Contexto

La Universidad Carlos III de Madrid fue creada por Ley de las Cortes Generales, de 5 de mayo de
1989, en el marco de la Ley de Reforma Universitaria de 1983. Desde su nacimiento tuvo vocacin
de ser una universidad pblica innovadora, de dimensiones reducidas, de calidad y con una
orientacin prioritaria hacia la investigacin siendo su primer Rector el profesor D. Gregorio PecesBarba.
La misin de la UC3M es contribuir a la mejora de la sociedad con una docencia de calidad y una
investigacin avanzada de acuerdo con exigentes criterios internacionales. La universidad aspira a
la excelencia en todas sus actividades, con el objetivo de convertirse en una de las mejores
universidades europeas.
La universidad promueve el desarrollo de las personas que la integran en el marco del servicio
pblico de educacin superior. Sus actividades se guan por los valores de mrito, capacidad,
eficiencia, transparencia, equidad, igualdad y respeto al medio ambiente.
En 2010 comenz a regir el Plan Bolonia como parte de la Declaracin de Bolonia firmada en 1999
por diversos ministerios de Educacin de Europa con la finalidad de facilitar la movilidad de
graduados, la acreditacin y homologacin de los ttulos entre los pases firmantes y una adaptacin
de las titulaciones a las demandas del mercado y la sociedad.
El Real Decreto 1393/2007 estableci que las universidades impartiran enseanzas de Grado,
Mster y Doctorado, a partir del curso 2010/2011, fecha en la que ya no podan ofertarse plazas de
nuevo ingreso en primer curso para las titulaciones de Licenciado, Diplomado, Arquitecto,
Ingeniero, Arquitecto Tcnico e Ingeniero Tcnico.
Las nuevas titulaciones de carcter oficial y validez en todo el territorio nacional, tienen validez
acadmica plena y habilitan para la realizacin de actividades de carcter profesional reguladas.
En Espaa, este proceso se ha ralentizado a causa de la crisis econmica que sufre el pas, y hasta
ahora no se ha implantado completamente. Este hecho ha provocado la convivencia, durante unos
aos, de los dos sistemas educativos, sus tramitaciones propias (convalidaciones, extincin de
docencias, etc.) y las tramitaciones puente que se han tenido que implantar.
Una vez finalizado el procedimiento de implantacin del nuevo plan, la UC3M, ofrece las
siguientes titulaciones de Grado:
Rama de las Ciencias Sociales y Jurdicas:
Grado en Administracin de Empresas (Espaol, ingls).
Grado en Ciencias Polticas (Espaol).
Grado en Comunicacin Audiovisual (Bilinge, espaol).
Grado en Derecho (Espaol).
Grado en Economa (Espaol, ingls).
Grado en Estadstica y Empresa (Espaol).
Grado en Estudios Internacionales (Ingls).
Grado en Filosofa, Poltica y Economa (Espaol).
Grado en Finanzas y Contabilidad (Bilinge, espaol).
Grado en Informacin y Documentacin (Espaol).
Grado en Informacin y Documentacin. Opcin Semipresencial (Espaol).
Grado en Periodismo (Bilinge, espaol).
Grado en Relaciones Laborales y Empleo (Espaol).
Grado en Sociologa (Espaol).
Grado en Turismo (Espaol).
Rama de Humanidades:
Grado en Humanidades (Espaol).
Rama de Ingeniera:
Grado en Ingeniera Aeroespacial (Ingls).

Grado en Ingeniera Biomdica (Ingls).

Grado en Ingeniera Elctrica (Bilinge, espaol).
Grado en Ingeniera Electrnica Industrial y Automtica (Bilinge, espaol).
Grado en Ingeniera de la Energa (Ingls).
Grado en Ingeniera Informtica (Bilinge, espaol).
Grado en Ingeniera Mecnica (Bilinge, espaol).
Grado en Ingeniera de Sistemas Audiovisuales (Bilinge, espaol).
Grado en Ingeniera de Sistemas de Comunicaciones (Bilinge, espaol).
Grado en Ingeniera en Tecnologas Industriales (Bilinge, espaol).
Grado en Ingeniera en Tecnologas de Telecomunicacin (Bilinge, espaol).
Grado en Ingeniera Telemtica (Bilinge, espaol).
Centro Universitario de la Guardia Civil:
Grado en Ingeniera de la Seguridad (Espaol).
Dobles grados:
Doble Grado en Ciencias Polticas - Sociologa (Espaol).
Doble Grado en Derecho - Administracin de Empresas (Espaol)
Doble Grado en Derecho - Ciencias Polticas (Espaol).
Doble Grado en Derecho - Economa (Espaol).
Doble Grado en Ingeniera Informtica - Administracin de Empresas (Espaol).
Doble Grado en Periodismo - Comunicacin Audiovisual (Espaol).
Doble Grado en Periodismo - Humanidades (Espaol).
El nuevo Espacio de Educacin Superior demanda la necesidad de facilitar el intercambio de datos
entre las diferentes administraciones educativas, permitiendo as agilizar los procedimientos de
traslado y movilidad de alumnos en todo el territorio nacional.
En este sentido el proceso de gestin documental de los expedientes acadmicos debera garantizar
el almacenamiento y gestin de la Identidad Digital del alumno, generar documentos electrnicos
de certificacin, baremo y traslado necesarios para las secretarias, y permitir la interoperabilidad
entre stas, evitando la duplicidad de informacin, gestin y competencias.
La Comisin de la Comunidad Europea 10 define la administracin electrnica como el uso de
las tecnologas de la informacin y las comunicaciones en las Administraciones Pblicas,
combinado con cambios
9 La Ley de Administracin Electrnica Thomson Aranzadi 2008. Captulo I pag. 59 10
organizativos y nuevas aptitudes con el fin de mejorar los servicios pblicos y los procesos
democrticos y reforzar el apoyo a las polticas pblicas.
Varios son los elementos de esta definicin:
Uso de las TIC como medio
Necesidad de cambios organizativos
Cambio de la aptitud con el fin de mejorar los servicios y los procesos
Uso de la tecnologa para apoyar procesos y refuerzo a las polticas pblicas
Seala tambin como objetivos de la e-Adminsitracin los siguientes:
Facilitar las gestiones de los ciudadanos
Agilizar la tramitacin de los expedientes administrativos
Ahorrar costes a medio y largo plazo
Suprimir las barreras territoriales y potenciar la igualdad
Alcanzar mayor crecimiento y desarrollo
La Agenda Digital para Europa ubica la administracin electrnica dentro de un
conjunto completo de medidas encaminadas a explotar los beneficios asociados a las

tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) en toda Europa. En una

situacin en la cual los Estados se encuentran con los recursos pblicos severamente
limitados, las TIC ayudan al sector pblico a implementar formas innovadoras de
proporcionar sus servicios a los ciudadanos, al tiempo que incrementan la eficiencia y
contienen los costes y como estamos en el ao Internacional de los bosques las TIC
dentro de las Administracin Pblica impulsa a la conservacin del medio ambiente,
incluyendo los arboles con la supresin del papel.
Nuestra Universidad Carlos III de Madrid (UC3M), est incorporada dentro del
campo de la administracin electrnica, ya que se constituye una universidad pblica y
no puede quedarse apartada dentro del mbito de la eficiencia y desarrollo de la eadministracin.
El objetivo de este informe es incorporar UC3M dentro del marco
regulador Ley 11/2007, acceso electrnico a los ciudadanos al servicio pblico.
Implementacin del esquema de metadatos
La norma ISO 23081 defineix les metadades com a informaci estructurada que descriu el context,
contingut i estructura dels documents (records) durant tot el seu cicle de vida.
Dacord amb aquesta definici, les metadades tenen per objectiu assegurar lautenticitat, fiabilitat,
disponibilitat i integritat dels objectes dinformaci al llarg del temps i permeten optimitzar la
recuperaci de la informaci, millorar la gesti administrativa i complir amb les responsabilitats
institucionals. A ms, sn un element essencial per a la preservaci de la documentaci en un entorn
electrnic.
Segons aquesta norma les metadades han de servir per:
Protegir, mantenir i assegurar el valor dels documents com a prova.
Assegurar laccessibilitat i s dels documents a llarg termini.
Afavorir la comprensi dels documents.
Assegurar lautenticitat, fiabilitat i integritat dels documents.
Contribuir a gestionar els drets dautor.
Protegir la confidencialitat dels documents.
Afavorir la recuperabilitat, sostenibilitat i interoperabilitat dels documents a travs dels sistemes
que els gestionen.
Proporcionar vincles entre els documents i el context de la seva creaci i s.
Mantenir la seva estructura i llegibilitat duna forma fidedigna i intelligible.
Identificar lentorn tecnolgic en el que es va crear el document i els successius entorns tecnolgics
utilitzats.
Suportar una migraci eficient i completa.
Seleccin del SCHEMA de metadatos y mapeado
La norma ISO 23081 recomana alguns elements de metadades per estableix que cada entitat haur
de definir les seves prpies metadades en base als seus requeriments i al seu marc normatiu.
El any 2008 es publica lactualitzaci del document Model Requeriments for the Management of
Electronic Records sota el ttol de Moreq2. En aquesta versi sinclou un Model de metadades,
publicat separadament com a apndix, amb lobjectiu didentificar i descriure aquelles metadades
que garanteixen el compliment dels requeriments funcionals descrits.
El model MoReq2 pren com a referncia els estndards internacionals ISO-23081, ISO- 15489 i

