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PROCESOS CONTABLES

TABLA DE CONTENIDO

1.

Objetivo del rea Contable

1.1 Contabilidad General

1.2 Objetivos Especficos
1.2.1

Asistentes contables

1.2.2

Auxiliar de Compras

1.2.3

Control de Bancos

2.

Funciones

2.1 Contador General

2.2 Asistentes contables
2.3 Auxiliar de Compras
2.4 Control de Bancos
3.

Lineamientos Generales rea

3.1. Diligenciamiento de Formatos

3.2. Lineamientos proceso verificacin de Compras Comerciales
3.2.1. Verificacin Facturas
3.2.2. Notas Crdito Proveedores
3.2.3. Entrega de facturas para giro por Tesorera
3.2.4. Creacin de Proveedores
3.2.5 Conciliacin Estados de Cuenta Proveedores
3.3. Lineamiento proceso de Causacion de Gastos
3.3.1. Gastos Fijos por servicios Pblicos
3.3.2 Especificacin de los Gastos
3.3.3 Recepcin de Soportes y Autorizacin del Gasto
3.3.4 Anticipos por Gastos de viaje
3.3.5 Compensacin de Acreedores
3.3.6 Entrega de facturas o Documentos equivalentes a Tesorera para pago
3.3.7 Creacin de Acreedores
3.4 Lineamiento Causacion Compra activos Fijos y Diferidos
3.4.1 Verificacin soporte y autorizacin
3.4.2 Reporte para creacin del activo a lder modulo AA

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3.4.3 Entrega de facturas o Documentos equivalentes a Tesorera para pago

3.5. Solicitud de informacin Financiera, Fiscal, legal y de Accionistas para Terceros
3.5.1 Bancos
3.5.2 Proveedores Acreedores
3.5.3 Organismos de Control Externo
3.6

Lineamiento Presentacin de Declaraciones Tributarias

3.6.1. IVA
3.6.2. Retencin en la fuente
3.6.3. Retenciones de ICA e INDUCOMERCIO
3.7. Lineamiento Presentacin de Informes rganos de Control del Estado
3.7.1. Informe de Medios Magnticos a la DIAN
3.7.2. Informe Supersociedades
3.7.3. Informes DANE.
3.7.4. Requerimientos DIAN, ALCALDIAS, SUPERSOCIEDADES
3.8. Lineamiento Revisin de bancos
8.1.1

Conciliaciones Bancarias

3.8.2

Verificacin de partidas Consignadas o canceladas

4. Lineamiento parametrizaciones modulo FI

4.1 Por cambios fiscales
4.2 Por polticas Internas
4.3 Elaboracin de manuales por procedimientos creados
5. Lineamiento Cierres contable
5.1 Fechas de Corte
5.2 Revisin y conciliacin de cuentas Activas, Pasivas, Ingresos, Gastos
5.3 Elaboracin de Notas de ajustes fin de mes
6. Lineamiento Generacin de Informes Financieros
6.1 Estados Financieros Mensuales

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6.2 Estados Financieros Bsicos para Cierre Fin de Ao

6.3 Impresin de libros Oficiales
6.4 Correr proceso de Cierre contable en SAP
7. Indicadores
8. Caracterizacin del proceso
9. Anexos
1. OBJETIVO DEL REA CONTABLE
1.1 CONTABILIDAD GENERAL
Velar por el adecuado manejo, organizacin y reporte de la Informacin Contable y Fiscal de la
compaa, dando cumplimiento a las polticas administrativas internas y de los organismos de
Control Estatal en la presentacin de la misma de manera oportuna y veraz, facilitando de
esta forma la toma de decisiones para la administracin.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
1.21. ASISTENTES CONTABLES
Asegurar que el proceso contable y tributario de la compaa, se desarrolle con un alto grado
de precisin y coordinacin, de acuerdo a los procedimientos, normas y controles dispuestos.
1.2.2 AUXILIAR DE COMPRAS
Recepcionar las facturas de compra de los diferentes proveedores que posee la organizacin e
ingresarlas al sistema de la compaa SAP, para su causacion y posterior pago en Tesorera
Central, verificando la correspondencia en el valor de impuestos a descontar y el valor a girar.
1.2.3 CONTROL DE BANCOS
Tener control sobre las cuentas contables de bancos certificando que la informacin que all se
presenta sea real.
2. FUNCIONES ESPECIFICAS
2.1 CONTADOR GENERAL

