Manual de Manejo Del Tiempo y Reuniones Efectivas0

Gilbert Aubert J.
Apartado Postal 669-1250 Escaz

Telfono 228-7784 399-9335
gaubert@grupodesarrollohumano.com
www.grupodesarrollohumano.com
Grupo Desarrollo Humano
GRUPO DESARROLLO HUMANO
Manual de Manejo del Tiempo y

Reuniones Efectivas
Transformacin Cultural y
Manejo del Cambio
Gilbert Aubert
Mayo del 2004
Personal & Confidencial
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
TRANSFORMACIN CULTURAL
A diferencia de la consultora gerencial tradicional, buscamos la
implantacin de la transformacin cultural y el mejoramiento del
desempeo organizacional a travs del aprendizaje grupal. Creemos
que hay que involucrarse en la gestin de cambio, acelerando el
proceso y mejorando su efectividad, analizar las fuerzas que manejan
e impiden el cambio, diagnosticar la situacin organizacional,
fortalecer las habilidades para dirigir recursos humanos, crear
agilidad organizacional, promover el compromiso y aumentar las
habilidades para solucionar problemas creativamente.
Gilbert A. Aubert, creador del Grupo Desarrollo Humano, incluye en
su currculum ser ingeniero con una maestra en administracin de
empresas, haber sido empresario industrial y hotelero, profesor
universitario, consultor de la OEA en el Caribe y conferencista
internacional.
Por sus conocimientos en el campo del Desarrollo
Humano se ha convertido en uno de los consultores de mayor
demanda en Costa Rica. Ha sido contratado para dar un gran nmero
de conferencias y seminarios donde ha expuesto la tecnologa y
filosofa sobre como mejorar el desempeo y como alcanzar el xito.
Entre las organizaciones a nivel nacional y centroamericano, que ya
se han beneficiado de estas enseanzas se encuentran Castrol, BN
Valores, Banco de Costa Rica, ICE, Microsoft, Xerox, La Nacin,
BanCrecen, Compaa Mercantil, Repretel, Pipasa, IICA, Gerber, Dos
Pinos, CINDE, Casa Proveedora Phillips, Gillette, Alcatel, Amcham,
Carrier, Del Monte, Banco de San Jos, Hortifruti, Verizon, Merck
Sharp & Dome, CNFyL, KPMG, Demasa, Earth, Biochemie, Xeltron,
Decoinsa, Poder Judicial, Sensormatic, Suttle, Laboratorios Griffith,
WPP, Sawtek, BASF, Banco Interfin, Banco Banex, Zermat, Pozuelo,
Zurcher Montoya & Zurcher, Universidad Interamericana de Costa
Rica, Baxter, Cedal, Kraft Foods, PLG Capital, Grupo Constenla,
Lanier, Grupo El Colono, DAC, ADT-Tyco, Unilever, Western Union,
Procter & Gamble, etc.
Nuestro conocimiento experiencia y capacidad nos permiten
diagnosticar la cultura actual de una organizacin, detectar los
principales bloqueos de los departamentos o equipos de trabajo, la
actitud y motivacin de la gente, disear planes de accin, alinear o
evolucionar la cultura organizacional por el crecimiento rpido o
despus de una fusin o adquisicin, implantar programas concretos
para motivar al personal, aumentar la productividad, mejorar las
relaciones humanas y evaluar la transformacin, el desempeo y
clima organizacional.
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
MANEJO DEL TIEMPO

OBJETIVO DE LA GERENCIA DEL TIEMPO
Una mayor rapidez de servicio a los clientes
La creacin de mayor capacidad institucional
Mayor grado de realizacin personal por el mejor desempeo
profesional que se obtiene
ENEMIGOS DE LA GERENCIA DEL TIEMPO
La inexistencia de objetivos previamente definidos.
No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
La incorrecta gestin de la propia agenda de trabajo.
Negacin de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no
podemos hacerlo todo.
La insuficiente delegacin de tareas.
Exceso de informacin para analizar. O informacin desordenada,
imprecisa o tarda.
No decir no a tareas que no son importantes
Visitas no previstas o reuniones mal planificadas
Reuniones sin agenda o no programadas
MANEJE SU TIEMPO
Est abierto a nuevas ideas
Nunca deje de aprender
La clave para manejar el tiempo
1) habilidad para fijar prioridades
2) habilidad para concentrarse en una sola cosa a la vez.
EL PODER DE LA VOLUNTAD INDEPENDIENTE
El poder de la voluntad independiente es el privilegio humano que
hace posible la auto administracin efectiva, hace posible la toma de
decisiones.
Significa actuar en lugar de ser actuado.
Nuestra voluntad independiente se mide por nuestra integridad
personal.
LA MEJOR PREGUNTA DE TODAS
Cul es el ms valioso uso de mi tiempo que puedo hacer ahora
mismo?
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
DOMINIO DEL TIEMPO

El enfoque controla el marco del tiempo. El tiempo es una
construccin mental, que es completamente relativa, y nuestra
experiencia del tiempo es casi exclusivamente el resultado de
nuestro enfoque mental.
La habilidad de distorsionar el tiempo. Cmo defines el uso del
tiempo: lo gastas, lo desperdicias, lo matas, lo usas
FOCO Y ENERGIA
El tiempo es una secuencia de eventos, una continuidad, en la

cual estos eventos, estos acontecimientos, ocurren unos tras
otro del pasado al presente, al futuro.
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
-Einstein
Construye tu vida a travs de cada uno de los eventos que

puedes y debes controlar y recuerda que slo cuando tus
actividades diarias van de acuerdo con tus prioridades mas
importantes, con tus valores, con tus sueos y con tus metas a
largo plazo, slo entonces podrs esperar experimentar paz
interior
-Camilo Cruz
ORGANIZA POSITIVAMENTE TU SEMANA
Paso 1: Planificacin semanal. Planifique todas
las semanas. Antes de finalizar las labores de la
Semana: Identifique las tareas que va a realizar la semana siguiente
y planifquelas. Tenga un panorama global de lo que ocurrir la
prxima semana.
Paso 2: Planificacin diaria. Planifique el da
siguiente. Antes de finalizar las labores del da:
Identifique las tareas que va a realizar el siguiente
da y planifquelas. Tenga un panorama global de
lo que ocurrir el prximo da.
Paso 3: Prever el da. Identifique sus necesidades y tareas a
primera hora del da:
1- Al comienzo del da revise su agenda de actividades.
2- Incluya nuevas actividades.
3- Ubquese en sus actividades.
4- Tome el control el da.
5-Observe que es lo realmente importante, para
manejar los desafos inesperados del da.
Paso 4: Priorice. Seleccione lo realmente
importante:
1- Pregntese, Qu es lo ms importante que tengo que realizar
para lograr un impacto positivo en la efectividad de mi trabajo?.
2- La clave no solo es priorizar sus actividades, sino en programar
sus prioridades.
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
3- Programe sus actividades ms importantes en sus horas ms

productivas.
4- Pregntese, Qu hacer para mantener mis prioridades como lo
ms importante?
Paso 5: Ejerza prioridad en el momento.

Determine que debe hacer para mantener lo
prioritario como prioritario:
1- No slo es importante priorizar lo que se va a
realizar, si no cumplir con lo que
usted ha priorizado.
2-Que lo primero siga siendo lo primero a travs de
las oportunidades y los desafos inesperados a
largo del da.
Paso 6: Aydese con una agenda de actividades:
1- Utilice un formulario de planificacin.
2- Utilice un calendario de actividades mensuales, semanales y
diarias.
Paso 7: Su plan de accin. Elabore un plan para llevar a
cabo sus actividades en forma exitosa.
Consejos:
1- Si es necesario busque ayuda de otras personas.
2 -Pregntese, Qu materiales ocupar?
3- A donde tiene que dirigirse?
4- Cmo va a actuar?
5- Haga las cosas importantes a la primera hora del da o en el
momento en que usted es ms productivo.
6- Reserve el tiempo ms productivo para las actividades prioritarias.
7-Reserve el tiempo menos productivo para las actividades de menos
importancia.
8- Si la actividad es grande, fraccinela realizando lo ms
importante primero hasta llegar a lo menos importante.
9- Si algo inesperado saliera, relguelo para analizarlo despus.
10- No confunda el ser slo activo con el ser eficaz.
11- No sea reactivo sea pro-activo.
Paso 8: Evale su trabajo. Revise todo lo que
realiz durante el da:
1- Cmo evitar hacer lo mismo, cometer los mismo errores,
combatir los mismos problemas, semana tras semana?.
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
2- Es importante evaluar el trabajo

realizado para determinar los errores y los aciertos que hemos
realizado.
ORGANICESE
Tome tiempo libre los fines de
semana
No lleve trabajo a la casa
Conctese con la naturaleza
Tome dos semanas de vacaciones al ao
Coma comida liviana
Prmiese con pequeos recreos
Lea todos los das
Nunca olvides la importancia que tienen todos y cada uno de

los das de tu vida. Cuando vives los das estas viviendo tu
vida. No pierdas ni uno solo. El pasado es historia y el futuro
no es ms que una ficcin. Hoy, el presente, es lo nico que
tenemos realmente
Toma tiempo para trabajar,
es el precio del xito.
Toma tiempo para pensar,
es la fuente del poder.
Toma tiempo para jugar,
es el secreto de la juventud perpetua.
Toma tiempo para leer,
es la base de la sabidura.
Toma tiempo para ser amigable,
es el camino para la felicidad.
Toma tiempo para amar y ser amado,
es el privilegio de los dioses.
Toma tiempo para compartir,
la vida es muy corta para ser egoista.
Toma tiempo para reir,
reirse es el espejo del alma.
-Oracin Irlandesa
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
REUNIONES EFECTIVAS
1
Agenda
2
Reglas
6
Ambiente
&
Herramientas Recursos
3
Presentacin
para
Reuniones
Efectivas
5
Minutas
4
Roles
1- LA AGENDA
Propsito:
Planear el trabajo
Establecer Prioridades
Medio de Convocatoria Oficial
Medio de comunicacin
Compromiso pblico (cumplimiento y
asistencia)
Herramienta de arrigo
Procedimiento estandar (formato)
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
SEIS (6) Recomendaciones de Agendas Exitosas:

1.Planear la Agenda (establecer prioridades / estimar tiempos /
consultar disponibilidad)
2.Publicar & Comunicar previamente (agenda /minutas)
3.Confirmar Asistentes y Presentadores
4.Cumplir la Agenda
5.Aclarar el proceso de Toma de Decisiones
6.Establecer los resultados esperados
2-REGLAS DE LA REUNIN
Propsito:
Establecer un lenguaje comn
Obtener la mxima atencin de todos los participantes
Optimizar la coordinacin de recursos
Eliminar las fuentes de distraccin
Llegar puntual
Los reconocimientos se hacen al inicio
Apagar pagers y telfonos
Solo una reunin a la vez:
Cualquier comentario es para todos los presentes
No se hacen comentarios aislados
Leer agenda y minutas
Respetar la agenda y cronograma
Llegar preparado
3-LA PRESENTACIN
Propsito:
Establecer un mtodo estructurado:
Conocido por todos
Que satisfaga todas las necesidades
Aportar informacin comprensible para todos
La informacin debe ser:
Medible y tangible
Concreta y concisa
La informacin permitir tomar decisiones
Formato recomendado:
Tres lminas para comunicar informacin relevante:
1.Portada: Ubica a los participantes
2.Detalles: Resumen de
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
Favorables,
Desfavorables y
Pasos Siguentes/ Ayuda Necesaria
3.Respaldos: Grficos, estadsticas, tendencias, modelos de Toma de
Desiciones
4-ROLES
1.Controlador del Tiempo
2.Facilitador
3.Documentador (minutas)
4.Presentador
Desarrollar valores como:
Sentido de urgencia
Disciplina
Compromiso
Cumplimiento
Resultados
Participacin
Roles Problemticos :
El Boicotiador (obstruccionista)
El Desertor
El Distractor
El Criticn
El Provocador
Actitudes Favorables
1.Iniciador / Proactivo
2.Suministrando Informacin
3.Solicitando Informacin
4.Aclarando
5.Elaborando / Analizando
6.Resumiendo
7.Negociando
8.Armonizando
9.Alentando
ROL Time Keeper
Requerimientos en la reunin:
Recordar y mostrar la agenda
Nombrar un controlador de tiempo (voluntario):
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
Informar a los expositores faltando 5 o 3 min

Informar a los expositores faltando 1 min
Solicitar a los expositores que se retiren
Se pueden utilizar tarjetas :
Roja
Amarilla
ROL Control de Discusin
Participacin asertiva:
No se imponen criterios
Disposicin para el consenso
Mantener mente abierta
Predisposicin a escuchar
Solo una reunin a la vez
Evitar mini reuniones o reuniones paralelas
Los comentarios son para todos
No se hacen comentarios:
aislados
inhibidores
No se acusan colaboradores
Se pide la palabra para participar
Participacin asertiva:
Las participaciones deben:
Ser breves y positivas
Aportar informacin relevante
Contribuir a la solucin de conflictos
Las participaciones deben evitar:
La verborrea
Los monlogos
La oratoria
La divagacin y charlatanera
5-REGISTRO DE MINUTAS
Propsito:
Documentacin & Seguimiento :

Toma de Decisiones
Ejecucin
Planes y Pendientes
Comunicar
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
Administrar prioridades
Medio de control
6 Recomendaciones para Minutas Exitosas:
1.
1.Usar el Formato
2.Documentarlas On Line
3.Breves / Resumen
4.Determinar medios de comunicacin
5.Publicarlas el mismo da
6.Desarrollar sistema de archivo y acceso eficiente
6- AMBIENTE Y RECURSOS
Propsito :
Confirmar equipo e instalaciones
Familiarizarse con instalaciones y equipo
Conocer y publicar ubicacin
Adquirir seguridad
Las caractersticas ambientales estn determinadas por:
Distribucin de la sala
Mobiliario (mesas, sillas)
Iluminacin
Sistema de ventilacin y aire acondicionado
Ventanas
Otras variables del ambiente son:
Cantidad
Calidad
Consistencia
SEIS (6) Recomendaciones para Ambientes Exitosos:
1.Utilizar lista de chequeo

2.Confirmar conocimiento de ubicacin (asistentes)
3.Visitar/ acomodar el saln
4.Probar el equipo y respaldos
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335
5.Desarrollar habilidades (equipos)

6.Llegar minutos antes
RESUMEN
Recomendaciones para Reuniones Exitosas
1.No se realizan reuniones sin agenda
2.No se concluyen reuniones sin minutas
3.No se toman decisiones sin informacin/ evidencias
4.Todos hacen respectar las reglas
5.Las reuniones son de 1 hora mximo
6.Todos llegan preparados
7.Se distribuyen los roles
Logros
Habilidades
Herramientas
Agenda
Reglas
Presentacin/ Formato
Roles
Minuta
Ambiente & Recursos
Disciplina
Trabajo en Equipo
Liderazgo
Compromiso
Conducta Asertiva
Confrontacin Constructiva
Respeto
Madurez
Emocional
Personal
& Confidencial
Escuchar
Control
Seguimiento
Documentacin
Comunicacin
Participacin
Mejores solucin
Motivacin
Excelencia
Resultados
Productividad
Enfoque
Gilbert Aubert J.
Telfono 228-7784 399-9335

Manual de Manejo Del Tiempo y Reuniones Efectivas0

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Manejo Del Tiempo y Reuniones Efectivas0

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Gilbert Aubert J.

Apartado Postal 669-1250 Escaz

Grupo Desarrollo Humano

GRUPO DESARROLLO HUMANO