GuiaMSProjectSem2012 II

Gua Prctica para el
tratamiento de
vinculaciones de
tareas, configuracin
de recursos y
asignacin de costos
en Microsoft Project
2010
Asignatura: Informtica II | Semestre:
Segundo | Programa Acadmico: Tecnologa
en Gestin de Procesos Industriales

2012
Por: A.F. Ivn Mauricio Naranjo Gaitn, MATI
Escuela Colombiana de Carreras Industriales
20/09/2012
Gua compilada / A.F. Ivn Mauricio Naranjo Gaitn, MATI Pgina 1

Tabla de contenido
Presentacin .............................................................................................................................................. 2
Taller de Gerencia de Proyectos ............................................................................................................... 3
Fase 1 El inicio en Microsoft Office Project 2010 ............................................................................. 3
Fase 2 Iniciando con el proyecto........................................................................................................ 4
Fase 3 Alimentando y configurando las tareas .................................................................................. 5
Fase 4 Configurando Diagrama de Gantt (bsico) ............................................................................. 7
Fase 5 Insertando Notas a las tareas................................................................................................... 8
Fase 6 Generando vinculaciones entre las tareas ................................................................................ 9
Fase 7 Insertando tareas repetitivas o peridicas .............................................................................. 10
Fase 8 Configurando posposiciones y adelantos............................................................................... 12
Fase 9 Alimentando la Hoja de Recursos ......................................................................................... 13
Fase 10 Asignado los recursos a las tareas ....................................................................................... 15
Fase 11 Asignado los costos fijos a las tareas ................................................................................... 17
Fase 12 Consultando las estadsticas del proyecto ............................................................................ 18
Estadsticas de referencia ........................................................................................................................ 19


Presentacin

La siguiente gua de trabajo fue diseada con el fin de lograr una interaccin bsica
con el Microsoft Office Project 2010, as mismo, para interactuar con algunas de sus
funciones y beneficios relacionados con el tratamiento bsico de tareas, sus
vinculaciones o dependencias, posposiciones y adelantos, tareas repetitivas, lmites
de tiempo, creacin de recursos, asignaciones de recursos, asignaciones de tasas de
costos estndar a los recursos y de costos fijos a las tareas.

El sentido de usar la siguiente gua, es para que desarrolle un taller con las
caractersticas normales de un proyecto ficticio bsico y de forma paralela, una
explicacin elemental del procedimiento que tiene que realizar para usar fcilmente
las herramientas del Microsoft Office Project 2010.

Espero sea grata la experiencia al desarrollar el taller y que con ello incremente su
conocimiento en la operacin de sta fabulosa herramienta.

Cordial saludo,

A.F. Ivn Mauricio Naranjo Gaitn, MATI
e-mail: mauricio.naranjo@ticacademia.net


Taller de Gerencia de Proyectos

Fase 1 El inicio en Microsoft Office Project 2010

Ejecute Microsoft Office Project 2010

Inicie un nuevo proyecto en blanco

Guarde el archivo con el siguiente nombre: Grupo_Codigo1_Codigo2.mpp

TIP:
La interfaz grfica del Microsoft Project 2010 posee un cambio muy importante con respecto a versiones anteriores, de
hecho, tal vez, es mucho ms amigable para usar las herramientas implcitas del software. En perspectiva demostrara que
son exactamente las mismas funcionalidades de la versin 2007, con la diferencia visual que conlleva a encontrar dichas
funcionalidades de una forma ms rpida.

Ruta a seguir:
Inicio / Todos los programas /
Microsoft Office / Microsoft
Office Project 2010

Ruta a seguir:
Men Archivo / Nuevo /
Proyecto en blanco


Nota: El Cdigo 1 y 2 corresponde a los
asignados por la ECCI a cada uno de los
estudiantes que realizan ste taller.

Fase 2 Iniciando con el proyecto

A) En cuanto a la duracin del proyecto, ste ser definido al finalizar la configuracin
del mismo, sin embargo el inicio ser a partir del 1 de octubre de 2012. Use la
metodologa de inicio en el apartado de Informacin del proyecto.

TIP:
La informacin del proyecto en esencia es el cuadro de dilogo que contiene los parmetros ms importantes para la
configuracin del proyecto en general, aqu se tiene en cuenta la metodologa de programacin (de comienzo o de
finalizacin), el calendario (si se requiere) y si se desea, se puede consultar el estado de los clculos temporales o
finales en las estadsticas.

