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SISTEMA ELECTRNICO DE CONTRATACIONES DEL

ESTADO - SEACE




MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE

PROCESOS DE SELECCIN

PARA

ENTIDADES PBLICAS




Versin 1.0.1














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MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE PROCESOS DE SELECCIN PARA
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CONTENIDO


INTRODUCCIN ............................................................................................... 3

Ingreso al Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE.... 4

1. OPCIONES DE LA CONSOLA DE PROCESOS. ......................................... 9

1.1 Buscador de procesos de seleccin................................................ 9
1.2 Lista de procesos de seleccin ...................................................... 10
1.3 Crear proceso de seleccin ............................................................ 11

2. OPCIONES DE LA FICHA DEL PROCESO: .............................................. 23

2.1. Asignacin del Comit Especi al: ................................................... 24
2.2. Registro de Participantes: .............................................................. 27
2.3. Registro de Propuestas: ................................................................. 29
2.4. Acciones de la convocatori a: ......................................................... 31
2.5. Adjuntar los documentos del proceso .......................................... 40

3. ACCIONES A REALIZAR EN LA CONSOLA DEL PROCESO .................. 42

3.1. Acciones con Proceso .................................................................... 42











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INTRODUCCIN


Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado estn en la obligacin de
registrar la informacin relacionada con sus contrataciones en el Sistema Electrnico de
Contrataciones del Estado - SEACE.

En ese sentido, se ha elaborado el presente manual como instrumento de ayuda que tiene por
finalidad describir las diferentes opciones con que cuenta el mdulo de procesos para el registro
de las diferentes etapas de los procesos de seleccin en el SEACE.

La descripcin del registro de informacin del mdulo va desde la convocatoria del proceso hasta
el consentimiento de la buena pro.

Este Manual est dirigido de manera primordial a los usuarios-funcionarios de las entidades
pblicas que deben registrar la informacin de sus procesos de seleccin en este el Mdulo de
Procesos del SEACE, en ese sentido este documento constituye un documento de ayuda bsica
para el registro de informacin en este mdulo.


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Ingreso al Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado
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Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado estn en la obligacin de
reportar la informacin relacionada con sus contrataciones en el SEACE, bajo responsabilidad
del Titular de la Entidad.

El ingreso al Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado SEACE debe realizarse desde
la pgina web, www.seace.gob.pe.




Fig.- 1 Pgina de acceso al sistema



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Alternativamente, puede ingresar a la pgina web del OSCE para acceder al sistema, tal como
se muestra a continuacin:





Fig.- 2 Pgina web del OSCE

Luego de visualizar la pgina de inicio debe registrar su Usuario y Contrasea, tal como
se muestra a continuacin:














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Fig.- 3 Pgina de registro de usuari o y contrasea

Cabe sealar que para acceder a los procesos convocados bajo el mbito la normativa
anterior se deber seleccionar el mensaje D.S. N 083-2004-PCM ubicado en la parte
superior derecha de la pgina de acceso.


I. Consola Pri ncipal del SEACE

Esto le permitir el ingreso a la consola principal del SEACE, la cual cuenta con un men de los
diferentes mdulos existentes hasta el momento: Plan Anual, Procesos. Cualquiera de los
mdulos se activa acercando el cursor sobre cada uno de ellos. Por ejemplo: para activar el
mdulo de procesos se deber ubicar el cursor sobre la pestaa Procesos.

A continuacin se visualiza la pantalla de la Consola Principal del SEACE.


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Fig.- 4 Consol a principal del SEACE

1. Notificaciones

Al seleccionar la pestaa Procesos, el sistema mostrar automticamente la lista de
notificaciones enviadas a la Entidad, las mismas que debern ser respondidas a travs del
sistema utilizando el botn Responder, tal como se muestra a continuacin:




Fig.- 5 Notificaciones Pendi entes


Tal como se indica, a continuacin se muestra en la ficha de Respuesta a la Notificacin,
tanto la justificacin como las Acciones correctivas que la Entidad haya desarrollado,
debern ser descritas de manera clara y precisa en un mximo de 500 caracteres.


