Gestin por Competencias

Sistema Gestin Personas para Windows

Descripcin de conceptos y procedimientos a seguir para Implementar Gestin por Competencias en el sub sistema de Gestin Personas para Windows

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Contenido
Gestin por Competencias ........................................................................................................2 Introduccin .........................................................................................................................2 Configuraciones Iniciales .......................................................................................................2 Parmetros de Empresa ....................................................................................................2 Diccionarios ..........................................................................................................................2 Generar Excel ....................................................................................................................6 Importar el Excel ...............................................................................................................6 Competencias Personal .........................................................................................................7 Competencias Personal en Lote ............................................................................................8 Generar Excel ....................................................................................................................8 Importar el Excel ...............................................................................................................9 Reportes ............................................................................................................................. 10 Reporte de Cargos ........................................................................................................... 10 Reporte de Competencias de los Empleados ................................................................... 10 Reportes de Competencias .............................................................................................. 11 Generador de Reportes y Generador de Exceles .............................................................. 11 Gestin por Competencias en 360 grados. .......................................................................... 12

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Gestin por Competencias

Introduccin
La presente Gua es un complemento del material documental que respalda el uso del Sistema, Guas, Tutoriales y Mejores Prcticas Las nuevas adiciones que se documentarn a lo largo del presente son: 1. Competencias por Cargo 2. Calificacin de competencias al Personal

Configuraciones Iniciales
Para poder calificar el grado de las aptitudes, actitudes, conocimientos o habilidades del personal primero se debe realizar la Configuracin de Parmetros y Diccionarios requeridos por la Gestin de Competencias. Parmetros de Empresa Se incorpor en Parmetros 2, Validar Cupo Empleados por Cargo, por defecto est marcado como No. Cuando se configura como Si, el Sistema no permitir crear ms Empleados que los definidos en el Cargo a menos que se modifique el valor del Cupo definido en el Cargo.

Para definir el Cupo de Empleados activos en un Cargo, acceder al Diccionario de Cargos, opcin Cupo Mximo. As tambin el Sistema cuenta el Total de Empleados activos en el Cargo seleccionado.

Diccionarios
Los Diccionarios involucrados para la Gestin por Competencias son los siguientes: 1. 2. 3. 4. Criterios Niveles de Competencias Tipos de Competencias Cargos

Se recomienda que el registro de datos en los Diccionarios mencionados se realice en el orden indicado.

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Tecnologas de InformacinSoftware Anexos 2012 Gestin Personas para Windows Criterios El Diccionario de Criterios permite contar con una librera de recomendaciones que permiten mejorar la brecha existente entre la capacidad del Empleado con la requerida para un Cargo. Estos Criterios sern configurados para cada Competencia segn el nivel que se desee superar. Pulse Adicin. Cdigo, el Sistema asigna una codificacin automtica numrica correlativa Criterio, Identifica el Criterio de mejora, se expresa en valores alfanumricos.

Niveles de Competencia El Diccionario de Niveles de Competencia permite cuantificar el grado que ha desarrollado una persona con respecto a una Competencia o bien el grado o Capacidad deseada de una Competencia para ejercer un Cargo satisfactoriamente. Pulse Adicin. Cdigo Nivel, el Sistema asigna una codificacin automtica numrica correlativa Nivel Competencia, Identifica la descripcin del estado de la Competencia, se expresa en valores alfanumricos de hasta 50 Caracteres. Puntaje, Valoriza el grado de la Competencia.

Tipo de Competencia El Diccionario permite realizar la clasificacin de las Competencias. Pulse Adicin. Cdigo, el Sistema asigna una codificacin automtica numrica correlativa. Nombre, Identifica la denominacin correspondiente al Tipo de Competencia, se expresa en valores alfanumricos de hasta 50 Caracteres.

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Tecnologas de InformacinSoftware Anexos 2012 Gestin Personas para Windows Competencias Este Diccionario permite registrar una librera de Competencias que se refieren a comportamientos, aptitudes, habilidades o actitudes. Permitiendo identificar aspectos esenciales para ocupar un Cargo. Pulse Adicin. Cdigo, el Sistema asigna una codificacin automtica numrica correlativa. Tipo Competencia, Identifica el grupo en el que se cataloga la Competencia. Competencia, Identifica la denominacin de la Competencia misma, se expresa en valores alfanumricos de hasta 50 Caracteres. Definicin, atributo opcional que permite ingresar informacin que se describe de una Competencia. Niveles Conceptuales, Para describir las caractersticas de los distintos niveles. Se listan todos los Niveles, y para cada uno se debe completar la descripcin conceptual del nivel. Preguntas, atributo opcional que permite ingresar el detalle de preguntas correspondientes a la competencia. Criterios, Est estrechamente relacionado a los distintos niveles definidos en los Diccionarios Niveles de Competencias y Criterios. Se listan todos los Niveles y para cada uno deben seleccionar los Criterios que permiten alcanzar el nivel indicado, pulse el botn [] del Nivel existente en la grilla de Criterios. Esta informacin se ver reflejada en el Reporte del personal evaluado.

Cargos ste es un Diccionario Fundamental de Gestin Personas1 Pulse Adicin. Datos Generales o Id. Cargo, el Sistema asigna una codificacin automtica numrica correlativa. o Cargo, Identifica la denominacin del Cargo, valores alfanumricos de hasta 50 Caracteres.

Revisar la Gua de Usuario de Gestin Personas

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Tecnologas de InformacinSoftware Anexos 2012 Gestin Personas para Windows Nro Documento, con el que se cre el Cargo, se expresa en valores alfanumricos de hasta 50 Caracteres. o Fecha, de creacin del Cargo. o Cupo Mximo, atributo numrico que define la cantidad mxima de personas que pueden desempear el Cargo en la empresa. o Total Empleados, atributo no editable que recupera el Total de Empleados que actualmente desempean el Cargo. o Reporte de Competencias, acceso a los Reportes correspondientes a las Competencias del Cargo. Atribuciones o Atribuciones, permite describir de forma extensa las Funciones del Cargo. o

Competencias, esta pestaa cuenta con una grilla en la cual se configuran todas las requeridas y los Niveles deseados para que se desempee el Cargo. o [Copiar], permite copiar la configuracin de las Competencias de otro Cargo configurado previamente y cuyas competencias se asemejan a las del cargo seleccionado. o [Competencias], permite el acceso directo al Diccionario siempre que cuente con el Permiso para acceder. o [Niveles], permite acceso al Diccionario de Niveles.

Para guardar seleccione la pestaa Datos Generales y pulse el botn [Aceptar], recuerde que cada vez que lo pulsa se guarda el histrico de modificacin de las Competencias. Cargos y Competencias en Lote Para realizar el registro de Cargos y Competencias en Lote se debe acceder a la interface de Cargos. En el botn Cargo Competencias, permite generar un Excel y posteriormente importar los datos de los Cargos y sus Competencias en Lote. Existen 2 opciones: Generar e Importar.

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Tecnologas de InformacinSoftware Anexos 2012 Gestin Personas para Windows Generar Excel Al generar un Libro de Excel, cada Cargo estar registrado. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Seleccionar los Cargos 2. Presionar Generar Libro A manera de ejemplo se seleccionaron 4 Cargos. El Excel tendr 4 hojas y en cada una se encontrar un Cargo. Se recomienda no tocar las columnas que se encuentra pintadas de color plomo. En caso que la Competencia no sea requerida en el Cargo se deber eliminar toda la fila del Excel ingresando slo el Nivel requerido. En la Columna Nivel existe un combo que permite identificar el Nivel que debe cumplir la Competencia dentro del Cargo. Se recomienda seleccionar el dato de la columna amarilla. Posteriormente Grabar el Excel con las Competencias calificadas.

Importar el Excel Se puede Importar el Excel generado en el paso anterior. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. [] Buscar el Archivo guardado en el procedimiento anterior. 2. Cargar los Datos 3. Revisar los datos No Recuperados. 4. Aceptar

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Tecnologas de InformacinSoftware Anexos 2012 Gestin Personas para Windows Este procedimiento realiza la actualizacin de los datos histricos de las Competencias en los diferentes Cargos, de manera similar de realizar la actualizacin Cargo a Cargo.

Competencias Personal
Para registrar la Calificacin de las Competencias evaluadas al personal acceder al Men: Archivos/Competencias Personal bien desde la Ficha del Personal, pestaa Adicionales/Competencias botn [Calificar ] Una vez que se encuentra en la interface de Calificacin de Competencias al personal, Pulse Adicin. 1. Empleado, pulse el botn [] para seleccionar el Empleado cuyas Competencias sern evaluadas. Al seleccionar el Empleado se lista el Cargo y todas las Competencias existentes en el Diccionario correspondiente. En este listado se pintan las filas en azul a aquellas Competencias que requieren calificarse para el Cargo que actualmente desempea el Empleado, y las filas en negro el resto de las Competencias (Opcionales). Si el Empleado cambia de Cargo, y alguna Competencia del Nivel an no fue evaluada, sta ser mostrada en color rojo. 2. Para registrar el Nivel calificado de una Competencia debe seleccionarlo en la columna que lleva el mismo nombre. Se debe registrar la Calificacin de todos los Niveles requeridos por el Cargo y los Niveles calificados en una evaluacin anterior. 3. Quitar opcionales, para quitar las Competencias que no se deben calificar pulse el botn [<-] excluyendo tambin las registradas en la presente Calificacin. 4. Quitar no calificadas, para quitar las Competencias que no se deben calificar pulse el botn [<-] excluyendo todas las Competencias opcionales que no fueron calificadas. Luego de registrar la Calificacin de cada una de las Competencias pulse el botn [Aceptar]. Recuerde que se guarda un histrico de Calificaciones por Empleado. En la Ficha del Personal en la pestaa Adicionales/Competencias, se o

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Tecnologas de InformacinSoftware Anexos 2012 Gestin Personas para Windows puede revisar el ltimo estado de las Calificaciones del personal seleccionado. En esta grilla se listan todas las Competencias calificadas y requeridas por el Cargo que desempea, resaltando en color rojo aquellas Competencias que no satisfacen el Nivel requerido para el Cargo, en azul las Competencias que s satisfacen el Nivel deseado y en negro el resto de las Competencias que fueron calificadas al personal.

