Facultad de Sistemas, Computo y Telecomunicaciones

Gestin de Proyectos de Tecnologa de Informacin

SESION III PROJECT SCOPE MANAGEMENT
Lic. Miguel Miranda, PMP

Agenda
SESION III
PROJECT SCOPE MANAGEMENT Introduccin Planificar la gestin del alcance del proyecto Recopilar requisitos Definir el alcance del proyecto Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT WBS) Verificar el alcance del proyecto Controlar el alcance del proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

2 de 50

Agenda
SESION III
PROJECT SCOPE MANAGEMENT Introduccin Planificar la gestin del alcance del proyecto Recopilar requisitos Definir el alcance del proyecto Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT WBS) Verificar el alcance del proyecto Controlar el alcance del proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

3 de 50

Introduccin Definicin
Constituye el proceso de asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar satisfactoriamente el proyecto

Propsitos:
- Define qu trabajo es necesario para completar los objetivos del proyecto - Determina qu est incluido en el proyecto - Sirve como una gua para determinar qu trabajo no es necesario para completar el objetivo del proyecto - Sirve como punto de referencia de qu no est incluido en el proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

4 de 50

Introduccin Alcance del proyecto vs. Alcance del producto

Alcance del proyecto:
- Trabajo requerido para crear los entregables y cumplir con los objetivos del proyecto

Alcance del producto:

- Atributos y caractersticas de los entregables

Project Scope work

Product Scope features

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

5 de 50

Agenda
SESION III
PROJECT SCOPE MANAGEMENT Introduccin Planificar la gestin del alcance del proyecto Recopilar requisitos Definir el alcance del proyecto Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT WBS) Verificar el alcance del proyecto Controlar el alcance del proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

6 de 50

Planificar la gestin del alcance del proyecto

Objetivos:
Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Planificar todo lo concerniente a la gestin del alcance del proyecto, de tal manera que se haga una adecuada definicin y control, lo cual permita hacer el trabajo requerido, para terminar el proyecto exitosamente.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

7 de 50

Planificar la gestin del alcance del proyecto El proceso

Provee el cmo se va a gestionar el alcance del proyecto.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

8 de 50

Planificar la gestin del alcance del proyecto

Entradas
Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto (preliminar) Plan de gestin del proyecto (preliminar)

Herramientas y Tcnicas
Juicio de expertos Plantillas, formularios, normas Reuniones

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

9 de 50

Planificar la gestin del alcance del proyecto (cont.)

Salidas Plan de gestin del alcance del proyecto
El cual debe contener un: 1. Proceso para preparar un enunciado del alcance del proyecto 2. Proceso para la creacin de la EDT (WBS) 3. Proceso para obtener la verificacin y aceptacin formal de los productos entregables (aprobar y mantener la EDT) 4. Proceso para gestionar las solicitudes de cambio al alcance

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

10 de 50

Planificar la gestin del alcance del proyecto (cont.)

Salidas Plan de gestin de requisitos
Registra como los requisitos sern gestionados: 1. Mtodo para identificar y priorizar requisitos 2. Definicin de atributos que sern incluidos en la matriz de trazabilidad de requisitos

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

11 de 50

Agenda
SESION III
PROJECT SCOPE MANAGEMENT Introduccin Planificar la gestin del alcance del proyecto Recopilar requisitos Definir el alcance del proyecto Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT WBS) Verificar el alcance del proyecto Controlar el alcance del proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

12 de 50

Recopilar requisitos

Objetivos:
Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Identificar requisitos (tambin conocido como requerimiento) a partir de los cuales se podr definir el alcance del proyecto. El xito del proyecto depende de entender los requisitos.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

13 de 50

Recopilar requisitos El proceso

Consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
Los requisitos se recopilan de todos los involucrados para poder gestionar sus necesidades, deseos y expectativas.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

14 de 50

Recopilar requisitos (cont.)

Entradas
Project charter 1. Requisitos de alto nivel del proyecto 2. Descripcin de alto nivel del producto del proyecto Registro de stakeholders 1. Identificar a los stakeholders que pueden proporcionar informacin acerca de los requisitos detallados del proyecto y del producto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

15 de 50

Recopilar requisitos (cont.)

