RESOLUCIN No.

000986 DE 2007
Por la cual se adopta el Manual Especfico de Funciones,
Requisitos Mnimos y Competencias Laborales
Planta de Personal del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

LABORALES
I. IDENTIFICACIN
Nivel:
Denominacin del Empleo:
Cdigo:
Grado:
Dependencia:

Cargo del Jefe Inmediato:

ASISTENCIAL
SECRETARIA
5020
06
SECRETARIA GENERAL, DIRECCIONES DE AREA DE LA
DIRECCION GENERAL, OFICINAS DE LA DIRECCION GENERAL,
DIRECCIONES REGIONALES O CENTROS DE FORMACION
Secretaria General, Director de rea, Jefe de Oficina, Director
Regional, Subdirector de Centro o Coordinador de Grupo de Trabajo.
II. PROPOSITO PRINCIPAL

Realizar actividades de orden administrativo, para el desarrollo de las funciones y responsabilidades de los
niveles superiores, teniendo en cuenta las polticas de la Entidad.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Orientar y suministrar informacin a los clientes internos y externos apoyando el desarrollo y ejecucin de las
actividades del rea de desempeo, teniendo en cuenta las polticas de la Entidad.
2. Administrar y gestionar el trmite documental oportuno de entrada y salida de la correspondencia general y
especfica del despacho del rea.
3. Redactar o tomar dictados, cartas, memorandos, acuerdos, resoluciones, formas, circulares, informes y
dems documentos propios de la gestin.
4. Mantener actualizado y organizado el archivo de documentos y publicaciones del rea de desempeo.
5. Llevar en forma sistematizada el registro actualizado de la informacin de las entidades y organismos con los
cuales se requiera comunicacin e interrelacin.
6. Llevar el sistema de control y seguimiento por asuntos, citas, entrevistas, compromisos y eventos en general
del despacho del rea.
7. Mantener las relaciones pblicas del rea de desempeo, teniendo en cuenta las polticas de la Entidad.
8. Apoyar la organizacin de los diferentes eventos propios de la gestin del despacho del rea.
9. Las dems funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea
de desempeo del cargo.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEO)
1. El control y seguridad del archivo de correspondencia de la Dependencia se realiza teniendo en cuenta las
normas tcnicas y la legislacin vigente.
2. Las consultas que se requieren sobre los documentos archivados, son atendidas teniendo en cuenta las
polticas de la Entidad y las normas vigentes.
3. La correspondencia es organizada teniendo en cuenta las normas Archivstica y la legislacin vigente.
4. El apoyo al su superior en la preparacin de los informes que se requieran en el rea, se realiza teniendo
en cuenta la norma tcnica vigente.
5. La atencin personalizada y telefnica a los clientes internos y externos se ofrece teniendo en cuenta las
normas de cortesa; las polticas de la Entidad y las instrucciones recibidas.
6. Los mensajes telefnicos son recibidos y entregados al Director y funcionarios del rea correspondiente,

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

LABORALES
I. IDENTIFICACIN
Nivel:
Denominacin del Empleo:
Cdigo:
Grado:
Dependencia:

ASISTENCIAL
SECRETARIA
5020
06
SECRETARIA GENERAL, DIRECCIONES DE AREA DE LA
DIRECCION GENERAL, OFICINAS DE LA DIRECCION GENERAL,
DIRECCIONES REGIONALES O CENTROS DE FORMACION

teniendo en cuenta las polticas establecidas para el servicio al cliente interno.

7. Los documentos elaborados por la dependencia son recibidos, clasificados y tramitados teniendo en cuenta
las normas vigentes y las instrucciones recibidas.
8. La elaboracin de documentos como: acuerdos, resoluciones, formas, circulares, informes propios de rea,
se realiza teniendo en cuenta las normas tcnicas vigentes, las polticas de la entidad y las instrucciones
recibidas.
1. La informacin de las entidades y organismos con los cuales se requiera comunicacin e interrelacin es
registrada y actualiza oportunamente teniendo en cuenta las polticas de la Entidad.
2. La organizacin de los diferentes eventos propios de la gestin del despacho del rea de desempeo, se
realiza teniendo en cuenta el protocolo, polticas de la Entidad y las instrucciones recibidas.
3. Las relaciones pblicas del rea de desempeo se mantienen, de acuerdo con las polticas de la Entidad y
las instrucciones recibidas.
4. La informacin, documentos o elementos que faciliten la operacin, se suministran oportunamente teniendo
en cuenta la legislacin vigente, polticas de la Entidad y las instrucciones recibidas.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Conocimientos en relaciones Pblicas; Conocimientos en servicio al Cliente; Conocimientos en expresin oral y
escrita; Conocimientos en normas de Cortesa; Conocimientos en administracin del Tiempo; Conocimientos en
redaccin personal, comercial, diplomtica y epistolar; Conocimientos en Clases y Tipos de documentos;
Conocimientos en Normas tcnicas para la elaboracin de documentos; Conocimientos en manejo de
procesadores de Textos; Conocimientos en gestin Documental; Conocimientos en legislacin de documental;
Conocimientos en Software para el manejo de la correspondencia; Conocimientos en normas de correo y
servicios de mensajera.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios

Experiencia

Aprobacin de tres (3) aos de Educacin Superior Seis (6) meses de experiencia relacionada o laboral
en gestin secretarial ejecutiva, en gestin
secretarial ejecutiva bilinge, en informtica
secretarial, en secretariado, en secretariado bilinge,
en secretariado bilinge y de sistemas, en
secretariado comercial, secretariado contable de
sistemas, en secretariado de gerencia y sistemas, en
secretariado ejecutivo, en secretariado ejecutivo
bilinge, en secretariado ejecutivo bilinge con
nfasis en sistemas, en secretariado ejecutivo
bilinge sistematizado, en secretariado ejecutivo
computarizado bilinge, en secretariado ejecutivo de

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

LABORALES
I. IDENTIFICACIN
Nivel:
Denominacin del Empleo:
Cdigo:
Grado:
Dependencia:

ASISTENCIAL
SECRETARIA
5020
06
SECRETARIA GENERAL, DIRECCIONES DE AREA DE LA
DIRECCION GENERAL, OFICINAS DE LA DIRECCION GENERAL,
DIRECCIONES REGIONALES O CENTROS DE FORMACION

sistemas, en secretariado ejecutivo sistematizado,

en secretariado ejecutivo y de sistemas bilinge, en
secretariado ejecutivo, bilinge y de sistemas, en
secretariado ejecutivo bilinge en sistemas, en
secretariado
ejecutivo
de
sistemas,
en
administracin de empresas, administracin de
recursos humanos, administracin y gestin de
empresas, en gerencia de oficinas, en gestin
empresarial, en relaciones industriales, en
administracin de empresas comerciales, en
administracin de oficinas, en administracin de
personal y desarrollo humano, administracin de
instituciones de servicio, administracin empresarial
y pblica, administracin y gestin de empresas.

RESOLUCION No. 003145 DE 2007

Por la cual se adiciona la Resolucin No.000986 de 200, las
carreras universitarias y/o las disciplinas acadmicas.

ADICION DE CARRERAS Y/O DISCIPLINAS:

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN
Nivel:
Denominacin del Empleo:
Grado:
Dependencia:

Cargo del Jefe Inmediato:

ASISTENCIAL
SECRETARIA
06
SECRETARIA GENERAL, DIRECCIONES DE AREA DE LA
DIRECCION GENERAL, OFICINAS DE LA DIRECCION GENERAL,
DIRECCIONES REGIONALES O CENTROS DE FORMACION
Secretaria General, Director de rea, Jefe de Oficina, Director
Regional, Subdirector de Centro o Coordinador de Grupo de Trabajo.
REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios

Experiencia

Aprobacin de tres (3) aos de Educacin Superior en gestin secretarial ejecutiva, en gestin Seis (6) meses de
secretarial ejecutiva bilinge, en informtica secretarial, en secretariado, en secretariado bilinge, experiencia
en secretariado bilinge y de sistemas, en secretariado comercial, secretariado contable de relacionada o laboral
sistemas, en secretariado de gerencia y sistemas, en secretariado ejecutivo, en secretariado
ejecutivo bilinge, en secretariado ejecutivo bilinge con nfasis en sistemas, en secretariado
ejecutivo bilinge sistematizado, en secretariado ejecutivo computarizado bilinge, en secretariado
ejecutivo de sistemas, en secretariado ejecutivo sistematizado, en secretariado ejecutivo y de
sistemas bilinge, en secretariado ejecutivo, bilinge y de sistemas, en secretariado ejecutivo
bilinge en sistemas, en secretariado ejecutivo de sistemas, en administracin de empresas,
administracin de recursos humanos, administracin y gestin de empresas, en gerencia de
oficinas, en gestin empresarial, en relaciones industriales, en administracin de empresas
comerciales, en administracin de oficinas, en administracin de personal y desarrollo humano,
administracin de instituciones de servicio, administracin empresarial y pblica, administracin y
gestin de empresas. Administracin, administracin empresarial, administracin comercial,
administracin comercial y de sistemas, administracin de empresas, administracin de empresas
comerciales, administracin de instituciones de servicio, administracin empresarial y pblica,
administracin y gestin de empresas, Psicologa, Recursos Humanos, Administracin Pblica,
Administracin de Empresas,, Administracin en Recursos Humanos, Direccin y Administracin de
Empresas,, Economa, Contadura, Contadura Publica, Ingeniera Industrial, Relaciones Publicas e
Institucionales, Administracin Industrial, Derecho, Derecho y Ciencias Polticas,, Leyes y
Jurisprudencia, Derecho y Ciencias Administrativas, Finanzas, Relaciones Internacionales y
Estudios Polticos, Mercadeo y Publicidad, , Publicidad y Mercadeo, Servicio Social, Administracin
de Instituciones de Servicio, Comunicacin y Relaciones Corporativas, Administracin Educativa,
Direccin Humana y Organizacional,, Relaciones Industriales, Ingeniera Administrativa,
Bibliotecologa y Archivistita, Ciencia de la Informacin Bibliotecologa, Ciencias de la Informacin
y Documentacin, Promocin de la Comunidad, Politologia. Comercio Exterior, Comercio
Internacional Administracin Ambiental. Comunicacin Social y Periodismo. Administracin de
Negocios.

EQUIVALENCIAS: