PROCESO: PRESTACIN DEL SERVICIO

TIPO DE PROCESO: REALIZACIN

INSTRUCTIVO ATENCIN EQUIPOS DE COMPUTO EN TECOLSOF

Tecolsof S.A.S

FECHA DE ACTUALIZACIN:
12-Oct-2011

FECHA

VERSIN:
07

CDIGO:
INS-PS-006

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD:
CONFIDENCIAL

SECCIN

PG.

REV. No.

DATOS REV.

Objetivo

Se amplan el objetivo

16-Jun-2006
14-Dic-2008
16-Jul-2.009

Desarrollo
Desarrollo
Desarrollo

2
2
3

2
3
4

05-Ago.-2011

Todo el
Documento

Todas

Cambio de actividades
Cambio de actividades
Cambio de actividades
Eliminacin del campo vigencia e inclusin
del campo nivel de confidencialidad.
Cambio de Tecolsof Ltda. Por Tecolsof
S.A.S.
Ajuste de estilo del documento.
Ajuste de los cargos responsables del
proceso de acuerdo a la estructura del
organigrama vigente de la organizacin.
Se cambia el logo
Actualizacin del documentos y personas
responsables.

11-Sep.-2003

12-Oct-2011
09-Agosto-2012

Encabezado
Todos el
Documento

Todas
Todas

6
7

1.0 OBJETIVO
Describir la metodologa para realizar el control de todos los equipos que ingresen y
salgan de Laboratorio y sean propiedad de los clientes. Con el fin de que todas la
personas de laboratorio y la direccin de operaciones tenga claridad de los equipos que
se encuentran pendientes de diagnosticar, los que estn en trmite y los que estn listos
para la entrega y bajo qu condiciones deben almacenarse mientras permanezcan en el
laboratorio o en la bodega del mismo.
2.0 ALCANCE
Aplica a todos los equipos que ingresen y salgan de las instalaciones de Tecolsof:
Monitores, Impresoras, Validadoras, CPU, Servidores y sean propiedad del cliente.
3.0 DESARROLLO
PAS
O

ETAPA

Diagnstico

COMO
Si en el diagnstico inicial del
mantenimiento correctivo el tcnico
determina la necesidad de trasladar la
mquina a las instalaciones de Tecolsof,
debe realizar la solicitud a travs de la
orden de servicio.

RESPONSABL
E
Coordinador de
Sistemas,
Tcnico Snior
Junior

''Una vez descargado o impreso este documento se considerar una copia no controlada. Esta versin es vigente si se consulta en la
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VERSIN:
07

CDIGO:
INS-PS-006

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD:
CONFIDENCIAL

Cuando los equipos son ubicados en

Tecolsof, estos deben ser verificados por
el Coordinador de Sistemas o en su
Entrega del equipo defecto por un Tecnico Snior y puesta la
a Tecolsof.
orden de servicio en el Sistema de
Gestin de requerimientos, esta orden de
servicio se realiza teniendo en cuenta el
diagnstico inicial.
Debe identificar a que empresa pertenece
el equipo, se debe colocar sobre la
mquina copia de la Orden de Servicio, en
el momento en que el responsable de esta
funcin se encuentre por fuera de las
Registro
e
instalaciones de Tecolsof, el responsable
identificacin
del
de la recepcin de los equipos debe dar
equipo
cumplimiento a ello.
Nota: Si es un tcnico de la empresa
quien trae el equipo, ser el quien
diligencie el documento especificando su
previo diagnstico.
Se debe revisar cada uno de los equipos
de acuerdo a la fecha de entrada y debe
enviar la informacin de su diagnostico y
los requerimientos a la mesa de ayuda por
medio de la orden de servicio, para que
proceda a comunicar al cliente a travs de
un correo electrnico, si el equipo qued
reparado, depende de un repuesto para
Revisin y
cotizar o hay que dar de baja, esto debe
reparacin del
hacerlo a travs de la orden de servicio
equipo
generada por el Sistema de Gestin de
Requerimientos provisto por la empresa
a travs de un correo electrnico.
Nota: Cuando por causas extremas el
diagnstico no pueda realizarse dentro del
tiempo estipulado (8) das hbiles, debe
informarse al cliente, dando razones
justificables en la demora.
Cotizacin de
Cuando se determine cambio de
repuestos
repuestos el Coordinador de Compras y
Servicios debe realizar la cotizacin de
acuerdo al instructivo para la compra de
Repuestos (INS-CO-006), la cotizacin
debe enviarse al cliente para su previa
autorizacin, esta autorizacin no puede
exceder de quince (15) das, si

Coordinador de
Sistemas
Tecnico Snior
Mesa de Ayuda

Coordinador de
Sistemas
Tecnico Snior
Mesa de Ayuda

Coordinador de
Sistemas

Coordinador de
Compras
Coordinador de
Sistemas
Mesa de Ayuda

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Seguimiento a las
ordenes
de
servicio
y
Comunicacin con
el cliente

Entrega de
Equipos

Entrega de orden
de servicio y
archivo

VERSIN:
07

CDIGO:
INS-PS-006

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD:
CONFIDENCIAL

transcurrido este tiempo no se obtiene

respuesta Mesa de Ayuda debe proceder
a establecer comunicacin con el cliente y
determinar la disposicin del equipo, o en
su defecto cuando esta sea aprobada se
solicita la compra y se entrega el repuesto
al Coordinador de Sistemas.
Es responsabilidad de la Mesa de Ayuda
realizar el respectivo seguimiento a las
rdenes de servicio, estableciendo
controles para garantizar el cumplimiento
en
los
tiempos
establecidos
de
permanencia
de
equipos
en
las
instalaciones de la empresa. La lnea de
comunicacin con el cliente es a travs de
la Mesa de Ayuda y/o el Gestor del
Servicio
Una vez listos los equipos las rdenes
deben estar impresas y evacuadas en el
sistema y organizadas las mquinas para
ser entregadas al Cliente, quien debe
firmar y sellar la copia de la orden de
servicio como evidencia de recibo a
satisfaccin del cliente.
Mesa de Ayuda debe Recepcionar del
Coordinador de Sistemas o Tecnico
Snior las rdenes de servicio entregadas
verificando
que
cumpla
con
las
especificaciones del punto anterior; estas
ordenes de servicio se deben archivar en
la carpeta del cliente

Mesa de Ayuda

Mesa de Ayuda

Coordinador de
Sistemas
Tecnico Snior
Mesa de Ayuda

3.1 FLUJOGRAMA

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CDIGO:
INS-PS-006

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD:
CONFIDENCIAL

4.0 REGLAS GENERALES

Todos los equipos que ingresan a la compaa se les debe de registrar en la

herramienta de Gestion de requerimientos y asignar la orden de servicio la cual
debe ser tramitada, o cerrada segn el caso.
Los Estados que maneja el sistema de gestin de requerimientos son nueva,
Abierta, pendiente por aceptacin y cerrada.
Cuando los equipos se encuentren listos para ser entregados, stos deben estar
previamente limpios y con las rdenes de Servicio en el estado Cerradas.

5.0 RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Coordinador de Sistemas, Mesa de Ayuda y el Coordinador de
Compras y servicios cumplir en su totalidad el presente instructivo.
Es responsabilidad del Gestor del Servicio hacer el debido seguimiento al cumplimiento
del presente instructivo.

ELABOR:
Cargo: COORD CALIDAD

REVIS:
Cargo: GESTOR DEL

APROB:
Cargo: GERENTE GENERAL

SERVICIO

FECHA: 12-Julio-2009

FECHA: 12-Julio-2009

FECHA: 12-Julio-2009

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