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1. OBJETIVOS.
Estructurar y estandarizar las tareas para la adquisicin de materiales, servicios,
insumos, repuestos y/o activos que no requieran financiamiento externo.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica cada vez que se requiera la adquisicin de bienes y/o
servicios que respondan a las necesidades de la empresa.
3. DEFINICIONES.
No aplica.
4. REFERENCIAS.
Manual de la Calidad.
Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de Calidad Requisitos.
Procedimiento Evaluacin y Seleccin de Proveedores.
Procedimiento Recursos Humanos.
5. RESPONSABILIDADES.
Gerencia General: Aprueba rdenes de Compra.
Gerente de Administracin y Finanzas: Responsable de hacer cumplir el
Procedimiento de Compras de Siglo Verde S.A. Responsable de gestionar
la creacin del listado Codificado de obras, los cuales estarn dado por los
respectivos centros de costos. Est da la primera aprobacin de las rdenes de
carcter administrativo previa coordinacin con el solicitante, quedando a la
espera de la segunda aprobacin definitiva de parte del Gerente General.
Gerentes de rea operativa: Est da la primera aprobacin de las rdenes
de carcter operativo previa coordinacin con el solicitante, quedando a la
espera de la segunda aprobacin definitiva de parte del Gerente General. Estn
facultados para autorizar compras sin Solicitudes de Compra. (Fondos por
rendir, y tambin autorizar compras de taller y compras operativas en forma
directa en proveedores que tienen lnea de crdito.)
Gerentes de Cons t r uc c i n : Este da la primera aprobacin de las
rdenes asociadas a los proyectos de construccin previa coordinacin con el
solicitante, quedando a la espera de la segunda aprobacin definitiva de parte
del Gerente General
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Jefe de Adquisiciones: Responsable de gestionar en forma oportuna y eficiente
los insumos o servicios requeridos por las distintas reas de la empresa.
Responsable del cumplimiento cabal del Procedimiento de Evaluacin y Seleccin
de Proveedores.
Asistente de Adquisiciones: Responsable de gestionar en forma oportuna y
eficiente los insumos o servicios requeridos por Obras.
Contabilidad: Dar VB a todos los pagos emitidos por la empresa que se ajusten a
procedimiento.
Tesorero: Responsable de emitir los cheques por pagos de insumos o servicios
cada vez que recibe una orden de compra ( Anticipo Proveedores) o facturas con su
respectivas Ordenes de Compras desde el Departamento de Contabilidad.
Secretarias Zonales:
Responsable de gestionar en forma oportuna las Solicitudes de Pago que recibe
por parte del personal autorizado para efectuar compras con Orden de Pago y de
generar oportunamente la respectiva Orden de Pago. Responsable de entregar las
rdenes de Compra al solicitante. Es responsable t ambi n de la recuperacin
de facturas para dar cierre al proceso de compras.
Solicitante: Corresponde a todo el personal autorizado por la empresa para
efectuar Requisiciones de compra y Orden de Pago que implique la adquisicin de
un insumo o servicio. Responsables de entregar a la Secretaria Zonal respectiva
(en un plazo inferior a 10 das desde que se efectu la compra), la Factura o
Gua de Despacho adjunta a la copia de la Orden de Compra.
6. DESCRIPCIN:
Cabe sealar que Siglo Verde S.A. separa su proceso de compras en dos
formas, las cuales son:
Compras con Requisicin. (Crditos y Anticipos).
Compras con Orden de Pago. (Crditos y reembolsos)
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6.1 Proceso de Compras con Requisicin
6.1.1Se da inicio al proceso, con l a requi si ci n de un producto y/o servicio por parte
de algn Supervisor de Obra, Jefe de Bodega y Taller, Jefe de Operaciones,
Gerencias o bien cualquier funcionario del rea administrativa previa
autorizacin de la jefatura correspondiente, el cual se materializa a travs de la
elaboracin de una requisicin numerada y codificada (Anexo 01), la cual es
enviada por correo electrnico a la Jefatura correspondiente para su revisin o
en su defecto, directamente al Departamento de adquisiciones.
En caso de no encontrarse operativo el correo electrnico las solicitudes deben
tener el correlativo y cdigo respectivo, imprimir, obtener el visto de la Jefatura
correspondiente y entregar fsicamente a la Secretaria Zonal para el envo de esta
al Departamento de Adquisiciones. (En el casode regiones el envo es va fax).
NOTA: En los casos en que el requerimiento involucra a ms de una obra, el
solicitante completa la requisicin, indicando en la descripcin las obras y montos a
cargar a cada una de ellas. Para ello debe hacer referencia al cdigo del centro
del costo.
6.1.2El cdigo del centro de costo que deber asignar la persona que realiza la
requisicin, ser el dado por el Listado de Centros de Costos de Obras.
6.1.3Si la requisicin es aprobada esta es enviada al Departamento de Adquisiciones
va mail. Cuando la requisicin es aprobada y acompaa informacin adicional
como Notificaciones, Observaciones en manifold, cotizaciones, etc., estas debern
canalizarse, cuando sea necesario, va fax o manual, adjuntando la impresin de la
requisicin. En caso de modificacin o rechazo, la requisicin es devuelta al
departamento de origen, para su correccin.
6.1.4Los responsables de la emisin de rdenes de Compra (Anexo 02) una vez que
reciben la requisicin, la imprimen, revisan la descripcin de lo solicitado y
aplican cuando corresponda el Procedimiento Evaluacin y Seleccin de
Proveedores (PR-AA-02) efectuando las respectivas cotizaciones, cabe sealar
que en aquellos casos en los cuales existe algn tipo de convenio preestablecido
la gestin de compra se tramita directamente con el proveedor.
NOTA: El Departamento de Adquisiciones tendr 3 das hbiles para procesar la
Requisicin y convertirla en orden de compra para luego imprimirla y dejar en espera
de aprobacin.
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6.1.5Concluido lo anterior, el personal del Departamento de Adquisiciones queda a la
espera de la aprobacin en el sistema.
6.1.6Una vez ya ingresada la Orden de Compra en el si st ema, est a es aprobada
en pri mera i nst anci a por l os respect i vos Gerent es de rea y en
segunda i nst anci a por el Gerent e General .
NOTA: L o s respectivos Gerentes aprobaran a travs del sistema Softland los das
lunes, mircoles y viernes las rdenes de compra. En caso de que una o ms
rdenes de compra sean objetadas, estas sern informadas al solicitante por el
respectivo Gerente de rea va mail con copia al Jefe de Adquisiciones indicando los
motivos del rechazo y dejndola en estado pendiente
6.1.7Una vez aprobada la orden de compra por el Gerente General en el sistema,
el Jefe de Adquisiciones procede a consultar en el sistema Informe de Listado
de Ordenes de compra, para luego despachar aquellas que estn en estado
aprobados.
6.1.8El Jefe de Adquisiciones o Asistente de Adquisiciones una vez que consulta el
Informe de listado de rdenes de compra en el sistema y verifica las
aprobadas, procede de dos formas a concretar la compra:
a) Ordenes de compra con Crdito: Procede a enviar las rdenes de compra va
email o fax, a la secretaria zonal, con el objeto de proceder a materializar las
compras.
b) Ordenes de compra Anticipo: Procede a enviar rdenes de compra al
Departamento de contabilidad, quien procede a emitir el respectivo comprobante
de egreso, tomndose este ultimo como un VB para emitir el cheque asociado
a la orden de compra. Una vez generado el cheque por tesorera, este es
enviado al Gerente General junto a la orden de compra y comprobante de egreso
para su firma. Posteriormente tesorera revisa firma de cheque, retira y archiva el
comprobante de egreso y entrega a adquisiciones la orden de compra con su
cheque. Luego adquisiciones archiva orden de compra y enva copia de esta
adjunta al cheque a la secretaria zonal, con el objeto de proceder a materializar
las compras.
c) El departamento de Adquisiciones ingresa en su planilla control de
requerimiento las rdenes de compras aprobadas por el Gerente General, para
posteriormente enviarla va mail u/o fax segn corresponda a la secretaria
zonal, con el objeto de proceder a materializar las compras.
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NOTA: Las ordenes de compras asociadas a obras de la V regin, sern
enviadas desde el Departamento de Adquisiciones directamente al Jefe de
Operaciones con copia al solicitante.
6.1.9El solicitante una vez recepcionada la orden de compra proceder a concretar la
compra y recuperacin de factura segn la forma de compra, las cuales se detallan
a continuacin:
Ordenes de compra con Crdito
Cuando el servicio o insumo ha sido adquirido, el solicitante debe adjuntar la Factura
a la copia de la Orden de Compra para posteriormente entregarla a la Secretaria Zonal
respectiva, en caso que el proveedor despache factura directamente al Cliente (Casa
Matriz Siglo Verde), es el solicitante el encargado de informar que dicha factura ser
enviada a Casa Matriz, con el objeto que el Departamento de Adquisiciones este en
antecedentes. Adquisiciones recibe la factura, le adjunta la orden de compra en el caso
que el proveedor no la haya adjuntado como corresponde, y la entrega a Contabilidad.
Contabilidad ingresa la factura al sistema contable, revisa la cuenta corriente del
proveedor, archiva la factura y despacha slo la orden de compra indicando factura(s)
a pagar a Tesorera. Tesorera emite el cheque que se adjunta a la orden de compra,
los cuales entrega a Gerencia General. Gerencia General firma solamente el cheque
(la orden de compra ya esta aprobada por sistema) y entrega toda la documentacin a
Tesorera. Tesorera revisa firma de cheques y entrega a adquisiciones la orden de
compra con el cheque.
Adquisiciones archiva original de la orden de compra y despacha su fotocopia con el
cheque al solicitante respectivo detallando en el reverso del cheque la o las facturas
que esta pagando dicho documento.
Ordenes de compra con Anticipo
Es responsabilidad de la Secretara Zonal, despachar la correspondencia del
proceso de compra al Departamento de Adquisiciones, previa recuperacin de la
factura, por parte del solicitante y entrega de esta a la secretaria zonal.
El departamento de adquisiciones enviara una vez al mes un mail a los jefes
zonales, asistentes de adquisiciones y secretarias zonales el listado de las rdenes
de compra que se encuentran sin su respectiva factura.
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En los casos en que exista una diferencia de monto en virtud de una
variacin en las caractersticas y especificaciones del producto o insumo
comprado y cantidad, es responsabilidad del solicitante que efecta la
compra solicitar el cambio de cheque y modificacin de la orden de
compra al Departamento de Adquisiciones, pudiendo dejar el documento a
pago como garanta para realizar el retiro del producto en el caso
exclusivo de ser una compra v a anti ci po. Una vez que el solicitante recibe
el documento a pago emitido de forma correcta, debe entregar al proveedor
el nuevo documento y rescatar el documento en garanta, envindolo al
Departamento de Adquisiciones. Cada vez que se genere este tipo de
situaciones, ser responsabilidad del J efe de adquisiciones o Asistente de
Adquisiciones, mantener el control del nmero de la Orden de Compra y el
nmero de serie de los documentos a pagos emitidos.
NOTA: Cuando existan entregas parcializadas del insumo requerido, el solicitante
debe expresarlo claramente en la respectiva Requisicin y en forma paralela
el personal de adquisiciones debe coordinarlo con el proveedor para que este ultimo
en cada entrega que efecte haga referencia (ya sea en la gua de despacho o
factura) a la Orden de Compra que est asociada al pedido.
6.1.13Es el Jefe de Operaciones, Jefe d e Bodega y Taller o el Supervisor de Obra
segn sea el caso, o bien quien efectivamente realiza la compra, el responsable de
la verificacin de los productos comprados, en relacin a las caractersticas
tcnicas, cantidades y precio. Esta verificacin la efecta realizando la comparacin
entre la orden de compra y gua de despacho o factura, dejando el respectivo visto
bueno en documento de respaldo.
6.1.14En los casos, de tener que modificar una Orden de Compra, ya sea, por error en
nombre de Proveedor o emisin del cheque, el encargado de efectuar la compra,
remite la documentacin respectiva, a la Secretaria zonal, para que esta, la enve
directamente al departamento de Adquisiciones junto con el Memo respectivo
(indicando modificaciones), para regularizar la situacin. Es un deber del solicitante
efectuar lo antes sealado y del Departamento de Adquisiciones activar el
Procedimiento de Acciones Correctivas (PR-GC-05) en caso de detectar que el
solicitante no dio cumplimiento en lo que se seala en este punto.
6.2 Proceso de Compras va Orden de Pago.
Este tipo de compra es la realizada va Orden de Pago y se refiere a:
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6.2.1Compras efectuadas por Supervisor de Obra, Jefe de Bodega y Taller, Jefe de
Operaciones, Personal de Administracin y Gerentes pertenecientes a las distintas
reas de la empresa. (Gerencia General, Gerencia de Administracin y Finanzas,
Gerencia de Construccin y Gerencia de Operaciones).
6.2.2Una de las caracterstica de este tipo de compra es su carcter Urgente y
convenios preestablecidos (Bodega y Taller), la cual es originada directamente por
el personal antes mencionado, en situaciones donde por lejana con la casa matriz,
por una notificacin o algn operativo ordenado directamente por el mandante y
caracterizado por lo apremiante del tiempo, previa autorizacin telefnica del
Gerente de Operaciones, Jefe de Operaciones, Jefe de Bodega y Taller o Gerente
de Administracin y Finanzas (Construccin de reas Verdes y Administracin )
segn corresponda.
En caso de no poder ubicar a las personas antes mencionadas, el Jefe del
Departamento de Adquisiciones est facultado para dar curso al proceso de
compras.
NOTA: Este tipo de compras tambin se aplica en aquellos casos en los cuales el
servicio esta previamente contratado y es frecuente y que son cancelados cuando
el servicio o insumo ya ha sido ocupado o adquirido.
6.2.3Quien realiz la compra debe confeccionar la Orden de Pago (Anexo03). En el
caso de compras efectuadas por personal de Administracin esta debe ser
autorizada por el Gerente de Administracin y Finanzas y en el caso de
Supervisores de Obras por el respectivo Gerente de rea.
6.2.4Posteriormente, estas Compras son regularizadas a travs de la Secretaria Zonal,
quien recepciona la factura o documento de respaldo para luego proceder a emitir
la Orden de Pago y enviar la Orden de Pago (Anexo 03) al Departamento de
Adquisiciones o Finanzas segn corresponda, para lo cual es importante hacer la
siguiente aclaracin: Aquellas Ordenes de Pago que impliquen necesariamente la
emisin de un documento a pago a nombre del proveedor que presto el servicio o
insumos, son derivadas por la Secretaria Zonal en forma directa al Departamento
de Adquisiciones para que este ultimo confeccione la respectiva Orden de Compra
y esta siga su proceso normal.
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NOTA: Es considerado documento de respaldo Facturas y Boletas en
general. En caso de que el documento de respaldo no se ajuste a lo
mencionado, el Departamento de Ad q u i s i c i o n e s rechaza el reembolso, el
cual no debe ser inferior a $15.000 por documento.
6.2.5Todas las rdenes de Compra emitidas (con las respectivas rdenes de Pago),
son ingresadas al sistema Softland y paralelamente el Departamento de
Adquisiciones hace entrega de la documentacin (orden de compra, orden de pago
y factura) a Contabilidad para continuar con el proceso de pago.
Posteriormente el Departamento de Adquisiciones deja respaldo de la
documentacin que se ha generado, para l uego proceder de la siguiente
forma, dependiendo del tipo de orden de pago que se trate:
Pagos de Proveedores y los reembolsos: En este caso el Departamento de
Adquisiciones saca copia de la Orden de Compra adjuntando el respectivo cheque
y los hace llegar a la Secretaria Zonal para su despacho a destino. El personal de
Adquisiciones deja en su poder original de la Orden de Compra y documentacin
de respaldo.
6.2.6 Factura de compra a terceros. En aquellos casos en los cuales la
empresa ha externalizado un determinado trabajo a travs de las prestacin de
servicios de un contratista y a este ultimo se le cancelar de acuerdo al avance
de obra presentado en Estados de Pago, se debe proceder de la siguiente
manera:
El solicitante debe entregar el Estado de Pago de acuerdo al avance de la obra a la
Secretaria Zonal respectiva, para que la enve al Gerente de Construccin quien
deber revisar la documentacin y ratificar que esta cumple con lo exigido. Una vez
revisada y liberada por la Gerencia de Construccin, se entrega al departamento de
adquisiciones para que genere una Orden de Compra por el sistema Softland para
su aprobacin y que detallara en el campo de observaciones que se debe emitir una
factura de compra a terceros.
Una vez aprobada la orden de compra en el sistema, el departamento de
adquisiciones entrega la orden de compara original con sus respectivos respaldos a
contabilidad, quien procede a emitir el respectivo comprobante de egreso,
tomndose este ultimo como un VB para emitir el cheque asociado a la orden de
compra. Una vez generado el cheque por tesorera, este es enviado al Gerente
General junto a la orden de compra, comprobante de egreso y los respaldos
respectivos para su firma. Posteriormente tesorera revisa firma de cheque, retira y
archiva el comprobante de egreso y entrega a adquisiciones la orden de compra,
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Ms los respaldos y el respectivo cheque. Luego adquisiciones archiva orden de
compra y documentacin adjunta, y enva copia de esta adjunta al cheque a los
jefes de reas zonales (para regiones). Con el objeto de proceder a materializar el
pago.
Finalmente, el ltimo da hbil del mes, adquisiciones despacha a contabilidad todas
aquellas rdenes de compra que requieran emisin de factura de compra a terceros.
El departamento de contabilidad procede a emitir factura de compra a terceros, de la
cual despacha a adquisiciones la copia correspondiente al proveedor junto a la orden
de compra. Adquisiciones archiva copia de la factura y de la orden, despachando al
contratista su respectiva copia.
NOTA: En el caso de las Ordenes de Compra con orden de pago (Reembolsos
o Pago a Proveedores) que impliquen un cambio o modificacin en el documento a
pago ya emitido (cambio de proveedor, monto, etc.) el solicitante deber enviar el
documento directamente al Depto de adquisiciones. A travs de un memorando
solicitando las modificaciones que estime necesarias.
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7. REGISTROS.
Requisicin.
Orden de Compra.
Orden de Pago.
Planilla Control de Requerimientos.
8. ANEXOS.
Anexo 01: Requisicin.
Anexo 02: Orden de Compra.
Anexo 03: Orden de Pago.
9. RESPONSABLES.
Gerente General.
Encargado SGC.
Gerente Administracin y Finanzas.
Gerente de Operaciones.
Gerente de Construccin.
Jefe de Adquisiciones.
Jefe de Bodega y Taller.
Tesorera.
Jefe de Operaciones.
Supervisor de Obra.
Secretaria zonal.
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10. INDICADOR DE DESEMPEO.
No Aplica.
11. CONTROL DE CAMBIOS.
Revisin Fecha Responsable Motivo de cambio
00 25.05.2009 Gerente de Adm. y Finanzas Edicin de Lanzamiento.
01 30/09/2009 Gerente de Adm. y Finanzas Actualizacin a norma vigente
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Anexo 01.
Requisicin.
SIGLO VERDE S.A.
Rut : 79.640.110-9
LOS CARRERAS 02409
Fono : (32) 2855115 N
Fax : (32) 2853892 FECHA
Proveedor Direccin
E-mail
Solicitante Fono Fax
CODIGO U.MED CANT. Precio U. TOTAL
- $
- $
- $
Condicin Pago
Vehculo / KM
Bodega Destino
Tipo Pago
*( Ingresar Patente o Cdigo Maquinaria y Kilometraje)
Requisicin
Rut Proveedor
DESCRIPCION
SUBTOTAL
Autorizacin Seleccionar Gerencia
IVA
TOTAL
Centro de Costo
Nombre Seleccionar Pago
**(Indicar Bodega si se realizarn descargas a varios CC)
Observaciones
Notas o Comentarios
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Anexo 02.
Orden de Compra
SIGLO VERDE S.A.
Rut : 79.640.110-9
LOS CARRERAS 02409
Fono : (32) 2855115
Fax : (32) 2853892
www.sigloverde.cl
info@sigloverde.cl
Proveedor xxx
Direccin xxx xxx
Rut xxx Fono xxx Fax xxx
CANT U.MED PRECIO U. TOTAL
SUB-TOTAL 9,999,999
IVA 9,999,999
TOTAL 9,999,999
Cdigo:
Observaciones:
xxx
DEBE ADJUNTAR COPIA DE ESTA ORDEN DE COMPRA EN SU FACTURA
Centro de Costo: xxx
xxx
xxx
ORDEN DE COMPRA
99/99/9999
CODIGO DESCRIPCION
Indicar este N OC en Factura o Gua Despacho
9999999
Gerente General
Detalle de Pago
Notas o Comentarios
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