ISO-15836, tot i que labast i objectius dels documents divergeixen. Aix, de les sis tipologies de
metadades descrites per la norma ISO-23081, el model presentat per MoReq2 cobreix en gran part
les segents: metadades del document (record); metadades sobre agents, metadades sobre el procs
de gesti de documents; metadades sobre el registre de metadades.
En un altre sentit, i dins de l'mbit de les universitats, l'any 2008 el Grup de treball de documents
electrnics de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Espaolas publica el document
Propuesta para la elaboracin de un esquema de metadatos para la gestin de documentos
electrnicos en las universidades i, un any desprs, el Esquema de metadatos para la
implementacin de la administracin electrnica en las universidades.
Ambdues referncies es fonamenten en la norma ISAD (G) 2a edici i han estat elaborades amb
lobjectiu d'establir un model com per a totes les universitats que permeti mantenir la identitat,
autenticitat, contingut, estructura i context dels documents administratius electrnics que produeix i
rep la universitat, facilitant aix la interoperabilitat i intercanvi de documents entre les diferents
organitzacions i assegurant el seu control al llarg de tot el cicle de vida.
L'esquema de metadades que es proposa mostra un model d'entitat centrat en els documents, tot i
que tamb contempla altres entitats. Est compost per 19 element alguns dels quals estan formats
per diferents subelements:
1 Identificador
2 Productor
2.1 Identificador de productor
2.2 Nombre
3 Serie documental
3.1 Cdigo serie
3.2 Ttulo serie
4 Ttulo
5 Tipo de documento
6 Nivel de descripcin
07 Fecha
7.1 Fecha inicial
7.2 Fecha final
7.3 Otra fecha
8 Normativa
9 Resumen
10 Descriptores
11 Valoracin
11.1 Norma*
11.2 Conservacin
11.3 Transferencia *
11.4 Eliminacin *
11.5 Documento esencial*
12 Idioma
13 Entorno tecnolgico
13.1 Aplicacin
13.2 Formato
13.3 Tamao
13.4 Soporte/Medio fsico
13.5 Otros datos tcnicos
14 Preservacin

15 Acceso
16 Integridad*
17 Firma digital*
17.1 Responsable de la firma*
17.2 Certificado de la firma*
17.3 Fecha/hora*
18 Historial de eventos*
18.1 Identificador de evento*
18.2 Fecha/hora*
18.3 Tipo de evento*
18.4 Descripcin de evento*
18.5 Responsable del evento*
19 Relacin
19.1 Tipo de relacin
19.2 Documentacin relacionada
----> marcado con asterisco los campos que no se van a utilizar para este supuesto prctico
Tal como cita Eva Mndez [2003] en su artculo La descripcin de documentos electrnicos a
travs de metadatos cualquier esquema o estndar de metadatos suele estar constituido por:
- Una etiqueta para expresar un significado comn de cada uno de los elementos.
- Un nombre para cada elemento, entendible por mquina y nico que se ha concebido as para su
uso sintctico (reglas de programas informticos), cuyo objetivo es especificar los elementos de una
forma ms sencilla en un esquema de codificacin.
- Una definicin para los elementos, esto es, el significado o cobertura semntica de las etiquetas
que aluden a un elemento descriptivo de la informacin.
- Una indicacin sobre si el elemento en cuestin debe usarse para que cumpla con un determinado
estndar de metadatos o sea compatible con l. Esto implicara indicar si el elemento date es
obligatorio.
- Un comentario o aclaracin sobre como ampliar o matizar posteriormente el significado del
elemento y sobre cmo podra usarse.
Adaptacion al caso del expediente academico ---> mapeado
Elemento
SCHEMA

Definicion

Tipo datos

Valor (1)

Ejemplo
expediente acad.

<... ejemplos...>
4 Ttulo

Camp de text que

dna nom a
lobjecte.
Descripci breu
del
expedient

Texto

5 Tipo de
documento

Identificaci de la Texto
tipologia
documental

Vocabulari
controlat (1)

12 Idioma

Llengua/es
descriptura del
document

Es recomana
utilitzar la norma
ISO 639-2 per la
codificaci de les
llenges

Texto

Libre

expediente
acadmico de
Pedro Ponce
Barrios

Elemento
SCHEMA

Definicion

Tipo datos

Valor (1)

Ejemplo
expediente acad.

