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S10 ERP

-- ndice del Mdulo de Compras y pedidos del S10 -1

Compas y pedidos.........................................................................................................................................................................2
Entorno de trabajo de Compras y pedidos luego de la planificacin.....................................................................................3
Acceso al mdulo de Compras y pedidos...............................................................................................................................3
Registro del Centro de compra................................................................................................................................................4
1.3.1
Registro de usuarios del Centro de Compras...............................................................................................................5
1.3.1.1 Asigne el proyecto al Centro de Compras...............................................................................................................6
1.3.1.2 Registro de usuarios que aprobarn las ordenes de compra.................................................................................7
1.3.1.3 Registro de usuarios que aprobarn los pedidos....................................................................................................9
1.3.2
Asignar formato de Pedidos a la Empresa.................................................................................................................10
1.3.3
Pie de Orden de Compra............................................................................................................................................11
1.3.4
Uso del mdulo de compras y pedidos por parte del encargado...............................................................................11
2
Pedido para comprar...................................................................................................................................................................12
2.1
Pedidos Automticos para Comprar......................................................................................................................................12
2.2
Criterios para agrupar las cantidades....................................................................................................................................13
2.3
Opciones para agrupar las cantidades..................................................................................................................................13
2.4
Seleccin de periodos............................................................................................................................................................13
2.5
Generar el pedido automtico................................................................................................................................................13
2.6
Pedidos Manuales para Comprar..........................................................................................................................................16
2.7
Aprobacin de Pedidos..........................................................................................................................................................18
2.7.1
Ver documentos generados luego de la aprobacin..................................................................................................20
2.8
Pedidos de Compra...............................................................................................................................................................20
2.8.1
Generar Orden de Compra desde un Pedido de compra...........................................................................................20
2.8.1.1 Utilidades del escenario de Pedidos de Compra..................................................................................................23
2.9
Cotizaciones...........................................................................................................................................................................24
2.10
Recepcin de Cotizaciones..............................................................................................................................................28
2.11
Cuadro Comparativo........................................................................................................................................................30
2.12
Orden de Compra.............................................................................................................................................................31
2.12.1
Generar la Orden de Compra desde el escenario de Orden de Compra...................................................................31
2.12.2
Aprobar una Orden de Compra..................................................................................................................................34
2.12.3
Impresin de la Orden de Compra..............................................................................................................................36
2.12.4
Cantidades pendientes de ingreso al almacn...........................................................................................................38
2.13
Pedidos A Almacn para ser utilizados en una Partida de Control..................................................................................39
2.13.1
Acceso al escenario Pedidos Automticos.................................................................................................................39
2.13.2
Elija la Semana...........................................................................................................................................................39
2.13.3
Seleccione los recursos a pedir..................................................................................................................................39
2.13.4
Asignar Partida de Control a los recursos pedidos.....................................................................................................40
2.13.5
Elija la Partida de Control............................................................................................................................................41
2.13.6
Informe en Pedidos Registrados.................................................................................................................................41
1.1
1.2
1.3

S10 Compras y pedidos ERP

S10 ERP

Compas y pedidos

Este programa permite una administracin del proceso de procura (pedido y compra).
El proceso empieza despus de la planificacin fsica del proyecto y contina durante todo la ejecucin,
con lo que se evita urgencias, sobreesfuerzos, compras a precios mayores a los presupuestados y
riesgos de paralizacin del flujo productivo.
La gestin logstica dentro del Proyecto, abarca desde el pedido o requerimiento de los recursos tipo
material hasta la compra y el almacenamiento.
Durante la etapa de elaboracin del presupuesto meta se identifican los materiales necesarios para
ejecutar el Proyecto con cantidades y precios; y el flujo de pedidos en la etapa de planeamiento los
mismos que aparecen en el escenario de Techo del grupo de Materiales, proveniente del plan de
utilizacin de recursos, previstos por el cronograma.
La cotizacin y seleccin de proveedores, se ejecuta luego de elaborar los pedidos, y los tiempos de
entrega del material desde que se genera una solicitud de despacho, hasta la llegada de estos
materiales al Proyecto se registran en el catlogo de recursos para cada uno (tiempo mnimo de
atencin), adems se registra la fecha de entrega del recurso de parte del proveedor al almacn del
proyecto.
El encargado de pedir los recursos es el que maneja el mdulo de Gerencia de proyectos, haciendo que
la planificacin del proyecto termine con la elaboracin de los pedidos. Este flujo debe ser informado y
explicado a todo el personal del Proyecto.
TRADICIONAL: Sistema de colas y esperas, autorizaciones en cadena una despus de otra.
PMI: Administre recursos presupuestados y dentro del costo.
LEAN: No provocar largas esperas, administracin transparente.
S10:
- Pedidos automticos para compra, compras directas a partir de un pedido, enlace directo con el
almacn o la bodega, pedidos antelados para que el recurso sea utilizado en obra, seguimiento continuo
del proceso de procura.
- No hay problema de duplicidad de pedidos
- Evita el exceso de stock siempre pide los necesario, controlando en cada momento los inventarios.
- Consultas de seguimiento del trmite de procura en cualquier momento.
Cuando se compra en exceso se corre el riesgo de tener el dinero congelado por lo que es
recomendable pedir y comprar lo que utilizar dentro de un rango razonable de fecha lo contrario es
comprar para evitar alzas y asegurar su uso.

La persona que realiz el pedido en cualquier momento puede realizar un seguimiento (opcin
implementada en todos los escenarios de Compras y pedidos).
El proyecto ya se tiene registrado, por consiguiente los almacenes o bodegas.

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1.1

Entorno de trabajo de Compras y pedidos luego de la planificacin

1.2

Acceso al mdulo de Compras y pedidos

Del tapiz de su PC elija el botn

con doble clic, luego el sistema muestra,

Ingrese al catlogo de Socio de Negocios y registre a la persona que manejar el mdulo de Compras y
pedidos. Ingrese al grupo de Utilitarios, luego a Mantenimiento de usuario, registre a los usuarios y
proporcione acceso al mdulo de Compras y pedidos, luego acceso a los escenarios y catlogos, a los
usuarios marcados con las llamadas 1-2-3-4-5.
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1.3

Registro del Centro de compra

Centro de compra, es la persona encargada de administrar el proceso de compra, tambin puede ser un
lugar (la oficina de logstica de la empresa).
Datos que sern registrados

Acceso al escenario:

Luego,

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1.3.1

Registro de usuarios del Centro de Compras

Datos que sern registrados

Acceso:

Luego,

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Elija al responsable del Centro de compras con una seleccin, tambin seleccione al usuario que
autorizar el cambio de precios en la Orden de Compra.

1.3.1.1

Asigne el proyecto al Centro de Compras

El sistema est preparado para que un Centro de Compras maneje la informacin de varios proyectos.

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Del Catlogo de Proyectos,

1.3.1.2

Registro de usuarios que aprobarn las ordenes de compra

El encargado de aprobar las ordenes de compra debe ser la persona que conoce el movimiento
econmico del proyecto, porque de acuerdo a la disponibilidad de dinero se aprueban las OC.
En el grupo de Compras se deben aprobar las ordenes de compra, tomando en cuenta los montos
mnimos y mximos a aprobar.
Cuando los aprobadores son registrados en el Centro de Compra, estos pordrn aprobar todas las
rdenes de compra generadas por cualquiera de los proyectos asignados al Centro de Compras.
Cuando los aprobadores son registrados en el Proyecto, estos pordrn aprobar todas las rdenes de
compra generados en el proyecto.
LEAN: El exceso de aprobadores genera demora e incrementa los gastos de operacin.
S10: Aprobacin en estrella, permite registrar a varios aprobadores por grupo, es suficente que el
primero que se entere del mensaje ingrese al mdulo y apruebe.
Datos que sern registrados:

Acceso:

Luego,

Llamada a: Cuando se invoca a la pestaa de usuario, estando el cursor sobre el nombre del Centro de
Costo, los aprobadores pueden aprobar lar ordenes de compra de todos los proyectos
asignados al Centro de compras.
Llamada b: Cuando se invoca a la pestaa de usuario, estando el cursor sobre el nombre del proyecto,
los aprobadores pueden aprobar lar ordenes de compra solo del proyecto elejido.

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Registre el nombre del grupo de aprobadores,

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Llamada a: Seleccione al usuario que su apruebacin es obligatoria, ya que sin su visto bueno no
procede la orden de compra.
1.3.1.3

Registro de usuarios que aprobarn los pedidos

Para cada uno de los proyectos asignados al Centro de Compra, se asigna a los usuarios con sus
respectivos permisos, con la finalidad de que puedan pedir recusos.
Luego en el rbol del mdulo de Compras y pedidos,
Acceso

Luego

Todos los usuarios que participan en la grstin del proyecto son mostrados en Usuarios por Almacn.

Ahora ubique el cursor sobre el almacn

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1.3.2

Asignar formato de Pedidos a la Empresa

Permite asignar el formato en Excel para los pedidos, es por empresa,


A la empresa que ejecuta el proyecto se le debe asignar el formato de Excel para los pedidos, esta labor
se realiza una sola vez.

A la pregunta que efecte el sistema, responda eligiendo la opcin S. Luego cierre el Catlogo de
Formatos por Empresa.
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1.3.3

Pie de Orden de Compra

Registre a los que firmarn y las observaciones que sern mostradas en la impresin de la orden de
compra.

1.3.4

Uso del mdulo de compras y pedidos por parte del encargado

Ingrese al mdulo de Compras y pedidos con el nombre del usuario encargado del manejo del mdulo.

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2 Pedido para comprar


Los pedidos automticos se efectn desde un proyecto, y los pedidos manuales desde el almacn de un
proyecto, se recomienda:

Todos los pedidos aprobados, pasan al escenario de Pedidos de Compra, para el proceso de
adquisicin.

2.1

Pedidos Automticos para Comprar

Utilice esta opcin cuando el proyecto est programado, la informacin del Plan de Utilizacin de
Recursos del escenario del Cronograma por periodos del mdulos de Gerencia de proyectos,
proporciona informacin de los recursos con sus respectivas cantidades, para el proceso de pedido,
adems incluye los recursos equivalentes registrados en el escenario del Techo.
Todos los recursos tipo material que participan en la ejecucin del proyecto, primero deben ser pedidos
para comprar (pedido A Compras),
El que pide es el que maneja el mdulo de Gerencia de proyectos y autoriza el Residente de obra.
LEAN. Administre recursos presupuestados.
PMI: El usuario que maneja el mdulo de Gerencia de proyectos o de Compras equivale al Ultimo
planificador
El escenario de Pedidos Automticos, est disponible en el grupo de Pedidos del Mdulo de Gerencia
de proyectos y en el de Compas y pedidos.
Datos utilizados para efectuar el pedido automtico

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Acceso al escenario:

Luego,

2.2

Criterios para agrupar las cantidades

El sistema acumula la cantidad de los recursos de acuerso al nmero de semanas elejido.

2.3

Opciones para agrupar las cantidades

Seleccionado: Cuando se encuentran seleccionadas las opciones a, b, c, y/o d, disminuyen las


cantidades de los recursos programados, para pedir.
No seleccionado: Las cantidades de las opciones a, b, c, y/o d, no son considerados en el calculo del
saldo a pedir.

2.4

Seleccin de periodos

El sistema acumula las cantidades de acuerdo a la cantidad de periodos elejidos.


Para acumular las cantidades tenga en consideracin la capacidad de almacenamiento.

2.5

Generar el pedido automtico

Al efectuar un pedido tenga en cuenta lo siguiente:


Procure agrupar recursos similares, por ej.: todo lo que compre en una ferretera, en una farmacia, el
proveedor de agregados, etc., esto permitir generar orden de compra a partir de un pedido para todos
los recursos.
Las cantidades que muestre el pedido tiene que ser editado por el usuario con la finalidad de
redondearlo.

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Al asignar una fecha de entrega por parte del proveedor al almacn o bodega, tome en cuenta lo
siguiente:
Capacidad del medio de transporte, en cuantos viajes trasladar.
Capacidad de almacenamiento en obra o proyecto.
El sistema en forma automtica genera un correo electrnico avisando al encargado de aprobar el
pedido que tiene un documento pendiente de aprobar. Para usar la opcin, el IP del servisor de correos
debe ser ingresado usando el botn

Despus de efectuar el pedido, las cantidades son mostradas en la columna En pedidos Registrados.

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El encargado de aprobar el pedido, debe ingresar al S10 mdulo de Compras y Pedidos, al escenario de
Aprobacin, con lo que concluye el pedido.
El siguiente paso es el proceso de compra

2.6

Pedidos Manuales para Comprar

Realice pedidos manuales desde el almacn de un proyecto, y permite efectuar pedidos de proyectos,
con techo, sin techo; esten o no programados.
Datos para el pedido

Acceso al escenario de Pedidos

Luego,

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Llamada a: Seleccione esta opcin cuando haga pedidos de recursos que tienen stock, y que tengan
como destino una Partida de Control. En el mdulo de Almacenes ser mostrado este
pedido (siempre y cuando sea aprobado) en el escenario de Egresos, para el mismo
almacn de donde invoc el pedido, use el tipo Egreso a Partida de Control con Pedido.
Llamada b: Seleccione esta opcin para efectuar pedidos de los recursos que sern comprados, son
elegidos del Catlogo de Recursos. Los pedidos aprobados son mostrados en el grupo de
Compras, en el escenario de Pedidos de Compra, para el proceso de procura.
Llamada c: Cuando est seleccionado Pedido a Compras (llamada b), muestra el Catlogo de
Recursos, de donde se elijen los recursos que formar parte del pedido. Para el caso de la
(llamada a), muestra los recursos del stock.

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Luego para grabar el contenido del pedido use elbotn

2.7

Aprobacin de Pedidos

Todos los pedidos deben aprobados necesariamente para continuar con el trmite.
Ingrese al mdulo de Compras y Pedidos como usuario

Acceso al escenario de Aprobacin de Pedidos

Luego,

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Llamada a: Permite aprobobar el pedido (todos los recursos que forma parte del pedido).
Llamada b: Permite aprobar el pedido de un recurso, total o parcialmente.
Use la opcin a.

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2.7.1

Ver documentos generados luego de la aprobacin

Despus de aprobar el pedido el sistema genera el pedido de compra; para visualizar,

2.8

Pedidos de Compra

Todos los pedidos automticos y manuales aprobados son mostrados en este escenario.

2.8.1

Permite generar orden de compra para el pedido de compra.


Permite generar orden de compra para algunos recursos que forman parte del pedido de
compra.
Visualizar el seguimiento al pedido de compra.

Generar Orden de Compra desde un Pedido de compra

A partir de un pedido aprobado se generla la orden de compra. (Otra alternativa es hacerlo desde el
escenario de Orden de compra).
Acceso al escenario de Pedidos de Compras

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Luego,

Llamadas del formulario Pedidos de Compra


Llamada a: Cuando se hace clic derecho sobre el pedido del proyecto se genera la Orden de Compra
para todos los recursos que forman parte del pedido.
Llamada b: Cuando se hace clic derecho sobre el recurso se genera la Orden de Compra slo de la
seleccin.

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Llamadas del formulario Orden de Compra:


Llamada 1: Tipo
Estndar:
Global:

Los recursos que aparecen en la orden de compra son los que ingresan al
almacn en el movimiento INGRESO POR ORDEN DE COMPRA.

S el recurso que aparece en la orden de compra es genrico, ej.: Pintura latex


para muros. Al momento de efectuar el movimiento INGRESO POR ODEN DE
COMPRA en el mdulo de Almacenes, el usuario puede registrar manualmente
recursos especficos, ej.: Pintura latex para muros color rojo marca Vencedor por
galones.

Llamada a: Elija al proveedor.


Llamada b: Elija al contacto.
Llamada c: Registre la fecha de la orden de compra.
Llamada d: Elija la forma de pago.
Llamada e: Elija el tipo de moneda para la orden de compra
Llamada f:

Elija el tipo de cambio para la fecha de la orden de compra.

Llamada g: Por defecto el sistema muestra el nombre de la empresa.


Llamada h: S tiene el nmero de factura regstrelo, caso contrario deje la celda sin datos.
Llamada i:

Ingrese el porcentaje de descuento, ej.: 3 para registrar el 3%.

Llamada j:

Ingrese el descuento, ej.: 5 para un descuento de 5 Nuevos Soles.

Llamada k: Elija la fecha de vigencia de la orden de compra.


Llamada L: Esta direccin es tomada del escenario de Datos Generales, donde registramos la direccin
del proyecto.
Llamada n: El sistema permite registrar fecha de entrega para cada uno de los recursos al momento de
efectuar el predido. La fecha que se registra en la celda es una alternativa de la entrega
total de la compra.
Llamada m: Muestra el origen del pedido.
Llamada o: Elija la pestaa Acumulado para ingresar los precios de los recursos que se compran.
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Llamada p: Ingrese el precio de los recursos que se compran.


Llamada q: Este sector es informativo.
Llamada r: Despus de registrar los datos este botn graba y cierra la ventana.

La orden de compra generada se visualiza y se aprueba en el escenario del Orden de Compra.

2.8.1.1

Utilidades del escenario de Pedidos de Compra

Visualizar los pedidos de compra por estado y seguimiento

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2.9

Cotizaciones

Los recursos que forman parte de los pedidos de compra y que NO estn en una orden de compra pasan
a formar parte de una cotizacin.
Arme cotizaciones pensando con lo que vende el proveedor.
Datos para el registro

Acceso al escenario de Cotizaciones

Luego,

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Llamada a: Lista solo los recursos del proyecto elegido en el rbol.


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Llamada b: Lista todos los recursos involucrados en los pedidos de compra de todos los proyectos
asignados al Centro de Compra.

Asignar proveedores a la contizacin

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2.10 Recepcin de Cotizaciones


Las cotizacioners recibidas de los proveedores, deben ser registradas manualmente en el sistema. No
tenemos una forma automtica para que tome los datos debido a que cada proveedor tiene un sistema
propio.
Datos para el registro

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Acceso al escenario de Recepcin de Cotizaciones

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Luego,

Registre los datos de los dems proveedores.

2.11 Cuadro Comparativo

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Permite la compraracin de las ofertas recibidas de los proveedores en las cotizaciones, la seleccin del
recurso a comprar se realiza uno por uno analizando las condiciones.
Datos para la eleccin del proveedor

Acceso al escenario de Cuadro Comparativo

Luego,

Imprima el reporte
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2.12 Orden de Compra


Es un documento por el cual se ordena la aquisicin de un recurso. Las ordenes de compra se pueden
generar:

Directamente desde un pedidos de compra, labor que se realiza en el grupo de Compras y en


escenario de Pedidos de compras.
Desde el escenario de Orden de Compra y permite generar desde un Pedido de compra o desde
una Cotizacin.
Las ordenes de compra slo se aprueban en el escenario de Orden de Compra.

Solo las ordenes de compra aprobadas pasan al mdulo de almacenes, para ser ingresadas por la
opcin Ingreso por orden de Compra [IOC]

2.12.1 Generar la Orden de Compra desde el escenario de Orden de Compra


Los recursos que contiene el pedido de compra y en estado aprobado y las cotizaciones elegidas
participan en la generacin de las ordenes de compra.
Datos para generar la orden de compra

Acceso al escenario de Orden de Compra


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Luego,

En el formulario de Orden de Compra

Elija los recursos que formarn parte de la Orden de Compra,


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Solo en el caso de faltar aprobadores, enviar este mensaje


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Las ordenes de compra, generadas son mostradas a continuacin

2.12.2 Aprobar una Orden de Compra


Las Ordenes de Compra generadas se aprueban en el escenario de Ordenes de Compra.
Solo las Ordenes de Compra aprobadas pasan al mdulo de Almacenes, para hacer un Ingreso
por Orden de Compra.
Acceso al escenario de Ordenes de Compra

Luego,
Esta vista permite visualizar el estado de las ordenes de compra y el valor total, el aprobador debe tener
atributos y estar en el rango de montos para aprobar.

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Solo la persona que gener la orden de compra enva a aprobacin.

El encargado de aprobar las ordenes de compra debe ingresar al sistema.

Ingresar al escenario de Orden de Compra y el proyecto.

Luego,
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Elija la Orden de Compra a ser aprobada

2.12.3 Impresin de la Orden de Compra


Use el botn
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para mostrar la apariencia del reporte en pantalla

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La orden de compra aprobada pasa al mdulo de Almacenes, para ser visualizado en el escenario
de Ingreso --- Ingreso por Orden de Compra.

2.12.4 Cantidades pendientes de ingreso al almacn


Ingrese al escenario de Orden de Compra y elija el proyecto.

Luego,

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2.13 Pedidos A Almacn para ser utilizados en una Partida de Control


Cuando el recurso tiene stock en el mdulo de almacenes, el pedido se realiza para una Partida de
Control, (para que ser utilizado en la obra o el proyecto).
Requisito: El recurso a pedir neceariamente el recurso tiene que tener stock en al almacn.
Utilice pedidos manuales desde los mdulos de Gerecnia de proyectos, Almacenes, Compras y pedidos.
Permitre utilizar pedidos manuales cuando el proyecto est o no programado y pedidos automticos
cuando el proyecto est programado.
El que pide es el encargado de manejar el mdulo de Gerencia de proyectos y el que aprueba el
Residente de obra.

2.13.1 Acceso al escenario Pedidos Automticos

Luego,

2.13.2 Elija la Semana

2.13.3 Seleccione los recursos a pedir

El sistema en primera instancia muestra el formulario de pedido A Compras, cuando la cantidad


mostrada en la columna Programado es mayor al mostrado en la columna Stock, al usar el botn
cancelar, vuelve a mostrar el mismo formulario pero esta vez con la seleccin de A Almacn.

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2.13.4 Asignar Partida de Control a los recursos pedidos


A cada uno de los recursos que forma parte de pedido se le asigna una Partida de Control como destino.

Llamadas del formulario pedido de obra:


Llamada a: Muestra el stock de almacn para adicionar ms recursos al pedido.
Llamada b: Esta celda es editable puede ingresa un nmero alterno.
Llamada c: Esta celda es editable puede ingresa un nmero de Orden de Produccin.
Llamada d: Elije el origen de la Partida de Control, este caso est seleccionado el proyecto, puede elegir
tambin un Subcontrato.

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2.13.5 Elija la Partida de Control

Acepte y grabe el pedido

Con lo que concluye el pedido.

2.13.6 Informe en Pedidos Registrados


En el mismo escenario de Pedidos Automticos.

Luego apruebe el pedido y en el mdulo de almacenes haga un EGRESO A PARTIDA DE CONTROL


CON PEDIDO.

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