ELABORACIN DE BASES

DE LICITACIN
Formacin contInua
NDICE

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

II. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

1. PROCEDIMIENTO DE DEFINICIN DE UN REQUERIMIENTO

2. EJEMPLO DE LA IMPORTANCIA DE DEFINIR
EFICIENTEMENTE UN REQUERIMIENTO


III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIN

1. ENFQUESE EN LAS COMPRAS IMPORTANTES

2. HAGA PARTICIPAR AL USUARIO INTERNO


3. CONSULTE A SUS PARES, EXPERTOS Y PROVEEDORES

A. EJEMPLO

4. DEFINIR LOS ELEMENTOS CLAVES AL EVALUAR UNA OFERTA


5. REGISTRE Y UTILICE LA INFORMACIN DE LAS
ADQUISICIONES




Identificar y analizar los conceptos y elementos
importantes en la elaboracin de Bases de Licitacin que
permitan contribuir a mejorar la eficiencia en el proceso
de compra


I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN


















Definicin de
requerimiento
1
Seleccin del
mecanismo de
compra
2
Llamado y recepcin
de ofertas
3
Evaluacin de
ofertas
4
Adjudicacin oferta
5
Recibo de
producto o
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
7
INICIO
FIN
II. PROCESO DE
ABASTECIMIENTO
Elaboracinde
Basesde
Licitacin
1. PROCEDIMIENTO DE DEFINICIN DE UN
REQUERIMIENTO (RFI)
Solicitud de
Requerimiento
-Director
-Funcionarios
-J efes Dptos,
entre otros.
Bsqueda de
equipo de
trabajo
En el caso de
compras
complejas buscar
expertos para
este
requerimiento.
Internos o
externos. En caso
de compras sobre
1000 UTM
establecer una
Comisin de al
menos 3
personas.
Request for
information
(Solicitar
Informacin)
Invitar a los
proveedores sobre el
tema para
comprender
claramente qu
comprar. Utilizar
aplicacin
Consultas al
mercado que se
ubica en la opcin
de men
Licitacin .
Reunin
con
equipo de
trabajo
Se rene el
comprador con el
equipo de trabajo para
definir ahora con ms
informacin qu se
desea comprar
(priorizando precio,
calidad, etc).
Importante es que
este mismo equipo
de trabajo se quien
haga la evaluacin
de las ofertas.
Definicin de
requerimiento
Se detalla y
especifica que
bien ser el
mejor para la
institucin. Un
requerimiento se
define como la
necesidad de
adquirir un bien o
servicio para el
funcionamiento
de la institucin.

1 2
3
4 5
Internos
(propia
institucin)
Ingreseamercadopblicoyseleccion
delmenlicitacionesconsultaal
mercado
APLICACINRFI:
RECORDAR:(Art.13bis)Lasentidadeslicitantespodrnefectuar,antesdelaelaboracinde
lasbasesdelicitacin,procesosformalesdeconsultasoreunionesconproveedores,
mediantellamadospblicosyabiertos,convocadosatravsdelsistemadeinformacin..
VerGuaRFIenwww.chilecompra.cl.
IMPORTANTE










Definir clara y de manera precisa el requerimiento, utilizando el
conocimiento que la organizacin tiene del bien.

Es muy necesario formar un grupo de trabajo experto que sea parte del
comit evaluador.

No olvidar establecer clausulas de readjudicacin en las bases.

Cuando las contrataciones superen las 1000 UTM, la licitacin pblica ser
siempre obligatoria, salvo lo sealado en el art. 10 del reglamento.
Adems, debern ser evaluadas por una comisin de al menos tres
funcionarios pblicos internos o externos al organismo (Art.37 reglamento).

RECORDAR NO SLO QU DESEO COMPRAR, SINO TAMBIN:

1. PARA QU NECESITO ESTE PRODUCTO O SERVICIO?

2. CUNDO LO NECESITO?



Aquino
quienesdebo
hacerestas
preguntas?

En el marco de un acuerdo para el mejoramiento del entorno laboral, el
Departamento de Recursos Humanos solicit la contratacin de un curso
de capacitacin en prevencin de riesgos laborales. La Unidad de
Abastecimiento realiz un llamado a licitacin indicando en el requerimiento
que el criterio determinante ser el precio. Tambin se indic el
presupuesto con que se contaba. Se recibieron 3 ofertas:


Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3






2. Ejemplo de la importancia de definir
eficazmente un requerimiento

Debemos definir el requerimiento lo mejor posible, considerando todos
sus aspectos relevantes.
Los proveedores nos ofertan mejor con una buena definicin del
requerimiento.
Una mejor definicin el requerimiento nos permite contar con
criterios claros para evaluar la mejor oferta.
PROBLEMAS DEL CASO
Existen factores que no permiten comparar nuestras ofertas (Ej: Curso
de stress v/s curso de riesgos laborales).
El precio no es nico factor o criterio para tomar decisiones.
EN QU NOS PERJUDICA COMO COMPRADORES?
Perder tiempo, dinero y credibilidad ante la jefatura y proveedores.
Generar mayor revisin por parte de los auditores internos y
externos.
Declarar desierta la Licitacin
CONCLUSIONES









