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Compas y pedidos.........................................................................................................................................................................2
Entorno de trabajo de Compras y pedidos luego de la planificacin.....................................................................................3
Acceso al mdulo de Compras y pedidos...............................................................................................................................3
Registro del Centro de compra................................................................................................................................................4
1.3.1
Registro de usuarios del Centro de Compras...............................................................................................................5
1.3.1.1 Asigne el proyecto al Centro de Compras...............................................................................................................6
1.3.1.2 Registro de usuarios que aprobarn las ordenes de compra.................................................................................7
1.3.1.3 Registro de usuarios que aprobarn los pedidos....................................................................................................9
1.3.2
Asignar formato de Pedidos a la Empresa.................................................................................................................10
1.3.3
Pie de Orden de Compra............................................................................................................................................11
1.3.4
Uso del mdulo de compras y pedidos por parte del encargado...............................................................................11
2
Pedido para comprar...................................................................................................................................................................12
2.1
Pedidos Automticos para Comprar......................................................................................................................................12
2.2
Criterios para agrupar las cantidades....................................................................................................................................13
2.3
Opciones para agrupar las cantidades..................................................................................................................................13
2.4
Seleccin de periodos............................................................................................................................................................13
2.5
Generar el pedido automtico................................................................................................................................................13
2.6
Pedidos Manuales para Comprar..........................................................................................................................................16
2.7
Aprobacin de Pedidos..........................................................................................................................................................18
2.7.1
Ver documentos generados luego de la aprobacin..................................................................................................20
2.8
Pedidos de Compra...............................................................................................................................................................20
2.8.1
Generar Orden de Compra desde un Pedido de compra...........................................................................................20
2.8.1.1 Utilidades del escenario de Pedidos de Compra..................................................................................................23
2.9
Cotizaciones...........................................................................................................................................................................24
2.10
Recepcin de Cotizaciones..............................................................................................................................................28
2.11
Cuadro Comparativo........................................................................................................................................................30
2.12
Orden de Compra.............................................................................................................................................................31
2.12.1
Generar la Orden de Compra desde el escenario de Orden de Compra...................................................................31
2.12.2
Aprobar una Orden de Compra..................................................................................................................................34
2.12.3
Impresin de la Orden de Compra..............................................................................................................................36
2.12.4
Cantidades pendientes de ingreso al almacn...........................................................................................................38
2.13
Pedidos A Almacn para ser utilizados en una Partida de Control..................................................................................39
2.13.1
Acceso al escenario Pedidos Automticos.................................................................................................................39
2.13.2
Elija la Semana...........................................................................................................................................................39
2.13.3
Seleccione los recursos a pedir..................................................................................................................................39
2.13.4
Asignar Partida de Control a los recursos pedidos.....................................................................................................40
2.13.5
Elija la Partida de Control............................................................................................................................................41
2.13.6
Informe en Pedidos Registrados.................................................................................................................................41
1.1
1.2
1.3
S10 ERP
Compas y pedidos
Este programa permite una administracin del proceso de procura (pedido y compra).
El proceso empieza despus de la planificacin fsica del proyecto y contina durante todo la ejecucin,
con lo que se evita urgencias, sobreesfuerzos, compras a precios mayores a los presupuestados y
riesgos de paralizacin del flujo productivo.
La gestin logstica dentro del Proyecto, abarca desde el pedido o requerimiento de los recursos tipo
material hasta la compra y el almacenamiento.
Durante la etapa de elaboracin del presupuesto meta se identifican los materiales necesarios para
ejecutar el Proyecto con cantidades y precios; y el flujo de pedidos en la etapa de planeamiento los
mismos que aparecen en el escenario de Techo del grupo de Materiales, proveniente del plan de
utilizacin de recursos, previstos por el cronograma.
La cotizacin y seleccin de proveedores, se ejecuta luego de elaborar los pedidos, y los tiempos de
entrega del material desde que se genera una solicitud de despacho, hasta la llegada de estos
materiales al Proyecto se registran en el catlogo de recursos para cada uno (tiempo mnimo de
atencin), adems se registra la fecha de entrega del recurso de parte del proveedor al almacn del
proyecto.
El encargado de pedir los recursos es el que maneja el mdulo de Gerencia de proyectos, haciendo que
la planificacin del proyecto termine con la elaboracin de los pedidos. Este flujo debe ser informado y
explicado a todo el personal del Proyecto.
TRADICIONAL: Sistema de colas y esperas, autorizaciones en cadena una despus de otra.
PMI: Administre recursos presupuestados y dentro del costo.
LEAN: No provocar largas esperas, administracin transparente.
S10:
- Pedidos automticos para compra, compras directas a partir de un pedido, enlace directo con el
almacn o la bodega, pedidos antelados para que el recurso sea utilizado en obra, seguimiento continuo
del proceso de procura.
