Funciones Medina MT

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS.
Fundada en 1551
FACULTAD DE NGENERA NDUSTRAL
E.A.P. DE NGENERA NDUSTRAL
Descripcin de procedimientos de un
operador Iogstico para Ia distribucin y
reparto de una Inea de productos de
beIIeza en Ia provincia de Lima
TESIS Para optar Ttulo Profesional de INGENIERO INDUSTRIAL
TERRY DANEL MEDNA MOLNA
ASESOR: CSAR REYNOSO BARBOZA
LIMA - PER 2003
INTRODUCCIN .
1
CAPTULO I. LA EMPRESA .
3
1.1. RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA. .
3
1.2. OBJETO SOCIAL.- La empresa se dedica a brindar Ios siguientes servicios: .
3
1.2.1. LOGSTICA DE ENTRADA: .
3
1.2.2. GESTION DE STOCKS: .
4
1.2.3. LOGSTICA DE SALIDA: .
4
1.2.4. LOGISTICA INVERSA: . .
5
1.2.5. INTELIGENCIA DEL NEGOCIO: .
5
1.3. LOCALIZACIN .
6
1.4. INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA . .
6
1.4.1. PLANTA. . .
6
1.5. ESTRUCTURA ORGANICA Y ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.- . .
7
1.5.1. ESTRUCTURA ORGNICA. .
7
1.5.2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.- . .
7
1.6. VISIN, MISIN Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA .
13
1.6.1. VISIN: .
13
1.6.2. MISIN: . .
13
1.6.3. PRINCIPIOS: . .
13
CAPTULO II. DISTRIBUCIN FSICA .
15
2.1. REA DE DISTRIBUCIN .
15
2.1.1. ZONAS DE DISTRIBUCIN . .
15
CAPTULO III. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS PARA DISTRIBUCIN
DE PRODUCTOS DE BELLEZA A NIVEL CONSULTORA. . 19
3.1. ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS . .
19
3.1.1. Etapas deI Proyecto de EIaboracin de Procedimientos: .
19
3.2. CICLO DE DISTRIBUCIN . .
21
3.2.1. PROGRAMACIN DE DESPACHO. .
23
3.2.2. DESPACHO DE PEDIDOS. .
25
3.2.3. REPARTO DE PEDIDOS. . .
28
3.2.4. LIQUIDACIN DOCUMENTARIA .
32
3.2.5. DEPSITOS DE RESPONSABILIDAD. . .
34
3.2.6. RECOJO DE FACTURA POR ANULAR .
36
CAPTULO IV. RATIOS DE CONTROL .
39
4.1. Ratio Tiempo de Reparto. .
39
4.2. RATIO LIQUIDACIN DOCUMENTARIA. .
41
CONCLUSIONES . .
43
RECOMENDACIONES .
45
BIBLIOGRAFA .
47
ANEXOS .
49
ANEXO N 1. DSTRBUCN DE PLANTA . .
49
ANEXO N2. ORGANGRAMA GRUPO EMPRESARAL . .
50
ANEXO N 3. ZONFCACON DEL MERCADO LMEO POR DSTRTOS . .
50
ANEXO N 4. CONFRMACON DEL REPARTO - RBOL LOGCO . .
51
INTRODUCCIN
Desde los aos veinte y treinta, el modelo que ha configurado nuestra forma de pensar
respecto a las empresas ha sido el de una estructura grande e integrada que da la
impresin de poseer, gestionar y controlar directamente la mayor parte de sus activos y
recursos.
Actualmente se est replanteando ese modelo y se buscan estructuras y mtodos
que garanticen el xito empresarial. Como parte de este proceso, las empresas estn
recurriendo cada vez ms al Outsourcing para reconfigurarse agresivamente y
transformar esencialmente su forma de hacer negocios.
En el presente trabajo se describe los procedimientos que fueron implementados
para realizar un Outsourcing en el rea de Logstica de Salida para una empresa lder en
el rubro de productos de belleza. Cuya elaboracin se realiz a travs de etapas que
cubran toda la implementacin. Se hizo un seguimiento de todo el proceso que implicaba
el servicio que se estaba prestando, realizando un anlisis en todos los procesos,
mejorndolos y plasmndolos documentadamente, implementando as los
procedimientos de Logstica de Salida para la empresa lder en el rubro de productos de
belleza.
La aplicacin de dichos procedimientos redujo en 25% el tiempo utilizado en los
procesos de Despacho y Reparto, siendo estos dos los principales procesos de toda la
operacin.
INTRODUCCIN
"Programa Cybertesis PER - Derechos son del Autor" 1
Descripcin de procedimientos de un operador Iogstico para Ia distribucin y reparto de una
Inea de productos de beIIeza en Ia provincia de Lima
2 "Programa Cybertesis PER - Derechos son del Autor"
CAPTULO I. LA EMPRESA
1.1. RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA.
La empresa es un Operador Logstico con ms de 35 aos de experiencia en
Operaciones Logsticas de productos no perecibles a nivel nacional e internacional.
1.2. OBJETO SOCIAL.- La empresa se dedica a brindar
Ios siguientes servicios:
1.2.1. LOGSTICA DE ENTRADA:
Administracin Logstica y control de inventarios.
Compras nacionales e importadas.
mportaciones.
1
ER, Ver Definicin de Trminos, Pgina 75
Nacionalizacin de la mercadera.
La Logstica de Entrada enmarca las actividades necesarias para cumplir con el
abastecimiento de sus productos, dejndolos disponibles para su transformacin o venta.
Esto implica actividades de Gestin de nventarios, Planificacin y Compras, Polticas de
Stocks, Niveles de Rotacin, y la correcta planificacin de sus necesidades de
abastecimiento de insumos y/o productos terminados.
La empresa le permite canalizar a sus clientes todos sus requerimientos desde
cualquier parte del mundo, pues cuenta con relaciones comerciales en todos los
continentes. Asimismo, en el Per, un equipo de profesionales realiza la Gestin de
compras bajo parmetros proporcionados originalmente por sus clientes.
En suma, el servicio comprende desde el Seguimiento a la Orden de Compra del
cliente en el pas de origen, el Agenciamiento de Carga nternacional y de Aduanas,
Transporte y Almacenaje en el Centro de Distribucin y el Control de nventarios; estas
etapas, son medidas mediante ndicadores de Gestin que peridicamente le
proporcionan a sus clientes.
Controlar la operacin de Logstica de Entrada resulta sencillo con el sistema N
HOUSE como un servicio de informacin va nternet, que permite consultar en lnea a
sus clientes el estado de su Orden de Compra en todas sus etapas.
1.2.2. GESTION DE STOCKS:
Almacenamiento y custodia de mercadera
Las instalaciones cuentan con una estructura fsica suficiente para albergar a sus
clientes.
Asimismo, de acuerdo a los requerimientos de cada cliente cuenta con reas de
expansin.
Cuenta con un Sistema de nventario Cclico que les permite garantizar a los clientes
la exactitud (ER)
1
en sus inventarios (los cuales en la actualidad alcanzan el 100%) y el
mantenimiento de su mercadera en estado de uso. El software de inventarios les permite
trabajar con nventarios Cclicos, Cdigo de Barras, Multilocaciones, compatibilidad entre
tems, Volmenes, Lotes, fechas de Vencimiento, Fifo, Trazabilidad e nformacin diaria,
semanal y mensual, sobre los ndicadores de Gestin de sus clientes para la toma de
decisiones.
1.2.3. LOGSTICA DE SALIDA:
Produccin o fraccionamiento de pedidos.
Despacho
Reparto
Liquidacin documentaria.
Exportacin.
Con la empresa de tecnologa ms importante del pas como socio estratgico, logran
una transmisin, recepcin y procesamiento de informacin requerida por sus clientes
durante las 24 horas del da. Son Despachados ms de 10,000 pedidos diarios a 156,000
destinos a nivel nacional, abasteciendo as, a los requerimientos de demanda en menos
de 24 horas en Lima y 72 horas al punto ms lejano en provincias, a los diferentes
canales de distribucin tales como: Autoservicios, distribuidores, mayoristas, instituciones
y el canal horizontal de minoristas.
