. (plural (SS. T. S.)
tel.; tfno.; telf.
tt.
U. o Ud. (plural Uds.)
v/
V. B.
V. o Vd. (plural Vds./Vdes.)
servicio pblico
seor-a y plurales
su referencia
sentencia del tribunal constitucional
sentencia del tribunal supremo
telfono
ttulo
usted-es
visto
visto bueno
usted-es (es preferible la anterior)
40
ESTRATEGIA 3
CONSTRUCCIN CORRECTA DE
ORACIONES
1. ORDEN EN LOS ELEMENTOS DE LA ORACIN

Las oraciones se comprenden y asimilan mejor si los elementos que la
constituyen estn dispuestos segn el orden lgico (sujeto + verbo +
complementos; oracin principal + oracin subordinada).
2. EVITAR LAS ORACIONES DEMASIADO LARGAS
La longitud recomendable depende del perfil del destinatario y de la materia. Por
trmino medio, se recomienda una extensin de quince a veinticinco palabras.
Cuanto ms amplio sea el pblico destinatario, ms cerca de los valores mnimos
(quince palabras) debe estar la longitud. Si realmente no es posible evitar la
oracin larga, por lo menos que est bien construida.
Cmo se puede evitar una oracin larga?
El recurso principal consiste en dividirla, buscando las ideas principales y
dedicando una oracin para cada idea.
Otra posibilidad es recurrir a las enumeraciones en listas verticales.
3. DAR PRIORIDAD A LOS GIROS AFIRMATIVOS FRENTE A LOS
NEGATIVOS
Las dificultades que entraan los giros y oraciones negativas son dos:
son ms difciles de leer;
pueden crear ambigedad.
Si no le interesa el contenido podr no leerlo.

No se podr demostrar nunca que no es inocente.
No consta que el denunciado no haya cumplido la medida
41
4. MEJOR LA FORMA ACTIVA

La voz activa se corresponde mejor con la estructura lgica que la pasiva.
El estilo administrativo abusa del se impersonal para construir las oraciones
pasivas reflejas y las propiamente impersonales.
42
ESTRATEGIA 3
CONSTRUCCIN CORRECTA DE ORACIONES
DESARROLLO DE OBJETIVOS
1. ORDEN EN LOS ELEMENTOS DE LA ORACIN
Una oracin ser ms fcilmente comprensible si sus constituyentes estn
ordenados de acuerdo con el siguiente criterio bsico:
sujeto + predicado en las oraciones simples;
oracin principal + oracin subordinada en las compuestas

subordinadas.
El sujeto compone un grupo nominal cuyo ncleo es un sustantivo o palabra

equivalente, que puede ampliarse con adjetivos, demostrativos, etc. El predicado
est formado por un ncleo, que es un verbo y sus correspondientes
complementos (directo, indirecto, predicativo, agente, circunstancial).
En el proceso de lectura se queda mejor grabada en la memoria la informacin
que aparece al principio de las oraciones. Por eso es conveniente colocar al
principio lo que se considera ms importante para el lector, la idea que debe
retener como esencial.
Este principio cognitivo es el responsable tambin de que se pueda alterar el
orden de los elementos oracionales para destacar al principio palabras o partes
que normalmente iran en posiciones intermedias o finales de la oracin.
Pero, ante la sospecha de una excesiva complejidad, es recomendable recurrir al
orden lgico, que es el ms sencillo.
Hay que evitar, por tanto, la alteracin forzada como en los siguientes ejemplos:
Por el reclamante, se alegaron, con fecha 23 de junio de 2013, las
circunstancias
De acuerdo con la norma citada, esta delegacin en Murcia, a la vista de
las alegaciones presentadas, teniendo en cuenta las circunstancias
manifestadas, con esta fecha resuelve
43
1.1. El papel de los signos de puntuacin en el orden de la oracin

Los signos de puntuacin sirven para organizar el contenido de los escritos y de
esa manera contribuyen a que se comprendan mejor. Los signos ms frecuentes
en el lenguaje administrativo tienen los siguientes usos:
El punto
El punto seala grficamente la pausa que se da al final de un enunciado e indica
que lo que precede tiene un sentido completo. Despus de punto salvo el que
se utiliza para las abreviaturas siempre se escribe mayscula.
Usos lingsticos del punto
punto y seguido
punto y aparte
separa los distintos enunciados integrados en un mismo prrafo. La

unidad a la que delimita es la oracin.
separa dos prrafos distintos, que suelen desarrollar dentro de la
unidad del texto ideas o contenidos diferentes. La unidad a la que
delimita es el prrafo.
punto final
es la marca con que se indica que el texto ha terminado.
abreviaturas
se escribe punto detrs de las abreviaturas.
Usos especiales del punto
Separacin de cifras
No debe escribirse punto para separar los millares y los millones en

las cifras. En los nmeros de hasta cinco cifras pueden escribirse
sin espacio. Pero si constan de muchas cifras, se recomienda
facilitar la lectura separndolas mediante espacios por grupos de
tres: 123 829 430.
Esta recomendacin no debe aplicarse a documentos contables ni
en aquellos escritos en que la separacin arriesgue la seguridad
Decimales
Aunque en el espaol peninsular y en la normativa internacional es

preferible la coma para expresar los decimales: el nmero
equivale a 3,1416, se acepta que se expresen con puntos, como es
costumbre el mundo anglosajn e hispanoamericano: el nmero
equivale a 3.1416
Expresin del
tiempo
En la expresin numrica del tiempo, el punto separa las horas de

los minutos; tambin pueden usarse los dos puntos: 15.20 o 15:20
Expresin numrica
de las fechas
Se usa el punto para separar las indicaciones de da, mes y ao:

27.12.2005. Para ello, se usan tambin el guin o la barra.
44
Usos incorrectos del punto

Expresin de aos
Los aos no deben llevar punto. As, no es correcto escribir 2.005,

1.999; lo correcto es 2005, 1999.
Cdigos postales
No es correcto escribir punto en la expresin de los cdigos

postales ni en el nmero de las vas urbanas
Numeracin de
pginas
De igual modo, la numeracin de las pginas no debe llevar punto:

vase pg. 1334 de la obra citada.
Nmero de decretos,
leyes o artculos
Los nmeros de artculos, decretos o leyes no usan el punto como

separacin de los millares: art. 1176 del Cdigo Civil, Real Decreto
1443/1992...
Ttulos y subttulos
Tampoco se coloca el punto tras los ttulos o subttulos de libros,

artculos, documentos, etc., si van aislados en el rengln.
Usos de la coma
La coma indica generalmente alguna anomala que afecta a la linealidad de la
oracin. Esta incidencia puede ser de varias clases:
adicin de elementos (incisos, locuciones) en la frase;
omisin de verbos;
alteracin del orden lgico de la lengua.
1. Para separar los elementos de una enumeracin, salvo los que vengan
precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u:
Es un chico reservado, estudioso y de buena familia.
Acudi toda la familia: abuelos, padres, hijos, primos, etc.
Si la enumeracin entera acta como sujeto de la oracin o complemento verbal
y va antepuesta al verbo, no se pone coma detrs del ltimo: El perro, el gato y el
canario son animales domsticos.
Dos oraciones coordinadas con y o ni se separan por coma si tienen distintos
sujetos: Se me hacen muy largos los das, y temo no verte ya.
Si el sujeto es el mismo, normalmente no se pone coma, aunque podr colocarse
si la primera oracin es muy larga o cuando hay posibilidad de ambigedad:
Mi hermana estuvo con Ins y Elena y tus primos llegaron despus.
(Quin lleg despus?)
45
Mi hermana estuvo con Ins, y Elena y tus primos llegaron despus.

Mi hermana estuvo con Ins y Elena, y tus primos llegaron despus.
2. Para separar y delimitar los incisos que interrumpen momentneamente un
enunciado, ya sea para aclarar o ampliar lo dicho.
Son incisos las aposiciones explicativas que aaden informacin de forma
incidental: Mateo, el primer violn, dirigi la orquesta; los adjetivos u oraciones
explicativos pospuestos que aclaran el significado del nombre que les antecede:
El hijo, que estaba de viaje, no pudo asistir al funeral (En este caso se
explica que el nico hijo no pudo asistir porque estaba de viaje).
En cambio, los adjetivos u oraciones especificativos restringen el significado del
nombre al que acompaan, y no van entre comas:
El hijo que estaba de viaje no pudo asistir al funeral. (En este otro caso,
el que no asisti fue uno de los hijos [da a entender que hay ms de
uno], porque estaba de viaje).
3. Para sealar una pausa debida a la alteracin del orden entre los elementos de
la oracin: en las oraciones simples, cuando los complementos circunstanciales
preceden al verbo; en las oraciones complejas, cuando la subordinada adverbial
precede a la principal.
4. Ante adverbios, conjunciones o locuciones conjuntivas de tipo aclarativo,
concesivo, consecutivo, adversativo, etc.: pero, mas, aunque, sino; en las
consecutivas con as que, de manera que, ya que, porque, ahora bien, es decir, es
ms
Puedes llevarte mi cmara, pero ten mucho cuidado.
El sol me est dando en la cara, as que tendr que cambiarme de
asiento.
En muchos de los casos anteriores estas palabras o locuciones se separan del
resto de la oracin mediante comas: esto es, es decir, o sea, en fin, por ltimo, por
consiguiente, sin embargo, no obstante, adems, en tal caso, asimismo, y otros
adverbios modificadores oracionales como generalmente, posiblemente, quiz.
5. Para indicar la omisin de un verbo en el enunciado porque se ha mencionado
antes o porque se sobreentiende: Mi hermano estudia Fsica; yo, Filosofa.
6. En la datacin de las cartas y documentos, se escribe coma entre el lugar y la
fecha: Murcia, 13 de enero de 2013. Igualmente, en las direcciones, se escribe
coma entre el nombre de la calle y el nmero del inmueble.
46
7. Para separar las clusulas absolutas del resto de la oracin.

Las clusulas absolutas son construcciones circunstanciales que se caracterizan
por tener significado temporal, causal o condicional y por contener una forma no
personal del verbo (infinitivo, participio o gerundio). Suelen ir colocadas al principio
de la oracin:
Siguiendo sus instrucciones, le envo la relacin de morosos.
Examinadas las alegaciones, se formul la propuesta.
8. Para separar la parte entera de la parte decimal de un nmero: 22,3456
hectreas.
9. Usos incorrectos de la coma. El sujeto no se separar del verbo mediante
coma, salvo que entre ambos medie un inciso; asimismo, no debe separarse el
verbo del complemento directo o del atributo.
Usos del punto y coma
Se usa, en general, para indicar que las unidades que separa estn en el mismo
nivel sintctico. Se trata de unidades estrechamente vinculadas entre s. En
particular, tiene los siguientes usos:
1. Para separar los miembros de un perodo extenso o una enumeracin,
especialmente si tienen entre ellos partes separadas por comas:
Elvira, la del pelo largo, vive en Murcia; Rosa, la del pelo corto, en San
Javier; y Rubn, en Lorca.
2. Para separar dos oraciones estrechamente relacionadas por el sentido, relacin
que puede ser de distintas clases:
de contraste: El martes pasado estuve en Oviedo; el jueves estar en

Lugo.
de paralelismo: Hay quien me considera una buena persona; hay quien
me considera un villano.
adversativa, inmediatamente antes de conjunciones como pero, mas,
aunque, sin embargo, no obstante...
de causa-consecuencia: Maana habr huelga; por tanto, no me
esperes.
explicativa: suele ir delante de enlaces como es decir, o sea, en otras
palabras...
3. Se pone punto y coma detrs de cada uno de los elementos de una lista o
relacin cuando se escriben en lneas independientes y se inician con minscula,
salvo detrs del ltimo, que se cierra con punto.
47
Los requisitos de eficacia del lenguaje son:

la obligacin de que sea claro y sencillo;
la garanta de que sea preciso;
el compromiso con la correccin lingstica.
Usos de los dos puntos
Los dos puntos es el signo de puntuacin que detiene el discurso para llamar la
atencin del lector sobre lo que sigue, para que lo interprete como una
reformulacin que completa o ampla la informacin precedente. Se usa en los
casos siguientes:
1. Preceden a una enumeracin de carcter explicativo: Tres son los manuscritos
que subastarn maana: uno de Borges, otro de Alfonso Reyes y un tercero de
Machado.
2. Los dos puntos preceden a las citas textuales. Despus de los dos puntos se
suele escribe la primera palabra con inicial mayscula y comillas. Si el original no
comienza por mayscula, porque se haya suprimido alguna parte, tras las comillas
se comenzar la cita con el signo [...].
3. Tras las frmulas de saludo en el encabezamiento de las cartas y documentos.
Tambin en este caso la palabra siguiente se escribe con inicial mayscula y, por
lo general, en rengln aparte.
4. Los dos puntos se emplean para conectar oraciones o proposiciones
relacionadas entre s sin necesidad de utilizar otro nexo o conector. Pueden
sealar varias relaciones:
Causa-efecto: Se ha quedado sin trabajo: no podr viajar este ao.
Conclusin o resumen de la proposicin anterior: Varios vecinos

monopolizaron la reunin con problemas particulares: no llegaron a
ponerse de acuerdo
Verificacin o explicacin de la oracin anterior.
5. Se utilizan para separar la ejemplificacin del resto de la oracin:

De vez en cuando tiene unos comportamientos inexplicables: hoy ha
venido a la oficina con las zapatillas de casa.
6. En textos jurdicos y administrativos decretos, sentencias, bandos, edictos,
certificados o instancias se colocan dos puntos despus del verbo, escrito con
todas sus letras maysculas, que presenta el objetivo fundamental del documento.
48
7. En ttulos y epgrafes es frecuente su uso para separar el concepto general del

aspecto parcial del que va a tratarse: la literatura medieval: estudio comparado de
los principales motivos recurrentes.
Usos de los parntesis
Los parntesis se usan para insertar en un enunciado una informacin aclaratoria
o complementaria, cuyo sentido interrumpen, pero no alteran. Se usan en los
siguientes casos:
1. Para encerrar oraciones, frases o palabras que sirven de aclaracin o de
inciso, sobre todo si son extensas o mantienen escasa relacin con lo anterior:
Las asambleas (la ltima dur casi cuatro horas sin descanso) se
celebran en el saln de actos.
2. Para intercalar algn dato o precisin, como fechas o datos toponmicos y
administrativos (trminos municipales, provincias, departamentos, naciones),
que comprenden a otros de menor entidad:
El puerto de Cartagena (Murcia) registra una creciente actividad
comercial.
3. En ocasiones se usan como opcin en el texto. Dentro del parntesis puede
encerrarse una palabra completa o uno de sus segmentos:
En el documento se indicarn el (los) da (s) en que haya tenido lugar la
baja.
4. Las letras o los nmeros que encabezan clasificaciones, enumeraciones, etc.,
pueden situarse entre parntesis o seguidas del parntesis de cierre.
5. Se encierran entre parntesis las siglas cuando siguen a su enunciado o, a la
inversa, el enunciado sigue a la sigla:
El texto refundido de la Ley de Aguas (TRLA)
Los signos de puntuacin que corresponden al texto en el que van insertados los
parntesis deben escribirse fuera de estos.
La coma, el punto y coma y los dos puntos nunca pueden ir delante del
parntesis de apertura, pero s seguir al de cierre. Los puntos suspensivos y el
punto s pueden preceder al parntesis de apertura.
Usos de las comillas
Existen diferentes tipos de comillas: las comillas angulares, llamadas latinas o
espaolas ( ), las inglesas (" ") y las simples (' '). En los textos escritos, siempre
49
que sea posible, debern utilizarse las comillas angulares, alternando las dems
en ese orden, cuando dentro de un texto entrecomillado sea necesario utilizar de
nuevo comillas:
Al llegar al coche deportivo, Lola susurr: Vaya "cacharro" se ha
comprado Toms.
Se utilizan las comillas en los siguientes casos:
1. Para reproducir citas textuales: Sus palabras fueron: Por favor, el pasaporte.
Cuando la cita es extensa y constituye uno o varios prrafos, puede aparecer
sangrada y con un cuerpo de letra menor, pero ya sin comillas; no obstante,
tambin puede usarse la letra cursiva cuando la cita sea larga.
Un texto literal dentro de un enunciado indirecto es aceptable siempre y cuando
no se incumpla alguna de las condiciones impuestas por el estilo indirecto, como,
por ejemplo, la correlacin de tiempos verbales. No sera aceptable un enunciado
como el siguiente: La resolucin indicaba que no hay indicios de infraccin en la
actuacin de la mercantil.
2. Para expresar que una palabra o expresin es impropia, vulgar o de otra
lengua, o que est usada con sentido irnico o figurado.
3. Para destacar sobrenombres, alias o apodos.
4. Para enmarcar el significado de una palabra, cuando se comenta o se aclara:
Tirar la toalla significa rendirse.
5. Para enmarcar los ttulos de artculos, noticias o trabajos: Nuestro trabajo se
llama Dieta mediterrnea y salud.
6. No es aconsejable entrecomillar los nombres propios de instituciones,
organismos, etc., pues estos se escriben siempre con mayscula y esta marca
hace innecesarias las comillas.
Los signos de puntuacin correspondientes al perodo en el que va inserto el
texto entre comillas se colocan siempre despus de las comillas de cierre.
2. EVITAR LAS ORACIONES DEMASIADO LARGAS

La longitud media recomendable de las oraciones, siempre dependiendo de la
complejidad del tema y de las palabras empleadas, as como del perfil del lector,
debe oscilar entre quince y veinticinco palabras. Por encima de esa cifra, se
obligar al lector a un sobreesfuerzo de lectura para poder asimilar el texto.
En el proceso de lectura, intervienen dos niveles distintos de la memoria humana:
50
1. La memoria a corto plazo, que registra el sentido del mensaje. Esta memoria
tiene una capacidad y una duracin limitadas: de 8 a 20 segundos, durante los
cuales procesa una cantidad de palabras que oscila entre quince y veinticinco,
segn la capacidad del lector y su nivel cultural. Ms all de esos lmites, la
informacin se pierde. Para evitar esa prdida, es aconsejable ceirse a esas
longitudes de la oracin.
2. Una vez percibido el mensaje, la secuencia se almacena en la memoria a largo
plazo. El lector retendr e incorporar esa informacin a sus conocimientos si
puede relacionarla con los que ya posee.
Por estas razones, las oraciones deben ser cortas y bien construidas (lo que
favorece la accin del primer nivel de la memoria), y las palabras, sencillas y
precisas y adaptadas al lector (para conseguir que el segundo nivel de la
memoria las incorpore a sus conocimientos generales).
Son varios los recursos que, por descuido o costumbre, alargan las oraciones,
muchas veces sin necesidad: palabras largas en sustitucin de ms concisas
(que hemos visto en el captulo anterior); adjetivacin innecesaria; locuciones
preposicionales que sustituyen a las preposiciones sencillas; frmulas y muletillas
caractersticas del lenguaje administrativo; y abuso del gerundio que empalma
oraciones que deberan ser independientes.
2.1. Adjetivos innecesarios
El uso del adjetivo en el lenguaje administrativo debera caracterizarse por la
sobriedad, puesto que se trata de un lenguaje tcnico y objetivo, en el que no
tienen lugar la subjetividad ni la implicacin personal del redactor.
Sin embargo, dado que el adjetivo se ajusta bien al afn detallista y minucioso del
lenguaje administrativo, no siempre se utiliza con moderacin. Puede aparecer
solo o agrupado con otros adjetivos sin nexos, cuya reiteracin acaba por
consolidarlos en un orden fijo e inalterable: autoridad administrativa competente;
da siguiente hbil; junta general extraordinaria; normas legales aplicables,
procedimiento administrativo comn
La proliferacin de sustantivos, consecuencia del estilo nominal, atrae a los
adjetivos, cuyo uso a veces es superfluo, debido a la inclinacin del lenguaje
administrativo por la amplificacin: autoridad competente, legislacin vigente.
La falta de sobriedad en el empleo de los adjetivos tambin se manifiesta en la
anteposicin de adjetivos normalmente especificativos, con lo que el texto tiende
a la expresividad ms que a la objetividad y acaban por convertirse en frmulas
invariables: preceptiva autorizacin, oportuno expediente, vigente legislacin, el
debido trmite, urgente necesidad, cumplida cuenta...
51
Uso peculiar del adjetivo adjunto

Esta muletilla es una de las seas de identidad del lenguaje administrativo. Suele
aparecer al comienzo de oficios o notas interiores con dos posibles funciones:
Como verbo, acompaado de otro verbo de significado prximo, si no

idntico:
Adjunto remito/ adjunto se acompaa el expediente.
En este caso se trata de una redundancia, que puede ser evitada
eliminando uno de los dos verbos: Adjunto el expediente, remito el
expediente o acompao el expediente.
Como adjetivo especificativo, aunque est sufriendo un proceso de

adverbializacin: es decir, cambia su inicial categora de adjetivo por la
de adverbio:
De la forma Le envo el documento adjunto (adjetivo) a adjunto se remite el pliego

de condiciones, se ha modificado la funcin de adjunto, que en el segundo
caso es un adverbio que explica la forma en que se remite el pliego.
En cualquier caso, esta expresin se ha convertido en muletilla. No hay ninguna
razn para comenzar siempre del mismo y montono modo los oficios o las notas
interiores. Podemos variar el estilo sustituyendo esta muletilla por un verbo pleno
en forma personal: le remito, le acompao, le adjunto, le traslado, le envo. De
este modo se anan variedad y correccin.
2.2. Locuciones preposicionales
En el lenguaje administrativo se tiende al uso de las locuciones preposicionales,
un conjunto fijo de palabras que desempean funciones equivalentes a las de las
preposiciones.
El motivo de esta inclinacin es el gusto por la explicacin minuciosa y el detalle
expositivo -que a veces no es ms que una mera amplificacin-, para lo cual se
considera insuficiente la preposicin simple y se sustituye por locuciones de
mayor complejidad.
Sin embargo, la acumulacin de estas locuciones complica la sencillez y la
claridad en el lenguaje administrativo, por lo que es recomendable no incurrir en
su abuso.
LOCUCIN
PREPOSICIONALES
a tenor de
conforme a
ALTERNATIVA
segn
segn
52
en materia de
en virtud de
a efectos de
caso de
como consecuencia de
con el fin de
en funcin de
en orden a
sobre
por
para
si
por
para
segn
para
2.3. Frmulas y muletillas

La costumbre y la comodidad han consagrado expresiones en algunos casos
centenarias que se usan ms como relleno que con sentido concreto, porque
nada aportan a la informacin:
En su virtud,
para mejor proveer
en su caso
cuando lo estime oportuno.
Igualmente, se emplean numerosas frmulas con muy diversos fines, cuya
abundancia en los textos administrativos es considerada perjudicial por la rigidez
que ocasionan en el estilo, por su monotona y porque suponen un alargamiento
de las oraciones y los perodos de los documentos que, en la mayora de los
casos no aportan informacin alguna.
Y para que as conste y a peticin del interesado firmo la presente...
Tengo el honor de elevar a Vd.
De conformidad con lo establecido en el vigente reglamento
Contra esta resolucin cabe interponer recurso de...
Vistos los preceptos legales de general y pertinente aplicacin.
Se le tendr por notificado a todos los efectos legales.
Lo que se hace pblico para general conocimiento.
Estas expresiones formularias y rituales repartidas por el texto sirven de enlace
con otras nuevas hasta convertir toda la redaccin en una sarta de frmulas
variadas:
Lo que se le notifica... a efectos de que, dentro del plazo de... a partir del
siguiente a la recepcin del presente escrito, comunique a esta...
2.4. La disfuncin del gerundio

