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Manual de Procedimiento
MPSG-002-11
MANTENIMIENTO DE VEHCULOS
Versin 28.03.11


INDICE

I. INTRODUCCIN .......................................................................................................... 1
II. OBJETIVO ..................................................................................................................... 2
III. ALCANCE Y APLICACIN........................................................................................... 2
IV. NORMATIVA ................................................................................................................. 2
V. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ........................................................................... 2
VI. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ..................................................................... 3
VII. PROCEDIMIENTO ........................................................................................................ 4
7.1. Verificacin del Programa de Mantenimiento de Bienes. .......................................4
7.2. Revisin de las especificaciones de Mantenimiento de los bienes ........................4
7.3. Elaboracin del Programa de Mantenimiento del Bien especfico ..........................4
7.4. Ejecucin del Mantenimiento de los Bienes .............................................................5
7.5. Evaluacin y aceptacin de la conformidad del servicio recibido............................6
VIII. MATERIALES ................................................................................................................ 6
IX. ANEXOS ........................................................................................................................ 7


I. INTRODUCCIN
El da 22 de febrero de 2006, el Presidente de la Repblica en uso de sus facultades
constitucionales y legales, aprob el Decreto Ley No. 11 de 22 de febrero de 2006, que crea la
Autoridad Panamea de Seguridad de Alimentos y dicta otras disposiciones.

La Autoridad Panamea de Seguridad de Alimentos, fue creada como entidad rectora del
Estado para asegurar el cumplimiento y aplicacin de las leyes y sus reglamentos en materia
de seguridad de introduccin de alimentos al territorio nacional, bajo criterios estrictamente
cientficos y tcnicos. Para tales efectos, se estableci la coordinacin correspondiente con el
Ministerio de Salud y el Ministerio de Desarrollo Agropecuario en los temas relacionados a la
salud humana, animal y sanidad vegetal, y tendr como objetivos principales:

1. Asegurar un nivel adecuado de proteccin de la salud humana, el patrimonio agropecuario
del pas, con relacin a los alimentos importados, teniendo en cuenta la diversidad y calidad
de su suministro.
2. Establecer principios, responsabilidades y procedimientos cientficos y tcnicos en materia
de seguridad y calidad de los alimentos importados.
3. Asegurar una base cientfica y tcnica para la proteccin de la salud humana y del
patrimonio agropecuario en materia de alimentos importados.
4. Establecer disposiciones y procedimientos para la toma de decisiones en materia referentes
a la seguridad de los alimentos.
5. Facilitar el intercambio comercial internacional de alimentos.
6. Asegurar la aplicacin uniforme y consistente de la normativa jurdica nacional e
internacional, los reglamentos tcnicos, los protocolos interinstitucionales, los manuales de
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procedimientos, los estndares de calidad, los parmetros de las matrices de riesgos y los
contratos de servicios en materia de seguridad de alimentos.

El artculo 79 del Decreto Ley 11 de 22 de febrero de 2006, establece que la Autoridad debe
elaborar los Manuales de Procedimientos Tcnicos y Administrativos.

Para ejecutar sus funciones, es necesario que todos los bienes de la Autoridad Panamea de
Seguridad de Alimentos, permanentemente se encuentren en buen estado.

Por lo anterior es necesario establecer programas eficaces y efectivos para el mantenimiento
de bines.

II. OBJETIVO
Establecer los procedimientos para el mantenimiento de vehculos, con el fin de orientar a los
responsables, sobre el procedimiento a seguir para el mantenimiento de los mismos.
III. ALCANCE Y APLICACIN
El presente manual describe, y es aplicable, al mantenimiento de todos los vehculos de la
Autoridad Panamea de Seguridad de Alimentos.

IV. NORMATIVA
Decreto Ley No. 11 de 22 de febrero de 2006 Que crea la Autoridad Panamea de Seguridad
de Alimentos y dicta otras disposiciones

V. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Para los efectos del presente manual los trminos presentados implicarn lo siguiente:

a. Mantenimiento:
Incluye los gastos y acciones ejecutadas para mantener los vehculos de la Autoridad
Panamea de Seguridad de Alimentos, en condiciones de llevar a cabo eficientemente el
servicio para el cual es usada.


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VI. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO




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VII. PROCEDIMIENTO
7.1. Verificacin del Programa de Mantenimiento de Vehculos.
El responsable del Mantenimiento de vehculos, mantendr actualizado el
correspondiente Programa en forma anual, requerido por cada una de las Unidades
Tcnicas y Administrativas de la Autoridad Panamea de Seguridad de Alimentos.
Verificar que en la documentacin bajo su custodia, est el programa especfico para
el mantenimiento de cada uno de los vehculos existentes.

En el Programa de Mantenimiento de vehculos Anual, plasmar la siguiente
informacin:

i. Mes en que debe realizarse el mantenimiento del bien.
ii. Descripcin del vehculo que requiere el mantenimiento.
iii. La Unidad Tcnica o Administrativa responsable del bien.
iv. Alguna observacin que quisiera emitir el responsable de la Unidad Tcnica o
Administrativa

Cuando se presenten daos espordicos, a travs del correspondiente formato de
solicitud de bienes y servicios, los responsables de las Unidades Tcnicas o
Administrativas respectivas, realizarn las solicitudes de mantenimiento del vehculo
de inters, a la Direccin Administrativa de la Autoridad Panamea de Seguridad de
Alimentos, quien la remitir al Responsable de mantenimiento de vehculos, quien
dar entrada a la solicitud a travs del formato de Registro de Mantenimiento de
Vehculos Solicitados, en el cual se plasmar la siguiente informacin:

a) Unidad Tcnica o Administrativa solicitante del servicio de mantenimiento.
b) Fecha de la solicitud.
c) Nmero de Registro de entrada de la solicitud de mantenimiento.
d) Descripcin del vehculo que requiere mantenimiento.

