Instituto Universitario del Prado

Asignatura: Tema 1: Administracin Marco General de la Administracin

1.1 Introduccin al concepto e importancia de la administracin Para poder entender la administracin se debe conocer la perspectiva de la historia de su disciplina, los hechos acerca de lo que ha pasado en situaciones similares anteriores, y relacionarlas con otras experiencias y otros conocimientos actuales. Es por eso la importancia de conocer la historia y origen de la administracin. La administracin aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El surgimiento de la administracin es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay, una institucin bsicamente nueva, o algn nuevo grupo dirigente, han surgido tan rpido como la administracin desde un principios del siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una institucin, se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La administracin que es el rgano especfico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo econmico, refleja el espritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto explica por qu, una vez creada, creci con tanta rapidez. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a travs del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la poca prehispnica por las tribus nmadas, donde comienza la organizacin para la recoleccin de frutas y la caza de animales y despus con el descubrimiento de la agricultura da paso a la creacin de las pequeas comunidades. Si pudiramos repasar toda la historia de la humanidad encontraramos que los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales (ejemplo los ejrcitos griegos y romanos, la iglesia catlica romana, la compaa de las indias orientales, etc.). Tambin las personas han escrito sobre cmo lograr que las organizaciones sean eficaces y eficientes, mucho antes de que el trmino "administracin" hubiera aparecido y se hubiera definido. Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeas comunidades eran importantes. Posteriormente, stas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la

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Revolucin Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales. El cuerpo sistemtico de conocimientos sobre la administracin se inicia en plena Revolucin Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes empresas que requeran de nuevas formas de organizacin y prcticas administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo. Concepto de administracin Definicin Etimolgica

La palabra "administracin", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta ltima palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como trmino de comparacin. Si pues "magister" (magistrado), indica una funcin de preeminencia o autoridad -el que ordena o dirige a otros en una funcin-, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinacin u obediencia; el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimologa nos da pues de la administracin, la idea de que sta se refiere a una funcin que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinacin, son pues los elementos principales obtenidos. Diferentes conceptos de administracin

Sin embargo, de las definiciones dadas por los principales autores en administracin, podremos deducir diversos elementos bsicos: V. Clushkov: "Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformacin ordenada de la informacin, recibe la informacin del objeto de direccin, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestin, realizando este proceso continuamente". Guzmn Valdivia I: "Es la direccin eficaz de las actividades y la colaboracin de otras personas para obtener determinados resultados". E. F. L. Brech: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propsito dado ". J. D. Mooney: "Es el arte o tcnica de dirigir e inspirar a los dems, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana ". Y contrapone esta definicin con la que da sobre la organizacin como: "la tcnica de relacionar los deberes o funciones especficas en un todo coordinado".

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Peterson and Plowman: "Una tcnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propsitos y objetivos de un grupo humano particular". Koontz and O'Donnell: consideran la administracin como: "la direccin de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes ". G. P. Terry: "Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno ". F. Tannenbaum: "El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara subordinados responsables (consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados para el logro del fin de la empresa ". Henry Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna administracin), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar ". F. Morstein Marx la concibe como : "Toda accin encaminada a convertir un propsito en realidad positiva""es un ordenamiento sistemtico de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realizacin de un propsito ". F.M. Fernndez Escalante: "Es el conjunto de principios y tcnicas, con autonoma propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes ". Reyes Ponce: "Es un conjunto de sistemtico de reglas para lograr la mxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social".

Cada una de las anteriores definiciones, si las analizamos con detalle, nos llevar a penetrar en la verdadera naturaleza de la administracin y a sus propiedades distintivas. Como tales, las definiciones son vlidas para toda clase de administracin (Privada, Publica, Mixta, etc.), y para toda especie de organismo (industriales, comerciales o de servicios). La definicin breve de la administracin se puede mencionar como: "La funcin de lograr que las cosas se realicen por medio de otros" y/o "obtener resultados a travs de otros". "Proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relacin de trabajo, la que se fundamenta en la utilizacin de recursos para alcanzar un fin determinado". La administracin tambin se puede definir como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definicin bsica. Como administracin, las personas realizan funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control.
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La administracin se aplica en todo tipo de corporacin. Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporacin. La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporacin. La administracin se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.

