A

U
T
O
E
V
A
L
U
A
C
I
O
N

D
E
L

C
O
N
T
R
O
L










ALCALDA MUNICIPAL DE
BUCARAMANGA









GUA PARA LA AUTOEVALUACION
DEL CONTROL








Bucaramanga, 2008



CONTENIDO

Presentacin
Introduccin
Generalidades
Autoevaluacin del Control
Objetivos
objetivo General
Objetivos Especficos
Niveles de Responsabilidad
Marco Legal
Metodologa para la Autoevaluacin
Actividades generales para la realizacin de la Autoevaluacin
Definicin de la muestra (tabla 1 )
Anexo 1
Cuestionario Encuesta
Anexo 2
Procedimiento para la tabulacin
Preparacin y presentacin del informe





PRESENTACION


La Constitucin Poltica de 1991 incorpor el concepto del Control Interno como un
instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del
Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la funcin pblica. Por su
parte, la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en
las entidades y organismo del Estado, y la Ley 489 de 1998 dispuso la creacin
del Sistema Nacional de Control Interno.
Con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del Control Interno en las entidades
del Estado, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, promovi la
adopcin e implementacin de un modelo de control interno, iniciativa que fue
acogida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control
Interno, que condujo a la expedicin del Decreto 1599 de 2005 por el cual se
adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005.
























INTRODUCCION


El Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
1000:2005 proporciona la estructura bsica para evaluar la estrategia, la gestin y
los propios mecanismos de evaluacin del proceso administrativo, y aunque
promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades especficas de
cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamao, procesos y servicios que
suministran.
El MECI propone una estructura en tres subsistemas articulados en componentes
y condensados en elementos de control:

Subsistema de Control Estratgico: agrupa y correlaciona los parmetros de
control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visin, misin,
objetivos, principios, metas y polticas
Subsistema de Control de Gestin: rene e interrelaciona los parmetros de
control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestin: planes,
programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, informacin y medios
de comunicacin.
Subsistema de Control de Evaluacin: agrupa los parmetros que garantizan la
valoracin permanente de los resultados de la entidad, a travs de sus diferentes
mecanismos de verificacin y evaluacin.

La presente gua tiene como propsito orientar a la ALCALDIA DE
BUCARAMANGA en la implementacin y desarrollo del elemento Autoevaluacin
del Control que conforma el componente Autocontrol del Subsistema Control de
Evaluacin del Modelo Estndar de Control Interno de la ALCALDIA DE
BUCARAMANGA.



GENERALIDADES

COMPONENTE AUTOEVALUACIN

Conjunto de Elementos de Control que al actuar en forma coordinada, permite en
cada rea organizacional de la ALCALDIA DE BUCARAMANGA. Medir la
efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestin en
tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su
cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los
objetivos previstos por la Alcalda.

En la Administracin Municipal de Bucaramanga los sistemas de evaluacin
permiten establecer el grado de eficiencia del Sistema de Control Interno y la
efectividad de su operacin en cada uno de los procesos y de las unidades
organizacionales.

Se convierte entonces en mecanismo de verificacin y evaluacin, que le permiten
a la Alcalda de Bucaramanga autodiagnosticar su situacin de Control, al proveer
la informacin necesaria para establecer si este funciona efectivamente o si
existen desviaciones en su operacin, que afecten el objetivo para el cual fue
creado. Determina la calidad y efectividad de los controles internos y permite
emprender las acciones de mejoramiento requeridas.

La implementacin y desarrollo del elemento de control Autoevaluacin del control,
de conformidad con el componente Autoevaluacin, el subsistema Control de
Gestin y los criterios establecidos por el MECI se determinan para cada
participante en la presente gua
AUTOEVALUACION DEL CONTROL

Control que basado en un conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin,
determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos
y de cada rea organizacional en la ALCALDIA DE BUCARAMANGA,
permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.

La Autoevaluacin del Control debe verificar la existencia de cada uno de los
elementos de control as como evaluar la efectividad del Sistema de Control
Interno de la ALCALDIA DE BUCARAMANGA, para procurar el cumplimiento de
los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control est asociado a
todas las actividades de la organizacin y que se apliquen a los mecanismos de
participacin ciudadana.
Esta se convierte en un proceso peridico, en el cual participaran los servidores
que dirigen y ejecutan los procesos, segn el grado de responsabilidad y autoridad
para su operacionalizacin y toma como base los criterios de evaluacin incluidos
en la definicin de cada uno de los elementos del control interno, as como la
existencia de controles que se dan en forma espontnea en la ejecucin de las
operaciones y en la toma de decisiones.

OBJETIVO DE LA AUTOEVALAUCION DEL CONTROL

OBJETIVO GENERAL

Verificar y evaluar la efectividad del Sistema de Control Interno de la ALCALDIA
DE BUCARAMANGA.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Evaluar y verificar la calidad y efectividad de los controles internos de los
procesos, reas y responsables.

Promover acciones de mejoramiento del control de los elementos del
sistema segn se requieran.
PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS

El elemento Autoevaluacin del Control se enmarca en los principios fundamentos
del MECI: Autocontrol, Autorregulacin y Autogestin, los cuales favorecen el
cumplimiento de la gestin y los fines del estado trasmitidos al marco municipal de
la ALCALDIA DE BUCARAMANGA en sus principios de Economa, Eficiencia y
Eficacia institucional. A nivel institucional la ALCALDIA DE BUCARAMANGA
fundamenta este elemento en los principios de Responsabilidad, Compromiso, y
Cooperacin.

NIVELES DE RESPONSABILIDAD

La Autoevaluacin del Sistema de Control en la Alcalda Municipal de
Bucaramanga, es responsabilidad del Comit de Coordinacin de Control Interno,
el cual, a travs de los diferentes comits o conformacin de grupos internos,
identifica y valora la efectividad de los controles del Sistema, mediante el
mecanismo ,encuesta de evaluacin y verificacin definido , esta evaluacin se
convierte en una actividad peridica permanente de forma semestral inherente a
todas las reas organizacionales de la Administracin Municipal, y en especial de
la unidad o rea encargada de Autoevaluar los elementos de control del Sistema.

El monitoreo que se realiza con el instrumento evaluador definido para la
Autoevaluacin del Control en la ALCALDIA DE BUCARAMANGA debe estar a
cargo de los servidores responsables, participantes de los procesos y coordinado
por la Oficina de Control Interno, su finalidad principal ser la de aplicar la
Autoevaluacin ,valorar la efectividad del Sistema mediante la metodologa
propuesta en la presente gua y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para
asegurar el mejoramiento y efectividad de los elementos de control del Sistema de
Control Interno de la Alcalda.

La Oficina de Control Interno dentro de su funcin asesora comunicar y
presentar dentro de los siguientes quince das de realizada la Autoevaluacin el
informe de la misma al Representante de la Direccin para su anlisis y definir las
acciones correctivas requeridas para el mejoramiento del sistema segn se
requieran.

El representante de la direccin presentara ante el Comit de Coordinacin de
Control Interno el informe y el plan de mejora propuesto segn lo requerido.
MARCO LEGAL DE LA AUTOEVALUACION DEL CONTROL

El Marco Referencia legal que define los lineamientos que debe atender la
Administracin Municipal de Bucaramanga para la Autoevaluacin del Control se
encuentran sustentados en:

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 489 de 1998. ESTATUTO BSICO de Organizacin y funcionamiento de la
administracin pblica.

Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de
Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del
Orden Nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado
parcialmente por el Decreto 2593 del 2000.

Directiva presidencial 09 de 1999, lineamientos para la implementacin de la
poltica de lucha contra la corrupcin.

Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993
en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de
control interno de las entidades y organismos del Estado que en el pargrafo del
Artculo 4 seala los objetivos del sistema de control

Decreto 188 de 2004, por el cual se modifica la estructura del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica y se dictan otras disposiciones.


Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control
Interno para el Estado Colombiano y se presenta el anexo tcnico del MECI
1000:2005.

METODOLOGIA PARA LA AUTOEVALUACION

La Autoevaluacin del Control se realizara mediante la aplicacin de una
encuesta tcnica idnea para la evaluacin de los elementos de control del
Sistema, est se compone de 118 preguntas, las cuales estn condicionadas a
manera de afirmaciones.
A continuacin se describen las actividades a realizar para la aplicacin de la
encuesta y su respectiva tabulacin

ACTIVIDADES GENERALES PARA LA APLICACIN DE LA
AUTOEVALUACION

1. Planear conjuntamente cada semestre con cada una de las reas de la
Administracin Municipal, la ejecucin del proceso de Autoevaluacin del Control,
coordinando su oportuna realizacin y consolidando los resultados en un informe
final. Definir el cronograma de trabajo para la aplicacin de la encuesta a travs de
la cual se realizar la Autoevaluacin. Responsable: Oficina de Control Interno.

2. Aplicar el Formato Cuestionario de Autoevaluacin del Control, a manera de
encuesta. (anexo 1) Responsable: Oficina de Control Interno

3. Tabular, valorar y analizar la informacin recolectada a travs de las
encuestas. Una vez analizada la informacin se entregan los resultados de la
Autoevaluacin del Control al Representante de la Direccin, junto con las
acciones correctivas o de mejoramiento que garanticen el funcionamiento del
Sistema de Control Interno. (anexo 2) Responsable: Oficina de Control Interno.

4. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno los
resultados de la Autoevaluacin del Control y las acciones correctivas o de
mejoramiento formuladas por la Oficina de Control Interno. Responsable:
Representante de la Direccin.

5. Analizar los resultados de la Autoevaluacin del Control y adoptar las acciones
correspondientes para asegurar el funcionamiento del Sistema de Control Interno.
Responsable: Comit de Coordinacin de Control Interno.

DEFINICION DE LA MUESTRA

El presente anexo contempla el procedimiento a utilizar para determinar el tamao
de la muestra de los servidores a encuestar, sean estos por rea organizacional o
de toda la entidad, con el fin de asegurar la obtencin de una informacin repre-
sentativa y consistente. Se propone un mtodo aleatorio para garantizar que todos
los servidores tengan la misma oportunidad de ser encuestados, utilizando como
instrumento la Tabla de Nmeros Aleatorios. Las siguientes son las acciones
adelantar:

Definir el tamao de la muestra de acuerdo con el nmero de servidores que
pertenecen a cada rea Organizacional, tomando como referencia la tabla No. 1.
El muestreo aplica los criterios estadsticos ms generalizados en el mbito de la
investigacin social: nivel de confianza 95% y margen de error 5%. Para la lectura
de la tabla, se utilizan las siguientes convenciones: PO, significa poblacin, es
decir, el nmero total de servidores pblicos de la entidad; MU, significa muestra,
es decir, el nmero de personas que debern diligenciar el cuestionario










ANXO 1 CUESTIONARIO ENCUESTA

El presente anexo hace referencia al cuestionario propuesto para realizar la evaluacin
del elemento de control Autoevaluacin del Control de la Alcalda de Bucaramanga, y las
respectivas opciones de respuesta como lo indica la gua de implementacin emitida por
el DAFP.












ANEXO 2 - PROCEDIMIENTO PARA LA TABULACION

Para efectos de la tabulacin, a cada respuesta de la escala de valoracin se le
asign un valor, tal como se aprecia en la siguiente tabla:







1. Definir, en cada pregunta, la Frecuencia o nmero de veces que una respuesta
obtuvo cada uno de los valores establecidos en la tabla anterior.

Ejemplo: En una encuesta aplicada a 20 personas, la pregunta nmero 1 tuvo las
siguientes frecuencias:











En caso de que una pregunta se haya dejado de responder, se debe asumir el



Valor Descripcin
0 No sabe
1 No se cumple
2 Se cumple insatisfactoriamente
3 Se cumple aceptablemente
4 Se cumple en alto grado

Pregunta No 1
Valor Frecuencia
0 0
1 3
2 4
3 6
4 3
valor 0.

2. Dividir cada frecuencia por el nmero total de encuestas aplicadas. Este
resultado se debe dar en trminos porcentuales.

En el caso del ejemplo, estos porcentajes quedaran as:














4. Sumar los valores parciales para obtener el puntaje de la pregunta.

En el ejemplo, la sumatoria dar como resultado: 0 + 0,15 + 0,4 + 0,9 + 0,6 + 1 = 3,05

5. Repetir este mismo procedimiento para todas las preguntas que integran el cuestionario
(se recomienda trabajar las preguntas en el mismo orden en que se aplicaron).

6. Determinar el Puntaje Total sumando los puntajes obtenidos para cada pregunta y
divididindolos por el nmero total de preguntas realizadas.

En el caso del ejemplo, el total de la sumatoria de los puntajes por pregunta debe dividirse
por 20. Para adelantar los pasos 1 a 6 se sugiere utilizar un formato como el siguiente:

En donde:




Continuando con el ejemplo de veinte preguntas y calculando el paso seis del
anexo, se obtiene:
Segn los resultados alcanzados se tienen unos parmetros de referencia general
para la Autoevaluacin de Control propuesta, estos parmetros se definen en el
presente cuadro.






Tabulacin Encuesta:
Componente:
Elemento:
PREGUNTA 1

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACIN
PP P 1 + P 2 + P
n
0 1
F
% (F/T)

PREGUNTA n

Pregunta Valor 0 1 2 3 4 5 total PP
1
f 0 3 4 6 3 4 20
3,05
% 0 0,15 0,2 0,3 0,15 0,2
P 0 0,15 0,4 0,9 0,6 1
2 f 2 5 3 5 2 3 20 2,45
% 0,1 0,25 0,15 0,25 0,1 0,15
P 0 0,25 0,3 0,75 0,4 0,75
3 f 1 3 2 4 6 4 20 3,15
% 0,05 0,15 0,1 0,2 0,3 0,2

P 0 0,15 0,2 0,6 1,2 1

PT 2,88








Los anteriores rangos son los que determinan el estado real del Sistema de
Control Interno institucional y el de sus elementos de control en general despus
de aplicada la encuesta.

Para cada uno de los rangos se encuentra definido un criterio, que representa una
valoracin cualitativa del Puntaje Total. Con base en esta valoracin se
interpretarn los resultados obtenidos en cada una de las encuestas y se definirn
las acciones que han de emprenderse.
Dependiendo del rango en que se encuentre ubicado el elemento de control, se
proponen las acciones para garantizar la efectividad del elemento; si el elemento
se encuentra ubicado en los rangos inadecuado o deficiente, se deben proponer
acciones correctivas para el elemento; si se ubica en los rangos satisfactorio o
adecuado, las acciones definidas deben orientarse hacia el mejoramiento o
mantenimiento de la efectividad del Sistema, Subsistema, Componente y
elemento.
Continuando con el ejemplo de ilustracin para la pregunta uno su valoracin es

Rango Criterios
Puntaje Total entre 0.0 y 2.0 Inadecuado
Puntaje Total entre 2.1 y 3.0 Deficiente
Puntaje Total entre 3.1 y 4.0 Satisfactorio
Puntaje Total entre 4.1 y 5.0 Adecuado

F Frecuencia, nmero de veces que una respuesta obtuvo el mismo valor
% Porcentaje, nmero de respuestas obtenidas por cada valor sobre el total de respuestas.
P Valor parcial que se obtiene de multiplicar el valor (0,1,2,3,4,,5) por el porcentaje.
PP Puntaje por pregunta, corresponde a la suma de los valores parciales.
TOTA
L
Nmero de encuestas aplicadas, que en todo caso, deber corresponder a la sumatoria
de las frecuencias
PT Puntaje Total corresponde a la suma de todos los puntajes por pregunta
satisfactoria; la pregunta dos deficiente y la pregunta tres satisfactorio. Este juicio
valorativo se debe aplicar a cada una de las afirmaciones que conforman el
instrumento encuesta definido para la evaluacin del elemento Autoevaluacin del
Control.

PREPARACION Y PRESENTACION DEL INFORME

La Oficina de Control Interno consolidara los resultados obtenidos por la
tabulacin y analizara el juicio valorativo de cada uno de los elementos de control
del Sistema de Control Interno de la ALCALDIA DE BUCARAMANGA,
consolidados los resultados se proceder a generar el informe de la
Autoevaluacin del Control y se dar de conocimiento al Representante de la
Direccin con las acciones correctivas demandadas para el mejoramiento del
Sistema.