(1) Se pueden identificar los vocabularios controlados que se van a utilizar: los ya creados
(ISOs) y los que se proponen de nueva creacin (los vocabularios de terminologia
administrativa universitaria) --> ver apartado inferior Vocabularios controlados
Funciones y usos
En aquest sentit, considerem que el model de metadades de referncia de la Uxxx ha de tomar
como base estos documentos, per tal de facilitar lintercanvi dinformaci entre les administracions
i possibilitar la seva integraci en los repositorios digitales. Tanmateix, abans de realitzar la
transferncia de la documentaci, la Universitat haur dinformar tamb daltres metadades que
assegurin una correcta gesti de la seva documentaci mentre aquesta es trobi en fase activa.
En aquest sentit, lobjectiu daquest document s oferir un esquema de metadades per a la Uxx que,
dentro del marco de les normes nacionals i internacionals de descripci arxivstica, incorpori els
elements mnims necessaris que garanteixin la correcta gesti de la documentaci que generen les
organitzacions.
Elementos del esquema de metadatos y valores
- Identificador: codi que identifica lelement
- Nom de lelement: designaci normalitzada de lelement.
- Definici: text descriptiu de la informaci que sha de capturar en lelement.
- Consignaci: indicaci de si s obligatori o opcional informar de lelement.
- Aplicabilitat: nivell de descripci en qu lelement s aplicable. Es contemplen els segents
nivells: expedient o unitat documental composta
- Tipus de dades: tipus de dades amb qu sha de poblar lelement. Existeixen cinc modalitats:
--Booleans (si/no),
--Data,
--Nmero,
--Text / Vocabulari controlat. En aquest darrer cas, sindica lesquema de valors especfic.
-Valors: valors que pot prendre lelement
-Longitud del valor: Longitud del camp o interval de longitud que pot prendre
-Patr: indica si la informaci ha de seguir uns patrons preestablerts o normatives
especfiques
-Repetici: nombre de vegades que pot aparixer lelement en una instncia
-Fonts de lelement: presncia de lelement en altres esquemes de referncia (Vocabularis de
metadades i Moreq2).
-Comentaris: aclariments addicionals sobre el parmetre dinformaci

-Exemple: exemples que illustren laplicaci de lelement

Cobertura temtica
tipologias documentales de la administracin de la enseanza superior
Vocabularios controlados que se usarn:
- Idiomas
ISO 639-2 Names of languages: es la segunda parte del cdigo ISO 639, que forma las normas
internacionales de cdigos de lengua e incluye cdigos de tres letras para 460 lenguas. Est pensada
para las necesidades terminolgicas, pero tambin se dirige a aplicaciones bibliogrficas.
- Lugar y espacio
ISO 3166: ISO 3166 es un estndar internacional para los cdigos de pas y cdigos para sus
subdivisiones, publicado por la Organizacin Internacional de Normalizacin. Su propsito es
establecer cdigos reconocidos internacionalmente para la representacin de nombres de pases,
territorios o reas de inters geogrfico y sus subdivisiones.
-Tiempo
ISO 8601: La norma ISO 8601 especifica la notacin estndar utilizada para representar instantes,
intervalos e intervalos recurrentes de tiempo evitando ambigedades facilitando la migracin entre
distintas plataformas. Se sigue el criterio de especificar en orden primeramente los perodos de
tiempo ms largos y posteriormente los ms cortos.
- Documentacion administrativa para las universidades (a desarrollar)
El vocabulario que se va a desarrollar, tal como indica la norma ISO 15489 explicitar las
definiciones y el uso especfico de los trminos en la coleccin. Se crear un tesauro (scheme) que
especifique el significado de cada trmino y muestre las relaciones existentes con otros trminos y
que proporcione suficientes entradas para remitir a los usuarios de los trminos no aceptados a la
terminologa adoptada por la institucin.
rea de uso y aplicacin
Unidades administrativas, oficinas y departamentos de la administracin de la universidad Uxxx
integrada en el grupo de universidades espaolas
En este supuesto para la descripcin de la coleccin digital de expedientes acadmicos de Grado,
los usuarios y destinatarios principales son las Secretaras de las Facultades de la UC3M cuyas
funciones, entre otras, son;
Dar soporte administrativo a los rganos de gobierno del centro y enseanzas.
Informar y atender a los estudiantes.
Dar soporte a la elaboracin y la modificacin de los planes de estudios
Llevar a trmino los procesos de gestin acadmica: programacin y oferta acadmica, captacin i
acogida de estudiantes, acceso a 2n y 3r ciclo, matrcula, convalidaciones i reconocimientos de
crditos, becas, ttulos y premios extraordinarios.
Gestionar los expedientes de las enseanzas adscritas.
Encargarse de la logstica de les aulas.
Proponer convenios y gestionar los programas de movilidad.
Favorecer la insercin laboral (bolsa de trabajo), gestionar los convenios en prcticas y los de

cooperacin educativa.
Mantener el contenido acadmico del web del centro.