IDENTIFICACION Y ACTUALZIACION

DE LOS REQUISITOS LEGALES HSEQ

Y OTROS APLICABLES A LA
ORGANIZACION

Fecha
13/05/2013

7-PR-016

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0. ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

Versin
1

Fecha
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Naturaleza del cambio

Primer documento
Se modifica la estructura del procedimiento de acuerdo a lo descrito en el
procedimiento 7-PR-003, Elaboracin, Distribucin y Control de Documentos.
Se modifica el numeral nmero cuatro desarrollo, se cambia la periodicidad de
revisin de los requerimientos legales.
Se incluye el numeral 5.5 Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales y
otros.
Se agrega la implementacin del formato 9-FT-025 Verificacin del Cumplimiento
de los Requisitos Legales y otros.
Se modifica el formato 9-FT-017 Matriz de Requerimientos Legales y de otra
ndole en salud ocupacional
Se modifica el formato 7-FT-045 Matriz de Requisitos Legales HSEQ y otros
Aplicables a la Organizacin y 7-FT-046 Verificacin del Cumplimiento de los
Requisitos Legales HSEQ y otros Aplicables a la Organizacin.

ELABORADO POR:

____________________________________
Coordinador General SIG HSEQ

REVISADO POR:

________________________________
Representante SIG HSEQ

APROBADO POR:

________________________
Gerente General

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Fecha
IDENTIFICACION Y
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ACTUALZIACION DE LOS
REQUERIMIENTOS LEGALES Versin: 5

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1. OBJETIVO
Establecer las pautas a seguir para identificar, actualizar, registrar, acceder, divulgar y
evaluar el cumplimiento de los requisitos legales HSEQ y otros aplicables a la
organizacin relacionados con la actividad econmica de la empresa.

2. RESPONSABLES Y AUTORIDADES
Coordinador General SYSO
Coordinador General Ambiental
Coordinador General SIG HSEQ
3. DEFINICIONES
3.1. Coordinador General SySO: Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional,
persona encargada que Coordinador todas las actividades tendientes a cumplir con los
objetivos en seguridad industrial, documentar, implementar, mantener y mejorar
continuamente la gestin en seguridad y salud ocupacional en la organizacin.
3.2 Coordinador General Ambiental: Persona responsable de coordinar todas las
actividades tendientes a documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente la
gestin ambiental en la organizacin.
3.3 Coordinador General SIG HSEQ. Persona responsable de coordinar todas las
actividades relacionadas con documentar, implementar, mantener y mejorar
continuamente el sistema Integrado de Gestion de la Organizacin.
3.4 Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia ovjeriva de que se
han cumplido los requisitos especificados.
4. DESARROLLO

5. ACTIVIDADES
5.1. Identificacin de los requisitos legales HSEQ y otros aplicables a la
organizacin:
5.1.1 Identificacin a travs de medios electrnicos por coordinadores de los
procesos
Los coordinadores de proceso deben revisar cada tres meses, las pginas electrnicas de
los ministerios asociados a su responsabilidad, y cualquier otra fuente oficial de los
mismos o autoridades competentes para identificar si existen novedades en las Leyes,
decretos, resoluciones o normatividad aplicables a la organizacin:

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Coordinador General SYSO, debe consultar la pgina oficial del Ministerio Proteccin
Social y Salud y Ministerio de Trabajo y la Pgina de la ARL.
Coordinador General Ambiental debe consultar la pgina oficial del ministerio del medio
Ambiente y Desarrollo Sostenible y las Corporaciones Autnomas Regionales.
Coordinador General SIG HSEQ debe consultar las pginas del Proteccin Social, de
Minas y Energas, Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
Coordinador de Logstica: debe consultar la pgina del Transporte y Obras Pblicas.
Contador: Debe consultar la Pgina del Hacienda y Crdito Pblico.
Directores de Proyectos: Minas y Energas
Todos deben revisar cada tres meses dependiendo el rea de revisin y consulta en la
pagina de la Presidencia de la Republica de Colombia.
5.1.2 Identificacin Otros Medios
La organizacin cuenta con un convenio con LEGIS, para la actualizacin de la legislacin
relacionada con el Medio Ambiente, Seguridad Social y Rgimen tributario.
El Asesor Jurdica y Fiscal de la compaa son fuentes para la identificacin de los
requisitos legales HSEQ.
Los requisitos que la organizacin suscribe con sus clientes relacionados con la calidad,
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente se encuentran identificados en el Plan de
Calidad del Proyecto, la verificacin del cumplimiento se realiza a travs de las auditoras
internas al proyecto.
5.2. Registro: Una vez identificadas las normas, decretos, leyes, etc. relacionadas con la
actividad econmica de la empresa se deben comunicar al Coordinador General SIG
HSEQ para registrarlas en el formato 7-FT-045 Matriz de Requisitos Legales HSEQ y
otros Aplicables a la Organizacin.

5.3. Divulgacin: El coordinador General SIG HSEQ divulga los decretos, leyes, etc.,
identificados a las personas responsables de su cumplimiento, a travs de correos
electrnicos, memorandos internos o acciones formativas.
La Matriz de Requisitos Legales HSEQ y otros Aplicables a la Organizacin formato 7-FT045 se debe consultar en el link: http: http://190.145.74.219/GestionCalidad/

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La legislacin aplicable enunciada en la Matriz de Requisitos Legales HSEQ y otros

Aplicables a la Organizacin, se debe consultar para su aplicacin en las pginas de los
ministerios asociados:

Ministerio
Interior y de Justicia
Relaciones Exteriores
Hacienda y Crdito Pblico
Defensa Nacional
Agricultura y Desarrollo Rural
Proteccin Social y Salud
Minas y Energa
Comercio, Industria y Turismo
Educacin Nacional
Ambiente
Vivienda
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones

Pagina web
www.mij.gov.co
www.minrelext.gov.co
www.minhacienda.gov.co
www.mindefensa.gov.co
www.minagricultura.gov.co
www.minproteccionsocial.gov.co
www.minminas.gov.co
www.mincomercio.gov.co
www.mineducacion.gov.co
www.minambiente.gov.co
http://www.minvivienda.gov.co/
www.mintic.gov.co

Transporte
Cultura

www.mintransporte.gov.co
www.mincultura.gov.co

5.4. Actualizacin: Si en la revisin mensual realizada por los coordinadores a las

fuentes de identificacin de normas vigentes encuentra una nueva norma relacionada con
la actividad econmica de la empresa o algn cambio a una norma ya existente se la
comunica al coordinador General SIG HSEQ para registrar la informacin en el formato 7FT-045 Matriz de Requisitos Legales HSEQ y otros Aplicables a la Organizacin y realizar
la respectiva divulgacin.
5.5. Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales HSEQ y otros: La
evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales debe realizarse cada tres meses as:
Para los proyectos sin coordinadores de los sistemas de gestin y para la oficina principal
de la compaa:
El coordinador general de SYSO evala el cumplimiento de los requisitos relacionados
con Seguridad y Salud Ocupacional
El coordinador General SIG HSEQ evala el cumplimiento de los requisitos relacionados
con el sistema de gestin de la calidad
El coordinador General Ambiental evala el cumplimiento de los requisitos relacionados
con el Medio Ambiente.
Para los proyectos con coordinadores de sistemas de gestin, estos sern responsables
de realizar la evaluacin del cumplimiento de los requisitos.
La verificacin del cumplimiento de los requisitos legales y otros debe quedar registrada
en el formato 7-FT-046 Verificacin del Cumplimiento de los Requisitos Legales HSEQ y
otros Aplicables a la Organizacin.

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ACTUALZIACION DE LOS
REQUERIMIENTOS LEGALES Versin: 5

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6. DIAGRAMA DE FLUJO
Este numeral no requiere ser diligenciado.
7. FORMATOS ASOCIADOS
7-FT-045 Matriz de Requisitos Legales HSEQ y otros Aplicables a la Organizacin
7-FT-046 Verificacin del Cumplimiento de los Requisitos Legales HSEQ y otros
Aplicables a la Organizacin
8. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS
Este numeral no requiere ser diligenciado.

9. LISTA DE DISTRIBUCION
CARGO
Directores de Proyecto
Coordinadores de Proceso
Coordinador General SIG HSEQ

10. ANEXOS
Este numeral no requiere ser diligenciado

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