Liberta y Orden

Lineamientos Generales
para la Expedicin de
Manuales de Contratacin
a a
LGEMC-01
Lineamientos Generales para la
Expedicin de Manuales de Contratacin 2 0
Lineamientos Generales para la Expedicin de
Manuales de Contratacin
Introduccin ...................................................................................................................... 3
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4
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Defniciones ............................................................................................................
Lineamientos ..........................................................................................................
A. mbito de aplicacin de los lineamientos generales de los Manuales de Contratacin ...............
B. Qu es un Manual de Contratacin? ........................................................................................
C. Qu debe contener el Manual de Contratacin de una Entidad Estatal? ...................................
D.Qu informacin adicional debe incluir el Manual de Contratacin de Entidades Estatales con
un rgimen especial de contratacin? ............................................................................................
E. Qu aspectos no deben ser parte de un Manual de Contratacin? ...........................................
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Lineamientos Generales para la
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Introduccin
El artculo 160 del Decreto 1510 de 2013 establece que las Entidades Estatales deben contar con un manual de
contratacin, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto seale Colombia Compra Efciente.
En desarrollo de esta disposicin, Colombia Compra Efciente presenta los Lineamientos generales para la
expedicin de Manuales de Contratacin.
1. Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 [en lnea]. P.13. Disponible en:
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=628.
2. Ibdem. P.13
Defniciones
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayscula inicial deben ser entendidas con el signifcado
que a continuacin se indica o el que establece el Decreto 1510 de 2013. Los trminos defnidos son utilizados
en singular y en plural, segn lo requiera el contexto. Los trminos no defnidos deben entenderse de acuerdo
con su signifcado natural y obvio.
Defniciones
Gestin Contractual
Es el conjunto de actividades de planeacin, coordinacin, organizacin, control,
ejecucin y supervisin de los Procesos de Contratacin de una Entidad Estatal.
Gestin Estratgica
Es el conjunto de actividades, planes y/o fnes de poltica pblica que cada
Entidad Estatal debe llevar a cabo conforme con su Objetivo Misional.
Manual de Contratacin
Documento que establece y da a conocer a los partcipes del sistema de compras
y contratacin pblica los fujos de proceso y organigrama que cada Entidad
Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratacin y Gestin Contractual.
Objetivo Misional
Son los objetivos y las funciones de cada Entidad Estatal, de acuerdo con las
normas o disposiciones que regulan su actividad.
Procedimiento
1
Forma especifcada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso
2
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para
generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Lineamientos Generales para la
Expedicin de Manuales de Contratacin 4 0
Lineamientos
3. La metodologa del sistema de gestin de calidad est contenida en el numeral 5 del artculo 17 de la Ley 489 de 1998, la Ley 872 de 2003, el Decreto 4485
de 2009 y la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, disponible en:
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=628.
4. La aplicacin de la metodologa en las actividades de compras y contratacin pblica no exige adoptar integralmente el sistema de gestin de calidad a las
Entidades Estatales que no estn obligadas a desarrollar dicho sistema conforme al artculo 2 de la Ley 872 de 2003. Las Entidades Estatales que no estn
obligadas a desarrollar el sistema de gestin de calidad solo deben emplear la citada metodologa para expedir el Manual de Contratacin.
A
mbito de aplicacin de los lineamientos generales de los Manuales de Contratacin
Estos lineamientos son de obligatorio cumplimiento para las Entidades Estatales.
B
C
Qu es un Manual de Contratacin?
Qu debe contener el Manual de Contratacin de una Entidad Estatal?
El Manual de Contratacin es un documento que: (i) establece la forma como opera la Gestin Contractual de
las Entidades Estatales y, (ii) da a conocer a los partcipes del sistema de compras y contratacin pblica la
forma en que opera dicha Gestin Contractual. El Manual de Contratacin es tambin un instrumento de Gestin
Estratgica puesto que tiene como propsito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo Misional de
cada Entidad Estatal.
Los Manuales de Contratacin deben estar orientados a que en los Procesos de Contratacin se garanticen los
objetivos del sistema de compras y contratacin pblica incluyendo efcacia, efciencia, economa, promocin de
la competencia, rendicin de cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia.
