Validacin

Con esta opcin podemos definir los datos que se van a ingresar a
una celda, o rango de celdas. Para acceder a ella, ingresamos por el
men Datos >Validacin, hay que tener en cuenta, que los
cambios que hagamos en validacin aplicarn para las celdas que
tengamos seleccionadas.
El siguiente es el cuadro de validacin:

a) En la primera etiqueta de este cuadro configuracin,
determinamos el tipo de validacin para las celdas que tengamos
sealas.
En primer lugar, cambiamos el valor en la casilla Permitir:, con lo
cual, tenemos las siguientes opciones para elegir:
Cualquier valor: esta es la opcin predeterminada para todas las
celdas y por lo tanto podemos ingresar cualquier valor en todas las
celdas en un libro de Excel.
Nmero entero: con esta opcin restringimos los datos a
nmeros enteros en un rango definido por nosotros. El rango lo
definimos en la casilla datos, donde podemos elegir las siguientes
comparaciones:

COMPARACION DESCRIPCION
Entre
un valor que est en un rango, definido entre un mximo y un
mnimo.
No est entre
un valor que no est en un rango, definido entre un mximo y
un mnimo
Igual a un valor definido o un valor en otra celda.
No igual a es diferente a un valor definido o un valor en otra celda.
Mayor que Un valor definido o un valor en otra celda.
Menor que Un valor definido o un valor en otra celda.
Mayor o igual que Un valor definido o un valor en otra celda.
Menor o igual que Un valor definido o un valor en otra celda.

Ejemplo: si indicamos que en la celda slo se ingresen valores entre
1 y 10, cuando ingresamos un nmero fuera del rango que
definamos, un nmero con decimales o texto, aparecer un mensaje
de error.
Decimal: Esta opcin funciona igual a nmero entero, con la
diferencia que permite adems de nmeros enteros, nmeros con
decimales en el rango que seleccionemos.
Lista: con esta opcin definimos que el valor que se ingrese a la
celda, slo sea el que nosotros definamos en un listado, lo cual se
puede hacer de dos formas:
METODO DESCRIPCION
Definiendo la lista en el
campo Origen:
para definir una lista personalizada, escribimos todos los
datos que queremos para nuestra lista, separndolos por
punto y coma(;) (hay que tener en cuenta que algunos
equipos estn configurados para trabajar con coma (,) ).
Definiendo la lista en
un rango de celdas:
podemos escribir una lista en un rango de celdas, y luego
en la opcin Origen, seleccionamos el rango donde
hemos escrito los datos.

Una vez que definimos la lista, nos aseguramos que est activa la
casilla celda con lista desplegable, con lo cual conseguimos que
cuando se seleccione la celda con esta validacin, tenga un botn que
abre una lista que nos permite elegir el valor.
Fecha: funciona igual a entero y decimal, slo que los rangos
requeridos se refieren a fechas.
Hora: Funciona igual a fecha, slo que los rangos requeridos se
refieren a horas.
Longitud de texto: determinamos el largo del texto que
deseamos que sea escrito, por ejemplo, si deseamos que en la celda
se escriban ciertos cdigos, y sabemos que stos tienen entre 3 y 5
caracteres, cuando alguien ingrese en la celda con esta validacin un
cdigo con menos de 3 caracteres o ms de 5, aparecer un error y
no permitir ingresar el valor.
Personalizada: en esta opcin podemos definir la validacin de
acuerdo a una frmula que ingresemos.
b) En la segunda etiqueta del cuadro de validacin mensaje
entrante, podemos definir el mensaje que aparece cuando
seleccionamos la celda. En esta opcin definimos un ttulo y un
mensaje de entrada, de tal manera que cuando seleccionamos la
celda con esta validacin nos va a aparecer el mensaje que
definimos. Se utiliza cuando queremos aclarar el valor que se va a
ingresar en la celda.
Ejemplo: en la siguiente tabla se requieren dos datos, uno en la
celda A2 y el otro en la celda B2, para que el usuario que va a utilizar
el archivo lo haga de forma fcil, se ingres un mensaje de entrada
en la celda A2, de manera que si seleccionamos esta celda, aparecer
el siguiente mensaje:

c) En la tercera etiqueta del cuadro de validacin mensaje de error,
definimos el mensaje que queremos que salga cuando se ingrese un
dato que no cumpla con la validacin que definimos en la primera
etiqueta configuracin. Tambin podemos definir el tipo de mensaje
que queremos que salga, para esto contamos con las siguientes
opciones:
ICONO NOMBRE DESCRIPCION

Lmite
Cuando elegimos esta opcin, Excel no nos deja ingresar
a la celda un valor que est por fuera de nuestra
validacin.

Advertencia
Cuando elegimos esta opcin, Excel nos pregunta si
deseamos ingresar un dato que est por fuera de nuestra
validacin, dndonos a escoger entre ingresarlo o no.

Informacin
Cuando elegimos esta opcin, Excel slo nos informa que
se est ingresando un dato que est por fuera de nuestra
validacin, pero no nos restringe el ingreso del dato.

Luego que hayamos elegido el tipo de mensaje, escribimos la
informacin que queremos que salga en el mensaje emergente.
Si no queremos cambiar las opciones de mensaje de error, Excel
nos muestra el siguiente mensaje por omisin cuando se ingresa un
valor que est por fuera de nuestra validacin:

Nota : las opciones de mensaje de entrada y mensaje de error se
pueden deshabilitar, quitando la seleccin de la casilla de verificacin
que est al principio de estas dos etiquetas.