7.2. Revisin de las especificaciones de Mantenimiento de los vehculos
De existir el programa de mantenimiento especfico del vehculo, el responsable de
Mantenimiento proceder a la revisin o verificacin de las especificaciones del
mismo y seguidamente a la elaboracin de la solicitud de bienes y servicios y envo
de la misma a la Direccin Administrativa, para la adquisicin de materiales o equipos,
si el servicio ser realizado por colaboradores de la Autoridad Panamea de
Seguridad de Alimentos.

En los casos en que el servicio ser realizado por empresas externas, la Direccin
Administrativa proceder a solicitar cotizacin a las empresas que aparezcan en el
Registro de Empresas Proveedoras de Servicios de Mantenimiento de la Autoridad
Panamea de Seguridad de Alimentos, como Proveedoras de Servicios. Ser elegida
la empresa concesionaria. Seguidamente la Direccin Administrativa proceder a la
elaboracin del contrato para dar inicio al mantenimiento del bi en.

7.3. Elaboracin del Programa de Mantenimiento del Bien especfico
En los casos en que no exista programas de mantenimiento de bienes especficos, el
responsable de Mantenimiento de Bienes, proceder a la elaboracin e implementacin del
mismo e incluirlo en el Programa de Mantenimiento de Bienes por Ao.

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7.4. Ejecucin del Mantenimiento de los Vehculos
La ejecucin del mantenimiento de los bienes se realizar de la manera siguiente:

i. El responsable del mantenimiento de los vehculos dispondr de un
registro de existencia de vehculos asignados a las diferentes Unidades
Tcnicas y Administrativas de la Autoridad Panamea de Seguridad de
Alimentos. El mismo contemplar la siguiente informacin:

a) Marca del vehculo
b) Tipo
c) Ao
d) Nmero de placa
e) Mes de renovacin de placa
f) Nmero de registro
g) Unidad Tcnica o Administrativa asignado
h) Fecha de Mantenimiento
i) Recorrido (Km.)

ii. En el mes correspondiente para la renovacin de la placa de cada
vehculo, el responsable de Mantenimiento proceder a la gestin del
trmite para la renovacin de la misma.

iii. El mantenimiento de los vehculos se ejecutar y registrar en el Formato
de Registro de Mantenimiento de Vehculos, con la siguiente
informacin:

b) Vendedor
c) Marca
d) Modelo
e) Color
f) Nmero de Motor
g) Nmero de Placa
h) Recorrido (Km.)
i) Descripcin del Mantenimiento del Vehculo

Aceite
Bujas
Filtros
Llantas
Batera
Reparacin

iv. El mantenimiento del vehculo se realizar segn el programa
establecido por las agencias suplidoras de los mismos, de acuerdo al
kilometraje recorrido, siempre y cuando se encuentre dentro del perodo
de garanta. Agotado este perodo, el mantenimiento se ejecuta mediante
la contratacin de un servicio externo.

v. En cada una de las Unidades Tcnicas y Administrativas a las cuales se
les han asignado vehculos, por cada vehculo contarn y mantendrn
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actualizado el Registro de Control del Uso del Vehculo, en el cual se
plasmar la siguiente informacin:

a) Nombre del conductor
b) Fecha del uso del vehculo
c) Destino del viaje
d) Nmero de Tarjeta de suministro de Combustible/segn
octanaje
e) Volumen de combustible recibido
f) Valor del combustible recibido
g) Hora de salida
h) Lectura del kilometraje inicial
i) Lectura del Kilometraje final
j) Distancia recorrida en Km.
k) Hora de llegada
l) Observacin

vi. Los responsable del uso de los vehculos en cada una de las Unidades
Tcnicas o Administrativas, estarn pendiente del kilometraje recorrido
por el vehculo y registrado en el Cuadro de Registro de Control del Uso
del Vehculo. A travs de nota, solicitar su mantenimiento al
responsable de mantenimiento, cada vez que el mismo recorra cinco mil
kilmetro o el vehculo as lo requiera. El responsable de la Unidad
Tcnica o Administrativa remitir a fin de mes, al encargado de
Mantenimiento de la Autoridad Panamea de Seguridad de Alimentos, el
cuadro actualizado del Registro de Control del uso del vehculo.

vii. El responsable del mantenimiento gestionar el traslado del vehculo que
le corresponda, a la agencia suplidora, para que procedan a brindar el
servicio. Adems registrar el mantenimiento del mismo en el Formato de
Registro de Mantenimiento de Vehculos.

7.5. Evaluacin y aceptacin de la conformidad del servicio recibido
Recibido el servicio requerido, el responsable de Mantenimiento de los
vehculos y el responsable de la Unidad Tcnica o Administrativa que solicit
el servicio, procedern a la revisin del mismo, segn sea el caso y recibirn
a conformidad mediante la firma del documento que lo especifique, lo cual
se registrar en un formato de Registro de Mantenimiento de Bienes
Realizados.

VIII. MATERIALES
1- Equipo de computo e impresora
2- Materiales de oficina.
3- Lubricantes y filtros para vehculos
4- Archivadores
5- Sellos
6- Libros Record



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IX. ANEXOS

a) Formato de Control de existencia y mantenimiento de vehculos (FSG-010-
11).
b) Registro de Mantenimiento realizado (FSG-011-11).
c) Registro de Control de Uso de los Vehculos (FSG-012-11).
d) Formato de Solicitud de Vehculo (FSG-013-11).
e) Formulario de control y entrega de vehculo oficial (FSG-014-11).
f) Formato de Salva Conducto (FSG-015-11).
g) Formulario de Hoja de Vida / Historial de Servicio del Vehculo (FSG-016-11).