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ADMINISTRACION
OFICIAL
Ccuta: Centro Comercial Bolvar Local B-21 y B-23 Tels.: (7) 5829010
Pg.
CONSIDERACIONES GENERALES......................................................... 1
EJECUTANDO ADMINISTRACION .......................................................... 2
PANTALLA PRINCIPAL .......................................................................... 5
OPCION BASE DE DATOS ..................................................................... 5
4.1
ACTUALIZAR BASE DE DATOS .......................................................... 6
4.2
COPIA DE SEGURIDAD ...................................................................... 7
4.2.1
Realizar Copia ................................................................................. 8
4.2.2
Recuperar Copia .............................................................................. 9
4.3
BACKUP /RESTORE ........................................................................... 9
4.3.1
Backup ............................................................................................ 9
4.3.2
Restore.......................................................................................... 10
4.4
OPTIMIZAR BASE DE DATOS .......................................................... 10
4.5
EVENTO PERSONALIZADO.............................................................. 11
5. OPCION USUARIOS............................................................................. 12
6. OPCION AUDITORIA ............................................................................ 16
6.1
LOG DE EMPRESA ........................................................................... 17
6.2
CONTRASEA SUPERVISOR........................................................... 19
6.3
CONSULTAS SQL............................................................................. 19
6.4
CONFIGURACION ............................................................................ 20
7. OPCION SELECCIONAR EMPRESA ..................................................... 23
8. OPCION SALIR .................................................................................... 23
1.
2.
3.
4.
1. CONSIDERACIONES GENERALES
Figura 1.
Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Administracin Oficial. Versin 2014. Pgina 1
Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Administracin Oficial. Versin 2014. Pgina 2
Figura 2.
Ventana de Supervisor
Figura 3.
Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Administracin Oficial. Versin 2014. Pgina 3
Figura 4.
Ventana de Empresas
Ver Manual de
DESCRIPCIN
Cdigo de la Empresa. Es un campo obligatorio.
Razn Social de la Empresa
NIT de la Empresa
Nombre del representante legal de la Empresa
Ao fiscal de la Empresa
Ruta del Archivo donde se encuentra la Empresa.
Tabla 1.
Datos de Empresa
Para asignar el nombre del archivo donde se encuentra la empresa basta con colocar un
nombre representativo a la empresa y el programa adicionar por defecto la extensin
.GDB y la ruta por defecto C:\DATOS TNS\. El servidor por defecto ser el mismo que se
haya asignado en la configuracin inicial con el programa CONFIG. La ruta debe ser local
al servidor, luego no se necesita crear unidades lgicas o conectarse a unidades de red.
Inicialmente el usuario ADMIN se encuentra creado, tiene todos los permisos sobre los
mdulos y no tiene contrasea de acceso. Se recomienda asignar una contrasea a
ADMIN para restringir el acceso a cada empresa.
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3. PANTALLA PRINCIPAL
Figura 5.
Ventana Principal
Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Administracin Oficial. Versin 2014. Pgina 5
Figura 6.
4.1
Es muy probable que cada vez que se instale una actualizacin del programa la base de
datos cambie de versin debido a la inclusin de nuevos campos, nuevas tablas o nuevas
relaciones. Por tanto se debe ejecutar la opcin Actualizar Base de datos con el objetivo
de sincronizar la versin de la base de datos de la empresa actual con la base de datos
gua del programa.
Antes de Iniciar la Actualizacin de la Base de datos el sistema Confirmar el inicio del
proceso y advertir sobre la importancia de realizar una copia de seguridad antes de
actualizar
Figura 7.
Mensaje de Advertencia
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El tiempo que dure el proceso de actualizacin depende del volumen de informacin que
actualmente este almacenado en la base de datos.
Si al instalar la nueva actualizacin no se actualiza base de datos, cualquier mdulo que
se ejecute que la versin de la base de datos actual es diferente a la del programa saldr
mensaje que se deber actualizar utilizando el mdulo de administracin.
Figura 8.
Mensaje de Advertencia
COPIA DE SEGURIDAD
Existen dos formas de hacer copia de seguridad: con Winzip y con la funcin Backup del
motor de Firebird. Con Winzip es ms rpida pero debe estar en el servidor y hace una
copia fsica del archivo de la base de datos. Backup permite hacer la copia desde
terminales y hace la copia recorriendo los registros de la base de datos, lo que permite
hacer una restauracin de los datos de igual manera registro a registro.
Un
backup/restore se puede utilizar para verificar la integridad de los datos.
Esta opcin le permite realizar o recuperar copias de seguridad de la base de datos. El
men es el siguiente:
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Figura 9.
Figura 10.
La informacin que contendr la copia de seguridad ser de todos los datos relacionados
con tablas maestras (plan de cuentas, terceros, artculos, etc.), documentos
(comprobantes, compras, ventas, etc.) de todos los periodos y de todos los mdulos que
maneje la empresa. Se recomienda realizar copias de seguridad diarias, tomado en una
memoria USB por da, reemplazable, una semanal y una mensual no reemplazable a
manera de histrico.
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4.2.2
Recuperar Copia
Figura 11.
Al igual que al realizar la copia el sistema recuperar toda la informacin relacionada con
tablas maestras y documentos de todos los mdulos de la empresa y los reemplazar
sobre la base de datos actual. Luego, queda toda la informacin de la empresa con los
datos iguales al momento que se hizo la copia.
4.3
BACKUP /RESTORE
4.3.1 Backup
Permite realizar la copia de la base de datos en extensin GBK, el usuario en el campo
Archivo de la Copia deber asignar la ruta y el nombre con la respectiva extensin (.gbk)
donde ser guardada.
Figura 12.
Ventana Backup
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4.3.2 Restore
Permite recuperar una copia de seguridad, generando un log. Es til para corregir errores
o daos fsicos de la copia realizada en extensin gbk, ya que procesa uno a uno los
registros de la base de datos.
Figura 13.
Ventana Restore
Una vez terminado el proceso el sistema le indicar la ruta donde la copia fue restaurada
y recuperada.
Figura 14.
4.4
Esta opcin se usa para corregir errores o daos fsicos en la base de datos causados por
apagadas incorrectas del servidor. Ejemplo: Fallas en el fluido elctrico.
Esta opcin se debe usar cuando el programa reporte errores al abrir una empresa o al
intentar insertar o modificar datos en cualquier documento del sistema.
El sistema confirmar el inicio del proceso. Se recomienda realizar una copia de
seguridad antes de realizar este proceso.
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Figura 15.
4.5
EVENTO PERSONALIZADO
Figura 16.
Evento Personalizado
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Figura 17.
Figura 18.
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Figura 19.
Listado de Usuarios
Eliminar un usuario
DESCRIPCIN
Nombre del Usuario. Es un campo obligatorio
Nombre Completo o Descripcin del usuario
Tabla 2.
Datos de Usuario
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Figura 20.
Copiar Usuario
El botn Permisos
permite Asignar derechos y responsabilidades sobre
cada una de las tablas que conforman la base de datos de la empresa as como permitir
el acceso a los diferentes mens incluidos en los mdulos de la aplicacin.
Figura 21.
Permisos de Usuarios
Al dar click en el campo Mdulo muestra una lista de los mdulos que actualmente
pertenecen al Programa. (Contabilidad, Tesorera, etc.)
La Seccin Tablas muestra una lista de todas las tablas que pertenecen a cada mdulo
seleccionado.
La seccin de Permisos permite asignarle los permisos a la tabla del mdulo
seleccionado. Si la casilla esta chequeada indica que tiene ese permiso sobre la tabla y
sino indica lo contrario.
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Figura 22.
Se recomienda que la persona que tenga el Admin cree un usuario con su nombre para
las operaciones normales, copiando los permisos de Admin. Si varias personas tienen los
permisos del Admin, cada una entra con su nombre para las operaciones comerciales y
financieras, lo que facilita quien efectu una determinada operacin.
Al dar click en el campo Especficos me permite seleccionar permisos y/o restricciones
muy concretas a cada usuario, como acceder al mdulo de auditoria, modificar
parametrizacin contable en rubros, modificar objeto de traslados entre otros y designar
permisos como ingresar capital superior, calcular cuotas por das, eliminar refinanciacin
en el mdulo de servicio de la deuda.
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Figura 23.
Especficos
Al dar click en Ingreso a Mdulos me permite seleccionar a que mdulos puede ingresar o
no un usuario.
Figura 24.
Ingreso a Mdulos
6. OPCION AUDITORIA
Por medio de esta opcin el Administrador del sistema podr consultar el log de auditoria
para tener un control sobre las acciones que llevaron a cabo los usuarios sobre la base de
datos y as analizarlos para tomar decisiones de seguridad del sistema y detectar
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Figura 25.
6.1
LOG DE EMPRESA
Esta opcin registra todas las operaciones realizadas sobre las Empresas. La funcin de
esta opcin es revisar las operaciones realizadas por los usuarios en cada Empresa
creada y utilizada. Estas operaciones pueden ser: insertar, borrar o modificar cualquier
tabla de la base de datos. Adems, registra procesos de recalculo, actualizacin de
saldos, asentar y reversar.
Cada Operacin efectuada sobre la base de datos quedar registrada con la fecha, hora,
usuario que la efectu y desde que terminal fue hecha. El Log de empresa muestra la
siguiente pantalla:
Consultar Log de Auditoria
Permite generar un reporte de las operaciones y/o actividades realizadas en las tablas y
documentos de Visual TNS de la Empresa que se eligi al ejecutar el programa de
Administracin. El sistema muestra la siguiente ventana. (Ver figura 26).
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Figura 26.
Rango de fechas: es el rango de fechas entre las cuales desea conocer el Log de
Empresa.
Despus de digitar todos los datos debe dar clic en el botn Aceptar para que muestre el
informe. (Ver Figura 27).
Figura 27.
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6.2
CONTRASEA SUPERVISOR
Permite cambiar la contrasea del Supervisor, al dar click aparecer la siguiente pantalla.
Figura 28.
6.3
Contrasea Supervisor
CONSULTAS SQL
Herramienta til para hacer consultas directamente a las tablas de la Base de Datos de la
empresa actual. Para realizar estas consultas debe digitar instrucciones SQL (scripts),
como se puede observar en la Figura 29.
Esta ventana se divide en tres secciones:
Seccin de Botones :
1. Anterior: Muestra el script anterior.
2. Siguiente: Muestra el script siguiente.
3. Ejecutar: Ejecuta el script SQL.
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Instrucciones SQL
Figura 29.
6.4
(Script)
CONFIGURACION
Esta opcin permite que el Administrador del Sistema realice operaciones que solamente
son funciones de l como La Integracin entre Mdulos, el Bloqueo de Perodos,
Configuracin de Copias Automticas.
Figura 30.
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Figura 31.
En esta seccin el administrador del sistema podr realizar la integracin del mdulo
Tesorera con Contabilidad con solo dar click en cada cuadro.
Seccin Bloqueo de Perodos
Figura 32.
Bloqueo de Periodos
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Figura 33.
Generales
Esta opcin se configura la ruta de Archivos temporales, permite activar y/o restringir
operaciones especficas del sistema. Ver figura 33.
Seccin de Copias Automticas
Figura 34.
Copias Automticas
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Figura 35.
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