Ingeniera Industrial

Universidad de Valparaso
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE
REGISTROS
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DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO
ELABORADO POR:
Mauricio Valle
FECHA: 24-JUN-06
REVISADO POR:
Mauricio Valle
FECHA: 01-ABR-07
APROBADO POR:
Esteban Sefair
FECHA: 01-ABR-07
CDIGO: PC-02
ARCHIVO: pc02.doc
MODIFICACIN: 02

NDICE

1. PROPSITO

2. ALCANCE

3. LISTA DE DISTRIBUCIN

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

5. DEFINICIONES

6. DOCUMENTOS APLICABLES

7. EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

8. DESCRIPCIN DEL PROCESO

9. REGISTROS

10. ANEXOS

11. CONTROL DE MODIFICACIONES






Nota : El presente documento es de exclusive propiedad de Ingeniera Industrial Universidad de
Valparaso. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros sin la expresa
autorizacin del Director.
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DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO
1. PROPSITO

El propsito de este procedimiento es el de explicar cmo se establecen y mantienen los registros
generador por el sistema de calidad de la Escuela de Ingeniera Industrial UV para proporcionar evidencia
de la conformidad con los requisitos as como la operacin eficaz del sistema de calidad.


2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los registros generados por el sistema de calidad y que
estn relacionados con el sistema.


3. LISTA DE DISTRIBUCIN

El procedimiento de control de registros debe ser distribuida a las siguientes cargos:
a) Secretario de docencia
b) Jefe de Calidad
c) Secretaras


4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

4.1 El Representante de la Direccin ser el responsable de establecer, controlar y modificar todos los
registros correspondientes al sistema de calidad.

4.2 Los responsables de los procesos tanto documentados como no documentados, sern los responsables
analizar los registros y mantenerlos con la opcin de aplicar acciones correctivas con el objeto de cumplir
con las conformidades de los requisitos.


5. DEFINICIONES

No aplicable.




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6. DOCUMENTOS APLICABLES

El procedimiento de control de registros se aplica a los siguientes documentos:

a) Manual de Calidad
b) Procedimientos documentados
c) Procedimiento para el control de registros PC-02


7. EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

No aplicable.


8. DESCRIPCIN DEL PROCESO

8.1. Creacin, mantencin y llenado
Cada registro es confeccionado y/o generado por los usuarios del Sistema de Gestin y de acuerdo
a los procedimientos establecidos del sistema, tanto los administrativos como los de control. La mantencin
y llenado de tales registros ser realizado por cada responsable de los mismos de acuerdo a lo que estipule
los procedimientos administrativos y de control que le sean aplicables.
Se dispondr en un registro RE-08 Lista de Registros del Sistema de Gestin, el cual deber estar
actualizado conteniendo: identificacin del registro, nombre del registro, tiempo de permanencia, ubicacin,
responsable y procedimiento que lo origina.

8.2. Identificacin
Para su identificacin los registros de control del Sistema de Gestin de la Calidad controlados
directamente por el Representante de la Direccin se les asignara el cdigo RE, seguido con el numero
que lo identifica, empezando con el 01, consecutivamente segn su construccin y separados con un guin.

8.3. Almacenamiento
El almacenamiento de cada registro quedar sujeto a disposicin del responsable del procedimiento
que origin el registro. Esto rige en particular, para los procedimientos administrativos. Para los
procedimientos de control del Sistema, los registros quedarn almacenados en carpeta fsica bajo control del
Representante de la Direccin o, en formato digital bajo control del Representante de la Direccin.


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8.4. Recuperacin
La persona responsable de los procedimientos que originan los registros deber tener accesible e
identificable los registros histricos y actuales, tanto aquellos que estn en formato de papel (en carpetas
fsicas) como aquellos que se encuentran en formato digital.

8.5. Proteccin
Los registros estn disponibles para cualquier administrativo del Sistema de Gestin de la Calidad
de la Carrera de Ingeniera Industrial Universidad de Valparaso previa autorizacin del encargado del
registro.
En los casos que un docente, alumno o administrativo lo solicite, podrn tener acceso a estos ya sea
electrnicamente o como sea solicitado, previa autorizacin del responsable del registro o el Representante
de la Direccin, si corresponde.

8.6. Disposicin
En el registro RE-08 se indica el tiempo de permanencia de cada registro, el cual deber ser
guardado por dicho periodo por la persona responsable de dicho registro.
Una vez expirado el plazo de vigencia del documento, el encargado del registro deber eliminar
aquellos registros que han expirado en el plazo indicado.


9. REGISTROS

a) Listado de Registros del Sistema de Gestin de la Calidad RE-08


10. ANEXOS

No aplicable.


11. CONTROL DE MODIFICACIONES

N de
modificacin
Fecha de
modificacin
N de
pgina
Alcance de la modificacin
01 22.03.07 3; 4
En creacin, mantencin y llenado, se da alusin a la responsabilidad de cada
persona con el registro de acuerdo al procedimiento que lo origina.
En identificacin, se cambia la nomenclatura de registro de FO a RE.
En almacenamiento, se determina la forma y modo de almacenar segn sean
registros originados de procedimientos administrativos o de control del sistema.
En recuperacin, se especifica que el modo de operar segn el registro se
encuentre en formato en papel o en digital.
En proteccin, se especifica que aquellos registros en formato digital en pgina
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web estarn protegidos contra escritura.
Se incorpora el registro RE-08, en el cual se encuentra la lista de todos los
registros del sistema, con su tiempo de permanencia, ubicacin, responsable y
procedimiento que lo origina.
02 01.04.07 4
En el apartado de proteccin, se elimina la necesidad de proteger contra
escritura electrnicamente los registros (generado de los procedimeintos de
control) ya que stos quedarn bajo responsabilidad directa del Representante
de la Direccin y no de la pgina web operada externamente.