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Oficina Asesora de Planeacin

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Cdigo: 00.10.58.10 - No 6, ao 2010
Oficina Asesora de Planeacin
SISTEMA de
Gestin Integral
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En los ltimos aos, el ICA se ha encaminado en un proceso
de cambio que lo reafirme como un verdadero socio estra-
tgico del agronegocio Colombiano y para lograrlo, uno de
los proyectos formulados busca la implementacin de modelos
de gestin orientados a diferentes propsitos, como los modelos
de gestin de la Calidad ISO9001 y NTCGP1000, que facilitan la
mejora continua en el cumplimiento de requisitos de la sociedad
y el modelo MECI, que facilita el control interno de la gestin.
Una vez implementados, el Sistema de Gestin de la Calidad y el
Modelo Estndar de Control Interno, la entidad cuenta con una
estructura estandarizada de planificacin, operacin y con-
trol, que le permite hacer la integracin voluntaria de otros
modelos de gestin que han sido desarrollados de manera
compatible con la norma ISO9001 y que activarn ciclos
de mejoramiento continuo en temas crticos, cumpliendo
estndares Mundialmente reconocidos.
Por ejemplo, la Subgerencia de anlisis y diagnosti-
co se encuentra implementando el modelo ISO/IEC
17025:2005, que contiene requisitos generales para la
competencia de los laboratorios de ensayo y calibracin
que deseen demostrar que son tcnicamente competentes
y capaces de generar resultados tcnicamente validos.
Igualmente, en el marco del proyecto estratgico 8.1 Imple-
mentacin de un Sistema de Gestin de la Calidad, la Oficina
Asesora de Planeacin est liderando la integracin del modelo
ISO14001, que contiene los requisitos mnimos para la implementacin
de un Sistema de Gestin Ambiental, que facilitar el control de los
impactos ambientales que la Entidad genera al realizar actividades o
Sistema de Gestin Integral
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Oficina Asesora de Planeacin
al desarrollar productos y servicios. En este sentido, la
meta para el 2010 es la identificacin de los aspectos e
impactos ambientales en todas las dependencias.
Un reto que ms adelante debe superar el ICA, es
la implementacin de un Sistema de gestin en se-
guridad y salud ocupacional, mediante el cumpli-
miento de los requisitos de la Norma OHSAS 18001.
La integracin de este modelo facilitara el control
de los riesgos de seguridad y salud ocupacional que
pueden afectar a los funcionarios y colaboradores,
mediante el establecimiento y fomento de buenas
prcticas en seguridad y salud, al realizar las activi-
dades necesarias para el cumplimiento de la misin
institucional.
Ahora bien, la integracin de modelos de mejora-
miento no termina al cumplir los requisitos con-
tenidos en las Normas adoptadas y al establecer
polticas, objetivos, mtodos y controles, pues la
verdadera mejora continua de las organizaciones se
basa en la gestin del conocimiento acumulado a
travs del tiempo, para ponerlo al servicio de la En-
tidad y de la sociedad.
El conocimiento es el activo ms valioso de una orga-
nizacin y normalmente es conocimiento explicito, que
se encuentra almacenado en procedimientos, mtodos,
libros, internet, etc. Sin embargo, tambin est el cono-
cimiento tcito, que se adquiere con la experiencia, al
intentar aplicar un procedimiento en condiciones espe-
ciales o adversas, al conversar con usuarios o al compar-
tir con distintas organizaciones y personas.
La Gestin del Conocimiento es un conjunto de
estrategias y mtodos para identificar y capturar los
aprendizajes que resultan de las experiencias vividas
por una organizacin, con el fin de compartirlos y
aprovecharlos como insumo para la mejora continua.
Un Sistema de Gestin del Conocimiento permite
crear, recoger, analizar e intercambiar ese conoci-
miento tcito, para volverlo explicito ya sea por medio
de publicaciones o en la mejora de procedimientos y
buenas prcticas, para de esa forma compartirlo, re-
troalimentarlo y generar an ms conocimiento.
Andrs Merizalde M.
Oficina asesora de Planeacin
HACE MS DE CIEN AOS SE APRENDA UNA HABILIDAD Y ERA PARA TODA LA VIDA.
