La gestin de proyectos es una disciplina de gestin que se est implantando de forma
generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicacin de conocimientos, metodologas, tcnicas y herramientas para la definicin, planificacin y realizacin de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades !e forma general, se puede considerar a la gestin de proyectos como una apro"imacin sistemtica y estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes #unque es una disciplina que no se puede datar con e"actitud $se realizan proyectos desde el inicio de la humanidad% es a partir de &'() cuando las organizaciones empiezan a utilizar sistemticamente tcnicas y herramientas de direccin de proyectos en proyectos complejos de ingeniera *o cabe duda que el director de proyecto no slo debe conocer las herramientas ms tcnicas de la direccin de proyectos sino que debe utilizar sus habilidades humanas para alinear los intereses del equipo de trabajo con los objetivos del proyecto # lo largo de este documento se abordarn los conceptos principales de la disciplina de direccin de proyectos !efinicin de +royecto !e acuerdo con la *orma Internacional I,- &)))., el proyecto se puede definir como aquel proceso /nico, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos y requerimientos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos 0l +roject 1anagement Institute $+1I%, referente mundial en metodologas de direccin de proyectos, establece el proyecto como un esfuerzo de carcter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio /nico !e esta manera los proyectos e"isten para llevar a cabo un producto o servicio que no e"ista antes 0n este sentido un proyecto es siempre /nico +or ejemplo 2ord 1otor 3ompany se encuentra en el sector del dise4o y fabricacin de coches 3ada modelo que 2ord dise4a, construye y prueba se puede considerar como un proyecto Los modelos difieren los unos de los otros por sus prestaciones y el mercado al que estn orientados ,in embargo una vez se ha dise4ado, construido y verificado un modelo y se pasa a la fase de fabricacin en serie podemos hablar entonces de una operacin +or otra parte el estndar +5I*30 de gestin de proyectos define un proyecto como un 6entorno de gestin que es creado con el objeto de entregar uno o mas productos de acuerdo a un plan de negocio dado7 !e estas definiciones se pueden sacar distintas conclusiones acerca de los requerimientos que un proyecto debe satisfacer +or un lado se introduce la definicin de proceso y considera que un proyecto estar constituido por un conjunto de actividades perfectamente coordinadas y controladas +or otro lado introduce la naturaleza temporal del proyecto estableciendo que el proyecto se caracteriza por tener unas determinadas fechas de comienzo y de finalizacin y da a entender que el proyecto consiste en partes o actividades que cumplen una determinada secuencia lgica de actividades situndolas en el tiempo y en el espacio 8emporal no necesariamente significa de corta duracin 0n general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto9 la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero $por ejemplo una pirmide egipcia poda ser construida en :) a4os para perdurar durante siglos% +or otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales, econmicos y ambientales que durarn mucho ms que los propios proyectos #simismo establece que la finalidad del proyecto es la de satisfacer unos requerimientos especficos de acuerdo a unos objetivos establecidos +or /ltimo la definicin hace referencia a que el proyecto se realiza de acuerdo a unas limitaciones de tiempo, coste y calidad !e las definiciones anteriores puede concluirse que los proyectos tienen las siguientes caractersticas; 0s un proceso /nico constituido por subprocesos y actividades coordinadas con objeto de realizar uno o ms productos ,on de naturaleza temporal caracterizndose por tener fechas de comienzo y terminacin determinadas +recisan de una cantidad de recursos determinada y de una estructura organizacional con roles y responsabilidades predefinidos para realizar los productos antes mencionados de acuerdo a ciertos requisitos $calidad, plazos, costes% #l tratarse de un proceso /nico, mayor relevancia de los riesgos !ado que el producto o servicio no e"iste en el momento de iniciarse el proyecto ya que se desarrolla a medida que ste se ejecuta, lo /nico verdaderamente fijo es el cliente y sus necesidades, debiendo estar el producto del proyecto subordinado a estas necesidades 0l resultado global del proyecto es un +roducto o un ,ervicio y puede ser de cualquier naturaleza; una aeronave, una batidora, un hotel, la implantacin de una herramienta informtica, el desarrollo de un sistema de gestin de la calidad, una patente, la preparacin de una tesis doctoral, la creacin de una empresa o negocio, etc 0stos +roductos o ,ervicios son siempre /nicos, aunque en ellos e"istan partes iguales o similares a otros +or ejemplo construir la 1<) en 1adrid contiene elementos que han sido utilizados en otros proyectos en los que se ha soterrado carreteras, sin embargo la complejidad del mismo, soterrando gran parte de la circunvalacin madrile4a, hacen no slo considerarlo como un proyecto sino como un megaproyecto 0n la tabla & se muestran diferentes categoras de proyectos utilizando como criterio de clasificacin el producto de proyecto obtenido 0n la gestin de proyectos se suele hablar de la triple restriccin $alcance, coste y tiempo% 0sto significa que los proyectos se deben llevar a cabo respetando el presupuesto y tiempos asignados cumpliendo las e"pectativas del cliente y sponsor del proyecto $respectando alcance, calidad, operabilidad, etc% 0n definitiva, se puede considerar a un proyecto como una transformacin que realiza un determinado grupo de individuos, en un plazo de tiempo definido, de una idea, que se establece basndose en unos requisitos o necesidades, en una realidad, producto o servicio, dentro de un conte"to tecnolgico determinado y utilizando recursos limitados y con carcter temporal Direccin de Proyectos vs Direccin Estratgica y de Operaciones Las organizaciones realizan trabajos con el propsito de alcanzar una serie de objetivos 0n muchas organizaciones, el trabajo puede clasificarse como proyecto u operaciones 0stos dos tipos de trabajo comparten determinadas caractersticas; son realizados por individuos, estn limitados por restricciones, son planificados, ejecutados, supervisados y controlados, y son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de la organizacin o los planes estratgicos Los proyectos y las operaciones difieren principalmente en que las operaciones son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos Los proyectos son temporales y tienen un final +or el contrario, las operaciones son continuas y sostienen la organizacin a lo largo del tiempo Las operaciones no terminan cuando alcanzan sus objetivos actuales sino que, por el contrario, siguen nuevas direcciones para apoyar los planes estratgicos de la organizacin 3omo consecuencia, por lo general e"iste una cantidad significativa de interacciones entre los departamentos operativos y el equipo del proyecto, dado que trabajan juntos para alcanzar los objetivos del proyecto =n ejemplo de esto es la creacin de un proyecto para redise4ar un producto 0l director del proyecto puede trabajar con varios directores operativos para investigar las preferencias de los consumidores, elaborar especificaciones tcnicas, construir un prototipo, probarlo e iniciar la fabricacin del producto 0l equipo de proyectos interactuar con los departamentos operativos para determinar la capacidad de produccin del equipo actual o para establecer el momento ms propicio para transferir las lneas de produccin a la fabricacin del nuevo producto # menudo, los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratgico de una organizacin +or lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o ms de las siguientes consideraciones estratgicas; demanda del mercado $por ejemplo, una compa4a automotriz que autoriza un proyecto para construir automviles elctricos en respuesta a la escasez de combustible%, oportunidad estratgica>necesidad comercial $por ejemplo, un centro de formacin que autoriza un proyecto de creacin de un curso nuevo, para aumentar sus ganancias%, solicitud de un cliente $por ejemplo, una empresa elctrica que autoriza un proyecto para construir una nueva subestacin a fin de abastecer un nuevo parque industrial%, adelantos tecnolgicos $por ejemplo, una compa4a de productos electrnicos que autoriza un proyecto nuevo para desarrollar un ordenador porttil ms peque4o, ms econmico y ms potente, a partir de adelantos en materia tecnologa electrnica%, y requisitos legales $por ejemplo, un