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PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS


PRIMER PARCIAL
CICLO DEL PROCESAMENTO DE DATOS: Es simplemente la inclusin de cualquier hecho, cifra, palabra, smbolo,
grfica, etc, que representa una idea, un objeto una condicin o una situacin.
INFORMACIN: Son datos seleccionados y organizados con respecto al usuario problema tiempo lugar o funcin.
PROCESO DE DATOS: consiste en la transformacin de datos que no son tiles por si mismos a travs de un proceso a fin
de obtener un producto (informacin) que es til sin transformaciones posteriores.
EL CICLO DEL PROCESAMIENTO DE DATOS: consiste en un mtodo sistemtico para manejar datos y obtener la
informacin deseada.
LAS TRES ETAPAS DEL CICLO BSICO DEL PROCESAMIENTO DE DATOS SON: entrada-proceso-salida.
ENTRADA: consiste en la recopilacin de datos requeridos el cual deben de registrarse de una manera adecuada para el
sistema de procesamientos que se utilice.
LAS ETAPAS O PASOS IMPORTANTES EN LA FUNCIN DE REGISTRO DE DATOS SON:
Edicin
Codificacin
Conversin
Verificacin
Edicin: es la seleccin de datos significativos eliminando los que no se necesitan para el proceso.
Codificacin: es la estandarizacin de los datos con el fin de ahorrar tiempo, esfuerzo y espacio por medios alfanumricos,
numricos o alfabticos.
Conversin: se utiliza para transformar los datos de un tipo de registro a otro por medio de equipo especial.
Verificacin; es la funcin mediante la cuales asegura que todos los pasos del proceso de registro de datos se realicen sin
error.
LAS ETAPAS DEL CICLO EXTENDIDO DEL PROCESAMIENTOS DE DATOS SON: documento fuente entrada almacenamiento de datos proceso -salida.
DOCUMENTO FUENTE: se refiere al origen y pequeo, manuscrito, impresos, por ejemplo: facturas, rdenes de compra,
cheques, rdenes de venta, tarjetas de tiempo, etc.
ALMACENAMIENTO DE DATOS: al finalizar el ciclo del procesamiento o dentro del mismo, en un punto donde se obtienen
resultados intermedios, se almacenan los datos de manera que se puedan recuperar rpidamente.
SISTEMA: es un conjunto de elementos y procedimientos ntimamente relacionados que tienen como finalidad lograr
determinados objetivos: ejemplo: SICOIN, SIAF.
INFORMACIN: es el conocimiento derivado del anlisis y proceso de datos.
SISTEMA DE INFORMACIN: es el conjunto de elementos y procedimientos que estn ntimamente ligados, interactuando
entre s y con las dems partes de la organizacin a que pertenecen, llevan a cabo el procesos de captacin de datos y las
entrega de informacin, con el objeto de proporcionar los conocimientos necesarios a las personas indicadas, para efectos
de tomas de decisiones.

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TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN.


SISTEMA
MANUALES
MECNICOS

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Economa, flexibilidad, fcil adaptacin


a cambios
Incrementa la velocidad y la exactitud
de los procesos

Lentos, susceptibles a cometer


errores engorrosos.
El proceso de datos no es continuo,
solo ayuda a reducir operaciones
manuales.
El proceso de datos no es continuo.
Hay errores difciles de detectar.

Hay mayor velocidad y eficiencia los


datos una vez registrados pueden
utilizarse para diferentes procesos.
El procesos es continuo hay alta
velocidad y exactitud en el procesos,
ahorra espacio

ELECTROMECNICOS

ELECTRNICOS

Relativamente costoso, y requiere de


personal calificado.

COMPUTADOR: es un conjunto de circuitos electrnicos y componentes magnticos al que el hombre debe indicarle como
manipular los smbolos que el hombre ha creado, en l se pueden realizar operaciones de sumas, restas, multiplicaciones,
divisiones, comparacin de un nmero, letra o con smbolo, etc.

Por el rea en que se


aplican o tipo de problema
que solucionan
Cientfico

Comercial

GENERACIONES DE COMPUTADORES
Por la etapa de progresos en la ingeniera de su
construccin

1 generacin

2 generacin

3 generacin

4 genera-cin

Por su metodologa
solucin de problemas.

Analgico

Digital

en

la

Hbrido

EL SISTEMA PED ESTA CONSTITUIDO POR 3 ELEMENTOS BSICOS QUE SON: hardware-software-humanware.
PROGRAMA: es una secuencia lgica de instrucciones que un computador ejecuta a efecto de obtener los resultados
requeridos.
CONFIGURACIONES DEL PROCESO: desde el punto de vista material, las configuraciones se refieren a la forma en que
est integrado el equipo del centro de cmputo es decir, los componentes fsicos de este y a las diferentes opciones del
sistema. Teniendo la siguiente divisin.
CONFIGURACION DEL EQUIPO
CONFIGURACION PARA EL PROCESO
MODALIDADES DEL PROCESO
CONFIGURACION DEL EQUIPO: se toma en cuenta la capacidad del disco dura y pueden clasificarse as: pequea
mediana grande.
CONFIGURACION PARA EL PROCESO: se configuran as:
CENTRALIZADA; Es en la que el centro de cmputo se centraliza toda actividad ped recibiendo de los diferentes
departamentos o usuarios de la empresa, la documentacin a procesar a los mismos, los reportes de salida.
DESCENTRALIZADA: el centro de cmputo prepara el software y cada departamento o usuario procesa las aplicaciones es
decir, el procesos se hace en unidades de trabajo separadas sin capacidad de comunicacin directa entre ellas.
PROCESOS DISTRIBUIDO: se trata de un sistema de computadoras interconectadas mediantes una red de
comunicaciones. Este proceso se da principalmente en dos modalidades red de anillo y red de estrella.
RED DE ANILLO: consiste en una red en forma de anillo en la que las diferentes unidades de trabajo pueden
comunicarse entre si
RED DE ESTRELLA: aqu existe un computador central que maneja los datos al cual estn conectados los dems
computadores por lo que para comunicarse entre s tiene que ser a travs del disco computador central.

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MODALIDADES DEL PROCESO


POR LOTES (BATCH O EN SERIE): se le llama as porque los datos de entrada deben de colocarse en forma secuencial
en el mismo orden de los archivados.
EN LINEA (ON LINE): Se refiere a las terminales conectadas a las computadoras y listas para su uso. Tambin son
llamados interactivos porque implican una conversacin entre el usuario y la computadoras el sistema en lnea puede
trabajar en lotes y en tiempo real.
TIEMPO REAL: operara en tiempo real significa en que las transacciones que se producen en las terminales se trasmiten
directamente a la CPU y afecta el ambiente en donde se encuentran las terminales.
TELEPROCESAMIENTO: son los sistemas en lnea remotos que pueden opera terminales desde lugares sumamente
distantes utilizan los medios de comunicacin pblicos portadores de seales diferentes a las que utilizan las computadoras
tales como lneas telefnicas.
UNIDAD CENTRAL DEL PROCESO: Es la parte de un equipo de cmputo en la que se alojan los circuitos aritmticos de
control y lgicos que gobiernan y llevan a cabo la ejecucin de las instrucciones, es la parte principal de un sistema de
computacin.
PARTES O UNIDADES DE LAS QUE ESTA DOTADA INTERIORMENTE EL CPU
UNIDAD DE CONTROL: es la que el computador utiliza para control el funcionamiento interno y el envo y recepcin de
datos desde perifricos de entrada y salida es la encargada de auto chequeo, interpreta las instrucciones selecciona y
maneja las entradas, salidas y enlaza los componentes del computador y del sistema.
UNIDAD DE MEMORIA: es llamado tambin almacenamiento primario sirve para almacenar datos o programas,
generalmente los fabricantes proveen programas de supervisar o administrador general del sistema, los cuales ya ocupan
una parte de la memoria interna del computador esta memoria se mide en kilobytes.
EQUIPOS DE ENTRADA ALMACENAMIENTO Y SALIDA: todo sistema de cmputo necesita una serie de datos para
poder efectuar el procesamiento de informacin centralizndolos en una unidad de entrada del computador de dnde son
ledos para ser procesados posteriormente grabados o impresos por medio de impulsos electrnicos.
BIT: es la unidad ms pequea de la informacin, es un estado de activado o desactivado en la memoria del computador,
que representa un digito binario (bit=binary digit).
BYTE: Es la unidad ms pequea que puede dirigir procesar o almacenar un carcter (Alfabtico, numrico o especial).
Generalmente un es un conjunto de 8 bits).
KILOBYTE (KBYT1 o KB): Palabra que se utiliza como unidad de medida y representa 1,024 bytes, no obstante en la
generalidad de los casos, el kbyte se torna como equivalente a 1000 bytes.
MEGABYTE (MBYTE 0 MB) Palabra que se usa para definir 1,024,000 bytes, aunque en la prctica se le toma como
1,000,000 de bytes.
GIGABYTE (GBYTE 0 GB): Palabra que se utiliza para definir 1,000 megabytes, es decir, que es equivalente a
1,024,000,000 bytes, aunque en la prctica se le toma como 1,000,000,000 bytes.
DATO: Es simplemente la inclusin de cualquier hecho, cifras, palabras, smbolos, grficas, etc. que representan una Idea,
objeto, condicin o situacin. Los datos son la materia prima de la informacin.
CAMPO: Es el total de unidades de almacenamiento requeridas para albergar un dato.1 dato. Es un elemento dentro de un
registro, que constituye una partida de informacin. Por ejemplo, el nmero de carnet, nombre, direccin, telfono, son
campos del registro de un estudiante.

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REGISTRO: Coleccin de campos interrelacionados que se manejan como una unidad y que integran una transaccin.
ARCHIVO: Es un conjunto o coleccin de registros relacionados.

1,000 bytes
1,000,000 bytes
1,000,000,000 bytes
1,000,000,000,000 bytes

1 kilobytes o 1 KB
1 megabytes o 1 MB
1 gigabytes o 1 GB
1 terrabytes o 1 TB
TABLA DE CONVERSIN

CASO PRCTICO
Para almacenar la informacin de un centro de estudio que contiene 25 establecimientos a nivel nacional, los cuales cada
establecimiento contiene 15 mil estudiantes por cada establecimiento y por cada alumno tiene los siguientes campos.
Nombre: 150, Carnet: 55, direccin: 120.
Se solicita;
1. Si la informacin es mensual cuantos cds de 700 MB, necesita para almacenar la informacin de todos los
establecimientos.
2. Qu porcentaje tiene disponible el inciso anterior.
3. Cuantos bits hay en el campo ms grande
4. Si se necesita almacenar la informacin por 25 aos cuantos cds se necesitan.

RESOLUCIN:
25 establecimientos*15,000 alumnos = 375,000
375,000*150= 56, 250,000
375,000*55 = 20, 625,000
375,000*120= 45, 000,000
Total
121, 875,000
Respuestas:
1. 1 cd de 700 MB
2. 121, 875,000/700, 000,000= 0.17, 83% disponible
3. 150 nombre * 8 bits = 1,200
4. 25 aos * 1 cd* 12 meses= 300 cds.

La contabilidad es: la tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente informacin financiera
expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos
econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el
tomar decisiones en relacin con dicha entidad. (Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores).
Caractersticas de la contabilidad: utilidad, confiabilidad, oportunidad, objetividad, verificabilidad y
provisionalidad.

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Objetivos de la contabilidad:
a)
b)
c)

d)
e)
f)

Proporcionar el mximo de informacin indispensable para una acertada toma de decisiones en reas
tales como: estructura financiera, resultados, costos, rendimientos, etc.
Aplicar las prescripciones legales correspondientes.
Establecer para la empresa en su conjunto o para cada una de sus divisiones, sucursales o agencias,
para un ejercicio contable o para una parte del mismo, situaciones financieras, balances y cuentas de
gastos, de productos y de resultados, documentados, veraces y cuyos elementos sean comparables con
el tiempo.
Obtener informacin que muestre la situacin econmica de la empresa frente a terceros.
Registrar imparcialmente las transacciones.
Permitir la interpretacin de los hechos registrados.

La contabilidad Gubernamental: es una rama de la contabilidad general que satisface los requerimientos para
el registro, control, presentacin y evaluacin de todas las operaciones financieras, presupuestarias y
patrimoniales desarrolla por las instituciones del sector pblico.
Fundamento legal del sistema uniforme e integrado de contabilidad gubernamental en las dependencias
del Estado y sus entidades descentralizada o autnomas: en el Acuerdo Gubernativo de fecha 7 de
noviembre de 1980.
Contabilidad administrativa: Es la parte de la contabilidad general que se orienta a servir internamente en la
empresa proporcionado informacin referente a aspectos particulares que toma de los registros contables.
Contabilidad financiera: Esta orienta a brindar informacin referente al estado financiero y econmico de la
empresa para uso de sus acreedores, inversiones, etc.
El sistema integrado y Uniforme de contabilidad: es el instrumento de registro, control, medicin, evaluacin
y presentacin de los resultados obtenidos durante el ejercicio fiscal; permite el establecimiento de las
responsabilidades a los ejecutivos de las dependencias, facilitando adems, la fiscalizacin y la evaluacin de la
funcin administrativa en cuanto a los avances y al uso adecuado de los recursos dispuestos
presupuestariamente, as como la medicin y el control del ingresos presupuestado.
Presupuesto: en su acepcin general significa la terminacin anticipada de gastos e ingresos, segn clculos
ms o menos exactos, para regular los unos por los otros y realizar un periodo determinado una ganancia o una
perdida. El presupuesto es un plan financiero que consiste, como su nombre lo indica, en presuponer una serie
de factores y situaciones con mayor y menor detalle, como base para la realizacin de operaciones futuras y
para el control de las mismas.
Caractersticas del presupuesto:
a. El presupuesto es un plan de operacin;
b. Se formula en forma anticipada;
c. Muestra los logros esperados por la administracin:
d. Sirve como medida estndar para comparar acontecimientos reales; y
e. Permite investigar y corregir las causas de las deviaciones.
Principios del presupuesto:
Previsin, patrocinio, participacin, responsabilidad, coordinacin, periodo, correlacin, realismo, aprobacin,
costeabilidad y flexibilidad.

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Previsin: En funcin de los objetivos de la empresa, deben preverse todas las implicaciones de los planes y
cuantificarse.
Patrocinio: El presupuesto debe ser patrocinado por la administracin. Esto es que la gerencia general o
autoridad superior debe tomar la autoridad de su adopcin y guiarse por el en la ejecucin de las operaciones de
la empresa.
Participacin: Se establece que en el proceso de elaboracin del presupuesto, deben participar los jefes o
personas responsables de su ejecucin.
Responsabilidad: Debe definirse como precisin la responsabilidad de las personas en la ejecucin
presupuestal que les corresponde.
Coordinacin: Debe establecerse la programacin para cada funcin o departamento y la de todo lo que se
ejecute en la empresa debe responder a los objetivos de esta. Como afectan las decisiones de una parte a las
otras
Periodo: El periodo del presupuesto debe definirse. Significa que la vigencia del presupuesto debe quedar
establecida para un periodo de tiempo determinado.
Correlacin: La unidad de medida en el presupuesto debe set la misma que se utilice en la contabilidad, en
vista que esta es la base para el registro de la ejecucin de aquel.
Realismo: Las cifras del presupuesto deben representar metas razonablemente obtenibles, ni tan altas que no
puedan lograse y originen frustraciones ni tan bajas que propicien las complacencias.
Aprobacin: Corresponde a la gerencia general o autoridad superior la aprobacin final del presupuesto, lo cual
debe comunicarse a todo el personal.
Costeabilidad: Las ventajas que se obtengan de la implementacin del sistema del control presupuestal deben
ser superiores al costo mismo de instalacin y funcionamiento del sistema.
Flexibilidad: En el presupuesto deben quedar consignados un mnimo y un mximo del costo de manera que su
comportamiento pueda ser evaluado a varios niveles de produccin o ventas.
Clasificacin del Presupuesto:
En cuanto al periodo o plazo al que se refiere: De corto, medio o largo plazo, o sea, lo que se denomina
presupuesto, pronsticos y plan de accin, respectivamente;
Por su importancia; principales o sumarios y secundarios o analticos.
Los principales son los Estados financieros presupuestos: (balance general y estado de prdidas y
ganancia) los presupuestos de ventas, der costo de produccin y/o adquisicin de los artculos vendidos de
compras, de costo de ventas de gastos de operacin y de caja o flujo de efectivo. son bsicamente los que se
refieren al Estado de resultados.
Los secundarios o analticos: son los presupuestos de anlisis de ventas por lnea, zona, distrito, etc., costo
de ventas por lnea, de gastos de operacin de adquisicin de inmueble; son los de flujo de efectivo o
inversiones programas de pago, compras, inventarios, proyectos capitalizables y los que en cierta forma se
refieren al estado de situacin financiera.
En cuanto a su origen y efectos: econmicos o de operacin y financieros.

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En cuanto a la flexibilidad: fijos o de asignacin y flexibles;


En cuanto a lmite que expresa: mximos, mnimos o mixtos;
En cuanto a las unidades: monetarios y de unidades (numricos o grficos);
En cuanto a la entidad: sector pblico-gobierno y sector privado.
Vigencia del Presupuesto: Es importante precisar el periodo de duracin del presupuesto regularmente los
presupuestos abarcan un ejercicio social (doce meses) por la imposibilidad de prever ms adelante de estos
lapsos, reaccionndolos en estimaciones mensuales trimestrales o semestrales. Se pueden formular
presupuestos a tres, cinco o diez aos que permitan formarse una idea general de las proyecciones de la
empresa, en cuyo caso sern denominados planes de mediano y largo plazo para el desarrollo de institucin.
Control presupuestal es una de las mejores funciones que tiene la administracin para vigilar la marcha de la
empresa.
Por tcnica presupuestal se entiende: Un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y
habilidad, sirve a la ciencia de la administracin para planear, coordinar y planear, por medio de presupuestos,
todas las funciones y operaciones de una empresa, con el fin de que obtenga el mximo rendimiento, con el
mnimo esfuerzo.
Muchas de las instituciones que utilizan presupuesto los elaboran nicamente para determinadas reas de
operacin; as, por ejemplo, en unas preparan presupuestos de ventas, de gastos, pero descuidan los problemas
fabriles otras en cambio, vigilan cuidadosamente los costos de operacin.
Etapas de Control Presupuestal
Todo estudio sistemtico requiere de un orden o encauzamiento en su desarrollo, respecto al sistema
presupuestal, las etapas son:
Planeacin:
Todas las operaciones deben ser planeadas, y en el caso de los
presupuestos con mayor razn, toda vez que le resulta inherente; uno de
los primeros pasos a dar es elegir la persona o personas (director o
comit, generalmente existen ambos) que se harn cargo de todo el
sistema presupuestario, desde su planeacin hasta que es aprobado.
La fase de planeacin comprende mltiples aspectos; recopilacin de
datos, su estudio cuidadoso, su ordenamiento e integracin, cuestin en
la que intervienen los distintos departamentos o funcionarios;
Formulacin: Esta fase integra la elaboracin de los presupuestos parciales, que se
hacen en forma analtica por cada departamento del organismo, y la
realizacin de los presupuestos previos, puesto que estn sujetos a
ajustes, pero con la visin completa global del presupuesto general;
El encargado (director o comit) de la formulacin del presupuesto
Aprobacin:
conjuntamente con la autoridad superior de la institucin los jefes de
departamento y los funcionarios que se harn cargo de su ejecucin, lo
verifican, discuten e introducen las modificaciones pertinentes en
seguida, la direccin general o gerencia de la entidad lo sanciona,
convirtindose en documento oficial;
Ejecucin:

El trabajo de llevar a efecto los presupuestos es de todo el personal,


desde los obreros, bajo las ordenes de su jefe hasta los funcionarios de la
ms alta jerarqua; por lo
que es necesario formular manuales
especficos de labores, de procedimientos y principalmente las reglas o
normas que deben observarse en su ejecucin.
La obra de ordenar metdicamente las metas departamentales y

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compaginar las actividades, es una atribucin que se delegara de los ms


altos niveles a los de mediana jerarqua.
Control:
Corresponde a la serie de funciones encaminada a la observancia y
vigilancia de la ejecucin del presupuesto;
El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto es localizar actitudes
perjudiciales en el momento en que aparecen, para evitar que ocasionen
momentos crticos o me mayor importancia negativa.
El control del presupuesto se basa ordinariamente, partiendo del sistema
presupuestado, registrando lo realizado y por comparacin determinar las
variaciones, mismas que se estudian y analizan para dar lugar a la
accin correctiva que la supere.
Proceso del Control Presupuestal
Una vez que se ha establecido el periodo presupuestario se selecciona al personal que deber trabajar en la
elaboracin del proyecto del presupuesto y el estudio para su conexin con el sistema contable se puede
comenzar en un boletn, carta u oficio dirigido a todos los componentes de la organizacin en el que se
comuniquen las perspectivas y objetivos de la empresa, en su contenido debe llevar un mensaje optimista y
atractivo sobre las ventajas que se derivan para todos, lo cual deber promover entusiasmo y buena voluntad en
el personal para la tarea que se inicia y en la que cada uno tendr un papel importante que desempear. Deber
existir sincronizacin y coordinacin en la formulacin de los ante proyectos de los presupuestos
departamentales si se quiere trabajar eficientemente; es preciso fijar las fechas en que la informacin debe estar
disponible para cada uno de estos.
Anlisis de lo Presupuestado y lo Realizado:
Se sabe que la finalidad de un presupuesto es determinar el plan anual de actividades que se ha detallado
anteriormente, analizar lo referente a la ejecucin el control se ha hecho referencia al grado de realizacin de lo
que se ha presupuestado. La confrontacin entre previsiones y realizaciones se centra en los principios que
deben observarse para establecer in informe de resultados y en las caractersticas y la mecnica de un sistema
integrado de un sistema de informes de resultados que se enlacen directamente con el plan anual o presupuesto
y los resultados reales de las operaciones segn se presentan en los informes del departamento de contabilidad.
Clasificacin, Caractersticas y Formas de Presentacin de los Informes:
La extensa necesidad de informes que la empresa tiene que satisfacer y en base a los informes de resultados,
se presenta y explica brevemente la siguiente clasificacin general de tales documentos:
Informes
Incluyen informes a las dependencias gubernamentales, a las empresas
externos:
bancarias y financieras, a los acreedores, a compaas aseguradoras y
protectoras de crdito y otros grupos externos. En dichos informes se
presenta la actividad general de la empresa.
Son de uso exclusivo de la empresa, tienen carcter de confidencial. Estos
Informes
informes estn en funcin directa a las necesidades internas de la direccin
internos:
de la institucin, suelen clasificarse en informes estadsticos, especiales y de
resultados.
Los informes estadsticos, son reportes de contabilidad que contienen las
estadsticas histricas vitales concernientes a todas las fases de todas las
operaciones del organismo.
Los informes especiales estn dirigidos a la solucin de un problema
especfico. Por ejemplo, el informe que refleja la necesidad de efectivo a una
fecha determinada con las alternativas de solucin al problema.
Informes
de Dichos informes suelen prepararse mensualmente y siguen un formato
resultados y de bastante uniforme o estandarizado de periodo a periodo (pero no
comportamiento: estandarizado entre compaas e industrias), se disean para facilitar el
control interno por parte de la direccin general.

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En principio dan informacin sobre resultados reales comparados con los


fines o con planes presupuestarios. Con frecuencia dan origen a informes
especiales puesto que estn preparados para poner el relieve para precisin
tanto del comportamiento eficiente en la ejecucin del presupuesto como del
que no lo es.
Lo anterior da lugar a que por la informacin obtenida mediante la integracin de las tcnicas antes
mencionadas, debern estar estos informes estructurados para proporcionar a cada uno de los integrantes de la
administracin los aspectos relevantes de su rea o departamento.
As en esta forma los deportes debern contener la informacin adecuada de acuerdo al nivel jerrquico al que
se dirigen.
En la organizacin de una institucin o empresa se localizan los siguientes niveles jerrquicos:
El primer nivel alta Es el organismo que establece objetivos, define polticas internas y
direccin-:
externas de la entidad, toma decisiones fomenta las relaciones pblicas
de la empresa;
El
segundo
nivel- Est representada por la direccin de las cuatro actividades
direccin intermedia:
tradicionales (mercadotecnia o ventas, produccin o ventas, finanzas y
personal). Los ejecutivos de este nivel son responsables de su rea
ante la direccin general, as como de la informacin que se genera;
El tercer nivel:
Corresponde a los diferentes departamentos que dependen de las
direcciones sealadas en el segundo nivel.
El cuarto nivel:
Lo constituyen los jefes de seccin o departamento que tienen a su
cargo solamente una funcin
Presupuesto Gubernamental
Quedo apuntado que el presupuesto gubernamental ordinario fue considerado como un ordenamiento de los
ingresos y los egresos a fin de ejercer un control sobre los mismos, por ello el presupuesto presentaba los
gastos pblicos organizados en el orden jerrquico de las instituciones del Estado y su detalle segn el objetivo
del gasto.
En ese sentido, existe diferencia sustancial entre los presupuesto del Sector pblico y del Sector Privado. El
gobierno primero estima sus gastos y despus la forma de sufragarlos, va impuesto y prstamo, en tanto que
las empresas privadas tiene en que estimar primero sus ingresos probables o fondos disponibles y solo entonces
determinar su aplicacin, distribucin y uso ms adecuado en el funcionamiento del negocio.
Presupuesto Por Programa
El presupuesto por programa se concepta como un instrumento poltico que traduce en realizaciones los
propsitos de un gobierno o una administracin. Todas las decisiones polticas que implican una transaccin
financiero se reflejan en el presupuesto, y a su vez, las informaciones que produce el proceso presupuestario
son imprescindibles para la toma de decisiones polticas.
El objetivo principal del presupuesto por programas es, el servir de instrumento de ejecucin de los planes
de desarrollo.
Proceso de los Programas Presupuestarios
El presupuesto por programas, como su nombre lo indica opera a travs de programa presupuestarios, o sea,
identificando las funciones que se cumplen en el sector pblico, formando programas con las actividades
homogneas que se realizan en un sector cualquiera de carcter general, tanto econmico como social. A su
vez, los programas identificados se subdividen en subprogramas a los cuales se les asignan recursos o fondos
presupuestarios para llevar a cabo las metas propuestas o programadas.
En ese sentido el programa constituye el ncleo central del presupuesto, pues este debe ser un conjunto
armnico de subprogramas. As concebida esta tcnica presupuestal, el proceso a que se da lugar es llevado

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por programas, se formula por programas, se discute y aprueba en el Congreso de la Republica, por programas,
se ejecuta, controla, contabiliza, evala, sea administra y se toman decisiones por programa o en funcin de
programas, todo gira alrededor de programas, metas y objetivos que le son inherentes.
1.8.2 Clasificacin por Tipo de Programas
EL estado moderno ya no realiza nicamente las funciones bsicas de seguridad, salud y educacin, ahora se
encuentra inmerso en actividades que en Guatemala se definen como acciones tendentes a prestacin de
servicios a la comunidad, en acciones tendentes a la creacin de nuevos bienes de capital y acciones para la
produccin de bienes y servicios industriales, comerciales o financieros. Estas funciones son efectuadas tanto
por el gobierno central como por sus instituciones descentralizadas o autnomas.
Naturalmente el estado para desarrollar aquellas funciones, presupuestariamente, ha agrupado las diversas
acciones en siete tipos de programas que son:
a. Programa de Funcionamiento.
b. Programa de Transferencia corriente.
c. Programa de Inversin directa
d. Programa de inversin indirecta
e. Programa de asistencia financiera
f. Programa de operaciones industrial o comerciales; y
g. Programa de deuda pblica.
A su vez, para coordinar las funciones que realiza el Estado cre la clasificacin denominada sectorialprogramtica, la que le permite vincular sus diferentes programas presupuestarios con la planificacin de
mediano plazo.
Para distinguir a qu tipo de programacin pertenece un determinado programa de la clasificacin
sectorial programtica y su aplicacin institucional, se siguen las siguientes normas:
Funcionamiento:
Pertenece a este tipo los programas cuya finalidad sea la

Transferencias
Corrientes:

Inversin Directa:

Inversin indirecta:

Asistencia financiera:

prestacin de los servicios internos en una institucin, a los


programas bsicos, sean estos administrativos o tcnicos, a la
prestacin de los servicios a la comunidad.
Corresponde a este tipo los programas a travs de los cuales
una institucin del Sector Pblico efecta transferencia de
fondos o favor de cualquier entidad o persona jurdica, tanto
del mismo sector pblico como del sector privado.
Pertenecen a este tipo, los programas cuyo objeto sea la
inversin fsica o financiera a travs de proyectos especficos
y ejecutados directamente por la institucin
que los
presupuesta, tales como las construcciones de cualquier clase
o la compra de valores;
Se incluye aqu los programas cuyo objetivo ser la
transparencia de fondos de una institucin a otra entidad del
propio sector pblico o alguna empresa del sector privado,
destinada a financiar proyectos de inversin
fsica o
financiera. Cuando u programa no se tiene la certeza que la
entidad o empresa beneficiaria de la transferencia efectuar la
inversin fsica o financiera, esta se clasifica como programa
de transferencia corriente;
En este tipo estn comprendidos aquellos programas
sectoriales de las instituciones financieras del sector pblico,
cuyos objetivos son la concesin de crditos a prstamos a

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personas, entidades o empresas de los sectores pblico o


privado, utilizando para ello su propio capital y leneas de
crdito interno o externo. En este programa se incluyen
nicamente los egresos por concesin de prstamos, sin los
gastos de su administracin, que constituyen programas de
funcionamiento;
Operaciones industriales Se clasifican en esta divisin aquellos programas sectoriales
y/o comerciales:
de las empresas del sector pblico cuyo objetivo sea la
produccin de bienes o servicios. Dicha produccin es
financiada normalmente con la rotacin anual del capital de
trabajo de las mismas. Los dems programas de esta
empresas como los administradores, tcnicos, de inversin,
etc. Son incluidos en el tipo de programa que corresponde con
forme a la clasificacin respectiva;
Deuda pblica:

Corresponde al respectivo programa del sector financiero


cuyo objetivo es atender la amortizacin del capital de la
deuda pblica interna y externa, el pago de intereses de la
misma y los gastos que su servicio ocasiona. No constituyen
programas de deuda publica los prstamos de tesorera o de
caja que se adquieren y pagan dentro del mismo ejercicio
fiscal y cuyo objetivo sea el de obtener lquidos en un
momento dado.

Objetivos y metas del presupuesto por programas:


Los planes de desarrollo y los presupuestos, a travs de clasificacin uniforme anteriormente referida dividen los
sectores, programas y sub programas en reas de actividad homognea. Para poder medir los resultados
obtenidos y evaluarlos en funcin de los planes de desarrollo se incluyen en cada programa y sub programa los
objetivos y metas a ejecutar durante el ao.
Por medio de la clasificacin presupuestaria que se puede conocer, las fuentes de financiamiento de los
ingresos y egresos, cuanto se invertir o en que se gastar, a que sector se le asignaran los recursos y a cual se
le imputaran los costos. Ordinariamente se les denomina partida presupuestaria o cdigo presupuestario y como
se observa en la siguiente pgina cada grupo de dgitos representan los siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Clasificacin institucional;
Clasificacin por tipo de programas;
Clasificacin sectorial-programtica;
Clasificacin regional;
Clasificacin especifica de gastos; y
Clasificacin del financiamiento.

Conforme al presupuesto de clases pasivas del Estado, el ministerio de Finanzas Publicas, a travs de la
Direccin De Contabilidad del Estado, adopto el uso de la primera letra del apellido del beneficio o pensionad en
el lugar correspondiente a la clasificacin regional, identificada con esos dgitos el orden del alfabeto.
Ventajas y Desventajas del Presupuesto por Programa
Ventajas:
Permite fija con precisin las polticas, acciones, programas, actividades y proyectos que las
instrucciones deben cumplir anualmente en concordancia con los objetivos y metas del plan de
desarrollo.

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Orienta la estructuracin administrativa y de procedimientos para el cumplimiento de las funciones, que


por ley, estn asignadas a la entidad de que se trate.
Facilita la asignacin de responsabilidad especfica a la unidad administrativa correspondiente;
Crea en los funcionarios hbitos de previsin y programacin de sus actividades, separndolos poco a
poco de la rutina burocrtica y contribuye positivamente en el rendimiento y la calificacin del personal
tcnico y administrativo;
Facilita el conocimiento financiero del organismo y pone en manos de los directores una mayor
informacin para la toma de decisiones;
Ayuda al planeamiento de los procesos productivos, al conocimiento de los costos y a la evaluacin del
rendimiento y capacidad operativa.
El presupuesto de programa es un valioso instrumento de gerencia para la administracin y control de las
operaciones de las instituciones.
Desventajas:
La legislacin en materia financiera es anacrnica y tradicional, impidiendo la introduccin de nuevas
tcnicas de administracin financiera;
La falta oportuna de entrega o colocacin de los fondos afecta los planes;
La indiferencia de los ejecutivos y planificadores del presupuesto, que no exigen el cumplimiento de las
metas fijadas;
El tedioso e inoperantes trmite burocrtico.
Marco Legal del Proceso Presupuestario
La normativa legal que regula las etapas de formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin presupuestaria, es
la siguiente: Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala Es la normativa de mayor jerarqua;

En los artculos 79, 84, 91 y 229, especifica los aportes obligatorios que deben incluirse en el
presupuesto (destinados a la Escuela Nacional Central de Agricultura, Universidad de San Carlos,
Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala y Comit Olmpico, Ministerios de Educacin y Cultura
y Deportes, Consejos de Desarrollo y finalmente para las Municipalidades).

En el artculo 237 define que los presupuestos deben cumplir con los principios de a) Anualidad, b)
Universalidad (por lo que debe incluir todos los ingresos, gastos e inversiones a realizar) y c) Publicidad
(documento pblico accesible a cualquier ciudadano).

En los artculos 171 literal b) y 183, literal j), estipula que el Presidente de la Repblica debe enviar al
Congreso el Proyecto de Presupuesto con 120 das de anticipacin, previos al inicio del prximo ejercicio
fiscal. Adicionalmente en la literal d)

del artculo 171, se norma lo relativo a la liquidacin presupuestaria, y en la literal w)

del artculo 183, se define la obligatoriedad para el Presidente de la Repblica, a travs del Ministerio de
Finanzas Pblicas, Congreso de la Repblica, un informe cuatrimestral analtico de la ejecucin
presupuestaria.

