UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL Agenda Elementos de Excel Empezando a trabajar con Excel Ingreso de datos Errores Manejo de archivos Formatos Referencias Prctica Introduccin Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios, pago de planillas y otros. Elementos de excel Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo.
Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007. Desde el botn Inicio Desde el icono de Excel del escritorio Elementos de excel Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin Salir.
Elementos de excel La pantalla inicial Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. 2 Elementos de excel Las Barras La barra de titulo Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de acceso rpido La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Elementos de excel Las Barras La barra de acceso rpido Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona la opcin de acceso rpido que desees.
Elementos de excel Las Banda de Opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Elementos de excel Las Banda de Opciones Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa
Elementos de excel El Botn office Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. Este men contiene tres tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Imprimir para acceder a las opciones de impresin
Elementos de excel La barra de frmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
3 Elementos de excel La Ayuda Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Empezando a trabajar con Excel Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo. Empezando a trabajar con Excel Conceptos Bsicos Libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.
Hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Empezando a trabajar con Excel Conceptos Bsicos Columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. Celda La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la fila activa y columna activa, que son de la celda activa. Rango es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Movimiento rpido en la hoja Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA ltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA Introducir Datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
4 Introducir Datos TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
Modificar Datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
Tipos de Datos En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
PARA ESCRIBIR DOS LNEAS DENTRO DE UNA CELDA
Seleccione la celda, escriba el texto de la primera lnea, presione las teclas Alt + Enter
Errores en los Datos Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que se muestra:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error.
: Errores en los Datos Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:
Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.
: 5 Errores en los Datos Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.
: : Operaciones con Archivos Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Guardar un libro de Trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.
Operaciones con Archivos Guardar un libro de Trabajo Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar
Operaciones con Archivos Guardar un libro de Trabajo Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello:
Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.
O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G.
Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Operaciones con Archivos Cerrar un libro de Trabajo Una vez que hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo: Haz clic sobre el botn: Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez que guardamos. S para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, cuidado no el de la barra de ttulo que cerrara el programa Excel.
Operaciones con Archivos 6 Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo. O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U. En el cuadro que aparecer deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Crear
Operaciones con Archivos Abrir un libro de trabajo existente Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office. Aparecer el cuadro de dilogo siguiente: Debemos buscar la ubicacin donde se encuentra el archivo Luego Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir.
Operaciones con Archivos Seleccionar Celdas, Filas, Columnas Para Seleccionar se puede usar: Con el Mouse hacer clic en la celda inicial manteniendo presionado hasta donde deseemos seleccionar. Con el teclado manteniendo presionada la tecla Shift y con ayuda de las teclas de direccin selecciones las celdas. Para seleccionar celdas no consecutivas seleccione arrastrando el mouse con la tecla control.
Formato Formato a las columnas y filas Ancho de la columna Por defecto el ancho de la columna es de 10.71. Para poder modificar el ancho debe realizar cualquiera de los siguientes: Haga clic en el borde de la columna y luego Arrastre el ratn
Seleccionando la celda o columna hacemos clic en el men Formato y elegir la opcin ancho de columna Luego elegir ancho
En la ventana mostrada cambie el tamao
Formato Formato de celdas En Microsoft Excel, puede utilizar los formatos de nmero para cambiar el aspecto de los nmeros, incluyendo las fechas y las horas, sin cambiar el nmero que aparece detrs. El formato de nmero que aplique, no afectar al valor real de la celda - mostrado en la barra de frmulas - que utiliza Excel para realizar los clculos. Seleccionamos la celda o rango y luego realizamos un anticlic y obtenemos la siguiente ventana: Seleccionamos la opcin que deseamos para nuestra celda.
Formato Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en que celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. Referencias relativas Cundo se crea una formula, normalmente las referencias de celda o de rango en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la formula. En el siguiente ejemplo, La celda B2 contiene la formula=A!, Excel buscara el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B2. Este mtodo se denomina referencias relativas.
Referencias 7 Referencias absolutas Las referencias absolutas identifican las celdas por suposicin en la hoja de clculo. Para realizar una referencia absoluta realice los siguientes pasos: Al realizar la formula ponga el smbolo dlar de la siguiente manera: Si deseamos la C4 como absoluta debe escribirse as: $C$4 Referencias mixtas Son las referencias donde se combinan las referencias relativas y absolutas. =$A1 La fila A es absoluta, la columna 1 es relativa =A$1 La fila A es relativa, la columna 1 es absoluta
Si presiona la tecla F4, entonces la referencia a la celda se har absoluta, si vuelve a presionar F4 se vuelve mixta relativa a la columna y absoluta la fila, si vuelve a presionar F4 se vuelve mixta relativa a la fila y absoluta la columna.
Referencias MG. RICHARD Y. MERCADO RIVAS UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES