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C. PRESUPUESTO Y PROGRAMACIÓN
C. PRESUPUESTO Y
PROGRAMACIÓN

1.ESTADÍSTICAS

1.ESTADÍSTICAS 2.PROCESO DE LEGALIZACIÓN PRIMER DESEMBOLSO DESEMBOLSOS SIGUIENTES CANCELACIÓN DE CUENTA 3. NO INCLUIR

2.PROCESO DE LEGALIZACIÓN

PRIMER DESEMBOLSO

DESEMBOLSOS SIGUIENTES CANCELACIÓN DE CUENTA

3.NO INCLUIR EN LA DOCUMENTACIÓN 4. NO INCLUIR EN LA LEGALIZACIÓN 5.RECOMENDACIONES GENERALES

CANCELACIÓN DE CUENTA 3. NO INCLUIR EN LA DOCUMENTACIÓN 4. NO INCLUIR EN LA LEGALIZACIÓN 5.RECOMENDACIONES
Del total de revisiones realizadas en el último año SÓLO el 37. 4 % han

Del total de revisiones realizadas en el último año SÓLO el 37. 4 % han po dido ser apro ba das por cump lir los requerimientos de legalización. El total restante ( 62.6%) se devuelve p o r las si guientes razones:

Un 19.4% por falta de firmas (balance de desembolso, acta de modificación al flujo de inversión del anticipo , cortes de obra, comprobantes de egreso.) Un 15 . 5% porque no se anexa cuenta de cobro, factura , contrato o corte que respalde las actividades que se están pagando. Un 14% incluye en la legalizaci ó n costos indirectos, costos no relacionados con la obra o costos que no están en el contrato.

en la legalizaci ó n costos indirectos , costos no relacionados con la obra o costos

En un 13.3% se presenta incoherencia entre los datos relaci onados en el balance de desembolso, el soporte anexado y el contrato. El 9. 4 % corres p onde a soportes qu e no tienen el nombre de la obra o que tienen el nombre de otra obra, por lo cual se solicita anexar las remisiones o entradas de almacén del material que se compra. En un 6.5% no es claro el concepto por el que se realiza e l pago . Y, en menor proporción, se presentan devoluciones por:

- Desorden en la forma de archivo de la legalización.

- Trabajos de mano de obra o alquiler de equipos que no tienen presencia justificada durante los periodos de suspensión (p. ej. mezcladoras, vibradores, etc.).

- Insuficiente información en las nominas anexadas como: cargos del personal y periodos de pago.

-
-

Pa g o de anticip o de mano de obra sin j ustificación técnica.

Solicitud de Solicitud del cancelación de segundo traslado cuenta conjunta •Legalización •Legalización del
Solicitud de
Solicitud del
cancelación de
segundo traslado
cuenta conjunta
•Legalización
•Legalización
del segundo
del contrato
traslado
•Revisión de
•Legalización
•Legalización
•Pago de
documentos de
del tercer
del primer
rendimientos
etapa previa
traslado.
traslado.
financieros
•Desembolso a
•Pago de
•Pago de
•Autorización
de cancelación
de la cuenta
conjunta por
parte de la
Interventoria y
la SED
cuenta
rendimientos
rendimientos
conjunta
financieros
financieros
Solicitud del
primer traslado
Solicitud del tercer
traslado
Cancelación l ó de l la
cuenta conjunta

Para la consignación de los recursos de anticipo , el contratista está obligado a abrir una cuenta de ahorros separada de manejo compartido con la Entidad Estatal, cuyos tit ul ares son el con t rati st ayel Di rec t o r Ad mi ni st rati vo de la Secretaría de Educación quien, a su vez, representa a la Secretaría de Educación en el mane j o de la cuenta conjunta.

La cuenta de mane j o comp artido con la Secretaría de Educación, es sólo para el efecto de la administración de los recursos entregados al contratista a título de anticipo con l a exigencia de que los rendimientos financieros que llegaren a producir dichos recursos pertenecen al tesoro, expresión ésta que significa simplemente que pasan a las arcas de la Entidad Estatal. (artículo 7, Decreto 2170 de

2002).

