Seccin 1 La cuenta La cuenta es el elemento bsico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Tambin es la mnima unidad contable capaz de resumir un hecho econmico. La cuenta contable es la representacin valorada en unidades monetarias de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la evolucin de los elementos en el tiempo. Por lo tanto, hay tantas cuentas como elementos patrimoniales que tenga la empresa y, en consecuencia, el conjunto de cuentas de una empresa supone una representacin completa del patrimonio y del resultado (beneficios o prdidas) de la empresa. Las transacciones econmicas se recogen en la contabilidad a travs de las variaciones en el valor de las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada cuenta se configura por un ttulo que hace referencia al elemento que representa, un cdigo numrico que la identifica y un valor de la misma, grficamente se representan como una T, que recoge las anotaciones o movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T, se llama "dbito" o "debe" y a la parte derecha "crdito" o "haber", sin que estos trminos tengan ningn otro significado ms que el indicar una pura situacin fsica dentro de la cuenta. La cuenta es bsica en contabilidad, en ella se registran individual y detalladamente los movimientos contables de cada uno de los elementos patrimoniales de la empresa. Podemos distinguir tres grandes tipos de cuentas: Cuentas de Activo. Representan los Bienes y Derechos de los que la empresa es titular. Son ejemplos de cuentas de Activo: "Banco cuenta corriente", "Maquinaria", "Clientes" o "Valores de renta fija". Cuentas de Pasivo exigible. Representan las Obligaciones a las que debe hacer frente la empresa, por ejemplo "Deudas a largo plazo", o "Proveedores". Cuentas de Neto. Representan las aportaciones realizadas por los propietarios de la empresa, o los excedentes que haya generado sta en su actividad. Son ejemplos de cuentas de Neto "Capital", "Reserva legal", o "Prima de Emisin" Cmo se representa una cuenta La forma habitual de representar una cuenta cuando se estudia contabilidad es por medio de una T mayscula. La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la rama derecha, es el Haber. A las anotaciones en l Debe se las denomina cargos, mientras que las anotaciones en el Haber son abonos. Supongamos que estamos ante el elemento patrimonial Caja. La representacin sera la siguiente:
Cmo se agrupan las cuentas contables Las cuentas contables se agrupan en dos grandes apartados: cuentas de balance y cuentas de gestin. Son cuentas de balance aqullas que reflejan los elementos contables de activo y de pasivo. Al final del ejercicio su saldo aparece reflejado en el Balance la de entidad. Las cuentas de gestin por su parte son aqullas que no reflejan un elemento contable, sino los gastos e ingresos que se producen en el desarrollo de las actividades de la empresa. Al contrario que las cuentas de balance, al final del ejercicio no aparecen en el Balance de la entidad, sino que su saldo se compensa en la cuenta de Prdidas y Ganancias para determinar el resultado del ejercicio, siendo sta la cuenta que aparece en el Balance. En las cuentas de gastos, se anotan en l Debe los incrementos del gasto, mientras que se anotan en el Haber las disminuciones de ste. Por el contrario, en las cuentas de ingreso, se anotan en el Haber los incrementos del ingreso, y en l Debe, las disminuciones. Respecto al movimiento de las cuentas de balance, las operaciones se registrarn en l Debe o en el Haber en funcin de si se trata de cuentas de Activo o de Pasivo, y de la operacin que se quiera registrar. Respecto a las Cuentas de Activo, se anotan en l Debe, tanto el saldo inicial de la cuenta, como las operaciones que supongan un incremento de valor, mientras que en el Haber se anotan las operaciones que supongan una disminucin de valor. En las cuentas de Activo, se denomina saldo de la cuenta a la diferencia entre l Debe y el Haber. A este saldo se le llama "saldo deudor". Por su parte, en las cuentas de Pasivo (tanto las de Neto Patrimonial, como las de Exigible), en el Haber se anotan el saldo inicial y las operaciones que supongan un mayor valor de la cuenta, mientras que en l Debe se anotan las operaciones que supongan una disminucin de valor. En las cuentas de Pasivo y de Neto Patrimonial, se denomina saldo a la diferencia entre el Haber y l Debe. A este saldo se le llama "saldo acreedor". En la vida real de las empresas, la T que representa las cuentas contables (y que se denomina libro mayor) tiene el siguiente formato:
Fecha Concepto Debe Haber Saldo
Elementos de las cuentas Siguiendo el principio de dualidad econmica se estableci un mtodo para representar las cuentas el cual guarda similitud con la balanza y que se ha denominado esquema de libro mayor o cuenta T, por la similitud que existe entre el fiel de la balanza y sus dos brazos con esa letra del alfabeto, la cual queda presente en cada cuenta. En este esquema, se personaliza la cuenta pues cada una de ellas debe poseer un nombre el cual va situado en la parte superior cubriendo los brazos que conforman la T, la columna situada a la izquierda se denomina como se dijo (DEBE) y la de la derecha (HABER) y el registro en la columna del (DEBE) se conjuga como debitar o cargar y la afectacin en la columna del (HABER) se conjuga como acreditar o abonar. Esta representacin de la cuenta en esquema de mayor, la podemos ejemplarizar de la siguiente manera:
Dbito o debitar, cargo o cargar, tiene como significado registrar una cantidad en la parte izquierda de la cuenta o columna DEBE Crdito o acreditar, abono o abonar, tiene como significado registrar una cantidad en la parte derecha de la cuenta o columna HABER Movimiento de la cuenta La suma de los valores registrados en la columna izquierda (HABER) o valores acreditados y la suma de los valores registrados en la columna derecha (DEBE) o valores debitados constituye lo que se denomina movimiento. La suma de los cargos o dbitos de una cuenta se denomina movimiento deudor, igualmente la suma de los abonos o crditos de una cuenta es el movimiento acreedor Saldo de la cuenta En forma simple el saldo de una cuenta es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor en otras palabras es el valor residual de la cuenta despus de un movimiento. Dado que existen dos tipos de movimientos tambin existirn dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor. Las cuentas cuyo valor residual o saldo se acumula en la columna del DEBE, se conocen como cuentas de naturaleza dbito, siendo estas todas las que representan un recurso o un egreso para la empresa; as mismo, las cuentas cuyo saldo se acumula en la columna HABER, se denominan cuentas de naturaleza crdito y son las que representan una obligacin o un ingreso para la empresa. Saldo deudor Para obtener el valor residual de la cuenta o saldo se utiliza el siguiente mtodo: Se totalizan los valores registrados en las columnas del DEBE y del HABER o sea los movimientos deudor y acreedor. En las cuentas de naturaleza dbito, lgicamente la columna DEBE ser mayor que la del HABER, lo cual representar un desequilibrio que es necesario restablecer, colocando una cantidad en la columna HABER de tal manera que esta se iguale a la columna del DEBE, la cantidad que restablece el equilibrio (homeostasis) es el balance de la cuenta y ser el valor residual que queda despus de las operaciones relacionadas con la misma o saldo. Cuando no existen registros en la columna del HABER, entonces el saldo es el total que arroja la columna del DEBE. Al totalizar las dos columnas y obtener el equilibrio, se debe trazar una lnea doble que indica que las cantidades subrayadas por esta doble lnea no cuentan para clculos posteriores. Saldo acreedor El procedimiento es el mismo para las cuentas de naturaleza crdito, se totalizan los valores registrados en las columnas del DEBE y HABER, la columna HABER, ser mayor que la del DEBE lo cual representar un desequilibrio que tambin es necesario restablecer, colocando una cantidad en la columna DEBE de tal manera que esta se iguale a la columna del HABER, igualmente la cantidad restablecedora del equilibrio (homestasis) es el balance de la cuenta y ser el valor residual que queda despus de las operaciones relacionadas con la misma o saldo. Cuando no existen registros en la columna del DEBE, entonces el saldo es el total que arroja la columna del HABER. Ejemplo
Cuenta Saldada Una cuenta se salda o cierra cuando la sumatoria de los valores registrados en la columna DEBE es igual a la sumatoria de los valores registrados en la columna HABER. En este caso no existe desequilibrio y por tanto el sistema mantiene su homeostasis, es decir, no hay cantidad restablecedora del equilibrio, no hay saldo. Los elementos de las cuentas tambin deben poseer: Denominacin: Es el ttulo o designacin de los conceptos que se desea representar Fecha: En la cual se produce la registracin Detalle: De lo que se desea registrar. Parte Numrica: Anotacin numrica de las operaciones realizadas. Son los cambios que se producen en el patrimonio con motivo de los hechos econmicos que originan las anotaciones.