fabricante de productos qumicos autoriza un proyecto para establecer las pautas de manipulacin de un nuevo material t"ico% El Contexto de los Proyectos 8odo proyecto es parte de un determinado conte"to social, tecnolgico y organizacional que afecta e impone restricciones a su desarrollo Las restricciones impuestas pueden ser de diversos tipos; organizacionales, tecnolgicas, legales, medioambientales, estratgicas, tipo de proyecto, etc #s, puede tratarse de un proyecto de demanda $como sucede por ejemplo cuando se desarrolla algo para un cliente e"terno en un proyecto bajo contrato%, o de un proyecto de oferta $como en el caso de lanzamiento de un nuevo producto resultado de una iniciativa estrategia determinada, o de un proyecto interno de implantacin de un sistema informtico de gestin% 0s preciso que el portafolio de proyectos de la empresa est equilibrado, es decir, debe e"istir una proporcin adecuada entre proyectos de oferta y de demanda Los proyectos se desarrollan normalmente en el seno de una organizacin ms amplia ? organizacin ejecutante@ afectando la organizacin y madurez en gestin de proyectos de sta a la organizacin del proyecto y a su desarrollo # su vez, los proyectos pueden afectar a una parte de la organizacin, a toda la organizacin o a varias organizaciones $socios, subcontratistas, proveedores, etc% 0s decir, siempre e"istirn interrelaciones entre la 6organizacin del proyecto7 y la 6organizacin ejecutante7 0l conte"to organizacional ejerce tambin una poderosa influencia sobre el proyecto a travs de la estructura de la organizacin ejecutante La estructura organizativa condiciona la manera en que se ponen a disposicin del director de proyecto los recursos necesarios, determinando su autoridad #s, no es lo mismo gestionar un proyecto dentro de una organizacin funcional en la que el director de proyecto tiene una autoridad ine"istente o muy baja y es bsicamente un coordinador, a gestionarla en una organizacin organizada por proyectos o 6proyectizada7 en la que es 6propietario7 de la mayor parte de los recursos utilizados en el proyecto Las +artes Interesadas $,taAeholders% Las partes interesadas o grupos de inters, tambin llamadas ,taAeholders, son individuos y organizaciones involucrados en el desarrollo del proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecucin del proyecto o por el producto del proyecto durante sus fases de operacin y retirada 0ntre las partes interesadas se pueden incluir diferentes roles, que pueden recibir diferentes nombre seg/n el sector y organizacin de que se trate # modo de ejemplo; 0l director o jefe de proyecto, que es la persona encargada de la gestin del proyecto 0l cliente, que es la persona u organizacin destinataria del producto del proyecto -rganizacin ejecutante, que es aquella en cuyo seno se desarrolla el proyecto 1iembros del equipo que constituye la organizacin del proyecto 3onsumidor o usuario final del producto del proyecto +atrocinador o sponsor ,ubcontratistas, que son organizaciones encargadas de la realizacin de parte del alcance del proyecto 3omit de proyecto, encargado de la toma de decisiones de alto nivel del proyecto La sociedad, como por ejemplo el p/blico en general, agencias e instituciones p/blicas, entidades con capacidad normativa, medios de comunicacin, etc -tros; socios $en el caso de proyectos tipo joint venture%, proveedores, subcontratistas, organismos subvencionadores, auditores de proyecto, etc Las partes interesadas pueden tener visiones e intereses muy distintos, vindose afectados de forma diferente por la marcha del proyecto, por lo que es preciso que el director de proyecto gestione adecuadamente los posibles conflictos de inters que puedan presentarse Los 6,taAeholder7 ms importantes en el proyecto son los clientes > usuarios y el sponsor Los clientes > usuarios son las personas u organizaciones que usarn el producto, servicio o resultado del proyecto Los clientes>usuarios pueden ser internos o e"ternos a la organizacin ejecutante =n sponsor es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros para el proyecto 3uando se concibe inicialmente un proyecto, el sponsor es quien lo defiende 0sto incluye servir de portavoz frente a los altos niveles de direccin, para reunir el apoyo de la organizacin y promover los beneficios que aportar el proyecto =n proyecto est sometido a un conjunto de limitaciones y restricciones