Herramientas y Tcnicas
Entrevistas Grupos de opinin (focus group) Talleres facilitados Tcnicas de creatividad en grupo Tcnicas de toma de decisiones en grupo Cuestionarios y encuestas Observaciones Prototipos Benchmarking Diagramas contextuales Anlisis de documentos

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

16 de 50

Recopilar requisitos (cont.)

Salidas Documentacin de requisitos Los requisitos deben ser: 1. Especficos 2. Trazables 3. Consistentes 4. Aceptados por los stakeholders Matriz de trazabilidad de requisitos 1. Relaciona los requisitos con sus orgenes y ayuda a monitorearlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 2. Asegura que lo registrado en los requisitos sean entregados al final del proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

17 de 50

Agenda
SESION III
PROJECT SCOPE MANAGEMENT Introduccin Planificar la gestin del alcance del proyecto Recopilar requisitos Definir el alcance del proyecto Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT WBS) Verificar el alcance del proyecto Controlar el alcance del proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

18 de 50

Definir el alcance del proyecto

Objetivos:
Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Desarrollar una definicin del alcance detallado, la cual ser la base para futuras decisiones del proyecto.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

19 de 50

Definir el alcance del proyecto El proceso

Provee una descripcin mas detallada del alcance del proyecto.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

20 de 50

Definir el alcance del proyecto

Entradas Activos de los procesos de la organizacin Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto (preliminar) Plan de gestin del alcance del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

21 de 50

Definir el alcance del proyecto (cont.)

Herramientas y Tcnicas Anlisis de producto
Product breakdown: descompone el producto en componentes, examinado individualmente como trabajan con otros componentes del producto Systems engineering: satisface las necesidades del cliente, requerimientos de costo y demandas de calidad en el diseo y creacin del producto Value engineering: reduccin de costos e incremento de utilidades, mejorando la calidad Value analysis: ratio de costo/calidad del producto Function analysis: darle al equipo un problema, buscar una solucin lgica y probar las funciones del producto Quality function: entendimiento total de las necesidades del cliente
SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT
22 de 50

Definir el alcance del proyecto (cont.)

Identificacin de alternativas
1. Brainstorming (tormenta de ideas) 2. Lateral thinking (pensamiento lateral)

Juicio de expertos Anlisis de los interesados Identificar la influencia e intereses de los stakeholders y
documentar sus necesidades, deseos y expectativas.

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

23 de 50

Definir el alcance del proyecto (cont.)

Salidas Enunciado del alcance del proyecto
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Objetivos del proyecto Descripcin del alcance del producto Requisitos del proyecto Limites del proyecto Productos entregables del proyecto Criterios de aceptacin del producto Restricciones del proyecto Asunciones del proyecto Organizacin inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma Limitaciones de fondos Estimacin del costo Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto Especificaciones del proyecto Requisitos de aprobacin
24 de 50

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Definir el alcance del proyecto (cont.)

Salidas Cambios solicitados Plan de gestin del alcance del proyecto (actualizacin) Actualizacin de los documentos del proyecto 1. Registro de stakeholders 2. Documentacin de requisitos 3. Matriz de trazabilidad de requisitos

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

25 de 50

Agenda
SESION III
PROJECT SCOPE MANAGEMENT Introduccin Planificar la gestin del alcance del proyecto Recopilar requisitos Definir el alcance del proyecto Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT WBS) Verificar el alcance del proyecto Controlar el alcance del proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

26 de 50

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS)

Objetivos:
Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos, de tal manera que sean ms fcil su gestin.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

27 de 50

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS) El proceso

Descomponer jerrquicamente el trabajo que ser ejecutado, orientado a entregables, para crear los productos entregables.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

28 de 50

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS)

Entradas Activos de los procesos de la organizacin Enunciado del alcance del proyecto
- Restricciones: factores como requerimientos de costo, tiempo y alcance - Asunciones: creencias, suposiciones en los que el proyecto va a operar

Plan de gestin del alcance del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

29 de 50

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS) (cont.)

Herramientas y tcnicas CASA DE CAMPO Plantillas
1.Estudio 2.Diseo 3.Construccin 4.Acabados 5.Gestin

3.1 Cercado

3.2 Afirmado

3.3 reas de descanso

3.4 reas de recreacin

3.5 Habilitacin Otras reas

3.3.1 Dormitorio PADRES

3.4.1 Cancha Frontn

2.1 Maqueta

2.2 Planos

3.3.2 Dormitorio HIJOS 3.3.3 Dormitorio HIJAS

3.4.2
Cancha Tenis 3.4.3 Piscina

5.1 Planeamiento

5.2 Control

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

30 de 50

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS) (cont.)

Descomposicin
Un componente es una unidad que puede ser medible, ejecutada, controlada y tener recursos asignados Procedimiento:
Los entregables principales del proyecto son identificados Determinar si se pueden aplicar adecuados costos y tiempos estimados al nivel mas bajo de descomposicin Identificar los componentes que constituyen el entregable Verificar la descomposicin

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

31 de 50

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS) (cont.)

- Conceptos
- El elemento mas pequeo en el EDT es llamado el work package - Un work package se puede dividir en actividades - Los componentes en el EDT son trazados contra un code of accounts - El code of accounts es una herramienta para numerar e identificar los elementos dentro del EDT - Los componentes en el EDT deben ser incluidos en un diccionario EDT - Un diccionario EDT es una herramienta de referencia para explicar los componentes del EDT, la naturaleza del work package, los recursos asignados, tiempo y costo estimado de cada elemento

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

32 de 50

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS) (cont.)

- Elementos esenciales
- Sirve como lnea de base del proyecto - Una de las mas importantes herramientas de gestin de proyectos - Sirve como base para el planeamiento, estimado y control del proyecto - Visualiza el total del proyecto - El trabajo que no esta incluido en el EDT no es parte del proyecto - Construye consenso en el equipo del proyecto - Sirve como un mecanismo de control para mantener el proyecto en el camino correcto - Permite tener estimados de costo y tiempo mas precisos - Sirve como freno al cambio de alcance

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

33 de 50

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS) (cont.)

Salidas Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Estructura de desglose del trabajo (EDT) Diccionario del EDT Lnea base del alcance Plan de gestin del alcance del proyecto (actualizaciones) Cambios solicitados

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

34 de 50

Agenda
SESION III
PROJECT SCOPE MANAGEMENT Introduccin Planificar la gestin del alcance del proyecto Recopilar requisitos Definir el alcance del proyecto Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT WBS) Verificar el alcance del proyecto Controlar el alcance del proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

35 de 50

Verificar el alcance del proyecto

Objetivos:
Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Obtener la aceptacin formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado y los productos entregables completados.

A partir de la 5ta. Versin del PMBOK a este proceso se le conoce como VALIDAR EL ALCANCE.
SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT
36 de 50

Verificar el alcance del proyecto El proceso

Formalizar la aceptacin de los productos entregables terminados y del alcance del proyecto terminado. Revisar los productos entregables para asegurarse de que cada uno se complete satisfactoriamente.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

37 de 50

Verificar el alcance del proyecto - Entradas

Enunciado del alcance del proyecto Contiene la descripcin del alcance del producto y los criterios de aceptacin

Diccionario del EDT Para verificar que los productos entregables que se est produciendo y aceptando estn comprendidos dentro del alcance del proyecto aprobado. Plan de gestin del alcance del proyecto
Productos entregables Son los que se han completado parcial o totalmente durante los procesos de ejecucin.
SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT
38 de 50

Verificar el alcance del proyecto Herramientas y Tcnicas

Inspeccin Incluye actividades tales como medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y los productos entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptacin del producto. Las inspecciones pueden denominarse revisiones, revisiones de productos, auditorias y revisiones generales.

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

39 de 50

Verificar el alcance del proyecto - Salidas

Productos entregables aceptados Documenta los productos entregables aceptados. Los que no se han aceptado se documentan junto con los motivos por los que no fueron aceptados. Incluye la documentacin de respaldo recibida del cliente y el reconocimiento de la aceptacin. Cambios solicitados Pueden generarse a partir de este proceso y se procesan para su revisin y disposicin a travs del proceso Control de Cambio integrado. Acciones correctivas recomendadas Las acciones correctivas son recomendaciones documentadas necesarias para hacer que el rendimiento futuro esperado del proyecto cumpla con el plan de gestin del proyecto.
SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT
40 de 50

Agenda
SESION III
PROJECT SCOPE MANAGEMENT Introduccin Planificar la gestin del alcance del proyecto Recopilar requisitos Definir el alcance del proyecto Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT WBS) Verificar el alcance del proyecto Controlar el alcance del proyecto

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

41 de 50

Controlar el alcance del proyecto

Objetivos:
Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: Controlar los cambios en el alcance.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

42 de 50

Controlar el alcance del proyecto El proceso

Influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios. El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso Control Integrado de cambios del proyecto.

Tambin se usa para gestionar los cambios reales cuando se producen, y est integrado con los dems procesos de control.

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

43 de 50

Controlar el alcance del proyecto - Entradas

Enunciado del alcance del proyecto Estructura de desglose de trabajo (EDT) Diccionario del EDT

Plan de gestin del alcance Informe de rendimiento Informacin sobre el rendimiento del proyecto. Productos entregables intermedios que se han completado.
Solicitudes de cambio aprobadas Causan impacto sobre el alcance del proyecto y producen modificaciones a la lnea base del alcance del proyecto.

Informacin sobre el rendimiento del trabajo

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT
44 de 50

Controlar el alcance del proyecto Herramientas y Tcnicas

Sistema de control de cambio Documentado en el Plan de Gestin del Alcance, define los procedimientos por los cuales puede modificarse el alcance del proyecto y el alcance del producto. Esto incluye la documentacin, los sistemas de seguimiento y niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios. Anlisis de variacin Es un examen posterior a la ejecucin de algn proceso. Se realiza mediante la comparacin del desempeo real del proyecto contra el desempeo planificado. Replanificacin Las solicitudes de cambio aprobadas que afecten el alcance del proyecto pueden exigir que se hagan modificaciones en la EDT y en el diccionario de la EDT, en el enunciado del alcance y actualizaciones en el Plan de Proyecto.
SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT
45 de 50

Controlar el alcance del proyecto Herramientas y Tcnicas (cont.)

Sistema de Gestin de la configuracin Proporciona procedimientos para el estado de situacin de los productos entregables, y asegura que se tenga en cuenta y se documente los cambios solicitados en el alcance del proyecto y en el alcance del producto antes de procesarse a travs del proceso de Control Integrado de Cambios.

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

46 de 50

Controlar el alcance del proyecto Salidas

Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Si las solicitudes de cambio aprobadas afectan el alcance del proyecto, entonces debe revisarse y actualizarse el enunciado del alcance, el cual es la lnea base del alcance (junto con la EDT y el diccionario de la EDT). Estructura de desglose del trabajo (actualizaciones) Si las solicitudes de cambio aprobadas afectan el alcance del proyecto, entonces debe revisarse y actualizarse el EDT.

Diccionario de la EDT (actualizaciones) Si las solicitudes de cambio aprobadas afectan el alcance del proyecto, entonces debe revisarse y actualizarse el diccionario de la EDT. Lnea base del Alcance (actualizaciones)
SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT
47 de 50

Controlar el alcance del proyecto Salidas (cont.)

Cambios solicitados Los resultados del control del alcance pueden generar cambios solicitados que se procesan para su revisin y disposicin a travs del proceso de Control de Cambios Integrados.

Acciones correctivas recomendadas Es todo paso recomendado para alinear el rendimiento del proyecto futuro esperado con el plan de gestin del proyecto y el enunciado del alcance. Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones) Las causas de las variaciones, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas del control de cambios en el alcance del proyecto se documentan y se actualizan en la base de datos histrica.
SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT
48 de 50

Controlar el alcance del proyecto Salidas (cont.)

Plan de Gestin del Proyecto (actualizaciones) Todo efecto sobre el alcance del proyecto debe reflejarse en los dems componentes (costos, cronograma) mantenindolos actualizados.

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

49 de 50

Invitacin

Divide las dificultades que examinas en tantas partes como sea posible para su mejor solucin.
--Ren Descartes
Matemtico, Siglo XVI

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

50 de 50