El gerundio es una de las formas no personales del verbo, junto con el infinito y el
participio, con valor adverbial. El gerundio se utiliza de forma vacilante en la
53
lengua y, en especial, en el lenguaje administrativo se tiende a usar

incorrectamente.
Junto a los usos propios del gerundio con valor de adverbio (El ladrn entr en el
chal saltando la valla) o como gerundio absoluto (habindose reunido la Mesa
de contratacin en segunda convocatoria, se ha tomado la decisin de), hay
unos usos del gerundio que deben evitarse por no considerarse correctos
gramaticalmente. Estos usos son esencialmente dos:
1. Gerundio del BOE o especificativo. Es el gerundio utilizado como adjetivo que
especifica a un sustantivo, en lugar de desempear su funcin adverbial. Este
empleo es denominado gerundio del BOE por la frecuencia con que aparece
en dicha publicacin, estndar de redaccin administrativa.
Se ha publicado una ley regulando la potestad sancionadora de la
Administracin (correcto: una ley que regula).
Con esta fecha la Alcalda ha dictado un decreto aprobando las tasas de
basura para el ao 2012 (correcto: un decreto que aprueba).
2. Gerundio de posterioridad. Como modificador del verbo, el gerundio siempre
debe indicar una accin simultnea a la del verbo principal de la oracin. Si la
accin del gerundio es claramente posterior a la del verbo, deja de ser correcto, o
al menos elegante, y es necesario sustituirlo por una oracin coordinada e
independiente.
A este uso del gerundio se le denomina tambin gerundio-empalme, porque
acta como un nexo entre oraciones que deberan ser independientes, lo que
alarga la extensin de la oracin en una nica y larga secuencia muy recargada
de informacin.
Se ha resuelto el recurso, notificando a los interesados las medidas
adoptadas (y se han notificado a los interesados).
3. LA IMPERSONALIDAD
Nuestra lengua dispone de un conjunto de posibilidades que permiten ocultar
parcial o totalmente al agente de las acciones. Este ocultamiento del agente se
produce cuando no es conocido, es irrelevante mencionarlo o interesa destacar
ms otro elemento de la oracin.
Los recursos lingsticos de que pueden servirse los hablantes son
esencialmente tres: la voz pasiva, la pasiva refleja y la impersonalidad. A
continuacin comprobaremos cmo se produce la gradual desaparicin del sujeto
real, desde la oracin activa hasta la pasiva refleja.
54
Partimos de la oracin activa, como forma ms natural y lgica de expresar las

acciones. Observa la siguiente oracin:
El ayuntamiento concedi todas las licencias al mismo constructor.
Lo primero que se observa es que sus elementos sintcticos respetan el orden
lgico (sujeto + verbo + complemento directo + complemento indirecto). Sobre el
elemento que aparece en primer lugar en la oracin recae la mayor atencin
informativa.
Adems, el orden sintctico se traduce tambin en orden semntico: el sujeto
sintctico (ayuntamiento) y el lgico (quien realiza la accin de conceder) son la
misma entidad: ayuntamiento; el complemento directo todas las licencias se limita
a recibir la accin expresada por el verbo; mientras que al mismo constructor
es el complemento indirecto (el beneficiario de la accin expresada del verbo).
La oracin pasiva es el primer paso hacia la desaparicin del sujeto. Se
diferencia de la activa en que el sujeto lgico pierde su papel protagonista y recae
la atencin sobre el proceso verbal en vez de sobre el sujeto:
Todas las licencias han sido concedidas por el ayuntamiento al mismo
constructor.
Mediante la transformacin del verbo a la voz pasiva, se modifica el orden
sintctico. Ahora, el sujeto de la oracin es Todas las licencias y ha desplazado
del principio de la oracin al sujeto lgico el ayuntamiento.
Segundo paso: la oracin pasiva refleja. El desinters informativo hacia el sujeto,
por ser desconocido o porque no interese expresarlo, conduce al segundo y
definitivo peldao hacia la impersonalidad:
Se han concedido todas las licencias al mismo constructor
Con ella no designamos que el sujeto sintctico Todas las licencias ejecuta una
accin, sino que le ocurre algo, y la oracin se enfoca hacia el proceso, hacia
la accin. La mencin del sujeto lgico (ayuntamiento) ha desaparecido por
completo, sustituido por se. Este tipo de oraciones se construyen con el
pronombre tono se ms el verbo en forma activa y en tercera persona.
Se remite la circular referida al horario de verano.
Se ha comprobado que la solicitud no cumple los requisitos exigidos.
Una particularidad del lenguaje administrativo en lo referente al empleo de las
oraciones de pasiva refleja proviene de un error gramatical, aunque persigue un
fin informativo:
55
Por este servicio se ha comprobado que la solicitud no cumple los requisitos

exigidos.
Esta oracin est a medio camino entre la oracin pasiva (en la aparicin del
agente (sujeto lgico) por este servicio) y la pasiva refleja con se. En la lengua
comn es una falta de correccin aadir el agente a las pasivas reflejas, porque
estas ltimas se caracterizan por ocultar el sujeto lgico.
Por qu entonces se recurre a esta frmula hbrida?
Porque las oraciones pasivas, al enfocar la accin hacia el proceso verbal, no
hacia el sujeto, refuerzan la despersonalizacin, que es una caracterstica del
lenguaje administrativo, pero, al mismo tiempo, la omisin del sujeto lgico de la
pasiva refleja podra conducir a ambigedades:
Una vez que la Administracin declare la extincin de la sociedad, se
proceder a la liquidacin patrimonial establecida en el art. 213 de la citada
ley. (A quin corresponde efectuar la liquidacin, a la sociedad o a la
Administracin? Esa es la informacin que el pronombre se no aclara).
Oraciones impersonales. Son aquellas oraciones que carecen de sujeto
gramatical, pero s tienen un complemento directo de persona determinado,
precedido de la preposicin a:
Se convoca a los opositores para el prximo da 17 de junio.
En este tipo de construccin, el verbo siempre se conjuga en tercera persona del
singular, ya que no existe sujeto con el cual establecer la concordancia. Son,
pues, incorrectos enunciados como el siguiente:
*Se convocarn a los opositores para el prximo da 17 de junio.
Construcciones impersonales con los verbos hacer y haber
Con estos dos verbos, inmovilizados en la tercera persona del singular, se
construyen oraciones impersonales del tipo hace un ao, hace varios aos; hace
un da muy bueno, hizo unos das estupendos; hay mucha gente, haba muchas
personas.
Cuando se utilizan en forma impersonal, no hay sujeto con el que hacer
concordar el verbo.
Es errneo buscar la concordancia del verbo con el complemento directo, como
en las siguientes oraciones: *Haban varias personas en la sala; *Hacen 27C (lo
correcto es Haba varias personas en la sala; Hace 27C). En los anteriores
ejemplos, varias personas y 27C son el complemento directo, y no puede
establecerse la concordancia con ellos. El verbo de las oraciones impersonales,
56
en cualquiera de los tiempos y modos que se emplee, permanecer invariable en

la tercera persona del singular.
Conclusin
El lenguaje administrativo abusa de las oraciones pasivas, pasivas reflejas e
impersonales, por varias razones:
Porque desdibujan cualquier referencia al sujeto lgico y eso parece

transmitir objetividad e imparcialidad.
Porque desplazan el inters informativo hacia el objeto, el proceso o

el resultado de la accin.
Porque permiten ocultar el sujeto, limitando su responsabilidad en el

enunciado.
El predominio de estas construcciones distancian al emisor del destinatario y

despersonaliza el estilo: se presentan los hechos como si fueran el resultado de
una decisin lejana y de la naturaleza de las cosas, sin intervencin humana.
.
57
ESTRATEGIA 4
RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO
1. ORDENAR LAS IDEAS SEGN LA LGICA DEL LECTOR

El documento debe dar una impresin de unidad y coherencia. Las ideas que
contiene deben disponerse con orden lgico, pensado desde la perspectiva del
destinatario, cuando el documento se dirija a l.
2. ORGANIZAR LA INFORMACIN EN PRRAFOS
La informacin se organizar en prrafos que proporcionarn la informacin del
tema progresivamente. La cohesin entre ellos se reforzar con el uso de
conectores de texto y organizadores de la informacin.
3. ESTRUCTURAR FORMALMENTE EL DOCUMENTO
El orden interno se refleja en la adecuada estructuracin del documento.
Los documentos deben contener un ttulo y un encabezamiento que informen al
lector del contenido de forma resumida.
Si el documento es extenso, podrn incluirse subttulos que informen al lector de
lo que va a leer en el prrafo. Para que pueda leer lo que le interese.
4. APOYAR EL TEXTO CON EJEMPLOS
Un texto se comprende mejor si se ejemplifica.
5. ESTRUCTURAS TPICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Esta estrategia se completa con un somero repaso a las estructuras ms
comunes en los documentos administrativos: resoluciones, notificaciones, oficios,
notas interiores, actas, certificados, informes
58
ESTRATEGIA 4
RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO
DESARROLLO DE OBJETIVOS
La inteligibilidad es una condicin inexcusable de la eficacia de la comunicacin

escrita de calidad. Un documento estar bien redactado y ser eficaz (conseguir
sus fines) si es comprendido por su destinatario y le permite actuar en
consecuencia.
En este captulo estudiamos las estrategias que podemos aplicar para ordenar
con coherencia las ideas, organizar su contenido en prrafos y redactar el
documento con una estructura que facilite su lectura.
1. ORDENAR LAS IDEAS DEL DOCUMENTO

Un documento o texto debe ser coherente. La coherencia es la propiedad bsica
que hace inteligible un texto o documento a sus destinatarios.
Sus caractersticas ms destacadas son las siguientes:
Unidad de sentido. El texto o documento trata un tema central, alrededor

del cual se articulan las ideas que lo precisan y lo complementan.
Orden en la informacin. Esta organizacin de las ideas aportar

informacin de forma lgica, articulada, progresiva y ordenada, sin
repeticiones, contradicciones, sobreentendidos ni saltos lgicos.
Finalidad. El texto debe mostrar con claridad cul es su finalidad:

exponer, informar, convencer, exigir, describir, contar.
Contextualizacin. La informacin del texto debe estar contextualizada.

Es decir, tiene que adaptarse al destinatario para que pueda conectarla
con sus conocimientos. Un documento se contextualiza combinando
diversos elementos: con el ttulo, con la informacin del encabezamiento,
la propia informacin que suministra, las palabras que destacamos en
negrita como importantes, etc.
Ejemplo de contextualizacin insuficiente

Imagina un documento que consistiera en lo siguiente:
59
UNIVERSIDAD DE MURCIA
N. Ref.: SCA-23/2012
Asunto: exclusin de solicitud
D. Remedios Albarracn de la Torre

Avda. de la Marina Espaola, 12, 3
30009 Murcia
Se le comunica que su solicitud ha sido excluida provisionalmente
por incumplir los requisitos que exige la base tercera de la
Resolucin R-235/2011, de 27 de septiembre.
El secretario general
Un documento reducido a este contenido probablemente ofrecera poca

informacin a la destinataria, que puede ignorar a qu solicitud se refiere, qu
requisitos incumple de los que exige la mencionada resolucin, que casi seguro
que tambin desconoce.
Ejemplo de contextualizacin ms completa
UNIVERSIDAD DE MURCIA
Notificacin de exclusin provisional
N. Ref.: SCA-23/2012
Asunto: solicitud de ayuda de estudios.
D. Remedios Albarracn de la Torre

Avda. de la Marina Espaola, 12, 3
30009 Murcia
En relacin con su solicitud de ayuda para estudios de hijos durante el curso
acadmico 2011-2012, le comunico que se ha excluido provisionalmente por los
siguientes motivos:
1. No se han acreditado los ingresos ntegros de la unidad familiar.
2. ...
Esta documentacin est exigida por la base tercera de la convocatoria de accin
social, (Resolucin R-235/2011, de 27 de septiembre de ...)
El secretario general
60
La combinacin de la informacin proporcionada por el ttulo, el asunto, junto con

la explicacin de las circunstancias que han causado la exclusin y su
justificacin, contextualizan adecuadamente la informacin del documento y
permiten al destinatario conocer las circunstancias y las razones para poder
subsanar su peticin o defenderse de una decisin que puede considerar injusta.
2. ORGANIZAR LA INFORMACIN EN PRRAFOS