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Fig.- 6 Respuesta a la Notifi cacin
2. Publicaciones de inters

Al seleccionar la pestaa Procesos, el sistema mostrar adicionalmente las publicaciones de
inters que el OSCE emita para acceder a los documentos podr hacer clic en los mismos.


Fig.- 7 Publicaciones de inters


II. Consola de Procesos de Seleccin

Al ingresar al mdulo de Procesos ubique el cursor sobre la pestaa Consola de Procesos,
con esta accin el sistema le permitir el acceso al men principal de dicha consola. Aqu tiene

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un buscador de procesos por ao, tipo de proceso y descripcin. Asimismo desde esta consola
usted tiene acceso a la opcin Crear Proceso, tal como se muestra en la siguiente figura:


Fig.- 8 Consola de procesos

A continuacin explicaremos las opciones de la Consola de Procesos:



1. OPCIONES DE LA CONSOLA DE PROCESOS.

La Consola de Procesos cuenta con las siguientes opciones:

- Buscador de procesos de seleccin
- Lista de procesos de seleccin
- Crear proceso

Las opciones de la Consola de Procesos las desarrollaremos siguiendo el orden antes
descrito.

1.1 Buscador de procesos de selecci n
Para ubicar un proceso de seleccin convocado o guardado en borrador el sistema
requiere que usted ingrese los siguientes datos: Ao (ao de la convocatoria del
proceso de seleccin), Tipo (el sistema tiene habilitado los tipos LP-Licitacin
Pblica, CP- Concurso Pblico, ADP-Adjudicacin Directa Publica, ADS-Adjudicacin

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Directa Selectiva y AMC-Adjudicacin de Menor Cuanta), y opcionalmente
Descripcin (objeto de la convocatoria).



Fig.- 9 Opciones de bsqueda de procesos
1.2 Lista de procesos de seleccin
Luego de pulsar Buscar el sistema le mostrar la lista de los procesos de seleccin
segn el tipo de proceso seleccionado o por la descripcin, de ser el caso. Para
visualizar la ficha de los procesos deber ubicar el cursor en la nomenclatura del
proceso, tal como se muestra a continuacin:


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Fig.- 10 Lista de procesos de selecci n

Adicionalmente, desde esta pantalla los usuarios-funcionarios tendrn acceso
directo a todos los documentos que hayan sido registrados durante la ejecucin del
proceso de seleccin, desde las Bases hasta el Contrato.

1.3 Crear proceso de selecci n

Pasos para la creaci n de un Proceso de Seleccin:

Paso 1:

Ingreso a la Ficha de Creaci n de Proceso de Seleccin

Presione la opcin desde la Consola de Procesos del
SEACE, tal como se muestra a continuacin:


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Fig.- 11 Opcin Crear proceso


Paso 2:

Registro de Datos en la Ficha de l a Convocatoria:

Deber llenar toda la informacin que se solicita en cada una de las secciones de la
ficha de la convocatoria:

a) Documento que aprueba el Expediente de Contratacin
b) Enlace al PAC
c) Bases de la Convocatoria
d) Resumen Ejecutivo
e) Datos Generales
f) Cdigo Presupuestal
g) Valor Referencial
h) Registro de Participantes
i) Calendario
j) Relacin de tems






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Fig.- 12 Ficha de Creacin de proceso de seleccin

Tal como se puede apreciar en la ficha de la convocatoria, la tercera columna tiene
algunas indicaciones que deben ser tomadas en cuenta al momento de registrar la
informacin.
Los campos con (*) son de registro obligatorio.

a) Documento que aprueba el Expediente de Contratacin

En esta seccin se ingresarn datos referenciales del Expediente de
Contrataciones, tal como se indica a continuacin:
Fecha de aprobacin del Expediente.
El nombre y cargo del funcionario que aprueba el expediente.
As mismo, se adjuntar el archivo conteniendo el documento que aprueba el
expediente. El sistema la permitir ingresar un segundo archivo en caso haya
adjuntado un archivo que no corresponde, mientras no se presione el botn
Publicar en el SEACE ser posible cambiar el archivo.