(Ver manual adjuntos)

2.2 ASISTENTES CONTABLES (Ver manuales adjuntos)

2.3 AUXILIAR DE COMPRAS (Ver manual adjunto)

3. LINEAMIENTOS GENERALES DEL REA CONTABLE

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3.1. Diligenciamiento de formatos

Se debe utilizar los formatos preestablecidos para el rea, todo nuevo formato deber ser
avalado por el Gerente Administrativo y la Coordinadora de Calidad.
3.1.1. Formato de Rutina diaria.
3.1.2. Formato para la Creacin de Activos Fijos.
3.1.3. Formato de Conciliacin Bancaria
3.2. Lineamientos Proceso verificacin Compras comerciales:
3.2.1. Verificacin Facturas

Toda factura de compra para verificar debe venir en original, sin tachones ni
enmendaduras, con los requisitos mnimos establecidos en el artculo 617 del Estatuto
Tributario.

Las facturas de compra deben traer el nmero del pedido registrado por SAP, al igual que
el nmero de ingreso al inventario.

La mercanca que se compra se debe ingresar al inventario por las cantidades y valores
relacionados en la factura, incluyendo los descuentos y los fletes relacionados en la
misma. Se debe tener en cuenta que el precio debe ser el valor antes de IVA a excepcin
de las facturas por compras de lubricantes, donde el IVA se asume como mayor valor del
costo.

Las facturas de compra originales deben enviarse a la oficina principal, tan pronto como se
reciban y se registre el ingreso de la mercanca a SAP con un plazo no mayor a 2 das,
teniendo en cuenta que en algunos casos se debe aplicar descuentos por pronto pago.

Para el cierre de mes, las facturas de compra de mercancas se recibirn hasta el primer
da hbil del siguiente mes; cuando no se pueda cumplir con esta fecha por compras el
ltimo da del mes, se deben enviar por escner o fax al rea para su oportuna
verificacin.

Es responsabilidad de cada administrador o del rea de compras comerciales los

problemas que se presenten por errores en el cargue de la mercanca al
inventario, las diferencias de sobrantes o faltantes deben ser ajustadas por la
Jefe de Compras.

El costo promedio de cada articulo debe ser verificado mensualmente por el rea de
compras con el fin de determinar la veracidad en el costeo.

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No se recibirn facturas con mas de un mes de atraso, ser responsabilidad del rea de
compras que estas no se reporten a tiempo para su verificacin y posterior pago.

3.2.2. Notas Crdito Proveedores

Las notas contables por devoluciones deben venir en original, con los respectivos nmeros
de pedido y nmero de retiro del inventario en SAP.

No se registrarn devoluciones si no se recibe la nota contable original del proveedor.

Las devoluciones o descuentos recibidos se deben compensar a fin de entregar a Tesorera

el valor neto a Girar.

3.2.3. Entrega de facturas para giro por Tesorera

Bajo ninguna circunstancia se entregarn al rea de Tesorera para su pago facturas que
vengan en fotocopia, escaneadas o por fax.
Las facturas se entregaran en cuaderno control, registrando el detalle de cada
documento, el rea de Tesorera registrara el Vo.Bo que valide la recepcin de las mismas.
Las facturas de se compensen por pagos anticipados se archivaran en esta rea, a
Tesorera solo pasaran las facturas que se deben cancelar.

3.2.4. Creacin de Proveedores

Para la creacin de un nuevo Proveedor se debe solicitar autorizacin de la Jefe de

Compras.
Diligenciar el formato de Solicitud de codificacin de proveedores nuevos, anexando los
documentos legales que permitan su creacin como son: RUT, Cmara de Comercio,
Resoluciones de Autorretencion o Gran contribuyentes para los casos que se obstente
estas facultades.
Archivo de los Formatos de creacin de proveedores.
Actualizacin de Proveedores cada ao solicitando nuevamente la informacin respectiva.
Proveedor que no tenga movimiento en mas de seis (6) meses se bloquea.

3.2.5 Conciliacin Estados de Cuenta Proveedores

Mensualmente se deben conciliar todos los proveedores de la compaa cotejando el

saldo en SAP frente a los estados de cuenta que se enven.

Presentar al contador General los primeros 10 das de cada mes la conciliacin

respectiva

Bloquear proveedores inactivos.

Activar proveedores inactivos previa actualizacin de informacin

Conciliacin mensual de la cuenta puente dejando esta en ceros a fin de cada mes, en
caso de no reportar este saldo se har la conciliacin que justifique la diferencia.

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3.3.

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Lineamiento proceso de Causacion de Gastos

3.3.1. Gastos Fijos por servicios Pblicos, Impuestos e Internet Telecom

Se consideran servicios pblicos a provisional el servicio de: agua, Luz, Telfono, la

causacion se hace en la sede principal, para todas las sedes y con base en el consumo
de los ltimos meses.

Al momento del giro dado a que estos pagos los hace cada sede deben
verificar: si la provisin es suficiente compensan del cdigo acreedor y dejan
el saldo de provisin generan el gasto adicional faltante teniendo en cuenta
el centro de costo y cuenta de gasto que se debe registrar, igual a la usada
en la provisin.

Cuando queda provisin el rea contable al realizar la nueva, compensa el saldo que
quede y provisiona el excedente para el nuevo periodo.

La provisin de inducomercio se hace con base en los ingresos mensuales de cada

sede.

La provisin de Internet se causa y paga en la sede principal.

3.3.2 Especificacin de los Gastos

Los gastos entregados al rea contable para su debida causacion deben venir con todas
las especificaciones como son:

Para rgimen Comn, factura con el cumplimiento de todos los requisitos estipulados
en el Art. 617 del E.T.
Par rgimen simplificado el documento equivalente o nota interna con las
especificaciones requeridas para identificar el tercero y el tipo de bien y/o servicio
prestado.
Agencia a la que pertenece el gasto
Centro de costo a afectar
La orden que se debe afectar cuando se de este tipo de manejos.
El tipo de gasto para identificar el rubro contable a afectar
Especificar si el gasto se debe diferir para reportar su creacin, plazo, centro de costos
y cuenta contable.

3.3.3 Recepcin de Soportes y Autorizacin del Gasto

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Segn el rea encargada de autorizar los gastos determinadas en el cuadro

de descentralizacin de gastos que se adjunto al manual , recepcionar todas
las facturas de gastos a cargo de estas; cuando adelante las respectivas verificaciones,
debe suministrar diariamente al rea los soporte (facturas, documentos equivalentes,
anexos, contratos, etc.) con el cumplimiento y especificaciones fiscales que se
manejan, asi como en las condiciones para archivo de la informacin, si estos no
cumplen los requisitos antes sealados sern devueltas para su cambio o organizacin.

Los documentos deben tener las respectivas firmas de autorizacin segn las polticas
vigentes.

Segn la legislacin Fiscal vigente todo gasto debe estar amparado por una factura
(rgimen comn) o documento equivalente (rgimen simplificado).
Los gastos que no cumplan estas caractersticas se manejaran como no
deducibles, perdiendo la empresa la deduccin fiscal, este tipo de
operaciones debe estar autorizado por los funcionarios asignados para ello
segn la cuanta.

3.3.4 Anticipos por Gastos de viaje

Dado a que la empresa tiene por poltica dar anticipo para gastos de viaje
a los funcionarios, estas se tramitaran segn lo establecido por el manual de
procedimiento.

Los empleados que soliciten anticipos para viaje deben legalizarlos segn
las instrucciones que se implementaron por el rea de suministros.

3.3.5 Compensacin de Acreedores

Dado a que el rea de suministros es el encargado de generar las solicitudes de

anticipos para acreedores, estos deben informar en los soportes de legalizacin si
existe o no anticipo del gasto entregado, no obstante el rea contable validara cada
caso para garantizar este proceso.

El rea contable posterior a la causacion realizar la compensacin del anticipo con el

valor generado a pagar, si no queda saldo archiva en la carpeta de notas estos
soportes, registrando adicionalmente el comprobante de compensacin, en caso
contrario registra el saldo a pagar para su envo a tesorera.

Realizar la verificacin de los acreedores mensualmente con el fin de mantener

actualizada la informacin y validar con oportunidad cualquier inconsistencia.

3.3.6 Entrega de facturas o Documentos equivalentes a Tesorera para pago

Bajo ninguna circunstancia se entregarn al rea de Tesorera para su pago facturas o

Notas internas que vengan en fotocopia, escaneadas o por fax.

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Las facturas se entregaran en planilla control, registrando el detalle de cada documento,

el rea de Tesorera registrara el Vo.Bo que valide la recepcin de las mismas.
Las facturas de se compensen por pagos anticipados se archivaran en esta rea, a
Tesorera solo pasaran las facturas que se deben cancelar.

3.3.7 Creacin de Acreedores

Para la creacin de un nuevo Acreedor se debe solicitar autorizacin al Jefe de Suministros.

Verificar que no exista ya el acreedor para evitar doble creacin.
Diligenciar el formato de Solicitud de codificacin de proveedores nuevos, anexando los
documentos legales que permitan su creacin como son: RUT, Cmara de Comercio,
Resoluciones de Autorretencion o Gran contribuyentes para los casos que se obstente
estas facultades.
Archivo de los Formatos de creacin de Acreedores en el rea contable.
Actualizacin de Acreedor cada ao solicitando nuevamente la informacin respectiva.
Acreedor que no tenga movimiento en ms de seis (6) meses se bloquea.
Se deben bloquear acreedores que existan ms de una vez determinando cual cdigo
conserva la informacin actualizada.

3.4

Lineamiento Causacion Compra activos Fijos y Diferidos

3.4.1 Verificacin soporte y autorizacin

El rea de suministro como encargada de recepcionar todas las facturas, cuando se

presente compra de activos fijos o gastos a Diferir suministrara las: facturas,
documentos equivalentes, promesas de compraventa, etc con el cumplimiento y
especificaciones fiscales que se manejan, asi como en las condiciones para archivo de
la informacin, si estos no cumplen los requisitos antes sealados sern devueltas para
su cambio o organizacin.

Los documentos deben tener las respectivas firmas de autorizacin segn las polticas
vigentes.

Informar del activo: a que sede se asigna, responsable, centro de costo, periodo de
amortizacin, con el fin de elaborar la plantilla de creacin del activo y diferido y darle
tramite en el modulo AA.

3.4.2 Reporte para creacin del activo a lder modulo AA

Se diligencia el formato nico para creacin de activos fijos y Diferidos con las
especificaciones determinadas en estos casos, la informacin permitir conocer el
tiempo de depreciacin del bien para el caso de activos, asi como el plazo de
amortizacin, centro de costos y cuenta para los diferidos.

Semanalmente se enviara el formato de creacin al responsable del modulo

de AA para que nos suministre lo cdigos.

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Cuando por cualquier inconveniente no se cuente con el cdigo del activo o del diferido
para su pago se tramitara un anticipo.

El rea contable posterior a la creacin del activo realizara la compensacin del valor
causado con el anticipo dado.

3.4.6 Entrega de facturas o Documentos equivalentes a Tesorera para pago

Igual manejo se dar a estos documentos para su reporte a pago segn lo indicado en el
numeral 3.3.6.
3.5. Solicitud de informacin Financiera, Fiscal, legal y de Accionistas para Terceros
3.5.1 Bancos

Los primeros diez (10) das de cada mes el rea entregar los Estados financieros del
mes anterior para cualquier requerimiento de estas entidades.

Informar con un dia de anticipacin la solicitud de informacin adicional por parte de

estos entes segn requerimiento de la Gerencia Administrativa o Financiera.

3.5.2 Proveedores Acreedores

Informar con un dia de anticipacin la solicitud de informacin Financiera, Legal o

Fiscal.

Esta informacin ser entregada por solicitud de la Jefe de Compras para el caso de
proveedores y del Jefe de Suministros para acreedores.

3.5.3 Organismos de Control Externo

La informacin solicitada se suministrara teniendo en cuenta los plazos dados.

Esta informacin ser entregada por solicitud de rganos de Control Estatal, Externos
como auditoria o Revisora Fiscal

3.6

Lineamiento Presentacin de Declaraciones Tributarias

Tan pronto se conozca los plazos mensuales, bimestrales, semestrales o anuales para la
presentacin de estas declaraciones, el rea contable realizara el cronograma de presentacin
vigente para la compaa y lo enviara a cada sede y tesorera Central para su conocimiento y
seguimiento.

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3.6.1. IVA

Declaracin Bimestral que ser elaborada por el contador General con la validacin
previa de la revisora fiscal.

La informacin de compra de mercancas debe ser suministrada por la Jefe del rea.

Presentacin electrnica dentro de los plazos establecidos, dada la facultad de

transmisin electrnica actual.