La coherencia interna proporciona orden y claridad al contenido del texto, pero
ser de poca utilidad si no se refleja externamente por medios lingsticos
(repeticiones, sinnimos, pronombres...) y grficamente. Esta es la denominada
coherencia externa.
El elemento bsico sobre el que recae la responsabilidad de articular y organizar
la informacin del conjunto del documento es el prrafo. A l dedicamos el
siguiente apartado.
2.1. El prrafo
Un prrafo es la unidad fundamental de los documentos. Grficamente, el prrafo
se destaca en la pgina por estar delimitado entre una mayscula con la que se
inicia una lnea nueva y un punto y aparte.
Consiste en un bloque de texto, integrado por oraciones interrelacionadas que
desarrollan un aspecto del tema central del texto. La divisin en prrafos permite
distribuir los contenidos, facilitar su lectura y organizar el texto visual e
informativamente.
Recomendaciones para articular un texto en prrafos
1. Cada prrafo debe tratar una nica idea.
2. Se comenzar un nuevo prrafo cuando se ofrezca una informacin diferente o
un nuevo aspecto sobre el tema central.
3. Cuanto ms largo y condensado sea el prrafo, ser ms difcil de leer y
entender. Su extensin no superar las seis lneas. Es conveniente que el
prrafo contenga ms de una oracin.
4. Los prrafos se sucedern de forma lgica de acuerdo con su contenido y en
relacin con los dems.
5. La idea principal del prrafo aparecer preferentemente al principio, ya que
generalmente es aqu donde est ms activa la atencin del lector; tambin es
posible situarla al final, a modo de conclusin.
61
Errores ms frecuentes en la redaccin de los prrafos

1. Desequilibrio. Alternar prrafos desmesuradamente largos con prrafos muy
cortos demuestra falta de orden.
2. Repeticin. Distintos prrafos desarrollan la misma idea, con lo cual se vulnera
el principio un prrafo, una idea.
3. Condensacin. Un solo prrafo expone varias ideas, lo que resta solidez al
principio de unidad del prrafo.
4. Vaguedad. Un prrafo se limita a apuntar algunas ideas, sin llegar a desarrollar
ninguna en profundidad.
5. Longitud. El prrafo coincide en la puntuacin con una sola y extensa oracin,
con lo cual dificultar la legibilidad y la comprensin.
2.2. Los conectores
La relacin lgica entre los prrafos puede deducirse del contenido. Pero la
coherencia externa se refuerza si se colocan seales que expliciten esa
relacin y ayuden al lector a interpretarlo adecuadamente. Esas seales son los
conectores o marcadores textuales.
Son conectores palabras o grupos de palabras como asimismo, por otra parte, no
obstante, por tanto. No tienen un significado conceptual (no significan nada
lxicamente); sin embargo, enlazan partes del texto indicando la relacin lgica
que hay entre ellas.
Estudiamos diversas clases de conectores, segn la funcin informativa y el tipo
de instruccin que expresan:
1. Organizacin de la informacin
2. Adicin de argumentos
3. Oposicin de argumentos
4. Causa o consecuencia
5. Reformulacin de lo dicho
1. Conectores que organizan y estructuran la informacin
Sealan las partes del texto que inician, continan o concluyen la informacin de
un documento o provocan alguna desviacin o excurso. De este modo organizan
la informacin.
A esta clase pertenecen conectores como en primer lugar, por una parte, ante
todo, en segundo/tercer lugar, de igual manera/modo, de otra parte, en ltimo
lugar, finalmente, por lo dems, por ltimo, etc.
62
2. Conectores que indican adicin de argumentos

Pertenecen a esta categora los conectores que indican una relacin lgica de
suma o adicin entre contenidos (A + B), de modo que ambos estn orientados
hacia la misma conclusin.
A esta clase pertenecen conectores como en asimismo, igualmente, del mismo
modo, adems, mxime, es ms, etc.
3. Conectores con valor adversativo o contraargumentativo
Los conectores de esta clase establecen un contraste u oposicin entre los
argumentos que unen.
A esta clase pertenecen conectores como aunque, si bien, a pesar de que, pese
a que; pero, mas, sin embargo, no obstante, con todo, ahora bien, aun as, a
pesar de todo; en cambio, por el contrario, antes bien, de todos modos
4. Conectores consecutivos
Son consecutivos los conectores que presentan al miembro del texto en que se
encuentran como una consecuencia o la conclusin derivada de la informacin
del miembro anterior.
A esta clase pertenecen conectores como por ello, por eso, por tal motivo, por tal
razn, por lo que, de ah que; en consecuencia, consecuentemente, por
consiguiente, por lo tanto, consiguientemente, por ende...
5. Reformuladores
Son los que presentan la nueva informacin como una reformulacin de lo
anteriormente dicho, para mejorarla, explicarla, aclararla o rectificarla.
A este tipo pertenecen los reformuladores explicativos a saber, es decir, o sea;
los rectificativos, como mejor dicho, en cualquier caso, de todos modos o en
todo caso: o los recapitulativos como en suma, en definitiva, en fin, en
conclusin.
3. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Lo esencial de un documento es su contenido y la claridad con que se expone,
pero la manera de presentarlo tambin condicionar su legibilidad. Una adecuada
estructura ayudar a que el lector capte a primera vista la informacin importante,
reconozca su organizacin interna y sus diferentes divisiones.
Examinemos las distintas partes que forman la estructura de un documento.
63
3.1. Encabezamiento
Es la parte superior del documento. Desde el punto de vista de la atencin visual,
es el lugar donde primero se fija la vista del lector; por esa razn se reserva este
espacio para la informacin bsica que sintetiza elementos fundamentales del
documento: identificacin corporativa del emisor, informacin sinttica del
contenido e identificacin del destinatario.
El encabezamiento aparecer en todos los documentos que deban estar
formalizados, incluidos los de trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos.
En l debe constar el ttulo y el nmero clave de identificacin del expediente.
Partes del encabezamiento
1. Cabecera impresa. Es la franja superior del documento donde aparecen el
escudo o el logotipo que identifican corporativamente al emisor, as como
informacin referida a los organismos y rganos de segundo orden, direccin
postal y electrnica, segn las normas de imagen institucional de cada
Administracin.
2. Ttulo. El ttulo es el resumen del documento. Es obligatorio en los documentos
que contengan actos administrativos, incluidos los de trmite, cuyos destinatarios
sean los ciudadanos, y expresar con claridad y precisin el tipo de documento,
su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en que se inserta.
Caractersticas del ttulo
Resumir de forma concisa el tipo de documento y su contenido esencial.
Resolucin de adjudicacin de plazas vacantes
Informe sobre compatibilidad de puesto en el sector privado
Oficio de subsanacin de la solicitud
Debe estar situado en sitio visible y fcilmente identificable. El lugar idneo
ser inmediatamente despus de la cabecera
Destacar del cuerpo por caracteres tipogrficos (mayscula o negrita).
Resolucin de adjudicacin de plazas vacantes
OFICIO DE SUBSANACIN DE LA SOLICITUD
No ocupar ms de una lnea, si es posible; de lo contrario, pierde eficacia.
64
No deben usarse en el ttulo abreviaturas o siglas, y mucho menos si no

son las ms comunes.
3. Datos generales del documento. Este apartado contendr la informacin ms
significativa para la identificacin inmediata del documento y para la gestin
administrativa (registro, archivo, remisin). Incluir todos o algunos de los
siguientes apartados, siempre segn las necesidades de cada unidad
administrativa:
Referencia, nmero o clave asignados por cada dependencia para la

identificacin del documento, con objeto de facilitar el control interno
administrativo.
Asunto. Describe sucintamente el objeto del documento. El asunto

complementa la informacin proporcionada por el ttulo o lo sustituye si el
documento carece de ttulo. Se redactar de forma sinttica, con claridad y
precisin e idnticos criterios que se aplican al ttulo.
Identificacin del interesado o los interesados en el procedimiento, que

puede no coincidir con el destinatario de las notificaciones o
comunicaciones.
Fecha de inicio del procedimiento.
4. Destinatario. Es la persona a la que va dirigido el documento. Los datos que

deben figurar ya se han examinado en la unidad anterior. El espacio reservado
para la identificacin del destinatario se dispone normalmente en casillas o
recuadros coincidentes con la ventanilla de los sobres. Cuando el destinatario es
otra Administracin, puede aparecer al pie del documento en mayscula.
3.2. Cuerpo
Es la parte reservada al contenido especfico de cada documento. Su extensin
vara, segn la mayor o menor complejidad del mensaje que se transmite o del
tipo de texto.
El contenido se redactar con claridad, sencillez y precisin, separando la
informacin en prrafos ordenados de forma lgica. En aquellos casos en que su
complejidad o extensin lo aconsejen, se utilizarn subttulos indicativos de las
distintas divisiones del documento, destacados tipogrficamente del resto.
Es costumbre arraigada en la redaccin de los documentos jurdicos y
administrativos, aceptada como solucin ortogrfica por la Real Academia
Espaola, destacar con maysculas la accin principal del documento: autorizar,
denegar, informar, sancionar, requerir, ordenar, caducar, desestimar, trasladar...
El procedimiento ortogrfico se completa separando la palabra del cuerpo del
65
texto, a veces en rengln aparte, seguida de dos puntos: CERTIFICA:,

INFORMA:, RESUELVE:, etc.
3.3. Pie
El final del documento es el espacio reservado a las circunstancias de tiempo y
lugar (data), si no se han expresado en el encabezamiento, y a la formalizacin y
los signos de validacin del documento, que incluyen la firma del emisor, su
identificacin oficial y personal, la de los autenticadores, y en su caso, los sellos.
1. Data. La data tambin es un elemento esencial y un requisito para los
documentos que hayan de estar formalizados.
Con carcter general, es recomendable escribir la data combinando letras y

nmeros, como en el ejemplo:
Murcia, 17 de mayo de 2013
Entre el lugar y la fecha propiamente se escribe una coma, y se debe

prescindir de las preposiciones En y a, por considerarse uso anticuado.
El da del mes y el ao se escriben con cifras; el ao no lleva punto (2012

es la forma correcta; 2.012 es incorrecta).
El mes se escribe con letras, en minscula, precedido y seguido por la

preposicin de.
Cuando se escribe la data en rengln aislado, no debe llevar punto al final.
Si en el formato del documento existen casillas para consignar la fecha de

forma exclusivamente numrica, se podr recurrir a la separacin en
barras, puntos o guiones, como en los ejemplos siguientes:
17/05/13, 17.05.2013; 17-05-13
Dependiendo de formato del documento, la data puede aparecer en los datos de

identificacin del encabezamiento o inmediatamente antes de la firma como en el
ejemplo:
Torrelavega, 17 de mayo de 2013
El alcalde
Luis Enciso Navarro
66
2. Firma. Normalmente el autor jurdico del documento asume la responsabilidad

de su contenido con el acto formal de la rbrica o firma. Puede darse el caso de
que el documento requiera la intervencin de una persona que lo legitime con su
firma oficial. En diplomtica se denomina autenticador y en el documento
administrativo adopta la frmula de visto bueno (generalmente abreviada como
V. B.). Esta frmula acredita que la firma que aparece en el documento en
cuestin pertenece realmente al funcionario firmante.
La firma es el signo de validacin del documento por excelencia. Est compuesta
de tres elementos: antefirma, rbrica y nombre completo del emisor. Cuando el
documento tiene carcter oficial, predomina el cargo sobre la persona, y debe
guardarse el siguiente orden:
a) La antefirma expresa el cargo de quien formaliza el documento.
Deben evitarse ttulos de tratamiento o de cualquier otra clase no

relacionados especficamente con la funcin pblica.
No es necesario escribir el cargo enteramente con maysculas.
En cuanto al uso de mayscula inicial, si el cargo aparece junto al nombre

de quien lo desempea (como es el caso) es opcional escribirlo en
maysculas o minsculas, aunque en los documentos oficiales es
costumbre escribirlos con maysculas.
No debe colocarse coma al final.
No se utilizarn abreviaturas.
b) Rbrica.
c) Nombre y apellidos. Tras la rbrica se escribirn los nombres y apellidos de la
persona que ocupa el cargo. En la actualidad se tiende a suprimir la abreviatura
Fdo.; tampoco se debe colocar punto tras el nombre.
d) Delegacin. Cuando se acta por delegacin de competencias, de firma u
otras circunstancias, el orden ser el siguiente:
- Cargo que tiene atribuida la competencia
- Circunstancias concretas de la delegacin, indicada con la abreviatura que
corresponda (P. D.)
- Cargo de quien formaliza el documento
- Norma que atribuye la delegacin
67
- Nombre completo de la persona que formaliza.
El Consejero
P.D., la directora general del Medio Rural
(Orden de 13 de febrero de 2012)
Rbrica
Nombre y apellidos
e) Sello. Es un signo con fin validador. Se estampa por lo general junto a la firma
del autor jurdico del documento, sobreponindose ligeramente a ella por la
izquierda. La introduccin de firmas electrnicas y otros cdigos han modificado
su forma, pero no su funcin.
4. ESTRUCTURAS TPICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

