C.

PRESUPUESTO Y
PROGRAMACIN

1.ESTADSTICAS
2.PROCESO DE LEGALIZACIN
PRIMER DESEMBOLSO
DESEMBOLSOS SIGUIENTES
CANCELACIN DE CUENTA

3 NO INCLUIR EN LA DOCUMENTACIN
3.NO
4. NO INCLUIR EN LA LEGALIZACIN
5.RECOMENDACIONES GENERALES

Del total de revisiones realizadas en el ltimo ao SLO el

37.4%
37 4% han podido ser aprobadas por cumplir los
requerimientos de legalizacin.
El total restante ((62.6%)) se devuelve p
por las siguientes
g
razones:
`Un 19.4% por falta de firmas (balance de desembolso, acta
de modificacin al flujo de inversin del anticipo,
anticipo cortes de
obra, comprobantes de egreso.)
`Un 15.5% porque no se anexa cuenta de cobro, factura,
contrato o corte que respalde las actividades que se estn
pagando.
costos indirectos, costos
`Un 14% incluye en la legalizacin
no relacionados con la obra o costos que no estn en el
contrato.

En un 13.3% se presenta incoherencia entre los datos

relacionados
i
en el balance de desembolso, el soporte
anexado y el contrato.
El 9.4%
9 4% corresponde a soportes que no tienen el nombre
de la obra o que tienen el nombre de otra obra, por lo
cual se solicita anexar las remisiones o entradas de
almacn del material que se compra.
En un 6.5% no es claro el concepto por el que se realiza
el pago.
pago
Y, en menor proporcin, se presentan devoluciones por:
- Desorden en la forma de archivo de la legalizacin.
- Trabajos de mano de obra o alquiler de equipos que no tienen
presencia justificada durante los periodos de suspensin (p. ej.
mezcladoras, vibradores, etc.).
- Insuficiente informacin en las nominas anexadas como: cargos
del personal y periodos de pago.
g de anticipo
p de mano de obra sin jjustificacin tcnica.
- Pago

Legalizacin
del contrato
Revisin de
documentos de
etapa previa
Desembolso a
cuenta
conjunta

Solicitud del
primer traslado

Solicitud del
segundo traslado

Legalizacin
del primer
traslado.
Pago de
rendimientos
financieros

Legalizacin
del segundo
traslado
Pago de
rendimientos
financieros

Solicitud del tercer

traslado

Solicitud de
cancelacin de
cuenta conjunta

Legalizacin
del tercer
traslado.
Pago de
rendimientos
financieros

Autorizacin
de cancelacin
de la cuenta
conjunta por
parte de la
Interventoria y
la SED

Cancelacin de la
cuenta conjunta

Para la consignacin de los recursos de anticipo, el

contratista est obligado a abrir una cuenta de ahorros
separada de manejo compartido con la Entidad Estatal,
cuyos titulares
tit l
son ell contratista
t ti t y ell Director
Di
t Administrativo
Ad i i t ti
de la Secretara de Educacin quien, a su vez, representa a
j de la cuenta
la Secretara de Educacin en el manejo
conjunta.
j compartido
p
con la Secretara de
La cuenta de manejo
Educacin, es slo para el efecto de la administracin de
los recursos entregados al contratista a ttulo de anticipo
con la exigencia de que los rendimientos financieros que
llegaren a producir dichos recursos pertenecen al tesoro,
expresin sta que significa simplemente que pasan a las
arcas de la Entidad Estatal. (artculo 7, Decreto 2170 de
2002).

Los retiros o traslados slo son autorizados por el Responsable

del Proyecto, si el concepto y valor se ajustan al plan de
inversin del anticipo aprobado solicitando los soportes
necesarios, as:
Primer desembolso:
Carta
Carta de remisin de la documentacin a legalizar.
legalizar
Carta de autorizacin para la solicitud del primer traslado
Flujo de inversin del anticipo aprobado previamente.

Desembolsos siguientes:
g
Carta de remisin de la documentacin a legalizar.
para la solicitud del segundo
g
/
Carta de autorizacin p
tercer traslado.
Extractos bancarios.
Copia de los recibos de consignacin de los
rendimientos financieros ante la Tesorera Distrital
donde se indique el mes al que corresponden. En
caso de efectuarse la revisin dentro de los 10
primeros das del mes, se deber incluir la carta de
solicitud de retiro de los rendimientos del mes
inmediatamente anterior.
Conciliaciones bancarias de la cuenta de ahorros de
manejo conjunto a partir de la fecha del deposito del
anticipo.
i
l necesidad
id d justificada
j ifi d de
d modificar
difi
fl j
Si existe
la
ell flujo
de inversin del anticipo aprobado inicialmente, se
deber adjuntar su correspondiente acta de
modificacin
difi
i firmada
fi
d por las
l partes.
t

 Balance de desembolso en el formato de control de

anticipo (F-SED-SUP-009)
(F SED SUP 009) DEBIDAMENTE FIRMADO POR EL
REPRESENTANTE
LEGAL
Y
EL
DIRECTOR
DE
INTERVENTORIA.
www giobrasunal com/documentacion/formatos/supervisiondeobras)
www.giobrasunal.com/documentacion/formatos/supervisiondeobras)

Comprobantes de egreso relacionados en el balance

de
desembolso con su respectivo soporte: Factura,
remisiones (si la factura no tiene el nombre de la obra o
una referencia que permita relacionarla a la misma),
contrato civil, nmina con los cargos del personal cuyo
sueldo
ld se legaliza
l
li o copia
i de
d los
l cortes
t de
d obra
b donde
d d
se especifique claramente las actividades que se estn
pagando. Para el caso de rgimen simplificado
adjuntar,
dj t
a cambio
bi de
d la
l factura,
f t
l cuenta
la
t de
d cobro
b +
documento equivalente + RUT.
Una vez ejecutado el monto total de anticipo,
entregados
los
i f
informes
correspondientes
i
y
reintegrados la totalidad de los rendimientos
financieros, se proceder a la cancelacin de la
cuenta bancaria.

C
Cancelacin
l i de
d cuenta:
t

Formato SED de cancelacin de cuenta (ahora con el

logotipo de Bogot
Bogot Positiva
Positiva)), firmado por el
contratista y el interventor pendiente de la firma de la
SED.
Extracto total del movimiento de recursos del anticipo
en donde se establezca el valor total de los
rendimientos financieros generados. Este movimiento
debe coincidir con los informes reportados a la entidad,
so pena de
d aplicacin
li
i de
d la
l garanta
t de
d buen
b
manejo
j
del anticipo.
Allegar a la Subdireccin de Plantas Fsicas y/o U.E.L.,
segn el caso,
caso la certificacin de cancelacin de la
cuenta de manejo conjunto expedida por la entidad
bancaria correspondiente, en un trmino no mayor a
quince (15) das hbiles posterior a la fecha de entrega
del formato de cancelacin de la S.E.D.

`
`
`
`
`
`

Fotocopias de las cdulas de los contratistas o

subcontratistas.
subcontratistas
Requisiciones, ordenes de compra, evaluaciones de
proveedores.
Memorias de clculo, cuadros de hierro.
Planos
Comprobantes de egreso cuyo valor total no est
justificado por los soportes.
Cmara de comercio, registro nico de proponentes.

ELEMENTOS DE DOTACIN: botas, guantes, monogafas,

protectores de odos, cascos, overoles, ello en razn a
que son implementos que corresponden a costos
indirectos de obra y se estn pagando a travs de los
cortes de obra y el AIU.
AIU
ELEMENTOS DE OFICINA: impresoras, copias heliogrficas,
digitacin de planos, diseos hidrosanitarios, tramite de
permisos,
i
en razn

a que constituyen
tit
costos
t
administrativos, indirectos, que no son legalizables.
ELEMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL: cinta de
sealizacin, camilla rgida en madera, tableros, conos
de sealizacin, paletas.
MANO DE OBRA CUYAS ACTIVIDADES NO SEAN CLARAS.
CLARAS

NO INCLUIR EN LA LEGALIZACIN (ii

(ii))
`

`
`

ELEMENTOS NO RELACIONADOS CON LA EJECUCIN DE LA

OBRA: bomba para bicicleta,
bicicleta linterna lser,
lser batera para
linterna lser, uniforme impermeable con capucha
motociclista, taxis, gastos de cafetera,
A
Asesores
dif
diferentes
t a SISO,
SISO ambiental,
bi t l calidad
lid d y estructural.
t
t
l
COSTOS RELACIONADOS CON LA GARANTIA DE LA CALIDAD
DE LA OBRA: ensayos al concreto y al acero, alquiler de
camisas y conos.
COMPRA DE EQUIPOS QUE NO VAYAN A QUEDAR EN PARA
USO DEL COLEGIO Y QUE NO ESTN CONTEMPLADOS EN EL
CONTRATO (mezcladoras, cargador, rana, vibrador, etc.)
PERSONAL NO RELACIONADO DIRECTAMENTE CON LA OBRA:
secretaria mensajero,
secretaria,
mensajero etc.
etc

`
`

Es INDISPENSABLE retirar de la SED las cartas de autorizacin

de retiro de los rendimientos.
rendimientos
La persona encargada de la Direccin de Servicios
Administrativos YA NO ES el Dr. Isidoro Len. Es necesario
cambiar en el banco el nombre de la persona encargada
por la SED y adjuntar a la ltima legalizacin la certificacin
del banco donde se notifiquen los autorizados a manejar la
cuenta conjunta.
Las fechas de las cartas de solicitud deben ser recientes.
El acta de modificacin al flujo de inversin del anticipo no
lleva la firma del Dr. Jairo Ivn Loaiza.
L cancelacin
l i de
d cuenta
t no se puede
d solicitar
li it de
d manera
La
unilateral por el contratista, para esto se requiere la
aprobacin
p
de la Interventora y el Supervisor.
p
De suceder
esto, se debe solicitar al banco una explicacin.

C. FINANCIERA

RENDIMIENTOS FINANCIEROS GENERADOS POR LA CUENTA DE

AHORROS MANEJO CONJUNTO

PUNTOS DE ATENCIN LEGALIZACIONES.

CARACTERISTICAS DE:
COMPROBANTES DE EGRESO
FACTURAS
DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA

RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXTEMPORANEOS

REQUISITOS ESPECIALES PARA CANCELACION DE CUENTA

CONJUNTA Y RETIRO DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS

1.
1
2.

Tener en cuenta el instructivo de anticipo

Los rendimientos financieros deben consignarse a
g
((Tres)) p
primeros das.
mas tardar en el mes siguiente
Cabe recordar que son dineros pblicos y se estara
incumpliendo un requerimiento contractual.

Los rendimientos
L
di i
fi
financieros
i
d los
de
l
recursos
entregados a ttulo de anticipo son de la SED. En
consecuencia el CONSTRUCTOR deber presentar
consecuencia,
certificacin bancaria sobre la cuanta de los
mismos y proceder al giro a la SED o a quien ella
indique, dentro de los primeros 3 das de cada
mes. (Negrilla fuera del texto).

3.Tener
3 Tener en cuenta que para su aprobacin por parte del
Gerente de Interventora debe adjuntarse:
`

El formato de autorizacin de traslado de la cuenta

conjunta avalado por la SED, el Contratista y con el
visto
i
b
bueno
d l propio
del
i Gerente
G
d Interventora
de
I
Ing.
I
Guillermo Ospina Varn, acompaado del extracto
bancario del mes respectivo,
respectivo o en su defecto
certificacin del banco. En el caso de no tener
extracto bancario del respectivo mes adjuntar
extracto de movimiento de cuenta (Internet).

Para el caso de las legalizaciones,

los
rendimientos
financieros
deben
estar
consignados en la Tesorera Distrital hasta el
mes del respectivo,
respectivo para verificar su valor,
valor es
necesario adjuntar los extractos y las
respectivas
conciliaciones
bancarias
debidamente firmadas por los responsables
de su elaboracin y aprobacin

Despus de efectuar el tramite de aprobacin,

es fundamental que el contratista acuda a la
SED y este pendiente al desarrollo del
proceso NO SE DEBEN DEJAR ACUMULAR EL
proceso.
PAGO DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS, Y
ESTOS DEBEN SER CONSIGNADOS EN FORMA
COMPLETA SIN DESCONTAR LA RETENCION
EN LA FUENTE

COMPROBANTES DE EGRESO

Los Comprobantes de Egreso debern estar

soportados con facturas o documento equivalente
como lo seala el Estatuto Tributario,
Tributario acompaados
de su respectiva cuenta de cobro segn el caso,
presentados en orden consecutivo tal como fueron
relacionados en el balance del desembolso.
desembolso La fecha
que se estipula en el comprobante de egreso debe ser
igual a la que se relaciona en el balance mencionado
anteriormente.
a
te o e te As
s mismo,
s o, s
si e
el co
comprobante
p oba te de
egreso est pagando mano de obra, esta fecha no
debe estar dentro de los periodos de suspensin.

FACTURAS- EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 788 DE 2002FACTURAS

2002 ESTATUTO
TRIBUTARIO

`
`
`
`
`
`
`
`

La Factura q
que acompaa
p
el comprobante
p
de egreso
g
debe cumplir
p
los siguientes requisitos:
Estar denominada expresamente como factura de venta.
Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien
presta el servicio.
servicio
Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquiriente de los
bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado.
Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin
consecutiva de facturas de venta.
Fecha de resolucin vigente de autorizacin de facturacin
expedido por la DIAN.
F h de
d su expedicin.
di i
Fecha
Descripcin de los artculos vendidos o servicios prestados.
Valor total de la operacin.

Nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.

`
Indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las
ventas.
ventas
Es necesario registrar el nombre y direccin de la obra a la cual se
factura y entrega los artculos o servicios relacionados
`

En aplicacin a la norma contable ( Artculos 123, 124 y 132 Decreto

2649 de 1993):

Los Comprobantes de egreso deben estar debidamente

numerados, presentar fecha, registrar nombre y Nit del
Contratista, descripcin de la operacin y mostrar firma de
recibido del cheque por parte del beneficiario del pago. Si la firma
no corresponde,
corresponde solicitar la aclaracin respectiva al contratista.
contratista
Tenga en cuenta que si el cheque fue consignado, este espacio
debe estar en blanco, por lo tanto debe adjuntarse copia del
depsito respectivo en el banco.

DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA

EN CUMPLIMIENTO DEL ART. 3 DECRETO 522 DE 2003
El adquiriente,
adquiriente responsable del rgimen comn que adquiera bienes o

servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el rgimen

simplificado, expedir a su proveedor un documento equivalente a la
factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Apellidos, nombre o razn social y NIT del adquiriente de los bienes o

servicios.
Apellidos, nombre y Nit de la persona natural beneficiaria del pago o
abono.
abono
Numero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva.
Fecha de la operacin.
Concepto.
Valor de la operacin.
Discriminacin del impuesto asumido por el adquiriente en la operacin.
Firma del vendedor en seal de aceptacin del contenido del documento.

Derogado este literal h) por el artculo 2

2 del Decreto 3228 de nov de
2003.

RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXTEMPORANEOS

EJEMPLO: El banco hizo el desembolso en la cuenta del

contratista Julio Cesar Garzn el 05/04/2007. A
partir de esta fecha se cuenta un mes para legalizar
el dinero que fue invertido en obra (lo cual lo estipula
muy claramente el contrato), es decir, tiene hasta el
para invertir el dinero trasladado.
04/05/2007 p
Despus de esta fecha (segn lo establecido por la
SED) se cobrar una sancin sobre el pago de
rendimientos porque se est excediendo de la fecha
mxima de legalizacin del anticipo.

Las solicitudes de Cancelacin de la Cuenta

Conjunta y las solicitudes de retiro de
rendimientos financieros debern estar
acompaadas de la certificacin del banco
donde conste el cambio de firmas

El Consejo Tcnico de la Contadura Publica- CTCP en su

Orientacin Profesional No 008 de 2003
2003, manifiesta que
la certificacin deber indicar claramente:
` El Propsito de la certificacin
` El Periodo cubierto
` La Responsabilidad de la administracin de la
compaa.
` La
L R
Responsabilidad
bilid d d
dell revisor
i
fi
fiscal.
l

Ejemplo:

En mi calidad de revisor fiscal de ((nombre de la

Compaa) he efectuado los Procedimientos de revisin
que se detallan a continuacin con el propsito de
verificar el pago efectuado por la Compaa por
concepto de
d aportes a los
l sistemas
i
d salud,
de
l d pensiones
i
y riesgos profesionales y a las cajas de compensacin
familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
(ICBF) y Servicio
Ser icio Nacional de Aprendizaje
Aprendi aje (SENA),
(SENA)
durante el perodo de seis (6) meses comprendido entre
el 1 de (mes inicial) y el 30 de (mes final) del ao 200__.
El pago de dichos aportes es responsabilidad de la
Administracin de la Compaa como parte de su
gestin. Mi responsabilidad de acuerdo con lo
establecido en el artculo 50 de la Ley 789 del 27 de
diciembre de 2002, es emitir un informe certificando el
cumplimiento de tales obligaciones.