Importancia de la Administracin Una de las formas ms sencillas de la administracin, en nuestra sociedad, es la administracin del hogar y una de las ms complejas la administracin pblica. Pero el fenmeno administrativo no solamente naci con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los mbitos geogrficos y por su carcter Universal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el mbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado. La importancia de la administracin se ve en que sta imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsin y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante. Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administracin como: La administracin se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lgicamente sea ms necesaria, cuanto mayor y ms complejo sea ste. El xito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administracin y slo a travs de sta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. Para las grandes empresas, la administracin tcnica o cientfica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podran actuar si no fuera a base de una administracin sumamente tcnica. Para las empresas pequeas y medianas, tambin, quiz su nica posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administracin, o sea, obtener una mejor coordinacin de su elementos: maquinaria, marcado, calificacin de mano de obra, etc. La elevacin de la productividad, preocupacin de mayor importancia actualmente en el campo econmico, social, depende, de la adecuada administracin de las empresas, ya que si cada clula de esa vida econmico-social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendr que serlo. Podemos concluir la importancia de la administracin, con los hechos que la demuestran objetivamente: La administracin se aplica a todo tipo de empresa. El xito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena administracin. Una adecuada administracin eleva la productividad.
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La eficiente tcnica administrativa promueve y orienta el desarrollo. En los organismos grandes de la administracin es indiscutible y esencial. En la pequea y mediana empresa la nica posibilidad de competir, es aplicando la administracin.

1.2 Tipos de empresas: lucrativas, no lucrativas y gubernamentales Las empresas pueden clasificarse de diversas formas, pero por su finalidad se clasifican en: Lucrativas y no lucrativas. Lucrativas: las organizaciones lucrativas buscan beneficios econmicos, se crean para producir bienes y servicios rentables y estn constituidas por personas que desean multiplicar su capital y obtener beneficios o utilidades denominadas dividendos. De tal manera que, las organizaciones lucrativas son aquellas que obtienen fondos para su uso personal, su objetivo es obtener ganancia a travs de venta de mercaderas e insumos, como Coca-cola, Microsoft, Sony, entre otras. No lucrativas: son las que no persiguen fines de lucro. Manejan recursos, obtienen beneficios pero no obtienen utilidades. Su finalidad es comnmente asistencial, educativa, cultural, intelectual, social o recreativa sin fines utilitarios. Gubernamentales: son aquellas organizaciones dependientes del gobierno como por ejemplo: Secretara de Educacin Pblica en Mxico, Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Dentro de esta rama tambin se incluyen las empresas paraestatales como son Pemex.

1.3 Funciones y habilidades administrativas Funciones de la administracin:

Planificacin: qu es lo que voy a hacer, cundo y cmo. Incluye la seleccin: misin, objetivos, decisiones y acciones. Organizacin: estructurar los papeles que cumplen las personas. Direccin: influir y guiar a esas personas para lograr las metas. Integracin del Personal: reclutamiento, pago, grupos de trabajo. Llenar y mantener los puestos en la organizacin.

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Control: medir y corregir los hechos, antes, durante y despus, para que se adecuen a los planes. Comparar con estndares.

Funciones administrativas en los diferentes niveles: Planear Organizar Dirigir Controlar

Habilidades administrativas:

Tcnicas: conocimiento y manejo de ciertas herramientas o procedimientos. Humanas: relacionarse y trabajar con personas. Conceptuales: tener una visin global y poder identificar qu es lo realmente importante. De Diseo: saber solucionar problemas.

