INTRANET

1. Descripcin y definiciones de esta herramienta, de la comunicacin interna.

Responder a las preguntas Qu?, Quin? Cundo?, Dnde? y Por
qu?(esto para objetivos y propsitos)
El nacimiento de Intranet se debi a la necesidad de descentralizar la informacin para
administrar mejor la comunicacin y responder a las expectativas de los usuarios,
permitindoles disponer de una manera instantnea de la informacin interna de la
empresa.
De esta forma, Intranet supuso la posibilidad de involucrar a las personas en este
proceso, de manera que pasen de ser simples consumidores de informacin a ser
creadores de contenido corporativo: el paso de una poltica pasiva a una activa.
Una intranet es una red de computadoras similar a internet, aunque para uso exclusivo
de una determinada organizacin, es decir que solamente las PC de la empresa pueden
acceder a ella.

Hoy en da, la comunicacin interna (entre los departamentos) cmo la externa (clientes
y proveedores) es algo muy importante para todas las empresas. Y la intranet es una
herramienta que puede ayudar en la comunicacin, y lo que es mejor, a un bajo costo.

Esta tecnologa permite la comunicacin de un departamento con todos los empleados
de la empresa. Dentro de una empresa todos los departamentos poseen algn tipo
de informacin que es necesario transmitir a los otros departamentos o directamente
con los empleados.
Nada mejor que unos ejemplos para entender el poder que puede tener una intranet en
una organizacin:

El departamento de Informtica pone a disposicin de todos los empleados un nuevo
sistema de soporte tcnico;
El departamento de Marketing comparte informacin sobre las promociones de la
empresa, publicidades de marca, etc;
El departamento de Personal pone a disposicin los formularios de cambios de
direccin, planificacin de las vacaciones, etc;
El departamento de RRHH anuncia las plazas internas disponibles;
Finanzas permite que a travs de un sistema web, los otros departamentos informen
gastos de viajes, etc.

Estos son slo algunos ejemplos de uso de una intranet. Cada gerente de Departamento
ser responsable de explotar la intranet de la empresa, publicando informacin til para
los empleados. La intranet es uno de los mejores vehculos de comunicacin para
mejorar la comunicacin dentro de una empresa. La evolucin de una intranet, es ofrecer
algunos de estos servicios a los clientes y proveedores de la empresa, pasando a llamarse
extranet.

Una intranet debe ser proyectada de acuerdo a las necesidades de la empresa o de la
organizacin (tipos de servicios a implementar). Por lo tanto, la intranet no debe ser
diseada slo por el personal informtico de la empresa, sino conforme a un proyecto
que tenga en cuenta las necesidades de todas las partes que constituyen la empresa.

Otro punto a favor de las Intranets es que favorecen a la despapelizacin de la oficina,
logrando as tanto un ahorro monetario en insumos de papelera como un aporte al
cuidado y preservacin del medioambiente.

2. Su estructura-diseo grfico-componentes (secciones o partes).

La estructura de una intranet suele establecerse de forma normal en tres capas:
Clientes o usuarios.
Servidores de aplicaciones.
Servidor de bases de datos.
Mientras que los equipos cliente trabajan con la interfaz grfica, los servidores procesan
los datos; siendo la red la encargada de interconectar unos y otros.



3. Especificar los principales contenidos o temas incorporados(formal o informal,
capacitacin , informacin social)

Como ya hemos comentado permite intercambiar informacin entre los usuarios de la
red de rea local LAN ofreciendo acceso a una gran variedad de documentacin alojada
en los servidores.
En cualquier caso la intranet ha de tener bien definidos los permisos de acceso de los
distintos tipos de usuarios y la autenticacin para el acceso a la informacin.
Otra funcionalidad muy comn de las intranets es el groupware que permite trabajar de
forma grupal.
Entre las funcionalidades que puede ofrecer una intranet se encuentran entre otras:
Motores de bsqueda.
Acceso a documentacin.
Intercambio de datos.
Mensajera electrnica.
Videoconferencia.
O gestin grupal de proyectos, entre otras muchas.



4. Criterios de seleccin por niveles en base a claves de acceso.(informacin
reservada o secreta)
La administracin interna de Intranets Corporativas se basa en la designacin de perfiles
de usuarios segn el organigrama de la empresa, otorgando distintos permisos segn el
perfil que revista cada usuario. Esto permite una mayor y mejor comunicacin no slo
entre los empleados de un mismo nivel sino tambin entre stos y sus superiores o
viceversa.

Una Intranet pone a disposicin esta informacin a lo largo y ancho de la empresa, las 24
horas del da, los 365 das del ao, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la
casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso
que asegura que cada persona puede ver nicamente lo que le corresponde.
Si bien la Intranet puede estar online, es decir hospedada en un servidor de Internet -y
hasta formar parte del WebSite de la organizacin-, siempre conserva el carcter de red
interna, completamente aislada de las otras redes y de las computadoras externas
mediante diversos tipos de firewalls que establecen criterios y filtros para garantizar el
ingreso exclusivo de los miembros autorizados de la corporacin.
Los niveles de seguridad con encriptados permiten establecer controles y permisos de
acceso en mltiples niveles (por ejemplo: Administracin del Sistema, Gerente de rea y
Departamental), estableciendo el ingreso en base a nombre de usuario y contrasea,
controlada en la base de datos del sistema.
Esto asegura completamente la integridad de los datos estableciendo la capacidad de
slo lectura para usuarios no responsables de los mismos.

De control de acceso:
1. Acceso ilimitado
2. Puede visitar, publicar y dar acceso a 3 y 4.
3. Puede visitar y publicar.
4. Puede visitar.

5. Tiempos de permanencia de contenidos de una intranet.


El principal elemento motivador en una Intranet son los contenidos. Producir contenidos
fijos y actualizados es una de las mximas que los responsables de webs deberan de
seguir, ya que algunos de los propietarios de intranet cometen el error de publicar
muchos contenidos para luego no actualizarlos durante mucho tiempo. La consecuencia
ms inmediata es que el usuario no vuelva a visitar esa pgina.
Por ello, en la intranet se debe asegurar la actualizacin del contenido bajo un modelo de
calendario para que los usuarios sepan cuando regresar. De este modo, la regla bsica
para la gestin de un sitio intranet no debe hacernos olvidar que hay que suprimir
pginas que no se visitan. El contador de visitas nos permite saber el ranking de las
pginas ms y menos visitadas, y es conveniente eliminar estas ltimas para no cargar el
servidor de la intranet.

Un mecanismo de promocin para motivar las visitas a la Intranet es la publicacin de
una newsletter, que tiene la funcin de mantener informado a los usuarios sobre
cambios que se producen en la Intranet. Algunos usuarios acceden a la intranet de
manera habitual y rutinaria, pero para los que recurren a ella de forma ms espordica,
la newsletter supone un recuerdo.

Uno de los mtodos ms utilizados por las empresas para hacer llegar a todos los
empleados la informacin relevante que pueden encontrar en la red corporativa de la
propia empresa es el e- mail. As, se les enva a su cuenta de e-mail los enlaces de la
intranet que puedan ser de su inters, y con ello, se consigue tentar al usuario a
visitarla. Si los empleados no van la intranet, es la intranet la que va a los empleados.

Otro mecanismo para promocionar la intranet es la publicidad boca a boca. Para ello es
recomendable contar con un lder de opinin dentro de la plantilla que recomiende la
visita de la web. S es conveniente que este lder sea un empleado ya que ante sus
propios compaeros tendr ms credibilidad.




6. Criterios de participacin de usuarios (correo, e-mail, redes grupales, redes por
departamento, etc.) Quines son?, Cules son las caractersticas de grupo o
pblico usuario? , posibilidades de colaboracin para publicaciones de miembros
involucrados a la organizacin.
Hasta hace algunos aos, las intranet eran vistas como el reemplazo digital de las
carteleras informativas de las empresas: Simples sitios web donde las unidades de
gestin humana transmitan las noticias relacionadas con ascensos o nuevos
procedimientos al interior de la organizacin.

Pero la intranet no se limita nicamente a compartir documentos electrnicos,
promueve nuevas formas de colaboracin y acceso a los sistemas. Ya no es necesario
reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Maquetas preliminares, diseos e
informacin pueden ser compartidos en lnea, a travs de una junta virtual, donde cada
participante puede estar en su propio escritorio, viendo un documento y discutindolo
por telfono, con telefona en lnea, o a travs de un foro de discusin. Equipos de
personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir en gastos de
viaje. La capacitacin en lnea disminuye los costos de traslados, infraestructura y
coordinacin de horarios. El resultado de esto es un aumento increble en la eficiencia.

As estos sitios privados empresariales pueden ayudar a elevar la productividad de los
colaboradores al permitirles gestionar la informacin, de forma rpida y transparente.
Estos activos estn formados por recursos transaccionales, como sistemas de CRM, ERP,
facturacin o herramientas de gestin de la cadena de distribucin, por ejemplo.
En otras palabras, las intranet crean centros de servicios compartidos, donde todas las
aplicaciones trabajan de cara al usuario, en un modelo de control, gestin y autonoma.
Por ejemplo, si un empleado piensa realizar un viaje de negocios podr, por ejemplo,
adquirir pasajes, gestionar los permisos y generar los reportes desde la misma intranet.
La integracin con los sistemas de gestin interna permite que la organizacin libere
recursos y elimine trmites burocrticos. Esto termina beneficiando al usuario final, que
ya no debe esperar varios das para obtener una certificacin sino que la puede
autogestionar para recibirla en pocos segundos.
A esto se unen nuevas funciones de redes sociales, donde los empleados crean perfiles
de usuarios parecidos a los de Facebook, pero en los que dan un mayor nfasis a sus
competencias y aptitudes profesionales.
Sin embargo, gracias a la integracin de redes sociales y su unin con los sistemas
corporativos, las intranet ahora estn en capacidad de centralizar toda la operacin de la
compaa. Segn expertos de Microsoft, ahora son vistas como el portal de entrada a las
aplicaciones de productividad e informacin de la empresa que, como tal, responden a
sus objetivos de negocio y cuentan con su imagen corporativa.





ANEXO


Similitudes y diferencias con Internet e Intranet
El principal aspecto en comn entre estos tres trminos es que los tres utilizan la misma
tecnologa.
Las diferencias de la Intranet con Internet y la Extranet se dan principalmente en el tipo de
informacin y en el acceso a ella. Adems, una Intranet requiere mayor seguridad e implica
acceso en tiempo real a los datos, ya que estos tienen que estar actualizados.
La extranet se dirige a usuarios tanto de la empresa como externos, pero la informacin que
se encuentra en la extranet es restringida. Slo tienen acceso a esta red aquellos que tengan
permiso. En cambio a la intranet solo acceden los empleados y las reas internas de la
empresa y permite el intercambio de informacin entre los trabajadores. Por ltimo, a la web
pblica de la compaa (visible desde Internet) puede dirigirse cualquier usuario y tiene
distintos usos, como recabar informacin de los productos, contactar con cualquier persona
de la empresa, etc.

En la siguiente tabla se muestran de manera resumida las diferencias entre las aplicaciones
en una empresa:

Aplicacin Usuarios Informacin
Intranet Internos Intercambio entre trabajadores
Extranet Internos y externos Colaboracin con terceros, acceso restringido
Internet Cualquier usuario Objetivos diferentes





Bibliografa


INTRANET
http://uanintranet.blogspot.com/

Qu es una Intranet y para qu sirve?
http://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Que-es-una-Intranet.php


ESTRUCTURA BSICA DE UNA INTRANET CORPORATIVA
http://www.brandnatics.com/estructura-basica-de-una-intranet-corporativa/

Para qu sirve tener una intranet en la empresa?
http://empresas.it/2013/06/para-que-sirve-tener-una-intranet-en-la-empresa/


INTRANET La Inteligencia Conectiva
FUNDACIN CONSEJO PARA EL PROYECTO ARGENTINO (Pg. 5 - 9)