HBITOS SALUDABLES DE GESTIN DEL TIEMPO

Dedica los primeros y los ltimos 5 minutos de la jornada a planificar el da y programar el siguiente. Planifica siempre antes de actuar y cntrate en lo importante. Sigue tus biorritmos y aprovecha los periodos de mximo rendimiento para realizar las tareas ms importantes o ms complejas. Agrupar los asuntos y acciones relacionadas entre s. Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes medir si lo cumples, si te falta o te sobra tiempo. o si asignas o utilizas ms tiempo del establecido para una tarea caers en la ineficiencia o si asignas menos caers en la ineficacia. Ten en cuenta que siempre hay imprevistos y hay que tener margen de movimiento para asumirlos si son importantes. Aparta siempre un espacio temporal para pensar y reflexionar, ser tu hora tranquila. Planifica siempre por escrito y si es posible utiliza un sistema de agenda integrada e informatizada. Revisa la planificacin, est para cumplirse.

MATRIZ DE COVEY MUY URGENTE MUY IMPORTANTE POCO IMPORTANTE Solucionar Delegar POCO URGENTE Retrasar Olvidar

Si te tienes que comer un sapo, no desperdicies el tiempo mirndolo. Si te tienes que comer ms de uno, cmete el ms grande primero

DINMICA DE GRUPO: Sobre las fotografas de vuestro puesto de trabajo habitual, describir cmo
organizis vuestro escritorio, vuestra agenda, qu sistema segus para desarrollar vuestras tareas y gestionar vuestro tiempo Poner varias fotos de una oficina

SITUACIONES MS FRECUENTES MUY URGENTE

Situaciones de pnico Asuntos estresantes Fuego cruzado Proyectos con plazos marcados Interrupciones Algunas llamadas telefnicas o mails Algunas reuniones Reuniones no preparadas Actividades populares

POCO URGENTE
Prevencin Construccin de relaciones Planificacin y preparacin Desarrollos de sistemas Conocimiento profesional Trivialidades Pasatiempos Tareas improductivas Entretenimientos juegos Cualquier cosa

MUY IMPORTANTE

POCO IMPORTANTE
-

SOLUCIONES A LOS LADRONES DE TIEMPO (MEDIDAS PREVENTIVAS) VISITAS INOPORTUNAS:

- Trate de programar horas fijas para ver sistemticamente a sus compaeros y/o a su equipo - Establezca perodos de puertas abiertas en los que su equipo sepa que est disponible

Si esta primera medida no es suficiente.

- Intente mover su escritorio de modo que no establezca contacto visual con la gente
que pase cerca

- Si sabe que alguien necesita resolver algn asunto, vaya a visitarle cuando mejor le venga. No espere a que le interrumpan. - Cuando alguien asome la cabeza en su lugar de trabajo, y le pregunte si tiene un minuto acostmbrese a decir NO y amablemente sugiera otro momento en el que le venga mejor
Si aun as, el visitante consigue colarse en su despacho:

- Permanezca de pie mientras dura la conversacin. Seguro que as se acortar - Ponga lmite de tiempo al inicio de la entrevista diciendo por ejemplo, lo siento, pero
tengo slo cinco minutos, cuntame

LLAMADAS ENTRANTES:

Acepte llamadas tan slo a horas determinadas Pida a las personas que llaman de manera habitual que utilicen determinadas horas. El resto del tiempo active el contestador de voz o pida que recojan los recados en centralita Localice llamadas de personas que suelen llamar a determinadas horas y reserve ese tiempo para ellos

Tenga la informacin preparada Cuando sepa que alguien va a llamarle por una informacin en particular, tenga toda la informacin a mano para que pueda responder en cuanto contacten con usted

No acepte llamadas que le pasen otras personas Asegrese de que las llamadas que le pasen son su responsabilidad, si no es as dervelas a las personas adecuadas Comunique a qu horas no aceptar llamadas.

Gestione bien las llamadas no deseadas Permanezca tranquilo e intente resolver la llamada lo ms rpidamente posible, haciendo ver a su interlocutor de manera adecuada que necesita ir al grano

LLAMADAS SALIENTES

Haga las llamadas todas juntas (en medida en que la operativa de trabajo lo permita) en el horario fijado para tal fin Establezca los horarios de llamada pensando en qu momentos es posible localizar a las personas que quiere llamar Antes de hacer la llamada, decida qu va a decir y cmo va a decirlo. Para preparar la llamada ser bueno que piense en lo siguiente: Con quin quiere hablar exactamente Qu quiere decir Tenga a mano los documentos a tratar Tenga anotados los hechos y fechas importantes Tenga a mano papel y bolgrafo, as como su agenda, por si tiene que anotar fechas importantes No posponga llamadas difciles. Realcelas lo antes posible. Vaya al grano, ya que el titubeo o la dilacin no le van a ayudar. Una vez hecha la llamada, habr liberado su mente de un peso y ser ms eficiente en su trabajo.

GESTIN DEL PAPELEO - Darse de baja en la relacin de documentos que no desea recibir
Utilizar su mesa para procesar papeles, no para almacenarlos Trabajar en un solo asunto a la vez Utilizar los cajones slo para tener a mano lo que usemos con frecuencia Reducir al mnimo el flujo de informacin: no pida lo que no necesita, no guarde todo lo que le llega Utilice generosamente las papeleras No imprima nada que pueda leer en pantalla

GESTIN DEL CORREO ELECTRNICO - Vaciar la bandeja de entrada (organizar en carpetas por proyecto, departamento,
respondidos)

- Crear filtros del correo - No obligarse a leer y responder el correo inmediatamente, dedique una parte del da a
su gestin

NO ME MANDES EMAILS
Hace no mucho, en un proyecto en el que estaba trabajando, me cruc en el pasillo con una de las personas de referencia dentro del proyecto. Oye, tengo pen diente de recibir tu respuesta a varios emails de la semana pasada. Ah pues es posible. La verdad es que tengo tantos emails al cabo del da que, si te digo la verdad, la mitad de ellos ni los veo. Ah pues bueno, vale., me alegro . Es decir, qu le puedo decir? Si preparo un email y se lo mando a alguien espero que se lo lea. Y espero que me responda. Porque normalmente, si escribo un email es porque necesito que lo lea y que lo responda. Pero no es ya lo que yo necesito, sino lo que el proyecto necesita y el proyecto es suyo, no mo.

Desde mi punto de vista, el email es una herramienta fundamental en la gestin de cualquier proyecto; no la nica, pero s muy importante. Me permite prepararlo cuando yo tengo tiempo, y a la vez a la otra persona digerirlo cuando l tiene tiempo. Esta asincrona me parece fundamental, y es algo que ni el telfono ni las reuniones presenciales te permiten. Puedo aadir todo el contexto necesario, incluyendo en su caso documentacin, etc. Esto en una reunin es posible (pero no siempre hay tiempo para todo; adems, cada persona involucrada tiene unos conocimientos/intereses/involucracin diferentes que puede aplicar en su lectura individual, pero no tanto en una comunicacin en persona); por telfono es todava mucho ms difcil. Todo est escrito: es mucho ms fcil hacer un seguimiento de las preguntas, las respuestas que a la vez sirve de referencia para el futuro. S, de reuniones y conversaciones se pueden hacer actas pero quin las hace realmente?

As que, si una de las partes renuncia a los emails como herramienta fiable de trabajo (ni siquiera sabes si lo va a leer o no), qu hacer? Convocar reuniones cada da y el de en medio, para tratar temas sin preparacin previa, encima cuando la agenda de todo el mundo es normalmente impracticable? Asaltar por telfono al interlocutor, en una suerte de aqu te pillo, aqu te mato indocumentado del que no queda registro? Comunicarse a base de encuentros casuales en la mquina del caf o en el pasillo de los baos? S, es verdad que el email puede convertirse en un monstruo. Comunicaciones discrecionales enviadas a diestro y siniestro, copias indiscriminadas, envos automticos aun as, francamente, creo que no es admisible la renuncia al email. Hay herramientas ms que suficientes (filtros automticos, etc.) que te permiten discriminar con bastante fiabilidad el correo entrante , separando lo que tengo que atender seguro de lo que puedo dejar sin ver. Francamente, creo que atender el email es una responsabilidad irrenunciable. Y si no puedes atender tu email correctamente, igual es que ests intentando abarcar ms de lo que realmente puedes asumir; sea por lo que sea, ests dejando de hacer parte de tu trabajo y entorpeciendo encima el trabajo de los dems.

5 CLAVES PARA UNA SEMANA CARGADA DE TAREAS Un lunes al llegar por la maana, la vuelta de vacaciones o la recta final de un proyecto con frecuencia nos enfrentamos a semanas apretadas donde agenda y lista de tareas compiten por quin es la ms grande. Llegar a todo suele ser nuestro principal objetivo, cuando deberamos fijarnos en otros rincones ms importantes. Cuando uno se asoma o comienza una semana saturada de eventos y tareas lo primero que siente es vrtigo, aprensin y agobio (podr con todo?). Son sensaciones muy humanas pero nada prcticas. Sacdete el drama de encima porque uno piensa, ve y acta con ms claridad cuando est tranquilo y sereno. Analiza tu plan de trabajo framente, localiza los puntos ms calientes y empieza sin lamentos. 1. Distingue objetivos y tareas

Una semana apretada es como un da cargado de trabajo slo que con cuatro das ms. As que las ideas bsicas con las que ya trabajas siguen ah: el primer paso es identificar, distinguir y separar. Del mismo modo que en un restaurante examinas la carta y preguntas antes de pedir, haz lo mismo con tu semana. Tengo que hacer mil cosas no es un anlisis muy preciso ni una frase que te ayude a ver entre todo lo que tienes que hacer.

1. 2.

Identifica y visualiza tus objetivos: no todo es lo que tienes que hacer sino lo que quieres conseguir. Distingue y separa tus tareas: NO todas son iguales, no todas te piden lo mismo y te dan lo mismo (esfuerzo-resultados-objetivos).

Separa lo que TIENES que hacer, lo que DEBES hacer y lo que TAL VEZ puedes hacer. Distingue entre tareas Clave, tareas Menores, tareas Complementarias, tareas Repetitivas y hasta tareas Basura. Esa necesaria separacin te ayudar a identificar el solomillo de tu semana y a decidir reducir, posponer o eliminar ciertas tareas. Por ejemplo en esa semana habr tareas que representen un lujo que no te puedes permitir, o bien decides reducir/posponer ciertas tareas que repites todos los das, porque literalmente te quitan tiempo para hacer cosas nuevas.. 2. Desayuna 2 tareas Clave

Las tareas Clave son el verdadero corazn de tu trabajo. Tareas de valor que cuando las haces (bien) consigues resultados y avances. En esa semana tal vez te hayas propuesto llegar a todo pero donde primero tienes que llegar y adems hacerlo de forma excelente, es a esas tareas. Cudalas, no las arrincones, ponlas delante del resto y vulcate en ellas. Lo que me funciona a m es esto: empieza todos los das como mnimo haciendo 2 de estas tareas. ANTES del Email, antes de redes sociales, antes de cualquier otra cosa o tarea complementaria o menor. Al empezar es cuando ms y mejor puedes hacer; es cuando ms despejado ests, y cuando menos actividad hay alrededor (reuniones, llamadas). Despus, el da se complica, y si no lo haces antes, terminars por posponerlas o hacerlas de cualquier manera. 3. Identifica reuniones y salidas

Asmate a tu agenda y localiza en qu das (maanas y tardes) tienes ms eventos de este tipo. Reuniones internas, salidas fuera de tu trabajo, viajes o visitas, cosas que te van a alejar de tu mesa de trabajo y que te van a impedir trabajar. Primero por su naturaleza, porque cuando las haces no haces (reunirse no es hacer). Y segundo porque tienden a expandirse y quitarte tiempo real de trabajo para todo lo que tienes que hacer. Para esos das tienes que bajar las expectativas porque en realidad vas a trabajar menos. Haz lo ms importante antes de salir fuera, no pongas tareas Clave o de concentracin cerca o prximas a esos eventos/salidas, deja un margen de seguridad entre eventos y entre eventos y tareas (para imprevistos), y ten preparadas algunas tareas menores o mecnicas para hacer en huecos entre reuniones, o por si hay retrasos o cambios de ltima hora. Si tuviera que sintetizarlo en una sola idea dira: consigue cada da 2 horas de calidad donde ni t mismo ni nadie te interrumpa. 4. Invierte en terminar y rematar

Esa semana tu obsesin debe ser terminar tareas, cerrar frentes, remachar cosas. Lo peor que puedes hacer es abrir ms puertas y ventanas cuando lo nico que te pemritir avanzar es precisamente cerrarlas. Dejar las cosas a medias es como lanzar un bumern; es algo que volver y te golpear con fuerza. Antes de empezar una tarea pregntate si realmente no podras terminar otra. Antes de avanzar pregntate qu tareas han quedado a medias. Elige una y trminala. Antes de dejar una tarea a medias pregntate si no hay forma de terminarla ahora.

5.

Garantiza tiempo de calidad

La atencin, la concentracin, el enfoque, la intensidad puedes darle el nombre que quieras pero es tu mayor y ms poderoso aliado en semanas as. La atencin te hace pensar y actuar ms rpido, encontrar antes mejores ideas, desatascar antes problemas o fallos, y te permite no dejar las cosas a medias. As que todo aquello que vaya en su contra slo sirve para multiplicar la complejidad de esa semana. Distracciones, multitarea e interrupciones son tus mayores enemigos, y ms en semanas as. Los dos primeros puedes combatirlos t mismo, mediante sencillas medidas anti-distracciones que estn en tu mano: mismo puedes ponrtelo MUCHO ms fcil. Para las interrupciones que provocan otros puedes adoptar otras medidas: Ten reuniones contigo mismo. Bloquea tiempo en tu agenda, reserva una sala y renete a solas contigo. Nadie te interrumpir. Aprovecha ms el arranque del da, es cuando tus compaeros te interrumpen menos. Pdeles concentracin sobre todo en ciertos momentos. Explcales cmo es tu semana y la necesidad de sacar tareas adelante. La gente es muy comprensible cuando uno se toma la molestia de explicar las cosas. Pdeles que conviertan interrupciones en emails. Es mejor que te pidan o consulten por Email (que luego t decides cundo abrirlo) que no partan tu concentracin por la mitad. Y si te interrumpen, s todo lo directo y breve que puedas, anota lo que te pidan y vuelve como un rayo a lo que estabas haciendo. Si tuviera que quedarme con slo una cosa o sintetizar todas estas ideas en una sola frase para semanas as, dira esto: CONSIGUE CADA DA 2 HORAS DE CALIDAD DONDE NI T MISMO NI NADIE TE INTERRUMPA.

TCNICA DE PORODOMO
La Tcnica Pomodoro facilita la concentracin y la realizacin de tus tareas diarias. En qu consiste? La invent en la dcada de los 80 Francesco Cirillo y cuenta con muchos seguidores que la utilizan a diario como forma habitual de trabajo, y no slo cuando tienen problemas de concentracin. Yo, personalmente, la utilizo nicamente cuando la necesito, cuando estoy gravemente disperso y funciona!

Dos fundamentos clave

Para empezar a comprender esta tcnica, qudate en primer lugar con estas dos ideas principales: 1. Las tareas se hacen en bloques de tiempo de 25 minutos. 2. Cada 25 minutos tienes que hacer un breve descanso de 5 minutos.

Empezando con Pomodoro

Lo bueno de esta tcnica es que puedes empezar a practicarla hoy mismo, ahora. Apenas hay curva de aprendizaje y necesitas muy poco para ponerla en marcha.

En primer lugar tienes que elegir la tarea con la que te vas a poner. Si es una tarea mediana o grande que naturalmente te va a llevar ms de 25 minutos, divdela en bloques menores. Luego fija el temporizador a 25 minutos y ponlo en marcha. Trabaja en esa tarea sin parar, totalmente despreocupado del reloj. Trabaja a tope durante esos pocos minutos. Una vez transcurrido el tiempo, y en cuanto suene la alarma, para inmediatamente y haz una pausa de 5 minutos. Luego regresa a tus tareas y sigue trabajando en bloques de 25 minutos. Al cabo de dos horas, es decir, 4 bloques, haz un descanso ms prolongado de 15 20 minutos.

Un temporizador?
Evidentemente necesitars un reloj con cuenta regresiva para fijar, iniciar, pausar y reiniciar tanto los bloques de 25 minutos como las pausas de 5 minutos. Puedes utilizar desde un reloj convencional hasta una aplicacin de escritorio o una aplicacin web. Te recomiendo una aplicacin porque ya vienen preparadas (con los tiempos de trabajo y pausa) y slo tienes que descargarlas e instalarlas para empezar. Personalmente utilizo Focus Booster que sirve para Adobe Air. Pero hay montones de alternativas para elegir. Aplicaciones para Windows, Mac, Linux, tu mvil y web, como deca. Basta con que busques Pomodoro Timers en Google y vers la cantidad de resultados que te salen.

Mucho ms por descubrir

La Tcnica Pomodoro es mucho ms de lo que he contado. Slo te he trazado las lineas generales pero suficientes para empezar con ella desde hoy mismo. Como deca hay muchas personas que ya slo trabajan as, y gestionan y hacen sus tareas diarias de este modo. Yo, personalmente, lo encuentro algo incmodo y slo recurro a esta tcnica en los das como los que describa al principio. Pero precisamente por eso me gusta y te hablo de Pomodoro, porque es complementaria a tus otros hbitos de trabajo y puede desatascar un da complicado.

COMO ESCRIBIR LOS CORREO-TAREA DE FORMA EFICAZ

Cuntas cosas pides por Email al cabo del da? Tareas, encargos, modificaciones, solicitudes, rdenes directas Eres claro y eficaz a la hora de escribir ese tipo especial de correos? Cuando buscas una respuesta rpida, cuando quieres que la otra persona priorice bien tu correo, cuando esperas que haga esa tarea cuanto antes, es fundamental saber escribir esos correos-tarea. Para la mayora el Email sigue siendo la mejor forma (la nica) de organizar el trabajo en equipo. Pero a la hora de redactar los correos-tarea fallan estrepitosamente. Son largos, dan rodeos, incluyen rdenes confusas y no ayudan a la otra persona a empezar bien la tarea. Saber escribir un buen correo-tarea es empezar a hacer bien esa tarea antes incluso de que la otra persona reciba el encargo.

1.

Piensa antes de empezar a escribir

Escribir un correo no es un ejercicio de catarsis. No se trata de volcar tus pensamientos o poner palabras a tu espritu atormentado. Se trata de incluir slo la informacin y detalles imprescindibles para hacer esa tarea. Antes de teclear como un poseso prate unos segundos para decidir: a) qu quieres pedir o encargar realmente; b) qu informacin necesita la otra persona para hacerlo. 2. Incluye la tarea en la primera lnea

Fundamental detalle. Elimina los prolegmenos, las palabras introductorias y vete directo al grano: Necesito que hagas; quiero que cambies; te escribo porque necesitamos retocar Por supuesto s corts, s amable, s buen compaero. Pero por el amor de Dios, s directo! Vete al grano desde la primera lnea. Conseguirs que la otra persona comprenda bien lo que hay que hacer y ambos perderis mucho menos tiempo. 3. Imponte una limitacin de caracteres

Como si estuvieras en Twitter, imagina que a la hora de escribir tienes una frrea limitacin de caracteres. Nuestra tendencia es siempre a escribir en exceso. Si pienso que slo puedo escribir 100 escribir 150. Pero si no pienso nada y me dejo llevar por el swing de mi tecleo al final escribir 1.000. Dos o tres lineas son suficientes para la mayora de los correos que escribes al cabo del da. 4. Incluye siempre las tres palabras clave

Para evitar dar rodeos y caer en la imprecisin, asegrate que tus correo-tarea siempre incluyen estas tres palabras clave. Son como las especificaciones de tu tarea: Qu: define y expresa la tarea en una lnea y empieza siempre por ah. Cundo: aydale a interpretar el grado de prioridad que tiene esa tarea. Cmo: instrucciones y detalles para completar esa tarea. 5. Si hay varios puntos sepralos claramente

Si el correo es extenso tal vez deberas valorar otras alternativas ms directas y a la larga ms eficaces: una mini-reunin, una llamada de telfono Pero si lo quieres hacer por escrito y tienes que escribir varios puntos, sepralos claramente. Mediante puntos, mediante epgrafes con titul illos descriptivos cualquier recurso es bueno con tal de no apelotonar los distintos pasos y que tu orden o peticin llegue alta y clara. 6. Si hay varias tareas sepralas en correos

Un error bastante extendido: mezclar varias tareas diferentes con distintas prioridades en un mismo correo. Esto fomenta la confusin, la mala priorizacin y la ofuscacin en la otra persona. Salvo que esas tareas estn estrechamente relacionadas entre s, o deban hacerse en cadena, sepralas en correos distintos. A priori puede parecer una mala idea: es un correo extra que me podra ahorrar. Pero en el fondo estamos fomentando la claridad, la buena priorizacin, y ponindoselo ms fcil a la otra persona. Al final comprender mejor todo el trabajo que hay que hacer y lo atender a su debido momento.

7.

Redacta el Asunto al final

Para m es el 80% de un correo-tarea. Es el titular de la noticia y la sntesis que resume tanto lo que hay que hacer como cundo hay que hacerlo (prioridad). Somos psimos redactores de Asuntos: ambiguos y generales, poco descriptivos y detallados, no ayudan a la tarea que estamos pidiendo o encargando. Redctalo al final y sobre todo procura que sea muy descriptivo. Debe ayudar a la otra persona a interpretar qu hay detrs de ese mensaje sin tener incluso que abrirlo. Invertir unos pocos segundos en pensar ese Asunto supone una respuesta ms adecuada de la otra persona, un mejor trabajo en equipo, un uso eficaz del Email y ms agilidad a la hora de procesar peticiones. 8. Una checklist para recordar estas cosas

Tal vez al leer todas estas claves hayas asentido, te hayan parecido razonables y hasta evidentes. El problema es que con el ritmo frentico del da a da, y ms cuando nos zambullimos en el Inbox, nos olvidamos de todas estas cosas. A m, hasta que me acostumbr a hacerlo de forma natural, me ayud tener un post-it junto al monitor con estas claves. A modo de checklist me ayudaba a redactar mejor los correos-tarea que enviaba a otras personas.