Fig.- 13 Documento que aprueba el Expediente de Contratacin



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b) Enlace al PAC

Antes de hacer la vinculacin de la convocatoria con la programacin del PAC,
se deber seleccionar el tipo de Compra o Seleccin:
Por la Entidad
Compra Corporativa Facultativa
Compra Corporativa Obligatoria
Compra por Encargo


Fig.- 14 Enl ace al PAC


La dems informacin que deba registrarse en la ficha se completar cuando se
efecte la vinculacin con la contratacin programada en el PAC, para esto
presionar el botn . El sistema mostrar la lista de todas las
contrataciones programadas en el PAC, y usted seleccionar la que corresponda
a la convocatoria que va a realizar, tal como se muestra a continuacin:


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Fig.- 15 Buscador de Procesos del PAC


Cuando se seleccione las opciones de Compra Corporativa Facultativa u
Obligatoria el usuario-funcionario deber enlazarse con cada uno de los PACs de
todas las Entidades Participantes.

En cambio en los procesos de seleccin por encargo, la Entidad Encargada
seleccionar nicamente el PAC de la Entidad Encargante, el sistema le
mostrara fichas diferenciadas segn la opcin que elija, tal como se muestra a
continuacin:


Fig.- 16 Buscador de Procesos del PAC Compra Corporati va Obligatoria


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Fig.- 17 Buscador de Procesos del PAC Compra Corporati va Facul tati va


Fig.- 18 Buscador de Procesos del PAC Compra por Encargo


Cuando se convoque una Adjudicacin de Menor Cuanta no programada,
deber llenar manualmente todos los datos de la ficha de la convocatoria.

Ahora la ficha contiene toda la informacin que fue registrada en el PAC, de ser
el caso, usted podr actualizar los datos como: cantidad, descripcin del tem,
entre otros, de conformidad con la informacin contenida en su expediente de
contratacin.


c) Bases de l a Convocatoria

Para adjuntar las Bases use la opcin (Exami nar). El sistema la permitir
ingresar un segundo archivo en caso haya adjuntado un archivo que no
corresponde, mientras no se presione el botn Publicar en el SEACE ser
posible cambiar el archivo. Al momento de Publicar en el SEACE slo se
visualizar el ltimo archivo registrado.
Cuando sus bases contengan anexos en diferentes archivos, se deber
comprimir todos los documentos en un solo archivo antes de cargarlo al sistema.

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Fig.- 19 Bases de la Convocatoria

d) Resumen Ej ecutivo

En el resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado se
destacar, de manera resumida, los puntos ms importantes establecidos en el
artculo 12 del Reglamento, segn el criterio seguido por la Entidad.
Para el caso de los procesos que se convoquen por Adjudicacin de Menor
Cuanta, el registro del resumen ejecutivo de posibilidades que ofrece el mercado
es facultativo.


Fig.- 20 Resumen Ejecutivo


En tanto no presione el botn Publicar en el SEACE y la ficha se mantenga en
estado borrador, el sistema la permitir ingresar un segundo archivo en caso
haya adjuntado un archivo que no corresponda.
Al momento de Publicar en el SEACE la ficha de la convocatoria, el sistema
slo permitir visualizar el ltimo archivo registrado.


e) Datos Generales

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Parte de esta informacin se completar cuando realice la vinculacin con el
PAC. Si se tratase de una menor cuanta no programada deber llenar los datos
manualmente.

Fig.- 21 Datos Generales


El Ti po de Proceso, corresponde a un cdigo ya establecido para cada uno de
los tipos de procesos de seleccin, a saber:

1. LP LICITACIN PBLICA
2. CP CONCURSO PBLICO
3. ADP ADJ UDICACIN DIRECTA PBLICA
4. ADS ADJ UDICACIN DIRECTA SELECTIVA
5. MC ADJ UDICACIN MENOR CUANTA


Modalidad de Seleccin, previo a la convocatoria del proceso se deber
verificar si el bien o servicio a contratar se encuentra dentro del Listado de
Bienes y Servicios Comunes, en tal caso, se seleccionar la modalidad de
Subasta Inversa.

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Fuentes de fi nanciami ento, las fuentes de financiamientos son: recursos
ordinarios, recursos directamente recaudados/recursos propios, donacin y
transparencia, recursos por operaciones oficiales de crdito y recursos
determinados.

f) Cdigo Presupuestal
Para llenar este dato deber presionar el botn . El sistema le
mostrar las actividades y proyectos con que cuente aprobado en el presupuesto
institucional de su entidad. Cabe sealar que cada vez que convoque un proceso
deber elegir la actividad o proyecto de la cual se ha asignado el presupuesto
respectivo.






Fig.- 22 Cdigo Presupuestal

g) Valor Referenci al

El usuario deber sealar el tipo de moneda en la que se est convocando el
proceso de seleccin. El monto consignar el monto del valor referencial.


Fig.- 23 Valor Referencial



h) Regi stro de Participantes

El usuario-funcionario deber consignar el lugar y la hora para el registro de
participantes y, el monto del derecho de participacin as como el lugar donde se
efectuar el pago o depsito, de ser el caso.


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A continuacin se muestra el registro de participantes en la ficha de
convocatoria:


Fig.- 24 Regi stro de Participantes


i) Regi stro de Cal endario

Las fechas que registre en el SEACE, para el calendario de la convocatoria
debern ser las mismas que han sido consignadas en el calendario de las Bases
del proceso de seleccin, teniendo en cuenta los plazos mnimos y mximos
para cada tipo de proceso de seleccin sealados en el Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.

Si usted est convocando un proceso de seleccin por la modalidad de subasta
inversa, sea presencial o electrnica, deber tener en cuenta los plazos
establecidos para dicha modalidad.


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Fig.- 25 Cal endario




j) Relaci n de tems

Si el proceso de seleccin a convocar se encontraba programado en el PAC, el
sistema llenar automticamente la informacin registrada; no obstante el
usuario-funcionario podr actualizar dicha informacin (agregar, modificar o
eliminar tems) de acuerdo con los datos contenidos en las bases del procesos
de seleccin.



Fig.- 26 Rel acin de tems


Paso 3:

Guardar borrador


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Una vez que haya ingresado toda la informacin referente al proceso de seleccin,
deber guardar en borrador.


Fig.- 27 Guardar borrador


Paso 4:

Publicar en el SEACE

Posteriormente podr Publicar en el SEACE, antes deber verificar que toda la
informacin y de manera especial los archivos adjuntos cuenten con la informacin
correcta. Una vez que se presione este botn no se podr efectuar ninguna
modificacin en los datos que han sido registrados en el sistema.



Fig.- 28 Publi car en el SEACE

2. OPCIONES DE LA FICHA DEL PROCESO:

- Cmite Especial u rgano Encargado de Contrataciones (OEC)

- Registro de Participantes

- Registro de Propuestas

- Acciones con la Convocatoria



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2.1. Asignacin del Comit Especial:

Para registrar el Comit Especial, el usuario-funcionario deber ubicar el cursor en la
opcin Comit , el sistema lo llevar automticamente a la pantalla que se muestra a
continuacin, luego presione el botn Crear Comit /OEC , tal como se muestra en la
siguiente figura:


Fig.- 29 Asi gnacin de Comi t Especi al


Al presionar el botn Crear Comit / OEC el sistema lo llevar a una nueva pantalla con
las siguiente opciones:

Crear Comit
Crear OEC
Agregar Comit Especial Permanente
Volver

Tal como se muestra a continuacin:

1 2

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Fig.- 30 Opciones de l a Ficha Comit

Si la opcin seleccionada es Crear Comit, el sistema le mostrar la siguiente pantalla
con la Ficha Crear Comit, aqu deber registrar los datos del instrumento que design el
Comit Especial, sealar si se trata de un Comit Especial Ad Hoc o Permanente y
luego ingresar los datos de cada uno de los miembros del comit, segn se seala a
continuacin:


























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Fig.- 31 Registro del comit especial

Al finalizar el registro de los miembros del Comit Especial, deber grabar presionando el
botn




Asignaci n rgano Encargado de Contrataciones (OEC)

Para el caso de las Adjudicaciones de Menor Cuanta (procesos clsicos) se consignar
los datos del rgano encargado de las contrataciones, salvo que se haya designado un
comit especial, en cuyo caso se tendr que seguir con el procedimiento descrito para la
asignacin del comit.



















Fig.- 32 Regi stro del rgano Encargado de Contrataciones


Al finalizar el registro de los miembros del OEC, deber grabar presionando el botn



Despus de llenar la ficha del Comit Especial u rgano Encargado de las Contrataciones,
usted tendr acceso a la informacin para recomponerlos de ser el caso, tal como se muestra
a continuacin:


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Fig.- 33 Registro de informacin del comit


2.2. Registro de Participantes:

Para efectuar el registro de participantes de un proceso de seleccin se deber
seleccionar la opcin Registro de Participantes.











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Fig.- 34 Registro de Participantes

Acto seguido deber presionar el botn .

Fig.- 35 Ficha de regi stro de participantes

Una vez registrado el(los) participante(s) se deber presionar el botn




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2.3. Registro de Propuestas:


Para realizar el registro de propuestas se deber seleccionar la opcin Registro de
Propuestas.



Fig. 36 Registro de Propuestas


Acto seguido deber presionar el botn Adicionar Propuesta.


En la ficha de propuesta deber registrar los datos de la propuesta tcnica y econmica.


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Fig. 37 Fi cha de Regi stro de propuestas

Una vez registrada la(s) propuesta(s) se deber presionar el botn









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2.4. Acciones de la convocatoria:

En esta opcin encontraremos diversas acciones que podemos realizar, tal como se
muestra a continuacin:


Fig. 38 Opciones de Acci ones de l a Convocatoria


2.4.1 Regi stro de Elevacin de observaciones a l a Enti dad:

En caso se presente Elevacin de observaciones a la Entidad, se deber seleccionar
esta opcin de la pestaa Acciones de la Convocatoria.

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Fig.- 39 Fi cha de regi stro El evaci n de Observaciones a l a Entidad

Al finalizar el registro deber presionar el botn .

2.4.2 Regi stro de Elevacin de observaciones al OSCE

En caso se presente Elevacin de observaciones al OSCE, se deber seleccionar esta
opcin.


Fig.- 40 Ficha de registro Elevacin de Observaci ones al OSCE


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Al finalizar el registro deber presionar el botn .

2.4.3 Regi stro de Recurso de Apelacin ante la Entidad

En caso se presente Recurso de Apelacin ante la Entidad, se deber seleccionar esta
opcin.

Fig.- 41 Ficha de registro Presentacin de Recurso de Apelacin ante la Entidad
Al finalizar el registro deber presionar el botn .

2.4.4. Regi stro de Recurso de Revisin/Apel acin

En caso se presente Recurso de Apelacin ante el Tribunal del OSCE, se deber
seleccionar esta opcin.



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Fig.- 42 Ficha de registro Recurso de Apelacin ante el Tribunal del OSCE

Al finalizar el registro deber presionar el botn .

2.4.5. Registrar Desi erto

En caso se declare desierto un proceso de seleccin, sea total o parcial, se deber
seleccionar esta opcin.


Fig.- 43 Ficha de registro Declarar Desi erto
Al finalizar el registro deber presionar el botn .


2.4.6. Regi stro de nul idad de oficio

En caso se requiera declarar nulidad de oficio de un proceso de seleccin, sea total o
parcial, se deber seleccionar esta opcin.


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Fig.- 44 Fi cha de regi stro Declarar nul idad de oficio



Al finalizar el registro deber presionar el botn .








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2.4.7. Regi stro de Cancelacin:

En caso se requiera cancelar un proceso de seleccin, sea total o parcial, se deber
seleccionar esta opcin.




Fig.- 45 Fi cha de regi stro Cancelacin


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Al finalizar el registro deber presionar el botn .



2.4.8. Regi stro de Buena Pro

Para proceder con el registro de la Buena Pro se deber seleccionar esta opcin.


Fig.- 46 Fi cha de registro Regi strar Buena Pro

Al finalizar el registro deber presionar el botn .

2.4.9. Regi stro de Consenti miento

Para proceder con el consentimiento de la Buena Pro se deber seleccionar esta opcin.

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Fig.- 47 Ficha de registro Consentir Buena Pro
Al finalizar el registro deber presionar el botn .

2.4.10. Registro de Monto ofertado mayor a valor referenci al

Cuando el objeto de la contratacin se ejecucin de obras, si el monto ofertado es mayor
al monto referencial, podr registrarlo en la siguiente pantalla:


Fig.- 48 Ficha de registro Mont o ofertado mayor a valor ref erencial

2.4.11. Registro caso de empate

En caso de empate, se debe registrar en la siguiente pantalla:


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Fig.- 49 Ficha de registro en caso de empate



2.4.12. Registro No suscripcin de contrato

Si no se llegara a suscribir el contrato, deber registrarlo en la siguiente pantalla:



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Fig.- 50 Ficha de registro No suscripcin de contrato

2.5. .Adjuntar los documentos del proceso

Conforme van avanzando las etapas del proceso de seleccin, se deber ir adjuntando
los documentos que se generen en cada una de ellas:


Fig.- 51 Fi cha del proceso en l a que se adjunta los documentos


Las Entidades deben adjuntar los siguientes documentos:


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Pliego de Absolucin de Consultas
Pliego de Absolucin de Observaciones
Pronunciamiento Entidad
Bases Integradas
Cuadro Comparativo y/o Actas
Resolucin de Recurso de Apelacin Entidad

Las Entidades deben registrar la siguiente informacin:

Registro de Participantes
Registro de Propuestas
Registro de Otorgamiento de la Buena Pro
Registro del Consentimiento
Registro de Contrato

El OSCE registrar:

Pronunciamiento del OSCE
Resolucin que resuelve el Recurso de Apelacin
Acuerdos























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3. ACCIONES A REALIZAR EN LA CONSOLA DEL PROCESO

La Consola del Proceso de Seleccin muestra toda la informacin registrada durante la
ejecucin de un proceso de seleccin. Asimismo, permite el acceso a las opciones:
Acciones n Proceso.


Fig.- 52 Acciones con Proceso

A continuacin desarrollaremos las opciones contenida en el men: Acciones con Proceso
de la Ficha del Proceso.

3.1. Acciones con Proceso
Las acciones en un proceso de seleccin se detallan a continuacin:
3.1.1. Documentos

En esta opcin se puede visualizar todos los documentos registrados en las diferentes
etapas del proceso de seleccin.



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Fig.- 53 Ficha de Lista de documentos


3.1.2. Fe de erratas

En caso se requiera registrar una fe de erratas, se proceder a seleccionar esta opcin y
deber llenar el campo descripcin y la informacin que se desea modificar.


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Fig.- 54 Fi cha de regi stro Fe de Erratas

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Una vez ingresada la descripcin de la Fe de Erratas, deber presionar el botn

3.1.3. Postergacin

En caso se requiera registrar una postergacin, se proceder a seleccionar esta opcin y
deber llenar el campo descripcin, as como los datos del calendario.




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Fig.- 55 Fi cha de registro Postergacin

Una vez ingresada la postergacin, deber presionar el
botn

3.1.4. Derivar en AMC

Cuando un proceso de seleccin ha sido declarado desierto (total o parcial), deber ser
derivado a una menor cuanta (MC). En estos casos es necesario que se haya(n) registrado
el(los) item(s) desierto(s).



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Fig.- 56 Fi cha de registro Derivar en AMC
3.1.5. Agregar nueva convocatoria

Para el caso de las menores cuantas (MC) se podr registrar una nueva convocatoria.
Para realizar esta accin es necesario que exista(n) item(s) desierto(s).


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Fig.- 57 Ficha de registro Agregar nueva convocat oria







3.1.6. Convocatoria por Nuli dad


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Para activar esta opcin es necesario que exista(n) item(s) nulo(s), y que se retrotraiga a
la etapa de Convocatoria.




Fig.- 58 Fi cha de Convocatoria por Nulidad