En el artculo 171 literal b), se norma que el Congreso de la Repblica debe aprobar, modificar o
improbar el proyecto de presupuesto a ms tardar 30 das previo a entraren vigencia, en caso contrario
regir el del ao anterior. La literal j) establece como atribucin del Congreso la aprobacin a la
contratacin de deuda pblica. Gua Prctica sobre Anlisis Presupuestario 27

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El artculo 237 contempla que los ministerios, secretaras de la presidencia, organismos del Estado,
entidades descentralizadas y autnomas pueden tener presupuestos y fondos privativos cuando la ley as
lo establezca. Asimismo, prohbe los gastos confidenciales y adicionalmente norma la remisin obligatoria
y anual de los presupuesto al Organismos Ejecutivo y al Congreso de la Repblica, los cuales estarn
sujetos a controles y fiscalizacin de los organismos de Estado correspondientes.

El artculo 238 establece los principales elemento que debe contener la Ley Orgnica del Presupuesto,
en la cual estn normados todos los elementos del Presupuesto del Estado, los cuales son aplicables a
todas las entidades pblicas.

El artculo 241 contempla que el Ministerio de Finanzas Pblicas, los Organismos del Estado, las
entidades descentralizadas y autnomas deben presentar al Congreso de la Repblica, la liquidacin del
presupuesto anual y la Contralora General de Cuentas debe emitir dictamen en un plazo no mayor de
dos meses sobre dicha liquidacin, debiendo remitirlos al Congreso de la Repblica, el que aprobar o
improbar la liquidacin.

Leyes Ordinarias Se refiere a Leyes aprobadas por el Congreso de la Repblica que tienen incidencia sobre los
presupuestos de diversas instituciones, entre las cuales se hace mencin
Ley Orgnica del Presupuesto, Decreto 101-97, y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 240-98
Norma el Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF- (sistemas presupuestario, de
contabilidad, tesorera y crdito pblico), normativa que es aplicable a todas las entidades que
conforman el sector pblico, incluyendo a las municipalidades. El SIAF tiene el objeto de centralizar la
normativa y descentralizar la operacin

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Ley Anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Tiene vigencia para un perodo
fiscal. Contiene normativa complementaria a la Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento, que
debe ser observada durante la ejecucin presupuestaria de dicho ao. Otras leyes con incidencia
Presupuestaria (establecen el destino de recaudacin de impuestos)

Entre otras leyes que tienen incidencia en el Presupuesto, se encuentran:

Ley de tabacos y sus productos, Dto. No. 61-77, Reformado por el Dto. No. 65.2001, art. 6.
Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-, Dto. No. 27-92 del Congreso de la Repblica, art. 10.
Ley del Impuesto a la distribucin del petrleo crudo y combustibles derivados del petrleo, Dto. No. 38-

92 art. 23.
Ley del Impuesto sobre circulacin de vehculos terrestres, martimos y areos, Dto. No. 70-94, art. 6 al 9.
Ley Forestal, Dto. No. 101-96, art. 21.
Ley Orgnica de la Superintendencia de Administracin Tributaria. Dto. No. 1-98, art. 33.
Ley del Impuesto nico sobre inmuebles, Dto. No. 15-98, art. 2.
Ley del impuesto especfico a la distribucin de cemento. Dto. No. 79-2000, art. 2.
Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, Dto. No. 31-2002, art. 32.
Ley del impuesto sobre la distribucin de bebidas alcohlicas destiladas, cervezas y otras bebidas
fermentadas, Dto. No. 21-04, art. 25.

Para las entidades autnomas y descentralizadas,

Ley del Congreso que las cre, regula lo relativo a su presupuesto y son conjuntamente aplicables los
acuerdos emitidos por sus mximas autoridades.

En todos los casos la Ley Orgnica del Presupuesto indica los principales lineamientos para la
formulacin presupuestaria, composicin y evaluacin.

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Gua Prctica sobre Anlisis Presupuestario 29 Para las municipalidades es directamente aplicable el
Cdigo Municipal, Decreto No. 12-2002, el cual define la organizacin, gobierno, administracin y
funcionamiento de los municipios. An y cuando las municipalidades son autnomas, su sistema
financiero debe establecerse conforme los lineamientos y metodologa establecida por el Ministerio de
Finanzas Pblicas.

Otras disposiciones emitidas por Acuerdo Ministerial Estas disposiciones se encuentran disponibles en la pgina
web del Ministerio de Finanzas Pbicas.

Manual de clasificaciones presupuestarias para el sector pblico de Guatemala.


Manual de formulacin presupuestaria.
Manual de programacin de la ejecucin presupuestaria.
Manual de modificaciones presupuestarias para las entidades de la administracin central.
Manual de administracin de fideicomisos para la administracin central.
Manual de fondos rotativos.
Manual de procedimientos seguimiento fsico.
Manual de donaciones externas.

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