Un staff de profesionales en Comercio Exterior, maneja los despachos al exterior de
sus clientes a diversos destinos alrededor del mundo.
Adems, el Servicio de Atencin al Cliente, est constantemente evaluando las
operaciones y coordinando reuniones peridicas para reportar las mismas, de acuerdo a
las mediciones de los ndicadores de Gestin.
La empresa brinda tambin a sus clientes el servicio de transformaciones como son
el armado de promociones en empaques termoencogibles, el armado de canastas e
impresiones inkjet entre otros.
1.2.4. LOGISTICA INVERSA:
Reingreso por devoluciones de pedidos.
Anulaciones.
Canjes.
El retorno al centro de Distribucin, de los pedidos anulados y devoluciones de
mercadera, por cambios de presentacin, vencimientos u otros motivos, constituye toda
una Operacin Logstica.
Las devoluciones en algunas compaas superan el 5% de sus ventas. Por ello,
mediante la optimizacin de procesos, la empresa ayuda a disminuir estos indicadores. Si
el pedido de sus clientes por algn motivo no pudo ser entregado, sern reprocesados en
el mismo centro de Distribucin para ser enviados al da siguiente o en las fechas que el
cliente indique, evitando as perder la venta. Asimismo, dichas devoluciones seguirn un
estricto control de calidad, en base a las especificaciones que el cliente otorgue, para
ingresarlas a inventario, o designarlas a Destruccin.
El cliente podr visualizar permanentemente la disminucin de sus devoluciones
consultando los ndicadores de Gestin, gracias a la optimizacin de procesos que la
empresa le ofrece.
1.2.5. INTELIGENCIA DEL NEGOCIO:
ndicadores de Gestin.
Reportes.
nformacin detallada.
La nteligencia del Negocio es el despliegue de los Conocimientos Operativos y del
Mercado en la Toma de Decisiones.
La empresa le permite a sus clientes aprovechar las experiencias en el manejo de
sus operaciones para plantear rumbos de accin, enmarcados en el contexto actual del
entorno y de sus tendencias.
Mediante el anlisis de los movimientos de rdenes, pedidos y artculos, utilizando
conceptos de Datawarehouse, se pueden identificar las causas a problemas que existen
dentro del flujo de materiales en la cadena de suministros. En este sentido, la empresa le
brinda a sus clientes la informacin de su operacin logstica en el momento adecuado a
travs de reportes e indicadores de gestin, lo que le permitir tener una base objetiva
para la Toma de Decisiones.
1.3. LOCALIZACIN
La oficina administrativa se ubica en el distrito de Jess Maria, Lima 11 - Per. El centro
de distribucin se ubica en Los Olivos. Lima-Per.
1.4. INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA
1.4.1. PLANTA.
La Planta es compartida por 3 empresas pertenecientes a un mismo grupo. (Ver
distribucin de planta en Anexo N1) Siendo el operador logstico y especficamente el
rea de almacenes de esta la que mayor extensin ocupa. El rea utilizada por los
almacenes esta distribuido de la siguiente manera:
Exportaciones
Materias Primas
Bijouterie.
Productos terminados
Tintes
Regalos
Colonias
Shampoo
Talcos
Maquillaje
Envases
1.5. ESTRUCTURA ORGANICA Y ASPECTOS
ADMINISTRATIVOS.-
1.5.1. ESTRUCTURA ORGNICA.
El operador logstico pertenece a un Grupo Corporativo el cual cuenta con un directorio
que dirige las 3 empresas que conforman dicho grupo y cada empresa est administrada
por un Gerente General (Ver organigrama en Anexo N2)
El Operador logstico cuenta con 493 empleados entre operarios y personal
administrativo, repartidos en 15 centros de costo siendo estos:
Administracin central, 18 empleados
Recepcin, 15 empleados
Control de Calidad, 19 empleados
Fraccionamiento, 183 empleados
Semifraccionado, 72 empleados
Exportaciones, 31 empleados
Compras, 9 empleados
Almacenes, 15 empleados
Almacenes Productos Terminados, 4 empleados
Almacenes Materia Prima, 2 empleados
Almacenes Bojouterie, 5 empleados
Almacn Regalos y Textiles, 38 empleados
Despachos y Trafico, 56 empleados
Transformaciones, 22 empleados
rea Comercial, 4 empleados
1.5.2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.-
Las principales Funciones Administrativas son:
Gerente General
Misin o Propsito de puesto
Dirigir la Unidad de Negocios Operador Logstico, optimizando los procesos integrados
logsticos y buscando la mxima satisfaccin del cliente.
Funciones
1. Mantener y desarrollar la cartera de clientes de la Unidad de Negocio Operador
Logstico.
2. Definir, aprobar y velar por el cumplimiento de los planes estratgicos de su
unidad de negocio
3. Aprobar el plan de inversiones de la Unidad de Negocio Operador Logstico.
4. Delegar responsabilidades para el cumplimiento de los planes estratgicos de la
Unidad de Negocio.
5. Aprobar y controlar los flujos de caja de la Unidad de Negocio.
Asistencia de Gerencia
Brindar apoyo en toda las actividades de la gerencia pudiendo ser administrativas y
operativas.
Funciones
1. Elaborar informes y documentos concernientes a la Gerencia.
2. Realizar el arqueo de caja chica (verificacin de fondos versus documentos de
caja: Supervisin, transporte, lima) en forma semanal.
3. Programar pagos en el sistema de la empresa versus las facturas pendientes de
pago de los repartidores, Transportistas y proveedores en forma quincenal.
4. Verificar los vales de consumo de gasolina versus facturas de grifos y realizar el
trmite a Contabilidad en forma semanal.
5. Recoger y enviar la correspondencia a la Gerencia General de forma diaria.
6. Recepcionar, organizar y archivar documentos varios.
7. Llevar la agenda del Gerente General.
8. Atender llamadas telefnicas y coordinar reuniones de trabajo y visitas.
9.Verificar las facturas de telfonos y su trmite a Contabilidad.
Cajero
Realiza la administracin y la liquidacin del dinero proporcionado para gastos propios
del rea y de terceros.
Funciones
1. Manejo de 4 cajas chicas, 3 del Operador Logstico y 1 del Cliente Empresa de
productos de Belleza.
2. Recepcionar el dinero y cancelar a las personas previo V B del Jefe.
3. Liquidar el dinero mediante reembolsos al Operador Logstico y al cliente empresa
de productos de Belleza.
4. Envo de las facturas de los transportistas y/o repartidores al Cliente Empresa de
productos de belleza para su cancelacin respectiva.
5. Realizar cobranza y/o deposito en los Bancos.
6. Digitar e mprimir el pago de pedidos y fuera de pedidos (regalos) por repartidor
(Lima - Provincia) Cliente Empresa productos de belleza a los controles de despacho.
7. Entregar las consistencias de reparto a los Supervisores Provincia y Repartidores
de Lima.
Sub Gerente
Planificar, dirigir, evaluar y controlar las operaciones logsticas de la empresa, para
satisfacer y sobrepasar las expectativas del cliente.
Funciones
1. Aprobar mediante firma documentos que se requieran para realizar las operaciones
logsticas.
2.Administrar el personal de la organizacin, autorizar contratacin de personal,
programar vacaciones, descansos, permisos, bonificaciones, etc.
3. Reemplazar al Gerente General, realizando el seguimiento de los proyectos
asignados.
4. Reemplazar al Gerente General en reuniones pactadas con los clientes.
5. Apoyar al Jefe General de Proceso Lnea B, Jefe de Logstica de Entrada, Jefe de
Logstica de Salida, Jefe de Gestin de Stock ante cualquier eventualidad.
6. Apoyar en visitas y presentaciones a nuevos clientes, cuando se requiera.
Jefe Comercial
Disear y ejecutar la estrategia comercial de la compaa y lograr los objetivos
cuantitativos planteados.
Funciones
1. Elabora el presupuesto de ventas de la compaa a 18 meses y actualizarlo
mensualmente, segn el comportamiento del mercado.
2. Elaborar el presupuesto de gastos del rea comercial.
3. Realizar visitas y presentaciones a clientes, sobre los servicios que brinda la
compaa.
4. Mostrar a los posibles clientes, las instalaciones, el equipo de ejecutivos y el
soporte tecnolgico.
5. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, el seguimiento y metodologa de los
levantamientos de informacin a empresas que cotizan con el operador Logstico.
6. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, las propuestas tcnico-econmicas
que se presentan a los clientes.
7. Elaborar el convenio de servicios con los clientes.
8. Revisar las clusulas del contrato de servicios con los clientes.
9. Planificar la mudanza la implementacin con un nuevo cliente.
10. Planificar y gestionar con los clientes actuales, la factibilidad de manejar sus
operaciones en otros pases.
11. Gestionar la participacin en Eventos relacionados a publicitar los servicios del
Operador Logstico.
12. Coordinar con Demanda, Finanzas y la Gerencia General, las variaciones en el
pronstico de ventas, paga actualizarlo segn el ciclo de ventas y operaciones.
13. Controlar que se ejecute normalmente la facturacin de la compaa.
14. Buscar permanentemente que otros servicios se pueden brindar a los clientes
actuales.
Jefe Logstica de Entrada
Asegurar el abastecimiento de insumos en la cantidad y fecha solicitada por los clientes.
As como mantener los niveles de inventarios de acuerdo a las polticas establecidas por
los clientes.
Funciones
1. Planificar el abastecimiento de insumos nacionales e importados.
2. Autorizar pagos a proveedores.
3. Evaluar niveles de inventarios y sus variaciones.
4. Disear estrategias de abastecimiento.
5. Evaluar y seleccionar los proveedores (Agencias de aduanas, Embarcadores)
6. Representar a los clientes ante Aduanas.
7. Negociar con proveedores precios y condiciones de pago.
8. Resolver problemas de abastecimiento.
9. Supervisar saldos de admisin temporal y nacionalizaciones.
10. Prever nuevas necesidades de nuestros clientes.
Jefe Gestin de Stocks
Desarrollar un 'expertise' en almacenes para Yobel que muestre el desarrollo en
infraestructura a la par con la Logstica nteligente.
Funciones
1. Evaluar la demanda de necesidades de los almacenes en base a los estimados de
ingresos de insumos y produccin de productos terminados en todas las lneas de
procesos y clientes.
2. dentificar y disear las alternativas para satisfacer las demandas del cliente
interno y externo.
3. Planificar para el corto y mediano plazo las actividades para conseguir dotar los
almacenes de la infraestructura equipos y herramientas determinadas en el diseo.
4. Auditar y controlar la situacin de los almacenes de manera peridica.
5. Organizar los recursos del rea para facilitar la polifuncionalidad el mejoramiento
continuo.
6. Elaborar y controlar el presupuesto del rea de Gestin de Stock.
7. Hacer cumplir las normas de Seguridad e Higiene industrial en los diferentes
almacenes del Grupo en Per y en otros pases.
8. Brindar soporte al rea Comercial en la elaboracin de propuestas a clientes.
Jefe Logstica de Salida
Planear, organizar, dirigir y controlar todas las operaciones y actividades con el despacho
y reparto a nivel nacional e internacional de todos los productos que comercializan los
diferentes clientes de la empresa.
Funciones
1. Formular las estrategias del rea para el logro de los objetivos
2. Dirigir y controlar la ejecucin de planes y programas pendientes a lograr los
objetivos de la empresa.
3. Dirigir y controlar las actividades de las diferentes reas funcionales y supervisar la
aplicacin de las acciones correctivas necesarias, cuando se tengan desviaciones a los
planes y programas establecidos.
4. Asegurar la continuidad del servicio de procesamiento de datos y procurar su
desarrollo.
5. Planear, dirigir y controlar en forma coordinada con la Gerencia y RRHH la
dotacin de empleados, remuneraciones, capacitacin y otros beneficios del personal.
6. Elaboracin de presupuestos y rendir cuentas de los gastos, progresos y
operaciones del rea.
7. Participacin en el plan de ventas y operaciones del Operador Logstico.
8. Mantener y conservar los activos, mobiliario y equipos a su cargo.
9. Conocer, cumplir y hacer cumplir los documentos normativos de carcter. General
y los especficos del mbito de su competencia, as como asegurar su conocimiento y
cumplimiento por parte del personal a su cargo.
Jefe de Procesos
Administra y equilibra los recursos humanos en toda la Cadena de Abastecimiento desde
la Recepcin hasta la entrega de los pedidos al rea de Logstica de Salida. Mantener el
ER en 98% de exactitud.
Funciones
1. Responsable del buen funcionamiento de los procesos.
2.Responsable del orden de los almacenes.
3. Responsable del ER de los procesos.
4. Responsable de productividades en cada proceso
5. Responsable de la exactitud del picking
6. Responsable de la eficiencia de la mano de obra en cada proceso de
transformacin.
7. Responsable de los presupuestos de los procesos
8. Hace auditoras de rutas.
9. Mide los procesos de junta revisora de materiales
10. Responsable de la optimizacin de Picking en todos los procesos.
11. Responsable de la automatizacin en lneas de Sacado.
12. Responsable de la Programacin Maestra.
Jefe de Aseguramiento de Calidad
Asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad, mediante la
organizacin, planificacin, direccin, control y medicin peridica de los procesos en las
Cadenas de Abastecimiento para la mejora continua.
Funciones
1. Capacitar al personal operativo en los conceptos de normas y aseguramiento de
calidad en cada una de sus actividades.
2. Planificar, organizar, dirigir y controlar del Sistema de Aseguramiento de Calidad.
3. Realizar el seguimiento a los resultados de los procesos: reacondicionamientos,
secciones, control de pedidos, auditorias a los ingresos.
4. Normalizar los procedimientos de control y realizar el seguimiento a su
cumplimiento.
5. Determinar los parmetros y polticas de control.
6. Definir los parmetros de tolerancias.
1.6. VISIN, MISIN Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA
1.6.1. VISIN:
Desarrollo continuo optimizando la cadena de abastecimiento de los clientes.
1.6.2. MISIN:
Es una empresa lder en el desarrollo continuo a travs de la optimizacin de las
operaciones en la cadena de abastecimiento. Trabajamos con pasin, alegra, integridad
y lealtad.
Tenemos una gran capacidad de adaptacin y flexibilidad. Promovemos el
mejoramiento continuo para exceder las expectativas de nuestros clientes.
1.6.3. PRINCIPIOS:
ntegridad
Madurez
Amplitud mental
Comunicacin
Organizacin
Trabajo en equipo
Relaciones interpersonales
CAPTULO II. DISTRIBUCIN FSICA
2.1. REA DE DISTRIBUCIN
La distribucin de los productos de belleza que se considera para el presente trabajo es
en el mbito de la Provincia de Lima. (ver Grfico N1)
2.1.1. ZONAS DE DISTRIBUCIN
La provincia de Lima es el rea geogrfica que es cubierta para realizar la distribucin de
los productos de belleza del cliente. Siendo sta de una extensin amplia, y siendo el
tiempo de entrega de estos productos de 7 das, considerando que los productos que
fueron despachados en un da determinado deben ser entregados a las consultoras el
mismo da. El rea esta dividida en 7 zonas, subdivididas en 112 cuentas y estas a su vez
subdivididas en 464 subcuentas, (ver distribucin de zonas en anexo N 3)
Las 7 zonas de distribucin son:
LIMA 1:La Molina, San Borja, Surco, Surquillo, Barranco, Miraflores.
LIMA 2: San sidro, Magdalena Del Mar, Lince, Jess Maria, Pueblo Libre, San
Miguel, Bellavista.