- No hay problema de duplicidad de pedidos
- Evita el exceso de stock siempre pide los necesario, controlando en cada momento los inventarios.
- Consultas de seguimiento del trmite de procura en cualquier momento.
Cuando se compra en exceso se corre el riesgo de tener el dinero congelado por lo que es
recomendable pedir y comprar lo que utilizar dentro de un rango razonable de fecha lo contrario es
comprar para evitar alzas y asegurar su uso.
La persona que realiz el pedido en cualquier momento puede realizar un seguimiento (opcin
implementada en todos los escenarios de Compras y pedidos).
El proyecto ya se tiene registrado, por consiguiente los almacenes o bodegas.
S10 ERP
1.1
1.2
Ingrese al catlogo de Socio de Negocios y registre a la persona que manejar el mdulo de Compras y
pedidos. Ingrese al grupo de Utilitarios, luego a Mantenimiento de usuario, registre a los usuarios y
proporcione acceso al mdulo de Compras y pedidos, luego acceso a los escenarios y catlogos, a los
usuarios marcados con las llamadas 1-2-3-4-5.
3
S10 ERP
1.3
Centro de compra, es la persona encargada de administrar el proceso de compra, tambin puede ser un
lugar (la oficina de logstica de la empresa).
Datos que sern registrados
Acceso al escenario:
Luego,
S10 ERP
1.3.1
Acceso:
Luego,
S10 ERP
Elija al responsable del Centro de compras con una seleccin, tambin seleccione al usuario que
autorizar el cambio de precios en la Orden de Compra.
1.3.1.1
El sistema est preparado para que un Centro de Compras maneje la informacin de varios proyectos.
S10 ERP
1.3.1.2
El encargado de aprobar las ordenes de compra debe ser la persona que conoce el movimiento
econmico del proyecto, porque de acuerdo a la disponibilidad de dinero se aprueban las OC.
En el grupo de Compras se deben aprobar las ordenes de compra, tomando en cuenta los montos
mnimos y mximos a aprobar.
Cuando los aprobadores son registrados en el Centro de Compra, estos pordrn aprobar todas las
rdenes de compra generadas por cualquiera de los proyectos asignados al Centro de Compras.
Cuando los aprobadores son registrados en el Proyecto, estos pordrn aprobar todas las rdenes de
compra generados en el proyecto.
LEAN: El exceso de aprobadores genera demora e incrementa los gastos de operacin.
S10: Aprobacin en estrella, permite registrar a varios aprobadores por grupo, es suficente que el
primero que se entere del mensaje ingrese al mdulo y apruebe.
Datos que sern registrados:
Acceso:
Luego,
Llamada a: Cuando se invoca a la pestaa de usuario, estando el cursor sobre el nombre del Centro de
Costo, los aprobadores pueden aprobar lar ordenes de compra de todos los proyectos
asignados al Centro de compras.
Llamada b: Cuando se invoca a la pestaa de usuario, estando el cursor sobre el nombre del proyecto,
los aprobadores pueden aprobar lar ordenes de compra solo del proyecto elejido.
S10 ERP
S10 ERP
Llamada a: Seleccione al usuario que su apruebacin es obligatoria, ya que sin su visto bueno no
procede la orden de compra.
1.3.1.3
Para cada uno de los proyectos asignados al Centro de Compra, se asigna a los usuarios con sus
respectivos permisos, con la finalidad de que puedan pedir recusos.
Luego en el rbol del mdulo de Compras y pedidos,
Acceso
Luego
Todos los usuarios que participan en la grstin del proyecto son mostrados en Usuarios por Almacn.
S10 ERP
1.3.2
A la pregunta que efecte el sistema, responda eligiendo la opcin S. Luego cierre el Catlogo de
Formatos por Empresa.
S10 Compras y pedidos ERP
10
S10 ERP
1.3.3
Registre a los que firmarn y las observaciones que sern mostradas en la impresin de la orden de
compra.
1.3.4
Ingrese al mdulo de Compras y pedidos con el nombre del usuario encargado del manejo del mdulo.
11
S10 ERP
Todos los pedidos aprobados, pasan al escenario de Pedidos de Compra, para el proceso de
adquisicin.
2.1
Utilice esta opcin cuando el proyecto est programado, la informacin del Plan de Utilizacin de
Recursos del escenario del Cronograma por periodos del mdulos de Gerencia de proyectos,
proporciona informacin de los recursos con sus respectivas cantidades, para el proceso de pedido,
adems incluye los recursos equivalentes registrados en el escenario del Techo.
Todos los recursos tipo material que participan en la ejecucin del proyecto, primero deben ser pedidos
para comprar (pedido A Compras),
El que pide es el que maneja el mdulo de Gerencia de proyectos y autoriza el Residente de obra.
LEAN. Administre recursos presupuestados.
PMI: El usuario que maneja el mdulo de Gerencia de proyectos o de Compras equivale al Ultimo
planificador
El escenario de Pedidos Automticos, est disponible en el grupo de Pedidos del Mdulo de Gerencia
de proyectos y en el de Compas y pedidos.
Datos utilizados para efectuar el pedido automtico
12
S10 ERP
Acceso al escenario:
Luego,
2.2
2.3
2.4
Seleccin de periodos
2.5
13
S10 ERP
14
S10 ERP
Al asignar una fecha de entrega por parte del proveedor al almacn o bodega, tome en cuenta lo
siguiente:
Capacidad del medio de transporte, en cuantos viajes trasladar.
Capacidad de almacenamiento en obra o proyecto.
El sistema en forma automtica genera un correo electrnico avisando al encargado de aprobar el
pedido que tiene un documento pendiente de aprobar. Para usar la opcin, el IP del servisor de correos
debe ser ingresado usando el botn
Despus de efectuar el pedido, las cantidades son mostradas en la columna En pedidos Registrados.
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S10 ERP
El encargado de aprobar el pedido, debe ingresar al S10 mdulo de Compras y Pedidos, al escenario de
Aprobacin, con lo que concluye el pedido.
El siguiente paso es el proceso de compra
2.6
Realice pedidos manuales desde el almacn de un proyecto, y permite efectuar pedidos de proyectos,
con techo, sin techo; esten o no programados.
Datos para el pedido
Luego,
16
S10 ERP
Llamada a: Seleccione esta opcin cuando haga pedidos de recursos que tienen stock, y que tengan
como destino una Partida de Control. En el mdulo de Almacenes ser mostrado este
pedido (siempre y cuando sea aprobado) en el escenario de Egresos, para el mismo
almacn de donde invoc el pedido, use el tipo Egreso a Partida de Control con Pedido.
Llamada b: Seleccione esta opcin para efectuar pedidos de los recursos que sern comprados, son
elegidos del Catlogo de Recursos. Los pedidos aprobados son mostrados en el grupo de
Compras, en el escenario de Pedidos de Compra, para el proceso de procura.
Llamada c: Cuando est seleccionado Pedido a Compras (llamada b), muestra el Catlogo de
Recursos, de donde se elijen los recursos que formar parte del pedido. Para el caso de la
(llamada a), muestra los recursos del stock.
17
S10 ERP
2.7
Aprobacin de Pedidos
Todos los pedidos deben aprobados necesariamente para continuar con el trmite.
Ingrese al mdulo de Compras y Pedidos como usuario
Luego,
18
S10 ERP
Llamada a: Permite aprobobar el pedido (todos los recursos que forma parte del pedido).
Llamada b: Permite aprobar el pedido de un recurso, total o parcialmente.
Use la opcin a.
19
S10 ERP
2.7.1
2.8
Pedidos de Compra
Todos los pedidos automticos y manuales aprobados son mostrados en este escenario.
2.8.1
A partir de un pedido aprobado se generla la orden de compra. (Otra alternativa es hacerlo desde el
escenario de Orden de compra).
Acceso al escenario de Pedidos de Compras
20
S10 ERP
Luego,
21
S10 ERP
Los recursos que aparecen en la orden de compra son los que ingresan al
almacn en el movimiento INGRESO POR ORDEN DE COMPRA.
Llamada j:
22
S10 ERP
2.8.1.1
23
S10 ERP
2.9
Cotizaciones
Los recursos que forman parte de los pedidos de compra y que NO estn en una orden de compra pasan
a formar parte de una cotizacin.
Arme cotizaciones pensando con lo que vende el proveedor.
Datos para el registro
Luego,
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S10 ERP
S10 ERP
Llamada b: Lista todos los recursos involucrados en los pedidos de compra de todos los proyectos
asignados al Centro de Compra.
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S10 ERP
28
S10 ERP
29
S10 ERP
Luego,
30
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Permite la compraracin de las ofertas recibidas de los proveedores en las cotizaciones, la seleccin del
recurso a comprar se realiza uno por uno analizando las condiciones.
Datos para la eleccin del proveedor
Luego,
Imprima el reporte
31
S10 ERP
Solo las ordenes de compra aprobadas pasan al mdulo de almacenes, para ser ingresadas por la
opcin Ingreso por orden de Compra [IOC]
32
S10 ERP
Luego,
S10 ERP
34
S10 ERP
Luego,
Esta vista permite visualizar el estado de las ordenes de compra y el valor total, el aprobador debe tener
atributos y estar en el rango de montos para aprobar.
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S10 ERP
Luego,
S10 Compras y pedidos ERP
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S10 ERP
S10 ERP
38
S10 ERP
La orden de compra aprobada pasa al mdulo de Almacenes, para ser visualizado en el escenario
de Ingreso --- Ingreso por Orden de Compra.
Luego,
39
S10 ERP
Luego,
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