entre los que pueden destacar las normas, los reglamentos y las recomendaciones definidas para cada proyecto en funcin de su naturaleza y el entorno tecnolgico@empresarial del mismo 0stas restricciones definirn o regularn los sistemas, los mtodos, los procedimientos y los procesos de la direccin de proyectos +or regla general, este tipo de normas, reglamentos y recomendaciones, permitirn establecer la base com/n que facilita el entendimiento y el desarrollo del trabajo entre los distintos participantes en el proyecto, unificando terminologa a normalizacin trata de uniformizar la terminologa, los procesos y los procedimientos que los regulan +or ello, es necesario que todos los participantes en el proyecto conozcan qu tipo de reglas son aplicables en cada proyecto 0l director de proyectos debe conocer que normas puede o debe aplicar en sus proyectos, en funcin de los objetivos que se planteen y el entorno tecnolgico en el que se desarrollo 0l proyecto se debe concebir y desarrollar dentro de un marco, por lo que es necesario establecer unas bases jurdicas y principios legales aplicables a cada proyecto para facilitar, la redaccin de contratos, el establecimiento de polticas y acuerdos, elaboracin de garantas y la toma de decisiones 0n algunos proyectos, el conocimiento de la legislacin aplicable puede ser esencial, por lo que el responsable del proyecto debe colaborar con los juristas para establecer acuerdos contractuales, acuerdos y definir procedimientos que regulen el proceso y protejan los intereses de las partes involucradas en cada proyecto #lgunos proyectos afectan a recursos de la 8ierra y producen de muchas maneras, efectos en el medio natural 0s necesario conocer el impacto medioambiental que puede tener el producto o servicio resultado del proyecto, por lo que al concebir un proyecto, se ha de evaluar su adecuacin al entorno, es decir, es necesario realizar un estudio de impacto medioambiental teniendo en cuenta no slo la implantacin sino tambin la e"plotacin posterior del producto o servicio objeto del proyecto La Implantacin de los +royectos Basndose en la idea de considerar las empresas en trminos de orientacin al cliente, de conjuntos de actividades que generan valor y en trminos procesos de negocio, las empresas deben establecer organizaciones de proyectos adecuadas que les permitan embarcarse en tipos de proyectos que les permitan centrarse en los plazos, los costes y la de sus proyectos La implantacin de la gestin de proyectos en una empresa supone una evolucin fundamental puesto que incorpora elementos como son los clientes y los suministradores y la gestin de flujos de actividades que tienen lugar dentro de la empresa !e esta forma, la empresa no se gestiona como un grupo de funciones heterogneas sino como un sistema basado en actividades perfectamente planificadas y organizadas La implantacin de la direccin de +royectos en una organizacin supone la concienciacin, la sistematizacin y la mejora en la utilizacin de las prcticas conocidas de gestin de proyectos La Implantacin de +royectos en una organizacin suele tener las siguientes etapas; & !ecisin de la !ireccin Ceneral $2actor crtico de "ito% : !esarrollo del concepto de la Cestin de +royectos $1anuales, +rocedimientos, plantillas, etc% y formacin < Implantacin en un proyecto piloto elegido D 0valuacin de 5esultados, recomendaciones de mejora y transferencia a otros proyectos +ara facilitar la implantacin de la direccin de proyectos, es conveniente crear guas o manuales de direccin de proyectos 0stos manuales pueden estar basados en las normativas e"istentes en materia de gestin de proyectos o pueden desarrollarse a partir del cuerpo de conocimientos de la gestin de proyectos de alguna asociacin nacional o internacional *ormalmente esta actividad recae en la -ficina de Cestin de +royectos $+1-% Las -rganizaciones que dirigen por proyectos, son aquellas organizaciones orientadas a proyectos que aseguran sus objetivos de negocio con proyectos de tal forma que stos se conciben, se dirigen y se finalizan de forma concurrente 0sta forma de trabajar facilita la fle"ibilidad y el dinamismo, descentralizando funciones pero e"ige una elevada coordinacin para realizar esta concurrencia !e esta forma ciertas actividades se comparten, tales como la gestin presupuestaria, la gestin de recursos, el control y seguimiento de proyectos, etc