Competencias Personal en Lote

Para realizar el registro de Competencias Personal en Lote se debe acceder a la Interface de Competencias Personal que se encuentra en: Archivos/Competencias Personal. Existe un Botn Personal Competencias, el mismo permite generar un Excel y posteriormente importar los datos del personal y sus Competencias en Lote. En la interface de Personal y Competencias en Lote. Existen 2 opciones: Generar e Importar.

Generar Excel Al generar un Libro de Excel, cada Empleado se encontrar registrado en una hoja del mismo identificado por su Cdigo. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Seleccionar los Empleados 2. Presionar Generar Libro A manera de Ejemplo se seleccion 4 Empleados. El Excel tendr 4 hojas y en cada hoja se encontrar un Empleado. En la cabecera del Excel se registra el Cdigo del Empleado, el Nombre del Empleado, el Cdigo del Cargo que ocupa y el nombre del Cargo que ocupa. Posteriormente se detallan las Competencias relacionadas al Cargo actual.

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Se recomienda no tocar las columnas que se encuentra pintadas de color plomo. En caso que la Competencia no sea requerida en el Cargo se puede eliminar toda la fila del Excel ingresando slo el Nivel requerido por las Competencias. En la Columna Nivel existe un combo que permite identificar el Nivel que debe cumplir la Competencia dentro del Cargo. Se recomienda seleccionar el dato de la columna amarilla. Posteriormente Grabar el Excel con las Competencias calificadas para los diferentes Empleados. Importar el Excel Se puede Importar el Excel Generado en el paso anterior. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. [] Buscar el Archivo guardado en el procedimiento anterior. 2. Cargar los Datos 3. Revisar los datos No Recuperados. 4. Aceptar
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Tecnologas de InformacinSoftware Anexos 2012 Gestin Personas para Windows Este procedimiento realiza la actualizacin de los datos histricos de las Competencias del Personal en los diferentes Cargos actuales, de manera similar a realizar el procedimiento Empleado a Empleado. En caso de Existir errores durante la Importacin del Excel, los mismos son ingresados en la grilla de No Recuperados.

Cuando el Cargo del Empleado tiene Competencias que no se encuentran configuradas en el Excel, muestra un mensaje de error y se cancela el procedimiento de actualizacin de datos obligando al operador a completar el Excel.

Reportes
Reporte de Cargos Desde el Diccionario de Reportes, pulsar en la barra de botones de Reportes, para acceder a los de Competencias por Cargos y al Histrico de Competencias.

Reporte de Competencias de los Empleados En la Ficha del Empleado. En la opcin Reportes seleccione el icono reservado para Competencias. A continuacin se presentar el formulario de Impresin de Competencias del Empleado. Para visualizar la informacin presione Ver Reporte.

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Tecnologas de InformacinSoftware Anexos 2012 Gestin Personas para Windows Reportes de Competencias Para acceder a los Reportes de Competencias, acceder al Men, Reportes/Sueldos/Competencias. Una vez que se encuentre en la interface de Reportes, podr revisar los de Resumen de Competencias, de Competencias de Cargos y Competencias del Personal.

Los Reportes correspondientes a Competencias muestran informacin de las Calificaciones de los Empleados y realizan grficos en base a la informacin registrada.

Generador de Reportes y Generador de Exceles El Generador de Reportes y el Generador de Exceles incorporan para el mdulo de Competencias las entidades: 1. 2. 3. 4. 5. Cargos Competencias Competencias Cargos Competencias Cargos Historia Competencias Empleado
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Tecnologas de InformacinSoftware Anexos 2012 Gestin Personas para Windows 6. Competencias Empleado Historia

Gestin por Competencias en 360 grados.

Para realizar el anlisis en 360o de las Competencias para un Empleado realizar lo siguiente. 1. En el Reporte de Competencias, pestaa Personal 1.1. Seleccionar el Empleado 1.2. Pulse el botn [V] 1.3. Seleccin Excel como otro formato 1.4. Pulse Aceptar.

2. En el Excel generado edite y deje solamente las columnas que indican los Puntajes 3. Marque las columnas de Competencias y las de Puntajes de Empleado y de Cargo y seleccione el grfico Radial

4. Grfico de Competencias en 360o.

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