Conceptuales y de diseo Humanas Tcnicas

1.4 Visin y misin empresarial Toda empresa independientemente del tipo o giro que sta sea, debe tener una visin y una misin. A continuacin se explica en breve lo que se entiende por cada uno de estos trminos:

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Visin: es una imagen del futuro, no probable sino posible, que deseamos de forma realista y atractiva. Vivir el futuro en presente. "Cmo seremos cuando lleguemos all". La misin manifiesta a dnde quiere llegar, evitando confusin o prdida de rumbo, desviaciones y dilatacin de recursos. Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organizacin. La visin es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene que valorar e incluir en su anlisis muchas de las aspiraciones de los agentes que componen la organizacin tanto internos como externos.

Misin: es la finalidad para la cual ha sido creada una determinada entidad. Dicha finalidad se asocia a los deberes primordiales que presta el Estado, denominados funciones para efectos presupuestarios. La misin empresaria es el conjunto de objetivos generales y principios de operacin de una organizacin, que se expresa por medio de una declaracin de la misin, que resume la misin empresaria en una sola frase, con el objetivo de comunicar la misin a todos los miembros de la organizacin. Es la razn de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Asimismo es la determinacin de la/las funciones bsicas que la empresa va a desempear en un entorno determinado para conseguir tal misin. En la misin se define: la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.

Como ejemplos de una visin y una misin empresarial, tenemos a la empresa de Firestone, quien estableci lo siguiente: Visin: Ser el mejor lugar para laborar, donde todos los asociados puedan realizarse personal y profesionalmente. Mantenernos como una empresa lder, estable y en crecimiento. Ser los mejores en calidad, seguridad, productividad, eficiencia y preservacin del medio ambiente. Trascender a las generaciones futuras modelando a travs de nuestros asociados los valores de BFVZ a la sociedad.

Misin: Fabricar y comercializar neumticos de calidad superior, con servicios que nos diferencian en el mercado para la satisfaccin de nuestros clientes.

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1.5 Administracin en el siglo XXI

(Por Raimundo Villagrasa, S.J.)

El paso a un nuevo siglo es un momento propicio para la reflexin. De dnde venimos en lo que se refiere a Administracin, y a dnde vamos? El siglo XX ha marcado el nacimiento y desarrollo de la Administracin como disciplina enseable. Podemos decir que los que hoy llamamos clsicos, singularmente Frederic Taylor y Henry Fayol, iniciaron la teorizacin sobre la administracin al intentar transformar en cuerpo de doctrina comunicable y enseable la experiencia que, como gestores de importantes organizaciones, haban vivido en su propio trabajo. Los seguidores de Taylor, en bsqueda de mayor eficiencia y productividad, llevaron la aplicacin prctica de dichos principios a los excesos del llamado fordismo (mxima divisin y especializacin , del trabajo), pero tambin sentaron las bases del sistema de produccin en masa que tanta prosperidad llev a los pases industrializados, especialmente a EE UU. La unidad de mando y control, propugnada por Fayol, permiti incorporar dentro de una sola organizacin todo el proceso productivo. Hubo excesos y, en reaccin a los mismos, surgi una nueva corriente de investigacin y conocimiento que trat de humanizar la prctica administrativa. Fueron los aportes de Elton Mayo, Chester Barnard y otros, que introdujeron los estudios psicolgicos y sociolgicos como una forma nueva de pensar y estudiar la administracin. Con posterioridad se incorporaron al debate diversas tendencias que enfatizaban el instrumento matemtico, el socio tcnico, dando lugar, por su complejidad, a la multitud de escuelas administrativas que sintetizaron Koontz y ODonnel en su famoso artculo de 1968 titulado La jun gla de la teora administrativa. En 1975 se hizo un aporte singular a la teora administrativa, que no ha sido suficientemente reconocido ni destacado. Se trata de la publicacin del libro Teora general de la administracin, de Juan Ignacio Jimnez Nieto. El autor se aparta del tratamiento que podramos llamar clsico, basado en la investigacin inmediata de lo que se haca en las organizaciones, para remontarse al establecimiento del objeto formal de la administracin como ciencia. Jimnez Nieto considera que la Administracin es una ciencia sincrtica, una ciencia de segundo grado que fusiona en s a las ciencias sociales bsicas: la Economa, el Derecho, la Ciencia Poltica y la Sociologa, de las que toma los conceptos bsicos en cunto explicacin de los grupos intermedios. El ltimo cuarto del siglo XX fue testigo de grandes cambios que iban a convertir en obsoleta la teora clsica administrativa, justo cuando esta haba llegado al culmen de su maduracin terica. Me estoy refiriendo a lo que podramos denominar la revolucin de la informacin que ha tenido lugar a partir de los aos setenta del siglo XX. Los progresos en la informtica han hecho posible dar saltos cualitativos que eran impensables en dcadas anteriores. Se ha pasado de la era industrial a la posindustrial, del sistema de produccin estandarizado en masa a los sistemas flexibles de produccin que han favorecido la globalizacin del comercio en los ltimos veinte aos.

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Al final de los aos setenta se desarrollan los sistemas flexibles de produccin, que suponen cambios radicales en la manera de gerenciar respecto de la teora clsica. El nfasis ya no est en la produccin (producir de manera masiva con bajos costos unitarios y luego lograr la venta de lo producido mediante un buen mercadeo), sino en el mercado: producir lo que el comprador desea comprar. El sistema flexible permite series ms pequeas y adaptadas a los requisitos de la demanda, rpidos cambios en las series de produccin. Los sistemas de informacin avanzados permiten el contacto directo con los proveedores y con los distribuidores, de tal manera que hacen innecesaria la permanencia larga de materias primas y productos terminados en los almacenes. Se produce lo que el mercado demanda y se satisface al cliente inmediatamente. Los aos ochenta fueron de desconcierto para unos y de oportunidad para otros. Para EE UU fueron tan desconcertantes que, como afirma Reicho , perdieron ventaja competitiva en el comercio global por aferrarse a los principios de la administracin cientfica clsica, que haban llevado al pas a las grandes alturas de bienestar y riqueza de todos conocidas; pero que estaban entonces resultando inadecuados. Por no haber entendido que se trataba de una nueva manera de administrar, siguieron gerenciando instalaciones sofisticadas con gran potencialidad de flexibilidad, como si fueran cadenas de montaje de produccin en masa, perdiendo el mordiente competitivo que s tuvieron las empresas japonesas al cambiar totalmente su modo de gerenciar la nueva tecnologa, como lo demuestra Jaicumar . Fue la recesin que sufri EE UU entre los aos 1990 y 1991, lo que les abri los ojos al cambio y, a partir de entonces, se inici ese perodo de diez aos de prosperidad que les hizo ponerse de nuevo en la avanzada, no solo tecnolgica sino gerencial. Cmo se administrar en el siglo XXI? La revista The Economist ha publicado, el 3 de noviembre de 2001, un survey sobre el futuro prximo, a cargo de Peter Drucker. En el survey que nos ocupa, l analiza lo que ser la nueva sociedad, fijando su atencin en cinco acpites: - Las nuevas condiciones demogrficas. - La nueva fuerza de trabajo. - La paradoja de la manufactura. - La supervivencia de las corporaciones. - El camino por delante. Las nuevas condiciones demogrficas van a producir enormes cambios en los prximos 25 aos, especialmente en los pases ms desarrollados, ya que se prev un envejecimiento relativo de la poblacin. Esto traer como consecuencia la imposibilidad de mantener los actuales sistemas previsionales, lo que obligar a seguir trabajando ms aos, aunque no en la forma actual de empleos de tiempo completo.

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Se prev que las personas mayores de 50 aos participen en el futuro de diferentes maneras, ya sea como temporeros, consultores, a tiempo parcial, entre otras. Se agregan, adems, los cambios en el mercado que actualmente est orientado a los jvenes, cuando los compradores del futuro sern, principalmente, personas mayores. Para Drucker, el conocimiento ser el factor predominante en los aos por venir. De hecho ya lo es actualmente en gran manera, pero en la nueva sociedad ser el principal recurso. Entre sus rasgos caractersticos se puede mencionar: que no tendr fronteras; provocar adems una gran movilidad social que permitir el ascenso de los individuos con talento, que por otra parte ser facilitado por el mejor acceso a la educacin; que producir fracasos y no solo xitos, ya que muchos tendrn la capacidad y talento, pero no todos podrn conseguir lo mejor. Todo ello va a hacer a la sociedad futura sumamente competitiva, tanto para las organizaciones como para los mismos individuos. La velocidad y universalidad del acceso al conocimiento har que todas las instituciones, no solo comerciales sino tambin escuelas, universidades, hospitales e incluso agencias gubernamentales, sean globalmente competitivas, incluso si sus actividades y principal mercado son locales. Actualmente se entiende como trabajadores del conocimiento a personas muy preparadas en sus especialidades, con gran bagaje terico; pero lo que se avecina para el futuro ser tambin lo que se podra denominar tecnlogos del conocimiento, esto es tcnicos en computacin, diseadores de software, analistas de laboratorios clnicos, tecnlogos de manufacturas, paralegales, etc. Estas personas tienen tanto de trabajadores manuales como de conocimiento, pero su trabajo manual est basado en una preparacin terica, profesional, adquirida por educacin y no por aprendizaje. As como el trabajador manual fue la fuerza social y poltica predominante del siglo XX, el tecnlogo del conocimiento lo ser en el siglo XXI. El siglo XXI ver el declinar relativo de la manufactura. Algo parecido a lo que ocurri en el siglo XX con la agricultura, que haba dominado la sociedad durante 10.000 aos. El peso relativo de la manufactura est descendiendo en todos los pases desarrollados, especialmente en EE UU, donde ha pasado de representar el 35% a mediados del siglo pasado, a menos de la mitad en la actualidad. En todos estos pases, es el sector servicios el que ha crecido y ofrece al mercado laboral el mayor nmero de puestos de trabajo. El futuro de las corporaciones tambin ocupa la atencin de Drucker. Este fenmeno organizativo que aparece y se desarrolla en la primera mitad del siglo XX, ya ha sufrido una gran evolucin en la segunda mitad de ese siglo. Las que inicialmente eran entidades nacionales, con algunas subsidiarias fuera, cada vez se fueron transformando en entidades organizadas globalmente segn lneas de productos o servicios. Las multinacionales de 2025, prev que estarn unidas y controladas por estrategia, no por propiedad como hasta ahora. Seguir habiendo propietarios, pero predominarn las alianzas, joint ventures, convenios de conocimiento, etc., que harn que se visualicen como bloques de confederaciones. Indudablemente requerirn un nuevo tipo de gerencia, distinto del actual.

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Hay mucho camino por hacer, pero ya se ve a dnde apunta. La Administracin en el siglo XXI tendr que ensear a las organizaciones, tanto de negocios como otras (universidades), a experimentar nuevas formas de organizacin. En el futuro se enfrentarn a la definicin de nuevas estructuras y nuevas tareas para la alta direccin. Otro aspecto que tendr que tenerse en cuenta, en la nueva sociedad del conocimiento, es el trabajo con asociados, no subordinados, lo que obligar a replantearse toda la administracin de personal, personal que adems ser predominantemente mayor, no joven. Es curioso que, en los ltimos aos, la literatura especializada (revistas de avanzada) no se haya preocupado del problema terico de reflexionar sobre la nueva manera de enfocar la administracin y, por consiguiente, su enseanza. Si exceptuamos casos como el de Drucker, su preocupacin ha sido ms inmediata: qu hacer para administrar mejor en las actuales circunstancias, especialmente ante el fenmeno de la globalizacin de los mercados, la crisis econmica actual, y la tremenda competencia que exige a los empresarios dar respuesta inmediata a los retos que se les presentan. Pero el futuro se est gestando hoy, y requerimos profundizar estudios tericos que nos permitan hacer frente a esos retos futuros.

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