Una buena definicin de requerimientos nos permitir ser:
NOOLVIDARQUELASBASESDELICITACINSONLAESENCIADELCONTRATO
Eficaces,puesexplicarbienququeremosycmoloqueremosnosayudara
satisfacerlosobjetivosdelaorganizacin.
Transparentes,yaquepermitirquetodoslosactorescuentenconla
informacinnecesariaparaparticiparenigualdaddecondiciones
ennuestrosprocesosdecompra.
Eficientes,yaqueayudarareducirelriesgodequemalgastemosrecursos
enprocesosdecompraquenolleguenaningunaparte.
EN RESUMEN
III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE
LICITACIN
1. Enfquese en las compras importantes

2. Haga participar al usuario interno

3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores

4. Defina las caractersticas claves (criterios) del
producto o servicio

5. Registre y utilice la informacin de las
adquisiciones






1. Enfquese en las compras importantes, complejas o costosas,
no descuidando las compras rutinarias.


III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE
LICITACIN
Cmo descubrir una compra importante?

Monto de la compra

Frecuencia de la compra (Discriminar entre compras rutinarias e
importantes)

Importancia estratgica de la compra
2. Haga participar al usuario interno

En el caso de compras estratgicas es muy importante constituir una
comisin o equipo de trabajo que est formado al menos por: el solicitante,
algn experto en el tema y un representante de abastecimiento. No olvidar
que sobre 1000 UTM se necesita una Comisin de al menos tres funcionarios.


En caso que fuese necesario, debe involucrarse algn asesor legal
y/o representante de finanzas.
III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE
LICITACIN
Hacer participar a quienes formulan el requerimiento al comenzar y en
el proceso de la compra.
3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores

Consulte a proveedores. Preguntar por las opciones existentes en el
mercado que solucionan mejor nuestra necesidad. Esta consulta debe
ser amplia y transparente (Request For Information). Utilizar el
formulario que entrega el sistema.
III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE
LICITACIN
Preguntar a compradores de otras instituciones.
Revisar las Bases de Licitacin publicadas en el portal
www.mercadopublico.cl, las cuales estn disponibles para todo usuario.
Consulte a expertos internos. Por ejemplo al comprar tecnologas
complejas.
El Departamento de Recursos Humanos ha solicitado la contratacin de un
curso de capacitacin en materia de Asesoras Comunicacionales . Se trata
de un curso enfocado especficamente para el anlisis del discurso que
enfrenta el Director cada da ante los ciudadanos. Se deja constancia que en
esta institucin no existe personal con los conocimientos apropiados para
definir adecuadamente el tipo de asesora que convendra realizar.

Por esta razn, la unidad de abastecimiento tiene serias dificultades para
preparar la definicin de requerimientos, por lo que ha decidido consultar a
los eventuales oferentes respecto de las caractersticas principales que
debiera tener la asesora. Para tales efectos, y siendo lo ms transparente
posible, la invitacin fue hecha de manera formal, invitando por medio del
sistema en la aplicacin Consulta al Mercado a todos los oferentes del o los
rubros seleccionados, con la finalidad de realizar consultas y solicitar
caractersticas principales de la asesora a contratar: nmero de horas de la
asesora, contenidos, metodologa de evaluacin, mejores experiencias, etc.

En sntesis, con la informacin recogida se elabor la definicin del
requerimiento atendiendo a la informacin entregada por los propios
eventuales oferentes.
A. EJEMPLO AL CONSULTAR PARES, EXPERTOS Y
PROVEEDORES
4. Definir los elementos claves (criterios) al evaluar una oferta
III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE
LICITACIN
Existen otros factores distintos al precio cuando evaluamos. Tales
como:
Calidad (Ej. Certificaciones)
Experiencia (Ej. Aos de la empresa en el rubro)
Caractersticas Tcnicas (Ej. Rendimiento del producto)
Servicio post venta (Ej:Servicio Tcnico)
Costo de repuestos e insumos (Hay disponibilidad y son
econmicos?
Garanta en caso de fallas (Ej. Condiciones de garanta)
Tiempo de respuesta o entrega (Ej. Tiempo de entrega
del producto)
Eficiencia energtica (Ej. Menos gasto de energa)
Otros
Pondere los criterios adecuadamente para obtener la evaluacin final de
cada propuesta.
Para poder comparar sobre la base de criterios, stos deben ser
cuantificables de alguna forma (medibles).
No se deben incorporar aspectos que resulten discriminatorios o que
impliquen barreras ilegtimas para la competencia.

Elegir un nmero adecuado de criterios de comparacin. Dejar fuera
alguno importante puede ser complejo, pero tener demasiados har ms
difcil la evaluacin.
IMPORTANTE
Si fuese necesario establecer Factores o Subfactores que desagreguen y
expliquen mejor el criterio.

5. Registre y utilice la informacin de las adquisiciones
FECHA EMPRESA
(IDENTIFICACIN)
NOMBRE
LICITACIN
EID
DESCRIPCIN
DELPRODUCTO
OSERVICIO
CARACTERSTICAS
ESPECFICAS
COSTO EVALUACIN
DELA
COMPRA
(1a7)
EVALUACINDEL
PROVEEDOR
(1a7)

III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE

LICITACIN
Mucha informacin que generamos al realizar Licitaciones nos puede
servir para elaborar futuras bases.
Ejemplo: Confeccionar en Excel una tabla con los datos de mayor
importancia para el comprador.
ELABORACIN DE BASES
DE LICITACIN
Formacin contInua