HACE TREINTA AOS SE APRENDA UNA POR AO.
AHORA SE APRENDE UNA NUEVA HABILIDAD POR SEMANA, POR DA.
Pablo Belly (Un espcimen de la nueva economa: el empleado profilctico en
http://www.materiabiz.com/mbz/capitalhumano/nota.vsp?nid=30123).
E
l Estado Colombiano a travs de la ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestin de Calidad(SGC) como
una herramienta que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de Calidad y
satisfaccin social en la prestacin de los servicios y mediante el Decreto 1599 de 2005, adopt el
Modelo Estndar de Control Interno(MECI), que proporciona a las entidades una estructura para el control
de la estrategia, la gestin y la evaluacin, al orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos.
Integracin del Sistema de Gestin
de la Calidad con el Modelo Estandar
de Control Interno
Es de anotar que el Sistema de Control Interno ya haba
sido creado mediante Ley 87 de 1993 y el nuevo Mo-
delo Estndar de Control Interno (MECI), desarrolla sub-
sistemas con componentes y elementos estandarizados
aplicables a todas las entidades pblicas, para hacer ms
operativo el Sistema de Control Interno que ya exista.
El SGC y el MECI son complementarios por que
comparten elementos comunes, algunos que fue-
ron diseados en el marco de la implementacin
del SGC y otros que fueron mejorados o en su de-
fecto diseados con el cumplimiento de los requi-
sitos del MECI.
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QU ES EL CONTROL INTERNO Y EL MECI?
El Control Interno es el uso adecuado de un con-
junto de mecanismos de verificacin y evaluacin
adoptados por una Entidad, con el fin de procurar
que todas las actividades, operaciones y actuaciones,
as como la administracin de la informacin y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas cons-
titucionales y legales vigentes, dentro de las polticas
trazadas por la direccin y en atencin a las metas u
objetivos previstos.
El MECI, es un conjunto de conceptos y mto-
dos estandarizados para todas las Entidades p-
blicas, que facilitan el diseo, desarrollo y opera-
cin de los mecanismos de Control Interno y su
posterior seguimiento por parte de los organis-
mos de control.
La implementacin del MECI genera un Sistema con-
formado por tres Subsistemas, que a su vez contie-
nen quince componentes, a partir de los cuales se
disean o ajustan 29 elementos, tal como se repre-
sentan en el Grfico 1.
Estos componentes y/o elementos son complemen-
tarios con los numerales de las normas ISO9001 y
NTCGP 1000, porque hay una relacin que pone a
funcionar al interior de la Entidad elementos de Pla-
nificacin, Operacin, Verificacin y Accin para me-
jorar, mucho ms completos, integrales y que gene-
ran mayor valor.
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2. SUBSISTEMA DE 2. SUBSISTEMA DE
CONTROL CONTROL
DE GESTI DE GESTI N N
2.1 Actividades de Control 2.1 Actividades de Control
2.2 Informaci 2.2 Informaci n n
2.3 Comunicaci 2.3 Comunicaci n P n P blica blica
2.1.1 Pol 2.1.1 Pol ticas de Operaci ticas de Operaci n n
2.1.2 Procedimientos 2.1.2 Procedimientos
2.1.3 Controles 2.1.3 Controles
2.1.4 Indicadores 2.1.4 Indicadores
2.1.5 Manual de Operaci 2.1.5 Manual de Operaci n (Procesos) n (Procesos)
2.2.1 Informaci 2.2.1 Informaci n Primaria n Primaria
2.2.2 Informaci 2.2.2 Informaci n Secundaria n Secundaria
2.2.3 Sistemas de Informaci 2.2.3 Sistemas de Informaci n n
2.3.1 Comunicaci 2.3.1 Comunicaci n Organizacional n Organizacional
2.3.2 Comunicaci 2.3.2 Comunicaci n Informativa n Informativa
2.3.3 Medios de Comunicaci 2.3.3 Medios de Comunicaci n n
3. SUBSISTEMA DE 3. SUBSISTEMA DE
CONTROL CONTROL
DE EVALUACI DE EVALUACI N N
3.1 Autoevaluaci 3.1 Autoevaluaci n n
3.2 Evaluaci 3.2 Evaluaci n n
Independiente Independiente
3.3 Planes de 3.3 Planes de
Mejoramiento Mejoramiento
3.1.1 Autoevaluaci 3.1.1 Autoevaluaci n de Control n de Control
3.1.2 Autoevaluaci 3.1.2 Autoevaluaci n de Gesti n de Gesti n n
3.2.1 Evaluaci 3.2.1 Evaluaci n del Sistema de Control n del Sistema de Control
Interno Interno
3.2.2 Auditoria Interna 3.2.2 Auditoria Interna
3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional 3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional
3.3.2 Plan de Mejoramiento por Procesos 3.3.2 Plan de Mejoramiento por Procesos
3.3.3 Plan de Mejoramiento Individual 3.3.3 Plan de Mejoramiento Individual
1. SUBSISTEMA DE 1. SUBSISTEMA DE
CONTROL CONTROL
ESTRAT ESTRAT GICO GICO
1.1 Ambiente de Control 1.1 Ambiente de Control
1.2 Direccionamiento 1.2 Direccionamiento
Estrat Estrat gico gico
1.3 Administraci 1.3 Administraci n n
de Riesgo de Riesgo
1.1.1 Acuerdos, compromisos o
protocolos ticos
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano
1.1.3 Estilo de Direcci 1.1.3 Estilo de Direcci n n
1.2.1 Planes y Programas 1.2.1 Planes y Programas
1.2.2 Modelo de Operaci 1.2.2 Modelo de Operaci n por Procesos n por Procesos
1.2.3 Estructura Organizacional 1.2.3 Estructura Organizacional
1.3.1 Contexto Estrat 1.3.1 Contexto Estrat gico gico
1.3.2 Identificaci 1.3.2 Identificaci n de Riesgos n de Riesgos
1.3.3 An 1.3.3 An lisis de Riesgos lisis de Riesgos
1.3.4 Valoraci 1.3.4 Valoraci n de Riesgos n de Riesgos
1.3.5 Pol 1.3.5 Pol ticas de Administraci ticas de Administraci n de Riesgos n de Riesgos
GRFICO 1. Modelo Estndar de Control Interno - MECI.
ALGUNOS ELEMENTOS EN COMN ENTRE
EL SGC Y EL MECI SON:
El enfoque de la organizacin basado en procesos,
representado en el Mapa de Procesos que esquema-
tiza las cadenas de agregacin de valor identificadas
en la Entidad y sus interacciones.
Las Caracterizaciones de los Procesos, que son docu-
mentos que nos sirven para darle una mirada general
o macro a la operacin de cada Proceso, al describir
sus principales caractersticas, como el objetivo, acti-
vidades, productos y clientes.
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La implementacin y mejora de los Procedimientos
Documentados obligatorios para el SGC:
Procedimiento para el control de los documentos,
Procedimiento para el control de los registros,
Procedimiento para administrar y realizar audito-
ras internas,
Procedimiento para el control al producto no con-
forme y
Procedimiento para la implementacin de accio-
nes de mejora.
Los procedimientos operativos documentados
definidos como requisitos adicionales por los res-
ponsables de los procesos.
El software DocManager como herramienta para
la administracin de la documentacin, ejecucin
y seguimiento de tareas relacionadas con los Sis-
temas.
El Direccionamiento estratgico basado en planes
y programas.
La identificacin, valoracin y gestin de los ries-
gos operativos en los procesos y definicin de los
respectivos controles.
El cuadro de mando de indicadores como instru-
mento para medir el desempeo de los procesos.
La necesidad de formular planes de capacitacin
a los funcionarios.
COMO NOS BENEFICIAN EL SISTEMA DE
GESTIN DE LA CALIDAD Y EL MECI?
Los dos sistemas fortalecen y facilitan la planificacin,
operacin, evaluacin y mejora continua de algunos
temas importantes en las entidades de la Administra-
cin Pblica:
tica: Fortalecen la cultura organizacional funda-
mentada en valores.
Calidad: Generan una gestin pblica orientada a
la satisfaccin social.
Gestin: Fortalecen la Autorregulacin, Autocon-
trol y Autogestin de la funcin administrativa
para cumplir su objeto social.
Informacin: Facilitan la generacin de informa-
cin suficiente y pertinente para la toma de deci-
siones de utilidad social.
Concepto de lo Pblico: Fortalecen la construc-
cin del concepto y el imaginario de lo pblico,
como aquello que conviene a todos de igual ma-
nera o para el bien comn.
Rendicin de Cuentas: Facilitan la rendicin de
cuentas en forma tcnica y transparente a la co-
munidad.
Mtodos y procedimientos: Le generan valor y
facilitan la socializacin y disponibilidad en los
lugares de uso de las buenas prcticas internas
establecidas para realizar actividades.
Tecnologas de informacin: Fortalecen las Tec-
nologas de Informacin que apoyan la gestin y
la transparencia.
Control Social: Fomentan la cultura organizacio-
nal orientada a facilitar y apoyar el ejercicio del
control ciudadano.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL MECI
Para que el Sistema funcione se necesita que la
Entidad realice su misin institucional apropin-
dose de tres principios fundamentales que pro-
pone el MECI, los cuales son:
Autocontrol: Capacidad de cada Servidor
Pblico para controlar su trabajo, detectar
desviaciones y efectuar correctivos.
Usted como Servidor Pblico:
Est comprometido con lo que hace?
Tiene sentido de pertenencia?
Planifica su trabajo?
Realiza lo que planific?
Compara lo realizado con lo que planific?
Identifica desviaciones?
Efecta correctivos?
Propone ideas?
Autorregulacin: Capacidad de la Entidad P-
blica para aplicar de manera participativa los
mtodos y procedimientos establecidos en la
normatividad que permitan el desarrollo e im-
plementacin del Sistema de Control Interno.
Autogestin: Capacidad de la Entidad P-
blica para interpretar, coordinar, aplicar y
evaluar de manera efectiva y eficaz la funcin
administrativa que le ha sido asignada por la
Constitucin y la Ley.
CARLOS EDUARDO ORDOSGOITIA A.
Subgerencia de Regulacin Sanitaria y Fitosanitaria
Miembro del equipo MECI
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A travs del tiempo la humanidad ha aprovechado
los recursos naturales para satisfacer sus necesida-
des, utilizndolos de manera indiscriminada sin re-
parar en las consecuencias y ocasionando la conta-
minacin y reduccin de algunos de ellos, vindose
esto reflejado en problemas medioambientales como
el calentamiento global, reduccin de la capa de ozo-
no, generacin incontrolada de residuos, aire cada
vez menos puro, disminucin del agua potable y ex-
tincin de algunas especies, entre otros.
En los ltimos aos la Gestin Ambiental se ha con-
vertido en un factor de preocupacin y de gran in-
ters para los Estados, tanto as que en el contexto
global se han suscrito acuerdos internacionales que
buscan prevenir, mitigar y controlar los impactos ne-
gativos al medio ambiente. Por su parte, el sector
privado se ha preocupado por el cumplimiento de la
normatividad ambiental y por tomar las medidas ne-
cesarias para que los sistemas productivos sean cada
vez ms amigables con el medioambiente.
El ICA en cumplimiento de su misin institucional
realiza actividades de diagnstico animal y vegetal,
control de insumos agropecuarios, control de focos
de plagas y enfermedades, entre otras, que generan
residuos de carcter peligroso, vertimientos y emisio-
nes. Por tal razn, comprometido con la proteccin
del medio ambiente, el instituto ha desarrollado en
los ltimos aos una serie de esfuerzos y acciones
P
orque para bien de todos, era preciso disponer con
sabidura de los espacios en Keka Bunkua, desde
las orillas del mar, hasta los nevados, segn su uso y destino;
y en forma de no alterar el equilibrio de lo creado por la Ma-
dre y organizado despus por los Padres, Madres y Dueos.
Porque era importante entender que debe existir una
unidad de la Naturaleza, donde los Hermanos Mayores y Me-
nores, y sus creaciones, guarden armona con los animales y
las plantas, con la tierra, el agua y el aire de su entorno, y se
respeten; y todo sea conservado y protegido; as se sirvan
unos de otros para subsistir.
Mitologa Tayrona
(Confederacin Indgena perteneciente a la Familia Arahuaca)
GESTIN ambiental
en el ICA
para garantizar que sus actividades misionales no ge-
neren impactos ambientales negativos.
Bajo esta perspectiva, la Entidad busca alcanzar y
mejorar cada vez ms su desempeo ambiental cum-
pliendo con los requisitos de la Norma Internacional
ISO 14001, integrando la Gestin Ambiental con
otros elementos del Sistema de Gestin de la Calidad
ya implementado y demostrando que la mejora de la
Calidad y de la interaccin con el Medio Ambiente,
son factores considerados de gran importancia estra-
tgica para lograr la excelencia en la gestin.
YONNY ZRATE
Ingeniero ambiental
Oficina Asesora de Planeacin
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Programa de
USO EFICIENTE y AHORRO
de AGUA
ACUERDO DE GESTIN 2010
Los acuerdos de gestin firmados en el 2010 por ge-
rentes seccionales, incluyen un componente ambiental
que busca reducir en un 2% el consumo de los recur-
sos de agua y energa, con respecto al 2009 y la imple-
mentacin del programa de reciclaje, Icarecicla.
A continuacin se presentan algunas recomenda-
ciones para lograr las metas del programa Ahorro y
uso eficiente de agua y energa :
PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y
AHORRO DE AGUA
El agua es el recurso natural ms importante para
los seres humanos y slo se podra sobrevivir unos
pocos das sin ella.
El planeta cuenta con 1500 millones de Km
3
de
agua. De este total, el 97.5% es agua salada y el
2.5% restante, es decir 39 millones de Km
3
, est en
los continentes como agua dulce.
Tres cuartas partes de toda el agua dulce es inaccesible.
29 millones de Km
3
se encuentran en estado slido en
los casquetes polares y glaciares, 5 millones de Km
3

son aguas subterrneas y los otros 5 millones de Km
3

corresponden a aguas superficiales, de las cuales slo
el 1%, es decir 50.000 Km
3
, es agua dulce fcilmente
accesible en lagos, ros y a poca profundidad del suelo,
de donde se pueden extraer sin mayor costo
1
.
Sin embargo, no estamos haciendo un correcto uso
de este pequeo porcentaje y segn el reporte del
programa de las Naciones Unidas para el Medio Am-
biente publicado en conmemoracin del Da Mun-
dial del Agua celebrado en el 2010, anualmente
mueren ms de 1.5 millones de nios a causa de
enfermedades que se propagan por la mala calidad
de este recurso.
El cuidado del agua es una tarea que requiere la par-
ticipacin de todos; por eso, es fundamental la for-
macin de una nueva cultura, que provoque cambio
de conductas y genere mayor conciencia sobre la im-
portancia del uso racional de los recursos naturales,
en equilibrio con la ecologa y el medio ambiente.
Por estas razones, el ICA comprometido con el uso ra-
cional de los recursos naturales, mediante el Manual
de Gestin Ambiental ha establecido el Programa de
uso eficiente y ahorro de agua y energa, que debe
ser implementado en todas las instalaciones del insti-
tuto y por todos los funcionarios y contratistas.
El Manual de Gestin Ambiental se encuentra pu-
blicado y disponible en el DocManager.
Recomendaciones para el ahorro y uso eficiente del agua:
Cuando te laves los dientes, utiliza un vaso y no
dejes el grifo abierto. Llena moderadamente el la-
vamanos para lavarte la cara, las manos o afeitar-
te, as podrs ahorrar hasta 12 litros por minuto.
Cierra levemente la llave de paso de la vivienda.
No se apreciar la diferencia y podrs ahorrar una
gran cantidad de agua.
Repara los grifos o duchas que gotean y podrs
ahorrar hasta 170 litros de agua al mes.
1 Gua de ahorro y uso eficiente del agua. Ministerio del Medio Ambiente. 2002.
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Utiliza la lavadora con la carga completa y el ciclo
adecuado. Al lavar a mano se consume un 40%
ms de agua.
Riega tus plantas y el jardn al anochecer o ama-
necer, utilizando agua reciclada.
Coloca una botella llena de agua o arena dentro
de la cisterna del sanitario, con esto se reduce a la
mitad el consumo de agua.
Al baarte cierra el grifo mientras te enjabonas y
ahorrars aproximadamente 150 litros cada vez.
Utiliza siempre el sentido comn y no desperdi-
cies ni una gota de agua.
Limpia pisos, paredes y vidrios con dos cubetas de
agua; una para limpiar y otra para enjuagar. No
abuses de los detergentes y productos de limpieza.
Si lavas la ropa en el lavadero, no desperdicies el
agua. Reutiliza el agua con la que enjuagaste para
remojar la siguiente tanda de ropa sucia.
Utiliza la mnima cantidad de jabn o detergente.
Adems de requerir menos agua para enjuagarla,
as la ropa dura ms.
Nunca laves el automvil con manguera; utiliza
slo un balde.
Nunca arrojes aceite, lquido de frenos o anticon-
gelante al drenaje. Son sustancias altamente con-
taminantes del agua. Infrmate sobre empresas
que reciben el aceite gastado.
Compre papel higinico blanco, evite el de colo-
res, pues se usan sustancias qumicas contami-
nantes, tanto para fabricarlo como para elimi-
narlo en las depuradoras. El ms ecolgico es el
papel higinico reciclado.
Fuente: Ms de 100 consejos para cuidar el ambiente desde mi hogar.
Secretaria de Medio Ambiente y Recursos Naturales de Mxico.
Slo el 2,8 % del agua de
nuestro planeta es dulce y
tan slo el 0,01 % se
encuentra en los lagos y ros
NO LA MALGASTE!
El crecimiento y desarrollo de las ciudades implica
mayor consumo de energa, generndose un gasto
incontrolado e innecesario de los recursos naturales y
mayor contaminacin.
El uso eficiente de la energa no slo se ve reflejado
en ahorro econmico, tambin significa una reduc-
cin en las emisiones de CO
2
y por lo tanto, reduccin
del impacto al medio ambiente.
El ICA est interesado en hacer uso de la energa de
manera eficiente e inteligente, implementando el
Programa de ahorro y uso eficiente de energa.
Recomendaciones para el uso eficiente de la energa:
Energa:
Cambia las bombillas ordinarias por bombillas
ahorradoras.
En horas de almuerzo y de acostarse apaga el
computador, no lo dejes en Stand By.
Apaga la luz cuando no se ests en la oficina. Se
debe aprovechar la luz del da cuando sea suficiente.
Evita en lo posible el uso de pilas y si necesitas
usarlas, procura que sean recargables.
Asegura que la puerta del refrigerador cierre her-
mticamente para que no utilice energa de ms.
Cuando introduzcas o saques alimentos del refri-
gerador, hazlo rpido; no dejes abierta la puerta
ms tiempo del necesario.
No introduzcas alimentos calientes, ya que el re-
frigerador usar ms energa.
Ajusta el termostato del refrigerador al mnimo
requerido, segn la temperatura ambiente del lu-
gar en donde vivas. Consulta el manual de uso.
Ubica el refrigerador alejado de la estufa, del ca-
lentador de agua o de una ventana en donde le d
el sol directamente.
El refrigerador es ms eficiente mientras ms del-
gada sea la escarcha en el congelador. Es importan-
PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE
VIVIANA SNCHEZ G.
Ingeniera ambiental
Oficina Asesora de Planeacin
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Oficina Asesora de Planeacin
Fuente: Ms de 100 consejos para cuidar el ambiente desde mi hogar.
Secretaria de Medio Ambiente y Recursos Naturales de Mxico.
te descongelarlo y limpiarlo para evitar que la es-
carcha tenga un espesor mayor a los 5 milmetros.
No abuses de los aparatos electrodomsticos. Si-
gue las recomendaciones de uso, mantenimiento
y seguridad del fabricante.
Procura sustituir los aparatos viejos por nuevos, ya
que consumen menos energa.
Enciende el televisor slo cuando realmente de-
sees ver algn programa.
Plancha la mayor cantidad posible de ropa en
cada sesin; as aprovechars el calor acumulado.
Plancha primero la ropa que requiera menos calor
y hazlo durante el da. Al aprovechar la luz natural
evitas encender un bombillo extra.
Aire acondicionado:
Verifica que tu aire acondicionado funcione co-
rrectamente (motor, cableado y termostato).
Mantn la habitacin cerrada para conservar la
temperatura.
Apaga el aire acondicionado al salir de la habita-
cin si vas a permanecer fuera mucho tiempo.
Regula la temperatura de tal manera que sea
agradable y puedas estar sin suter y sin cobijas.
Apgalo cuando la habitacin ya est fra y en-
ciende en su lugar el ventilador. ste consume
mucho menos energa.
Limpia el filtro de aire cada 15 das. Los filtros sucios
y los depsitos saturados de polvo provocan que el
motor trabaje sobrecargado y reduzca su utilidad.
Gas:
Elige una estufa con encendido elctrico o sin pi-
loto; ahorras gas y reduces la emisin de los con-
taminantes generados por su combustin.
Cambia tu calentador de agua por uno de paso,
slo se enciende cuando requieres agua caliente y
as ahorras en el consumo de gas.
Tapa las ollas cuando cocines; as aprovechas me-
jor el calor y consumes menos gas.
Evita las corrientes de aire cuando cocines; au-
mentan el consumo de gas y el tiempo de coccin
de los alimentos.
Revisa peridicamente las instalaciones de gas
para evitar fugas.
Realiza mantenimiento al tanque estacionario, a
la estufa y al calentador.
Prefiere los calentadores de gas a los elctricos
para calentar habitaciones.
PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE
ENERGA
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Oficina Asesora de Planeacin
Ha sido publicado el Normograma institucional ms completo en la historia del ICA.
Con el fin de brindarle a los usuarios y funcionarios una herramienta eficaz que les permita
tener conocimiento y certeza de las reglamentaciones vigentes aplicables, la Subgerencia de
Regulacin Sanitaria y Fitosanitaria en el marco del proyecto estratgico 6.2 Aumentar la
visibilidad de la gestin tcnica, emprendi por primera vez en la historia de la Entidad la
ardua y valiosa tarea de compilar, depurar y actualizar en un registro, la normatividad expe-
dida por el ICA desde su creacin.

De 146.454 Resoluciones tcnicas y administrativas expedidas por el Instituto hasta fina-
les del 2009, se encuentran en el nomograma como vigentes y con plena aplicacin 554
Resoluciones referentes a medidas sanitarias y fitosanitarias; clasificadas por fecha, rea y
materia; cada una con su correspondiente observacin relacionada con las modificaciones
y derogaciones causadas por la misma. Dicha informacin se ha publicado y puede ser
consultada por medio de la pgina Web de la Entidad www.ica.gov.co, ingresando en
el link Normatividad y seleccionando la opcin Normas ICA.

ITALA RODRGUEZ SUAREZ
Subgerente de Regulacin Sanitaria y Fitosanitaria
CREACIN
Normograma ICA

1

2

3
Pgina web del ICA: www.ica.gov.co
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Oficina Asesora de Planeacin
En el ao 2008 la Entidad se encarg del diseo del
instrumento de medicin, recoleccin, anlisis, pro-
cesamiento y publicacin de la informacin, obte-
niendo un resultado positivo y efectivo en la aplica-
cin frente a la muestra propuesta. Para la vigencia
2009, en un esfuerzo por mejorar el ejercicio de in-
vestigacin de la percepcin de sus clientes externos
y obtener resultados ms confiables, se contrat una
firma consultora experta en la aplicacin del instru-
mento, quien se encarg del diseo de la encuesta,
captura, procesamiento, tabulacin, anlisis y pre-
sentacin de los resultados.
La encuesta fue planificada a partir de un universo de
14.000 usuarios registrados en distintas bases de da-
tos de la Entidad, como las proporcionadas por el Sis-
tema para la importacin y exportacin de productos
agropecuarios SISPAP, el Proceso de Comunicacin
Estratgica y el proceso Comunicacin del Riesgo,
tanto de Oficinas Nacionales como de las Gerencias
Seccionales. Toda la informacin fue consolidada y
analizada por la firma consultora, logrando seleccio-
nar una muestra representativa de 2016 potenciales
encuestados.
