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Archivos indirectos: Contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y precisin de los
catlogos para la localizacin y consulta de los expedientes.
20. - CUAL ES LA DIVISIN DE LOS ARCHIVOS POR EL MTODO EMPLEADO POR SU MANEJO?
R=Archivos directos y archivos indirectos
21.- COMO SE DENOMINA A UN ARCHIVO CUALITATIVO Y CUANDO CUANTITATIVO?
R= Archivos cuantitativos: Son de gran volumen en su documentacin
Archivos cualitativos: Son de gran calidad es su documentacin y por consecuencia
requieren de la aplicacin mxima de las tcnicas de archivo
22.- COMO SE DIVIDE EL ARCHIVO, ATENDIENDO A LOS SIGNOS EMPLEADOS?
R= Archivos numricos y alfabticos
23.- CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS?
R= Local, mobiliario y equipo, documentacin y personal.
24.- CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE?
R= La documentacin
25.- CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO?
R= El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina a las necesidades
del local
26.- CUALES SON LAS CARACTERSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS
ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS:
R= AREA: Debe tener un rea ideal de forma rectangular y desechar la de escasa anchura y
mucha longitud o una serie de pequeas superficies de forma irregular
PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS: Incendio, humedad y polvo
ORIENTACIN: Hacia el sur, despus al oriente o al poniente y la mas inconveniente es al
norte
ILUMINACIN: La natural es la mejor y en el caso de emplear la artificial esta debe ser en
cantidad suficiente
TEMPERATURA Y VENTILACIN: Intima relacin con el rendimiento y eficiencia de los
empleados; adems influyen grandemente en la conservacin de los documentos
DECORACIN: Evitar todo aquello que favorezca la acumulacin de polvo
R= Que el archivo preste el servicio de informacin que tiene asignado dentro de las
oficinas
44.- QUE INFORMACIN REVELA EL ANLISIS DE UN DOCUMENTO?
R= La existencia de una serie de datos como una numeracin, un lugar, una fecha, da mes
y ao, un nombre o nombres de personas fsicas o morales y sobre todo, un asunto como parte
esencial o dato principalsimo
45.- QUE ES LO QUE DETERMINA EL SISTEMA DE ARCHIVO ADECUADO?
R=De ser adaptable a la documentacin y responder a las tareas de la institucin
46.- CMO SE DIVIDEN LOS SISTEMAS DE ARCHIVO ATENDIENDO A LA NECESIDAD O NO
NECESIDAD DE REGISTROS PARA LA LOCALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS?
R= Archivos directos e indirectos
47.- CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO GRUPO?
R= Archivos directos: Alfabtico, geogrfico y por asuntos
Archivos indirectos: Los numricos
48.- CUL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA GENERAL DE ALFABETIZACIN?
R= Estricto orden alfabtico de acuerdo al nombre de las personas que es el elemento
preponderante
49.- CMO SE LLAMA LA PRIMERA GUA Y COMO LAS SUBSECUENTES, CUANDO SE EMPLEAN
CON ANOTACIONES DE A AR AZ?
R= Gua principal y guas auxiliares
51.- QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO COMO SISTEMA Y QUE COMO
MTODO?
R=Los archivos requieren del empleo o aplicacin de sistemas y de mtodos, clasificar es
formacin en agrupamiento de semejantes, teniendo en cuenta las relaciones de diferencia y de
semejanza en la formacin de los grupos o clases y subdivisiones.
52.- QUIN IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIN DECIMAL?
R= Melvin Dewey Bibliotecario norteamricano
53.- CUL ES LA TEORA DE LA CLASIFICACIN DECIMAL?