Clasificacin de las cuentas Las cuentas se clasifican en primer lugar en dos grandes grupos: Cuentas reales: Este grupo estar representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, est se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores sealan como cuentas palpables. Adems, las cuentas reales tienen las caractersticas de ser cuentas de carcter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el Balance general. Cuentas nominales: Tienen como caracterstica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o prdida del negocio. Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, prdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como cuenta de resultados. Adems de las cuentas reales y nominales encontramos tambin las cuentas Mixtas y las cuentas de Orden. Cuentas mixtas: Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada est formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre econmico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos. Cuentas de orden: Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentados al pie del Balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra. Caja Cuenta real de activo circulante. Refleja el dinero disponible en la empresa en un momento determinado, su saldo puede ser deudor o cero, en ningn caso esta cuenta puede tener saldo acreedor. Tambin se puede decir que es el dinero propiedad de la empresa, existente en su propia oficina para la fecha del balance. Fondos fijos Cuenta real de activo circulante, llamada comnmente Caja Chica, es una cantidad de dinero en curso legal determinado por la empresa para entender pagos menores de carcter general o de carcter previamente determinado. Bancos Cuenta real de activo circulante. Comprende el efectivo que la empresa tiene depositado en instituciones bancarias o de crdito, siempre y cuando el mismo est disponible. Generalmente este monto est representado por cuentas corrientes. Se utiliza esta cuenta para registrar el dinero que tenemos depositado en los bancos con los que trabajamos, el saldo en esta cuenta puede ser deudor o cero y en muy escasas excepciones puede tener saldo acreedor. Plazos fijos Cuenta real de activo circulante. Perodo concedido por el pago de una deuda o para la presentacin al pago de determinados documentos financieros, dentro del cual no se producen inters de demora o penalizacin. Colocaciones Cuenta real de activo circulante. Son todas aquellas acciones y bonos que ponen la empresa en juego en la bolsa de valores en un perodo corto o prolongado para obtener mayores beneficios. Efectos por cobrar Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta la utilizamos para registrar lo que nos deben nuestros clientes. Estos activos estn representados por letras de cambio, pagars, etc., los cuales generalmente provienen de ventas a servicios a Crdito hechos por la empresa a terceras personas, son documentos de mucho valor jurdicos, por cuanto se pueden hacer exigibles a la fecha de vencimiento o proceder a su cobro por va judicial en una forma rpida, en otras palabras se originan de las ventas o de los servicios a crdito prestados por la empresa, los mismos se encuentran respaldados por documentos mercantiles de carcter negociable. Efectos por cobrar descontados Cuenta real complementaria de activo (Activo circulante). El saldo de la cuenta est constituido por el valor nominal de los documentos que han sido entregados en descuento a una entidad financiera. Saldo normal Acreedor Cuentas por cobrar Cuenta real de activo circulante. Representan el monto total que adeudan los clientes a la empresa, con motivo de las ventas o servicios que el mismo presta representadas por facturas o Notas de Dbitos.
Clasificacin Segn su naturaleza Patrimoniales Se utilizan para representar los elementos del patrimonio. De esta manera existen cuentas patrimoniales de activo, de pasivo y de patrimonio neto. De resultado Sirven para representar los resultados positivos o negativos que obtiene la empresa al realizar su gestin. As podemos diferenciar cuentas de ingresos y egresos De movimiento o transitorias Son utilizadas por un tiempo determinado, para mostrar el movimiento producido y luego desaparecen pasando su saldo a otras cuentas. Regularizadoras Permiten corregir el saldo de otras cuentas, brindando ms informacin acerca de determinadas situaciones. Existen cuentas regularizadoras del Activo, del Pasivo y del Patrimonio Neto. De orden Son cuentas que sirven para recordar situaciones dadas que pueden crear inconvenientes a la empresa. Se usan de a pares y no producen cambios de ninguna ndole en el patrimonio. Ejemplo: Una empresa recibe de un proveedor mercaderas en consignacin, para exhibirlas y tratar de venderlas. Si las vende, le paga al proveedor el precio de costo. Si no las vende, se las devuelve al proveedor. Esas mercaderas no forman parte del patrimonio de la empresa porque no le pertenecen, pero pueden originarle inconvenientes si se pierden o se arruinan ya que debern ser pagadas al proveedor. Las cuentas de orden a utilizar en este caso son: Mercaderas recibidas en consignacin (deudora) Acreedores por mercaderas recibidas en consignacin (acreedora)
Cuentas reales o de balance En contabilidad, en el plan de cuentas existen unas cuentas denominadas reales, cuentas que conforman el balance general y de ah su nombre. Las cuentas reales o de balance, son pues aquellas cuentas que al cerrar el ejercicio contable, permanecen dentro del balance general de la empresa. Recordemos que el balance general est compuesto por los activos, los pasivos y el patrimonio de la empresa, luego las cuentas reales con las cuentas que corresponden a estos rubros. En el plan nico de cuentas para comerciantes colombiano, las cuentas reales son las siguientes: 1: Activo 2: pasivo 3: patrimonio
Cuentas nominales Las cuentas nominales son cuentas temporales utilizadas en el proceso de la contabilidad. Estas cuentas son usadas para monitorear cantidades en un perodo de tiempo y cuando ste ha terminado, dichas cuentas vuelven a tener un balance igual a cero. La contabilidad est compuesta de distintos tipos de cuentas y una compaa utiliza estas cuentas para mantener un seguimiento de sus transacciones financieras tambin Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Prdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas. Ingresos: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo. Gastos: Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una prdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios pblicos y otros. Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en l Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es dbito. Costo de Ventas: Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta. Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en l Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es dbito. Cuentas de orden: Hay dineros, documentos y bienes que estn en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociacin. Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es dbito. Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia o en Garanta. Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociacin constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, stas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crdito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia. Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.
Cuentas mixtas Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada est formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre econmico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos pre pagados o diferidos. Las cuentas mixta tienen la particularidad de poderse reflejar en el balance general y el estado de resultado; como las cuentas de inventarios de mercancas, materia prima, productos en proceso y productos terminados, las cuales presentarn su saldo al final del ao como activos; y la diferencia entre el saldo inicial y el saldo final se presentar en el estado de resultados determinando el costo de la mercanca vendida
Cuentas de orden Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio que son: Cuentas recordatorias: Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas: Efectos enviados al cobro Banco Cuenta Giros. Mercancas dadas en consignacin. Fondos en fideicomiso. Cuentas de valoracin: Permiten mostrar los valores reales o contables de algunos bienes y derechos a una fecha determinada (Saldo Acreedor).
Cuentas de valoracin La valoracin del activo fijo consiste en registrarlos por su valor exacto, es decir, al costo menos su depreciacin, agotamiento o amortizacin acumulada segn sea el caso, Representan una disminucin al saldo de las cuentas de activo a las cuales valan. Las cuentas de valuacin se utilizan para reflejar el valor de realizacin de algn activo o para mostrar el valor segn libros o la distribucin del costo histrico. Algunas cuentas de valuacin o complementarias de activo son: Provisin para cuentas incobrables Depreciacin acumulada Amortizacin acumulada Ejemplo: Si suponemos que una maquinaria, en las labores de produccin, se ha desgastado, prdida de valor, por Bs. 40000, la cuenta que refleje la prdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuacin. En este caso la informacin contable seria la siguiente: Maquinaria: valor de costo Bs.100000,- Menos: prdida de valor (Depreciacin acum. Maquinaria) (Bs. 40000,-) Valor contable actual Bs. 60000,-)
Cuentas transitorias Utilizacin El uso de cuentas transitorias permite reconciliar el saldo de la cuenta en su institucin bancaria con el saldo de su cuenta de mayor correspondiente. Las cuentas transitorias aseguran que todas las entradas y salidas de pagos se contabilicen en la cuenta de mayor bancaria cuando el dinero se cargue/abone en la propia cuenta bancaria. Las entradas y salidas de pagos se contabilizan en la cuenta bancaria principal una vez se ha recibido e introducido el extracto bancario. Integracin El plan de cuentas que proporciona el sistema estndar contiene varias cuentas transitorias distintas. Existen cuentas transitorias de cheques a pagar, cheques a cobrar, giros telegrficos emitidos y dbitos bancarios.
El programa de pagos y el procesamiento de depsito ampliado utilizan tambin el mtodo de cuenta transitoria. La gestin de caja evala las cuentas transitorias. Para obtener ms informacin, vase la documentacin de la Gestin de caja y las cuentas para el programa de pagos.
Clasificacin por su jerarqua Cuentas principales o de control Bsicamente, las "cuentas control" es o son las cuentas del libro mayor que contiene los totales de las cuentas de detalle. Part de la base que no habr cambio en una cuenta de control si no se ha producido un cambio en la cuenta de detalle. La cuenta de control tambin suele llamarse cuenta de mayor o cuenta centralizadora. Tambin la cuenta de control, se refleja el saldo total de las cuentas asociadas con auxiliares contables. Se reflejan las cuentas tanto por cobrar como pendientes de pagar, se les llama cuentas de control ya que sirven como un comprobante de los ingresos y egresos auxiliares. Para obtener esta informacin se debe realizar un registro individual de cada cliente, esta informacin despus se ordena como mejor convenga, siendo en orden alfabtico el modo ms comn o por nmeros seriados. Cada una de estas cuentas se denomina cuenta auxiliar contable. Cuentas auxiliares o sub cuentas Es cuando una empresa factura a sus clientes por servicios prestados o productos vendidos, por lo general mantiene un libro mayor de cuentas por cobrar, el cual mantiene un registro de la cantidad total de dinero que los clientes deben a la empresa. Para dar seguimiento del dinero que debe cada cliente, la compaa tambin mantiene libros de cuentas auxiliares. Se dice que una cuenta es auxiliar cuando contiene el desglose detallado de otra cuenta principal. Por ejemplo: Cuando vendes en cuenta corriente vas usar la cuenta Deudores por Ventas, (cuenta principal), pero por cada uno de los clientes vas a usar una cuenta individual que lo identifique, que se debitara por la entrega de la mercadera en cuenta corriente y se acreditara cuando este cliente cancele esa deuda. Esa es una cuenta auxiliar. El saldo (deudor o acreedor) de todas las cuentas auxiliares que tengas, va a tener que coincidir con el saldo de la cuenta principal, que es la arriba indicada (Deudores por Ventas)
ndice
Introduccin. La cuenta. Elementos de la cuenta. Clasificacin de las cuentas. Clasificacin segn su naturaleza. Cuentas reales. Cuentas nominales. Cuentas mixtas. Cuentas de orden. Cuentas de valoracin. Cuentas transitorias. Cuentas principales o de control. Cuentas auxiliares o sub cuentas. Conclusin. Bibliografa.
Introduccin El presente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia del estudio de las cuentas en la contabilidad por lo cual es importante entender los diversos puntos que derivan de la cuenta. Posteriormente, analizaremos puntos importantes como lo son las cuentas, sus elementos, la clasificacin, cuentas reales, mixtas, de valoracin, orden, transitorias, nominales entre algunas otras ms. Todo lo aqu expuesto es de mucha importancia ya que cotidianamente vemos como sociedades presentan problemas por falta de conocimiento de lo que son las cuentas e incluso vemos como las mismas prosperan en el campo del comercio y la economa Este tema es muy extenso, complejo y difcil de analizar y es por eso que es importante prestarle atencin detalladamente a cada uno de estos puntos expuesto en este trabajo
Conclusin
Hemos concluido en este trabajo un tema tan importante como los son las cuentas una base tan fundamental en la contabilidad y es por eso que es importante mencionar que las La cuenta es el elemento bsico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos y que tiene que ver con Las transacciones econmicas. Tambin pudimos aprender cuales son los elementos de la cuenta, su clasificacin y todos los tipos de cuentas que derivan de la misma y es por eso que un tema tan extenso como lo es las cuentas es muy importante para el desarrollo profesional de cada uno ya que es base fundamental de la contabilidad.