Documentos comerciales de la empresa:

DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES

 LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES
 DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y CONTABLE
 DOCUMENTOS JUSTFICANTES: MERCANTILES - TIPO
 ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
 LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUNCIÓN Y CLASIFICACIÓN
 LIBRO DIARIO
 LIBRO MAYOR
 LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES
 LIBROS AUXILIARES
 CORRECCIÓN DE ERRORES
 LEGISLACIÓN MERCANTIL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE
 LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES
A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales el contable se ha de basar en unos
documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos justificantes, los cuales,
además de servir como base para la realización de los asientos contables serán también la
prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los
documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser también conservados,
no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal, y eso está regulado en el artículo
30 del Código de Comercio.
 DOCUMENTACÍON MERCANTIL Y CONTABLE
 Los propios libros contables: basados en otros libros contables
 Documentación relativa a las compras y ventas: albarán, notas de pedido y facturas.
 Documentos relativos al almacén: referidos al registro de compras y ficha de almacén
 Documentos relacionados con cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos
bancarios
 Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidación de impuestos,
nóminas, Tc1 y Tc2
 Otros documentos: pólizas de seguros, escrituría, contrato de compraventa, recibos de
suministros y contratos de alquiler
 DOCUMENTOS JUSTIFICANTES MERCANTILES-TIPO
Albarán:
No tiene aplicación contable a menos que esté respaldado por una factura. Sirve ara
comprobar entradas y salidas.
Factura:
La expedición de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales
documentos y lo 1º que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por nuestra empresa o
por otra a nuestro nombre. Los datos a consignar son los siguientes:
• Estar numeradas correlativamente
• Llevar NIF/CIF y los domicilios tanto del que expide como del destinatario
• Aparecer el importe con el IVA desglosado
• Lugar y fecha de emisión
El cheque:
Sirve para efectuar pagos a través del banco. La persona que firma el cheque es la que paga
y la que cobra es la que está detrás de la denominación “páguese por un cheque...”. Siempre
va a banco c/c.
La letra de cambio:
Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada
librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3ª
persona (tomador, tenedor o beneficiario). Los requisitos de la letra de cambio son:
 Vencimiento
• A la vista: el librado tiene que pagarla
• A plazo vista: pagarla en la fecha determinada
• A plazo fecha: el librado tiene un plazo de pago posterior a la fecha
• A fecha fija: el librado tiene una prórroga
 Endoso—ceder la letra a otra persona
 Aceptación y pago—solo es indispensable en el plazo a vista. El día del vencimiento se
presenta la letra de cobro, estando el documento una vez firmado y pagado pasa a poder del
librado como justificante de dicho pago
 ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
Según el artículo 30 del Código de Comercio los empresarios deben guardar los documentos
ordenados.
Los criterios para elegir un archivo son:
• Volumen de documentos
• Antigüedad de documentos
• Características de los documentos
• Frecuencia de uso
Normas generales de clasificación:
• Justificantes de caja—se ordenan por orden cronológico
• Por bancos—se ordenan por fechas
• Tipos de mercancías y cronología
- Facturas emitidas cronológicamente y por Nº de factura—es conveniente tener copia en la
carpeta de cada cliente
• Por proveedores cronológicamente
 Requisitos de la Información Contable
Algunos autores establecen así los requisitos y cualidades de la información contable
a. Utilidad: La información debe ser útil y beneficiosa para lo cual debe satisfacer
los requisitos de pertinencia, confiabilidad, comprensibilidad, productividad y
oportunidad
b. Pertinencia o atingencia: La información debe ser apta para satisfacer las
necesidades de sus usuarios más comunes, entendiéndose por tales a los
proveedores de recursos del ente (acreedores, propietarios de entes con fines
de lucro, contribuyentes a entes sin fines de lucro, etc.)
c. Confiabilidad: La información debe permitir que los usuarios puedan depender
de ella al tomar sus decisiones. Para ser confiable, la información debe
satisfacer los requisitos de representatividad y verificabilidad
d. Representatividad o validez: Debe existir una razonable correspondencia entre
la información suministrada y los fenómenos que ésta pretende describir. Para
que la información pueda considerarse representativa deben satisfacerse los
requisitos de integridad, certidumbre, esencialidad, racionalidad, precisión,
prudencia y objetividad
e. Integridad: La información debe incluir todo lo necesario para una
representación fidedigna del fenómeno que se pretende describir.
f. Certidumbre: La información debe elaborarse sobre la base de un conocimiento
seguro y claro de los acontecimientos que comunica
g. Especialidad: La información sobre un fenómeno dado debe dar preeminencia
a su esencia por sobre su forma
h. Racionalidad: La información debe resultar de la aplicación de un método
adecuado, fundado en la aplicación del razonamiento lógico.
i. Precisión: La información debe estar comprendida entre los estrechos límites
de la aproximación, buscando un acercamiento a la exactitud.
j. Prudencia: Al preparar la información, debe actuarse prudentemente en la
consideración de las incertidumbres y riesgos inherentes a la situación
representada.
k. Objetividad: Las normas para preparar la información deben ser aplicada
imparcialmente. No debe deformarse la información para motivar determinadas
conductas por parte de sus usuarios.
 l. Verificabilidad: La información debe ser susceptible de comprobación
independiente mediante demostraciones que la acrediten y confirmen.
m. Claridad o comprensibilidad: La información debe ser inteligible, fácil de
comprender y accesible para los acreedores, inversores otros usuarios que
tengan un conocimiento razonable del mundo de los negocios y están
dispuestos a estudiarla con diligencia razonable.
n. Comparabilidad: La información debe satisfacer los requisitos de
comparabilidad que pudieran requerir sus usuarios.
o. Productividad: El beneficio que la emisión de la información produzca no
debería ser inferior al costo demandado por su obtención. En los casos de
informes contables para uso público, estos conceptos deben evaluarse desde
el punto de vista de la comunidad tomada en su conjunto.
p. Oportunidad: La información debe suministrarse en tiempo tal que tenga la
mayor capacidad posible de influir en la toma de decisiones
Al aplicar los requisito enunciado, deben tenerse en cuenta conflictos como los
siguientes
a. Hay información pertinente cuya cuantificación difícilmente podría lograrse sin
afectar el requisito de confiabilidad y, por ende, el de representatividad
b. Hay información representativa cuya obtención sería costosa
c. Cuanto mayor sea la precisión deseada, más se tardará en preparar la
información y menos oportuna será esta.
En esta etapa no considero prudente ni conveniente desmenuzar cada uno de los
comentarios. Lo incluyo aquí y recalco que no son expresiones mías y los considera
de buena utilidad para el alumno que así podría ir pensando en cada opinión que aquí
se emite.