Entrega dentro del plazo establecido de los recibos de pago a la Tesorera Central para
su pago.

Archivo de la declaracin y sus anexos en el archivo central.

3.6.2. Retencin en la fuente

Declaracin Mensual que ser elaborada por asistente del rea contable con la
validacin del contador General y revisora fiscal.

Presentacin electrnica dentro de los plazos establecidos, dada la facultad de

transmisin electrnica actual.

Entrega dentro del plazo establecido de los recibos de pago a la Tesorera Central para
su pago.

Archivo de la declaracin y sus anexos en el archivo central.

3.6.3. Retenciones de ICA e INDUCOMERCIO

Declaraciones Mensuales, bimestrales o anuales segn la sede, que sern elaborada

por asistentes del rea contable con la validacin del contador General y revisora
fiscal.

Presentacin en papel dentro de los plazos establecidos, tomando las firmas de Revisor
Fiscal y Representante legal

Envi dentro del plazo establecido de las declaraciones a las sedes para su pago.

La declaracin de Ibagu ser cancelada por la Tesorera central

Archivo de la declaracin y sus anexos en el archivo central, previo envi de la copia

con los sellos respectivos de recibido en Bancos.

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3.7.

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Lineamiento Presentacin de Informes rganos de Control del Estado

3.7.1. Informe de Medios Magnticos a la DIAN o Alcaldas

Programacin de las fechas de elaboracin segn el calendario de plazos establecido

por la DIAN y Alcaldas.

Actualizacin de la Nota de Medios en SAP que contenga los requerimientos vigentes

para cada ao en coordinacin con TI, esto para DIAN.

Revisin de las normas y determinacin de los requerimientos que debe reportar la

compaa en cada periodo y caso.

Elaborar el cronograma de trabaja en coordinacin con el rea para determinar las

necesidades de informacin de otras dependencias como Recurso Humano, Cartera,
sedes, etc.

Elaborar dentro de los plazos sealados cada uno de los requerimientos segn las
disposiciones vigentes.

Realizar la validacin electrnica de informacin solicitada por DIAN Art. 631 E.T.

Revisar la informacin diligenciada de Medio Magntico ICA a enviar a las alcaldas.

Entregar en los plazos establecidos la informacin de M. M. a Alcaldas dejando las

pruebas que soportan el recibido.

Realizar la transmisin de informacin por va electrnica generando los archivos que

prueban y soporten la entrega completa y oportuna de la informacin a DIAN art. 631
E.T.

Archivo fsico y electrnico de los papeles de trabajo y soportes de entrega.

3.7.2. Informe Supersociedades

Programacin de la fecha de elaboracin segn el calendario de plazos establecido por

la superintendencia de Sociedades, es Anual.

Revisin de las normas y determinacin de los requerimientos que debe reportar la

compaa en cada periodo.

Elaborar el cronograma de trabaja en coordinacin con el rea para determinar las

necesidades de informacin de otras dependencias como Recurso Humano, Cartera,
sedes, etc.

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Elaborar y revisar dentro del plazo sealado cada uno de los requerimientos de
informacin segn las disposiciones vigentes.

Realizar el cargue de la informacin en el Software establecido por la Supersociedades.

Validacin electrnica de informacin solicitada generando el archivo de transmisin en

el Software de la Supersociedades.

Envi por Internet del archivo de transmisin generado y entrega simultanea de los
documentos en papel requeridos en cada periodo por la Superintendencia.

Archivo fsico y electrnico de los papeles de trabajo y soportes de entrega.

3.7.3. Informes DANE.

Programacin de la fechas de elaboracin segn el plazo dado por el DANE, es anual.

Revisin de las normas y determinacin de los requerimientos que debe reportar la

compaa en cada periodo.

Elaborar y revisar dentro del plazo sealado cada uno de los requerimientos de
informacin en el formato borrador enviado por el DANE.

Remitir el borrador de la informacin al DANE para su revisin.

Pasar la informacin al formato oficial enviado por el DANE aplicando las correcciones
sugeridas cuando se presenten y remitirlo.

Archivo fsico de los papeles de trabajo y soportes de entrega.

3.7.4. Requerimientos DIAN, ALCALDIAS, SUPERSOCIEDADES

Recepcin por escrito del requerimiento.

Determinacin del plazo a entregar para la programacin de respuesta oportuna.

Asignacin interna de la respuesta.

