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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 0

Gestin de Controversias
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 1
ndice de contenidos
Resumen ejecutivo / Visin General

Necesidad y objetivos de la Gestin de Controversias
Cambios esperados a travs de la implantacin de esta iniciativa
Responsabilidades en la organizacin del proyecto

Mejores Prcticas en la Gestin de Controversias

Prevencin de controversias

Objetivos, herramientas y resultados
Realizacin de un mapa de calor (heatmap)
Ejemplo de mapa de calor (heatmap)
Ejemplo de plan de prevencin

Gestin de controversias

Objetivos, fases de gestin y responsables
Responsabilidades en la organizacin de proyecto
Perfiles de los Ingenieros de Anlisis y Gestin de Controversias
Preparacin de la defensa de casos de controversia
Herramienta de documentacin de las comunicaciones
Estructura de los informes de anlisis
Seguimiento de las controversias y su nivel de preparacin
Estructuras de Reuniones de Seguimiento Quincenal



1
2
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 2 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI

Es una prctica comn en estos das que los contratistas se reserven los derechos a reclamar en lugar de aceptar los acuerdos
bilaterales de manera oportuna. En algunas partes del mundo, especialmente en Europa y el Medio Oriente, retrasar la present acin
de sus claims en funcin del nmero de rdenes de cambio o el alcance de los cambios, se ha convertido en un enfoque favorabl e
para presentar claims globales durante el proceso de liquidacin del Contrato.

Como resultado de esto , los participantes en el mbito de la construccin se enfrentan ahora a dos posiciones divergentes. En
primer lugar est el derecho del propietario a emitir rdenes de cambio de forma unilateral en los trminos del contrato. En segundo
lugar est el derecho del contratista bajo la teora del impacto de los costos, para reservar sus derechos de retraso y de i mpacto en
costos.

Dependiendo de los trminos de resolucin de disputas del contrato, se debe estar dispuesto a seguir alguna de las siguientes rutas
de accin:

Negocicin Mediacin
Arbitraje Litigio








Resumen Ejecutivo / Visin General
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 3 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI

Gestin de Controversias: proceso sistemtico para planificar, identificar,
analizar, responder y controlar las controversias en el proyecto.
Resumen Ejecutivo / Visin General
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 4 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Objetivos de la Gestin de Controversias
Asegurar que nicamente se aprueban
aquellos cambios en los contratos que son
necesarios y que slo se asumen las
obligaciones que le corresponde
Predecir de manera precisa el impacto
esperado en los contratos por rdenes de
Cambios y Controversias
Aprovechar las oportunidades de
reduccin de costos que se presenten
(ej. por simplificacin de la construccin)
Reducir el impacto de los Cambios y
Controversias a travs de:
Anlisis de causas raz y prevencin
Gestin de las comunicaciones con el
contratista (ej. Cartas)
Preparacin de la defensa ante
controversias, incluyendo soporte
documental y legal robusto
Necesidad y objetivos de la Gestin de Controversias
Necesidad
Durante la ejecucin de las obras, pueden
surgir diferencias entre las partes respecto a
la aplicacin de los contratos (controversias)

Situacin real de construccin diferente a la
supuesta en los documentos del proyecto
(especificaciones, diseo base)
Identificacin de oportunidades de
reduccin de costos/optimizacin del
proyecto (ej. Simplificacin de la ingeniera
en base a informacin de detalle)

Estas diferencias pueden evolucionar en
Reclamos formales, que pueden requerir
arbitraje u otros procesos judiciales si no se
resuelven directamente entre las partes
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 5 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
La implantacin de estas metodologas permite prevenir y
reducir el impacto de las controversias
Situacin sin una gestin efectiva de
cambios y controversias

Defensa ante controversias y reclamos no
siempre suficientemente preparada (p.
ej. sin documentacin, sin evaluacin de
impacto potencial)

Se repiten ciertas situaciones similares
que desembocan en controversias con
alto impacto en el proyecto
Cambios esperados tras la
implantacin de esta iniciativa
Documentacin de soporte levantada en
el mismo momento en que se detecta la
necesidad por el equipo de proyecto

Preparacin oportuna y robusta de los
casos de controversia, asegurando que
incluyen toda la informacin para soportar
su defensa

Prevencin de futuras controversias a
partir de anlisis de causa raz y lecciones
aprendidas (en el proyecto y anteriores)
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 6
Toma las decisiones finales sobre cambios y
controversias que tengas impacto en el proyecto
Responsable de identificar y registrar
las potenciales rdenes de cambio y
los cambios en su contrato
Gestiona las interacciones diarias
con el contratista (incluyendo
comunicaciones)
Apoya al administrador de
contrato en la gestin diaria
Los ingenieros de anlisis dentro
de la Oficina Tcnica apoyan al
Administrador de Contrato en la
preparacin diaria de respuestas
a cartas de los contratistas
Apoyan al equipo de Gestin de
Controversias en la preparacin
de los casos de controversia
Asesora a la Direccin del
Proyecto sobre cmo
minimizar el impacto de las
controversias con los
contratistas, a travs de
Prevencin
Preparacin de defensa
de casos de controversia
Apoyo a
administradores de
contrato en gestin de
comunicaciones respecto
a controversias
Valida los
cambios en los
contratos,
gestionando el
proceso de
formalizndolos
en adendas
Direccin de
Proyecto
Direccin
Tcnica
1
Administracin
de contrato
Oficina
Tcnica
Aprovisionamiento
Responsabilidades en la organizacin de proyecto
1 La figura de Director Tcnico no siempre existe en los proyectos, dependiendo de su envergadura y configuracin
Gestin de
Controversias
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 7
Descripcin de la metodologa y dinmica de trabajo
Resumen ejecutivo / Visin General
Preguntas
Descripcin de la metodologa y dinmica de
trabajo
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 8
Mejores prcticas en la Gestin de Controversias
Elementos
clave:
Descripcin:
Herramientas:
Identificacin de
causas raz y
realizacin de acciones
de prevencin para
evitar posibles contro-
versias
Codificacin de
lecciones aprendidas
para otros proyectos
Gestin defensiva de
controversias
Preparacin de
defensa frente a
potenciales reclamos
asegurando la
estrategia y el soporte
documental para su
defensa
Mapa de calor para
identificacin de causas
races ms frecuentes
Plan de prevencin de
controversias
Lecciones aprendidas
de/para otros proyectos
Registro de
controversias
Registro de
comunicaciones
relacionadas
Seguimiento del nivel
de preparacin de los
casos

0092181201(Gestion cambios yreclamos)(V6)
1
PROYECTO
EL QUIMBO
Prevencin de cambi os y controversias
Ejemplo de un plan de prevencin
Causa de
controversia
Controversias provocadas
en El Quimbo
Impacto esperado
000USD

Acciones preventivas
4
7
5
Controversia 1: .
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
Responsable
. .
. .
. .
. .
4
7
5
Controversia 1: .
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
4
7
5
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
Controversia 1: .
4
7
5
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
Controversia 1: .
Plan de prevencin de controversias
Quimbo, Febrero de 2012
Prevencin de
controversias
Gestin de
controversias
1 2

MAD-0092181202 (Gestin de Cambios yReclamos)(V2)
Gestin de controversias
Seguimiento: evaluacin del nivel de preparacin. Ejemplo Quimbo EXPERIENCIA
PROYECTO QUIMBO
Valoracin de l os el ementos clave que determinan una preparacin robusta
Valoracin
cuanti tati va
A travs de una herramienta Excel se hace segui miento del ni vel de preparaci n de
los casos
Esta herramienta permite:
Asi gnar valores a los diferentes criterios enbase al nivel de avances
Identi ficar reas que requieren preparacin o mayor desarroll o para cada reclamo
Medir el avance en el ni vel de preparaci n de cada reclamo potencial y de todos los
reclamos potenciales (media ponderada)
Priorizar los recl amos para empezar enlos elementos ms crticos
4
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 9 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Prevencin de controversias
Resumen de objetivos, herramientas y resultados
1
Objetivos
Identificar
causas raz de
controversias
ms comunes y
de mayor
impacto

Crear planes de
accin
concretos que
permitan mitigar
el impacto de
controversias en
el futuro, tanto
para el proyecto
como para otros
proyectos futuros
Mapa de calor
(heatmap)
Plan de prevencin
(propuesto)
McKinsey&Company 18 |
0092181201(Manual cambios yclaims)
18
El anlisis del mapa de cal or de controversias arroja
fuentes tpicas de cambio
Anlisis de mapa de calor de controversias
FUENTE: Anlisis del equipo
Causa de la controversia
#
MUSD
#
MUSD
#
MUSD
#
MUSD
#
MUSD
#
MUSD
#
MUSD
#
MUSD
#
MUSD
#
MUSD
#
MUSD
CEQ-
01
0
0,00
CEQ-
05
0
0,00
CEQ-
203
0
0,00
CEQ-
03/06
0
0,00
CEQ-70
0
0,00
Otras
obras
0
0,00
CEQ- 21
2
0,75
1
3,17
5
068
1
0,53
1
2,27
1
0,00
5
1,10
3
0,26
1
0,13
1
0
21
0,89
Total
2
0,75
1
3,17
5
068
1
0,53
1
2,27
1
0
5
1,10
3
0,26
1
0,13
1
0
21
0,89
Cambio de
costes de
explosivos
Problemas
con la
licencia
ambiental
Prohibicin
paso de
camiones
sobre puente
del colegio
Diferencias enel Alcance
Incremento de costes del contratista por
cambios enlas condiciones del trabajo
Atrasos o defectos enentregas de Emgesa
Discrepancias conBases de Medicin
Reajuste de Precios
Cambio de Plazos
Faltas a RegulacinAmbiental
Mayores Obras
Desacuerdo con decisiones de Emgesa
Impacto Social
Totales
4 EJ EMPLO
QUIMBO
McKinsey&Company 18 |
0092181201(Gestion cambios yreclamos)(V6)
1
PROYECTO
EL QUIMBO
Prevencin de cambi os y controversias
Ejemplo de un plan de prevencin
Causa de
controversia
Controversias provocadas
en El Quimbo
Impacto esperado
000USD

Acciones preventivas
4
7
5
Controversia 1: .
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
Responsable
. .
. .
. .
. .
4
7
5
Controversia 1: .
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
4
7
5
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
Controversia 1: .
4
7
5
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
Controversia 1: .
Plan de prevencin de controversias
Quimbo, Febrero de 2012
Proceso
La herramienta de mapa de
calor tiene el objetivo de:
Identificar reas de mayor
concentracin e impacto de
controversias
Analizar qu las ocasion
para entender sus causas
raz

El mapa de calor se puede
aplicar tanto a cambios, como
a controversias

y debe ser realizado cada 3-6
meses por la Oficina Tcnica
para cambios y por el equipo
de Gestin de Controversias
para controversias
Si el proyecto est comenzando y, por tanto, no hay
controversias, el plan de prevencin se realizar a partir de:
Anlisis de bases contractuales
Lecciones aprendidas en otros proyectos
Plan de prevencin
(validado)
El objetivo final del anlisis
de mapa de calor es doble:
Definir planes de
prevencin aplicables al
proyecto en curso (i.e.
evitar situaciones
similares en prximos
frentes de obra)
Documentar lecciones
aprendidas aplicables
a otros proyectos de
construccin

El plan de prevencin se
basa en una lista de
acciones con
responsables definidos
El plan propuesto debe ser
validado por la Direccin del
Proyecto:
La Direccin de Proyecto
revisa las iniciativas,
modificndolas y
completndolas
Asigna responsables para
las tareas definidas
Es el encargado de
comunicar el plan de
prevencin

El plan aprobado es seguido
por Project Control para
asegurar que las medidas
prevencin de cambios y
controversias se estn
implementando correctamente
McKinsey&Company 12 |
MAD-0092181202 (Gestin de Cambios yReclamos)
1 Prevencin de cambi os
Ejemplo de un plan de prevencin de cambios
Causas races
Cambios provocados en el
proyecto El Quimbo
Impacto
000USD Acciones preventivas
4
7
5
Controversia 1: .
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
Responsable
. .
. .
. .
. .
4
7
5
Controversia 1: .
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
4
7
5
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
Controversia 1: .
4
7
5
Controversia 3: ..
Controversia 2: ..
Controversia 1: .
Plan de prevencin de controversias
Quimbo, Febrero de 2012
EXPERIENCIA
PROYECTO QUIMBO
xxx
xxx
xxx
xxx
A completar en
base a anlisis
con equipo El
Quimbo
FUENTE: Propuesta de Oficina Tcnica, validada conDireccin del Proyecto
A completar con resultados de
El Quimbo
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 10 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
1
Resultados
Matriz n x n y
clasificaciones
Etapas Descripcin
Ordenar histrico de controversias
(actuales y pasadas), sumando nmero y
monto en la categora correspondiente
Definir criterios para clasificar las
controversias que permitan identificar
patrones comunes
Una vez creado el mapa, identificar
aquellas celdas con mayor concentracin
y mayor impacto econmico
Definir plan de accin concreto con
responsables y fechas
Codificar lecciones aprendidas para otros
proyectos
Validar con la Direccin del Proyecto
Matriz completa con
nmero y monto
Planes de
prevencin con
responsables y
fechas de ejecucin
Subseleccin de
celdas de la matriz
Ejemplos
Eje 1: Contrato
Eje 2: Tipo de actividad
(ej. camino, excavacin,
hormigonado)
3 controversias por valor
de 1MM USD para CEQ-
21 en el tnel
Iniciar mediciones
geolgicas en el terreno
al menos 6 meses antes
del inicio de obras
Hormigonado bvedas
CEQ-21
Construccin de
caminos
Para las celdas de mayor concentracin e
impacto, identificar las causas raz de las
controversias (ej. a travs del mtodo de
los 5 Por qus?
1
)
Lista de causas raz
ms comunes
Entrega tarda de planos
por no disponibilidad de
mediciones, por falta de
gelogos en el terreno
Prevencin de y controversias
Mtodo para la realizacin de un mapa de calor (heatmap)
1 La tcnica de 5 Por qus (5 Whys) consiste en analizar sucesivamente los evento y situaciones que originaron el
cambio o la controversia para identificar la causa raz
Establecer
clasificacin
Ordenar
controversias


Identificar reas
de mayor
intensidad

Analizar causas
raz

Definir plan
de prevencin y
codificar leccio-
nes aprendidas
La responsabilidad de elaborar el anlisis de causa raz y la propuesta de plan de prevencin es de la
Oficina Tcnica para cambios y del equipo de Gestin de Controversias para controversias
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 11 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
1
Prevencin de controversias
Ejemplo de mapa de calor de controversias
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 12 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
1
Prevencin de controversias
Ejemplo de un plan de prevencin de controversias
Ejemplo de un Plan de Prevencin de Controversias
Causas races
identificadas
Controversias aparecidas en
debido a
Licencia
ambiental
insuficiente en
algunos mbitos
y extempornea
Acciones preventivas

Responsables

Inicio temprano del
proceso de gestin para la
obtencin de las debidas
licencias, asegurando la
entrega oportuna
preferentemente dentro
del proceso de Licitacin
Director de
Proyecto
Planificacin no
exhaustiva, control
deficiente de los
avances y
problemas de
coord. internos
Aplicacin sistemtica
de metodologas que
garanticen planificacin
viable y coordinada (ej.
Last-Planner)
Director Tc-
nico y Admi-
nistradores
de los
contratos
Indebida
interpretacin de
las obligaciones
por parte del
contratista
Conocimiento y manejo
acabado de las obligaciones
contractuales exigiendo y
controlando permanentemente
su cumplimiento
Director de
Proyecto y
Administra-
dores de
Contrato
Aplicacin sistemtica
de metodologas que
garanticen planificacin
viable y coordinada (ej.
Last-Planner)
Director
PGSA
Maquinaria y Equipo inactivo
Mano de Obra inactiva
Captaciones de Agua
Vertimiento Aguas
Residuales
Fuentes de Materiales
Atraso en entrega de planos
Atraso en entrega de predios
Suministro energa elctrica
Restricciones para el uso de
infraestructura vial pblica
Interrupciones significativas
de las faenas por terceros
Planificacin no
exhaustiva y
problemas de
coord. Internos
con nfasis en la
gestin social
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 13 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Gestin de controversias
Objetivos, fases de gestin y responsables de la Gestin de Controversias
Fases de gestin
Gestin de
Reclamos
Comunicacin
con los
contratistas
Preparacin de la
defensa de los
casos de
controversia
Analizar bases contractuales e identificar fuentes de
posibles controversia
Analizar causas raz (mapa de calor)
Definir planes de prevencin
Acciones sobre las controversias
En caso de Reclamo oficial por parte del contratista, se
inicia un proceso reglado en el contrato en el que se
debe formalizar una respuesta al contratista
Gestin de las comunicaciones (ej. Cartas, emails)
en los casos de controversia, para minimizar la
exposicin contractual y legal de la Empresa
Preparar casos de reclamo, asegurando que se
dispone de toda la informacin, documentacin de
soporte, anlisis legal y contractual y estrategia de
defensa
Escalar a Direccin de Proyecto la evolucin de los
casos y necesidades de apoyo para su preparacin
Prevencin
Responsable
Administradores de
contrato con aseso-
ramiento de Gestin de
Controversias
Administrador de
Contrato con soporte de
task force (Legal, Ges-
tin de Controversias)
Administradores de
contrato con soporte de
Oficina Tcnica y G. de
Controversias
Equipo de Gestin de
Controversias con
supervisin de
Administradores de
Contrato y Direccin de
Proyecto
Objetivos y resumen
El objetivo de la
gestin de
controversias es
reducir su impacto
en el proyecto

Para ello es
necesario actuar
en todas las fases
de su ciclo de vida

El equipo de
Gestin de
Controversias es
un equipo
dedicado a apoyar
la gestin de
controversias, con
foco en su
prevencin y la
preparacin de la
defensa de los
reclamos
potenciales
Descripcin de la gestin de controversias a lo largo de su ciclo de vida
El equipo de Gestin de Controversias participa en todas las fases del proceso pero
est enfocado en la preparacin de la defensa de los casos de controversia
Arbitraje
En caso de arbitraje la controversia escala fuera del
mbito del contrato y se requiere la gestin por parte
del equipo legal
Equipo legal con soporte
todo el equipo de Proyecto
2
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 14
Toma las decisiones finales sobre cambios y
controversias que tengas impacto en el proyecto
Valida los
cambios en los
contratos,
gestionando el
proceso de
formalizacin en
adendas
Direccin de
Proyecto
Direccin
Tcnica
1
Administracin
de contrato
Oficina
Tcnica
Aprovisionamiento
Gestin de controversias
Responsabilidades en la organizacin de proyecto
2
1 La figura de Director Tcnico no siempre existe en los proyectos, dependiendo de su envergadura y configuracin
Gestin de
Controversias
Responsable de identificar y registrar
las potenciales rdenes de cambio y
los cambios en su contrato
Gestiona las interacciones diarias
con el contratista (incluyendo
comunicaciones)
Apoya al administrador de
contrato en la gestin diaria
Los ingenieros de anlisis dentro
de la oficina Tcnica apoyan al
Administrador de Contrato en la
preparacin diaria de respuestas
a cartas de los contratistas
Apoyan al equipo de Gestin de
Controversias en la preparacin
de los casos de controversia
Asesora a la Direccin del
Proyecto sobre cmo
minimizar el impacto de las
controversias con los
contratistas, a travs de
Prevencin
Preparacin de defensa
de casos de controversia
Apoyo a
administradores de
contrato en gestin de
comunicaciones respecto
a controversias
Responsabilidades relacionadas
con gestin de controversias
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 15

Ingeniero de Anlisis (Oficina Tcnica o Gestin de
Controversias)
Ingeniero de Controversias
2
(Gestin de Controversias)
Equipo

Formacin y
aptitudes
Experiencia
previa
Miembro de la Oficina Tcnica bajo la
Direccin Tcnica
Ingeniera Civil Industrial, Civil
Mecnico, Civil Elctrico; u otras
Ingenieras civiles.
Capacidad de anlisis de contratos y
de situaciones de obra
Capacidad de redaccin de cartas
con implicaciones legales
Experiencia en anlisis contractual
Experiencia en administracin de
contratos de construccin,
preferentemente similares al proyecto
en desarrollo
Equipo
Formacin y
aptitudes
Experiencia
previa
Miembro del equipo de Gestin de
Controversias
Ingeniera Civil Industrial, Civil
Mecnico, Civil Elctrico; u otras
Ingeras civiles.
Capacidad de anlisis de contratos y
de situaciones de obra
Capacidad de redaccin de cartas
con implicaciones legales
Conocimientos Project Management
Experiencia en anlisis contractual
Experiencia en administracin de
contratos de construccin,
preferentemente similares al proyecto
en desarrollo (inc. experiencia en obra)
Experiencia previa en preparacin y
gestin de controversias
Gestin de controversias
Perfiles de Ingenieros de Anlisis e Ingenieros de Gestin de Controversias
2
Responsa-
bilidades
Revisar y preparar las respuestas a
las cartas de los contratistas
minimizando la exposicin de la
Empresa. Apoyar la valoracin de
controversias
1
, aportando clculos,
antecedentes y datos duros al
equipo de Gestin de Controversias
Responsa-
bilidades
Prevenir controversias con los
contratistas, proponiendo planes de
prevencin en base a anlisis de causa
raz y anlisis de la situacin
Responsable de la preparacin de la
defensa ante reclamos potenciales
1 Los ingenieros de anlisis son el enlace entre el equipo de Gestin de Controversias y la Oficina Tcnica
2 Adems de los ingenieros, es necesario el apoyo de expertos legales (como miembros del equipo o con apoyo dedicado de equipo legal)
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 16 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Descripcin
Anlisis de las bases contractuales
para entender el soporte de la
argumentacin del contratista
Anlisis
contractual
Elementos clave Por qu es importante?
Permite analizar la validez de la
controversia e identificar vas de defensa
Qu se necesita?
Conocimiento previo de los
contratos de forma detallada y del
marco jurdico aplicable
Informacin veraz de los hechos y
comunicaciones ocurridos en
relacin con la controversia
Informacin de los
hechos
Permite al equipo de Gestin de
Controversias entender todas las
implicaciones y abrir vas de defensa
Control documental en el Proyecto
Soporte de Oficina Tcnica y todos
los involucrados
Visitas a terreno
En algunos casos, ser necesario
tambin contrastar con la
legislacin local
Anlisis de la
legislacin
aplicable
Asegurar soporte legal dentro de marco
jurdico local
Soporte del equipo legal local
Valoracin del potencial monto
reclamado por el contratista,
incluyendo diferentes escenarios
posibles
Valoracin de
impacto potencial
(ptica contratista)
Asegura una visin exhaustiva que
prepara a la Empresa para las
estrategias ms agresivas del contratista
Recursos (personal y coste) con
capacidad de anlisis y preparacin
de escenarios en el equipo de
Gestin de Controversias
Estrategia de defensa; realizada
oportunamente para responder a
tiempo a la controversia
Estrategia de
defensa
Establece la va ptima para reducir de
manera oportuna el impacto potencial de
la controversia
Recursos en Gestin de
Controversias para realizar anlisis
es informes necesarios
Valoracin de la cantidad
aceptable
Impacto esperado
(ptica Empresa)
Permite valorar el impacto esperado en
las cuentas del proyecto
Informacin correcta de los hechos
y valores
Soporte documental para la
argumentacin de la Empresa y
para rebatir potenciales argumentos
del contratista
Respaldo
documental
Permite evaluar la fortaleza de la
Empresa en el caso
Asegura la disponibilidad de respaldo en
caso de arbitraje o proceso judicial
Control documental en el Proyecto
Soporte de la Oficina Tcnica y
otros miembros del proyecto con
conocimiento de la situacin
Revisin temprana de la estrategia
propuesta por los responsables del
contrato y el proyecto
Revisin con
Admin. Contrato y
Direccin de Proy.
Asegura que la estrategia es robusta
(incluye todos los puntos de vista),
conocida por todos y oportuna
Dinmicas de seguimiento de
controversias lideradas por la
Direccin de Proyecto
Gestin de controversias
Preparacin de defensa de casos de controversia
2
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 17 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Gestin de controversias
Preparacin de defensa de casos de controversia: detalle de elementos clave
Descripcin
Informacin veraz
de los hechos y
comunicaciones
ocurridos en
relacin con la
controversia
Valoracin del
potencial monto
reclamado por el
contratista,
incluyendo
diferentes
escenarios
posibles
Valoracin de
impacto
potencial
(ptica
contratista)
A tener en cuenta
Informacin
de los hechos
Los hechos no se encuentran siempre en los
documentos ni en las cartas
Es clave que los analistas del equipo de Gestin de
Controversias aseguren un conocimiento de los
hechos ocurridos a travs de:
Entrevistas con el Administrador de Contrato, la
Oficina Tcnica y todos aquellos involucrados en la
controversia
Visitas al terreno
Revisin de toda la informacin tcnica relevante
Para conseguir una valoracin realista de impacto
potencial de la controversia, los analistas del equipo de
Gestin de Controversias, deben ponerse en la
posicin del contratista, hacindola suya:
Entender la situacin del contratista en cuanto a su
obligaciones contractuales, necesidades internas y la
estructura de sus equipos y subcontratistas
Entender sus motivaciones con el contrato en
cuestin y sus expectativas
Analizar de forma exhaustiva todos los costos
soportados por el contratista
2
Anlisis
contractual
Elementos clave
Informacin de
los hechos
Anlisis de la
legislacin
aplicable
Valoracin de
impacto potencial
Estrategia de
defensa
Impacto esperado
Respaldo
documental
Rev. con Admin.
y Direccin
Detalle de elementos clave Informacin de los hechos y Valoracin Potencial
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 18 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Gestin de controversias
Herramienta de documentacin de las comunicaciones
Para entender la evolucin de las
controversias es clave disponer de
un control documental slido de
las comunicaciones y documentos
de reunin con los contratistas,
permitindonos:

Tener identificadas todas las
comunicaciones relacionadas
con cada controversia,
levantando cartas no respondidas

Entender la secuencia de las
comunicaciones, identificando las
ltimas vigentes

Acceder rpidamente al
contenido de las
comunicaciones
Motivacin de la documentacin
de las comunicaciones Herramienta de documentacin de las comunicaciones segn controversia
2
Controversia: Demoras en la Energizacin
Ref. Contratista (TCM) Ref. Endesa Fecha carta # das Referencia
ACB 003. 06 N 2713 18/01/2010
Endesa segn addendum 2 recuerda PS para el 27/12/10 y 1era energizacin para el
26/02/10. Lista actividades a cumplir para esa fecha y solicita status.
ACB 003. 06 N 4264 02/02/2011 380 Observa tems de transmital TR-MST-END-3659.
L-MST-END-1818 08/02/2011 6 TCM informa que respuesta anterior es extempornea ya que el transmital se enmiti el
L-MST-END-1923 10/05/2011 91 TCM informa que est listo para completar Hito N7 "Sist. De media tensin energizado".
ACB 003. 06 T N 681 13/05/2011 3 Endesa rebate estado de avance de las obras asociadas y no autoriza eneregizacin hasta
L-MST-END-1929 14/05/2011 1 TCM acusa falta de autorizacin CDEC-SIC de cuyo resp. Es Endesa. No se realiza la
ACB 003.06 CISTE 000 706 14/05/2011 0 TCM responde por el estado de algunos puntos, enuncia soluciones para otros y omite otros.
ACB 003. 06 T N 694 21/05/2011 7 Reitera la N681 y responsabiliza a TCM por faltantes.
L-MST-END-1951 02/06/2011 12
TCM responde a carta GG Endesa reclamando por atrasos en hitos. TCM reitera atraso de
Endesa por falta autorizacin de CDEC. Reclama atraso por resp. De Endesa.
ACB 003. 06 N 4652 03/06/2011 1
L-MST-END-1952 04/06/2011 1 Confirma recepcin de autorizacin por parte del CDEC a travs de Endesa para
L-MST-END-1959 08/06/2011 4 TCM comunica y formaliza cumplimiento del Hito el 06/06/2011. Reitera atrasos por
ACB 003. 06 T N 712 10/06/2011 2
Endesa reconoce autorizacin de energizacin temporal y pregunta estado de trabajos
incompletos para autorizar energizacin permanente. Los trabakjos son los mismos de la
ACB 003. 06 N 4705 23/06/2011 13
FUERTE: Endesa desarrolla cronologa para precisar aspecto del cumplimiento del Hito. E
confirma que los "pendientes" se levantaron por parte de TCM el 27/05/2011 (NLO
006447), pero con observaciones autorizando "energizacin provisoria". Se confirma
energizacin provosoria y actualmente sistema dsenergizado slo para cumplir Hito. Se
L-MST-END-1998 14/07/2011 21
TCM reitera su posicin anterior. Contabiliza 27 das de atraso por resp. De Endesa y reclama
costos y plazo. Rebate punto por punto los tems pendientes. Indica que existan trabajos
ACB 003. 06 N 4793 22/07/2011 8
FUERTE: Endesa rechaza posicin de TCM e insiste en incumplimiento.Acusa tergiversacin,
falta de fundamentos y respaldos. Reitera posicin conocida. Comenta derecho de
ACB 003. 06 N 4803 22/07/2011 0 Informa aplicacin de multa por incumplimiento Hito 7. Cobro de prximo estado de pago.
L-MST-END-2054 28/07/2011 6
TCM Rechaza multa e indica que al 10/05/2011 "todos los trabajos necesarios para proceder
con seguridad estaban cumplidos". TCM expone que dao que las condiciones circundantes
eran las mismas entre el 10/05 y el 06/06, al reconocer el cumplimeinto del hito Endfesa
ACB 003. 06 N 4850 09/08/2011 12
ACB 003. 06 N 4864 11/08/2011 2 E reconoce cumplimiento de hito el 05/06. Rechaza completamente argumentacin de TCM
L-MST-END-2093 29/08/2011 18 TCM rechaza posicin de E y anuncia Reclamo formal.
L-MST-END-2114 13/09/2011 15 TCM acusa y describe actitud burocrtica de E y define dao consecuencial de 50 das en
ACB 003. 06 N 4916 14/09/2011 1 E indica aplicacin futura de multa atendiendo carga financiera de TCM. Recuerda plazos
Referencias de las
comunicaciones
de la Empresa
Controversia
Fecha y
descripcin del
contenido
Fecha, das desde
comunicacin anterior
y descripcin del
contenido
Referencias de las
comunicaciones
del contratista
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 19 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI

Informe de anlisis
1. Descripcin del caso o controversia
2. Relacin de los hechos
3. Relacin de la correspondencia
4. Planteamiento del contratista
i. Posicin del contratista
ii. Pertenencia contractual de su posicin
iii. Argumentos del contratista
5. Planteamiento de la Empresa
i. Posicin de la Empresa
ii. Pertenencia contractual de la posicin
iii. Argumentos de la Empresa
6. Argumentacin y contra-argumentos
7. Conclusiones del anlisis
8. Recomendaciones
9. Aplicabilidad de las bases contractuales
10. Anexos
Estructura del informe
Gestin de controversias
Estructura para los informes de anlisis
2
Descripcin
El equipo de gestin de
controversias utiliza los informes
de anlisis para capturar el
resultado de la preparacin
de la defensa de los casos de
controversia

Los informes de anlisis no
tienen una longitud mnima,
siendo importante que incluyan
toda la informacin necesaria y
proporcione recomendaciones
aplicables y razonadas a la
Direccin del proyectos y los
Administradores de Contrato

Los informes de anlisis deben
presentarse de manera
oportuna, esto es con antelacin
suficiente para que se puedan
mitigar las controversias, es
decir mucho antes de que
evolucionen en Reclamos
Ejemplo
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 20 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Dinmicas de seguimiento Elementos a seguir
Indicadores
Volumen
Valor total en
riesgo por
controversias
Nmero de
controversias
Controversias
sin valores
Preparacin
% total
preparacin
% casos con
informe
Descripcin Uso
Valoracin del impacto
potencial (sumatorio de
valor potencial de las
controversias)
Dar una visin exhaustiva del impacto
potencial de las controversias y
monitorear su evolucin
Nmero total de
controversia abiertas
Realizar un seguimiento del nmero
de controversias abiertas
Nmero de controversias
sin valoracin de impacto
potencial
Elevar casos no valorados para su
priorizacin y consideracin al revisar
el valor total en riesgo
Porcentaje ponderado de
preparacin en base a
criterios definidos (ver
detalle en pgina
siguiente)
Evaluar de manera objetiva el nivel
de preparacin de los casos de
controversia
Porcentaje de casos
preparados que disponen
de informe con estrategia
de defensa
La existencia de informes es un
indicador concreto del nmero de
casos con un nivel significativo de
preparacin
Nmero de casos con
informes revisados y
aceptados por Direccin
de Proyecto y
Administrador de Contrato
correspondiente
Levanta situaciones en las que haya
informe pero no se haya realizado
una revisin por los miembros clave
del proyecto
% casos con
informe
aceptado
Reuniones Descripcin
Se presentan los
indicadores de
controversias a la
Direccin y se
escalan situaciones
Reunin
quincenal
Resultados
Plan de accin
para resolver
casos
prioritarios y
mejorar
indicadores
En la revisin
semanal de torre
de control del
proyecto, se
revisan las
mtricas
principales y el
plan de accin
definido
Torre de
control
Dar visibilidad
a la Direccin
de Proyecto y
cuestiones
clave de la
situacin de
las
controversias y
Reclamos
Gestin de controversias
Seguimiento de las controversias y su nivel de preparacin
2
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 21 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
1 Calculado como media ponderada de los criterios definidos
Gestin de controversias
Seguimiento: evaluacin del nivel de preparacin
Objetivos de la evaluacin
de la preparacin de casos
de controversia
Criterios de evaluacin en la preparacin de los casos de controversia
Criterios
(Posibles Valores)
Informacin de los
hechos
(SI/NO)
Anlisis contractual
y legal
(SI/NO)
Valoracin impacto
desde la ptica del
contratista (SI/NO)
La preparacin robusta
de los reclamos
potenciales es clave
para minimizar su
impacto potencial

El motivo de una
evaluacin rigurosa en
base a criterios
objetivos de los
elementos clave de la
defensa de reclamos
pretende asegurar que
el nivel de preparacin
es adecuado y

que esta
comprobacin se
realiza con tiempo
suficiente para
reaccionar y tomar
medidas si no es as
(una vez que aparece el
Reclamo, los plazos se
reducen, y se pierden
oportunidades de
mitigacin, p. ej.
negociacin)
Descripcin
Se ha recabado informacin
exhaustiva de los hechos
ocurridos en relacin a la
controversia
Anlisis de las bases
contractuales aplicables y de la
legislacin local aplicable (si
procede)
Se ha valorado el impacto
potencial (valor en riesgo) y el
impacto esperado (en caso de
defensa robusta)
Respaldo
Documental (%)
Respaldo documental para
soportar la estrategia de defensa
Se mide en base a % de documentos necesarios
para la estrategia de defensa que estn disponibles
Modo de valoracin
Se han revisado todas las comunicaciones y
documentos
Se ha entrevistado a todas las reas involucradas
Se ha revisado la situacin en terreno
Se han identificado las bases contractuales
relativas y analizado y documentado su
aplicabilidad
Se ha revisado la legislacin local aplicable
Valoracin exhaustiva y respaldada desde la
perspectiva del contratista
Informe de Anlisis
de la Controversia
(SI/NO)
Informe de anlisis de la
controversia
Anlisis de la posicin de la Empresa y el
contratista y la estrategia de defensa
Listado de documentos necesarios
Peso (%)
2
10%
Informe aprobado
por el Admin.
Contrato (SI/NO)
Informe aprobado
por Direccin (SI/NO)
15%
15%
10%
15%
25%
5%
5%
Revisin y aceptacin por parte
de los supervisores requeridos
El Administrador de Contrato y los Direccin de
Proyecto han revisado y aceptado el informe
Revisin y aceptacin por parte
de los supervisores requeridos
El Administrador de Contrato y Direccin de
Proyecto han revisado y aceptado el informe
Valoracin Empresa
(SI/NO)
Se ha hecho una valoracin del
valor esperado
La valoracin est justificada en base a los hechos
reales y la robustez de su posicin
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 22
Gestin de controversias
Seguimiento: evaluacin del nivel de preparacin.
Valoracin de los elementos clave que determinan una preparacin robusta
Valoracin
cuantitativa
A travs por ejemplo de una herramienta Excel se hace seguimiento del nivel de
preparacin de los casos
Esta herramienta permite:
Asignar valores a los diferentes criterios en base al nivel de avances
Identificar reas que requieren preparacin o mayor desarrollo para cada reclamo
Medir el avance en el nivel de preparacin de cada reclamo potencial y de todos los
reclamos potenciales (media ponderada)
Priorizar los reclamos para empezar en los elementos ms crticos
2
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 23 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cdigo de colores
Gestin de controversias
Seguimiento: evaluacin del nivel de preparacin a travs de mtodos
visuales
Representacin niveles de preparacin por
criterio
VERDE
AMARILLO
ROJO
Color Descripcin
Nivel de preparacin Alto
(>75 %)
Nivel de preparacin
Medio (entre 25% y 75%)
Nivel de preparacin Bajo
(<25%)
Para criterios binarios
(SI/NO) indica si el valor
es NO
Un cdigo de colores uniforme permite
entender rpidamente el estado de las
controversias e identificar las reas que
requieren desarrollo
6
6
2
6
6
6
2
2
2
6
2
6
3
6
2
5
6
0
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
7
8
9 10
11
12
13
14
15
16
17
Pri ori dad
Una representacin radial de los casos
vs. la prioridad de desarrollo ayuda a
entender rpidamente y de manera global
el estado de las controversias
|
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 24 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Gestin de controversias
Estructura de reuniones de seguimiento quincenales de Gestin de Controversias
Temas a revisar
Indicadores de seguimiento de la actividad de
G. Controversias:
Evolucin del nmero y valor de las
controversias
Evolucin de la preparacin de casos de
controversia
Evolucin de cartas
Revisar la evolucin del impacto
potencial y esperado de las
controversias
Revisar el avance en la preparacin de
las controversias
Descripcin Objetivo revisin
Elementos que requieren escalarse:
Acciones a realizar por la Direccin del
Proyecto
Problemas u otros temas que requieran
escalarse en la preparacin
Cartas sin contestar durante demasiado
tiempo
Discutir con la Direccin del Proyecto
aquellos elementos en las controversias
que estn dificultando el avance o que,
por cualquier otro motivo, requieren el
apoyo de la Direccin del Proyecto para
su desarrollo
Plan de accin para prximas semanas:
Prximas acciones
Responsables
Fechas lmites esperadas
Alinear las prioridades del equipo de
Gestin de Controversias con la
Direccin del Proyecto y los
Administradores de Contrato
2 |
Indicadores de la unidad de Claims Engi neering
Contrato CEQ-21
Explicacin de cambios en ltimas dos semanas:





0 0 0 0 0 0
Nmero de cartas (ultimas dos
semanas)
Nmero de cartas (semana anterior)
Cartas
% de casos con informe aprobado
Nmero de casos con informe aprobado
% de casos con informe
Nmero de informes preparados
% total de preparacin
Preparacin casos
Controversias sin valorar
18 Total controversias
8,9 Valor en riesgo
Impacto potencial
30/01/2012 23/01/2012 16/01/2012 09/01/2012 02/01/2012 26/12/2011 19/12/2011 18/12/2011 Hoy:
KPIs de unidad de Claims Engineering
3 |
Listado de asuntos pendientes
Tema Descripcin Responsable Fecha Estado
XX XX XX XX
XX XX XX XX
Pendiente no vencido
Pendientevencido
XX XX XX XX
XX XX XX XX
4 |
Casos a revisar en la reuni n
Contrato Caso Situacin
CEQ-21
CEQ-70
Otros






2
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI N 25 Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Juan Carlos Cerda M., PMP

Ingeniero Civil Electricista (USACH)
Diplomado en Gestin de Negocios (UAI)

juancarlos_cerda@hotmail.com
09 - 2228335