INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIN Y PROTECCIN DE DATOS

Manual de Usuario

Generador de Avisos de Privacidad

Versin 1.0

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Acerca de este manual .......................................................................................... 3 1 A quin va dirigido este m anual .......................................................................... 3 2 Introduccin............................................................................................................. 3 3 Definicin ................................................................................................................. 3 II Uso del sistema Generador de Avisos de Privacidad ....................................... 4 1 Registro de usuario ................................................................................................. 4 2 Acceso al sistema .................................................................................................... 6 3 Salir del sistema .................................................................................................... 7 4 Recuperar contrasea............................................................................................. 8 5 Modificar datos del usuario ................................................................................... 11 6 M en s a j e "Sin Avisos de Privacidad Generados" ............................................ 14 7 Crea un Aviso de Privacidad .................................................................................. 15 8 Descripcin del listado de Avisos ........................................................................ 18 9 Eliminar Aviso de Privacidad .................................................................................. 19 10 Modificar Aviso de Privacidad ............................................................................... 19 11 Ver Aviso de Privacidad......................................................................................... 22 12 Opciones al momento de visualizar el Aviso de Privacidad ............................. 22 13 Seleccin del modelo de Aviso ............................................................................. 23 14 Mensajes de ayuda emergentes .......................................................................... 23

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Acerca de este manual

El manual de usuario del sistema Generador de Avisos de Privacidad provee a l o s u s u a r i o s d e l a informacin Avisos de Privacidad. 1 A quin va dirigido este m anual necesaria para operar la herramienta y generar sus

Este manual est orientado a usuarios tpicos de aplicaciones web que requieren utilizar el sistema para generar avisos de privacidad. 2 Introduccin

El sistema Generador de Avisos de Privacidad es una solucin informtica que ha sido desarrollada para facilitar la creacin de avisos de privacidad que los responsables del tratamiento de datos personales tienen la obligacin de poner a disposicin de los titulares de los mismos. 3 Definicin

El sistema Generador de Avisos de Privacidad es una herramienta que permite a los responsables del tratamiento generar el aviso de privacidad de manera automatizada, en formato de impresin, con base en la informacin que el propio responsable proporcione con relacin a los tratamientos que lleva a cabo, y de acuerdo con los elementos informativos que establece la Ley Federal de Proteccin de Datos Personales en Posesin de los Particulares, su Reglamento y los Lineamientos del Aviso de Privacidad.

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II

Uso del sistema Generador de Avisos de Privacidad

A continuacin se describen las actividades que pueden realizarse en el Generador de A visos de Privacidad (en adelante GAP o sistema) por parte de los usuarios. 1 Registro de usuario Para tener acceso al GAP es necesario registrar un usuario siguiendo los siguientes pasos: Paso 1. En la pgina de inicio del GAP seleccione la opcin Regstrate aqu.

Paso 2. . Ingrese la informacin de los campos obligatorios.

Paso 3.Una vez que complete el formulario elija la opcin Finalizar Registro.

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a. En caso de existir error en los datos usados para el registro, el sistema enviar el mensaje correspondiente. Corrija los errores y vuelva a intentarlo.

b. Si los datos utilizados pasan la validacin del registro, el sistema cambiar a la pgina de inicio y comunicar que el usuario ha sido registrado.

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Acceso al sistema Paso 1. En la pgina de inicio del GAP ingrese su usuario y contrasea registrados en los campos del formulario.

Paso 2.

Una vez llenado el formulario seleccione la opcin Ingresar.

a. En caso de que la combinacin de usuario/contrasea sea incorrecta se desplegar en pantalla el mensaje Nombre de usuario o contrasea incorrectos:

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Paso 3. Si se ingres un usuario/contrasea correcto se iniciar sesin y el sistema mostrar el panel de avisos del usuario una vez que sus datos hayan sido validados.

Salir del sistema Paso 1. En el panel del usuario d clic sobre la imagen parte superior derecha del rea de navegacin. que se encuentra en la

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Paso 2. Una vez terminada la sesin, el sistema mostrar la pgina de inicio y el mensaje Su sesin en el sistema ha finalizado que confirma que ha salido de forma correcta del sistema.

Recuperar contrasea Paso 1. En la pgina de inicio del GAP seleccione la opcin Recuperar Contrasea.

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Paso 2.

Ingrese los datos obligatorios solicitados en el formulario. El campo

Email debe de ser el registrado por el usuario en el sistema.

Paso 3. Elija Recuperar, con los campos contestados, para realizar la peticin de cambio de contrasea.

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Paso 4. El sistema restablecer la contrasea y la enviar al correo electrnico registrado del usuario. En pantalla se mostrar el mensaje Se envi correo con la contrasea.

a. En caso que la combinacin usuario/email sea incorrecta o no corresponda con los datos del registro, el sistema no restablecer la contrasea e indicar en pantalla el mensaje No existe registro asociado a la combinacin dada de usuario/contrasea.

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b. En caso que los caracteres no concuerden con los de la imagen, se enviar el mensaje Por favor inserte el texto de la imagen superior.

Modificar datos del usuario Paso 1. En el panel de usuario, una vez que haya ingresado al sistema, seleccione la opcin Modificar Cuenta de Usuario.

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Paso 2. Se mostrar en pantalla un formulario similar al usado en el registro de la cuenta con los datos del usuario (a excepcin de la contrasea por razones de seguridad).

Paso 3. Modifique los datos que desee y escriba su contrasea y confrmela. En caso de colocar una nueva contrasea y confirmarla, sta se establecer para la cuenta de usuario.

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Paso 4.

Elija Modificar para completar el proceso.

a. En caso de que no se ingrese algn dato, se mostrar en pantalla el mensaje El usuario no pudo ser actualizado. Por favor intente de nuevo. Adicionalmente, se pueden desplegar mensajes debajo de los campos con las fallas en las validaciones de datos.

b. Si el cambio fue exitoso, el sistema mostrar el panel de usuario y el mensaje Se han actualizado los datos.

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M en s a j e "Sin Avisos de Privacidad Generados"

Cuando el usuario no ha generado ningn aviso de privacidad en su panel, en la seccin de Mis Avisos se mostrar el mensaje Sin Avisos de Privacidad Generados. Si el usuario tiene avisos creados, en esta misma seccin se visualiza la lista de los mismos. a. Panel de usuario sin avisos de privacidad creados.

b. Panel de usuario con avisos de privacidad creados.

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Crea un Aviso de Privacidad Paso 1. En el panel de usuario seleccione la opcin Nuevo Aviso.

Paso 2.

Confirme que desea crear un aviso eligiendo Crear Aviso. Si elige

Cancelar el aviso no ser creado y se regresar al panel del usuario.

Si elige Crear Aviso se mostrar una ventana con informacin importante para el usuario, en la cual deber hacer clic para iniciar con el llenado del aviso de privacidad.

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Paso 3.

El sistema mostrar la primera seccin del cuestionario.

Paso 4. Conteste las preguntas, recuerde que aqullas marcadas con un asterisco rojo son obligatorias, salvo que dependan de una pregunta anterior.

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Paso 5. Seleccione la opcin Siguiente(o bien, la opcin Finalizar Registro en la ltima seccin). Las respuestas sern guardadas y el sistema ir a la siguiente seccin.

a.

En caso de que alguna pregunta obligatoria no fuese respondida, el

sistema no guardar ninguna respuesta ni avanzar a la siguiente seccin.

Paso 6. En caso de encontrarse en la ltima seccin, al seleccionar Finalizar Registro y no haber errores, se mostrar el panel de usuario con el nuevo aviso generado en la lista de avisos.

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Descripcin del listado de Avisos

En el panel del usuario se puede ver el listado de avisos generados en tres columnas: (i) Folio, que muestra el folio del aviso, (ii) Creado, que muestra la fecha y hora en que el aviso fue creado, y (iii) Modificado, que muestra fecha y hora del ltimo cambio sufrido por el aviso (modificacin de respuestas). Adicionalmente a estas columnas se cuenta con las siguientes opciones por cada a viso de privacidad: Ver el aviso de privacidad. Modificar las respuestas del cuestionario asociado al aviso de privacidad. Eliminar el aviso de privacidad. Es importante mencionar que el listado se encuentra paginado, es decir, que existe un lmite en el nmero de avisos mostrados por pantalla. Cuando este nmero se excede, se generan tantas pginas nuevas como sean necesarias para contener los avisos. En tal caso, las opciones <<< Anterior y Siguiente >>> se activan para navegar entre pginas (no es una navegacin web, sino dentro del listado de avisos). Los avisos aparecen ordenados por folio en forma ascendente. Este orden se modifica h aciendo clic u n a v e z sobre las cabeceras de columnas, para ordenar de forma ascendente, y una segunda vez para hacerlo en orden descendente.

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Eliminar Aviso de Privacidad Paso 1. Para eliminar un aviso, seleccione la opcin en la lnea que corresponda al aviso que desea eliminar.

Paso 2. Confirme en el cuadro de dilogo emergente que desea eliminar el aviso de privacidad seleccionado.

Paso 3 Una vez realizado esto, el sistema mostrar un mensaje de eliminacin del aviso.

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Modificar Aviso de Privacidad

Paso 1. Seleccione la opcin modificar. del correspondiente aviso que desea

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Paso 2 . Se desplegar una pantalla donde deber elegir la seccin que desea modificar de una lista desplegable.

Paso 3.

Elija la opcin Modificar.

Paso 4. Se desplegarn las preguntas de la seccin elegida. Modifique las respuestas deseadas, recuerde que las marcadas con asterisco rojo son de respuesta obligatoria. Una vez terminadas las modificaciones, seleccione la opcin Actualizar para guardar las respuestas.

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Paso 5. El resultado de la peticin, sea exitosa o no, se mostrar en la pantalla de seleccin de seccin.

Paso 6. En caso de que el usuario no capture alguna respuesta obligatoria, el sistema le informar al usuario la seccin y preguntas que faltan por responder.

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Paso 1 Paso 2

Ver Aviso de Privacidad

Seleccione la opcin visualizar. la seccin II. En este ejemplo se muestra un aviso de privacidad corto. correspondiente al aviso que desea

Se mostrar el modelo del aviso de privacidad de acuerdo a lo seleccionado en

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Opciones al momento de visualizar el Aviso de Privacidad

En la pantalla donde se muestra el aviso de privacidad usted podr ver la opcin de descarga del aviso de privacidad en formato PDF en la parte superior derecha, que se describe a continuacin: Exportar el aviso a PDF, si se selecciona esta opcin se abre una pestaa con el contenido HTML del aviso convertido en un documento PDF. Visualizar en navegador, si se selecciona esta opcin se abrir una pestaa con la vista previa del aviso de privacidad, con la opcin de impresin. Descargar en DOC, si se selecciona sta opcin se descargar el aviso de privacidad generado en formado DOC, a fin de que realice las modificaciones y adecuaciones que desee. Esta opcin cierra la pestaa que contiene el aviso de privacidad visualizado.

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Seleccin del modelo de Aviso

Los modelos generados para el aviso de privacidad dependen de las respuestas dadas en la seccin II del cuestionario.

Para generar el aviso de privacidad de su inters, elija aquella opcin que refiera al tipo de aviso que desee elaborar: la primera para el integral, la segunda para el simplificado y la tercera para el corto.

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Mensajes de ayuda emergentes

El sistema cuenta con ayudas emergentes en algunas preguntas a lo largo de la generacin del aviso de privacidad para que al usuario le sea ms fcil aclarar la pregunta en turno, para acceder a dicha ayuda, basta con dirigir el puntero del mouse hacia el cono para poder consultarla.

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Al mover el puntero del mouse fuera del cono, la informacin de ayuda se ocultar de forma automtica.

En caso de que el contenido de la pestaa no muestre un PDF, esto puede deber a que probablemente no tenga instalado PDF Reader y el pluggin para browser. Puede descargarlo en la siguiente direccin http://get.ado be.com/reader/ II Si por alguna razn no contest una seccin previa a la que desea modificar el aviso no se lo permitir y le

mostrar un mensaje solicitndole contestar la(s) seccin( es) previa(s) .

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