LIBROS DE COMERCIO

Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio con carta dirigida a la Cmara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo.

LIBROS DE COMERCIO
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: (se subraya) 1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por resmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. 4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para: (se subraya) a. Conocer las transacciones individuales, cuando stas se registren en los libros de resumen en forma global.

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b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones. c. Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras. d. Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos. e. Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin, y control del ente econmico. 6. "Cumplir las exigencias de otras normas legales".

L I BRO S DE C O M ERC I O
Libros obligatorios para todos los comerciantes (personas naturales y jurdicas) Registro mercantil. a. Para comerciantes personas naturales: a) libro diario, b) libro mayor y balances y c) libro de inventarios y balances, y b. Para comerciantes personas jurdicas: (Libros de contabilidad) a) libro diario, b) libro mayor y balances, c) libro de inventarios y balances y d) libros de actas de junta de socios, de junta directiva, de asamblea, de registro de socios y de registro de accionistas; dependiendo de la naturaleza jurdica de la sociedad. Los libros auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos.

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Respecto a la forma de llevar los libros por parte de los comerciantes, el artculo 48 ibdem establece: Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. As mismo ser permitida la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. Seala el artculo 50 dem: La contabilidad solamente podr llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujecin a las reglamentaciones que expida el gobierno.

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Debe tenerse en cuenta que la obligacin de los comerciantes de registrar los libros en forma fsica, entre ellos, los de contabilidad continua vigente, siendo las entidades encargadas de llevar el registro mercantil de los comerciantes, las Cmaras de Comercio. Sobre el particular la Superintendencia de Industria y Comercio expres: Ahora bien, teniendo en cuenta que los comerciantes deben inscribir en el registro mercantil todos los libros respecto de los cuales la ley exija esa formalidad, de conformidad con lo establecido en el artculo 39 del Cdigo de Comercio, la forma de hacer tal registro est por ahora referida a documentos fsicos, en papel, de tal suerte que, aunque es posible conservar los libros en medio tcnico, magntico o electrnico en tanto que se garantice su reproduccin exacta- su registro presupone la existencia del soporte fsico y hasta tanto el registro previo de los libros en un medio diferente al papel no sea posible, deben seguirse llevando en papel aquellos libros cuyo registro sea obligatorio. (Concepto 06076353 del 29 de agosto de 2006).

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Sanciones para Contadores, Revisores y Comerciantes por el inadecuado manejo de los Libros de Comercio

Algunas veces los Contadores Pblicos y Revisores Fiscales delegan demasiado sus funciones en personal de la empresa que no conoce las prohibiciones sobre el manejo de los libros de comercio, sin tener consideracin de las sanciones que esto acarrea.

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La primera sancin: Que es la menos grave, es la imposicin de multa por parte de la Superintendencia de Sociedades (art. 86, numeral 3 de la Ley 222/95), la cual en el artculo 58 del C.Co. la establece en un tope mximo de cinco mil pesos ($5.000). Multa irrisoria frente a las 3 siguientes sanciones establecidas en el mismo artculo. La segunda: Es que los libros que fueron alterados segn las prohibiciones mencionadas anteriormente, carecern de todo valor legal como prueba a favor legal, en otras palabras, prcticamente es como si el comerciante no llevara Libros de Comercio. La tercera: Es la mas sorprendente, ya que la ley rompe la presuncin de inocencia del Contador, el Revisor Fiscal y el Empresario. En el artculo 58 de la norma citada, se establece que cuando no se pueda determinarse con certeza la responsabilidad de quien cometi la infraccin, se presume la responsabilidad y por ende la solidaridad en el castigo de multa al empresario, su Contador Pblico y el Revisor Fiscal. Y la Cuarta: Cualquier maniobra sobre los Libros de Comercio puede ser considerado como una maniobra para defraudar a las autoridades judiciales y administrativas, por lo que el hecho ser puesto en conocimiento de la Fiscala General de la Nacin para que investigue la posible realizacin de un delito.

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CONSECUENCIAS QUE SE DERIVAN DE LLEVAR LA CONTABILIDAD EN LIBROS NO REGISTRADOS De acuerdo con el artculo 68 del Estatuto Mercantil, la importancia de los libros y papeles del comerciante radica en el hecho de que los mismos constituyen plena prueba de las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre s, tanto judicial como extrajudicialmente. Sin embargo, para que los libros gocen de fuerza probatoria, es necesario que los mismos sean registrados de forma previa a su diligenciamiento, en los trminos del artculo 126 del Decreto 2649 de 1993.

De esta suerte, la contabilidad que se adelante en libros que no hayan sido registrados conforme al artculo 39 del Ordenamiento Mercantil, no est llamada a servir de prueba de las operaciones que realice el comerciante en desarrollo de su empresa social.

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Adems de la sancin de naturaleza probatoria antes referida, el llevar la contabilidad en libros no registrados trae como resultado la violacin del artculo 50 del Cdigo de Comercio, lo que en el caso de las sociedades comerciales las hace susceptibles de sanciones de contenido pecuniario por parte de la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con lo previsto en el artculo 86 numeral 3 de la Ley 222 de 1995.

Por regla general, son las cmaras de comercio los entes encargados de registrar los libros de contabilidad de comerciantes y contribuyentes, pero la legislacin fiscal contempla tambin que algunos contribuyentes deban registrar los libros de contabilidad en la Dian. Esta situacin particular se debe a que las cmaras de comercio slo registran los libros de contabilidad a los comerciantes, a quienes por ley deben llevar contabilidad, luego, quien no est obligado a llevar contabilidad no le sern registrado sus libros en la cmara de comercio, y mientras sus libros no estn registrados en una entidad competente para ello, carecen de toda validez como prueba. Para solucionar esta situacin, la ley tributaria ha contemplado que los libros de contabilidad, de ser el caso, se deben registrar en la Dian, claro, nicamente para efectos tributarios. As lo manifiestan los artculos 87 y 774 del estatuto tributario. Algunas normas se han encargado de contemplar de forma explcita las personas o entidades que deben registrar sus libros de contabilidad en la Dian.

ESTATUTO TRIBUTARIO LIBRO QUINTO Procedimiento Tributario Titulo III Sanciones Sanciones relacionadas con la contabilidad y de clausura del establecimiento Artculos 654 al 658-2 Libros de contabilidad como medio de prueba Articulo 364, 481, 616, 772, 773, 774, 775, 780 y 781.