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Gua del Usuario Cotopaxi

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Presentacin:
Cotopaxi es una aplicacin especializada en control de inventarios. En el medio se conocen tres
tipos de inventarios. El ms corriente se denomina costo promedio. Los otros dos se denominan
ltimas en entrar, primeras en salir (UEPS), y primeras en entrar, primeras en salir (PEPS). En
aspectos de programacin de computadoras, el sistema ms fcil de programar es el inventario
costo promedio. Los otros dos, el UEPS y el PEPS, son los inventarios ms difciles de implantar con
software informtico, como a continuacin veremos.
Cotopaxi es un inventario tipo UEPS.
Veamos primero cmo se comporta un sistema de inventario para que sea considerado tipo UEPS:
Los inventarios UEPS no almacenan las existencias en un solo sitio. Los inventarios UEPS en
realidad administran inventarios atomizados, en varios lugares. Por ejemplo, el inventario es
alimentado a travs de las compras, como es normal. Sin embargo, en los UEPS, cada factura de
compra es un inventario. Por tanto, si existen diez facturas de compras de un mismo producto,
existirn diez diferentes inventarios de este producto.
Ahora bien, cuando se ejecuta una salida, esta salida debe buscar la factura de entrada que est
en punta, y de ella extraer la salida. Si la cantidad salida es mayor que la existencia de la entrada
que se encuentre en punta, el sistema consume totalmente la existencia de este artculo de esta
factura de entrada, y contina alimentndose de la siguiente factura de entrada, y as
sucesivamente, hasta cumplir con la cantidad total de salida requerida.
Esto quiere decir que existirn facturas de entradas que no tendrn existencias, puesto que
habrn sido consumidas por las salidas. El orden cronolgico en que se encuentren las facturas de
entradas es lo que determina si el inventario ser UEPS o PEPS. Si las facturas de entradas las
mantiene ordenadas el sistema en orden cronolgico ascendente, ser UPES; si descendente, ser
PEPS.
Cotopaxi cumple con las leyes de un inventario UEPS, pero, Cotopaxi, va mucho ms all. Veamos
cmo:
Las entradas alimentan las ubicaciones. Las ubicaciones son receptculos que almacenan
existencias. Por tanto, un artculo puede disponer de existencias en ilimitada cantidad de
receptculos o ubicaciones. Cada vez que un receptculo o ubicacin es alimentado con una
entrada, esta entrada es numerada (nmero de caja le llama Cotopaxi a este nmero). Esta
numeracin que genera en forma automtica Cotopaxi observa un estricto orden ascendente,
consecutivo, correlativo, numrico e infinito.

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Esto quiere decir que este tipo de inventario administra dos tipos de stocks. Un primer tipo de
stock es por todas las existencias de este artculo, y un segundo stock es por todas las existencias
de este artculo de una ubicacin en particular.
Para realizar una entrada, esta atraviesa por dos estadios: El primer evento que dispara la
aplicacin para que el usuario capture una entrada es que el usuario debe suministrar el cdigo
del producto. Al digitar el cdigo del producto, y pulsar la tecla Enter, Cotopaxi en el acto refleja en
pantalla el stock total de este producto. Luego, Cotopaxi solicita al usuario que suministre la
ubicacin donde enviar esta entrada. Cuando el usuario digita la ubicacin y pulsa la tecla Enter,
Cotopaxi muestra ahora el stock de este producto en esta ubicacin. Luego el usuario digita la
referencia, la fecha, y la cantidad. Cotopaxi suministra el nmero de caja, como antes vimos. As
esta entrada queda preparada para ingresar a su ubicacin correspondiente.
Para realizar una salida el ritual tiene cierta analoga: Se inicia digitando el cdigo del producto.
Una vez digitado el cdigo del producto, y luego de pulsar la tecla Enter, Cotopaxi muestra el stock
total de este producto. Luego Cotopaxi solicita al usuario la ubicacin de donde extraer esta
salida. Cuando el usuario digita la ubicacin, y al final pulsa la tecla Enter, Cotopaxi explora esta
ubicacin y selecciona la primera entrada que tenga existencia, segn el orden del nmero de caja.
Cotopaxi muestra en pantalla la existencia de esta entrada y la pinta en rojo, para advertir al
usuario que no podr extraer mayor cantidad que la indicada por este limite.
Esto quiere decir que, si la salida es por mayor cantidad, esta salida deber ejecutarse por
partes, por ciclos, una por una.
El usuario se limita entonces a digitar la fecha de la salida y la cantidad. Cotopaxi por su parte
marca esta salida con el nmero de caja de la entrada de donde extrajo esta salida. Cotopaxi
tambin genera un nmero de referencia, el cual es un nmero consecutivo, ascendente,
correlativo e infinito. El nmero de referencia solamente es sugerido por Cotopaxi: El usuario
puede digitar el nmero de referencia con libre albedro.
As es como que el usuario introduce las salidas al sistema.
Una vez que se han suministrado las entradas y salidas, el sistema puede producir los siguientes
informes:

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Kardex histrico: El kardex histrico rene todas las entradas y salidas que un producto ha tenido
en toda su vida, segn el cdigo de producto que digite el usuario.
Kardex histrico EU: El kardex histrico esta ubicacin rene todas las entradas y salidas que un
producto ha tenido en toda su vida, segn el cdigo del producto y la ubicacin que suministre el
usuario.
Histrico de Entradas: Aqu Cotopaxi rene todas las entradas que ha tenido un producto en toda
su vida. Este informe tiene un filtro por fecha, por tanto el usuario puede con libertad segmentar
estas entradas por fecha, por una semana, un mes, un ao, etc.
Histrico de Salidas: Aqu Cotopaxi rene todas las salidas que ha tenido un producto en toda su
vida. Este informe tiene un filtro por fecha, por tanto el usuario puede con libertad segmentar
estas salidas por fecha, por una semana, un mes, un ao, etc.
A continuacin veremos en detalle lo que aqu hemos descrito en teora:

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En esta primera imagen vemos el Men Principal de Cotopaxi. En la parte superior de esta ventana
aparece el ttulo de la ventana. En este caso el ttulo de esta ventana es Cotopaxi: Men
Principal. Debajo del ttulo de la ventana aparece la barra de men. La barra de men contiene,
en esta imagen, 7 opciones que son:
1. Salir
2. F1:Ayuda
3. Opciones
4. F3:Productos
5. F6:Entradas
6. F7:Salidas
7. Informes

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La opcin Salir: Todas las ventanas tienen la opcin Salir en el extremo izquierdo de la barra de
men. Dar clic sobre la opcin Salir nos permite regresar a la ventana inmediata anterior. En el
caso del men principal, dar clic sobre la opcin Salir nos permite regresar al escritorio de
Windows, por tanto, as abandonaremos la aplicacin Cotopaxi. Pulsar la tecla ESCAPE es anlogo
a dar clic sobre la opcin Salir, por tanto, es ms fcil pulsar la tecla ESCAPE para abandonar una
ventana. Pulsar hasta tres veces seguidas la tecla ESCAPE nos permite abandonar la aplicacin sin
importar en la ventana en que nos encontremos. Cuando abandona una ventana, no se preocupe
por guardar los datos, Cotopaxi los guarda de forma inteligente.
La opcin F1:Ayuda: Todas las ventanas poseen esta opcin F1:Ayuda. La opcin F1:Ayuda es un
pequeo cuadro que muestra informacin relativa al uso de cada ventana. Lea la ayuda, Usted se
lo agradecer. Leer la ayuda permite administrar la aplicacin de una forma segura y confiable.

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En esta figura podemos ver la ventana de la ayuda en lnea. El cuadrito de la ayuda lo podemos
hacer ms alto, ms ancho, etc., y lo podemos situar donde queramos. Ah permanecer este
cuadrito, con las mismas dimensiones y en el mismo sitio, hasta que nosotros le hagamos nuevos
cambios.
Para iniciar a trabajar con Cotopaxi lo primero que tenemos que hacer es registrar los productos.
Esto veremos a continuacin:

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Cmo registrar los productos

En esta figura podemos ver la flecha color verde que seala la opcin F3:Productos, que nos
permite registrar los productos. Si pulsamos la tecla F3:Productos, veremos la ventana que es
mostrada en la siguiente ilustracin:

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Esta ilustracin muestra la ventana que nos permite capturar los productos. El conjunto de las tres
casillas de la parte superior de la ventana que se titulan Cdigo del Producto, Nombre y
Descripcin, se llaman rea de edicin. El cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana
se llama cuadro flexible. Lo que aparece dentro del cuadro flexible es lo que en realidad est
guardado en el sistema. Lo que se muestra dentro del rea de edicin es posible que aun no est
guardado. Por tanto, siempre observe el cuadro flexible.
Esta ventana no solamente permite agregar nuevos productos, tambin podemos corregir
cualquier producto. Aunque Cotopaxi solamente puede corregir un producto a la vez, y es el
producto que se encuentra dentro del rea de edicin, si damos clic, dentro del cuadro flexible,
sobre el producto deseado, lograremos situar una copia de este producto dentro del rea de
edicin, corregir ah este producto, y al final pulsar la tecla F3:Guardar, con lo cual provocaremos
que este producto viaje de regreso, del rea de edicin, al cuadro flexible, donde se mostrar
nuestra correccin satisfactoriamente.
Una vez que hemos introducido los productos deseados, podemos efectuar las entradas. Esto
veremos a continuacin:

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Cmo registrar las entradas

En esta ilustracin vemos la flecha color verde que seala la opcin F6:Entradas. Esta es la opcin
que nos permite registrar las entradas. Si pulsamos la tecla F6:Entradas veremos la ventana que
utilizamos para capturar las entradas, y que es mostrada en la siguiente imagen:

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En esta imagen podemos ver la ventana que nos permite registrar las entradas. Notemos que el
sistema se inicia requirindonos digitar el cdigo del producto. Una vez digitado el cdigo del
producto, pulsamos la tecla Enter. Entonces Cotopaxi nos mostrar el Stock Total de este producto,
as como su nombre y descripcin, y posar el cursor dentro de la casilla Ubicacin.
Luego, cuando digitamos la ubicacin, y al final pulsamos la tecla Enter, Cotopaxi nos mostrar la
existencia de este producto en esta ubicacin (Stock EU).
A continuacin digitamos el nmero de referencia, la fecha de recepcin y la cantidad entrada. El
sistema generar el nmero de caja. Esto provoca que la entrada aparezca dentro del cuadro
flexible.

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En esta ilustracin podemos ver que ha ingresado un envo a la ubicacin 002, del producto 001.
Esta ventana no solamente nos permite el registro de nuevos envos, tambin nos permite corregir
cualquier envo, sin embargo, si el envo alguna vez ha sido afectado por una salida, este envo no
podr ser corregido, a nos ser que tal salida o salidas sean puestas en cero cantidad.
A continuacin aprenderemos a registrar las salidas:

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Cmo registrar las salidas

En esta imagen vemos la flecha color verde sealando la opcin F7:Salidas, que nos permite
registrar las salidas. Si pulsamos la tecla F7:Salidas, veremos la ventana que nos permite registrar
las salidas. La siguiente figura muestra la ventana que nos permite registrar las salidas:

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En esta ilustracin vemos la ventana que nos permite registrar las salidas. Vemos que Cotopaxi
primero nos solicita el cdigo del producto. Una vez que tecleamos el cdigo del producto, y
pulsamos la tecla Enter al final, Cotopaxi nos muestra el Stock Total de este producto, tambin nos
muestra el nombre del producto, y la descripcin del producto, y hace aparece el cursor dentro de
la casilla Ubicacin, para que digitemos la ubicacin.
Cuando digitamos la ubicacin y al final pulsamos la tecla Enter, Cotopaxi nos muestra la primera
entrada de esta ubicacin que tiene existencia. Muestra esta existencia dentro de la casilla que se
llama Lmite, para que no podamos extraer ms existencias que las que tiene esta entrada.
El nmero de referencia lo genera automticamente Cotopaxi, aunque nosotros podemos
modificar este nmero con libertad. Luego digitamos la fecha de la salida, y la cantidad salida.
Esto es todo.
Una vez que hemos registrado las entradas y salidas, estamos preparados para producir los
informes de Cotopaxi. Es lo que veremos a continuacin:

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Cmo producir informes

En esta ilustracin podemos ver el men de informes que produce Cotopaxi. Vemos el primero, el
kardex histrico:

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En esta ilustracin podemos ver que el kardex histrico se inicia solicitndonos el cdigo de
producto. Una vez que digitamos el cdigo de producto, y pulsamos la tecla Enter, el sistema nos
presenta el kardex histrico de tal producto. La siguiente imagen muestra un ejemplo del kardex
histrico:

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En esta ilustracin podemos ver que el kardex del producto es en realidad una radiografa del
mismo. Aqu se muestran todas las entradas y salidas que este producto ha tenido en su vida.
Vemos tambin cmo las salidas se restan de las entradas, hasta que finalmente se presenta la
existencia actual de este producto, o Stock Total.
En la barra de men podemos ver que esta ventana tiene la opcin F7:Excel, por tanto es posible
exportar este informe a una hoja de Excel.
Tambin existe un kardex de este producto, pero de la ubicacin que requiramos. La siguiente
figura lo muestra:

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En esta imagen podemos ver que Cotopaxi aqu no solamente nos requiere el cdigo del producto,
tambin nos requiere la ubicacin del producto. Una vez que hemos suministrado estos dos datos,
obtenemos lo que muestra la siguiente imagen:

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En esta imagen podemos comprender mejor el kardex histrico este producto esta ubicacin. En
este caso vemos la historia del movimiento de entradas y salidas que ha tenido este producto, en
una especfica ubicacin.

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En esta imagen podemos ver la historia de entradas que este producto ha tenido en su vida.
Notemos que la barra de men muestra la opcin F9:Filtro por Fecha, interesante objeto que nos
permite tamizar las entradas por el rango de fecha deseados. Veamos a continuacin este filtro:

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En esta ilustracin podemos ver el filtro de las entradas histricas. Aqu podemos filtrar una
semana, o un mes, o un ao, etc. La siguiente figura muestra cmo filtrar solamente las entradas
que estn entre el primero de marzo y el tres de marzo:

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En esta imagen vemos que el tamiz est listo para cernir las entradas del primero de marzo al
tres de marzo. Basta dar clic sobre la opcin Aceptar. Al dar clic en Aceptar obtenemos lo que
muestra la siguiente figura:

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En esta imagen podemos confirmar que Cotopaxi ha filtrado las entradas del primero de marzo al
tres de marzo.
El informe histrico de las salidas tiene anloga operacin con este informe, y tambin contiene su
respectivo filtro.
Todos los informes poseen la opcin que permite exportar los datos a Excel.

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Fin de esta gua del usuario Cotopaxi. Esta gua consta de 24 pginas.
06 de marzo de 2012. 07:05pm