Entrega a la funcionaria encargada del envi, dejando prueba del radicado.

Archivo en la carpeta de cada ente de control estatal.

3.8. Lineamiento Revisin de bancos

8.2.1 Conciliaciones Bancarias

Para el dia 15 del mes siguiente se debern tener elaborados, revisadas y archivadas
todas las conciliaciones bancarias de las cuentas vigentes, adjuntando los extractos.

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Las conciliaciones Bancarias sern Revisadas por el Contador General, de las mismas
pueden tener acceso la Gerencia Administrativa, rganos de control externo o
cualquier otro ente con autorizacin de la Gerencia Administrativa.

Toda partida conciliatoria no podr estar mas de tres (3) meses pendiente en la
conciliacin, se deben tramitar todos los mecanismos necesarios para su aclaracin.

Las partidas que transcurrido este tiempo no sean aclaradas deben salir de la
concitacin a cuentas por pagar, cdigo Casamotor, para que se continen la gestin
de verificacin, si pasados seis (6) meses no se ha determinado su origen ser llevada
al estado de Resultados de la Compaa.

3.8.2 Verificacin de partidas Consignadas o canceladas

Toda confirmacin de valores ser solicitada por los coordinadores de las sedes,
tesoreras de las sedes y tesorera central, esta se har mediante mail enviado con el
detalle solicitado.

Lineamiento parametrizaciones modulo FI

4.1 Por cambios fiscales

Actualizacin de la norma fiscal vigente para el periodo con el fin de determinar

cambios en materia de impuestos, contables o legales.

Ejecucin de parametrizacion de cambios en SAP para actualizarlo a cambios en

normatividad.

4.2Por polticas Internas

Cambios en la estructura de informes.

Incorporacin de nuevas lneas de negocio

4.3Elaboracin de manuales por procedimientos creados

Cada procedimiento contable nuevo que se genere debe contar con el manual de
instruccin de manejo en SAP.

Los cambios en el manejo contable de procedimientos ya establecidos deben tener

tambin la actualizacin de los mismos.

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5.

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Lineamiento Cierres contable

5.1Fechas de Corte

La fecha de corte para recibir la informacin de compras y gastos ser el veinticinco (25)
de cada mes, lo que implica que la informacin debe llegar a la sede central para esta
fecha, cualquier factura o documento equivalente que no se envi para esta fecha se
dejar para el mes siguiente, por tanto la sede debe asegurar el cambio de factura con la
nueva fecha.

Las sedes no podrn registrar informacin en da o mes diferente al que se este utilizando,
es decir, la informacin se cerrara diariamente.

Las estaciones de servicio al no contar por ahora con informacin en lnea en venta de
combustibles, debern facturar el dia o das pendientes (este ultimo por puentes festivos)
por el manejo de serv punto con la fecha vigente, eso indica que NO pueden facturar con
el dia pendiente, ello para evitar problemas de consecutivos de facturacin, el cuadre
diario mostrar la diferencia en SAP y fsico con ocasin a las ventas por facturar.

5.2Revisin y conciliacin de cuentas Activas, Pasivas, Ingresos, Gastos.

Para la emisin de informes financieros se requiere que cada uno de los rubros que lo
integran estn conciliados, por ende las reas responsables de informacin deben informar
la ejecucin de estas tareas asi:

1.

La tesorera central reportada la conciliacin de todos los saldos de cajas, bonos,

cheques devueltos, posfechados.

2.

Los saldos Bancarios se emitan con el valor contable al momento de generar los
informes, no obstante con su conciliacin mensual se tendr claridad en su manejo.

3.

El rea de cartera reportada los saldos de la misma, y las dems cuentas por cobrar
existentes diferente a anticipos, cuenta 1330.

4.

El rubro de anticipos 1330 debe estar conciliado por el rea contable y validado por el
rea de suministros y recurso humano en los valores que le competen (acreedores y
personal respectivamente).

5.

Las obligaciones financieras se cotejaran entre el rea financiera y contable.

6.

Los saldos de proveedores y acreedores sern conciliados por el rea contable.

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7.

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El rea de Recurso humano reportada la correspondencia de los valores registrados al

gasto de personal, los pasivos prestacional, parafiscales, prestaciones consolidadas y
las cuentas por cobrar o por pagar a empleados y convenios en nomina.

8.

El responsable del modulo de ventas SD, reportaran la correspondencia de la

informacin registrada en ventas, no debe quedar ninguna venta por contabilizar en el
mes.

9.

El responsable del modulo de compras MM reportaran la correspondencia de la

informacin registrada en inventarios, controlara los costos promedio y har los ajustes
pertinentes por faltantes o sobrantes de inventarios.

10.

El responsable del modulo de Activos Fijos y Diferidos reportara la correspondencia de

la informacin de activos fijos y Cargos Diferidos, correr el proceso de depreciacin y
amortizacin tan pronto se cierre el mes, generara el registro de venta de activos
mensual y reportara el saldo a amortizar de cada diferido.

11.

El rea de suministros controlara los gastos y las legalizaciones de anticipos a

acreedores en coordinacin con el rea contable.

5.3Elaboracin de Notas de ajustes fin de mes

Al terminar el registro de operaciones aplicativas y manuales del mes, el rea contable tendr
mximo cinco (5) das para registrar las notas de fin de mes por ajustes, causaciones
pendientes de gastos, causaciones de cobros a proveedores, notas especiales de descuentos
a clientes, causacion de intereses por prestamos tomados

y dados y validaciones de los

rubros del balance contemplados en el inciso anterior.

6. Lineamiento Generacin de Informes Financieros
6.1Estados Financieros Mensuales
El contador general emitir luego de analizada y verificada la informacin del mes los Estados
Financieros Balance General y Estado de Resultados.
Los Estados Financieros del Cierre del Ejercicio se emitirn como Prueba, los oficiales se
generaran con ocasin de la aprobacin de los mismos en Asamblea de accionistas que se
programa durante el primer trimestre, mientras no estn aprobados en acta por dicho rgano
no sern oficiales.

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13/08/2007

MANUAL

PROCESOS CONTABLES

6.2Estados Financieros Bsicos para Cierre Fin de Ao

Dada la aprobacin de los Estados financieros en Asamblea, en esta reunin se incorporan los
Estados de Flujo de Efectivo, Cambio en el patrimonio y Cambio en la Situacin Financiera,
informacin que es requerida para Supersociedades, Bancos o Proveedores.
6.3Impresin de libros Oficiales
El rea contable ser la responsable de la impresin de los libros oficiales (Diario, Mayor e
Inventarios y Balances), su impresin se har teniendo en cuenta lo estipulado en el CODIGO
DE COMERCIO, manteniendo en promedio tres o cuatro meses de atraso frente a cambios que
se susciten para evitar anulaciones.
El libro de actas ser actualizado por el rea contable previo entrega de actas de los
secretarios de cada reunin, estas mantendrn actualizadas y con las firmas
correspondientes.
El libro de accionistas debe mantener al dia con la informacin vigente de accionistas,
acciones emitidas, compras, ventas y numero de ttulos.
6.4Correr proceso de Cierre contable en SAP
Tan pronto se tenga la aprobacin de Estados Financieros de cierre de ejercicio el contador
general correr en SAP en proceso de cierre de Saldos, esto permite cancelar las cuentas de
Resultados y generar en el patrimonio el resultado del periodo.
7. Indicadores
A) Oportunidad en la causacion de gastos, su resultado es porcentual y se generara
semanalmente.

Numero de facturas causados

Numero de facturas a causar

X 100 =

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VERSIN: 01
CDIGO: APCGUIA01
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B) Oportunidad en la Presentacin de las declaraciones Tributarias, su resultado es

porcentual y se generara bimestralmente teniendo en cuenta las fechas
establecidas y su fecha de presentacin.
Declaraciones presentadas

X 100 =

Declaraciones a presentar
C) Oportunidad en la Presentacin de informes Financieros y Fiscales, su resultado
es porcentual y se generara mensualmente para los financieros y los Fiscales
segn los vencimientos establecidos por los organismos de control estatal

Informes a presentar

X 100 =

Informes presentados oportunamente

D) Calidad en la entrega de facturas a causar por suministros, su resultado es
porcentual y mide la efectividad en el cumplimiento de las disposiciones en
cuanto a soportes.
Nmero de facturas devueltas

X 100 =

Nmero de facturas recibidas

D) Cantidad de anulaciones de documentos por sedes, su control ser mensual y se

medir por la cuanta de documentos solicitados a anular, su eficiencia
depender de la disminucin de anulaciones.

8. Caracterizacin del proceso

9. Anexos