Condiciones Generales para Patrocinio 1 Direccin Mercadeo Corporativo ICE

Condiciones Generales para Patrocinio A. Condiciones para solicitud de patrocinio 1. Toda oferta de patrocinio deber presentarse como mnimo un mes antes del evento. 2. Toda oferta de patrocinio ante el ICE que desee presentar un cliente en su condicin de proveedor podr realizarse por una persona fsica o jurdica. 3. La persona que presenta la oferta ante el ICE, deber ser la misma que tiene la condicin de proveedor y ser a quin se le realizar el pago o servicio. 4. El proveedor debe demostrar que es el organizador o responsable del evento.
5. Toda solicitud deber presentarse en una carta formal y firmada que contenga la siguiente informacin:
Fecha del evento Informacin general del evento Objetivos del evento Antecedentes del evento Mercado Meta del evento Atestados de la empresa organizadora Beneficios para el ICE en su participacin Exposicin marca ofrecida: Vallas, stands, mantas, banderines, arco de meta o salida, otros materiales ofrecidos. Plan de medios de la actividad cuantificado. Estimado de participacin en el evento Oferta econmica En el caso que existieran categoras de patrocinio, se deber indicar el monto de la oferta econmica para cada una de ellas, adicionalmente indicar cuales otros patrocinadores estn participando en la actividad. En el caso de solicitud de servicios, se debern especificar los mismos. Se deber indicar el nombre, e-mail, nmero de telfono, fax y/o celular de la persona encargada de atender consultas. Nombre o razn social del organizador del evento (persona fsica o jurdica), nmero de cdula fsica o jurdica y nmero de cuenta bancaria para el pago. Se deber adjuntar una declaracin jurada que indique lo siguiente: El suscrito, _______, cdula________, en mi condicin de Apoderado General o Generalsimo de xxxxx, cdula jurdica_______, declaro bajo juramento: 1. Que me encuentro al da con el pago de las obligaciones Obrero Patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social; 2. Que no estoy afectado por causal de prohibicin para contratar con el Estado y sus Instituciones; 3. Que conozco y acepto, en caso de ser adjudicado, las polticas ambientales de la Institucin dictadas por el Consejo Directivo en sesin 5388 del 19 de marzo del 2002; 4. Que en la construccin de obras o prestacin de servicios al ICE har del conocimiento del personal y vigilar porque se cumpla la Ley Contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Docencia; 5. Que acatar las disposiciones normativas en materia de Salud Ocupacional y las polticas que dicte el ICE al respecto y; 6. Que conozco y acepto la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional para Elaboracin del Cartel de Contratacin de Obras y Servicios y el Control de Cumplimiento de las Clausulas Cartelarias y Contractuales Cdigo 32.04.002.2008. Declaro que acepto y cumplir fielmente con las condiciones, requerimientos, especificaciones y requisitos tcnicos de este patrocinio, segn oferta que consta en carta nmero_______, de fecha_______. Firma del Oferente o su representante ___________(Debe estar inscrito en el Registro de Proveedores) Fecha: _______.

B. Condiciones para la ejecucin del patrocinio 1. El organizador y/o proveedor del evento no podr ejecutar lo acordado en el patrocinio, previo a la firma y comunicacin oficial del mismo. De lo contrario se anular el contrato o cualquier negociacin.

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2. El organizador y/o proveedor del evento no podr hacer uso de ningn tipo de material publicitario, uso de la marca sin autorizacin del Administrador del Contrato.

C. Condiciones para pago de patrocinio

1. En aquellos casos que la persona que presenta la oferta no sea proveedor ante el ICE, este deber inscribirse en el Registro de Proveedores y completar la boleta de autorizacin de pago mediante transferencia electrnica de fondos, como se indica en los puntos 2 y 3 siguientes. El ICE no ser responsable de aquellos casos en donde un pago no se pueda realizar porque el proveedor no completo su registro. El proveedor deber llenar en forma completa la solicitud de inscripcin en el Registro de Proveedores con letra imprenta y clara, sin tachaduras ni alteraciones, esta se entregar en la Direccin de Proveedura, ubicada 400 oeste del edificio de Sabana Norte, directamente por un representante de la empresa. El proveedor deber llenar completo la boleta de autorizacin de pago mediante transferencia electrnica de fondos en original con letra imprenta y clara, sin tachaduras ni alteraciones y remitirlo a la Direccin de Finanzas I.C.E. , en el edificio de Sabana Norte, planta baja, ala oeste, Plataforma de Informacin y Servicios directamente por un representante de la empresa con los siguientes documentos: Personas jurdicas: Original de certificacin de personera jurdica, fotocopia de la cdula jurdica, fotocopia de la cdula del apoderado y certificacin emitida por el Banco donde se detalle: nombre y cdula jurdica, el nmero de la cuenta de ahorros corriente y el nmero de la cuenta cliente conformada de 17 dgitos, la cuenta debe ser en moneda colones, emitida por el Banco escogido para realizar la transferencia. Personas fsicas: Copia de la cdula y certificacin emitida por el Banco donde se detalle: nombre y cdula fsica, el nmero de la cuenta de ahorros corriente y el nmero de la cuenta cliente conformada de 17 dgitos, la cuenta debe ser en moneda colones, emitida por el Banco escogido para realizar la transferencia. Control de la Gestin Financiera proceder a registrar la cuenta corriente o de ahorro en la entidad bancaria designada por el proveedor en el Banco de Costa Rica, Banco Nacional de Costa Rica u otros Bancos. El proveedor deber presentar certificacin de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) en que se demuestre que est al da en el pago de cuotas obrero patronal, o en caso de no ser patrono, demostrar que en su calidad de trabajador independiente se encuentra al da con las cuotas de la CCSS. Todo lo anterior de acuerdo con la R-DCA-090-2008 de la Contralora General de la Repblica. El proveedor deber presentar la factura en las oficinas de la Direccin de Mercadeo Corporativo una vez finalizado el evento, junto con el registro fotogrfico que compruebe lo pactado en la oferta de patrocinio. La factura debe de contar con los requisitos de ley (timbrada, numero de cedula jurdica, razn social, numero de oficio de Tributacin Directa, entre otros). El pago se realiza aproximadamente 15 das despus de presentada la factura, (si ya se cumplieron todos los requisitos mencionados anteriormente). Todos los pagos se transferirn directamente a la cuenta bancaria del beneficiario. El interesado cubrir los costos de la transferencia, cuando la cuenta corriente o de ahorro pertenezca a un banco diferente al Banco de Costa Rica o al Banco Nacional de Costa Rica. Por medio de la Plataforma de Servicios se entregar copia de la nota de crdito y un informe detallado del pago realizado, 3 das despus de acreditar los fondos en la cuenta del beneficiario, en la caja de entrega de cheques ubicada en planta baja, ala oeste, edificio de Sabana Norte. Cualquier informacin adicional, favor comunicarse con el Proceso Control de la Gestin Financiera I.C.E., mediante los nmeros telefnicos: 2208386 220-7124. Todo proveedor procurar presentar su factura para cobro al ICE dentro de un plazo que no exceda los 30 das naturales despus de finalizado el patrocinio, con las excepciones para los casos en que se pacten pagos parciales.

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