EMPRENDIMIENTO Y GESTION

COLEGIO DE BACHILLERATO EMILIANO ORTEGA ESPINOZA

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Introduccin a la Administracin a las Or!ani"acion#s
Lcdo$ %austo Macas Pardo$
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INDICE TEMATICO
INTRODUCCION
I. ADMINISTRACIN
A. Nivel de Anlisis de la Administracin
B. Enfoques de la Administracin
C. Objetivos de la Administracin
D. La Administracin como Proceso
E. Funciones y reas Funcionales
1. reas o Funciones Bsicas
2. reas o Funciones de Servicios Auxiliares
F. Ciencias de la Administracin
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I. ADMINISTRACIN
La Administracin es un conjunto de conocimientos pertenecientes
al campo de las ciencias sociales que estudia la direccin y el funcionamiento de
todo tipo de organizaciones: privadas, pblicas y Organizaciones No
Gubernamentales (ONGs). Tambin se ocupa de otros sistemas administrables,
tales como proyectos u otros emprendimientos generados por individuos (Plan
Estratgico Vitivincola, Programa de Jefes y Jefas de Hogar, radicacin de una
planta industrial, etc.).
La Administracin es el rgano de la institucin. Carece de funcin
propia y en realidad no tiene existencia autnoma. Nada signifca la Administracin
separada de la institucin a la cual sirve.
A. Nivel de Anlisis de la Administracin
Comprende dos niveles de anlisis:
1. Anlis is T e rico: Nos permite a nivel cientfco explicar el comportamiento de
las organizaciones en general.
2. T e cno logas de c o ndu c c in: Estas tecnologas son aplicables para optimizar
EFICACIA, EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD O RESULTADOS (econmico,
social o de otra naturaleza) en las diversas reas de una organizacin.
EF I C ACIA: Es el cumplimiento de los objetivos.
EF I C IENCIA: Es el logro de las metas con la menor cantidad de
recursos.
PR O D U C T I VID A D : Es la relacin producto-insumos en un perodo
especfco con la debida consideracin de la calidad. Esto puede
expresarse de la siguiente manera:
Producto
Productividad = (en un perodo especfco y considerando
Insumos la calidad)
Esta frmula indica que la productividad puede elevarse:
1. Incrementando los productos con los mismos insumos.
2. Reduciendo los insumos pero manteniendo los mismos
productos.
3. Incrementando los productos y reduciendo los insumos para
obtener un cambio favorable en la relacin entre ellos.
Figura A1
Efciencia y eficacia
En la Administracin
Efciencia (medios) Efcacia (fnes)
Uso de Recursos Logro de Metas
Desperdicio alto Desperdicio bajo Logros altos Logros bajos
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Administracin
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La Administracin se
esfuerza por: Desperdicio
bajo de recursos (alta
eficiencia) logro alto de
metas (alta eficiencia)
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Las organizaciones hacen uso de varios tipos de insumos, como fuerza
de trabajo, materiales y capital. La productividad de fact o r t o tal combina varios
insumos para obtener un insumo compuesto. Antes, los programas de elevacin de
la productividad se dirigan fundamentalmente a los trabajadores. Sin embargo, la
mayor oportunidad para el incremento de la productividad reside sin duda en el
trabajo intelectual, especialmente en elcaso de la administracin. La
productividad implica efcacia y efciencia en el desempeo individual y
organizacional.
Concebida de esta manera, la Administracin se convierte en una disciplina
con valor estratgico para:
el crecimiento econmico,
el desarrollo social,
el mejoramiento de las condiciones de vida y
la adaptacin al proceso de cambio.
Por lo tanto, la Administracin es un factor del desarrollo econmico y
social. Este es el resultado de la Administracin. Dondequiera que hemos aportado
nicamente los factores econmicos, especialmente el capital, no promovimos el
desarrollo. En los pocos casos en que hemos podido generar energas gerenciales
conseguimos un rpido desarrollo. En otras palabras, el desarrollo es cuestin de
energas humanas que ms que de riqueza econmica. La creacin y orientacin de
las energas humanas es un problema de Administracin. La administracin es
impulsor; y el desarrollo la consecuencia.
B. Enfoques de la Administracin
En el campo acadmico como en el campo profesional, encontramos
enfoques orientados a diferentes espacios de la disciplina:
a. Enfoque R educido: Relaciona la Administracin exclusivamente con
el campo de aplicacin vinculado con el funcionamiento de la
empresa privada de negocios. Esta visin se destaca en el ejercicio
profesional, en la bibliografa, en los programas de estudio y en
seminarios y cursos.
b. Enfoque Ampliado: Vincula la Administracin con organizaciones
emprendimientos en general, que requieren generar capacidad para
transformar objetivos en resultados.
C. Objetivos de la Administracin
La Administracin estudia las actividades dentro y entre sociosistemas, y
su objetivo es la bsqueda permanente de respuesta a dos interrogantes:
Qu es una Organizacin?
Cules son los mecanismos que hacen que funcione bien?
Hay tres tareas, tienen la misma importancia pero son esencialmente
diferentes, deben ser ejecutadas por la administracin para que la institucin a su
cargo pueda funcionar y realizar el aporte que le corresponde:
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1) Perseguir el propsito y la misin especfca de la institucin
2) Obtener un trabajo productivo y lograr que el trabajador consiga
resultados.
3) Encauzar las infuencias y las responsabilidades sociales.
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D. La Administracin como Proceso
La Administracin es un proceso. (un proceso es una forma sistemtica de
hacer las cosas). Esto implica que todos los gerentes, sean cuales fueren sus
aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades
interrelacionadas con propsito de alcanzar las metas que desean. Este proceso
tiene cuatro actividades bsicas:
1) Planifcacin. Los gerentes usan la lgica y los mtodos para
analizar metas y acciones.
2) Organizacin. Los gerentes ordenan y asignan el trabajo, la
autoridad y los recursos para alcanzar las metas organizacionales.
3) Direccin. Los gerentes dirigen, infuyen y motivan a los empleados
para que realicen las tareas esenciales.
4) Control. Los gerentes se aseguran de que la organizacin se dirige
hacia los objetivos organizacionales.
Cuadro D1
Tiempo dedicado al desempeo
De las funciones administrativas
Jerarqua
Organizacional
C
!
D !
Alto
L R
" #
Nivel
A $
R %
# A
& R
" #
C !
' "
C L
Nivel intermedio
" (
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de administracin
C A
!
A C
#
C "
" !
Supervisores de primera lnea ! #
#
El proceso de administrar no entraa cuatro series de actividades
independientes, o ligeramente relacionadas, sino un grupo de funciones
interrelacionadas.
Debe fjar objetivos en ocho reas fundamentales:
Comercializacin
Innovacin
Organizacin humana
Recursos Financieros
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Recursos Fsicos
Productividad
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Responsabilidad Social
Requerimientos Gananciales
Los objetivos en estas reas fundamentales nos permiten hacer cinco cosas:
1. Organizar y explicar la gama total de fenmenos de la
empresa en un reducido nmero de enunciados generales.
2. Comprobar estos enunciados en la experiencia concreta.
3. Predecir el comportamiento
4. Apreciar la validez de las decisiones cuando an se est
adaptndolas.
5. Permitir que los gerentes de todos los niveles analicen su
propia experiencia y por lo tanto mejoren su desempeo.
La Administracin est convirtindose rpidamente en el recurso
fundamental de los pases En Desarrollo y en la necesidad bsica de los
pases Desarrollados. La Administracin y Los Gerentes estn pasando de la
condicin de preocupacin especfca de la Organizacin a la de rganos
peculiares de la sociedad desarrollada. La Administracin tender cada vez
ms a preocuparse tanto de la expresin de creencias y valores bsicos
como la obtencin de resultados mensurables. Tender paulatinamente a
representar tanto la CALIDAD DE LA VIDA de una sociedad como su NIVEL
DE VIDA.
E. Funciones y reas Funcionales
Las organizaciones se pueden definir desde un punto de vista operacional,
como un conjunto de r e as F unc io na les que actan en forma integrada con el
objeto de lograr un resultado.
Llamamos r e a F u nci o nal a un grupo de actividades que tienen las mismas
caractersticas operativas. En las empresas u organizaciones se distinguen las
siguientes reas o funciones:
1. reas o Funciones Bsicas:
a. Fu n ci o n e s Fi n es: Son aquellas funciones que justifcan la existencia de
la organizacin.
1. Prod u cc i n : Comprende las actividades que se realizan para la
elaboracin del producto o prestacin del servicio, podemos
identifcar las siguientes funciones:
Investigacin y desarrollo de productos
Ingeniera Industrial, planeamiento del uso del recurso
humano, instalaciones, maquinarias y herramientas.
Ingeniera de fbrica, determinacin de las
especifcaciones sobre instalaciones, edifcios, servicios y
mantenimiento de los mismos.
Planeamiento y control del proceso de produccin,
preparacin y fscalizacin del cumplimiento del
calendario de produccin y dems instrucciones
adicionales necesarias para llevar a cabo las rdenes de
produccin.
Compras, obtencin de materias primas, materiales e
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insumos necesarios para las operaciones de la empresa.
Fabricacin, manufactura de los productos a vender
cambiando las formas, composicin y combinacin de
materiales.
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Almacenes, guarda y despacho de los insumos utilizados
para la fabricacin del producto y de los productos
terminados.
Control de produccin, establece los lmites aceptables de
variacin en los atributos cualitativos y cualitativos de la
produccin e informa sobre el estado en que se mantiene
el producto dentro de esos lmites.
2. C o me r cial izac i n: Comprende las actividades dirigidas a colocar
la produccin en el mercado consumidor, podemos identificar las
siguientes funciones:
Determinacin del producto
Entender en las actividades de publicidad y promocin
Actividades de distribucin del producto
Intervencin en la determinacin de precios y condiciones
de venta.
Direccin de las operaciones de venta
Defnir las distribucin fsica de los productos
Realizar las tareas de investigacin en comercializacin
b. Fu n ci o n e s Med ios: Comprende las reas que apoyan la realizacin de
las funciones fnes.
1. P e rs o nal: Comprende las actividades de Obtencin, Mantencin y
Utilizacin de los Recursos Humanos, para el logro de los
objetivos de la Organizacin.
Estas actividades requieren realizar Anlisis de cargos, Seleccin
de personal, entrenamiento, remuneraciones, capacitacin,
relaciones con los sindicatos. Etc.
2. Finanzas: Comprende las actividades de obtencin y aplicacin
de los fondos de la empresa:
Planifcacin de las necesidades de fondos y proyeccin del uso
de los mismos.
Negociacin con el mercado fnanciero y acreedores.
Conduccin de las actividades relacionadas con el
otorgamiento de crditos y cobranzas
Administrar coberturas de seguros
Atencin de las obligaciones impositivas
Atender las actividades de tesorera.
3. I n fo rmtica: Comprende la registracin, almacenamiento,
procesamiento y recuperacindeinformacinsobrelas
actividades y los recursos humanos y materiales de la
Organizacin. Las actividades que comprende esta funcin son el
Anlisis de sistemas, Programacin y Operacin.
4. Re lac io n es P bli c as: Comprende la elaboracin y puesta en
prctica del programa destinado a lograr la comprensin u
aceptacin del pblico. Para llevar adelante esta labor deben
llevarse adelante Relaciones con la Comunidad, los socios, el
personal, proveedores, clientes, el estado, otras empresas, otras
organizaciones, el asesoramiento legal y la representacin
jurdica.
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2. re a s o Funcion e s de Serv icios A u x ilia re s: Tienen la misma naturaleza de
apoyo que las funciones medios:
a. Secretara
b. Mayordoma
c. Maestranza
d. Seguridad
F. Ciencias de la Administracin
La Administracin podra ser concebida como una Ciencia que estudia
a las empresas y las Organizaciones con fnes descriptivos, para comprender
su funcionamiento, su evolucin, su crecimiento y su conducta
Como existen distintos tipos de organizaciones con problemticas
especfcas, y como dentro de todas ellas y de los sistemas aparecen reas,
partes o subsistemas interdependientes pero con identidad propia que
tambin son administrados, con funciones especfcas y con tcnicas y
gestin de recursos propios, surgen las C iencias Adm inistrativas como
disciplinas derivadas, pero complementarias, en una realidad y en un medio
continuamente cambiantes, conformndose una red compleja, multifactica,
multidireccional e integrada.
Sobre la base de este conocimiento, la Ciencia de la Administracin
genera hiptesis que permiten un nivel prescriptivo o normativo,
ntimamente vinculado con la tcnica de la Administracin, que trata de
conducir a los objetivos fjados, generando las aplicaciones de las distintas
herramientas existentes para su consecucin tal lo que se desarrolla en las
empresas.
Las Ciencias de la Administracin son herramientas que tienen un
elevado potencial de aporte. Un Administrador necesita saber qu puede
esperar de las Ciencias de la Administracin y el modo de utilizarlas como
herramientas administrativas. Necesita ante todo entender cul es el
propsito de la Ciencia de la Administracin, y cul es el trabajo que debera
realizar. Luego, tienen que saber qu aportes pueden esperar de ellas.
A travs de la Ciencia de la Administracin se subrayan las tcnicas ms
que los principios, la mecnica ms que las decisiones, los instrumentos
ms que los resultados; y sobre todo, la efciencia de la parte ms que el
desempeo del conjunto. Luego aparecen otras disciplinas que se ocupan de
una parte de la realidad, para entenderla con el objeto de controlarla o
transformarla.
La Organizacin basada en el conocimiento exige una clara autoridad de
decisin. Impone pensar con claridad cules son los lugares propios de cada
decisin. La Organizacin basada en el conocimiento es mucho ms
compleja que la simple Organizacin de lnea a la cual sustituye. La
Organizacin basada en el conocimiento tambin est destinada a afrontar
riesgos ms graves. Es una Organizacin que elabora decisiones.
La primera tarea de la Ciencia de la Administracin, si quiere ser capaz
de realizar aportes en lugar de deformar y desorientar, es por lo tanto defnir
la naturaleza especfca de su contenido.
Para lograr productividad en las Ciencias de la Administracin los
cientfcos de la disciplina deben cumplir las siguientes exigencias y
expectativas:
1. Comprobar los supuestos
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2. Identifcar las preguntas que corresponden formular
3. Formular alternativas ms que soluciones
4. Centrar la atencin en la comprensin ms que en las frmulas.
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Todas se basan en el supuesto de que las Ciencias de la Administracin no son
mtodos de cmputo, sino instrumentos de anlisis. Todas suponen que su
propsito es contribuir al diagnstico.