En Octubre de 2009 se llev a cabo el proceso de
recoleccin de la informacin bajo la Supervisin de
la firma consultora y con el decidido apoyo de los
Participacin CIUDADANA
en la mejora CONTINUA
ENCUESTA DE SATISFACCIN 2009
WILLIAM CARABALLO M.
Oficina Asesora de Planeacin
E
n el marco del sostenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad, desde el ao 2008 el ICA
ha realizado una encuesta anual de satisfaccin del cliente, cuyo objetivo principal es conocer
la percepcin y nivel de satisfaccin de los usuarios en todo el territorio nacional, en aspectos
relacionados con el servicio prestado por la Entidad y sus funcionarios. Adems, la metodolo-
ga de medicin seleccionada pretende conseguir informacin confiable que contribuya a orientar las
acciones de mejora de la Entidad, al identificar los puntos crticos en los cuales se est fallando y que
por supuesto se deben mejorar y los aspectos que se han fortalecido para mantenerlos.
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F
o
t
o

P
M
A
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Oficina Asesora de Planeacin
EDITORIAL
Produccin y redaccin:
Andrs Merizalde Maldonado
Lder del proyecto estratgico 8.1
Sistema de Gestin de la Calidad
Ofcina Asesora de Planeacin
Carlos Eduardo Ordosgoitia A.
Subgerencia de Regulacin Sanitaria y Fitosanitaria.
Miembro del equipo MECI
Yonny Zrate
Ingeniero ambiental - Ofcina Asesora de Planeacin
Viviana Snchez G.
Ingeniera ambiental - Ofcina Asesora de Planeacin
Itala Rodrguez Surez
Subgerente de Regulacin Sanitaria y Fitosanitaria
William Caraballo M.
Ofcina Asesora de Planeacin
CALIDOSCOPIO es el medio informativo oficial del Sistema de Gestin de la Calidad del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA
y su objetivo es informar a los ciudadanos, funcionarios, colaboradores y otras partes interesadas, las noticias y temas de inters
relacionados con la mejora continua de la gestin. Es una produccin de la Oficina Asesora de Planeacin, como representante de la
Direccin ante los funcionarios y organismos externos, en los asuntos relacionados con el Sistema. Se publica como medio impreso y
electrnico, con el apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Lderes de Calidad de todas las dependencias y sec-
cionales, obteniendo un resultado de 1929 usuarios
encuestados, para una efectividad del 95.68%.
Como resultado del ejercicio, en la Tabla 1, se presen-
tan los aspectos y acciones a priorizar de la percep-
cin de los usuarios durante el 2009.
Partiendo de stos resultados, la Alta Direccin apo-
yada en metodologas de anlisis de causas, como el
diagrama causa-efecto (espina de pescado) y las 6M,
elabor un Plan de Acciones correctivas y preventi-
vas que permita eliminar las causas que generaron
la evaluacin desfavorable en los aspectos anterior-
mente tabulados.
Para lograr que el Plan de Accin se materialice, la
Oficina Asesora de Planeacin realizar el seguimien-
to y proporcionar orientacin a los responsables de
las actividades y temas involucrados.
ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL CLIENTE EXTERNO DEL ICA 2009
ASPECTO ACCIN A PRIORIZAR
Atencin
Suficiente Personal
Agilidad/Rapidez en dar respuesta a solicitudes
Prestacin del Servicio
Agilidad en los trmites
Mtodo o sistema de pago
Facilidad para adelantar sus trmites
Infraestructura
Equipos y tecnologa
Cantidad de sedes y oficinas locales
Servicios relacionados con la pgina Web No aplica / No la usa
Quejas y Reclamos
Radicacin de las quejas y/o reclamos verbales
Tiempo de respuesta
Respuesta suministrada
TABLA 1. Segn la encuesta de satisfaccin del cliente estos son los aspectos que debemos
priorizar con el fn de cumplir con las expectativas de nuestros usuarios.
Produccin editorial:
Impresin y encuadernacin:
Diseo grfco: