PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una
actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico.
Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin
y control. Constituyen el proceso de la administracin. Una expresin sumaria de estas funciones
fundamentales de la admn.. es:
1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse.
2. LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y
reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con
voluntad y entusiasmo.
4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.
PLANEACION.-
para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos
que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita
hacerse? Cundo y como se har? Cuales sern los necesarios componentes del trabajo, las
contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrn integrando predeterminando
de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia
delante.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
b. Pronosticar.
c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo.
d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y
mejores de desempear el trabajo.
f. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
g. Anticipar los posibles problemas futuros.
h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
ORGANIZACIN.
Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hallan sido determinadas, el paso
siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo entre
los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del
trabajo esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes,
las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles.
Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un mnimo de gastos o un
mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se alcance algn objetivo similar, si el grupo es
deficiente ya sea en l numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales
miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia
relacin con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN.
a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)
b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
d. Aclarar los requisitos del puesto.
e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn..
g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
h. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.
EJECUCIN.
- Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es
necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que los
miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el
grupo en accin estn dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo
mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN.
a. Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin.
b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c. Motivar a los miembros.
d. Comunicar con efectividad.
e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo.
h. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.
CONTROL.-
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s esta haciendo para
asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.
Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin
exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias,
malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para
que se emprenda una accin correctiva.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
a. Comparar los resultados con los planes generales.
b. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.
c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medicin.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
INTERRELACIN ENTRE LAS FUNCIONES
En la practica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo entrelazadas e
interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina) antes que se inicie la
siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la
situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el
proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a
continuacin de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo especifico. Tpicamente el gerente se haya involucrado en
muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresin
de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvez esta actuando con todo propsito
y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones mas que en otras,
dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes
que otras puedan ponerse en accin.
La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las
suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el
vaci debe haber algo que controlar.
En realidad, la planeacin esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera
los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada funcin
fundamental de la admn.. afecta a las otras y todas estn relacionadas para formar el proceso admvo.
PLANEACION.- Un comn denominador de todos los individuos y organizaciones de xito es que
establecen metas identificables, realista pero retadoras y luego formulan planes para alcanzarlas.
La esencia de la admn. Es alcanzar una meta declarada. Si no se busca un propsito o resultado final, no
hay justificacin para la planeacin administrativa. Siglos atrs el filosofo romano Sneca expreso "Si
un hombre no sabe a que puerto se dirige ningn viento le es favorable".
Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que esta tratando de alcanzar. Por supuesto, pero
desde el punto de vista practico, los objetivos tienden a perderse en el trafico de la actividad admva. Sus
identidades se obscurecen, la actividad se confunde con el logro y el nfasis sobre que hacer obscurece
por completo lo que tiene que lograrse. Un buen gerente siempre debe estar haciendo la pregunta Que
estoy tratando de lograr? Porque?




EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solucin a un problema administrativo, en el
encontraremos problemas de organizacin, direccin y para darle solucin a esto tenemos que tener una
buena planeacin, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo
menos trabado posible.
Para que el proceso administrativo que se lleve a cabo sea el ms indicado se deben tomar en cuenta una
serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos importantes, por mencionar algunos estn, las
metas, estrategias, polticas, etc.
La tcnica de planeacin y la organizacin son partes fundamentales en el proceso ya que ah radica la
complejidad del mtodo que se utilice pues al ser los pasos con ms cantidad de deberes se vuelve un
poco ms complicado tener el control, pero en estos pasos existen ms sub-categoras que no deben
permitir que el procedimiento se salga de control, segn lo que dice la lectura podemos decir que el
procedimiento se basa en un programa centralizado que delega funciones conforme va bajando el nivel de
autoridad, esto quieres decir que cada parte tiene una funcin especfica y que si hubiera falla alguna en
cualquiera de estos pasos sera difcil lograr un procedimiento limpio y eficiente.

Concepto
La Administracin (lat. ad, hacia, direccin, tendencia, subordinacin, obediencia) es la ciencia social y
tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de una organizacin, con el fin de obtener el
mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo de los fines
perseguidos por la organizacin.
Administracin moderna de una organizacin, centrada en la estrategia y enfocada a las necesidades del
cliente. Otras definiciones de Administracin (segn varios autores):
La administracin como una ciencia social compuesta de principios, tcnicas y prcticas y cuya
aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo", a travs
de los cuales se puede alcanzar propsitos comunes que individualmente no es factible lograr.

MODELOS DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Conceptos de varios autores
Desde aos atrs en la historia siempre ha existido la nocin de administracin y con ella de planeacin.
Pero es una nocin inconsciente, pues una vez comienza a plasmarse el pensamiento administrativo, se
empieza a percibir la importancia de la planeacin.
Muchos autores se han preocupado por la funcin de planeacin y han desarrollado sus propias
definiciones, aunque lo expresan diferente, guardan elementos comunes; todos ellos coinciden en
considerar que la planeacin se convierte en la funcin fundamental del proceso administrativo para la
supervivencia de la empresa:
Segn Daft (2004) define La administracin es la consecucin de metas organizacionales en forma
adecuada y eficaz planeando, organizando dirigiendo y controlando los recursos. Esta definicin contiene
dos ideas importantes:1) Las cuatro funciones: planear, organizar dirigir y controlar; 2) La consecucin de
las metas organizacionales en forma adecuada y eficiente. Los ejecutivos usan muchas habilidades para
cumplir las funciones anteriores. En la figu
Daft (2004).


Segn Chiavenato (2000) establece que las funciones del administrador, en conjunto conforman el
proceso administrativo. La planeacin, organizacin, direccin y control consideradas por separados,
constituyen las funciones administrativas que al ser vistas como una totalidad para conseguir los
objetivos, conforman el proceso gerencial.
Fayol
Afirma que la Toma de Decisiones tambin hace parte de las funciones de la organizacin. Seal cmo
las funciones del administrador la prevencin, organizacin, coordinacin y control, que expresado en
trminos ms actuales no es otra cosa que la planeacin, organizacin, direccin y control.
Koontz Odonnell
Junto a Terry apoyan a Fayol al decir que la previsin es la base de la planeacin. Considera la planeacin
como: una funcin administrativa que consiste en seleccionar entre diversas alternativas los objetivos,
las polticas, los procedimientos y los programas de una empresa.
Agustn Reyes Ponce
Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn
de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros
necesarios para su realizacin.
Josseph L. Massie
Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las alternativas, cursos de accin a
partir de los cuales establece los objetivos.
Burt K. Scanlan
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un
mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
George R. Terry
Es la seleccin y relacin de hechos as como la informacin y el uso de suposiciones respecto al futuro
en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se creen son necesarias para alcanzar
los resultados deseados.
Planeacin
Planear implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y que basan sus
actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una estrategia
general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de Planes para coordinar las
actividades. Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?).
La planeacin es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados que
pretende alcanzar el grupo social.
Determinan planes ms especficos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se
subordinan a los Planes Estratgicos.
La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que
constantemente est experimentando, cambios tecnolgicos, econmicos, polticos, sociales, culturales.
Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn
de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos.

Planeacin elementos:
Propsitos Investigacin- Estrategias - Polticas
Procedimientos Programas Presupuestos - Cursos de accin
Las organizaciones
Son estructuras sociales diseadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos de la gestin del
talento humano y de otro tipo. Estn compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen
funciones especializadas. Convenio sistemtico entre personas para lograr algn propsito especfico. Las
organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administracin, a su vez de otras disciplinas
como la Sociologa, la Economa y la Psicologa.
Grupo social compuesto por personas, tareas y administracin, que forman una estructura sistemtica de
relaciones de interaccin, tendientes a producir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una
comunidad dentro de un entorno y as poder satisfacer su propsito distintivo que es su misin.
Organizacin: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o ms
personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin. Una organizacin
slo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente
para obtener un objetivo comn. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que
han de respetar todos sus miembros, y as generar el medio que permite la accin de una empresa. La
organizacin es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y
financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propsitos.
Direccin
Concepto de direccin administrativa:
En esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realizacin de
planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicacin, la supervisin y la
motivacin.
Los elementos del concepto son:
1.- ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
2.-motivacin.
3.-gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados.
4.-comunicacin.
5.-supervisin.
6.-alcanzar las metas de la organizacin.
rdenes
Consiste en el ejercicio de la autoridad, pro el que un superior transmite a un inferior, subordinado al, la
iniciacin de que una situacin particular y concreta debe ser modificada. Lo que caracteriza a la orden,
es pues, al referirse al cambio de una situacin particular y concreta.
Control
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos
planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar
cul es la situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los
hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el
desempeo general frente a un plan estratgico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto se revisara algunos
planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a
fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin,
organizacin y direccin, y lo que la precede.
Tambin hay otras connotaciones para la palabra control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
Interrelacin entre las funciones
En la prctica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo entrelazadas e
interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina) antes que se inicie la
siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la
situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el
proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a
continuacin de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo especfico. Tpicamente el gerente se haya involucrado en
muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresin
de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez est actuando con todo
propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones ms que en
otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse
antes que otras puedan ponerse en accin.
Las funciones fundamentales en el que hacernos se ejecutan en forma independiente una de otra sino que
se entrelazan entre s. Forman de esta manera una interrelacin entre las mismas, de tal forma que la
ejecucin de una influye sobre los dems.
Coordinacin
Garantizar la disponibilidad del personal, a todos los procesos de la empresa bajo los criterios de la
organizacin y racionalidad definidos que contribuyan a la productividad organizacional.
Garantizar la gestin efectiva del presupuesto aprobado para el proceso de diseo de la organizacin
efectiva con el fin de ejecutarlo segn los lineamientos econmicos de la empresa.
Consolidar y actualizar permanentemente los guiones organizacionales para dar cumplimiento al
alineamiento organizacional desarrollando mayor rentabilidad y mejores prcticas de negocio.
Coordinar es establecer la armona entre todos los actos de una empresa de manera de facilitar su
funcionamiento y procurar el buen xito.
Es dar al organismo material y social de cada funcin las proporciones convenientes para que sta pueda
cumplir su misin en forma segura y econmica.