LIMA 3: Callao, San Martn De Porres, Ventanilla.
LIMA 4: La Victoria, San Luis, El Agustino, Cercado De Lima, Brea, Rmac
LIMA 5 : ndependencia, Los Olivos, Comas, Carabayllo, Puente Piedra
LIMA 6 : Zarate, San Juan De Lurigancho, Ate, Vitarte, Salamanca, Santa Anita,
Chosica, Chaclacayo.
LIMA 7 : San Juan De Miraflores, Villa Maria Del Triunfo, Villa El Salvador, Chorrillos.
Adicionalmente a estas 7 zonas, existe una cuenta denominada 9011, la cual agrupa a
los clientes especiales, como personal del cliente, gerentes de zona. Dicha cuenta esta
dividida en 10 subcuentas, siendo stas:
9011 A: Surco Oeste, Barranco.
9011 B: Pueblo Libre, Magdalena, San Miguel, Callao, Bellavista, La Perla.
9011 C: San sidro Oeste, Miraflores.
9011 D: Barrios Altos, Brea, La victoria, San Juan de Lurigancho, Rimac,
ndependencia.
9011 E: Los Olivos, San Martn de Porras, Carabayllo, Comas, San Jos - Callao.
9011 F: Chorrillos, Pachacamac, Villa Maria del triunfo, San Juan de Miraflores.
9011 G: Santa Anita, Ate - Vitarte, La Molina alta.
9011 H: San sidro Este, Surquillo, San Borja, San Luis.
9011 I: La Molina Vieja (La Molina Baja), Surco Este.
9011 J: Jess Maria, Lince, Cercado de Lima.
La cuenta 9011 se debe distribuir el da que se reparte Lima 1 y debe concluirse la
entrega de la misma el da que fue despachado.
Una subcuenta es el rea que cubre un repartidor en un da, entregando
aproximadamente 90 pedidos, puerta a puerta de cada consultora.
Todas las subcuentas han sido clasificadas segn la dificultad logstica de reparto
(Ver Anexo No 3). Estas han sido clasificadas en:
Fciles (Clase B)
Difciles (Clase A)
Para dicha clasificacin se han considerado 3 criterios:
Distancia del rea de reparto
Densidad de reparto
Grado de urbanizacin de la zona
Grfico N1.- REA DE DISTRIBUCIN
Distritos de Lima
CAPTULO III. DESCRIPCIN DE LOS
PROCESOS IMPLEMENTADOS PARA
DISTRIBUCIN DE PRODUCTOS DE
BELLEZA A NIVEL CONSULTORA.
3.1. ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
3.1.1. Etapas deI Proyecto de EIaboracin de Procedimientos:
Para la elaboracin de los procedimientos descritos en el presente trabajo se elabor un
esquema de las etapas que comprendi todo el proyecto, siendo estas:
3.1.1.1. AnIisis SituacionaI.-
Comprendi la realizacin de un anlisis comparativo del modus operandi de las
diferentes reas y procesos involucradas para documentar y actualizar los
CAPTULO III. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS PARA DISTRIBUCIN DE
PRODUCTOS DE BELLEZA A NIVEL CONSULTORA.
procedimientos; as mismo este examen permiti detectar prioridades, haciendo un
acercamiento hacia las necesidades de recurso humano, tecnolgico, tcnico, etc.
disponible y/o necesario para su desarrollo
3.1.1.2. Definicin de Ia MetodoIoga.-
Basndonos en que los procedimientos deben ser documentados a partir de la aplicacin
de una misma metodologa para toda la Entidad. Se analizaron losdiferentes mtodos
existentes tanto al interior de la empresa como en su entorno, es decir las otras empresas
del grupo, con el fin de seleccionar la mejor alternativa que garantice el objetivo esperado
y que ocasione menos traumas en su implementacin.
3.1.1.3. PIaneacin.-
En esta etapa se defini el alcance y cobertura del proyecto, es decir si se inicia
documentando los procedimientos por procesos crticos o todos los procesos, por
procesos de apoyo, etc.
Esto nos indic el tiempo aproximado de duracin del proyecto por fases, recursos,
integrantes del equipo de trabajo, entre otros. Como resultado se present el cronograma
actividades.
3.1.1.4. Definicin deI Esquema Organizativo.-
mplic definir el equipo de trabajo que dise y llev a feliz trmino el proyecto. El equipo
estuvo compuesto por un Jefe de proyecto, cuya responsabilidad recay en mi personas,
siendo mi responsabilidad la de facilitar la comunicacin entre los integrantes del equipo,
hacer seguimiento al proyecto, brindar el apoyo que se requiere al interior de cada
dependencia, definir los sistemas de divulgacin, etc.
Los usuarios participaron activa y permanentemente en el proyecto, dado que
conocen el proceso en forma integral y tambin detallada.
3.1.1.5. Levantamiento de Ios Procedimientos.-
Esta fase constituy el cimiento para la formulacin de los procedimientos optimizados,
ya que permiti comparar el estado de los procedimientos aislados que algunos procesos
haba desarrollado y su diseo final, facilitando identificar el valor agregado resultante
(reduccin de pasos, mejoramiento de secuencias, eliminacin de requisitos, mayor
satisfaccin del usuario, etc.)
En esta fase fue trascendental el papel que jug el usuario, es decir el responsable o
directo ejecutor del procedimiento, por su conocimiento, experiencia, manipulacin de
documentos, ya que sugirieron la forma como operara ms eficientemente el proceso.
3.1.1.6. AnIisis.-
Se realiz un examen minucioso donde se detall el conocimiento de los diferentes
aspectos asociados al procedimiento para efectuar las mejoras, destacando el valor
agregado con efectos positivos en el cliente, la empresa, los funcionarios y la sociedad en
general.
3.1.1.7. FormuIacin.-
Tomando como base el conocimiento, el anlisis de los procedimientos anteriores de la
empresa, las propuestas de mejoras conducentes a optimizar la realizacin del trabajo,
se formularon los procedimientos como un resultado del consenso entre los diferentes
actores que intervienen en su ejecucin.
3.1.1.8. Prueba y Ajuste.-
Con el fin de buscar mejores resultados en la implantacin y seguridad en el diseo de
los procedimientos propuestos y/o mejorados, se adelantaron pruebas o ensayos reales
antes de su adopcin, estableciendo su validez y efectividad, de igual manera sirvi para
ambientar a los usuarios y clientes sobre la nueva forma de realizar las cosas. Realizando
los ajustes generados en el desarrollo de las pruebas.
3.1.1.9. Aprobacin y OficiaIizacin.-
Realizadas las pruebas y sus ajustes, se estructur el respectivo manual, el cual se
someti a consideracin y aprobacin de la instancia respectiva, para luego ser
oficializarlo mediante la expedicin del acto administrativo que permiti su adopcin.
3.1.1.10. ImpIementacin y ApIicacin
Para que el proyecto de procedimientos no hagan parte de la cadena de desilusiones, fue
necesario que de la formulacin y aprobacin se pase a la aplicacin en el trabajo diario
de las dependencias, para lo cual se realiz una distribucin adecuada de tal manera que
se evit la escasez o la excesiva provisin.
3.1.1.11. DivuIgacin
Como toda actividad nueva, fue necesario que sea de conocimiento y entendimiento de
todos los usuarios, el cliente, y la Empresa en general, con el fin de garantizar que cada
paso del procedimiento realmente se ejecute de acuerdo con lo establecido.
La divulgacin se hizo a travs de intranet, adems de individualmente con los
directamente involucrados.
3.1.1.12. ControI y Mejoramiento continuo.-
Una vez realizada la implantacin, los procedimientos deben someterse a monitoreo
peridico para verificar que las actividades de los nuevos manuales, formularios,
reglamentos, sistemas, instalaciones, equipos, etc., estn operando de acuerdo con los
patrones de calidad y agilidad esperados.
3.2. CICLO DE DISTRIBUCIN
El ciclo de distribucin (Ver Diagrama N 1) es el proceso que se desarrolla desde que la
orden de compra de una consultora que realiza un pedido es procesada en las oficinas de
Servicio al Cliente de la empresa de productos de belleza hasta que este es entregado en
el domicilio de la consultora correctamente.
Este captulo se centra en la parte correspondiente al operador logstico, detallando
los siguientes procesos:
Programacin de despachos
Despacho de pedidos
Reparto de pedidos
Liquidacin documentaria
Depsitos de responsabilidad
Recojo de Facturas por anular
2
Cliente SAC, Ver Definicin de Trminos, Pgina 81
DIAGRAMA N 1 CICLO DE DISTRIBUCIN
3.2.1. PROGRAMACIN DE DESPACHO.
Este proceso (ver Diagrama N 2) cubre las actividades desde la coordinacin de la
transmisin de informacin enviada por el cliente (SAC)
2
hasta la entrega de las hojas de
sacado al coordinador del rea operativa. En el que se detalla el orden de agrupacin de
los destinos.
El objetivo de dicho procedimiento es otorgar la secuencia de trabajo a produccin
asignando los medios de reparto apropiados. Adems de zonificar los pedidos,
minimizando los despachos y maximizando la cantidad de volumen por vehculo as
mismo la factibilidad de ser entregados en el mismo da.
Las polticas que se deben cumplir para programar despachos son:
El programador determina la cantidad de pedidos que debe llevar un repartidor para
el reparto diario (80 a 100 pedidos aprox.).
El programador de despacho es responsable de realizar una correcta agrupacin de
pedidos por territorio.
De existir un pedido que no cumpla los requisitos para el reparto realizar la
re-programacin necesaria.
Diagrama N2. Programacin de Despachos
3.2.1.1. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.-
ResponsabIe
Programador de Despachos
3
Query, Ver Definicin de Trminos, Pgina 80
Actividad
1. Recepciona el Query
3
del cliente con sus estimados de ventas por sub-cuentas.
2. Se modifica las subcuentas (maestro de subcuenta) segn Query si se requiere.
3. Se modifica los territorios (maestro de territorios) segn Query si se requiere.
4. Se ingresa nuevos repartidores si se incrementan los territorios.
5. Se realiza la secuenciacin de las Sub-cuentas (orden de armado).
6. Se realiza la asignacin de lnea a cada sub-cuenta.
7. mpresin de listado de las sub-cuentas por lnea.
ResponsabIe
Operador de Sistemas
Actividad
8. Coordina la transmisin de informacin enviada por SAC-Cliente.
ResponsabIe
Digitadora de Despachos
Actividad
9. Reordena la informacin enviada por SAC-Cliente de acuerdo a la programacin.
10. Emite el programa de Despachos
FIN DE ACTIVIDAD
3.2.2. DESPACHO DE PEDIDOS.
El despacho de pedidos (Ver Diagrama N 3) determina las actividades necesarias para
realizar el despacho y confirmacin de los pedidos. El cual garantiza un procedimiento
eficiente, efectivo y eficaz.
Las polticas para este procedimiento son:
Por ningn motivo los vehculos deben de salir de planta si no tienen la
documentacin necesaria (Boleta de despacho, Gua de Remisin, Gua Remisin
Remitente, Gua Remisin Transportista y Control de Despacho)
Las guas de remisin deben de contar con los datos debidamente llenados, sin
enmendaduras, borrones, correcciones y manchas.
La totalidad de despachos deben de contar con el Control de Despacho respectivo y
con la firma autorizada.
Debe registrarse la totalidad de los despachos en el sistema y la confirmacin del
despacho.
La mercadera debe ser entregada segn la programacin y en buen estado
DIAGRAMA N3. DESPACHO DE PEDIDOS
ResponsabIe
Repartidor
Actividad
1. Presentarse en la fecha, hora y lugar indicado por el operador logstico.
ResponsabIe
Asistente de Jefe de Despacho
Actividad
4
Lnea Z, Ver Definicin de Trminos, Pgina 80
2. Desglosa los controles de despachos, la relacin de Consultoras, la relacin de
Deudoras y si hubiese control de calidad el control de chequeo al 100% y las compagina
segn Sub - Cuenta.
3. Entrega de documentos al repartidor para el chequeo de la mercadera de la lnea
Z
4
.
4. Recepcin del listado de bultos por Sub-cuenta por parte de produccin.
ResponsabIe
Repartidor
Actividad
5. Recibir las cajas de pedidos, las bolsas de Stylos & Modas, los productos y
premios despachados fuera de caja (lnea Z). Verificar que lo entregado coincida con lo
indicado en el Listado de Control de Despachos y el perfecto estado de los productos.
6. Firmar el Listado de Control de Despachos en seal de conformidad, indicando
fecha y hora, siendo responsable de la mercadera entregada desde ese momento.
7. Recepcionar los siguientes documentos: (i) Listado de Consultoras sin Deuda; (ii)
Listado de Consultoras con Deuda; (iii) Juego completo de guas de remisin (original -
destinatario, transportista y copia SUNAT); (iv) Boleta de Ventas y/o facturas, segn
corresponda; (v) Noticias; (vi) Cupn de Pago (vii) Boleta de Despacho. Por ningn
motivo el Repartidor podr retirarse de la empresa sin estos documentos.
ResponsabIe
Asistente de Jefe de Despacho
Actividad
8. Verificacin del listado de bultos por Sub-cuenta versus los bultos cargados por el
Repartidor .
Si es conforme:
9. Llenar los datos en el control de despacho del Repartidor, dando conformidad del
despacho y entregar de gua de remisin para su traslado.
ResponsabIe
Digitador
Actividad
10. Emisin de gua de remisin.
Si no es conforme.
ResponsabIe
Supervisor de Despacho
Actividad
11. Se da la indicacin de la descarga de la camioneta y proceder a un nuevo conteo
por parte de personal del operador logstico.
12. Confirmado el faltante verificar con el rea de Produccin la salida de los bultos
de la Sub-Cuenta en cuestin.
13. Si se confirma la no salida de los bultos se procede a armar los bultos faltantes.
14. Si se confirma la salida de los bultos, se completa los bultos faltantes para no
afectar a la consultora y se procede a una investigacin.
ResponsabIe
Jefe Estacin de Despacho
Actividad
15. Autoriza al repartidor la salida de planta a su zona de reparto con su visto bueno
en la gua de remisin.
FIN DE LA ACTIVIDAD
3.2.3. REPARTO DE PEDIDOS.
El reparto de pedidos (Ver Diagrama No 4) permite el control del servicio de reparto en
forma ordenada, en el ms breve tiempo, en el lugar adecuado y con un trato cordial a las
consultoras.
DIAGRAMA N 4. REPARTO DE PEDIDOS
ResponsabIe
Repartidor
Actividad
1. Ordenar mercadera segn ruta de reparto
2. Ubicado en la zona de reparto comunicarse con la Gerente de Zona para
informarle del inicio del reparto y realizar las consultas correspondientes.
3. En caso de no lograr comunicarse con la Gerente de Zona, insistir una vez ms. Si
en 10 minutos no recibe contestacin alguna, iniciar el reparto y reportar lo sucedido en el
Control de Reparto.
4. Visitar a la totalidad de las Consultoras, independientemente del Listado en el cual
se encuentren.
5. Durante el reparto, llevar las guas de remisin y presentarla en caso fuera
intervenido por SUNAT.
6. Entregar los pedidos a su destinatario y exclusivamente en la direccin que figura
en la boleta de despacho.
7. Entregar las cajas, bolsas de Stylos & Modas, conjuntamente con los productos y
premios fuera de caja que figuran en la Boleta de Despacho.
8. En caso la caja y/o bolsa de Stylos & Modas estuviese mojada o visiblemente
maltratada, conjuntamente con la Consultora, deber verificar su contenido. En caso de
faltantes de mercadera o que algn producto estuviese daado, dejar constancia de lo
detectado en la Boleta de Despacho y ambos, el Repartidor y la Consultora, firmarn
dicho documento. Asimismo, deber avisar a la empresa para atender el faltante o
producto daado dentro de las 24 horas. Finalmente, llevar el producto daado a planta
para que en sta se efecte el canje correspondiente dentro de las 24 horas.
9. La Consultora deber firmar la Boleta de Despacho en seal de conformidad y
colocar el nmero de su documento de identidad.
10. En caso no encontrarse la Consultora, entregar el pedido a una persona mayor
de edad quien exhibir una copia del DN de la consultora, adems de su documento de
identidad, consignar el nmero del mismo e indicar su vnculo con la Consultora en la
Boleta de Despacho.
11. En los casos "9 y "10, Verificar coincidencia de firma entre DN y Boleta de
despacho de la persona que recibe el pedido.
Caso: Iistado de consuItoras sin deuda
12. Entregar el pedido previa presentacin de algn documento de identidad de la
Consultora.
13. No solicitar Cupn de Pago alguno.
14. De no encontrar a persona alguna en la direccin indicada en la Boleta de
Despacho, dejar una Nota de Visita Pendiente, debiendo indicar en sta la fecha y hora
de la visita realizada e indicar la hora aproximada de la segunda visita.
15. Visitar por segunda vez a la Consultora y de no encontrar a persona alguna, dejar
nuevamente la Nota de Visita Pendiente, indicando la hora y fecha de la visita realizada y
precisar que la Consultora deber recoger su pedido en el deposito de la zona.
Caso: Iistado de consuItoras con deuda
16. Solicitar a la Consultora el voucher impreso directamente por el Banco como
constancia de cancelacin de la deuda. El voucher emitido por el Banco deber ser por el
mismo importe de la deuda que figura en el Listado de Consultoras con Deuda.
17. Verificar la informacin que figura en el voucher.
18. Si la informacin verificada coincide, entregar el pedido.
19. Si la informacin verificada no coincide dejar formato de Visitado, al final del
reparto de cada remesa, dejar el pedido en el depsito. Slo si la zona no contase con un
depsito, dejar los pedidos en la oficina de la Gerente de Zona.
20. Por ningn motivo entregar pedidos con pagos parciales que no completen el
importe adeudado que figure en el Listado de Consultoras con Deuda.
Tiempo de reparto
21. El reparto deber efectuarse dentro de las 24 horas desde el momento de la
recepcin de la carga, salvo que se generen Notas de Visita Pendiente debidamente
sustentadas.
22. La hora mxima para entregar pedidos ser hasta las 9:00 pm, salvo indicacin
contraria de la empresa, previa autorizacin de SAC-cliente.
Excepciones
Primeros pedidos
23. Chequear el pedido y solicitar la firma de la Consultora en seal de conformidad,
quien deber consignar el nmero de su documento de identidad.
Pedidos en Iista de chequeo o zona de chequeo
24. La orden de chequeo total o parcial de la zona ser transmitida por la empresa a
pedido del cliente, debiendo el Repartidor revisar, en presencia de cada Consultora, cada
uno de los productos contenidos en la caja, bolsa de Stylos & Modas y los productos
fuera de caja, verificando la coincidencia entre lo facturado y lo enviado.
Pedidos de servicio
25. Dichos pedidos figurarn en el listado "Pedidos de Servicio.
26. Deber aplicarse el procedimiento detallado en el acpite anterior.
Direcciones erradas
27. La direccin a entregar el pedido deber ser la que figure en la Boleta de
Despacho. En caso la direccin no existiera, El Repartidor no deber entregar el pedido,
debiendo devolverla a planta e informarle para que posteriormente lo reporte a
SAC-Cliente.
28. Asimismo, el cliente entregar peridicamente al Repartidor el Formato de
"Actualizacin de Direcciones con el objetivo de actualizar la base de datos de las
Consultoras.
I nconveniencias durante eI reparto
29. En caso de tener cualquier tipo de inconveniente durante el reparto, el Repartidor
deber llamar inmediatamente a la empresa para efectuar la consulta.
FINALIZACION DEL REPARTO
30. Deber llevar los pedidos con deuda que quedasen como saldo al depsito y, en
caso que la zona no cuente con uno, deber llevarlos a la casa u oficina de Gerente de
Zona, quien firmar el Control de Despachos, el Listado de Consultoras con Deudas y la
Relacin de Pedidos que quedan en Depsito por Deuda.
FIN DE LA ACTIVIDAD
3.2.4. LIQUIDACIN DOCUMENTARIA
Este proceso permite llevar el control de la documentacin emitida directamente a la
consultora. Determina que la entrega de la mercadera sea recepcionada de manera
eficiente.
DIAGRAMA N 4. LIQUIDACIN DOCUMENTARIA
3.2.4.1. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ResponsabIe
Repartidor
Actividad
1. Finalizado el reparto se dirige a Planta a realizar la liquidacin documentaria
respectiva.
ResponsabIe
Supervisora Control documentario
Actividad
2. Recepciona el Programa de Despachos Diario para luego cruzar la informacin
con la documentacin del Repartidor.
3. Recoge de Sistemas el Reporte de que cuentas llevaron los listados de chequeo al
100%.
4. Verifica que las boletas de despachos lleven debidamente la firma, DN, fecha y
hora de recepcin de la consultora.
5. Verifica el listado de deudas, el listado de chequeo al 100%, las guas de remisin
de material promocional, notas de crdito, boletas de despacho especial a Gerente de
Zona
6. Atiende los reclamos, faltantes, trueques y/o canjes; siempre y cuando el
Repartidor presente la fotocopia de la boleta de venta de la consultora debidamente
firmada por ella, el cual se le hace llegar al rea de Almacn.
ResponsabIe
Almacn
Actividad
FaItantes :
7. Verifica la hoja de sacado del rea Operativa, el cual confirma si efectivamente se
envi el producto o no.
Si no es conforme
8. Se confirma que el producto efectivamente fue chequeado e introducido en la caja.
9. La Supervisora de Control Documentario, procede a emitir la Nota de Mercadera
Perdida el cual ser asumido por el Repartidor.
10. Almacn entrega del producto faltante a Control Documentario para luego ser
entregado al repartidor.
Trueques :
11. Verifica si se envi un producto por otro por falta de stock o por error, previa
consulta con la Boleta de Venta de la consultora.
Canjes :
12. Si el Repartidor al chequear sus cajas, encuentra un producto en mal estado,
este es entregado a la oficina de control documentario y enviado a almacn para su
cambio.
Si es conforme:
13. Almacn entrega el producto faltante a Control Documentario para luego ser
entregado al repartidor y finalmente a la consultora.
14. En todos los casos: La Supervisora emite una hoja de salida del producto
(Atencin de Faltantes, Trueques o Canjes).
ResponsabIe
Repartidor
Actividad
15. Lleva la Hoja de salida del producto para el visto bueno del Jefe de despachos
como conformidad de salida del producto de Planta.
16. Entrega los faltantes, trueques o canjes a la consultora.
17. Regresa con la hoja de Atencin de Faltantes, Trueques o Canjes a Control
Documentario.
FIN DE LA ACTIVIDAD
3.2.5. DEPSITOS DE RESPONSABILIDAD.
Este proceso (Ver Diagrama N 5) controla los pedidos con deuda y los pedidos sin
deuda que no fueron entregados, ubicados dentro del rea que le corresponde a la
cuenta que reciben; de esta manera logrando un servicio de entrega de pedidos con
cancelacin de pago en los casos de pedidos con deuda y un punto de recojo de los
pedidos sin deuda que no fueron recepcionados por las consultoras el da de reparto.
DIAGRAMA N 5 DEPOSITO DE RESPONSABILIDAD
ResponsabIe
Encargados de Depsitos
Actividad
1. El encargado del depsito recepciona los pedidos al final del reparto, diferenciando
los pedidos en dos listados, el de pedidos con deuda y el de pedidos sin deuda.
2. Verifica lo siguiente:
A.- Que el total de cupones cancelados ms los pedidos entregados sume el total de
pedidos del listado de pedidos con deuda.
