Tema N 17 Personalizacin de tablas, vistas e informes

17.1 Creacin de una tabla personalizada. 17.2 Definicin de vistas personalizadas. 17.3 Exportacin de informes e integracin con software. 17.4 Anlisis de informes en tablas y grficos dinmicos

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Capacidad del Tema

Crea tablas personalizadas, vistas e informes analizando la informacin obtenida para diferentes proyectos

Conocimientos Previos

Cundo es necesario crear una tabla personalizada? Microsoft integra Excel y Visio dentro de Ms-Project tiene idea cul es la finalidad ?

Conflicto Cognitivo Cul es la importancia de crear informes personalizados con Project 2013, para el

control y seguimiento de un Proyecto.?

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17.1 Creacin de una tabla personalizada

Imagen 1: Ventana opcin nuevo informe Tabla

Para insertar una tabla clic en la pestaa crear un informe, nuevo informe elegimos la opcin Tabla, muestra la ventana nombre de informe y escribimos por ejemplo: TablaN1

Imagen 2: Ventana de ingreso de nombre de tabla

Al seleccionar el botn Aceptar se muestra la siguiente ventana observando en la parte superior la herramienta de informes:

Utilice las Herramientas de Tabla: Diseo para elegir estilos de tablas y Configuracin para modificar tamaos de celdas y alinear textos

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Imagen 3: La ventana muestra la tabla por defecto.

La tabla mostrada Ms-Project 2013 da la oportunidad de cambiar el estilo, presentacin y adicionar o eliminar campos de la misma.

Imagen 4: Ingreso de la columna %Variacin de Costo.

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17.2 Creacin de vistas personalizadas.

Durante la utilizacin de las diferentes vistas en ocasiones es recomendable adicionar varias columnas que permitan mostrar informacin relevante del proyecto, en tal sentido Ms-Project 2013 facilita esta labor permitiendo la creacin y personalizacin de las diferentes vistas.

Por ejemplo si al diagrama de Gantt adiciono las columnas % de trabajo completado y costo es probable que dicha variacin de la vista la llame Gantt Modificado, para ello ir al grupo Vistas de Tareas y seleccionar la opcin Diagrama de Gantt y Guardar Vista

Imagen 4: Ventana que permite guardar vista Automticamente en la opcin personalizada de la vista aparece la vista guardada:

Imagen 5: Muestra nueva vista Gantt Modificado

Crea informes desde cero con insercin de imgenes, grficos, tablas o vnculos. Una vez creado el proyecto se puede importar a otra plataforma capaz de mostrar grficos como es Ms PowerPoint.

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Mantenimiento de Vistas:
En la fase de seguimiento y control del proyecto pueden surgir una serie de nuevas vistas las mismas que de ser necesario sern eliminadas o mantenidas mediante la opcin diagrama de Gantt, ms vistas botn organizador.

Imagen 6: Ventana muestra opciones Ms Vistas.

La pestaa vistas muestra la de reciente creacin, si el usuario cree por conveniente eliminarla debe de seleccionarla seguido de un clic, debiendo antes de cambiar de vista para que Ms-Project elimine la vista seleccionada.

Imagen 7: Ventana muestra el Organizador y sus diferentes opciones.

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17.3 Exportacin de Informes e integracin con software.

Al igual que en la versin 2010, Ms-Project 2013, se apoya en dos aplicaciones o software integrado al Office 2013: MS-Excel y MS-Visio 2013. Seleccionar la Pestaa Crear Informes luego elegir la opcin Informes Visuales. A continuacin observaremos algunos de los Informes ms usados:

Imagen 8: Lista de Informes Visuales (todas) En la figura anterior se puede observar los diversos informes visuales que proporciona Project, los cuales pueden ser exportados a MS-Excel y Ms-Visio.

Informe Visual con Excel:

Imagen 9: Grfico de Excel

Microsoft Office integra tres software: Project, Excel y Visio 2013

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Informe Visual con Visio:

Imagen 10: Diagrama de Visio.

17.4 Anlisis de Informes en tablas y grficos dinmicos

A elegir cualquiera de los informes de Excel, Project crea de forma automtica Grficos Dinmicos los mismos que pueden ser editados, tal como se muestra en la siguiente figura:

Imagen 11: Ventana muestra el grafico desde Excel donde es posible su edicin

Los grficos y diagramas de Excel y Visio, pueden modificarse con sus propias herramientas dando mayor flexibilidad.

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Utilice la Herramienta de Grficos Dinmicos para modificar los informes generados, seleccionar la opcin uso de asignacin, ubicada en la parte inferior del libro de Excel, muestra la tabla en Excel generada por el Informe Visual. .

Imagen 12: Ventana muestra una hoja de Excel

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AUTOEVALUACIN
I. Responder Verdadero o Falso donde corresponda: 1. La herramienta tabla permite cambiar estilos, tamaos de celdas, etc. V F 3. El archivo Global.mpt es un informe de Project?

2. El campo duracin aparece por defecto en la tabla del informe. V F

4. Es posible filtrar los informes de Visio y Excel respectivamente: V F

II. Seleccione la plantilla resumen de la asignacin y describa las plantillas existentes.

III. Indique el procedimiento para eliminar vistas personalizadas no necesarias en un proyecto:

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Referencias Bibliogrficas

Aguirre, A. (2013). Microsoft Project 2013. Lima : Macro. Chiavenato, I. (1993). Iniciacion a la Administracion de la Produccion. Mexico: Mc Graw Hill. Microsoft. (s.f.). Plataforma Educativa de Microsoft IT Academy Program. Obtenido de http://itacademy.microsoftelearning.com/spain/ Sistemas, C. d. (2013). Mdulo de Computacin I. Chiclayo. PMI. (2012). Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta Edicin. Pensylvania.

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Tema N 18 Evaluacin en base a indicadores del proyecto

18.1 18.2 Anlisis de los indicadores de programacin y de costo: IRP, IRC. Anlisis del proyecto en referencia a lo planificado.

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Capacidad del Tema

Evala, analiza los indicadores de valor acumulado en las tablas y vistas de seguimiento del proyecto.

Conocimientos Previos

Cmo obtiene el costo presupuestado del proyecto? En qu consiste el mtodo del valor ganado?

Conflicto Cognitivo Qu indicadores permiten determinar el xito de un Proyecto y como ayuda MS-

Project 2013en el cumplimiento de los objetivos de un Proyecto?

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18.1 Anlisis de los indicadores de programacin y de costo: IRP, IRC.

Para realizar el seguimiento y control del proyecto tenemos que evaluar y analizar lo que muestran las tablas que nos ayudan a encontrar desviaciones entre lo que se planifica y lo que en realidad se est ejecutando de manera que se puedan corregir las posibles desviaciones lo antes posible y determinar cul es el estado del proyecto.

Campos IRC
En los campos IRC (ndice de rendimiento de costos) muestra la relacin que existe entre los costos presupuestados de la lnea base y los costos reales del trabajo realizado hasta la fecha de estado del proyecto o fecha actual. Existen dos categoras de campos IRC.

IRC (campo de tareas)

El IRC es la relacin entre el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) que contiene el valor acumulado del porcentaje multiplicado por el costo de la lnea base de la fase temporal y el CRTR (costo real del trabajo realizado) contiene los costos contrados por el trabajo ya realizado hasta la fecha de estado del proyecto o hasta la fecha actual.

IRC = CPTR / CRTR Ingrese a la pestaa Vista, Tablas, Ms Tablas: Indicadores de Costo del Valor Acumulado.

Imagen 1: Elegir opcin Indicadores de costo del valor acumulado. La Gestin del Valor Ganado define los formatos y frecuencia de presentacin de los informes de costos. (PMBOK)

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Imagen 2: Tabla de Indicadores de costo del valor acumulado.

Ejemplo: Se esperaba que despus de un da termine la tarea definir enfoque, sin embargo tiene una duracin real de dos das costara 320 es decir el CRTR habiendo estado presupuestado 160 soles CPTR. El IRC de la tarea es de aproximadamente 0.5 observado que ya existe un incremento del costo del proyecto. En conclusin hay una prdida econmica del proyecto.

Campos IRP
En el campo IRP (ndice de rendimiento de la programacin) muestra la relacin entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTR/CPTP). El IRP a menudo se usa para calcular la fecha de finalizacin del proyecto. La versin de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos a lo largo del tiempo. IRP = CPTR / CPTP Ingrese a la pestaa Vista, Tablas, Ms Tablas: Indicadores de Programacin del Valor Acumulado. Los datos de desempeo de trabajo, consiste en la informacin sobre el avance del proyecto (desempeo tcnico planificado versus el real)

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Imagen 3: Tabla de Indicadores de Programacin del Valor Acumulado.

Ejemplo: Se esperaba que la tarea identificar recurso llego a su trmino, sin embargo se encuentra al 88% siendo el IRP de 3.5. En conclusin hay un adelanto fsico del proyecto. Los informes de desempeo del trabajo constituyen la representacin fsica o electrnica de la informacin sobre el desempeo del trabajo recopilado en documentos del proyecto, destinada a generar decisiones, acciones o conocimiento (PMBOK)

18.2 Anlisis del proyecto en referencia a lo planificado.

Cuando comienza a grabar datos reales, debe revisar el progreso o analizar el avance en referencia a lo que planificado y Ms-Project 2013 le puede ayudar:

USAR LA VISTA GANTT DE SEGUIMIENTO:

La Vista Gantt de Seguimiento, que se muestra en la figura usa la tabla de entrada y probablemente proporcione la imagen ms eficaz del progreso de su proyecto. La barra inferior del diagrama muestra las fechas previstas que se pens realizar las tareas (fechas previstas). La barra anterior, muestra segn sea el caso las fechas de comienzo y fin programado, sin embargo si la tarea fue terminada indica la fecha de comienzo y fin reales. Al lado de las barras se muestra el porcentaje de avance de las

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tareas por ltimo Project muestra de color rojo las barras de las tareas consideradas dentro de la ruta crtica.

Imagen 4: Vista de Gantt de seguimiento

USAR LA TABLA TRABAJO PARA TAREAS:

La tabla de trabajo para tareas, que se muestra en la figura indica el tiempo total para culminar cada tarea dividido entre todos los recursos asignados a las diferentes tareas del proyecto. El trabajo se diferencia de la duracin de la tarea en lo siguiente: a) El Trabajo mide cuantas horas de esfuerzo son necesarias para completar una tarea. b) La duracin de la tarea mide la cantidad de tiempo (nmero de das) que se asigna a una tarea. Si el trabajo total para una tarea de 24 horas, pero la duracin de la tarea es de un da, ser necesario agregar 3 recursos para completar dicha tarea o en su defecto prolongar la duracin de la tarea. La tabla de trabajo para tareas muestra la informacin prevista que permite comparar el avance con la estimacin original de la lnea base la cual debe de crearse antes de realizar su anlisis. Puede aplicar la tabla trabajo para cualquier vista de hoja de tareas.

Los datos de desempeo incluyen el porcentaje de trabajo fsicamente terminado, las medidas de desempeo tcnico y de calidad, trabajo real, variacin y previsto (PMBOK).

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Imagen 5: Ventana de tabla de tareas. Observe la columna Trabajo seleccione con el mouse y presione anticlic, seleccione por ejemplo para realizar las comparaciones trabajo real, costo y costo real como se muestra en las figuras siguientes.

Imagen 6: Ventana que permite seleccionar otros campos de la vista.

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Imagen 7: Muestra datos como trabajo y costo real.

USAR LA TABLA TRABAJO PARA RECURSOS

La tabla de trabajo para recursos, presenta la informacin del trabajo de los recursos asignados a las tareas. En este caso el trabajo muestra el tiempo total requeridos por los recursos para completar una tarea. Esta tabla incluye informacin bsica que puede comparar sus avances con la estimacin original. La tabla trabajo para recursos, puede aplicarse a cualquier vista de hoja de recursos. Por ejemplo la tabla trabajo para recursos aparece en lado izquierdo aparece en el lado izquierdo de la vista uso de recursos, clic en la vista uso de recurso haga clic en el botn seleccionar todo y elija trabajo en el men que muestra.

Muestre la tabla de trabajo en la hoja de recursos para observar el trabajo previsto, real, variacin y restante de los recursos en las diferentes tareas del proyecto

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Imagen 8: Muestra tabla trabajo para recursos Observe la columna Trabajo seleccione con el mouse y presione anticlic, seleccione por ejemplo para realizar las comparaciones trabajo real, costo como se muestra en las figuras siguientes.

Imagen 9: Muestra campos a mostrar.

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Imagen 10: Adiciona campos trabajo real y costo.

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AUTOEVALUACIN
I. Responder corresponda: V o F segn

1. El ndice de rendimiento de costo se obtiene antes de crear la lnea base? V F

3. La tabla de trabajo para tareas muestra slo la informacin real que permite comparar el avance con la estimacin original. V F

2. La adecuada lectura de los indicadores garantiza una acertada toma de decisiones? V F

4. El Trabajo mide cuantas horas de esfuerzo son necesarias para completar una tarea. V F

II. Relaciones las siguientes palabras con su definicin concepto: 1. Gantt seguimiento 2. trabajo 3. duracin 4.

a. Proporciona la imagen ms eficaz del progreso de su proyecto b. Mide la cantidad de tiempo (nmero de das) que se asigna a una tarea. c. mide cuantas horas de esfuerzo son necesarias para completar una tarea.

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Referencias Bibliogrficas
Aguirre, A. (2013). Microsoft Project 2013. Lima : Macro. Chiavenato, I. (1993). Iniciacion a la Administracion de la Produccion. Mexico: Mc Graw Hill. Microsoft. (s.f.). Plataforma Educativa de Microsoft IT Academy Program. Obtenido de http://itacademy.microsoftelearning.com/spain/ Sistemas, C. d. (2013). Mdulo de Computacin I. Chiclayo. PMI. (2012). Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta Edicin. Pensylvania.

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