Organizacin

Qu es la organizacin?

En la unidad anterior se analizo que es la planeacin, su importancia en la organizacin y

en el entorno social y como la utiliza el personal administrativo, ahora toca el turno al
siguiente elemento, la organizacin, has odo hablar acerca de ella?, sabes para que
se utiliza?, qu beneficios trae la organizacin?.
Existen muchas definiciones de lo que es la organizacin, algunas mencionan un
proceso muy amplio: otras, ms corto, pero finalmente tienen el mismo sentido.
La organizacin es el ordenamiento de cada una de las
actividades que se van a realizar, sacndole el mayor
provecho a todos los recursos con los que se cuenta,
para alcanzar todas las metas y objetivos trazados, pero
teniendo un orden especifico.
Qu entiendes por organizacin?.

La importancia de la organizacin en la empresa:

Genera compromisos entre los dems integrantes del equipo de trabajo.

Siempre estar sujeta a un cambio.
Evita que varias personas realicen tareas iguales
Reduce los costos de operacin.
Agiliza las tareas de cada individuo.
Define claramente la jerarqua de las tareas.

Los componentes de la etapa de organizacin son:

El objetivo: cada una de las tareas debe estar en la misma sintona para llegar a la
meta.
La especialidad: cada trabajador debe realizar solamente lo que es capaz y no hacer
tareas que no entienda y no pueda cumplir.

Jerarqua: siempre debe existir un lder en el equipo de trabajo.

Simetra entre autoridad y responsabilidad: entre ms responsabilidad exista mayor
grado de autoridad deber tener.
Unidad de mando: en cada tarea asignada debe existir un lder.
Difusin: cada tarea y cada jefe de la misma debe tener un sustento escrito (una orden)
para ejercer sus labores. (a que se refiere, da instrucciones especificas).
Amplitud del equipo de trabajo: cada equipo debe estar bien estructurado y delimitado
entre sus integrantes y las funciones; mejor dicho un numero establecido de integrantes.
Coordinacin: cada una de las reas que trabajen en conjunto, deben estar
comunicadas entre s.
Continuidad: ya que est conformada la estructura del equipo de trabajo, debe
mantenerse durante el tiempo, ya que ha rendido frutos.

La organizacin en la empresa.

La importancia de la organizacin en las actividades de la empresa.

En las empresas u oficinas, la etapa de la organizacin
es muy importante, ya que complementada con la
planeacin, compone la fase mecnica del proceso
administrativo.
Pero qu tiene que ver con la organizacin de una
empresa?
En la oficina existen jerarquas y estas estarn
representadas por jefes y subjefes, hasta llegar al
puesto ms bajo, todas y cada una de las personas
organizan sus actividades;
por ejemplo, el jefe organiza a sus subordinados para realizar
sus
tareas; estos a su vez, organizan las tareas
encomendadas y as sucesivamente.

Para una empresa u oficina y su operacin se necesita organizar y para ello se requiere
de un jefe que este al pendiente de lo que se est haciendo; cada una de las funciones
que el jefe de rea encomendada deben ser atendidas por los dems integrantes del
equipo de trabajo, por ejemplo, un militar que tiene a sus ordenes
Un pelotn y se le encomienda la limpieza de una rea especfica, qu debera hacer?
Escriban en su libreta, las actividades que tendran que hacer para lograr el objetivo
planteado.

La organizacin como herramienta cotidiana.

Todos los seres humanos requieren de organizar sus actividades, por ejemplo: cuando
van a una fiesta.
Organizan con quien irn.
A qu hora llegaran.
Que recursos necesitaran para asistir a ella.
O bien cuando se trata de una reunin en casa:
La mama toma la iniciativa.
Y encomienda a sus hijos muchas tareas.
Tales como:
Recoger los cuartos, barrer el patio, baar al perro,
etc.

Adems, la organizacin es fundamental para conseguir las metas. que seria de la

gente si solo hiciera las cosas por hacerlas; sera muy difcil conseguir lo que se desea;
por ello es importante la organizacin de la vida personal.
Algunas personas piensan que la planeacin y la organizacin son sinnimos, sin
embargo no es as, ya que son complementos pero nunca sern iguales por qu? si
bien las dos van encaminadas a conseguir objetivos:
En la planeacin se tiene que tener en cuenta el qu vamos hacer?
y en la organizacin quin va hacer lo que ya est planeado?

Es sencillo diferenciarlas, por ejemplo:

Tu ta se va a casar y debes entender que el objetivo es que se realice el enlace
matrimonial.
La planeacin seria:
1.- Donde realizar la misa.
2.- Donde se elaborara la comida.
3.- A donde se irn de luna de miel.
4.- Quien estar de encargado de hacer cada una de la de las actividades, para
conseguir que la boda sea todo un xito. ya vez como no son iguales?, cada una de
estas etapas tiene sus particularidades problemticas, pero son complementarias.

Por eso estas dos etapas se le llama fase mecnica del proceso administrativo.
En las actividades cotidianas pasa lo mismo, es importante entender que cuando algo ya
ha sido planeado hay que ejecutarlo; para eso sirve la organizacin; que hace referencia
a utilizar todos los recursos con los que cuenta para realizar la planeado.

La organizacin y el personal administrativo.

Ha llegado la hora de analizar la relacin de la etapa de organizacin y el personal

administrativo. una vez que se han planeado las actividades a realizar, hay que
organizarlas y para ello se necesita un lder que designe las tareas a sus asistentes y
este papel le corresponde al personal administrativo.
El personal administrativo como todo elemento de la
oficina, adems de planear sus actividades tambin
las organiza por ejemplo, cuando se planifica una
actividad y el la realizara, debe saber cmo llevarla a
cabo, o bien, acercarse a alguien ms para que le
ayude, porque eso hacen los equipos de trabajo en
una empresa.
Supongamos que al jefe administrativo se le ha
encargado separar la papelera reutilizable de la oficina y esa tarea debe estar lista para
el medio da.
Que debe organizar antes de empezar?
El objetivo: separar la papelera reutilizable de la oficina.
Planear: reflexionar como operar, que pasos seguir, por dnde empezar.
La organizacin:

Separar la papelera.

Las hojas de reus.

Obtener cajas para el acomodo de la papelera.

Separar las hojas reutilizables de las que sern desechadas (listas para otro
proceso)

Si existen cartuchos de tner deben reutilizarse o mandarse a cargar y los que no

sirvan hay que desecharlos.

Por ltimo, hacer un pequeo informe de las actividades.

Caso prctico 1.
El jefe de oficina le encarga la tarea de ordenar el archivo de la oficina y debe terminar
hoy, cmo organizara su tiempo para cumplir dicha labor?
Caso prctico 2.

El jefe de oficina le encarga la elaboracin de unas tarjetas de invitacin de la fiesta de

fin de ao, hoy debe hacerlo. cmo organizara su tiempo para cumplir dicha labor?
Es esencial saber que la organizacin tambin la comparte el personal administrativo, ya
que el tambin pertenece a la unidad organizacional.