Ruta a seguir: Men
Archivo/Guardar

Nombre del archivo:
Grupo_Codigo1_Codigo2
Guardar como Tipo: Proyecto
(*.mpp)
Elija Guardar

Ruta a seguir: Men
Proyecto/Informacin del
proyecto/

Fecha de comienzo: 01/10/12
Programar a partir de: Fecha
de comienzo del proyecto
Elija Aceptar


B) Configure y habilite la columna que muestra los Nmeros de esquema

Fase 3 Alimentando y configurando las tareas
C) El proyecto tendr como objetivo introducir un nuevo producto con base en el trabajo
que el departamento de I&D de la compaa ERGO Ltda. realizar en el presente
ao, por tanto se requiere que arme el siguiente esquema estndar en la que se
establecen las tareas y duraciones para stos casos:

Anlisis del nuevo producto
Identificar oportunidad 6 das
Informe de nuevo producto 4 das
TIP:
En la versin Microsoft Project 2010 habilitar la visual de nmeros de esquema antepuesta a las tareas se realiza con
solo dar clic en el cuadro de control del mismo nombre en la pestaa de las Herramientas de diagrama de Gantt que
tiene por nombre Formato y all en el panel Mostrar u ocultar. No obstante, si se desea colocar los nmeros de
esquema independientes a las tareas se pueden visualizar en una columna nueva, para ello habra que insertarla y
buscar el campo Nmero de esquema. Siempre al insertar una columna nueva, ella se colocar al lado izquierdo de la
columna seleccionada.

Ruta a seguir: Llevar el
mouse a la columna deseada,
dar clic derecho, escoger
Insertar columna, luego
buscar en el listado de
campos: Nmero de
esquema y dar clic.


Reunin del grupo nuevo producto 5 das
Investigacin preliminar
Desarrollar investigacin 8 das
Factibilidad econmica 25 das
Factibilidad tcnica 18 das
Desarrollo
Evaluacin de mercadeo 18 das
Evaluacin tcnica del producto 13 das
Evaluacin concepto 12 das
Producto piloto
Fabricacin de producto piloto 17 das
Ensayo de producto 8 das
Comercializacin
Fabricacin y seguimiento 3 das
Anlisis comercial 45 das
Publicar estudio de comercializacin 6 das
Revisin y evaluacin
Evaluar resultados 4 das
Revisar y formular metas 5 das
Cierre del proyecto 6 das

D) Tenga en cuenta la esquematizacin y los hitos. Diferencie con formatos, tipos de
fuentes y colores las actividades principales de las secundarias.

TIP:
Para trabajar con tareas o actividades se requiere digitar la informacin en la columna Nombre de tarea y de forma similar a
trabajar en una hoja de clculo, al finalizar se digita la tecla Enter. Luego, para digitar la duracin se puede hacer utilizando
las flechas de aumento y disminucin que se activan al seleccionar la respectiva celda o en su defecto, al seleccionar la
celda, se digita el nmero correspondiente y se finaliza digitando la tecla Enter. Tambin se puede copiar la informacin
suministrada de Word y pegar en Project (Para ello siempre hay que tener en cuenta ubicarse abajo del encabezado
Nombre de tarea.


Fase 4 Configurando Diagrama de Gantt (bsico)

E) Diferencie con colores las tareas secundarias en el Diagrama de Gantt y aplique un
color diferente a cada seccin determinado por los hitos.

TIP:
Con el fin de esquematizar las tareas y crear los Hitos, es necesario seleccionar aquellas actividades
secundarias que formaran parte de la actividad principal (nunca debe seleccionarse la tarea que se va a
convertir en Hito) luego llevar el puntero del mouse al men Tarea al panel Programacin en el botn
para Aplicar sangra a la tarea.

Seleccione el texto

Ruta a seguir: Men
Formato/ Panel Fuente

Elija la fuente, el
estilo, el tamao, los
colores.
Elija Aceptar

Seleccione las tareas
secundarias por grupos

Ruta a seguir: Men
Formato/Formato/Barra

Elija la forma, la
trama y el color
Elija Aceptar


Fase 5 Insertando Notas a las tareas

F) Inserte en la primera tarea (Anlisis de nuevo producto) una nota que contenga los
nombres completos y cdigos de los estudiantes que integran el grupo, con la
siguiente estructura:

1. Nombre: XXXXXXX XXXXXXX / Cod: XXXXXXXXXX
2. Nombre: XXXXXXX XXXXXXX / Cod: XXXXXXXXXX

G) Consulte los datos de fechas y duracin del proyecto SIN vinculaciones y escrbalo
en una nota en la actividad Cierre del proyecto. Con la siguiente estructura:

1. El proyecto sin vinculaciones inicia el XX/XX/XX y finaliza el XX/XX/XX y dura XX
das

Nota: Los datos de fecha de inicio, fecha de finalizacin y duracin en das al proyecto se
consultan siempre en las ESTADSTICAS de la informacin del proyecto. (Men proyecto
/Informacin del proyecto/Estadsticas.)

