TRAMITE DOCUMENTARIO

En las organizaciones modernas, el ingreso,

creacion y
Envio de documentos es una tarea de ejecucin
diaria! "a administracin de #uj de estos
documentos y la u$icacin de los mismos se %a
convertido en una tarea tit&nica, si no
Im'osi$le! Esta situacin lleva a (ue se du'li(uen
es)uerzos y se malgasten recursos generando
multi'les veces lo mismos documentos o (ue la
imagen de la organizacin se deteriore al no
res'onder a los re(uerimientos con diligencia y
o'ortunidad!
El tr&mite Documentario es la 'rimera actividad de la gestin documental, la
cual se ocu'a de iniciar el #ujo documental y de in)ormacin al interior de la
organizacion, sea '*$lica o 'rivada!
De esta &rea de'ende el 'rimer 'aso de atencin de re(uerimientos y su
necesaria la$or de rastreo seguimiento e)ectivo!
Tramite Documentario es una a'licacin (ue 'ermite a las organizaciones
tener el control de la u$icacin )+sica y estatus,actual y 'asado de la
documentacin (ue llega, #uje y se genera dentro de ellas, y en $ase a
estos datos mostrar estad+sticas (ue 'ermitan analizar 'asos re'etitivos o
(ue no agreguen valor y los cuellos de $otella 'ara mejorara los #ujos de los
documentos dentro de la organizacin !
DEFINICIONES DE DOCUMENTO
Documento es todo o$jeto (ue o)rece in)ormacin! Es una nocion com'leja,
di)+cil de delimitar! El origen etimolgico de la 'ala$ra esta en el termino
latno,docere, (ue signi-ca .ense/ar,! .todo escrito (ue sirve de 'rue$a o
in)ormacin .0Diccionario Ro$ert1 .todo elemento de conocimiento o )uentes
de iin)ormacion registrada, materialmente susce'ti$le de ser utilizada 'ara
consulta, estudio o 'rue$a! . 0Union 2rancaise d3Organsmes de
Documentation1 .todo mensaje4icono o sm$olo4incor'orado a un so'orte
Prof. : MONICA HUANQUI COLLANTES Pgina - 1
SECRETARIA
DO
EJECUTIVO - I
IESTP
2014 - I
TRAMITE DOCUMENTARIO
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DIGITACION I
'ermanente y em'leado con una -nalidad in)ormativa, 0Mart+nez Comenc%e1
y aun(ue tradicionalmente la nocion de documento %a ido unida a la de
escrito, actualmente el conce'to de escritura se contem'la desde una
'ers'ectiva mas am'lia y es denominado documento a la conjuncioon de
cual(uier ti'o de material susce'ti$le de ve%icular in)ormacin! De esta
manera ya no solo consideramos documentos a los te6tos, )otos, 'el+culas,
etc, sino tam$en a los nuevos so'ortes multimedia y a las nuevas )ormas de
trasmisin de in)ormacin como los arc%ivos in)orm&ticos o las '&ginas 7e$!
El documentoes el so'orte material del conocimiento y la memoria de la
%umandad y, sii $ien %ay otras )uentes susce'ti$les de o)recer in)ormacin,
como demandas a 'ersonas u organismos asistencia a con)erencias,
'rogramas de radio o T8, incluso estas tendr&n su origen en documentos!
ELEMENTOS QUE CONFIGURAN UN DOCUMENTO
Elementos materiales9 El so'orte del documento y el ve%iculo (ue lo
trans'orta!
Elemtos gr&-cos9 la )orma en (ue la in)ormacin se e6'resa en el
so'orte9 'ueden ser las letras, n*meros, 'untos o 'i6els, etc!
Elementos linguisticos9El terminno lenguaje en un sentido
am'lio9lenguaje escrito, audiovisual, 'ero tam$i:n idioma, so)t7are, etc
Elementos intelectuales9 Es el contenido (ue el documento re(uiere
transmitir!
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS
Caracteristicas )+sicas9 Tienen relacin con los elementos materiales y
gra-cos! Es im'rescindi$le su conocimiento 'or 'arte de los
'ro)esonales de la documentacin 'ues de una $uena conservacin de
los so'ortes derivar& una correcta conservacin de los
documentos!;on caracter+sticas gen:ricas, como la naturaleza del
documento0te6tual, gra-ca, sonora, audiovisual, in)orm&tica<1= o $ien
otras mas es'eci-cas, relacionadas con el so'orte 0'a'el,
'l&sticos,magn:ticos,'ticos<1 como el tama/o, ':so, movidad, grado
de resistencia, modo de 'roduccin, de'endencia tecnolgica,
'erodiciidad<!!
Carateristicas intelectuales9 ;e relacionan con los elementos linguisticos
e intelectuales O$jetivo, contenidos! Autoria, modo de di)usin,
accesi$ilidad, originalidad!
TIPOLOGA DE LOS DOCUMENTOS
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>! Documentos primarios: Son aquellos que contienen informacin nueva y original
que no ha ido sometida a ningn tipo de tratamiento documental posterior
(resumen, seleccin, interpretacin, etc). Son documentos primarios los libros,
revistas, peridicos, programas de radio o televisin, pelculas, paginas !eb o
archivos graficos o te"tuales de ordenador. #ambi$n son documentos primarios la
literatura gris documentos que no siguen los canales habituales de publicacin de
difusin (%ctas de congresos cientficos, cuadernos de laboratorio, infromes
cientficos, informes internos, ediciones t$cnicas como normas, patentes o
marcas, preprints, separatas, tesis doctorales y otros traba&os de investigacin
universitaria y, en cierto modo, las publicaciones oficiales.
?! Documentos secundarios: Son documentos cuyo ob&etivo es hacer referencia a
los documentos primarios por lo que no e"istiran sin ellos. 'frecen informacin
factual o referencial sobre los documentos primarios y son el resultado de las
operaciones propias del an(lisis documental (descripcin documental, indi)acin,
resumen analtico). Son documentos secundarios los listados de referencias de
libros de bibliotecas o libreras, la bibliografa, los ndices, los boletines de
programacin de televisin o la cartelera cinematogr(fica. *as bases de datos
cientficas son tambi$n documentos secundarios y los ndices de +,*-s
reali)ados por los grandes buscadores de nternet son tambi$n secundarios.
@! 'bras de consulta o de referencia: .n las clasificaciones tradicionales las obras
de referencia suelen aparecer como secundarias, lo cual tiene sentido porque
no son primarias ya que la informacin no es nueva ni original, sino recopilada
por diversos procedimientos a partir de fuentes variadas previamente e"istentes.
Sin embargo tampoco son estrictamente secundarias porque suministran
informacin. .n ellas no obstante, intervienen procesos analticos documentales
que determinan la forma de presentacin y acceso a la informacin que
transmiten.
DOCUMENTOS PUBLICOS
.l documento o instrumento pblico es aquel Documento e"pedido o autori)ado
por funcionario publico o fedatario publico competente y que da fe de su contenido
por si mismo.
DOCUMENTOS PRIVADOS
*os documentos privados son todos aquellos escritos en que se incluyan, sin
intervencin de un notario, declaraciones capaces de producir efectos &urdicos.
/ientras no se compruebe la autenticidad de las firmas del documento no valen
como prueba &udicial. +na ve) comprobadas las firmas tiene valida) como un
documento pblico.
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LOS DOCUMENTOS
>! definicion de documento.
Son informacin registrada en cualquier forma o medio, creado o recibidos,
conservados y usados por una organi)acin o un individuo en la transacion o la
reali)acin de asuntos y que se guardan como un testimoneo (prueba) de dicha
actividad.
.*./.0#'S
/edio o soporte 1papel
1cd1 +S21memoria
1microfins
contendido 1escrita 1iconos
4sonora 4gra-cos
4Audiovisual 4codigos
TIPOS DE DOCUMENTOS
E6'ediente9conjunto de documentos 'ara deteminarla gestin
Estudios 9documentos de investigacin
Actas 9 testimoneo de las o'iniones o acuerdos!
Resoluciones9 'aso -nal de una gestin!
O-cio 9 corres'ondecia documento (ue viene de otra
institucin!
Acuerdos 9documentos (ue mediante una sesin acerda una
directa
Directivas9documento (ue emiten las unidades de gestin del estado
'ara in)ormar o direccin
Directrices 9 documento (ue orienta!
Circulares 9documento donde se iin)roma lo (ue se %ace o se va
%acer
Contratos 9es de dos 'ersonas
Convenios 9 se %ace 'ara un $ene-cio mutu!
Instrictivo9documento con iinstrucciones 'ara 'oder %acer algo
Notas 9 escrito $reve (ue recuerda o avisa de algo!
Memorandos9 Resumen escrito de los 'untos mas im'ortantes de una
cuestin!
Estad+stica9 in)orme estad+sticos!
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?! Im'ortancia de los documentos
;in documento cual(uier administracin organzada dejar+a r&'idamente
de )uncionar )undamentales y es'ecialmente la in)ormacin (ue
contiene, son no de los recursos )undamentales (ue las instituciones
necesitan 'ara 'oder realizar sus o'eraciones e-cazmente!
@! "os documentos como testimoneo!
Ning*n go$ierno ni ningunas organizaciones 'odr+an ser
res'onsa$ilidades 'or actos algunos sino e6isten documentos (ue
o)rezcan testimoneo regstrado de sus actividades!

"os documentos testimonean el cum'limiento de leyes, reglamento y
'rocedimiento!
"os documentos con-a$les le 'ueden servir de 'rue$a 'ara mostrar
a$usos de )uncin, mal uso de recursos e incum'limiento de
com'romiso o normativa -nanciera!
"os documentos o)recen testimoneo vertica$les de )raude y 'ueden
conducir a (uienes investigan a las ra+ces de la investigacin
"os documentos coo'eran con la 'reservacin de la memoria colectiva
de los 'ue$los!
A! Caracterstcas esenciales de los documentos
;on estatcos es su )orma
Tienen autoridad
;on singular en su conte6to 0'ro'io, sin diver-cacin1
Autenticos 0no se 'ueden )alsi-car1
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
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"os 'rinci'os est&n $asados en la 'rocedencia de los documentos es
decir, en las )unciones (ue los 'rodujeron en conte6to en el cual )ueron
creados y luego usados
Brocedencia9 se re-ere a la o-cina de origen de documento!
El 'rinci'io de la 'rocedencia %ace %inca'i: a las caracterisiticas con
conce'tuales mas (ue las caracter+sticas )+sicas de los documentos
como vimos el car&cter 'ro$atorio y testimoneo de los documentos es lo
(ue distingue de otras clases de in)ormacin, no su )orma )+sica!
"a 'rocedencia tam$i:n $rinda los elementos de $ase 'ara la
recu'eracin de la in)ormacin de los documentos en conocimiento de
(uien creo o uso!
Un documento, donde, cuando y 'or (u: 'ro'orciona a clave 'ara la
recu'eracin de los documentos!
LA CALIDAD DE LOS DOCUMENTOS
"os documento s, ya sea en 'a'el o en )orma electrnica de$en ser9
>! Integrales
De$er& 'roducirse un documento 'ara cada transacion administrativa de la
(ue dara testimoneo en )orma com'leta
?! 2iel
Un documento de$e registrar con 'recisin 'ara la cual )ue creada!
@! Adecuado
Un documento de$e ser adecuado 'ara los 'ro'sitos 'ara los cuales se
conserva 0es decir el documento de$e contender la in)ormacin necesaria 'ara
dar 'rue$a de la transaccin (ue documenta1
A! Com'leto y signi-cante
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Asi como de$e contener in)ormacin su-ciente 'ara domentar una
transaccin, un documento de$e incluir in)ormacin su-ciente so$re el
conte6to en el cual )ue creado y usado so$re su estructura o su )orma )+sica
sus v+nculos con otros documentos, 'ara (ue sea 'osi$le com'render su
contenido!
C! Com'rensi$le y utiliza$le
De$e ser 'osi$lee6traer del documento a iin)ormacion (ue contiene y (ue
'retende comunicar, y ser 'osi$le usarlo sin (ue se 'ierda la in)ormacin!
D! Inalterado
Ninguna in)ormacin del documento %a$r& sido $orda, alterada o 'erdida
$ien sea internacionalmente o 'or accidente, una vez (ue la transacion (ue
dio origen al misimo se %a -nalizado 0en otras 'ala$ras los documentos se
mantienen seguros y se evitara el acceso a ellos o a su uso no autorizado1!
E! Autentico
De$e ser 'osi$le com'ro$ar (ue el documento es lo (ue dice ser!
TRAMITE DOCUMENTARIO
A'ellido y nom$re9 Melisa Ramirez Fuitron
>! Gue entiendes 'or medio o so'orte de la in)ormaticaH
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A'oyo in)ormatico, Es donde 'onemos cual(uier in)ormacion (ue
tenemos o documentos!
?! Mencione cinco ti'os de documentos!
4Actas
4Resoluciones
4O-cios
4Convenio
4Notas!
@! IEs im'ortante los documentos )undamentalesH IBor (u:H
;i, 'or (ue 'ara cual(uier documento de$e tener su in)ormacin
es'ecii-ica, 'ara
Gue )uncione cual(uier tramite
A! los documentos sirven como testimoneo, da dos ejem'los
4en una venta de terrenos, los 'a'eles de$en estar en reglas, 'ara (ue
la venta del lugar este correcto y %aci no ser esta)ado
4 Al trans'asar un carro a otro due/o de$e tener la verdadera )rima de
un notario y (ue
Todo este en regla, 'ara (ue %aci sea valido
C! Mencione las caracter+sticas de los documentos!
4tiene un solo movimiento, es estar estatico!
4Autoridad 'ara des'edir o contralar a alguien!
4 no se 'uede )alsi-car, cada documento es original
4tiene una in)ormacin (ue 'uede variar de la otra!
D! "os documentos de$e ser de calidad, mencione algunas!
42iel9 'ara cada documento tiene una n)ormacion es'ec+-ca
4Autentico9 lo (ue dice, sea correcto
4 Adecuado9 'ara (ue 'ro'sito es!
TRAMITE DOCUMENTARIO
I! PROCEDIMIENTOS EN EL TRAMTE DOCUMENTARIO
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a1 El &rea de Tramite Documentario es la encargada de rece'cionar
registrar y distri$uir la documentacin (ue ingresaa una situacin
ya sea 'u$liico o 'rivado,
Remitida 'or 'ersonas naturales yJo jur+dicas organsmos '*$licos
y entidades 'rivadas!
$1 El &rea de Tramite Documentario, tendr& un %orario de atencin
c1 "os Directores y Ke)es de las distintas &reas de la isntitucion sea
'u$lica yJo 'rivada, dis'ondr&n o cnveneinte 'ara (ue su
'ersonal mantenga actualizado el registro, remisin y
se(uimiento d e los documentos reci$idos, mediante el ;istema
de Tramite Documentario
d1 "a distri$ucin de lso documentos ingresados , se e)ectuara el
mismo dia de rece'cin y registro
e1 "a numeracin de los documentos (ue iingresan 'or el Area de
Tramite Documentario, ser& correlativa y autom&tica cuando se
regsutre en el sistema de Tramite Documentario!
)1 Todo so$re yJo valija (ue este dirigida a cual(uier )uncionario yJo
servidor de la institucin ser& a$ierto 'or el Area de Tramite
documentario 'ara el ingreso res'ectivo a e6ce'cin de los
so$res yJo valijas reci$idos (ue, 'or su naturaleza y contenido se
clas-(uen como reservado, en los (ue conste la indicacin de
con-dencial o Reservado son inviola$les, de$iendo ser remitidos,
con %oja de ruta, al destinario en las condiciones de seguridad
en (ue son reci$idos
g1 En esos casos, el Area de Tramite Documentario no se
res'onsa$iliza del contenido de dic%os so$res yJo valijas!
%1 "a comunicacin escrita (ue %aya sido dirigida a un )uncionario,
(ue 'or el estado situacional de un documento o )ec%a
determinada 'uede ser la siguiente9
Pendiente.4 A(uel (ue esta en 'roceso de atencin
Eject!d".4 A(uel (ue se atendio dando res'uesta a la solicitado!
An#!d".4 A(uel documento (ue 'or error involutario o 'or
dis'osicon su'erior se decide no emitrilo!
A$c%i&!d".4 A(uel (ue se mantiene en custodia, cuando el
'rocedimiento %a concluido
II! RECEPCION DE DOCUMENTOS
a1 Reci$ir& toda la corres'ondencia
dirigida a la institucin,
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veri-cando (ue los escritos o )ormularios 'resentados 'or
el administrado cum'lan 'ara el caso de 'rocedimientos
administrativos con los re(uisitos e6igidos 'or el TUBA, y
'ara el caso de otro ti'o de documentos con adjuntar lo
(ue se indica en la misma!
$1 El sello de rece'cin en el cargo y en el documento reci$ido
de$e ser claro, constando la )ec%a, %ora de rece'cin, el
lugar donde se reci$e, el numero de )olios (ue se
'resentan y el nom$re de la 'ersona (uien lo recie$e, la
mencin de los documentos acom'a/ados y de la co'ia
'resentada!
III! REGISTRO DE DOCUMENTOS
a1 Todo la documentacin (ue ingresa a la isntitucion de$er&
ser registrada en el ;istema de Tramite Documentario,
asign&ndole el numero de registro el numero de
documento, asunto, remitente, el numero total de 'aginas
(ue se reci$en= dejando constanciaen los sellos de
rece'cin las o$servaciones, los incidentes (ue tengan
revelancia 0)altan de alg*n documento, re(uisitos
incom'letos de acuerdo al TUBA, etc1
I8! O'SERVACIONES DE DOCUMENTOS
a1 El Area de Tramite Documentario solo estar& %a$ilitada 'ara
realizar la evaluacin )ormal del escrito y no una evaluacin
de )ondo so$re los escritos o la documentacin 'resentada 'or
el administrado! "a evaluacin )ormal consiste en in)ormalr al
administrado cuales son los re(uisitos (ue le )altan acom'a/ar
al escrito o )ormularo de acuerdo al TUBA o lo (ue se/ala el
documento 0como los ane6os (ue adjuntan1! Revisada la
documentacin, y o$servado el msm 'or no cum'lir con los
re(uisitos, se dejara constancia 'or escrito de los re(uisitos
)altantes! En ning*n caso el Area de Tramite Documentario
'or la )alta de algunos re(uisitos de los documentos 'uede
negarse a reci$ir la documentacin 'resentanda 'ro el
administrado!
$1 En el su'uesto (ue el administrado sea anal)a$eto o no se'a
)rimar, este re(uisito ser& su$sanado conla %uella digital de
su +ndice derec%o en 'resencia del 'ersonal de tramite
documentario!
8! DERIVACION DE LA DOCUMENTACION A LAS DIVERSAS
AREAS
a1 Una vez revisados los re(uisitos e6igidos, el encargado de
tramite Documentariio gra'ara la %oja de tramte al
e6'ediente, y remitir& a la ;ecretaria Leneral, 'ara la
derivacin res'ectiva, salvo cuando se traten de documentos
re)eridos a los 'rocedimientos administrativos, los cuales
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de$er&n ser derivados directamente el &rea res'onsa$le, una
vez reci$idos= dando cuenta a la secretaria Leneral e
in)ormando 'reviamente ala remisin del documento, si es
(ue se 'resentara alguna situacin e6traordinaria, (ue lo
amerite!
$1 "os documentos con la derivacin res'ectiva de$er&n ser
escaneados %asta la -rma del remitente y estar&n a
dis'osicin de las &reas, salvo a(uellos documentos (ue 'or
su car&cter reservado solo 'uedan ser visualizads 'or la alta
direccin yJo 'or la Lerencia Leneral!
"os 'roveidos
insertos en la %oja de ruta de los documentos de$eran ser
registrados en el sistema de Tramite Documentaro 'or el
res'onsa$le del area de Tramite Documentario o 'or el
res'onsa$le del area (ue deriva el documento 'ara otra accin
"os documentos (ue se reci$an, de$eran ser entrgados a las
distintas areas en el transcurso del dia de la rece'cion , de
acuerdo al orden de su registro!
No o$stante a lo indicado en el 'arra)o anterios, se de$era
dar 'rioridad a los documentos con 'lazo, (ue tengan el
car&cter de urgente= los mismo (ue de$eran ser tramitados
inmediatamente des'ues de reci$idos!
Bara el caso de la 'rocedimientos admiinstrativos
contem'lados en el TUBA de la iinstittucion regulados seg*n
norma de cada institucion!
DOCUMENTACION QUE EGRESAN DE LA ISNTITUCION
El (rea de tramite documentario relizara las siguientes acciones9
Reci$ir la documentacion con el so$re de remision en el (ue consignaran9 el
nom$re, cargo, iinstitucion y la direccion de la 'ersona a (uien se le enviara
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los documetos , datos (ue de$eran ser verti-cados, $ajo res'onsa$ilidad, 'or
el &rea (ue solicita el servicio de remision, a -n de evitar demoras 'or el
envio a direccioones erroneas o 'or algun dato mal consignado!
"os documentos de las di)erentes areas de las ARL (ue de$en ser enviados
a las distintas entidades locales y nacionales, se recii$iran ordinariamente
dos veces ald ia, a las >5955 a!m y a las @955 '!m = salvo documentos
urgentes o con 'lazo, (ue seran reci$idoos durante el da!
En el Area de Tramite Documentario se llevara el control, a traves de un
)ormato en el( ue indicaria la documentacion reci$ida 'ara su tramitacion con
el servicio de mensajeria, 'recisando la )ec%a y %ora de la rece'cion, asi
como la 'ersona (ue la entrega! En dic%o )ormato tam$ien constara la
entrega al courier y su devolucion del area remitente!
Dic%o )ormato de$era ser escaneado a -n de contar con un arc%ivo -sco y
digital!
;e coordinara con el servicio de mensajeria contratada 'or la ORL, a -n de
(ue recoja la documentacion rei$ida en el dia= entregandola con cargo, en el
(ue cosntara el dia y %ora de entrega, asi como el nom$re del mensajero (ue
la reci$e!
"os cargos de la documentacion remitida de$eran ser devueltos al area
remitente, la misma (ue tam$ien de$era dejar constancia de su rece'cion
"as areas usuarias, 'revias a la entrega a Tramite Documentario de la
documentacion a ser remitida )uera de la jursdiccion de lima, de$eran , en lo
'osi$le, remitir el documento escaneado via correo electronic' o 'or )a6,
cnsderando algun m'reviisto o demora (ue 'odria genrarse en el envio a
nivel nacional!
"a remision de documentacion )uera del Beru, se realizara a traves de
;ERBO;T u otra em'resa, seg*n sea del caso o 'ara el cual el area usuaria de
la ORL 'revia a la entrega del documento del Area de Tramite documentario,
enviara el documento escaneado via correo electronico o seg*n corres'onda!
TRAMITE DOCUMENTARIO
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A'ellidos y Nom$re9 Melisa Ramirez Fuitron
>! "a encargada de rece'cionar, registra y disitri$uir los documentos (ue
ingres a la institucion es el 9
4 &rea de tramite Documentario
?! la distri$ucion de los documentoos recii$idos , se realizaran en 9
4 el mismo dia de su rece'cion y registro
@! com'lette lam oracion9
El Area de Tramiite Documentario tendra <un !!%orario << de atencion
!
"a !!numeracion!! los documentos (ue ingresen 'or el &rea de tramite
documentario sera relativa9 correlatica y automatica
Todo so$re yJo valija este dirigida a cual(uier )uncionario yJo servidor
de la institucion, sera a$ierto 'or el &rea de Tramite Documentario,
'ara el registro
A! En (ue casos el &rea de Tramite Documentaro, usara la %ja de ruta 'ara
remitir documentos!
4 Con la seguridad de (ue sea reci$ido y cuadno iingresa, dnado un
sello de rece'cion
C! "os documentos (ue se encuentran en custodia y su 'rocedimiento %a
concluido, se llama9
4Arc%ivado
D! Detalle el 'rocedimiento de Registro de Documentos9
4 todo documento de$e ser registrado, en el sistema teniendo un
numero de registro!
E! En (ue casos el administrado, de$e de 'oner su %uella diigital!
4cuando el administrado sea anal)a$eto, no se'a leer nii escri$ir!
M! Cuando un documento 'asa a ser derivado
4cuando este revisado, cum'la con los re(uisitos necesarios
N! Con res'ecto a lso documentos (ue egresan de la institucion= Diga en
(ue casos se re(uiere
el servicios de mensajeria!
4 ;alvo documentos urgente o con 'lazo!

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EJECUTIVO
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DIGITACION I
CURSO + DIGITACI,N
PROFESORA + M,NICA HUANQUI COLLANTES
ALUMNA + MELISA RAMIRE- 'UITRON
CICLO + I
HUACHO . PER/
)(10
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SECERTARIADO
EJECUTIVO