B.- Los fuera de caja y el total de cajas y bolsas de Stylos estn completas segn los
controles de despacho.
C.- Concluida la verificacin el encargado del depsito firma la relacin de pedidos
que quedan en seal de conformidad y desde ese momento ser el responsable de la
mercadera en caso de existir discrepancia el encargado del depsito deber indicarlo en
el formato de pedidos que quedan en depsito e informar al operador logstico.
3. En el caso que la cuenta tenga chequeo al 100% selectivo el encargado del
depsito verificar junto con el repartidor todo el pedido y en caso de existir discrepancias
se indicar en el formato de chequeo, el repartidor informar al operador logstico y se
proceder a la atencin dentro de las 24 Hrs. Las cajas y bolsas de Stylos abiertas
debern cerrarse con cinta adhesiva con logo entregada por el operador Logstico.
4. Para la entrega de un pedido la encargada del depsito deber solicitar
documento de identidad de la persona que recoge el pedido, si esta no fuera la
consultora, deber llevar una copia del DN de la consultora y si fuera un pedido con
deuda deber solicitar la boleta de pago cancelada por el monto que figura en el listado.
5. El encargado del depsito entregar el pedido previa firma de la boleta de
despacho como muestra de conformidad, asimismo deber colocarse el nmero de DN,
Fecha, hora y el parentesco de la persona que recoge el pedido si esta no fuera la titular.
6. En los casos que la consultora tenga deuda de dos campaas deber solicitarse
ambos cupones, los cupones quedan en poder del encargado del depsito.
7. La Gerente de Zona no podr retirar pedidos con deuda del depsito salvo
indicacin del operador logstico, la cul estar autorizada por SAC-Cliente.
8. La Gerente de Zona est en derecho de preguntar en cualquier momento el saldo
de pedidos que an se mantiene en depsitos.
9. El Operador logstico informar al encargado del depsito la fecha de recojo de
pedidos que no fueron recogidos por las consultoras. El depositario deber informar
cuantos pedidos aun quedan por recoger.
FIN DE LA ACTIVIDAD
3.2.6. RECOJO DE FACTURA POR ANULAR
Este procedimiento es el que realiza el recojo de los pedidos que no fueron retirados por
las consultoras, as como de la documentacin de aquellos que fueron recogidos. El
tiempo promedio que los pedidos permanecen en los depsitos es de 10 das.
ResponsabIe
Jefe de Despachos
Actividad
1. Designa el transportista que recoger boletas de despachos y mercadera que se
encuentra en Depsitos.
ResponsabIe
Transportista
Actividad
2. Recoge dos tipos de documentacin:
Las boIetas de despacho recepcionadas: Corresponde a la mercadera que la
consultora recogi del depsito.
Las boIetas de despacho por anuIar: Corresponde a la mercadera que la consulta
no recogi del depsito y sern dejadas en el Almacn de Recepcin de mercadera
para luego ser anuladas.
3. Las boletas de despacho recepcionadas son entregadas a Control Documentario para
luego hacer el cruce de la informacin.
ResponsabIe
Supervisora de Control Documentario
Actividad
4. Verifica que efectivamente las boletas de despachos de los todos los pedidos
anulados o recepcionados estn completos, para luego juntarlos con el paquete de los
pedidos entregados directamente a las consultoras.
5. Le entrega al digitador, los listados de chequeo al 100% de todas las cuentas
debidamente firmados por la consultora.
6. Despus de haber recabado todas las boletas de despacho, guas de salida, notas
de crdito y ubicarlas en cajas por nmero de cuentas; estas son enviadas a CENTRAL
FLE (Almacn de Archivos de la empresa cosmtica)
7. Y Finalmente las cartulas de despacho (documento en el que se especifica
cuantos pedidos lleva el Repartidor) son enviados con memorndum a SAC-cliente.
FIN DE LA ACTIVIDAD
5
Tarjeta Sim. Ver Definicin de Trminos Pg. 81
CAPTULO IV. RATIOS DE CONTROL
Los ratios de control nos permiten conocer y medir nuestras operaciones. Los ratios que
se consideran principalmente para medir el aspecto netamente operativo son el ratio de
tiempo de reparto y el ratio de liquidacin documentaria.
4.1. Ratio Tiempo de Reparto.
El ratio Tiempo de reparto considera el tiempo que demora el pedido en ser entregado a
la consultora, desde que este sale de planta.
El ratio de Tiempo de Reparto se Obtiene de:
Se considera que los pedidos deben ser entregados dentro de las 24 horas de haber
sido despachado de la planta del operador logstico.
Los datos de la operacin de reparto son obtenidos a travs de un software de
confirmacin de reparto que se encuentra en una tarjeta SM
5
de cada uno de los
celulares de los repartidores (ver rbol lgico del software anexo No 4), a travs de cual
informan va mensajes SMS que son captados por un servidor que almacena la
informacin.
La informacin que se obtiene a travs de este sistema es:
Hora y fecha que los repartidores salen de planta
Hora y fecha que los repartidores llegan a su zona de distribucin
Hora y fecha en que es entregados cada uno de los pedidos
Hora y fecha que finaliza el reparto en la zona distribucin.
Hora y fecha que finaliza el reparto luego de haber dejado los pedidos no entregados
a las consultoras, al deposito de responsabilidad
Estos datos permiten generar los cuadros por cada una de las zonas desde Lima 1 a
Lima 7 (Cuadros N. 1 - 7), en estos cuadros se observa:
Cuenta y subcuenta
Nombre del Repartidor
Numero de Pedidos y Bultos que llevo el repartidor
Hora de Salida de Planta
Hora de inicio de Reparto
Hora de fin de reparto
En caso no hubiera finalizado el reparto el mismo da se observa la cantidad de
pedidos pendientes de entrega, la hora de inicio y fin de reparto de dichos pendientes
Tiempo promedio de entrega por pedido
Porcentaje de entrega de pedidos el da de despacho
Fecha de liquidacin documentaria (ingresada manualmente al sistema)
Estos datos son resumidos en el cuadro Record de Reparto (cuadro N. 8) el cual indica
el porcentaje de pedidos entregados el mismo da en que fueron despachados y el
porcentaje de pedidos entregados al da siguiente. A travs de este cuadro se genera la
grfica Record de Reparto (grfico N.2), que representa en un grfica de barras lo
sealado en el cuadro Record de Reparto.
Cuadro N 1 - Datos Reparto por Cuenta - Lima 01
ConsuItar texto impreso
Cuadro N 8- Record de Reparto por Zona
Grfico N 2- Record de Reparto por Zona
4.2. RATIO LIQUIDACIN DOCUMENTARIA.
La liquidacin documentaria permite verificar la entrega de los pedidos, informacin que
debe coincidir con la ingresada al sistema va mensajes SMS a travs de la confirmacin
de reparto. El ratio de liquidacin documentaria, es ingresada manualmente al sistema,
adicionando data al cuadro del ratio de tiempo de reparto, esta informacin genera el
cuadro Record de Liquidacin (Cuadro No. 9) que permite visualizar la fecha en que se
realiz la liquidacin documentaria y a la vez generar el grafico de liquidacin
documentaria (grafica No. 3).
El Ratio de Liquidacin Documentaria (RLD) se obtiene:
CUADRO 9 - Record de Liquidacin
ZONA DENTRO 24 HORAS DENTRO 48 HORAS 3
Das
4
Das
5 a mas Das
LIMA 1 80.33% 16.39% 3.28% 0.00% 0.00%
LIMA 2 82.22% 13.33% 2.22% 0.00% 2.22%
LIMA 3 88.41% 11.59% 0.00% 0.00% 0.00%
LIMA 4 75.36% 24.64% 0.00% 0.00% 0.00%
LIMA 5 88.16% 11.84% 0.00% 0.00% 0.00%
LIMA 6 60.56% 32.39% 7.04% 0.00% 0.00%
LIMA 7 89.74% 8.97% 1.28% 0.00% 0.00%
Fuente de Elaboracin: Cuadro Datos de Reparto por Cuenta Lima 1 - 7
Grfico No 3 - Record de Liquidacin Documentaria
Fuente de Elaboracin: Cuadro Record de Reparto por Zona
CONCLUSIONES
1. El Programador de Despacho es quien determina la asignacin de carga de cada
vehculo, as como el orden de produccin, por lo tanto la programacin de Despacho es
la que determinar que el costo de la operacin sea el optimo.
2. La mercadera al salir secuenciada por las lneas de produccin, permite una
disminucin del 25 % en el tiempo de reparto, puesto el repartidor en el momento de la
entrega, no pierde tiempo buscando el pedido dentro de toda su unidad el pedido, ya que
estos al ser secuenciados, estn ordenados segn su ruta de entrega.
3. Los procedimientos son la primera herramienta en el entrenamiento del nuevo
personal, por tanto es de suma importancia que estos se encuentren correctamente
documentados y actualizados.
4. A travs de los procedimientos se garantizan la realizacin de las tareas siempre
de la misma forma.
5. los procedimientos sirven para evaluar al personal y conocer su desempeo. Al ser
de revisin peridica, sirven para verificar su actualidad y como reentrenamiento del
personal con experiencia.
6. Los procedimientos promueven la comunicacin entre los distintos sectores de la
empresa y son tiles para el desarrollo de auto inspecciones y auditorias.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
1. La revisin de la documentacin que debe portar el repartidor al salir de planta debe
ser obligatoria, el personal de Despacho debe ser muy cuidadoso en este tema, pues la
omisin de algn documento puede significar una multa y/o el decomiso de la
mercadera, en caso que la unidad sea intervenida por personal de Sunat.
2. Los procedimientos deben someterse a monitoreo peridico para verificar que las
actividades de los nuevos manuales, formularios, reglamentos, sistemas, instalaciones,
equipos, etc, estn operando de acuerdo con los patrones de calidad y agilidad
esperados.
3. El control debe asegurar que los procedimientos se desarrollen como fueron
adoptados, anticipndose a los hechos para adoptar las medidas correctivas y
estableciendo las soluciones que garanticen la supervivencia y xito de la Entidad a
travs del mejoramiento continuo de los procesos, esto garantizar que los manuales
estn permanentemente actualizados.
4. Para cualquier proyecto de manual de procedimientos es recomendable seguir las
etapas que describo en el capitulo 3. Estas etapas cubren todos los aspectos necesarios
en un proyecto de este tipo.
5. Durante todo el desarrollo del proyecto, es necesario que exista, por parte del
equipo de trabajo y en especial del jefe del proyecto, un proceso de concientizacin hacia
todos los involucrados en ste, con el fin de facilitar su mismo desarrollo e
implementacin, ms aun cuando se presentan cambios radicales en la forma de hacer
RECOMENDACIONES
las cosas.
BIBLIOGRAFA
Antn, J.(1994) Logstica: una visin sistmica, Serie D-39, Instituto de Ingeniera,
UNAM, Mxico, 206 p.
Briceo, S (1995) "Orientaciones estratgicas para el desarrollo de operadores
logsticos", Memorias del XX Congreso de la Academia Nacional de Ingeniera,
Veracruz, (Mxico), Septiembre 28-30, 1995, pp. 190-195.
Colomer, J (1998). El transporte terrestre de mercancas: organizacin y gestin,
Universidad Politcnica de Valencia, Valencia, 252 p.
Fornolls, J (1998) "Estrategias para la distribucin urbana de mercancas en el rea
metropolitana de Barcelona" Universitat Pompeu Fabra, Barcelona, 32 p.
Lambert, D.; Stock, J. (1993) Strategic Logistics Management, Irwin, Boston, 862 p.
Robust, F. (1998) Principios de diseo de sistemas logsticos, Universidad Catlica de
Chile, Santiago, 89 p.
BIBLIOGRAFA
ANEXOS
ANEXO N 1. DISTRIBUCIN DE PLANTA
ANEXOS
ANEXO N2. ORGANIGRAMA GRUPO EMPRESARIAL
(consultar texto impreso)
ORGANIGRAMA LOGISTIC- OPERADOR LOGISTICO
ANEXO N 3. ZONIFICACION DEL MERCADO LIMEO
POR DISTRITOS
ANEXO N 4. CONFIRMACION DEL REPARTO -
RBOL LOGICO
DEFINICIN DE TRMINOS
Campaa.- Periodo de 21 Das, en el cual tiene vigencia lo que seala el catalogo.
Hay 18 campaas en un ao, 16 campaas de 3 semanas y 2 campaas de 2 semanas.
CatIogo.- Es un documento impreso el cual indica los precios y productos que van
a estar disponibles en una campaa determinada. El cual es entregado a la consultora
con una campaa de anticipacin.
CentraI FiIe.- Almacn donde son guardados los archivos de la empresa de
productos de belleza.
ConsuItora.- Persona dedicada a la venta de productos de belleza.
ControI de Chequeo aI 100%.- Es el documento donde figuran todas las consultoras
que realizaron pedido en una determinada subcuenta. El repartidor en el momento de la
entrega del pedido debe realizar un chequeo de todos los productos entregados y
certificar que son los mismos que figuran en la boleta de venta dando as la conformidad
de dicha entrega. Si no fuera este el caso, reportar la no-conformidad de esta en el
control e informar para regularizar esto en la brevedad posible.
ControI de Despacho.- Es el documento donde figuran la cantidad de cajas y
productos fuera de caja que transporta un repartidor el da que realiza su reparto. Con
este documento el repartidor verifica que los productos que le son entregados son lo que
figuran en dicho documento.
Deudoras.- Son las consultoras que tienen deuda de campaas anteriores.
ERI.- Exactitud en Registro de nventario, diariamente aleatoriamente se seleccionan
10 productos y se visualiza en el sistema su ubicacin en el sistema, teniendo que
coincidir el anaquel fsico con el que figura en el sistema, si se encontrar un tem que no
coincidiera se realiza la verificacin de todo el almacn.
Estibas.- Personas que sirven de apoyo a los repartidores y/o transportistas para
cargar y ordenar la mercadera en las movilidades. Se solicitan de acuerdo al volumen de
la carga.
Gerente de Zona.- Persona que agrupa y dirige un numero de lderes de una
determinada zona.
Lder.- Persona que agrupa y dirige un numero de consultoras que viven en una
determinada zona.
Lnea Z.- Son los productos que van fuera de caja. En esta lnea estn incluidos los
regalos que reciben las consultoras.
ANEXOS
Orden de Compra.- Es el documento por el cual la consultora realiza su pedido,
dicho documento se entrega a la consultora en conjunto con el pedido realizado la
campaa anterior, si la consultora no realiz pedido en la campaa anterior la orden de
compra se le entrega en una reunin que se realiza cada 3 semanas, denominada fin de
campaa.
Pedido.- Producto o conjunto de productos solicitados por las consultoras.
Query.- nformacin enviada por SAC-Cliente, donde detalla sus estimados de venta
por subcuenta para la campaa en mencin. Esta data debe llegar como mximo al
operador logstico antes de las 3 p.m. del da anterior al reparto.
ReIacin de deudoras.- Es el listado de las consultoras que hicieron pedido en
campaas anteriores y a la fecha aun no han cancelado dicho pedido.
Repartidor.- Persona encargada de llevar los pedidos desde la planta del operador
logstica hasta la vivienda de la consultora.
SAC-CIiente.- Servicio de atencin al cliente, es el rea de la empresa de productos
de belleza, que se encarga de todas las coordinaciones y apoyo para que el operador
logstico realice la una optima distribucin.
Tarjeta SIM.- La tarjeta SM identifica al usuario a la red y contiene un
microprocesador (chip), el cual almacena informacin nica sobre la cuenta, incluyendo
su telfono, nmero de este y nmeros de seguridad (PN y PUK).

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