Captulo 1:

Introducir datos en las tablas

Biometric Access Control TCP/IP Access Control Device Fingerprint, RFID,

Passcode Access
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Objetivos del captulo 1, 2 y 3

Las relaciones en Access.
Integridad referencial.
Modificar datos ya introducidos.
La vista de Diseo y de Hoja de datos.
En captulos anteriores, hemos comentado que Access es una base de
datos relacional; en este captulo descubriremos qu son las relaciones entre
tablas y qu nos aporta el hecho de que estn relacionadas.

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Veremos los distintos tipos de relaciones y aprenderemos un concepto

nuevo: la integridad referencial.
Tambin veremos cmo introducir datos de varias tablas relacionadas a la
vez, cmo usar la hoja de datos para introducir nuestra informacin y cmo
modificar su apariencia para adecuarla a nuestras necesidades.
Las relaciones entre las tablas
Antes de empezar a introducir datos en las tablas, vamos a crear las
relaciones entre las tablas que ya hemos creado en el captulo anterior. Hay varios
motivos para hacerlo as:
Las relaciones facilitan la introduccin de datos. Bsicamente, si creamos
las relaciones entre las tablas, va a ser posible introducir datos de ms de una
tabla a la vez. Por ejemplo, a la vez que damos de alta un curso, podemos incluir
los alumnos que van a recibir dicho curso.

 En ocasiones, las relaciones obligan a que se introduzca un dato en la

tabla. Por ejemplo, es obligatorio introducir los campos clave de las tablas
relacionadas.
Si introducimos los datos en las tablas sin crear las relaciones, es ms
que posible que a la hora de crear dichas relaciones, tengamos problemas con
algn dato porque no cumpla las normas de dicha relacin. Esto provoca un
engorroso proceso de depuracin de las tablas, que podemos evitar definindolas
ahora.
Ya vimos en el captulo 1 que las relaciones entre tablas es la base de las
tablas relacionales, y nos permiten evitar la repeticin de datos en las tablas.
Tipos de relaciones
Cuando se trabaja con bases de datos relacionales, se pueden dar distintas
situaciones a la hora de relacionar datos de dos tablas.
Por ejemplo, en nuestro caso prctico, vemos que hay dos tipos de
relaciones distintas:
Hemos asumido que un curso slo lo imparte un profesor. Sin embargo,
un mismo profesor puede impartir varios cursos distintos. En estos casos, se habla
de una relacin del tipo 1-a-muchos, ya que 1 profesor puede impartir muchos
cursos.
Sin embargo, vemos que un alumno puede asistir a varios cursos y que,
evidentemente, cada curso tiene varios alumnos. En este caso, la relacin entre
los alumnos y los cursos es de muchos-a-muchos.
El trmino muchos aqu debe entenderse como posibilidad de que haya
ms de uno. Que un alumno concreto slo reciba un curso, no implica que no
pueda darse que un alumno asista a varios cursos.
Nota
Hay un tipo especial de relacin llamada de 1-a-1 que se usa muy poco. No
la veremos aqu.
Relaciones de 1 a muchos
ste es el tipo de relaciones ms normal en las bases de datos
relacionales. Como hemos dicho, un registro de una tabla (llamada tabla
principal) tiene relacin con varios registros de la otra tabla (llamada tabla

secundaria). Por ejemplo, un profesor puede impartir varios cursos. Por tanto, la
tabla principal sera la de profesores y la secundaria la de cursos.
Crear relaciones en Access
Aunque en un principio el tema de las relaciones se muestra muy
complicado de entender, con un ejemplo como el nuestro estamos convencidos de
que se aclararn las dudas.
Vamos a definir la primera relacin de nuestra base de datos. Lo haremos
entre las tablas Profesores y Cursos. Para definir las relaciones entre las tablas de
una base de datos realiza los siguientes pasos (asumimos que la base de datos
est abierta en Access):
1. Haz clic en la ficha Herramientasde bases de datos en la cinta de
opciones y observa el grupo de comandos Mostrar u ocultar.
2. Haz clic en el comando Relaciones de ese grupo. Aparecer la ventana
Relacionesy, delante, el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece el
cuadro Mostrar tabla, slo tienes que hacer clic en el comando del mismo nombre
de la ficha Herramientas de relaciones de la cinta de opciones.
3. En el cuadro de dilogo, haz doble clic en cada una de las tablas que
quieras relacionar. Nuestro consejo (hazlo ahora) es que hagas doble clic en todas
las tablas, aunque no participen en la relacin.
4. Al terminar, haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Mostrar
tabla.
5. Para crear una relacin entre dos tablas, arrastra el nombre del campo
que vas a usar para la relacin desde la tabla principal a la secundaria. Aparece el
cuadro Modificar relaciones.
6. Activa las casillas de verificacin (Exigir integridad referencial,
Actualizar en cascada y Eliminar en cascada) de este cuadro (figura 4.1).
7. Haz clic en Aceptar.

Figura 4.1. Cuadro Modificar relaciones con nuestra primera relacin

Realiza estos pasos ahora para crear la relacin entre las tablas Cursos y
Profesores. El campo que se utiliza para relacionarlas es el campo IdProfesor, que
nos permite identificar en cada curso al profesor que lo imparte. Recuerda que la
tabla principal en este caso es Profesores, ya que un profesor puede impartir
varios cursos.
Cuando termines, vers la ventana Relacionescon la primera relacin
creada. La figura 4.2 muestra todas las relaciones que vamos a crear en este
captulo. Observa ahora la existente entre las tablas Cursos y Profesores.

Figura 4.2. Las relaciones en nuestra base de datos

Nota

La ventana Relacionesse utiliza como cualquier otra de Windows. Al

terminar de definir todas las relaciones, cirrala usando el botn Cerrar.
Integridad referencial
En la secuencia de pasos para crear la relacin anterior, ha aparecido el
trmino integridad referencial. Este concepto de Access permite asegurarse de
que no se cometen errores a la hora de introducir datos en las tablas.
En concreto, cada casilla tiene su misin:
Exigir integridad referencial. Esta casilla indica que no puede existir un
campo en la tabla secundaria que no exista tambin en la tabla principal. Por
ejemplo, no podremos introducir un profesor (campo IdProfesor) en la tabla Cursos
que no exista en la tabla Profesores.
Actualizar en cascada. Cuando se modifica un valor del campo
relacionado en la tabla principal, automticamente dicho valor se modificar
tambin en todos los registros de la tabla secundaria en los que aparecezca. Por
ejemplo, si cambiamos el IdProfesor de uno de nuestros profesores,
automticamente se modificar en todos los registros de la tabla Cursos en los
que aparezca.
Eliminar en cascada. Si activas esta casilla, al eliminar un registro de la
tabla principal, automticamente se eliminarn todos los registros de la tabla
secundaria que estuvieran relacionados con l. Si eliminas un registro de un
profesor concreto, desaparecern todos los registros de la tabla Curso en lo que
estuviera dicho profesor.
Consejo
Nuestro consejo es que siempre marques todas estas casillas y que no
elimines registros de las tablas a menos que sea imprescindible. Si no vas a
contratar ms a un profesor, no hace falta eliminar su registro. Ocupa poco y se
evita perder informacin relevante.
Relaciones de muchos a muchos
Las relaciones de muchos a muchos se dan cuando varios registros de una
tabla pueden estar relacionados con varios registros de otra tabla (y viceversa).
Ya hemos visto un ejemplo, entre las tablas Alumnos y Cursos existe una
relacin de este tipo, ya que un alumno puede asistir a varios cursos, mientras que
en un curso siempre hay varios alumnos.

El problema es que Access no contempla este tipo de relaciones. Por tanto,

para crearlas, hay que utilizar una tabla especial, llamada tabla intermedia, que
permite simular esta relacin.
La figura 4.2 muestra las relaciones entre las tablas Alumnos y Cursos.
Observa que hemos utilizado la tabla AlumnosPorCurso para relacionar estas dos
tablas.
Esta tabla la hemos creado desde cero (no hace falta usar Plantillas de
tablas ni Plantillas de campos) porque slo contiene tres campos: uno
autonumrico como clave, otro para indicar el alumno y otro para indicar el curso
del que se trata. La figura 4.3 muestra su vista de diseo.

Figura 4.3. Vista de diseo de la tabla intermedia

Por tanto, lo que hemos hecho para crear una relacin de muchos-amuchos en Access es lo siguiente:
1. Hemos creado la tabla intermedia que va a relacionar las dos tablas
principales.
2. Hemos creado una relacin 1-a-muchos entre una de las tablas
principales y la tabla intermedia.
3. Hemos creado otra relacin 1-a-muchos entre la otra tabla principal y la
tabla intermedia.
Modificar y eliminar relaciones

Las relaciones hay que pensarlas bien desde el principio. Sin embargo, es
normal que cometamos algn error al crearlas y sea necesario modificarlas o,
incluso, borrarlas.
Para llevar a cabo estas tareas, realiza los siguientes pasos:
1. En la ficha Herramientasde base de datos, haz clic en el comando
Relaciones para abrir la ventana del mismo nombre que contiene las relaciones
existentes.
2. Si quieres eliminar una relacin, haz clic sobre la lnea que la representa
para seleccionarla y pulsa la tecla Supr. Access pedir confirmacin antes de
borrarla.
3. Si quieres modificar una relacin, haz doble clic sobre la lnea que la
representa y volvers a ver el cuadro de dilogo Modificar relaciones (figura 4.1).
Realiza los cambios deseados (por ejemplo, activa o desactiva las casillas de la
integridad referencial) y haz clic en Aceptar.