ésta que significa simplemente que pasan a las arcas de la Entidad Estatal. (artículo 7, Decreto

Los retiros o traslados sólo son autorizados por el Responsable del Proyecto, si el concepto y valor se ajustan al plan de inversión del anticipo aprobado solicitando los soportes necesarios, así:

Primer desembolso :

Carta de remisión de la documentación a legalizar. Carta de autorización para la solicitud del primer traslado Flujo de inversión del anticipo aprobado previamente.

Carta de autorización para la solicitud del primer traslado • Flujo de inversión del anticipo aprobado

Desembolsos siguientes:

Carta de remisión de la documentación a legalizar.

Carta de autorización p ara la solicitud del segundo / tercer traslado.

Extractos bancarios.

Copia de los recibos de consignación de los rendimientos financieros ante la Tesorería Distrital donde se indique el mes al que corresponden. En caso de efectuarse la revisión dentro de los 10 primeros días del mes, se deberá incluir la carta de solicitud de retiro de los rendimientos del mes inmediatamente anterior.

Conciliaciones bancarias de la cuenta de ahorros de manejo conjunto a partir de la fecha del deposito del anticipo.

Si existe la necesid a d j ust ifica d a de modifi car e l flujo de inversión del anticipo aprobado inicialmente, se deberá adjuntar su correspondiente acta de mo difi cac n fi rmada po r l as par t es.

inicialmente, se deberá adjuntar su correspondiente acta de mo difi cac ió n fi rma da

Balance de desembolso en el formato de control de anticipo ( F - SED- SUP- 009) DEBIDAMENTE FIRMADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL Y EL DIRECTOR DE INTERVENTORIA.

www .giobrasunal .com/documentacion/formatos/supervisiondeobras)

Comprobantes de egreso relacionados en el balance de desembolso con su respectivo soporte: Factura, remisiones (si la factura no tiene el nombre de la obra o una referencia que permita relacionarla a la misma), contrato civil, nómina con los cargos del personal cuyo sueld o se lega li za o cop i a d e los cor tes d e ob ra d on de se especifique claramente las actividades que se están pagando. Para el caso de régimen simplificado a djun tar, a cam bi o d e l a f ac tura, l a cuen ta d e cob ro + documento equivalente + RUT. Una vez ejecutado el monto total de anticipo,

entregados

reintegrados la

financieros, se procederá a la cancelación de la

los

i n f ormes

correspondi entes

y

totalidad

de

los

rendimientos

de la los i n f ormes correspond i entes y totalidad de los rendimientos cuenta
cuenta bancaria.
cuenta bancaria.
de la los i n f ormes correspond i entes y totalidad de los rendimientos cuenta
C ance l ac ión de cuent a: • Formato SED de cancelación de cuenta

Cance lac ión de cuenta:

Formato SED de cancelación de cuenta (ahora con el lo g oti p o de Bogotá Positiva”), firmado p or el contratista y el interventor pendiente de la firma de la SED.

Extracto total del movimiento de recursos del anticipo en donde se establezca el valor total de los rendimientos financieros generados. Este movimiento debe coincidir con los informes reportados a la entidad, so pena d e ap li cac n d e l a garan tía d e b uen manejo del anticipo.

Allegar a la Subdirección de Plantas Físicas y/o U.E.L., según el caso , la certificación de cancelación de la cuenta de manejo conjunto expedida por la entidad bancaria correspondiente, en un término no mayor a q uince ( 15) días hábiles p osterior a la fecha de entre g a del formato de cancelación de la S.E.D.

mayor a q uince ( 15) días hábiles p osterior a la fecha de entre g
Fotocopias de las cédulas de los contratistas o su bcon tra tis tas. Requisiciones, ordenes
Fotocopias de las cédulas de los contratistas o
su bcon tra tis tas.
Requisiciones, ordenes de compra, evaluaciones de
proveedores.
Memorias de cálculo, cuadros de hierro.
Planos
Comprobantes de egreso cuyo va l or t o t a l no es té
justificado por los soportes.
Cámara de comercio, registro único de proponentes.
ELEMENTOS DE DOTACIÓN: botas, guantes, monogafas, protectores de oídos, cascos, overoles, ello en razón a
ELEMENTOS DE DOTACIÓN: botas, guantes, monogafas,
protectores de oídos, cascos, overoles, ello en razón a
que son implementos que corresponden a costos
indirectos de obra y se están pagando a través de los
cortes de obra y el AIU.
ELEMENTOS DE OFICINA: impresoras, copias heliográficas,
digitación de planos, diseños hidrosanitarios, tramite de
permi sos, en raz ó n a que constit uyen cos t os
administrativos, indirectos, que no son legalizables.
ELEMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL: cinta de
señalización, camilla rígida en madera, tableros, conos
de señalización, paletas.
MANO DE OBRA CUYAS ACTIVIDADES NO SEAN CLARAS .
NONO INCLUIRINCLUIR ENEN LALA LEGALIZACIÓNLEGALIZACIÓN ((iiii)) ELEMENTOS NO RELACIONADOS CON LA EJECUCIÓN DE LA
NONO INCLUIRINCLUIR ENEN LALA LEGALIZACIÓNLEGALIZACIÓN ((iiii))
ELEMENTOS NO RELACIONADOS CON LA EJECUCIÓN DE LA
OBRA : bomba para bicicleta , linterna láser , batería para
linterna láser, uniforme impermeable con capucha
motociclista, taxis, gastos de cafetería,
A sesores dif eren tes a SISO , ambi en ta l , calid a d y estructura l .
COSTOS RELACIONADOS CON LA GARANTIA DE LA CALIDAD
DE LA OBRA: ensayos al concreto y al acero, alquiler de
camisas y conos.
COMPRA DE EQUIPOS QUE NO VAYAN A QUEDAR EN PARA
USO DEL COLEGIO Y QUE NO ESTÉN CONTEMPLADOS EN EL
CONTRATO (mezcladoras, cargador, rana, vibrador, etc.)
PERSONAL NO RELACIONADO DIRECTAMENTE CON LA OBRA:
secretaria, mensajero, etc.
cargador, rana, vibrador, etc.) PERSONAL NO RELACIONADO DIRECTAMENTE CON LA OBRA: secretaria, mensajero, etc.
Es INDISPENSABLE retirar de la SED las cartas de autorización de retiro de los rendimientos

Es INDISPENSABLE retirar de la SED las cartas de autorización de retiro de los rendimientos.

La persona encargada de la Dirección de Servicios Administrativos YA NO ES el Dr. Isidoro León. Es necesario cambiar en el banco el nombre de la persona encargada por la SED y adjuntar a la última legalización la certificación del banco donde se notifiquen los autorizados a manejar la cuenta conjunta.

Las fechas de las cartas de solicitud deben ser recientes.

El acta de modificación al flujo de inversión del anticipo no lleva la firma del Dr. Jairo Iván Loaiza.

La cance lació n de cuen ta no se pue de solic ita r de manera unilateral por el contratista, para esto se requiere la a probación de la Interventoría y el Superviso r. De sucede r esto, se debe solicitar al banco una explicación.

p robación de la Interventoría y el Su p erviso r. De sucede r esto, se
C. FINANCIERA
C. FINANCIERA
RENDIMIENTOS FINANCIEROS GE NERADOS POR LA CUENTA DE COMPROBANTES DE EGRESO AHORROS MANEJO CONJUNTO PUNTOS

RENDIMIENTOS FINANCIEROS GENERADOS POR LA CUENTA DE

COMPROBANTES DE EGRESO

AHORROS MANEJO CONJUNTO PUNTOS DE ATENCIÓN LEGALIZACIONES.

CARACTERISTICAS DE:

FACTURAS DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXTEMPORANEOS

REQUISITOS ESPECIALES PARA CANCELACION DE CUENTA CONJUNTA Y RETIRO DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS

EXTEMPORANEOS REQUISITOS ESPECIALES PARA CANCELACION DE CUENTA CONJUNTA Y RETIRO DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS
1. Tener en cuenta el instructivo de anticipo 2. Los rendimientos financieros deben consignarse a

1. Tener en cuenta el instructivo de anticipo

2. Los rendimientos financieros deben consignarse a mas tardar en el mes siguiente (Tres) primeros días. Cabe recordar que son dineros públicos y se estaría incumpliendo un requerimiento contractual.

“Los rendimientos financieros de los recursos entregados a título de anticipo son de la SED. En consecuencia, el CONSTRUCTOR deberá presentar certificación bancaria sobre la cuantía de los mismos y proceder al giro a la SED o a quien ella indique, dentro de los primeros 3 días de cada

mes”. (Negrilla fuera del texto).

la SED o a q uie n ell a indique, dentr o de los primero s
3 . Tener en cuenta q ue p ara su aprobación p or p arte

3.Tener en cuenta que para su aprobación por parte del Gerente de Interventoría debe adjuntarse:

El formato de autorización de traslado de la cuenta conjunta avalado por la SED, el Contratista y con el visto bueno del propio Gerente de Interventoría Ing. Guillermo Ospina Varón, acompañado del extracto bancario del mes respectivo, o en su defecto certificación del banco. En el caso de no tener extracto bancario del respectivo mes adjuntar extracto de movimiento de cuenta (Internet).

banco. En el caso de no tener extracto bancario del respectivo mes adjuntar extracto de movimiento
Para el caso de las legalizaciones, los rendimientos financieros deben estar consignados en la Tesorería

Para el caso de las legalizaciones, los rendimientos financieros deben estar consignados en la Tesorería Distrital hasta el mes del respectivo, para verificar su valor, es necesario adjuntar los extractos y las respectivas conciliaciones bancarias debidamente firmadas por los responsables de su elaboración y aprobación

respectivas conciliaciones bancarias debidamente firmadas por los responsables de su elaboración y aprobación
• Después de efectuar el tramite de aprobación, es fundamental que el contratista acuda a

Después de efectuar el tramite de aprobación, es fundamental que el contratista acuda a la SED y este pendiente al desarrollo del proceso. NO SE DEBEN DEJAR ACUMULAR EL PAGO DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS, Y ESTOS DEBEN SER CONSIGNADOS EN FORMA

COMPLETA

SIN DESCONTAR LA RETENCION

EN LA FUENTE

DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS, Y ESTOS DEBEN SER CONSIGNADOS EN FORMA COMPLETA SIN DESCONTAR LA RETENCION EN
COMPROBANTES DE EGRESO Los Comprobantes de Egreso deberán estar soportados con facturas o documento equivalente

COMPROBANTES DE EGRESO

Los Comprobantes de Egreso deberán estar soportados con facturas o documento equivalente como lo señala el Estatuto Tributario, acompañados de su respectiva cuenta de cobro según el caso, presentados en orden consecutivo tal como fueron relacionados en el balance del desembolso. La fecha que se estipula en el comprobante de egreso debe ser igual a la que se relaciona en el balance mencionado anteriormente. Así mismo, si el comprobante de egreso está pagando mano de obra, esta fecha no debe estar dentro de los periodos de suspensión.

el comproban te de egreso está pagando mano de obra, esta fecha no debe estar dentro
FACTURAS - EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 788 DE 2002- ESTATUTO TRIBUTARIO La Factura q
FACTURAS - EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 788 DE 2002- ESTATUTO TRIBUTARIO La Factura q

FACTURAS- EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 788 DE 2002- ESTATUTO TRIBUTARIO

La Factura que acompaña el comprobante de egreso debe cumplir los siguientes requisitos:

Estar denominada expresamente como ‘factura de venta’. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

del adquiriente de los

bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de resolución vigente de autorización de facturación expedido por la DIAN. Fecha de su expedición. Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación.

Apellidos y nombre o razón social y NIT

de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. Apellidos y nombre o

Nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las ventas. Es necesario registrar el nombre y dirección de la obra a la cual se factura y entrega los artículos o servicios relacionados

En aplicación a la norma contable ( Artículos 123, 124 y 132 Decreto 2649 de 1993):

Los Comprobantes de egreso deben estar debidamente numerados, presentar fecha, registrar nombre y Nit del Contratista, descripción de la operación y mostrar firma de recibido del cheque por parte del beneficiario del pago. Si la firma no corresponde, solicitar la aclaración respectiva al contratista. Tenga en cuenta que si el cheque fue consignado, este espacio debe estar en blanco, por lo tanto debe adjuntarse copia del depósito respectivo en el banco.

este espacio debe estar en blanco, por lo tanto debe adjuntarse copia del depósito respectiv o
DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA EN CUMPLIMIENTO DEL ART. 3º DECRETO 522 DE 2003 “
DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA EN CUMPLIMIENTO DEL ART. 3º DECRETO 522 DE 2003 “
DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA EN CUMPLIMIENTO DEL ART. 3º DECRETO 522 DE 2003 “

DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA

EN CUMPLIMIENTO DEL ART. 3º DECRETO 522 DE 2003

El adquiriente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.

b. Apellidos, nombre y Nit de la persona natural beneficiaria del pago o abono.

c. Numero que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

d. Fecha de la operación.

e. Concepto.

f. Valor de la operación.

g. Discriminación del impuesto asumido por el adquiriente en la operación.

h. Derogado 2003.
h.
Derogado
2003.

Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento.

este literal h) por el artículo 2º del Decreto 3228 de nov de

RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXTEMPORANEOS EJEMPLO: El banco hizo el desembolso en la cuenta del contratista Julio
RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXTEMPORANEOS EJEMPLO: El banco hizo el desembolso en la cuenta del contratista Julio
RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXTEMPORANEOS EJEMPLO: El banco hizo el desembolso en la cuenta del contratista Julio

RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXTEMPORANEOS

EJEMPLO: El banco hizo el desembolso en la cuenta del contratista Julio Cesar Garzón el 05/04/2007. A partir de esta fecha se cuenta un mes para legalizar el dinero que fue invertido en obra (lo cual lo estipula muy claramente el contrato), es decir, tiene hasta el 04/05/2007 para invertir el dinero trasladado. Después de esta fecha (según lo establecido por la SED) se cobrará una sanción sobre el pago de rendimientos porque se está excediendo de la fecha máxima de legalización del anticipo.

sobre el pago de rendimientos porque se está excediendo de la fecha máxima de legalización del
Las solicitudes de Cancelación de la Cuenta Conjunta y las solicitudes de retiro de rendimientos

Las solicitudes de Cancelación de la Cuenta Conjunta y las solicitudes de retiro de rendimientos financieros deberán estar acompañadas de la certificación del banco donde conste el cambio de firmas

financieros deberán estar acompañadas de la certificación del banco donde conste el cambio de firmas
El Consejo Técnico de la Contaduría Publica- CTCP en su Orientación Profesional No 008 de
El Consejo Técnico de la Contaduría Publica- CTCP en su Orientación Profesional No 008 de

El Consejo Técnico de la Contaduría Publica- CTCP en su Orientación Profesional No 008 de 2003, manifiesta que la certificación deberá indicar claramente:

El Propósito de la certificación El Periodo cubierto La Responsabilidad de la administración de la compañía. La Responsabilidad del revisor fiscal.

cubierto La Responsabilidad de la administración de la compañía. La R esponsa bilid ad del revi

Ejemplo:

“ En mi calidad de revisor fiscal de (nombre de la Compañía) he efectuado los Procedimientos de revisión que se detallan a continuación con el propósito de verificar el pago efectuado por la Compañía por concepto de aportes a los sistemas de salud, pensiones y riesgos profesionales y a las cajas de compensación

Colombiano de Bienestar Familiar

(ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), durante el período de seis (6) meses comprendido entre el 1 de (mes inicial) y el 30 de (mes final) del año 200 El pago de dichos aportes es responsabilidad de la

Administración de la Compañía como parte de su gestión. Mi responsabilidad de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002, es emitir un informe certificando el cumplimiento de tales obligaciones.”

familiar, Instituto

de diciembre de 2002, es emitir un informe certificando el cumplimiento de tales obligaciones.” familiar, Institut