TIP:
Para realizar la modificacin del formato de las barras en el Diagrama de Gantt se puede dar doble clic a la
barra, pero en ste caso solo se logra modificar la seleccionada, en cambio, si se seleccionan varias tareas en la
columna Nombre de tarea y se usa la ruta: Herramientas del diagrama de Gantt / Formato / Barra se logra
modificar los formatos de varias barras a la vez. Es slo modificar el color a su gusto de la barra central y
Aceptar.


Fase 6 Generando vinculaciones entre las tareas

H) En cuanto a las vinculaciones hay que tener en cuenta las siguientes directivas, en
esencia son directivas que se realizan de forma MANUAL:

Listado de Tareas a VINCULAR Listado de Tareas PREDECESORAS
Identificar oportunidad
Informe de nuevo producto 2
Reunin del grupo nuevo producto 3
Investigacin preliminar 1CC
Desarrollar investigacin
Factibilidad econmica 6
Factibilidad tcnica 7
Desarrollo 7CC
Evaluacin de mercadeo
Evaluacin tcnica del producto 10CC
TIP:
Para agregar una Nota a una tarea existen tres opciones: 1. Seleccionar la tarea y darle un clic al botn amarillo
correspondiente de la barra de herramientas para crear notas, 2. Seleccionar la tarea, darle clic derecho y en el
men desplegable seleccionar Notas de Tareas y 3. Darle doble clic a la tarea seleccionada para abrir la
ventana de Informacin de la tarea que incluye la pestaa Notas, para luego insertarla.

Seleccione la tarea que
requiere indexar una
nota.

Ruta a seguir: Clic
Derecho/Notas de Tareas
Escriba la nota
correspondiente.
Elija Aceptar


Evaluacin concepto 11
Producto piloto 12
Fabricacin de producto piloto
Ensayo de producto 14
Comercializacin 15CC
Fabricacin y seguimiento
Anlisis comercial 17
Publicar estudio de comercializacin 18
Revisin y evaluacin 19CC
Evaluar resultados
Revisar y formular metas 21
Cierre del proyecto 22

Fase 7 Insertando tareas repetitivas o peridicas

I) Existe un Comit de Investigacin (a agregar debajo del Hito de Investigacin
preliminar) que se rene cada lunes y jueves a la semana, as mismo, existe un
Comit de Desarrollo (a agregar debajo del Hito de Desarrollo) que se rene cada
martes y viernes de cada semana.
TIP:
Las vinculaciones de las tareas es un proceso muy importante para definir las dependencias que pueden existir
entre ellas, de hecho, tambin determina la duracin del proyecto. Existen cuatro tipos de vinculaciones: Fin a
Comienzo (FC), que por defecto no se muestra el indicador en la columna de Predecesoras a menos que tenga
que indexar posposiciones o adelantos, Comienzo a Comienzo (CC), Fin a Fin (FF) y Comienzo a Fin (CF).

Es importante tener en cuenta que en la columna de Predecesoras irn los nmeros consecutivos que el MS
Project 2010 asigna a cada tarea en el momento de digitarla. Si van ms de dos vinculaciones hay que
separarlas por coma (,) o punto y coma (;) o incluso por el smbolo que se defina en el Panel de Control del
Windows en el apartado Configuracin Regional.

Siempre se coloca el nmero de la tarea que la precede, a menos que sea un caso especial en la que se
determine la que contina. Se puede digitar la vinculacin directamente en la columna de las Predecesoras
(recomendado), se puede dar doble clic en la tarea para utilizar la ventana de Informacin de la Tarea en la
pestaa predecesoras o en su defecto seleccionar las tareas a vincular y digitar (Ctrl + F2).


Nota: Hay que tener en cuenta el intervalo de tiempo del Hito correspondiente,
para alimentar la informacin de fecha de comienzo y finalizacin en la ventana
de configuracin de su tarea peridica.

TIP:
Insertar una tarea repetitiva u ordinaria, siempre se coloca encima de la tarea en la que se encuentre ubicado y
desplaza hacia abajo las tareas restantes. Para configurar la tarea repetitiva es mejor tener claro el nombre,
el patrn de repeticin y el intervalo de repeticin. El calendario es opcional y relativo a la necesidad del
proyecto.

Seleccione el sitio de
ubicacin.

Ruta a seguir: Men Tarea /
Panel Insertar / Botn Tarea
/ Tarea peridica.
Configure el
nombre, el patrn
de repeticin, y el
intervalo de
repeticin.
Elija Aceptar.


Fase 8 Configurando posposiciones y adelantos

J) La evaluacin tcnica del producto debe posponerse 3 das con respecto a la
evaluacin de mercadeo.
K) La comercializacin debe adelantarse una semana (7 das) con respecto al ensayo
del producto.
L) La revisin y formulacin de metas debe adelantarse 5 das.

M) Consulte los datos de fechas y duracin del proyecto CON vinculaciones para que lo
agregue a la nota que ya est creada en la actividad Cierre del proyecto. Con la
siguiente estructura:

2. El proyecto con vinculaciones inicia el XX/XX/XX y finaliza el XX/XX/XX y dura XX das

N) Configure el Peso Colombiano (COP) como moneda por defecto.

TIP:
Las posposiciones y adelantos pueden ser circunstancias que se deben configurar anidadas a las vinculaciones
de las tareas, siempre y cuando el proyecto lo requiera, ya sea en su etapa de configuracin, de ejecucin o de
control.

Las posposiciones se toman con signo positivo (+) y los adelantos con signo negativo (-) y se pueden configurar
en la pestaa Predecesoras (columna POS) de la ventana de Informacin de la tarea (doble clic a la tarea o
clic derecho y en men desplegable escoger Informacin de la tarea). Para toda posposicin o adelanto el
nmero de la tarea debe ir acompaada del tipo (FC, CC, FF, CF) luego del smbolo (+ o -) y finalmente el
nmero de das.

ya posee la nota.

Ruta a seguir: Clic
Derecho/Notas de Tareas
Actualice la nota
correspondiente.
Elija Aceptar

Ruta a seguir: Men Archivo /
Opciones / Mostrar

Elija la moneda nueva
Elija Aceptar


Fase 9 Alimentando la Hoja de Recursos

O) Configure en la Hoja de Recursos lo siguiente:

Recurso Inicial Tasa Estndar
Director D 4400/s
Ingeniera del Proyecto IP 1200/h
Marketing M 1000/h
Jefe del Proyecto JP 12000/ms
Ingeniero de Procesos PROC 18000/ms
Ingeniero de Produccin PROD 1500/h
Compras C 540/h
Saln de reuniones SR 15000
Combustible de equipos COM 40
TIP:
Las modificaciones en la interfaz grfica para la versin de Microsoft Project 2010 se ven reflejadas en el cuadro
de dilogo de las Opciones de modificaciones bsicas y avanzadas, esto significa que para acceder a dicha
ventana se accede por el men Archivo / Opciones


P) Asigne a los recursos: Saln de Reuniones y Combustible de equipos, el tipo
Material, adems, inserte la etiqueta de material: Litros a Combustibles de equipos.

TIP:
En Microsoft Project 2010 todo es importante y los recursos no son la excepcin, por tal razn la alimentacin de
la base de datos de los recursos debe hacerse con criterios y sobre todo con base en las necesidades del
proyecto. Los recursos tipo trabajo se relacionan con tasas estndar dependientes del tiempo y los tipo
material no tienen esa condicin. Para acceder a la Tabla de entrada de los Recursos solo hay que dar clic en la
barra inferior derecha al botn correspondiente de la Hoja de Recursos

Es importante diferenciar los recursos con Iniciales diferentes, esto con el fin de no tener inconvenientes al
agrupar. Las etiquetas de material solo se pueden colocar a los recursos de tipo material y es muy necesario
diferenciar las unidades de cada material segn el caso.

Con respecto a las opciones de vista de las unidades de tiempo stas se pueden editar en men Archivo /
Opciones / Avanzado, y por defecto aparecen cmo: Minutos (min), Horas (hora), Das (da), Semanas (sem),
Meses (ms) y Aos (a).


Fase 10 Asignado los recursos a las tareas

Q) Asigne los recursos a las tareas, de acuerdo con la siguiente configuracin manual:

Listado de Tareas Recursos a Asignar
Identificar oportunidad Marketing
Informe de nuevo producto Ingeniera del Proyecto y Marketing
Reunin del grupo nuevo producto Ingeniera del Proyecto
Comit de Investigacin Saln de Reuniones
Desarrollar investigacin Jefe de Proyecto
Factibilidad econmica Marketing
Factibilidad tcnica Ingeniero de Produccin
Desarrollo
Comit de Desarrollo Saln de Reuniones
Evaluacin de mercadeo Compras
Evaluacin tcnica del producto Ingeniero de Procesos
Evaluacin concepto Marketing
Producto piloto
Fabricacin de producto piloto Ingeniera del Proyecto
Ensayo de producto Ingeniera del Proyecto
Comercializacin
Fabricacin y seguimiento Jefe de Proyecto
Anlisis comercial Marketing
Publicar estudio de comercializacin Marketing
Revisin y evaluacin
Evaluar resultados Director
Revisar y formular metas Jefe de Proyecto
Cierre del proyecto Director

desea asignarle un
recurso.

Ruta a seguir: Clic a la celda
de la columna de Nombre
de los Recursos
correspondiente
Escoja el o los
recursos
necesarios.
Clic en cualquier
celda para terminar.


TIP:
La asignacin de Recursos solo se puede realizar si se aliment previamente la Hoja de Recursos. Se puede
utilizar la columna Nombres de los Recursos para las respectivas asignaciones, slo dando clic a la celda
respectiva y en el men desplegable escoger con otro clic al cuadro de control el o los recursos necesarios o en
su defecto, utilizar el Formulario Detalles de tarea que se activa en el Men Tarea / Panel propiedades /
Botn Muestra detalles de la tarea. Con el formulario se puede, entre otras cosas, asignar recursos fcilmente
si se tiene la informacin de los ID pertenecientes a los recursos para alimentar la columna denominada: Id.


Fase 11 Asignado los costos fijos a las tareas

R) Incorpore los siguientes costos fijos a las tareas:

Identificar oportunidad 45000
Informe de nuevo producto 54800
Reunin del grupo nuevo producto 21550
Comit de Investigacin 50000
Desarrollar investigacin 150000
Factibilidad econmica 248000
Factibilidad tcnica 264800
Desarrollo
Comit de Desarrollo 50000
Evaluacin de mercadeo 124000
Evaluacin tcnica del producto 350000
Evaluacin concepto 45700
Producto piloto
Fabricacin de producto piloto 38700
Ensayo de producto 18000
Comercializacin
Fabricacin y seguimiento 457000
Anlisis comercial 140000
Publicar estudio de comercializacin 26000
Revisin y evaluacin
Evaluar resultados 24000
Revisar y formular metas 50000
Cierre del proyecto 10000

Ubicado en Diagrama de
Gantt
Ruta a seguir: Men Vista /
Panel Datos/ Botn Tablas /
Costo

Ubquese en la
columna Costo fijo
Digite los
respectivos costos
Elija Aceptar

Para regresar, ruta a seguir:
Men Vista / Panel Datos/
Botn Tablas / Entrada

Fase 12 Consultando las estadsticas del proyecto

S) Despus de rectificar las asignaciones de costos, halle los siguientes datos
estadsticos:

Fecha de Inicio:
Fecha de finalizacin:
Nmero de das:
Horas de Trabajo:
Costo total del proyecto:

Y agrguelos a la nota que realiz
para la actividad Cierre del proyecto

Buena suerte!

TIP:
La asignacin de Costos Fijos a las tareas es un proceso que complementa la generacin de clculos
necesarios para la construccin del presupuesto del proyecto, dichos clculos los realiza de forma automtica el
Microsoft Project 2010 y desde el punto de vista de la tarea (en su esencia) sta ya debe de tener contemplada
su duracin, su fecha de comienzo y su fecha de finalizacin, si es necesario, adems, vinculaciones,
posposiciones, adelantos y recursos asignados, lo que faltara para convertir la tarea en realidad sera la
asignacin de costos fijos.

Los costos fijos deben asignarse siempre a las tareas, esto significa que para llegar a la tabla que permite su
alimentacin siempre se debe seguir la siguiente ruta: Men Vista / Panel Datos/ Botn Tablas / Costo, as mismo,
para regresar a la tabla de alimentacin de las tareas, se debe seguir la siguiente ruta: Men Vista / Panel Datos/ Botn
Tablas / Entrada

Ruta a seguir: Men
Proyecto / Panel
propiedades / Botn
Informacin del proyecto /
Estadsticas

Copie la
informacin.
Edite la Nota de la
tarea Cierre del
Proyecto
Elija Aceptar.


Estadsticas de referencia

Despus de realizar el anterior taller y si todos los pasos fueron realizados
adecuadamente las estadsticas finales del proyecto deben coincidir con la siguiente
figura:

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