Módulo Del Coordinador V 3

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIN DE MODERNIZACIN Y SISTEMAS Sistema Institucional de Tutoras

Fecha de Emisin Original: Abril 2005 Revisin Nmero: 0 Fecha de Revisin:
APLICACIN:
MDULO DE LA DOSE
VERSIN 3.0
Aprob
Autoriz
I.S.C. Luis Alejandro Ramrez Abundis Jefe del Departamento de Proyectos
Lic. en Comp. Sergio Ordez Lpez Director de Modernizacin y Sistemas
Elabor
Revis
L.S.C. Jessica Lozada Amador Desarrollador de aplicaciones
I.S.C. Luis Alejandro Ramrez Abundis Jefe del Departamento de Proyectos
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CONTENIDO
1. Objetivo de la aplicacin. ....................................................................................................................................3 1.1. Quin la debe de usar?.................................................................................................................................3 1.2. Importancia de los datos que se registran desde esta aplicacin. .................................................................3 2. Cmo se instala?................................................................................................................................................3 3. Tipo de aplicacin. ...............................................................................................................................................6 3.1. Requerimientos tcnicos de la aplicacin. ......................................................................................................6 4. Iniciando una sesin de trabajo..........................................................................................................................6 5. Funcionalidades (Opciones del men principal). .............................................................................................9 5.1. Catlogos. .......................................................................................................................................................9 5.1.1. Coordinadores de tutoras. ......................................................................................................................9 5.1.1.1 Agregar a un coordinador de tutoras................................................................................................9 5.1.1.2 Eliminar a un coordinador de tutoras. ............................................................................................11 5.1.1.3 Cambiar a un coordinador de tutoras.............................................................................................12 5.1.1.4 Imprimir un reporte de todos los coordinadores de tutoras............................................................12 5.1.2. Problemas a tratar. ................................................................................................................................13 5.1.2.1 Insertar un registro. .........................................................................................................................14 5.1.2.2 Eliminar un registro..........................................................................................................................14 5.1.2.3 Modificar un registro. .......................................................................................................................14 5.1.2.4 Desplazarse entre los registros. ......................................................................................................15 5.1.2.5 Consultar todos los registros e imprimir un reporte.........................................................................15 5.2. Elaboracin de constancias. .........................................................................................................................16 5.2.1. Especificar el tutor a quien se entregar la constancia. ........................................................................17 5.2.2. Especificar el perodo que abarca la constancia. ..................................................................................18 5.2.3. Especificar las firmas de quienes autorizarn la constancia. ................................................................19 5.2.4. Imprimir la constancia. ...........................................................................................................................19 5.3. Reportes. .......................................................................................................................................................21 5.3.1 Historial de tutoras. ................................................................................................................................22 5.3.1.1 Historial de tutoras realizadas por tutor..........................................................................................22 5.3.1.2 Historial de tutoras realizadas por tutorado....................................................................................24 5.3.2 Tutoras realizadas. ................................................................................................................................27 5.3.2.1 Tutoras realizadas por rea acadmica. ........................................................................................28 5.3.2.2 Tutoras realizadas por programa educativo...................................................................................30 5.3.2.3 Tutoras realizadas por tutores........................................................................................................33 5.3.2.4 Tutoras realizadas por tutorados....................................................................................................36 5.3.3 Tutores ....................................................................................................................................................39 5.3.4 Tutorados ................................................................................................................................................41 5.4. Acerca de... ...................................................................................................................................................43 5.5. Salir ...............................................................................................................................................................44 6. Qu hacer en caso de problemas?.................................................................................................................44
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1. Objetivo de la aplicacin.
Permitir a la Direccin de Orientacin y Servicios Educativos (DOSE), el registro de datos para administracin y control de la informacin del programa de tutoras de la Universidad Autnoma del Estado de Hidalgo.
1.1. Quin la debe de usar?
Esta aplicacin esta orientada para que la DOSE, mantenga actualizados los catlogos del programa de tutoras, emita constancias y tenga acceso a lo que reportan los involucrados en dicho programa. El director por medio de su nmero de empleado y nmero de identificacin personal (NIP) tiene acceso a la informacin por medio de esta aplicacin. Es su responsabilidad conocer y dar seguimiento a esta informacin.
1.2. Importancia de los datos que se registran desde esta aplicacin.
Al hacer uso de esta aplicacin, usted es responsable de registrar y mantener permanentemente actualizados los datos en la aplicacin. La calidad de los datos es su responsabilidad, un dato por si mismo es de vital importancia en cualquier sistema de informacin, por lo que debe ser real y oportuno, para que en conjunto con otros ms, puedan informar del mismo modo. Bajo su control estn el catlogo que identifica los problemas que el tutor trata con un alumno y el catlogo que permite a los coordinadores de tutoras en las diferentes escuelas de la UAEH, el acceso a su respectiva aplicacin. De igual forma es su responsabilidad emitir las constancias en el perodo y con las firmas adecuadas para los tutores.
2. Cmo se instala?
Este mdulo lo puede obtener a travs de la pgina de Internet dedicada al Sistema Institucional de Tutoras o bien en la Direccin de Modernizacin y Sistemas. Para la instalacin del Mdulo de Docencia seguiremos los siguientes pasos: NOTA: Si usted ya cuenta en su computadora con la conexin al servidor de base de datos de la UAEH, vaya al Paso 4.
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Paso 1. Una vez en la pgina, deber ubicar la seccin con el ttulo Conexin al servidor de base de datos, de donde obtendr el archivo dando clic en la liga Bajar aplicacin y guarde este archivo llamado Discos de Instalacin 5.exe en su computadora (este archivo esta compactado). Paso 2. Ubique el archivo Discos de Instalacin 5.exe en la ruta en donde le indic guardarlo y de un doble-clic para descompactarlo, el mensaje que le mostrar es sobre la licencia del descompactador:
De clic en el botn OK, y ver la siguiente ventana, en donde le indicar la ruta qu desee que el archivo de instalacin ya descompactado se encuentre, con el botn Browse. Una vez indicada la ruta, de clic en el botn Unzip.
El programa empezar a descompactar y le mostrar el siguiente mensaje:
De un clic en OK y cierra la ventana del descompactador. Paso 3. Ubique la ruta de su computadora en donde indic que se descompactar el archivo y ver que le creo una carpeta llamada DISK1, dentro de esta carpeta encontrar el archivo de instalacin para la conexin al servidor de base de datos, llamado SETUP.EXE, ejectelo.
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Aparecer la siguiente pantalla de instalacin y siga los pasos que le indica.
Paso 6. Introduzca el DISCO 1 de instalacin en su unidad de discos flexibles, abra la carpeta DISK1, dentro de esta carpeta encontrar el archivo de instalacin para la conexin al servidor de base de datos, llamado SETUP.EXE y ejectelo. Aparecer la siguiente pantalla de instalacin y siga los pasos que le indica.
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El sistema queda instalado en su computadora, creando un acceso directo desde Inicio-Programas-SIT-Mdulo de la DOSE.
3. Tipo de aplicacin.
Esta aplicacin se considera de Administracin ya que permiten registrar y dar mantenimiento a datos, que contribuyen a definir la conducta del sistema de informacin o bien la clasificacin de los datos.
3.1. Requerimientos tcnicos de la aplicacin.
Se requiere de un equipo con las siguientes caractersticas mnimas para utilizar el sistema: -Procesador Pentium II a 100 Mhz. -64 MB en memoria. -Monitor color, con resolucin de 800x600 pixeles. -Conexin a la red Universitaria con acceso a Internet. -Windows 98 o superior.
4. Iniciando una sesin de trabajo.

Siga los siguientes pasos Paso 1. Debe dar clic en Inicio/Programas/SIT/Mdulo de la DOSE lo cual ejecutar la aplicacin y aparecer la siguiente ventana.
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Figura 1. Ventana de acceso a la aplicacin.
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Observacin importante: Si la versin de esta aplicacin se encuentra vencida, es decir, que existe una versin ms reciente que reemplaza a sta, a usted le aparecer la siguiente ventana de aviso.
Figura 2. Ventana de aviso cuando la aplicacin esta vencida y es necesaria su actualizacin.
Para que usted pueda actualizar la aplicacin debe dar clic sobre el texto en azul que dice Visita la pgina de aplicaciones, lo cual lo llevar a un sitio de Internet de donde usted podr traer instalar en su computadora la versin ms reciente de esta aplicacin. Paso 2. Si desea proceder a hacer uso de las funciones de la aplicacin; usted debe proporcionar su nmero de empleado y nmero de identificacin personal (NIP) y dar clic en el botn debe dar clic en el botn ; en caso contrario; usted
Si usted no cuenta con los privilegios para acceder a esta aplicacin el sistema le enviara por medio de una ventana de aviso un mensaje de acceso denegado (Fig. 3).
Figura 3. Ventana de aviso de Acceso denegado.
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5. Funcionalidades (Opciones del men principal).

La ventana principal de la aplicacin esta constituida por una barra de mens que permiten el acceso a cada funcionalidad, por lo que describiremos por bloques de funcionalidades.
5.1. Catlogos.
Figura 4. Men Catlogos.
Se podrn administrar los datos de los catlogos de Coordinadores de tutoras y Problemas a tratar. 5.1.1. Coordinadores de tutoras. Si usted da clic en esta opcin tendr acceso a una ventana desde la que podr registrar a los encargados de coordinar el programa de tutoras en las diferentes escuelas de la UAEH y para cada una de las carreras que se imparten en la misma (Fig. 5)
Figura 5. Ventana para mantenimiento del catlogo de Coordinadores de tutoras.
Desde esta ventana usted puede: 5.1.1.1 Agregar a un coordinador de tutoras. Elija la escuela, campus o rea acadmica de la lista que se le presenta y de clic en el botn de la ventana. El sistema le mostrar otra ventana desde la cual usted deber elegir la escuela, programa educativo y al responsable de coordinar el programa de tutoras en dicha escuela y programa (Fig. 6)
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Figura 6. Ventana para agregar coordinadores de tutoras.
En esta ventana, se le mostrar la escuela que eligi en la ventana previa, pero si usted lo desea puede elegir otra de la lista la escuela, campus o instituto para la cual desea agregar un coordinador. Despus de que haya elegido la escuela, la lista de programas educativos que se encuentra abajo se actualizar con aquellos que son impartidos en dicha escuela. Elija un programa educativo. Para agregar al coordinador, debe realizar una bsqueda en la base de datos del personal de la UAEH, por lo que debe dar clic en el botn , y el sistema le mostrar la ventana Buscar Coordinador (Fig. 7)
Figura 7. Ventana para buscar personal de la UAEH.
Desde esta ventana usted puede realizar una bsqueda de personas a partir del nombre, apellido paterno, apellido materno o a partir de los tres datos, escribiendo en las cajas de texto el dato correspondiente y dando clic en el botn . Los resultados de su bsqueda se mostrarn en la lista que despliega el No. de empleado y nombre del usuario, si su bsqueda no tiene xito, la lista simplemente no mostrar nada. Es
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importante mencionar que su bsqueda puede no traer resultados porque posiblemente usted est buscando el nombre o algn apellido que en la base de datos se haya registrado en forma diferente en cuanto a la ortografa, por ejemplo, si usted busca a una persona cuyo nombre es Mara y usted ingresa esto mismo en la caja de texto del nombre sin obtener resultados, intente ingresar Maria sin acento puesto que posiblemente as se haya registrado en la base de datos. De igual forma con los campos de apellido paterno y apellido materno. Cuando usted da clic en el botn que pueda realizar una nueva bsqueda. , las cajas de texto y la lista de resultados se ponen en blanco para
Una vez que haya encontrado en la base de datos de personal al coordinador que desea agregar, seleccinelo , e inmediatamente despus la ventana en la lista de resultados de su bsqueda y de clic en el botn Buscar Coordinador se cerrar y el nombre del coordinador se desplegar en la caja de texto amarilla correspondiente al coordinador, en la ventana Agregar coordinadores de tutoras.
Figura 8. Ventana para buscar personal de la UAEH.
De clic en el botn para guardar en la base de datos o clic en el botn para que no se guarden las modificaciones. Si da clic en Aceptar, se cerrar la ventana y el coordinador se agregar en la lista que se muestra en la ventana Coordinadores de tutoras en las escuelas de la UAEH (Fig. 5) 5.1.1.2 Eliminar a un coordinador de tutoras. Para quitar a un coordinador de tutoras, primero debe elegir la escuela, campus o instituto de la lista, en la ventana Coordinadores de tutoras en las escuelas de la UAEH (Fig. 5), en la que dicha persona es coordinador. El sistema le mostrar entonces una lista de los programas educativos de dicha escuela y sus coordinadores. Seleccione de la lista de coordinadores al que desea eliminar y de clic en el botn sistema le mostrar la siguiente ventana de confirmacin: , entonces el
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Figura 9. Ventana para confirmar una peticin de borrado de registro.
De clic en el botn de Aceptar para confirmar la operacin de borrado o bien clic en el botn de Cancelar para que el coordinador no sea eliminado. 5.1.1.3 Cambiar a un coordinador de tutoras. Para realizar esta operacin debe quitar al coordinador que desea cambiar y despus agregar al nuevo coordinador, realizando las operaciones descritas en las dos secciones anteriores de este manual. 5.1.1.4 Imprimir un reporte de todos los coordinadores de tutoras. Si desea consultar todos los registros del catlogo, de clic en el botn ventana de presentacin preliminar del reporte, como la que sigue: y el sistema le mostrar una
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Figura 10. Ventana para imprimir reporte de coordinadores de tutoras.
Dando clic al icono
usted podr enviar a su impresora el reporte que ve en la pantalla.
5.1.2. Problemas a tratar. Si usted da clic a esta opcin tendr acceso a una ventana que permitir registrar datos sobre el catlogo de Problemas a tratar (Fig. 11)
Figura 11. Ventana para mantenimiento del catlogo Problemas a tratar.
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Desde esta ventana usted puede: 5.1.2.1 Insertar un registro. De clic sobre el botn marcado con el signo + (mas). El cursor se ubicar sobre el campo donde usted escribir la descripcin del nuevo problema y se activarn los botones permitirn grabar el nuevo registro o cancelar la accin. 5.1.2.2 Eliminar un registro. Para eliminar un registro lo primero que debe usted hacer es ubicarlo, para ello debe emplear la barra de ). Cuando usted haya ubicado el registro de clic sobre el botn desplazamiento entre registros ( (eliminar), el cul ejecutar una accin que le mostrar la ventana Confirmacin (Fig. 12) que sirve para que usted elimine el registro en caso que de clic usted sobre el botn Si, en caso de no estar seguro de querer borrar el registro, por favor de clic sobre el botn denominado No. (grabar) y (cancelar), los cuales le
Figura 12. Ventana para confirmar o cancelar una peticin de borrado de registro.
5.1.2.3 Modificar un registro. Para modificar un registro lo primero que debe usted hacer es ubicarlo, para ello debe emplear la barra de ). Cuando usted haya ubicado el registro de clic sobre el botn desplazamiento entre registros ( (modificar), el cul ubicar el cursor sobre el campo de la Descripcin del problema, lo que le permitir hacer las actualizaciones correspondientes; se activarn los botones permitirn grabar el nuevo registro o cancelar la accin. Importante: Debido a que los catlogos son empleados para clasificar informacin usted debe considerar los siguientes puntos antes de realizar algn cambio en la descripcin de un nombre en el catlogo. 1. Si ya se han asociado otros datos con esta informacin, se recomienda no modificar el nombre debido a que la informacin histrica sera alterada. 2. Si usted no esta seguro de que ya hay datos asociados a la informacin de este catlogo, por favor comunquese a la Direccin de Modernizacin y Sistemas, para que le orienten al respecto. (grabar) y (cancelar), los cuales le
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5.1.2.4 Desplazarse entre los registros. Si usted desea recorrer los registros para ubicar uno en especfico, puede hacerlo dando clic sobre los botones ). Los botones realizan las siguientes acciones: de la barra de desplazamiento entre registros ( Accin Ir al primer registro de la tabla. Avanzar al siguiente registro. Retroceder al registro anterior. Ir al ltimo registro de la tabla. 5.1.2.5 Consultar todos los registros e imprimir un reporte. Si usted desea consultar todos los registros del catlogo, de clic en el botn desplegar una denominada Problemas a tratar en las tutoras (Fig. 13). , y el sistema Botn
Figura 13. Ventana para ver todos los problemas a tratar en una tutora del catlogo.
Si da clic a botn
el sistema le presentar la ventana de presentacin preliminar del reporte (Fig. usted podr enviar a su impresora el reporte que ve en la pantalla.
14), desde la cual dando clic al icono
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Figura 14. Ventana de vista preliminar del reporte de problemas a tratar.
5.2. Elaboracin de constancias.
Cuando usted de clic en la opcin Elaboracin de constancias, el sistema le mostrar la siguiente ventana:
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Figura 15. Ventana de elaboracin de constancias.
Desde esta ventana usted puede imprimir las constancias de participacin en el programa de tutoras para los tutores de las diferentes escuelas, campus o institutos de la UAEH, en el lapso que usted determine. Las constancias se emiten por rea acadmica para cada tutor, por ejemplo, si un tutor se encuentra dado de alta como tal en tres reas acadmicas, se emitirn tres constancias para esta persona, una por cada rea acadmica en la que participa como tutor. Sin importar el orden en que lo haga, es necesario que ingrese los siguientes datos: tutor, perodo de la constancia y firmas de la constancia, que son las tres secciones en las que se encuentra dividida la ventana. A continuacin se describe lo que debe ingresar en cada dato y como debe hacerlo.
5.2.1. Especificar el tutor a quien se entregar la constancia. Deber especificar el rea acadmica y el nombre del tutor para quien ser emitida la constancia. En la seccin Tutor, cuando usted selecciona un rea acadmica de la lista, la lista de nombres de los tutores se actualizar con aquellos que estn dados de alta en el sistema como tutores en dicha rea acadmica. Una vez que haya seleccionado el rea acadmica, elija de la siguiente lista el nombre del tutor a quien se emitir la constancia.
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5.2.2. Especificar el perodo que abarca la constancia. El Perodo de la constancia es el rango de fechas en el cual el sistema buscar cuntas tutoras realiz el tutor y el nmero de alumnos que tiene o que tuvo asignados durante ese tiempo. Cabe mencionar que el sistema slo contabilizar aquellas tutoras que el alumno haya confirmado en este perodo, puesto que son las que se consideran como tutoras realizadas. Debe indicar la fecha de inicio y fecha final del perodo. Al dar clic en la flecha de las cajas de texto que se encuentran delante de la etiqueta Perodo, el sistema le mostrar un calendario de donde debe seleccionar el da, mes y ao, tal como se muestra a continuacin:
Figura 16. Calendario para seleccionar fechas en la ventana.
y Desde este calendario usted puede desplazarse a meses y aos anteriores o posteriores con los botones respectivamente, una vez que vea en el calendario el mes y ao que desea slo de clic en el da que desee, el calendario lo pinta con un crculo de color azul marino, desaparece de la pantalla y la fecha que usted seleccion se muestra en la caja de texto; o bien, puede capturar directamente la fecha ingresando primero el da, despus el mes y por ltimo el ao (formato de fecha DD/MM/AAAA), en dicha caja de texto. De esta misma forma que se acaba de explicar, debe capturar la Fecha de la constancia, que es la fecha que aparecer como el da en que se emiti la constancia y que por defecto es la fecha actual. En la caja de texto Nombre del perodo, debe teclear el nombre que comnmente se le da al perodo de fechas seleccionado para la constancia. Por ejemplo, si usted seleccion en el rango de fechas del 19/07/2004 al 20/12/2004, puede nombrar al periodo como julio diciembre de 2004. Este dato es obligatorio, si usted quiere imprimir la constancia sin haber ingresado el nombre del perodo, el sistema le enviar el siguiente mensaje:
Figura 17. Mensaje de advertencia de dato faltante.
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De clic en el botn de Aceptar e ingrese el dato que se le solicita. 5.2.3. Especificar las firmas de quienes autorizarn la constancia. Las Firmas de la constancia son los nombres y cargos o puestos de las personas que firmarn la constancia para que sta se considere vlida. En la caja de texto de Nombre firma uno teclee el nombre de una de las personas que desee firme la constancia (por ejemplo, el nombre de quien coordina el programa de tutoras a nivel institucional) y en la caja de texto Cargo que se muestra enseguida, teclee el nombre del puesto que ocupa (por ejemplo, coordinador del programa institucional de tutoras de la U.A.E.H.). As mismo deber teclear el nombre y cargo de la otra persona que firmar la constancia en Nombre firma dos y Cargo. La firma uno se mostrar a la en la parte inferior izquierda de la constancia y la firma dos en la parte inferior derecha. Estos datos son obligatorios, si usted quiere imprimir la constancia sin haber ingresado alguno de ellos, el sistema le enviar un mensaje de advertencia como el que sigue:
Figura 18. Mensaje de advertencia de dato faltante.
De clic en el botn de Aceptar e ingrese el dato que se le solicita. 5.2.4. Imprimir la constancia. Antes de imprimir, la pantalla de Elaboracin de constancias debe contener todos los datos de la constancia, como se muestra a continuacin:
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Figura 19. Datos de la constancia.
Para ver una vista previa de la constancia de clic en el botn . El sistema le mostrar la siguiente ventana, con los datos que usted ingres y con los encontrados en la base de datos acerca del nmero de alumnos y tutoras realizadas en el perodo de la constancia:
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Figura 20. Vista preliminar de la constancia.
usted podr enviar a su impresora la constancia que ve en la pantalla o bien, puede dar Dando clic al icono clic en el botn Cerrar y regresar a la pantalla de Elaboracin de constancias para modificar los datos.
5.3. Reportes.
En esta opcin del men principal usted encontrar, al dar clic, un submen como se muestra a continuacin:
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Figura 21. Submen de reportes.
Desde estas opciones el sistema le permite imprimir reportes de los alumnos tutorados y tutores dados de alta en el sistema as como del nmero de tutoras realizadas por los tutores y del historial de tutoras por tutor o por alumno. A continuacin se explica como tener acceso a estos reportes. 5.3.1 Historial de tutoras. El historial de tutoras consiste en la presentacin de todos los datos de una tutora realizada o recibida por un tutor o un tutorado, es decir, la fecha en que se program y realiz la tutora, as como las notas que el tutor y el coordinador de tutoras de la escuela agregaron a dicha tutora. Usted puede imprimir un historial de las tutoras que ha impartido un tutor o de las que ha recibido un alumno, por lo que al dar clic en el submen Historial de tutoras, el sistema le mostrar otro submen del que deber seleccionar si desea consultar el historial por tutor o por tutorado.
Figura 22. Submen de historial de tutoras.
5.3.1.1 Historial de tutoras realizadas por tutor. Cuando usted da clic en el submen Por tutor del men Historial de tutoras, el sistema le muestra la siguiente pantalla:
Figura 23. Ventana de Historial de tutoras por tutor.
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A continuacin de especificar los datos del tutor y el perodo en que desea se realice la consulta del historial. En la seccin Datos del tutor, primero debe elegir un rea acadmica, cuando lo haya hecho el sistema actualizar la lista de programas educativos con aquellos que son impartidos en el rea acadmica seleccionada. De igual forma, debe elegir un programa educativo y el sistema actualizar la lista de tutores con aquellos que estn dados de alta para el rea acadmica y programa educativo seleccionados. Finalmente, elija el tutor de quien desea conocer su historial de tutoras realizadas. En la seccin Perodo de la consulta debe indicar la fecha de inicio y fecha final del perodo. Al dar clic en la de las cajas de texto de fecha, el sistema le mostrar un calendario de donde debe seleccionar el da, flecha mes y ao, tal como se muestra a continuacin:
y Desde este calendario usted puede desplazarse a meses y aos anteriores o posteriores con los botones respectivamente, una vez que vea en el calendario el mes y ao que desea slo de clic en el da que desee, el calendario lo pinta con un crculo de color azul marino, desaparece de la pantalla y la fecha que usted seleccion se muestra en la caja de texto; o bien, puede capturar directamente la fecha ingresando primero el da, despus el mes y por ltimo el ao (formato de fecha DD/MM/AAAA), en dicha caja de texto. . Si el tutor seleccionado no realiz tutoras Una vez ingresados todos los datos, de clic en el botn durante el perodo de consulta especificado, el sistema le enviar el siguiente mensaje:
Figura 25. Mensaje de aviso.
De clic en el botn Aceptar, el sistema cerrar la ventana del aviso y quedar en espera de que ingrese nuevos criterios de bsqueda.
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En caso de que si se hayan encontrado datos para los criterios ingresados, el sistema le mostrar una ventana de presentacin preliminar del reporte del historial. El historial lo conforman todas las tutoras que recibieron los alumnos por parte del tutor, ordenados alfabticamente y por nmero de citas. Por cada tutora se presentan los datos como se ve en la siguiente pantalla:
Figura 26. Reporte de historial de tutoras por tutor.
Si desea enviar a su impresora el reporte, de clic en el botn 5.3.1.2 Historial de tutoras realizadas por tutorado.
de la ventana.
Cuando usted da clic en el submen Por tutorado del men Historial de tutoras, el sistema le muestra la siguiente pantalla:
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Figura 27. Ventana de Historial de tutoras por tutorado.
A continuacin de especificar los datos del tutorado y el perodo en que desea se realice la consulta del historial. En la seccin Datos del tutorado, puede buscar al alumno ya sea por su nmero de cuenta o por su nombre. Cabe mencionar que slo puede realizar la bsqueda por alguno de estos dos criterios y no por ambos, por lo que el sistema inhabilita una u otra seccin cuando ingresa datos en algn campo, por ejemplo, si ingresa un nmero de cuenta, el sistema no le permite teclear apellido paterno, materno o nombre y viceversa. Una vez que haya ingresado su criterio de bsqueda, de clic en el botn. Si su bsqueda no arroj resultados, la lista de alumnos de la ventana se quedar en blanco y el sistema quedar en espera de que usted realice una nueva bsqueda, en caso contrario el sistema desplegar los resultados de su bsqueda en la lista con los siguientes datos: No. de cuenta y nombre del alumno, programa educativo en que se encontr y estado de inscripcin en dicho programa (inscrito, dado de baja, egresado, etc.) En la seccin Perodo de la consulta debe indicar la fecha de inicio y fecha final del perodo. Al dar clic en la flecha de las cajas de texto de fecha, el sistema le mostrar un calendario de donde debe seleccionar el da, mes y ao, tal como se muestra a continuacin:
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y Desde este calendario usted puede desplazarse a meses y aos anteriores o posteriores con los botones respectivamente, una vez que vea en el calendario el mes y ao que desea slo de clic en el da que desee, el calendario lo pinta con un crculo de color azul marino, desaparece de la pantalla y la fecha que usted seleccion se muestra en la caja de texto; o bien, puede capturar directamente la fecha ingresando primero el da, despus el mes y por ltimo el ao (formato de fecha DD/MM/AAAA), en dicha caja de texto. Una vez que haya seleccionado al alumno de la lista de resultados de su bsqueda, as como el perodo de la consulta, de clic en el botn . Si el alumno seleccionado no recibi tutoras durante el perodo de consulta especificado, el sistema le enviar el siguiente mensaje:
De clic en el botn Aceptar, el sistema cerrar la ventana del aviso y quedar en espera de que ingrese nuevos criterios de bsqueda. En caso de que si se hayan encontrado datos para los criterios ingresados, el sistema le mostrar una ventana de presentacin preliminar del reporte del historial. El historial lo conforman todas las tutoras que recibi el alumno por parte de su tutor, ordenado por nmero de citas. Por cada tutora se presentan los datos como se ve en la siguiente pantalla:
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Figura 30. Reporte de historial de tutoras por tutor.
Si desea enviar a su impresora el reporte, de clic en el botn 5.3.2 Tutoras realizadas.
de la ventana.
Los reportes de tutoras realizadas consisten en un conteo del nmero de tutoras que han sido confirmadas por los alumnos tutorados y que por lo tanto se consideran como realizadas por el tutor. Usted puede solicitar el reporte por cada una de las reas acadmicas de la UAEH, por programa educativo que se imparte en cada rea acadmica, por tutor o por tutorado. Por lo que el sistema le muestra estas opciones en el submen de opciones del men Tutoras realizadas como se presenta a continuacin:
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Figura 31. Submen de tutoras realizadas
A continuacin se explica en que consiste cada una de estas opciones. 5.3.2.1 Tutoras realizadas por rea acadmica. Este reporte le mostrar el nmero de tutoras realizadas por los tutores en todas o en determinada rea acadmica de la UAEH. Cuando usted de clic en el submen Por rea acadmica del men Tutoras realizadas el sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 32. Ventana de reporte de tutoras por rea acadmica.
Primero debe seleccionar de la lista el rea acadmica sobre la que desea imprimir el reporte o bien, indicar que desea un reporte de todas las reas acadmicas dando clic en la opcin de Todas que le presenta la pantalla. En la seccin Perodo de consulta debe indicar la fecha de inicio y fecha final del perodo. Al dar clic en la flecha de las cajas de texto de fecha, el sistema le mostrar un calendario de donde debe seleccionar el da, mes y ao, tal como se muestra a continuacin:
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y Desde este calendario usted puede desplazarse a meses y aos anteriores o posteriores con los botones respectivamente, una vez que vea en el calendario el mes y ao que desea slo de clic en el da que desee, el calendario lo pinta con un crculo de color azul marino, desaparece de la pantalla y la fecha que usted seleccion se muestra en la caja de texto; o bien, puede capturar directamente la fecha ingresando primero el da, despus el mes y por ltimo el ao (formato de fecha DD/MM/AAAA), en dicha caja de texto. Una vez que haya ingresado los datos que se le solicitan, de clic en el botn . Si el sistema no encontr datos para elaborar el reporte con los criterios que usted ha especificado, le enviar el siguiente mensaje:
En caso de que existan datos para elaborar el reporte, el sistema le mostrar una pantalla de vista preliminar del mismo, en donde se enlista el nombre del rea acadmica y el nmero de tutoras que se realizaron, como se muestra a continuacin:
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Figura 35. Reporte de tutoras realizadas por rea acadmica.
De clic en el botn
para enviar el reporte a su impresora.
5.3.2.2 Tutoras realizadas por programa educativo. Este reporte le mostrar el nmero de tutoras realizadas por los tutores en todos o en determinado programa educativo impartido en la UAEH. Cuando usted de clic en el submen Por programa educativo del men Tutoras realizadas el sistema le mostrar la siguiente ventana:
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Figura 36. Ventana de reporte de tutoras por programa educativo.
Primero debe seleccionar de la lista un rea acadmica, entonces el sistema actualizar la lista de programas educativos que se imparten en el rea acadmica seleccionada, despus debe seleccionar el programa educativo sobre el que desea imprimir el reporte. O bien, puede indicar que desea un reporte de todas las reas acadmicas y por lo tanto de todos los programas educativos dando clic en la opcin de Todas en la seccin rea acadmica de la ventana. De igual forma puede imprimir un reporte de todos los programas educativos de determinada rea acadmica, dando clic en la opcin de Todos en la seccin Programa educativo de la ventana. En la seccin Perodo de consulta debe indicar la fecha de inicio y fecha final del perodo. Al dar clic en la flecha de las cajas de texto de fecha, el sistema le mostrar un calendario de donde debe seleccionar el da, mes y ao, tal como se muestra a continuacin:
y Desde este calendario usted puede desplazarse a meses y aos anteriores o posteriores con los botones respectivamente, una vez que vea en el calendario el mes y ao que desea slo de clic en el da que desee, el calendario lo pinta con un crculo de color azul marino, desaparece de la pantalla y la fecha que usted seleccion se muestra en la caja de texto; o bien, puede capturar directamente la fecha ingresando primero el da, despus el mes y por ltimo el ao (formato de fecha DD/MM/AAAA), en dicha caja de texto.
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Una vez que haya ingresado los datos que se le solicitan, de clic en el botn . Si el sistema no encontr datos para elaborar el reporte con los criterios que usted ha especificado, le enviar el siguiente mensaje:
En caso de que existan datos para elaborar el reporte, el sistema le mostrar una pantalla de vista preliminar del mismo, en donde se enlista el nombre del rea acadmica, despus el o los programas educativos y el nmero de tutoras que se realizaron, como se muestra a continuacin:
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Figura 39. Reporte de tutoras realizadas por programa educativo.
De clic en el botn
5.3.2.3 Tutoras realizadas por tutores. Este reporte le mostrar el nmero de tutoras realizadas por todos o por determinado tutor dado de alta en el sistema institucional de tutoras de la UAEH. Cuando usted de clic en el submen Por tutores del men Tutoras realizadas el sistema le mostrar la siguiente ventana:
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Figura 40. Ventana de reporte de tutoras por tutor.
Primero debe seleccionar de la lista un rea acadmica, entonces el sistema actualizar la lista de programas educativos que se imparten en el rea acadmica seleccionada, despus debe seleccionar un programa educativo, enseguida el sistema actualizar la lista de tutores dados de alta para ese programa educativo y de esta lista usted debe seleccionar al tutor sobre el que desea imprimir el reporte. O bien, puede indicar que desea un reporte de todas las reas acadmicas y por lo tanto de todos los programas educativos y todos los tutores dando clic en la opcin de Todas en la seccin rea acadmica de la ventana. De igual forma, si ya seleccion un rea acadmica, puede imprimir un reporte de todos los tutores de todos los programas educativos de dicha rea acadmica, dando clic en la opcin de Todos en la seccin Programa educativo de la ventana. Si ya ha seleccionado un rea acadmica y un programa educativo y desea un reporte de todos los tutores de dicho programa educativo, de clic en la opcin Todos de la seccin Tutor de la pantalla. En la seccin Perodo de consulta debe indicar la fecha de inicio y fecha final del perodo. Al dar clic en la flecha de las cajas de texto de fecha, el sistema le mostrar un calendario de donde debe seleccionar el da, mes y ao, tal como se muestra a continuacin:
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y Desde este calendario usted puede desplazarse a meses y aos anteriores o posteriores con los botones respectivamente, una vez que vea en el calendario el mes y ao que desea slo de clic en el da que desee, el calendario lo pinta con un crculo de color azul marino, desaparece de la pantalla y la fecha que usted seleccion se muestra en la caja de texto; o bien, puede capturar directamente la fecha ingresando primero el da, despus el mes y por ltimo el ao (formato de fecha DD/MM/AAAA), en dicha caja de texto. . Si el sistema no Una vez que haya ingresado los datos que se le solicitan, de clic en el botn encontr datos para elaborar el reporte con los criterios que usted ha especificado, le enviar el siguiente mensaje:
En caso de que existan datos para elaborar el reporte, el sistema le mostrar una pantalla de vista preliminar del mismo, en donde se enlista el nombre del rea acadmica, despus los programas educativos, los tutores en dichos programas y el nmero de tutoras que se realizaron, como se muestra a continuacin:
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Figura 43. Reporte de tutoras realizadas por tutor.
De clic en el botn
5.3.2.4 Tutoras realizadas por tutorados. Este reporte le mostrar el nmero de tutoras que se confirmaron por parte de todos o por determinado tutorado dado de alta en el sistema institucional de tutoras de la UAEH. Cuando usted de clic en el submen Por tutorados del men Tutoras realizadas el sistema le mostrar la siguiente ventana:
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Figura 44. Ventana de reporte de tutoras por tutorado.
Primero debe seleccionar de la lista un rea acadmica, entonces el sistema actualizar la lista de programas educativos que se imparten en el rea acadmica seleccionada, despus debe seleccionar un programa educativo, enseguida el sistema actualizar la lista de tutores dados de alta para ese programa educativo, seleccione un tutor y el sistema actualizar la lista de tutorados con los nombres de los alumnos que tiene asignados dicho tutor, finalmente, de esta lista, usted debe seleccionar al tutorado sobre el que desea imprimir el reporte. O bien, puede indicar que desea un reporte de todos los tutorados de todos los tutores en determinado programa educativo y rea acadmica seleccionando un rea acadmica, un programa educativo y dando clic en la opcin de Todos de la seccin Tutor de la pantalla; de igual forma puede elegir un tutor y dar clic en la opcin de Todos de la seccin Tutorado para que el reporte obtenga datos de todos los tutorados un tutor. En la seccin Perodo de consulta debe indicar la fecha de inicio y fecha final del perodo. Al dar clic en la flecha de las cajas de texto de fecha, el sistema le mostrar un calendario de donde debe seleccionar el da, mes y ao, tal como se muestra a continuacin:
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y Desde este calendario usted puede desplazarse a meses y aos anteriores o posteriores con los botones respectivamente, una vez que vea en el calendario el mes y ao que desea slo de clic en el da que desee, el calendario lo pinta con un crculo de color azul marino, desaparece de la pantalla y la fecha que usted seleccion se muestra en la caja de texto; o bien, puede capturar directamente la fecha ingresando primero el da, despus el mes y por ltimo el ao (formato de fecha DD/MM/AAAA), en dicha caja de texto. Una vez que haya ingresado los datos que se le solicitan, de clic en el botn . Si el sistema no encontr datos para elaborar el reporte con los criterios que usted ha especificado, le enviar el siguiente mensaje:
En caso de que existan datos para elaborar el reporte, el sistema le mostrar una pantalla de vista preliminar del mismo, en donde se enlista el nombre del rea acadmica, despus el programa educativo, los tutores en dicho programa, los tutorados de estos tutores y el nmero de tutoras que se realizaron, como se muestra a continuacin:
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Figura 46. Reporte de tutoras realizadas por tutorado.
De clic en el botn 5.3.3 Tutores
Este reporte muestra a los tutores y su horario de tutoras agrupados por rea acadmica y por programa educativo. Al dar clic en el men Tutores de la opcin del men principal Reportes, el sistema le presentar la siguiente ventana:
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Figura 47. Ventana de reporte de tutores.
. El sistema le mostrar Elija un rea acadmica o de clic en la opcin de Todas y de clic en el botn una vista preliminar del reporte de tutores que incluye el nombre del tutor y el horario de tutoras que ste tiene, para cada una de las reas acadmicas o para la que usted haya seleccionado, agrupados por programa educativo.
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Figura 48. Reporte de tutores dados de alta en el sistema institucional de tutoras de la UAEH.
De clic en el botn 5.3.4 Tutorados
Este reporte muestra a los tutorados y sus tutores, agrupados por rea acadmica y por programa educativo. Al dar clic en el men Tutorados de la opcin del men principal Reportes, el sistema le presentar la siguiente ventana:
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Figura 49. Ventana de reporte de tutorados.
. El sistema le mostrar Elija un rea acadmica o de clic en la opcin de Todas y de clic en el botn una vista preliminar del reporte de tutorados que incluye el nombre del tutorado y de su tutor, para cada una de las reas acadmicas o para la que usted haya seleccionado, agrupados por programa educativo.
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Figura 50. Reporte de tutores dados de alta en el sistema institucional de tutoras de la UAEH.
De clic en el botn
5.4. Acerca de...
En esta opcin del Men Principal usted encontrar informacin sobre a que sistema pertenece la aplicacin, de quien es el dominio del mismo, la versin de la aplicacin, la fecha de su elaboracin y quien lo desarrollo.
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5.5. Salir
En esta opcin del Men Principal cierra la ventana de la aplicacin, cerrando as mismo la conexin entre su computadora y el servidor de datos.
6. Qu hacer en caso de problemas?

Si usted tiene algn problema con el uso de la aplicacin por favor siga los siguientes pasos: Paso 1. Cuando se presenta un problema, generalmente el propio sistema notifica de esto, por lo que usted debe poner atencin. Observe y anote los mensajes que el sistema o su computadora le emita, as mismo la hora en que ocurre la falla, agregue si es la primera ocasin en que esto ocurre o es ya recurrente. Importante: Si no tiene conocimientos al respecto, no intente nada por su cuenta acuda al soporte tcnico que corresponda o al ms cercano a su alcance. Paso 2. Trate de identificar el origen del mensaje. Esto le ayudar a ser ms preciso en buscar la ayuda que usted pudiese requerir. Esta aplicacin esta diseada bajo la filosofa cliente-servidor, por lo que puede presentar los siguientes problemas: Mensaje/Causa(s) Solucin(es) 1. Verifique que su mquina esta perfectamente conectada a la red. 2. Cercirese que los servicios de red estn activos. Puede usted 1. Que su mquina no este conectada a la red. verificarlo consultado la 2. Que la red este fallando y se haya perdido la conexin entre el punto donde se pgina web encuentra su computadora y el servidor. institucional o una del exterior. 3. Intente nuevamente usar la aplicacin. Si no tiene xito. Usted debe llamar a la Direccin de Telecomunicaciones.
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1. No esta bien configurada la conexin al servidor de base de datos que requiere la aplicacin. Este mensaje puede variar dependiendo la versin del sistema operativo que emplee su computadora. El mensaje que se muestra en la figura anterior es emitido cuando la aplicacin corre sobre el sistema operativo Windows 2000.
1. Consulte el Apartado de Instalacin de esta aplicacin y observe lo referente a la conexin al servidor de datos. Si despus de realizar lo indicado en el manual su aplicacin sigue sin funcionar, llame al Departamento de Proyectos de la Direccin de Modernizacin y Sistemas.
Paso 3. Ya que identific la posible causa dirjase al soporte correspondiente, dando referencia de los datos que usted anot. Importante: Recuerde, si la falla es sobre la red usted debe acudir a la Direccin de Telecomunicaciones, si es sobre la Aplicacin aqu descrita acuda a la Direccin de Modernizacin y Sistemas y si es su computador el que presenta fallas acuda al Centro de Cmputo Acadmico para que reciba servicio.
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DIRECCIN DE MODERNIZACIN Y SISTEMAS Sistema Institucional de Tutoras

I.S.C. Luis Alejandro Ramrez Abundis Jefe del Departamento de Proyectos

Lic. en Comp. Sergio Ordez Lpez Director de Modernizacin y Sistemas

L.S.C. Jessica Lozada Amador Desarrollador de aplicaciones

I.S.C. Luis Alejandro Ramrez Abundis Jefe del Departamento de Proyectos

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El programa empezar a descompactar y le mostrar el siguiente mensaje:

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Aparecer la siguiente pantalla de instalacin y siga los pasos que le indica.

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4. Iniciando una sesin de trabajo.

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Figura 1. Ventana de acceso a la aplicacin.

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Figura 2. Ventana de aviso cuando la aplicacin esta vencida y es necesaria su actualizacin.

Figura 3. Ventana de aviso de Acceso denegado.

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5. Funcionalidades (Opciones del men principal).

Figura 4. Men Catlogos.

Figura 5. Ventana para mantenimiento del catlogo de Coordinadores de tutoras.

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Figura 6. Ventana para agregar coordinadores de tutoras.

Figura 7. Ventana para buscar personal de la UAEH.

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Figura 8. Ventana para buscar personal de la UAEH.

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Figura 9. Ventana para confirmar una peticin de borrado de registro.

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Figura 10. Ventana para imprimir reporte de coordinadores de tutoras.

Dando clic al icono

usted podr enviar a su impresora el reporte que ve en la pantalla.

Figura 11. Ventana para mantenimiento del catlogo Problemas a tratar.

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14), desde la cual dando clic al icono

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Figura 14. Ventana de vista preliminar del reporte de problemas a tratar.

5.2. Elaboracin de constancias.

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Figura 15. Ventana de elaboracin de constancias.

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Figura 16. Calendario para seleccionar fechas en la ventana.

Figura 17. Mensaje de advertencia de dato faltante.

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Figura 18. Mensaje de advertencia de dato faltante.

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Figura 19. Datos de la constancia.

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Figura 20. Vista preliminar de la constancia.

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Figura 21. Submen de reportes.

Figura 22. Submen de historial de tutoras.

Figura 23. Ventana de Historial de tutoras por tutor.

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Figura 24. Calendario para seleccionar fechas en la ventana.

Figura 25. Mensaje de aviso.

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Figura 26. Reporte de historial de tutoras por tutor.

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