MS FRECUENTES
Los documentos administrativos pueden clasificarse segn diversos criterios:
1. Segn los participantes en la relacin administrativa. Se distinguen dos
categoras de documentos: documentos de la Administracin y documentos de
los ciudadanos.
DOCUMENTOS
DE LOS CIUDADANOS
DOCUMENTOS DE LA
ADMINISTRACIN
cartas, declaraciones, quejas,

renuncias, reclamaciones...
solicitudes,
recursos,
AL
anuncios, bandos, cartas, oficios,

notificaciones, citaciones...
DIRIGIDOS A LA
ADMINISTRACIN
actas, cartas, notas interiores,

oficios, informes, diligencias...
DIRIGIDOS
CIUDADANO
2. Segn la normatividad del contenido del documento. Esta clasificacin divide

los documentos de acuerdo con su carcter normativo o no normativo, de la que
excluye los escritos de los ciudadanos:
DOCUMENTOS
NORMATIVOS O DE
DECISIN
Genricos o dispositivos
68
Son las disposiciones

generales que aprueban los
organismos pblicos, cuyo
destinatario es colectivo
Individuales
Son aquellos documentos que

van dirigidos a ciudadanos
individualmente considerados,
como las resoluciones,
acuerdos, etc.
de constancia
DOCUMENTOS NO
NORMATIVOS
de juicio
de transmisin
3. Segn la fase del procedimiento en que se producen:
DOCUMENTOS DE LA FASE
DE INICIACIN
DE INSTRUCCIN
DE TERMINACIN
Acuerdo de inicio del procedimiento

Requerimiento de subsanacin de defectos de la solicitud
Peticin de mejora voluntaria de la solicitud
Acuerdo de adopcin de medidas provisionales
Acuerdo de acumulacin de procedimientos
Acuerdo de prctica simultnea de trmites
Acuerdo de apertura de un perodo de pruebas
Acuerdo de prctica de prueba
Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas
Oficio de peticin de informes
Citacin de comparecencia
Concesin de trmite de audiencia
Acuerdo de apertura de perodo de informacin pblica
Acuerdo de ampliacin de plazos
Acuerdo de tramitacin de urgencia
Acreditacin de la notificacin
Resolucin de caducidad por paralizacin del procedimiento
imputable al interesado
Resolucin de caducidad de procedimientos iniciados de
oficio susceptible de producir efectos desfavorables o de
gravamen
Resolucin tipo
Resolucin de inadmisin
Certificacin de acto producido por silencio administrativo
Acuerdo de suspensin de la ejecucin de un acto
4. Segn la declaracin que contienen. Finalmente la clasificacin que

seguiremos es la propuesta por el Manual de documentos administrativos (MAP,
2003). Esta clasificacin parte de la base de que cada documento contiene una
declaracin, una manifestacin de un rgano administrativo para cumplir un fin
concreto: decidir, transmitir actos, dejar constancia y opinar o proponer
actuaciones. De este modo, se establecen cuatro categoras de documentos:
69
DOCUMENTOS DE DECISIN O RESOLUTIVOS

contienen una declaracin de voluntad de un rgano
administrativo sobre materias de su competencia
DOCUMENTOS DE TRANSMISIN
comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas, rganos o entidades
resoluciones
acuerdos
notificaciones
publicaciones
oficios
notas interiores
cartas
citaciones
convocatorias
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACIN

contienen una declaracin de conocimiento de un rgano
administrativo, persona o entidad pblica o privada, cuya
finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos
actas
diligencias
certificados
DOCUMENTOS DE JUICIO
contienen una declaracin de juicio de un rgano
administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de
hecho o jurdicas que sean objeto de un procedimiento
administrativo
informes
propuestas
dictmenes
4.1. Documentos de decisin

Son los documentos que contienen una declaracin de voluntad de un
rgano administrativo sobre materias de su competencia.
Dentro de los documentos de decisin, se distinguen dos clases:
La resolucin es el documento que contiene la decisin con la que el
rgano competente pone fin a un procedimiento.
El acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el
rgano competente sobre la iniciacin del procedimiento y las cuestiones
que se suscitan durante su tramitacin, siempre anteriores a la resolucin.
Estructura bsica
La estructura de los documentos de decisin reproduce por analoga y costumbre
la de las sentencias, que ha fijado el art. 248.3 de la Ley Orgnica del Poder
Judicial: Las sentencias se formularn expresando, tras un encabezamiento, en
prrafos separados y numerados, los antecedentes de hecho, hechos probados,
en su caso, los fundamentos de derecho y, por ltimo, el fallo. Sern firmadas por
el juez, magistrado o magistrados que las dicten.
70
Junto con los elementos comunes vistos en apartados anteriores, sus elementos
estructurales son:
a) Antecedentes. Introducen de forma resumida informacin sobre la forma de
inicio del procedimiento, solicitud externa u rgano que lo inicia, cuando sea de
oficio. Ejemplos:
b) Hechos (o tambin parte expositiva, relacin de hechos). Contiene los
diferentes hechos y acciones seguidas desde el inicio del procedimiento. La
descripcin minuciosa de los hechos aparecer solo en las resoluciones o
acuerdos que deban ser motivados.
c) Valoracin jurdica (fundamentos de derecho o parte argumentativa). Es la
valoracin de los hechos, de acuerdo con los fundamentos normativos,
doctrinales o jurisprudenciales que les son aplicables.
Los hechos y los fundamentos de derecho constituyen la motivacin, un requisito
con que se garantiza que la decisin adoptada se ajusta a derecho y posibilita el
control jurisdiccional de los actos de la Administracin.
d) Competencia. Esta parte identifica las normas que atribuyen la competencia al
rgano administrativo para poder actuar y decidir, y suele acompaar a la
mencin de las normas en la motivacin.
e) Decisin (parte dispositiva). Expresa la declaracin de voluntad concreta que
adopta el rgano sobre las cuestiones planteadas en el procedimiento.
La decisin puede incluir tambin una serie de condiciones cuyo cumplimiento es
esencial para la eficacia de la resolucin. Segn su extensin, podr incluirse en
la misma parte dispositiva o en un apartado especfico convenientemente
destacado.
f) Recursos. Informan al ciudadano de cmo puede impugnar la decisin
adoptada si no est conforme con ella. La informacin expresar con la mayor
claridad posible y con orden la naturaleza del acto (definitivo o no en la va
administrativa), qu tipo de recurso puede interponer, ante qu rgano, en qu
plazo y otros posibles efectos.
4.2. Documentos de transmisin
Son documentos de transmisin todos aquellos que comunican actos, la
existencia de hechos o las circunstancias de un procedimiento a otras personas,
rganos o entidades.
Se pueden clasificar teniendo en cuenta el contenido normativo o no del acto
comunicado. De acuerdo con esto, se pueden dividir en dos subcategoras:
71
Notificacin
Comunican actos de decisin
Publicacin
Comunican actos no
decisivos
Comunicaciones (oficios, notas interiores,

cartas, convocatorias, citaciones. anuncios...)
1. Documentos que comunican actos decisivos: notificacin y publicacin

La notificacin y la publicacin son los documentos mediante los que se
comunica al interesado una resolucin o un acuerdo que afecta a sus intereses y
derechos. La notificacin es una condicin para la eficacia (jurdica) del acto que
se comunica y al mismo tiempo garantiza la recepcin de dicho acto y el xito de
la comunicacin.
Es requisito de estos documentos que reproduzcan ntegro el acto que notifican o
sus elementos esenciales. La reproduccin puede consistir en:
Notificacin independiente. La notificacin se ordena en un documento
distinto y separado de la resolucin.
Notificacin-resolucin. El mismo documento contiene la resolucin y la
ordenacin de la notificacin
Notificacin adjunta. La notificacin consiste en un mero oficio que
acompaa a la resolucin.
La publicacin consiste en notificar un acto en los diarios oficiales o en la
prensa de mayor difusin cuando no se ha podido notificar por los medios
ordinarios o se dan las circunstancias previstas en los arts. 59 y 60 de la
LRJ-PAC.
Estructura bsica
Con ligeras diferencias, segn las modalidades de notificacin elegidas, su
particularidad consiste en un encabezamiento de este tipo si la notificacin
transcribe e inserta la resolucin:
72
Con esta fecha, (la autoridad que corresponda en cada caso) ha

dictado el/la siguiente acuerdo/resolucin:
Le notifico que, con esta fecha, (la autoridad que corresponda) ha
dictado la...
Si la notificacin y la resolucin son el mismo documento, suele aadirse al final
de la parte dispositiva la ordenacin de la notificacin:
Mediante este documento, se notifica a... esta resolucin/acuerdo,
segn lo exigido en el art. 58.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
Para la publicacin existe un formato particular. Su nica especificidad radica en
que deben indicarse las circunstancias que han imposibilitado la notificacin
ordinaria y los medios en que se realiza la notificacin, con frmulas semejantes
a las siguientes:
Al desconocerse la identidad de los posibles interesados en el
procedimiento de, les notifico el siguiente acuerdo mediante su
publicacin en el Boletn Oficial de la Regin, en el tabln de anuncios
del Ayuntamiento dey en el peridico La Opinin: [texto del acuerdo]
No se ha podido practicar la notificacin a D. por los medios
indicados, ya que resulta desconocida en el lugar que ha indicado
como domicilio, y el nmero de fax facilitado corresponde a una
sociedad mercantil sin relacin con la interesada. En consecuencia,
notifico la siguiente resolucin mediante su publicacin en el Boletn
Oficial de la Regin y en el tabln de anuncios del Ayuntamiento de.
2. Documentos que comunican actos no decisivos: comunicaciones
Con el nombre comunicaciones se designan los documentos administrativos
destinados a poner en conocimiento de otras personas hechos o circunstancias
de un procedimiento o de la Administracin, y siempre que no contengan actos
de decisin.
En esta clase de documentos se incluyen muy diversos tipos: oficios, citaciones,
notas o comunicaciones interiores, convocatorias, cartas, saludas, etc.
Un oficio es el documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es comunicar
una actuacin administrativa prevista legalmente e integrada en un
procedimiento. Su destinatario, siempre externo al emisor, puede ser un
ciudadano, una entidad privada u rganos administrativos de distintas
Administraciones.
La nota interior, de caractersticas similares al oficio, es un documento interno,
que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades dependientes de un
mismo rgano superior o entidad.
73
Muy similar es la circular o nota informativa, documento mediante el cual una

autoridad superior dirige una orden, instrucciones o informacin general a todos o
a gran parte de sus subordinados. Tiene normalmente un destinatario colectivo,
lo que la diferencia de la nota interior, que suele ser individual.
Mientras que le estructura regular del oficio se ajusta al esquema
encabezamiento cuerpo y pie, la nota interior comparte estructura con el oficio,
con leves pero significativas variaciones.
En el encabezamiento, tras el ttulo y los datos generales de identificacin,
comunes a ambos, la identificacin del emisor y del destinatario se debe realizar
indicando tanto el nombre como los cargos del emisor y del destinatario:
Nota interior
Lugar y fecha (optativo en el encabezamiento)
S/ref.:
N/ref.:
De: Juana Mara Ramrez Ortigosa, jefa de la Seccin de

Patrimonio
Dirigido a: Luis de Len Galms, jefe del Servicio Econmico
En el pie contendr la datacin, si no se ha indicado en el encabezamiento; para
la firma, bastar con la rbrica, pues los datos identificativos del emisor ya se han
expresado en el encabezamiento.
La carta es el documento empleado para las comunicaciones de carcter
personal, protocolario o de contenido general, sin relacin directa con la gestin
habitual o la tramitacin de un procedimiento.
Consta de
Cabecera. En la parte superior izquierda aparece el remitente, que puede
identificarse personalmente o con el membrete o logotipo institucional
preimpreso; tambin es posible encontrarlo en el centro o a la derecha.
Datacin. Por debajo de la cabecera, en el ngulo superior derecho, se
encuentra la datacin. Tambin puede colocarse inmediatamente antes de
la firma.
Destinatario. La identificacin del destinatario se situar bien junto al

margen izquierdo, bien a la derecha, si se utilizan sobres con ventanilla.
Saludo o encabezamiento. Es, estrictamente hablando, el inicio de la carta.

Se escribe debajo de los datos del destinatario. El saludo debe ajustarse al
74
tono general de la carta, y para ello se emplearn las frmulas adecuadas

segn la proximidad y la formalidad de la relacin entre los interlocutores.
Cuerpo. Es el lugar destinado al contenido propiamente dicho de la carta.
Su redaccin deber cumplir las mismas indicaciones que las expuestas
en el apartado relativo al contenido de los oficios y las notas interiores.
Normalmente se estructurar en tres partes no obligatorias: introduccin
del motivo de la carta o su presentacin, desarrollo y la conclusin con una
sntesis o la peticin concreta.
El cierre de la carta es la ltima parte y consta de despedida, firma y, en
ocasiones, posdata. La frmula de despedida guardar relacin con el
tono que se ha empleado en el saludo y en el cuerpo: Cordialmente,
Reciba un cordial saludo, Le saluda atentamente...
Por su carcter ms personal, en las cartas es ms importante la persona
que el cargo que ocupa. Por esa razn, el orden de los elementos es
rbrica, nombre y apellidos, cargo.
El saluda es un tipo de comunicacin protocolaria dentro de la Administracin,
que es utilizado exclusivamente por los altos cargos para comunicaciones breves
(agradecimientos, felicitaciones, invitaciones, saludos...), no regladas ni
pertenecientes al procedimiento administrativo.
El tono y el objeto de este documento son de elevada formalidad, circunstancia
que se refleja en el uso de la tercera persona tanto para el emisor como para el
destinatario. Por su uso restringido y algo anticuado, puede ser reemplazado por
la carta o la invitacin.
Ministerio de Medio Ambiente
Secretara de Estado para la Biodiversidad
El Ilmo. Sr. Secretario de Estado para la Biodiversidad
SALUDA
al profesor ........ y le agradece la colaboracin prestada por
la institucin que preside, en las Jornadas sobre Agua y
Medioambiente, organizadas en Murcia, los das 22 y 23 de
noviembre de 2005.
Nombre
y aprovecha la ocasin para testimoniarle de su ms alta

consideracin
Datacin
75
4.3. Documentos de constancia

Son aquellos documentos que contienen una declaracin de conocimiento de un
rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o
efectos.
A este grupo pertenecen las actas (de reunin, de inspeccin), la certificacin, la
diligencia.
Actas de reunin
Las actas son relaciones escritas en las que se hace constar un hecho, una
obligacin o una reunin. Dentro de esta categora general, el acta de reunin o
de sesin es un documento por el que se deja constancia de las incidencias
(deliberaciones, acuerdos, etc.) que acaecen en las sesiones de un rgano
colegiado.
Su estructura tipo incluye las siguientes partes:
Ttulo e identificacin de la sesin
Asistentes y ausentes.
Orden del da y desarrollo de la sesin, con expresin de los puntos
principales de las deliberaciones.
Acuerdos. En este apartado se transcribirn los acuerdos que se adopten,
sealando asimismo el procedimiento de votacin (secreta, a mano
alzada...) y el resultado de la votacin.
Frmula final y firma. Suele responder a uno de estos tipos: El presidente

levanta la sesin, de la cual extiendo esta acta como secretario o Sin
ms asuntos que tratar, el presidente levanta la sesin a las 20:30
horas.... Las personas que firman normalmente las actas son el
secretario y el presidente, que otorga su visto bueno.
La certificacin
Es el documento con que el funcionario responsable da fe de un hecho, del
contenido de un documento o de las circunstancias que constan en archivos,
registros, libros de actas, etc.
Consta de las siguientes partes:
Ttulo descriptivo del objeto de la certificacin y el encabezamiento donde
se identificar el nombre y los apellidos, el cargo y el organismo al que
pertenece quien la emite.
76
Cuerpo. El cuerpo del documento consta del verbo CERTIFICO/A que

designa la accin principal del documento y los hechos y las circunstancias
que constituyen el objeto mismo del certificado
Frmula de certificacin. El documento puede concluir con la frmula Y
para que conste, expido/extiendo/emito/firmo este certificado, o bien
directamente expresar el solicitante del certificado, la finalidad, los efectos
genricos o especficos o a la validez temporal del certificado, en su caso,
e incluso la persona que da la conformidad.
Datacin. Aunque contina siendo prctica comn expresar la datacin
como un elemento ms de la frmula de certificacin, los manuales
modernos recomiendan que la datacin figure en rengln independiente,
situada bien antes o bien despus de la rbrica. Por cuestiones de
tradicin podemos mantener la datacin antes de la rbrica.
Firma. Bastar con la rbrica, puesto que la identidad del emisor del
certificado aparece en el encabezamiento. Si ha de aparecer el visto
bueno, se escribir junto a la rbrica, pero en este caso con el cargo y el
nombre completo de quien da su conformidad.
4.4. Documentos de juicio
Son los documentos que contienen una declaracin de juicio de un rgano
administrativo, persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de
hecho o jurdicas que sean objeto de un procedimiento administrativo. Los
documentos ms caractersticos son el informe y la propuesta.
El informe
La competencia para dictar resoluciones y acuerdos recae en rganos
administrativos que, en ocasiones, necesitan opiniones autorizadas, de contenido
tcnico o jurdico, sobre un tema concreto.
El informe consiste en una exposicin ordenada y exhaustiva sobre un tema
determinado, un problema o el estado de una cuestin. Se trata de una
declaracin de juicio emitida por una persona distinta de la que debe resolver el
procedimiento, cuyo fin es aportar nuevos datos al expediente o comprobar los ya
existentes, proporcionar valoraciones y opiniones necesarias para la formacin
de la voluntad y la adopcin de la decisin.
Su rasgo ms destacado es el carcter instrumental: el informe es redactado por
tcnicos o funcionarios con competencias determinadas, para que sirva de
antecedente y de asesoramiento al rgano administrativo que ha de tomar una
decisin
77
La estructura del informe est determinada por la extensin del documento.

Resumimos la estructura del informe breve por ser el ms frecuente en la
actividad regular de la Administracin:
Datos identificativos que permiten obtener una visin sinttica de su
contenido, indicaremos en esta parte los siguientes datos: ttulo, rgano
que lo solicita y asunto de que trata.
Cuerpo. De acuerdo con la extensin de lo que se informa, el cuerpo del
informe presentar, tras una frase introductoria el contenido, separado por
prrafos numerados, si es necesario. Si es ms extenso, se podrn
introducir subapartados que contengan los hechos o antecedentes
(ordenados cronolgicamente y escritos en prrafos separados) y los
fundamentos legales (justificacin y argumentacin que prepara la
conclusin, igualmente separados en prrafos).
Conclusin o propuesta: segn la clase de informe de que se trate, la parte
final puede incluir una o varias conclusiones (necesariamente en el caso
de las propuestas de resolucin), o carecer de ellas si se trata de un
informe descriptivo.
Datacin, firma
Anexos (en aquellos casos que sean necesarios).
78
ESTRATEGIA 5
FACILITAR LA LECTURA DEL DOCUMENTO
1. APROVECHAR LOS MEDIOS DEL PROCESADOR DE TEXTOS
Se pueden aprovechar los distintos recursos tipogrficos (cuadros, listas, tablas,
distintos tipos de letra [negrita, cursiva,], subrayados, maysculas para
destacar partes del texto
Qu es lo que debe destacarse?
Lo que pueda ayudar al lector a comprender mejor el texto.
Pero con mesura: si se destaca todo, el efecto pierde eficacia.
2. LLEGADO EL CASO, EMPLEAR TABLAS.
3. PRESENTAR ENUMERACIONES EN LISTAS

Cuando en un texto se enumeran varios elementos es preferible presentarlos en
listas, precedido cada uno de ellos de una vieta o topo.
Las listas son ms fciles de comprender
Mejoran la memorizacin
Reducen el riesgo de malas interpretaciones
Permite dividir las oraciones muy largas
79
ESTRATEGIA 5
FACILITAR LA LECTURA DEL DOCUMENTO
DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS
Los documentos no solo se leen: tambin se ven. Ello obliga a considerar de
manera complementaria la composicin formal de los documentos para que su
lectura sea cmoda y atractiva para el lector.
1. APROVECHAR LOS RECURSOS TIPOGRFICOS

Los programas de proceso y edicin de textos permiten variados recursos
tipogrficos para destacar visualmente la informacin ms importante del
documento o crear efectos visuales para ayudar a la lectura.
Pero esta variedad de recursos no debe conducir al abuso, porque la efectividad
de dichos recursos se pierde.
1.1 Tipografa
Familias de letras
Las familias de letras son el conjunto de caracteres con unos rasgos comunes.
Cada una de ellas proyecta una determinada imagen: tcnica, informal,
ornamental... Es recomendable no mezclar varias familias en un mismo texto.
Estas son algunas de las ms utilizadas:
Arial y Times New Roman, Verdana: las ms frecuentes en los textos
administrativos y empresariales de diverso carcter.
Courier New: tiene el mismo diseo que la letra de las mquinas de escribir,
por lo que da un aspecto algo anticuado al texto.
Comic Sans, Garamond, Book Antiqua, Arial Black: ms apropiados para
textos publicitarios o de mercadotecnia que para documentos.
En cuanto al tamao de letra, es importante tener en cuenta que en el cuerpo
oscila entre 10 y 12 puntos; en los ttulos el tamao ser mayor que el del
resto del documento (14 puntos).
80
Tipos de letra
Los tipos de letra son los recursos diacrticos tipogrficos o variaciones que una
familia de letra puede experimentar, por su forma, figura, tamao o grosor, en
relacin con la letra redonda normal. Los ms comunes en la composicin de los
textos son:
1. Redonda. Es el tipo normal no marcado. Se escribe derecho y circular, y se
utiliza para componer el texto general.
2. Cursiva. Letra inclinada, a imitacin de la escritura manual. Conviene evitar el
uso de la cursiva en todo el texto porque deja menos espacio entre caracteres y
dificulta su legibilidad.
Sus usos principales son:
Reproducir una cita textual que, por su extensin, vaya
destacada en prrafo independiente.
Este uso es alternativo, pues en las citas extensas pueden
emplearse tambin otros mtodos como las comillas, el
aumento del sangrado y la reduccin del tamao de la letra.
Escribir las palabras extranjeras o los trminos no recogidos
en el Diccionario de la Real Academia.
Resaltar aquellas palabras o frases que tengan una funcin
especial dentro del texto. Ejemplo:
el trmino resolucin se emplea en este caso con
el sentido de forma de terminacin de un
procedimiento.
Indicar alguna advertencia en los textos que, adems,
debern ir entre parntesis; ejemplo: contina en la pgina
siguiente.
La denominacin completa de las leyes y normas que se
citan, para destacarlas as del resto del texto.
Para destacar los ttulos de publicaciones (diarios oficiales,
diarios, obras literarias, cientficas, tcnicas, revistas, etc.).
Las letras a), b), c) que encabezan los apartados dentro de
un prrafo.
81
3. Negrita. Del mismo tamao que la redonda mayscula o minscula, pero con
trazo ms grueso. Sus usos ms comunes son los siguientes
Para destacar los ttulos, subttulos y epgrafes, siempre que no coincida
con otros recursos tipogrficos (p. ej. mayscula y negrita, negrita y cursiva,
negrita y subrayado).
Para destacar palabras o determinados conceptos, cuando se estime
necesario (plazos, palabras claves
Para destacar la accin principal del documento.
4. Versalita. Letra mayscula de igual tamao que la minscula, normalmente un
tamao dos puntos menor que el tipo normal que se utiliza para el resto del
escrito. En los documentos administrativos su uso est restringido a los casos en
que se haya de utilizar numeracin romana o bien para algunos casos de
antefirma e identificacin con nombre y apellidos del firmante en documentos de
transmisin como las notificaciones. En el campo bibliogrfico tiene otros usos.
2. LAS LETRAS MAYSCULAS: ORTOGRAFA Y TIPOGRAFA

La letra mayscula es aquella que se escribe con mayor tamao y, por regla
general, con forma distinta de la minscula. Tiene dos funciones principales: la
ortogrfica y la tipogrfica.
2.1. Para escribir palabras o expresiones enteras
Por lo general, se escriben enteramente con maysculas las siglas y algunos
acrnimos: ISBN, ONG, OTI. Se escriben en minscula, en cambio, los
acrnimos que el uso ha convertido en sustantivos comunes y que, por tanto, se
han incorporado al DRAE: lser, radar, uvi. Cuando se trata de nombres propios y
tienen ms de cuatro letras, solo se escriben con la letra inicial en mayscula:
Insalud, Unicef, Renfe.
Se utiliza la escritura en maysculas con el fin de destacar determinadas frases o
palabras dentro de un escrito. Los casos ms comunes son:
En los nmeros romanos, cuando se utilizan como nmeros ordinales o

para distinguir las personas, los siglos, los tomos, captulos o partes de
una publicacin o de las leyes, etc.
En textos de carcter informativo, las frases que expresan el contenido

fundamental del escrito: EST PROHIBIDO FUMAR DENTRO DE ESTAS
DEPENDENCIAS. Tambin en los carteles de aviso, para asegurar su
visibilidad: SE RUEGA NO FUMAR.
82
Las palabras o frases que aparecen en las cubiertas y las portadas de los
libros impresos, as como los ttulos de cada una de sus divisiones internas
(partes, captulos, escenas, etc.).
En textos jurdicos y administrativos, el verbo que representa el objetivo
fundamental del documento: CERTIFICA, EXPONE, SOLICITA...
2.2. Maysculas iniciales

Segn la posicin que ocupe una palabra en un escrito, la puntuacin exige el
uso de mayscula inicial en los siguientes casos:
En funcin de la puntuacin:
1. La primera palabra de un escrito y la que vaya despus de punto.
2. Despus de los dos puntos, el criterio radica en el grado de dependencia
entre los elementos que este signo separa. De acuerdo con esto, debe
comenzarse en mayscula en los casos siguientes:
Tras los dos puntos que siguen al verbo fundamental de un

documento jurdico-administrativo: CERTIFICA: Que D. Jos Pertusa
ha seguido el curso de
Tras los dos puntos que anuncian la reproduccin de una cita o

palabras textuales: Me mir seriamente y me dijo: No sers capaz.
Tras los dos puntos que siguen a la frmula de encabezamiento o

saludo de una carta: Muy seor mo: Le comunico que...
Tras los dos puntos que cierran los epgrafes o subttulos de un libro
o documento, o los elementos de una enumeracin en forma de lista,
cuando el texto explicativo que los sigue comienza en la misma lnea:
Son tres las caractersticas que debe reunir la comunicacin eficaz:
Claridad: Se trata de un requisito esencial que consiste en que lo
escrito se entienda sin dificultad.
Precisin: Un requisito exigido por el contexto formal de la
comunicacin administrativa.
Tras los dos puntos que siguen a trminos de carcter anunciador,

como ejemplo, advertencia, nota, etc., cuando precede a enunciados
con plena independencia sintctica y de sentido, sea cual sea su
extensin: NOTA: Agregar ejemplar diligenciado a notificacin.
En funcin de la condicin o categora:
83
La funcin principal de la mayscula es distinguir los nombres propios de los

nombres comunes. El nombre comn posee rasgos semnticos caracterizadores
que permiten establecer una clase formada por los seres que presentan dichos
rasgos.
El nombre propio, por su parte, es un sustantivo creado para designar y referirse
a seres nicos, animados o no. Carece de significado lxico y singulariza un
referente concreto: la Casa Blanca, Ester, el Partenn
El nombre propio puede estar representado por una palabra o expresiones
denominativas, formadas por palabras del lxico comn o una combinacin de
lxico comn y nombre propio, referidas a entes nicos (instituciones,
organismos, acontecimientos, obras) con una funcin identificadora y
singularizadora, como el nombre propio genuino: Consejera de Educacin,
Formacin y Empleo
Las expresiones denominativas pluriverbales estn frecuentemente compuestas
por un sustantivo (sustantivo genrico) que designa la clase a la que pertenece el
referente: Ministerio de Interior, Consejera de Sanidad y Consumo, Concejala de
Deportes. Tras l aparece el trmino especfico, que permite identificarlo y
singularizarlo: Ministerio de Interior, Consejera de Sanidad y Consumo,
Concejala de Deportes.
Se escriben con letra inicial mayscula todos los nombres propios y los comunes
que funcionan con el valor de nombres propios, es decir, cuando designan seres
o realidades nicas y su funcin principal es la identificativa. En otras ocasiones,
la mayscula responde a otros factores, como la necesidad de distinguir entre
sentidos diversos de una misma palabra, o a razones expresivas o de respeto.
As, se escribirn con inicial mayscula:
1. Todos los nombres propios de persona, incluidas las designaciones familiares
o afectivas (Conchi, Pepe); nombres propios de animal (Rocinante, Babieca); y
nombres de cosa singularizada (Tizona).
2. Los apellidos, los sobrenombres, apodos y seudnimos: Alfonso X el Sabio.
3. Los nombres propios geogrficos (continentes, pases, ciudades, comarcas,
mares, ros, etc.). No se deben escribir con maysculas los artculos o
preposiciones que van entre ellos, a menos que sean intrnsecos a los nombres,
como ocurre en los topnimos: La Mancha, Los Garres, El Cairo.
Los nombres genricos geogrficos o administrativos como ciudad, ro, mar,
ocano, sierra, barranco, trmino municipal, paraje, provincia, etc., que
acompaan a los nombres propios se escriben con minscula: La ciudad de
Murcia, la sierra de Gredos, el ro Ebro, el trmino municipal de Lorca, la
provincia de Segovia.
84
Excepcionalmente se escriben con inicial mayscula algunos de estos nombres

genricos cuando se emplean solos y, por antonomasia, funcionan como
nombres propios al designar un lugar nico.
4. Los nombres de vas o espacios urbanos. Al igual que en el caso de los
nombres geogrficos, solo el nombre propio debe ir escrito con mayscula, y no
los nombres genricos que lo acompaan: calle de Trapera, plaza de Espaa,
avenida Juan Carlos I.
5. Los elementos significativos (principalmente sustantivos y adjetivos) que
forman parte del ttulo de documentos oficiales o de carcter legal o jurdico,
como tratados, acuerdos internacionales, cdigos, leyes, rdenes o decretos:
cuando se cita el nombre oficial completo: Ley 29/1998, de 13 de julio,
Reguladora de la Jurisdiccin Contencioso-Administrativa.
No obstante, cuando la descripcin de la ley que constituye el ttulo es demasiado
extensa, el uso de la mayscula se limita al primer elemento: Ley 27/2006, de 18
de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la informacin, de
participacin pblica y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente. Si
se citan en el interior de un texto, se escribirn adems en cursiva para delimitar
su extensin.
En caso de utilizar una mencin abreviada del ttulo, deben mantenerse las
maysculas: de acuerdo con la Ley 30/1992. En cambio, en las menciones
genricas o anafricas la mayscula no est justificada, pues no se emplea en
realidad el ttulo sino el nombre comn que designa cada tipo de documento: la
citada ley establece los motivos de abstencin y recusacin.
Las constituciones, normas supremas de los Estados, suelen citarse no por el
ttulo completo, sino de forma abreviada, utilizando el sustantivo genrico
constitucin escrito con mayscula inicial, mayscula que no debe afectar a los
especificadores que lo acompaen: la Constitucin argentina, los padres de la
Constitucin.
6. Los tratamientos, apelativos para referirse a personas por cortesa o en funcin
de su cargo, dignidad, jerarqua o titulacin, se escriben con mayscula solo
cuando se abrevian. Por el contrario, si se escriben con todas sus letras, irn en
minscula: Ud., pero usted; Sra., pero seora; Ilma., pero ilustrsima.
7. Las palabras significativas que componen la denominacin completa de
instituciones, entidades, organismos, departamentos o divisiones administrativas,
edificios, monumentos, locales o establecimientos pblicos, partidos polticos,
etc.: el Tribunal Supremo, la Biblioteca Nacional, la Universidad de Murcia, el
rea de Gestin Administrativa, el Teatro Real, la Secretara General... Tambin
se escriben con mayscula las denominaciones alternativas de carcter
antonomstico: Cmara Alta por Senado.
85
Se aplica la mayscula tambin al trmino con que habitualmente se menciona

de forma abreviada una institucin o entidad sobre el trmino especfico: la
Autnoma. Tambin por economa y evitar la repeticin del nombre completo se
suele emplear uno de los elementos de la denominacin: la Academia (por la
Real Academia Espaola). Este uso es admisible siempre y cuando la
denominacin es inequvoca y ha aparecido con su denominacin completa
anteriormente.
Las menciones anafricas que se refieren mediante el nombre comn a las
entidades o instituciones citadas anteriormente en el texto no deben escribirse
con mayscula, aunque coincidan con el genrico incluido en la denominacin
completa: esa rea, esta consejera, el organismo citado
8. Determinados nombres, cuando designan entidades, organismos o
instituciones: la Universidad, el Rectorado, el Estado, la Administracin... Iglesia
(institucin) / iglesia (edificio); Gobierno (institucin) / gobierno (accin de
gobernar).
La mayscula afecta tanto al singular como al plural: los Estados europeos. En el
caso de que estas palabras vayan seguidas de un adjetivo especificador, este se
escribir en minscula: Gobierno chileno. Cuando estos sustantivos se emplean
como nombres comunes, se escriben siempre con minscula.
9. Los ttulos, cargos y nombres de dignidad, como rey, papa, duque, presidente,
ministro, rector, etc., normalmente deben escribirse con minscula. No obstante,
por razones de solemnidad y respeto, se acostumbra a escribir con mayscula
inicial los nombres que designan cargos o ttulos de cierta categora en textos
jurdicos, administrativos y protocolarios, as como en el encabezamiento de las
cartas dirigidas a las personas que los ocupan u ostentan. Con todo, se
recomienda que en estos contextos se sometan a la norma general y se escriban
tambin con minscula.
10. Habitualmente se escriben con mayscula inicial los sustantivos y adjetivos
de documentos que corresponden al nombre de teoras, planes, informes,
conferencias, etc.: Plan Parcial de Cabezo Cortado, Plan Hidrolgico Nacional,
Plan Nacional para la Evaluacin de las Universidades de Espaa
11. Los sustantivos y adjetivos que forman parte de publicaciones peridicas o de
la colecciones. Estos nombres se escriben adems en cursiva: Boletn Oficial del
Estado, Boletn Oficial de la Regin, Boletn Oficial de la Provincia de Albacete.
2.3. Mayscula de relevancia
Hay unos usos de las maysculas, no incluidos en sus funciones comunes, que
responden al deseo de poner de manifiesto la especial relevancia que quien
escribe otorga al referente.
86
La razn de esta inclinacin por la mayscula como rasgo distintivo puede

responder al valor monumental y solemne de sus orgenes. De este modo, la
mayscula revela la consideracin o respeto que socialmente se otorga al
referente de ciertos trminos, como tratamientos o ttulos y cargos de especial
dignidad o situados en los niveles ms altos de la escala jerrquica.
Existe tambin una vertiente subjetiva en el uso de este tipo de maysculas que
se aplica a los trminos que el que escribe considera dignos de veneracin por
razones religiosas o ideolgicas.
Por ltimo, hay una mayscula enfatizadora con la que se quieren destacar
determinados conceptos considerados importantes o claves en determinados
contextos especializados.
Se recomienda evitar o restringir al mximo este empleo expresivo de la
mayscula pues no est justificada lingsticamente y presenta, adems, el
inconveniente de su carcter extremadamente subjetivo que redunda en una falta
de acuerdo entre los hablantes y perjudica a la homogeneidad de las reglas
ortogrficas.
2.4. Casos en que no debe usarse la mayscula inicial
Se escriben con minscula inicial (salvo que la mayscula venga exigida por la
puntuacin):
1. Los nombres de los das de la semana, de los meses y las estaciones del ao,
excepto cuando formen parte de fechas histricas: Viernes Santo, Dos de Mayo,
etc.
2. Los tratamientos como usted, seor, don, san/to, salvo que se escriban en
abreviatura, caso en que se escriben con mayscula: Ud., Sr., D.
3. Los ttulos, cargos y nombre de dignidad, como rey, papa, duque, presidente,
ministro, rector, etc., se escriben con minscula cuando aparecen acompaados
del nombre propio de la persona o del lugar al que corresponden: (el rey Felipe
IV, el papa Juan Pablo II, el presidente de Nicaragua, el ministro de Trabajo), o
cuando estn usados en sentido genrico.
4. Cuando un nombre comn se utiliza anafricamente para referirse a un
nombre propio citado anteriormente, no debe escribirse en maysculas:
...la Confederacin Hidrogrfica del Segura. Este organismo realiza
segn lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, del Rgimen
Jurdico de las Administraciones Pblicas y Procedimiento Administrativo
Comn. Esta ley establece que
87
Recuerda: nuestro idioma debe tender a la minusculizacin y reservar las

maysculas a aquellos casos ortogrficamente justificados y admitidos. Procura
no abusar de ellas cuando redactes documentos.
3. COMPOSICIN GRFICA DE LOS PRRAFOS
Desde el punto de vista grfico, los prrafos difieren segn el tipo de sangra que
lleven. La sangra es el espacio en blanco con que una lnea empieza ms
adentro que las del resto de la pgina. Hay tres clases principales:
1. Prrafo ordinario: lleva la sangra solo en la primera lnea.
2. Prrafo francs: lleva sangra en todas las lneas excepto en la primera.
3. Prrafo moderno o alemn: no lleva sangra.
La lnea final de un prrafo, si es muy corta, no debe ocupar menos espacio que
el establecido para la sangra. En general, debe evitarse una lnea final con
menos de cuatro caracteres.
La separacin entre los prrafos de un texto vara segn el tipo de prrafo que se
utiliza. Si el tipo es el ordinario (lleva sangra en la primera lnea del prrafo), no
es necesario intercalar un espacio en blanco. Esta es la forma empleada en las
obras impresas.
No obstante, tanto en los textos de pocas pginas como en los documentos
administrativos, puede ser recomendable separar los prrafos con una lnea en
blanco para mejorar su legibilidad.
En prrafos de dos o ms lneas, debe evitarse que quede sola al final de una
pgina la primera lnea del prrafo (lnea viuda) o sola al inicio de la pgina
siguiente la ltima lnea del prrafo (lnea hurfana). Este control lo realiza de
forma automtica el ordenador, si se selecciona previamente esta opcin. Es
conveniente, por tanto, que vayan juntas, al menos, dos lneas de cada prrafo
en la misma pgina, al final o al inicio, segn sea el caso.
4. APARTADOS
Apartados y subapartados sirven para estructurar las partes de un texto y deben
estar correctamente marcados y jerarquizados. Los apartados se distinguen del
cuerpo del texto:
por el sangrado;
por el tipo de cuerpo o letra;
y pueden organizarse de varias formas:
con nmeros correlativos: 1.; 1., 1);
88
con letras: a); b)...;

con otros smbolos: rayas, vietas o topos, etc.
Por lo general, tanto si se usan nmeros, letras o vietas, debe dejarse un

espacio entre ellos y la primera letra del apartado.
1. Documentos de decisin
1) Documentos de decisin
Documentos de decisin
a) Documentos de decisin
Segn la relacin de dependencia que tengan los apartados con el prrafo al
que pertenecen, se deben puntuar de distinta forma:
Si empiezan por mayscula, porque se trate de oraciones completas, los

apartados suelen terminar en punto, salvo que se trate de ttulos.
En caso de palabras que no forman una oracin, empezarn por

minscula y terminan con punto y coma, menos el ltimo, que termina
con punto.
En las relaciones sencillas dispuestas en columnas no se pone punto ni

ningn otro signo.
Si los apartados van dentro de un mismo prrafo, se separan con punto y

coma, excepto el ltimo que se separa con coma y la conjuncin y.
6. FORMATO DE LA PGINA
Aunque suele estar preestablecido por el uso, el formato debe adecuarse a los
contenidos y al tono del documento. Hay que tener en cuenta que los espacios en
blanco son tan importantes como en texto en s porque, segn los dispongamos,
el texto ser ms esttico y su legibilidad ser ms alta.
Los mrgenes son el espacio en blanco que queda entre los bordes de una
pgina y la parte escrita o impresa. Han de ser lo suficientemente amplios para
dar un aspecto desahogado y limpio al documento.
Por influjo de los libros, el margen izquierdo suele ser mayor que el derecho. As,
el izquierdo oscila entre 3 y 4 cm, mientras que el derecho oscila entre 2,5 y 3
cm. El margen superior es algo menor que el inferior.
89
DESPUS DE LA REDACCIN
1. RELEER EL TEXTO
Despus de dejarlo reposar, aparecen ms claras cosas que corregir o que
redactar de nuevo.
2. ELIMINAR LAS PALABRAS INTILES

Es necesario suprimir todo aquello que no aporte nada al significado: adjetivos o
adverbios expletivos subjetivos, muletillas
90
EL CORREO ELECTRNICO
El correo electrnico es un medio de comunicacin que se extiende en las
comunicaciones formales como sustituto de las notas interiores y otros
documentos de transmisin.
Merece la pena dedicarle atencin para manejarlo convenientemente.
1. DESCRIPCIN Y CARACTERSTICAS
Es una herramienta electrnica que permite enviar y recibir cualquier tipo de
informacin por Internet. Una de sus ventajas es que junto al texto escrito como
mensaje, se pueden acompaar documentos, imgenes, archivos sonoros...
Este medio ha adquirido gran importancia en las relaciones personales y
profesionales, desbancando a otros medios hasta ahora habituales como el fax,
el correo postal o el telfono.
Sus caractersticas son tambin sus ventajas:
Rapidez y velocidad: el correo puede llegar en cuestin de segundos a
cualquier parte del mundo.
Coste: una vez extendida la banda ancha, su coste es mnimo en
comparacin con las llamadas convencionales de telfono o el correo
normal.
Adaptabilidad: permite adjuntar archivos de texto de imagen o de otro tipo.
Tambin se puede enviar un mensaje a una persona en concreto o a un
grupo de personas (mediante las listas de distribucin) y reenviar un
mensaje.
2. CRITERIOS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRNICO
Es preferible un correo electrnico que una llamada o un escrito?
La eleccin de un medio u otro de comunicacin depende, en la actividad
profesional, del grado de formalidad de la informacin que queremos enviar, de la
materia, de la conveniencia de su constancia por escrito o de la posibilidad de
interactuar con el destinatario. La ponderacin de estas circunstancias
determinar que nos inclinemos por facilitar la informacin en un documento
escrito de tipo convencional, que formulemos una llamada telefnica para
intercambiar opiniones o que recurramos al correo electrnico.
Hasta que no se generalice la implantacin de los sistemas electrnicos de
autenticacin de firma, el correo electrnico queda limitado a las comunicaciones
91
de carcter interno que transmiten o solicitan informacin de tipo general,

convocatorias, anuncios, etc.
En el caso de las relaciones con los ciudadanos, se puede usar para facilitar
informacin general o responder consultas.
3. ELEMENTOS DEL CORREO ELECTRNICO
Como cualquier documento, el correo electrnico debe contener una serie de
elementos esenciales.
1. Remitente o destinatario. En la bandeja de entrada del destinatario y en la
parte superior del correo electrnico aparece tanto la identidad de la persona que
enva el correo como la de su destinatario. Esta operacin se realiza de forma
automtica. Para evitar la frialdad derivada de ese automatismo, se recomiendan
algunas frmulas de salutacin que estudiaremos en el apartado siguiente.
2. Asunto. Avanza de forma sintetizada el contenido del texto. Se debe rellenar
esta casilla con la mayor claridad posible, por respeto al destinatario.
3. Texto. Es el contenido especfico que se transmite. Sus caractersticas se
estudian en el apartado siguiente.
4. Copias. Corresponde al emisor decidir si conviene remitir copias del correo a
una o a varias personas.
5. Opcin de respuesta. En los correos que responden a otro anterior, es
aconsejable acompaar el texto del correo al que se contesta, para que el
destinatario comprenda mejor la respuesta.
4. REGLAS DE ESTILO
El correo electrnico, al igual que otras herramientas de comunicacin
electrnica, est a medio camino entre lo verbal y lo escrito. Por esa razn, el
tono general de los correos electrnicos debe corresponder a ese trmino medio:
ni tan coloquial como una conversacin ni tan formal como un documento escrito.
A continuacin se sealan otros aspectos recomendables:
1. Distribucin ordenada de la informacin. Como hemos sealado para las
pginas web, la lectura de los textos en la pantalla es ms costosa que en el
papel. Por eso se facilita la lectura, si se distribuye el espacio con prrafos,
espacios en blanco, dando prioridad a la visualizacin.
2. Claridad y concisin. El contenido del texto debe ser lo ms claro posible.
Mejor ser conciso y escueto que superfluo. Si es necesario transmitir mucha
informacin, es preferible adjuntar un archivo al texto del correo. Pero cuidado
92
con los archivos adjuntos que, por su tamao (imgenes, presentaciones,

sonidos...), pueden ralentizar la transmisin e incluso bloquear la bandeja de
entrada del destinatario.
3. Tono. El tono del escrito debe acomodarse al grado de confianza con el
destinatario. En una comunicacin profesional, hay que evitar la frialdad de los
documentos que suele redactar la Administracin.
a) Un modo de personalizar el correo es comenzar por un saludo (hola o
buenos das), con mencin expresa del nombre o apellidos de destinatario,
segn la familiaridad en la relacin. Evita en lo posible la falsa
construccin no sexista Hola a tod@s.
b) Al acabar el correo la despedida consistir tambin en una sencilla
salutacin (Un saludo), acompaada del nombre del remitente.
c) Pero al mismo tiempo, es necesario evitar la excesiva cordialidad si no
hay confianza entre los interlocutores. Si los emoticonos u otras
expresiones coloquiales creadas ex profeso son admisibles en los correos
entre amigos, son, sin embargo, desaconsejables en otros contextos.
4. Tipo de texto. Depende de lo que se quiere comunicar. Si enviamos un correo
como una carta, una nota interior, una circular, un oficio, adaptaremos el formato
al de las caractersticas convencionales de cada uno de esos tipos de
documentos.
5. Homogeneidad tipogrfica. En una comunicacin profesional no se debe
juguetear con la grafa. En cualquier caso, es recomendable que sea homognea
(mantener el mismo tipo, el tamao y el color de letra).
6. Correccin lingstica. Un correo electrnico debe respetar tambin las normas
ortogrficas y gramaticales de la lengua. Que sea un medio algo ms informal no
significa que exista libertad para escribir de cualquier manera. Una redaccin
descuidada, con faltas y errores, transmitir una mala imagen del remitente y de
la organizacin a la que representa.
7. Usos especiales ortogrficos. Cuidado con las maysculas. Una palabra
escrita por completo en maysculas equivale a gritar.
93

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para expresar con precisin y sin ambigedades los actos administrativos;

para transmitirlos al destinatario de forma clara y comprensible.

Claridad para que se pueda entender sin dificultad.

Precisin para que no d lugar a ambigedades.

Concisin para eliminar lo que sea superfluo.

Correccin para que se ajuste a las normas de escritura del idioma.

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