Para las Entidades Estatales que aplican regmenes especiales de contratacin, el Manual de Contratacin
tambin es el instrumento que defne los Procedimientos para seleccionar a los contratistas.
El Manual de Contratacin debe emplear la metodologa prevista para la Gestin Contractual en el sistema de
gestin de calidad
3
. En consecuencia, el Manual de Contratacin debe basarse en Procesos y Procedimientos
en la forma prevista en tal metodologa del sistema de gestin de calidad
4
.
El Manual de Contratacin debe contener:
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- Planear la actividad contractual.
- Elaborar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones.
- Administrar los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboracin, expedicin, publicacin,
archivo y dems actividades de gestin documental.
- Supervisar y hacer seguimiento a la ejecucin de los contratos.
- Desarrollar comunicacin con los oferentes y contratistas.
- Hacer seguimiento a las actividades posteriores a la liquidacin de los contratos.
- Administrar las controversias y la solucin de confictos derivados de los Procesos de Contratacin.
- El estudio de las necesidades de la Entidad Estatal.
- Los estudios de sector y estudios de mercado.
- La estimacin y cobertura de los Riesgos.
- La defnicin de los requisitos habilitantes.
- La defnicin de los criterios de evaluacin de propuestas.
- La seleccin de contratistas.
- El Manejo de los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboracin, expedicin, publicacin,
archivo, mantenimiento y dems actividades de gestin documental.
- La supervisin y seguimiento a la ejecucin de los contratos.
- La comunicacin con los oferentes y contratistas.
- Los procedimientos presupuestales, fnancieros y de pago.
- El seguimiento a las actividades posteriores a la liquidacin de los contratos.
La naturaleza jurdica de la Entidad Estatal y su ubicacin en la estructura del Estado.
Los Procedimientos para desarrollar la Gestin Contractual en las siguientes actividades:
El rea encargada y el cargo responsable de las actividades de cada etapa del Proceso de Contratacin.
La Entidad Estatal debe defnir las funciones y las responsabilidades de quien realiza:
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- El trmite de procesos sancionatorios contra contratistas.
- El manejo de las controversias y la solucin de confictos derivados de los Procesos de Contratacin.
- Las normas sobre desempeo transparente de la Gestin Contractual; adecuada planeacin; las
prcticas anticorrupcin; el cumplimiento de las reglas del modelo estndar de control interno
y cumplimiento de otras disposiciones de carcter general en cuanto resultan aplicables a los
Procesos de Contratacin; utilizacin de herramientas electrnicas para la Gestin Contractual.
- Los mecanismos de participacin de la ciudadana a travs de veeduras organizadas e interesados
en los Procesos de Contratacin.
- Las condiciones particulares de la Entidad Estatal para el cumplimiento de los principios de libre
concurrencia y promocin de la competencia.
La informacin y las buenas prcticas de su Gestin Contractual, tales como:
El Manual de Contratacin debe incluir los aspectos necesarios para garantizar su vigencia, un adecuado proceso
de edicin, publicacin y actualizacin, as como sus mecanismos de reforma, derogacin, renovacin y ajustes.
D
Qu informacin adicional debe incluir el Manual de Contratacin de Entidades
Estatales con un rgimen especial de contratacin?
Las Entidades Estatales sometidas a regmenes especiales de contratacin deben incluir en su Manual de
Contratacin una descripcin detallada de los Procedimientos para seleccionar a los contratistas, los plazos,
los criterios de evaluacin, criterios de desempate, contenido de las propuestas, los Procedimientos para la
aplicacin de las restricciones de la Ley 996 de 2005 y los dems aspectos que garanticen el cumplimiento de
los principios y objetivos del sistema de compras y contratacin pblica en todas las etapas del Proceso de
Contratacin, con base en su autonoma.
E
Qu aspectos no deben ser parte de un Manual de Contratacin?
Las Entidades Estatales en los Manuales de Contratacin no deben incluir los procesos sancionatorios contra los
contratistas y tampoco incluir o repetir las normas legales y reglamentarias.