TD 1051

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS FACULTAD CIENCIAS ECONMICAS Y FINANCIERAS CARRERA DE AUDITORA
TRABAJO DIRIGIDO
INVENTARIACIN Y ELABORACIN DEL MANUAL PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES DEL SENAVEX
POSTULANTE: MARIA CRISTINA TORREZ MAMANI. NELMA SIRIA HUASCO FLORES. TUTOR: LIC. JUAN PEREZ VARGAS. LA PAZ - BOLIVIA 2010
AGRADECIMIENTOS
A los que hicieron posible la realizacin del convenio de cooperacin y apoyo a la modalidad de Graduacin Trabajo Dirigido, suscrito entre la Universidad Mayor de san Andrs, Carrera de Auditora y el Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones, dependiente del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural, representado por la Viceministra Phd. Lic Homayra Condarco Romn. A nuestro tutor institucional Lic. Alvaro Cuellar Almendras, Encargado de Bienes y Servicios, por la supervisin de este documento. A quienes debemos el xito en la conclusin del mismo. A los Licenciados: Lupe Ramrez, Abel Mlaga, Franz Concha e Ing. Ernesto Medina por su valiosa cooperacin y aliento en una determinada situacin. Con reconocimiento profundo y sincero.
Criss y Nel
INTRODUCCIN La Universidad Mayor de San Andrs (UMSA), es una institucin sin fines de lucro al servicio de la sociedad constituida segn las leyes Bolivianas, que tiene como misin beneficiar a todos los organismos que as lo requieran, articulando con diferentes sectores Pblicos y Privados, a este efecto se da la oportunidad de realizar e l trabajo dirigido, modalidad de graduacin a nivel Licenciatura que se instituy en la Carrera de Auditora, Facultad de Ciencias Econmicas y Financieras de la Universidad Mayor de San Andrs.
El presente Trabajo Dirigido se realiz en la Unidad de Bienes y Servicios del SERVICIO NACIONAL DE VERIFICACIN DE EXPORTACIONES SENAVEX, entidad pblica desconcentrada, con sede en la ciudad de La Paz y oficinas Regionales en el territorio nacional, bajo dependencia directa del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural con dependencia funcional del Viceministerio de Comercio y Exportaciones.
La seleccin del tema Trabajo Dirigido estar de acuerdo a la Ley 1178 donde se menciona que los Sistemas de Administracin y Control Gubernamental se aplicar a todas las entidades del sector pblico sin excepcin, quienes tienen la responsabilidad y la obligacin de administrar en el contexto de la Ley 1178 de Administracin y control gubernamental y sus sistemas; el sistema de administracin de bienes y servicios y sus Procedimientos de manera que exista una administracin responsable.
El manual de Procedimientos estar sujeto a disposiciones legales establecidas en la ley 1178 y Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, que promueve la implantacin de mecanismos que permiten
enmendar falencias en la ejecucin de las actividades correspondientes al manejo de Activos Fijos.
Por lo tanto el Manual a elaborarse permitir corregir y viabilizar los procesos fundamentales de la administracin y control del manejo de Activos fijos muebles en el SENAVEX.
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

1. ANTECEDENTES SENAVEX
El Decreto Supremo N 28143 de 16 de mayo de 2005, modificado por el Decreto Supremo N 28219 de 24 de junio de 2005, disuelve el sistema de Ventanilla nica de Exportaciones SIVEX que fue creado mediante Decreto supremo N 23009 de 17 de diciembre de 1992, encomendando sus funciones y atribuciones a la Cmara Nacional de Exportadores de Bolivia CANEB y sus filiales departamentales, bajo supervisin del Consejo Nacional de Exportaciones CONEX.
Que en cumplimiento
de la resolucin Ministerial N 233/05 de 19 de
septiembre de 2005, el Viceministerio de Comercio y Exportaciones, entre el mes de agosto y diciembre del 2007 realiz una fiscalizacin a las Unidades de Certificacin de Origen a nivel nacional en la que se identificaron deficiencias operativas en el procedimiento y verificacin del cumplimiento de origen, as tambin se constataron falencias en los reportes de venta y emisin de certificados.
Es as que el Estado Plurinacional de Bolivia ve la imperiosa necesidad de restituir las atribuciones del Estado para la emisin de documentos oficiales para la exportacin de mercancas y de regular los trmites de exportacin, entre los que se encuentran el de certificacin de origen de las mercancas y el de registro de exportaciones. Crea el Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones SENAVEX, mediante Decreto Supremo N 29847 el 10 de diciembre de 2008, como entidad pblica desconcentrada, con sede en la ciudad de La Paz y oficinas Regionales en el territorio nacional, bajo dependencia directa del Ministerio de Produccin y Microempresa (ahora
Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural) con dependencia funcional del Viceministerio de Comercio y Exportaciones.
Por ser una entidad de reciente creacin no cuenta con la Inventariacin de sus activos fijos bienes muebles y el Manual de procedimientos para activos fijos; rea que depende directamente de la Unidad de Bienes y Servicios. Al no contar con una informacin veraz y confiable con referencia a su patrimonio, evidencia el inadecuado manejo de los activos fijos y el incumplimiento de la normativa vigente (D.S. 0181 NB-SABS).
Las continuas modificaciones de una entidad no se efectan simplemente por el hecho de cambiar sino implementar mejoras en su funcionalidad. Por lo tanto, la Inventariacin y Manuales planteados, pretende optimizar las condiciones de la Unidad de Bienes y Servicios, lo que brindar respuestas a cada una de las necesidades de cada oficina Regional a nivel Nacional, de una manera ms rpida y efectiva.
1.1. Detalle de reas y Unidades Organizacionales El siguiente es el detalle de las unidades en actual vigencia:
NIVEL DIRECTIVO: DESPACHO DEL DIRECTOR GENERAL EJECUTIVO Unidad de Auditora Interna. Unidad de Asuntos Legales y Jurdicos.
NIVEL EJECUTIVO: Direccin de Registro, Proyectos y Comunicacin Direccin de Certificacin de Origen. Direccin Administrativa y Financiera.
NIVEL OPERATIVO: Dependientes de La Direccin de Registro, Proyectos y Comunicaciones: Encargado de Proyectos, Comunicaciones. Encargado de Estadsticas, Seguimiento y Soporte. Encargado de Sistemas y Programacin.
DEPENDIENTES DE LA DIRECCION DE CERTIFICACION ORIGEN Encargado de Anlisis y Seguimiento. Encargado de Control Cumplimiento de Normas de Origen.
DEPENDIENTES DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Encargado de Contabilidad y Presupuesto. Encargado Financiero y Administrativo. Encargado de Bienes y Servicios.
OFICINAS REGIONALES DEL INTERIOR DEL PAIS: Regional La Paz. Regional El Alto. Regional Santa Cruz. Regional Cochabamba. Regional Oruro. Regional Sucre. Regional Potos. Regional Tarija / Sucursal Yacuiba. Regional Riberalta.
1.2. Misin
La misin del SENAVEX es contribuir al desarrollo de las exportaciones, a travs de la administracin eficiente de los registros pblicos en el marco de los convenios bilaterales y multilaterales de integracin.
1.3. Visin Ser una entidad moderna y transparente reconocida por administrar eficientemente los registros pblicos.
1.4. Objetivo El Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones, realiza la emisin de los Certificados de Origen de las mercancas de exportacin de
acuerdo a la regin destino de la exportacin y dirige el Registro nico de Exportadores (RUEX), prestando asesoramiento tcnico y jurdico a los exportadores en los trmites de exportacin.
1.5. Funciones del SENAVEX Dirigir, realizar y ejecutar procesos de registro de exportadores RUEX.
b)
a)
Regular, normar y supervisar toda actividad relacionada a las exportaciones sea por entidades pblicas o privadas.
c) d) e) f)
Administrar el RUEX. Emitir el Registro de Exportadores de Caf-ICO. Prestar Servicios de Certificacin. Verificar el cumplimiento de los requisitos y la documentacin previa a la emisin de certificados de origen.
g)
Emitir certificados de Origen de la mercanca de exportacin de
acuerdo a la regin destino de la exportacin.

h) Gestionar
administrar
los
recursos
econmicos
para
el
cumplimiento de sus objetivos.

i)
Proponer
anualmente
al
Ministerio
de
Produccin
Microempresa, un detalle de costos por los servicios a ser prestados para su aprobacin mediante Resolucin Ministerial.
j)
Prestar asesoramiento tcnico jurdico a los exportadores en los trmites de exportacin.
1.6. Unidad de bienes y servicios 1.6.1. Encargado de Activos Fijos El responsable de almacenes, activos fijos, mantenimiento y salvaguarda de los bienes, debe responder ante la Direccin Administrativa Financiera por el cumplimiento de las Normas,
reglamentos, Procedimientos e Instructivos a establecerse para el desarrollo de sus funciones, as como del control y salvaguarda de estos bienes.
DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
ENCARGADO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DE BIENES Y SERVICIOS
1.6.2. Descripcin de objetivos Consolidar la implantacin del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios en el SENAVEX optimizando la ejecucin de los procesos de contratacin de Bienes, obras, servicios generales administrativos y servicios de consultora; as como los procesos de manejo y disposicin de los bienes institucionales.
Delimitar y establecer formalmente las disposiciones necesarias para optimizar el funcionamiento eficaz, eficiente y efectivo de la Unidad de Bienes y Servicios del SENAVEX.
1.6.3. Funciones del encargado de bienes y servicios
Controlar el cumplimiento y aplicacin correcta
de las normas
emergentes al Sistema de Administracin de Bienes y Servicios establecidas por la Ley 1178. Elaborar y ejecutar el programa anual de contrataciones (PAC) Elaborar y ejecutar el programa mensual de contrataciones menores (PMCM)
Ejecutar los procesos de compras de bienes, contratacin de obras, contratacin de servicios generales administrativos y otros, en el marco de las normas y disposiciones legales vigentes en coordinacin con las reas pertinentes, a fin de contar con la informacin suficiente sobre las caractersticas y de calidad requeridas. Supervisar y controlar el cumplimiento de los contratos; as como presentar informacin resultante a las instancias pertinentes. Elaborar y actualizar los inventarios de bienes muebles, equipos, accesorios, materiales e insumos propios del SENAVEX.
Atender oportunamente los requerimientos de las diferentes Direcciones y/o Unidades del SENAVEX, referentes a la adquisicin y dotacin de Bienes, materiales y/o servicios de excelente calidad con la finalidad de garantizar el desarrollo de todas las actividades de la institucin en concordancia con las funciones bsicas de la misma. Desarrollar e implementar los procesos de compras y
contrataciones de bienes y servicios, manejo de bienes y disposicin de los mismos. Manejo de almacenes y activos fijos de la Institucin. Coordinar la formulacin y ejecucin del Programa de Operaciones Anual correspondiente a la Unidad de Bienes y Servicios. Otras que establezca la Direccin Administrativa Financiera.
CAPITULO II IDENTIFICACIN Y PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el desarrollo del presente trabajo se identificaron varias deficiencias que a travs de una investigacin preliminar y revisin documentaria, mostr lo siguiente:
El Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones no cuenta con una documentacin actualizada y real sobre la ubicacin, codificacin y valoracin de sus activos fijos. (propios, Transferidos y en calidad de prstamo). Se pudo evidenciar la falta de procedimientos administrativos (Manuales de Procedimientos, Reglamentos y otros de uso interno) para la disposicin de los bienes muebles los que pueden generar descuidos en su administracin. No todos los activos fijos cuentan con documentos que respalden su derecho de propiedad.
2.1.
Formulacin del problema
Existen procedimientos adecuados para el manejo y control de activos fijos en el Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones, que se apliquen de manera eficiente y eficaz?
2.2.
Justificacin
El propsito de realizar el presente trabajo es que el Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones (SENAVEX) por ser una entidad de reciente
creacin, sea eficiente y se enmarque en el cumplimiento de normas y reglamentos para todos los funcionarios pblicos. El trabajo a realizar se enmarca dentro de la ley 1178 y el Decreto Supremo 0181 NB-SABS, que parte de la identificacin de un problema en el control de activos fijos; que ser estudiado y analizado a travs de la recopilacin de informacin cuyo posterior anlisis permitir aportar con las debidas recomendaciones que coadyuven a un cambio positivo en el control y administracin de activos fijos.
2.3. OBJETIVOS 2.3.1. Objetivo General
El objetivo que se pretende en el presente trabajo es: Inventariar y elaborar el Manual de Activos Fijos para su ptimo manejo en el Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones, para lograr la eficacia y eficiencia en los controles administrativos, y que se
constituya en una herramienta que sirva de gua para el desarrollo de las actividades, acorde a la normativa vigente.
2.3.2.
Objetivos Especficos
Realizar un diagnstico sobre la situacin actual de la Unidad de Bienes y Servicios, con respecto a su documentacin y medios de informacin con referencia a sus Activos Fijos. Preparar flujo gramas y formularios necesarios para el manejo y control de Activos Fijos. Identificar las necesidades de la informacin de todo el personal sobre las disponibilidades en: Bienes Muebles.
Elaborar el Muebles.
manual para la disposicin de los Activos Fijos
Realizar los parmetros para la codificacin de los Activos Fijos Muebles, para su generacin automatizada en la base de datos. Lograr la eficiencia de los procesos administrativos de los activos fijos en la administracin Central y Regionales a nivel nacional
2.4. Alcance El presente trabajo se realiz en el Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones Oficina Central y Regionales, determinado por actividades, funciones y procesos involucrados en el Sistema de Administracin de Bienes y Servicios. Actividades mencionadas especficamente que corresponden al Subsistema de manejo de Bienes, considerndose slo las funciones de administracin de activos fijos muebles y no as la administracin de activos fijos inmuebles.
2.5. Metodologa de la investigacin 2.5.1. Mtodos
En la entidad se realizo un estudio con los mtodos Inductivo y Deductivo tomando adems en cuenta el Mtodo descriptivo que permiti especificar las caractersticas y responder a las carencias de la entidad es decir: analizar la situacin actual del SENAVEX que coadyuvo a la realizacin de un diagnostico, del que se vislumbr las necesidades de la entidad.
2.5.2. Mtodo Deductivo El mtodo deductivo es aquel que parte de datos generales aceptados como validos y que por medio del razonamiento lgico, pueden deducirse varias suposiciones, toda vez que busca procesar y puntualizar aspectos actuales de la problemtica a partir de la recoleccin, clasificacin y clculo de las principales relaciones proporcionales del comportamiento de cada uno de los objetos de estudio. La palabra deductivo viene del latn deductio que significa sacar o separar, consecuencia de algo.
Se divide en:
Mtodo deductivo directo de conclusin inmediata: Se obtiene el juicio de una sola premisa, es decir que se llega a una conclusin directa sin intermediarios.
Mtodo deductivo indirecto o de conclusin mediata: La premisa mayor contiene la proposicin universal, la premisa menor contiene la proposicin particular, de su comparacin resulta la conclusin.
2.5.3.
Mtodo Inductivo
El mtodo inductivo es aquel que va de lo particular a lo general, es decir aquel que partiendo de casos particulares, permite llegar a conclusiones generales. (Explorar, observar y describir los casos estudiados). El termino inductivo proviene del latn inductio que
significa conducir, introducir. El fundamento de la induccin es la experiencia (contacto directo con las cosas).
Se divide en:
Mtodo inductivo de induccin completa: La conclusin es sacada del estudio de todos los elementos que forman el objeto de investigacin, es decir que slo es posible si conocemos con exactitud el nmero de elementos que forman el objeto de estudio y adems, cuando sabemos que el conocimiento generalizado pertenece a cada uno de los elementos del objeto de investigacin.
Mtodo inductivo de induccin incompleta: Los elementos del objeto de investigacin en su no pueden ser numerados al sujeto y de
estudiados
totalidad,
obligando
investigacin a recurrir a tomar una muestra representativa, que permita hacer generalizaciones.
ste a su vez comprende:
Mtodo de induccin por simple enumeracin o conclusin probable: Es un mtodo utilizado en objetos de investigacin cuyos elementos son muy grandes o infinitos. Se infiere una conclusin universal observando que un mismo carcter se repite en una serie de elementos homogneos, pertenecientes al objeto de investigacin, sin que se presente ningn caso que entre en contradiccin o niegue el carcter comn observado. Basta con que aparezca un solo caso que niegue la conclusin para que esta sea refutada como falsa.
Mtodo de induccin cientfica: Se estudian los caracteres y/o conexiones necesarios del objeto de investigacin, relaciones de causalidad, entre otros. Guarda enorme relacin con el mtodo emprico.
2.5.4.
Mtodo Descriptivo
Busca especificar propiedades, caractersticas y rasgos importantes de cualquier fenmeno que se analice (persona, grupos, comunidades o cualquier otro fenmeno que sea sometido a anlisis. Describe tendencias de un grupo o poblacin. (Cmo es y cmo se manifiesta).
2.6. TCNICAS DE INVESTIGACIN Para recabar informacin apropiada se emplear las siguientes tcnicas:
2.6.1
Observacin Directa
Tcnica con la cual se obtendr evidencia probatoria por medio de la verificacin fsica para dar una opinin respecto al manejo de los activos fijos. Por medio de la observacin se obtiene informacin de primera mano sobre la forma en que se efectan las actividades, con el cual se quiere recabar toda aquella informacin necesaria, y as observar cmo se estn realizando las actividades y de qu manera.
2.6.2.
Entrevista
Uno de los instrumentos ms utilizados para una investigacin. El propsito del presente trabajo ser, realizar entrevistas personales de forma preliminar a funcionarios relacionados con el rubro de Activos
fijos que nos darn un marco referencial sobre los procedimientos de control.
2.7. FUENTES DE INFORMACIN 2.7.1. Fuentes Primarias
Se constituye en el objeto de la investigacin bibliogrfica o revisin de la literatura y proporcionar datos de primera mano (Dankhe 1986). Como fuente primaria se tomar a la ley de administracin y control gubernamental (Ley 1178) y al Decreto Supremo 0181 Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.
Constituyen el objeto de la investigacin bibliogrfica o revisin de la literatura y proporcionan datos de primera mano, pues se tratan de documentos que contienen los resultados de los estudios
correspondientes ejemplos de estos son: libros, antologas, artculos de publicaciones peridicas, monografas, tesis y disertaciones, documentos oficiales y reportes de asociaciones, trabajos presentados en conferencias o seminarios, artculos periodsticos, testimonios de expertos, documentales videocintas en diferentes formatos, foros y paginas de Internet. 1
2.7.2.
Fuentes Secundarias
Son compilaciones, resmenes, listados de referencia publicados en un rea de conocimiento en particular es decir, procesar informacin de primera mano (bibliografa, publicaciones vigentes de la normativa
1 Metodologa de la Investigacin, Hernn Sampieri, Cuarta Edicin
legal).Comentan brevemente artculos, libros, tesis, disertaciones y otros documentos. 2
2.8. MARCO REFERENCIAL 2.8.1. Marco Terico
El marco terico implica un anlisis y discernimiento de la teora existente para su aplicabilidad en el trabajo que se va emplear, de tal manera que la efectividad durante su progreso vaya adecundose a los requerimientos del mismo.
Ante
la
ausencia
de
los
mecanismos
prcticos
de
control
consideramos que la Inventariacin, asignacin de cdigos y el manual para activos fijos ayudar a corregir las falencias existentes.
Para la elaboracin del presente manual se tomar en cuenta conceptos tcnicos, normas legales y disposiciones vigentes.
El inventario y el manual ser un instrumento que exprese los procedimientos de control, buscando que las actividades sean integradas y coordinadas para el logro de los objetivos institucionales del Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones,
especficamente de los Activos Fijos Muebles.
2 Metodologa de la Investigacin, Hernn Sampieri, Cuarta Edicin
CAPITULO III MARCO LEGAL

3. MARCO LEGAL
3.1. Ley 1178 La Ley de Administracin y Control gubernamental (Ley 1178) y sus disposiciones complementarias, fue promulgada el 20 de julio de 1990, determina los conceptos crticos y la bases fundamentales de
Administracin y control que se deben aplicar en todas las instituciones pblicas y por consiguiente los servicios departamentales.
Asimismo muestra un modelo de administracin para el manejo de los recursos pblicos.
Establece sistemas de administracin financiera y no financiera, que funcionan de forma interrelacionada entre si y articulados con los sistemas nacionales de Planificacin e Inversin Pblica.
Establece el Rgimen de responsabilidades de los servidores pblicos por el desempeo de sus funciones.
La Ley 1178 Busca:
Eficacia y eficiencia en el desempeo de funciones. Transparencia en los actos y el manejo de recursos. Responsabilidad por la funcin pblica. Mejorar la capacidad administrativa.
Dentro de sus Artculos estipula lo siguiente:
Artculo 10 El Sistema de Administracin de Bienes y Servicios establecer la forma de contratacin, manejo y disposicin de bienes y servicios y se sujetar a los siguientes preceptos:
b) Las entidades emplearn los bienes y los servicios que contraten, en los fines previstos en la Programacin de Operaciones y realizarn el mantenimiento preventivo y la salvaguardia de los activos, identificando a los responsables de su manejo.
c) La reglamentacin establecer mecanismos para la baja o venta oportuna de los bienes tomando en cuenta las necesidades especficas de las entidades propietarias. La venta de acciones de sociedades de economa mixta y la transferencia o liquidacin de empresas del Estado, se realizar previa autorizacin legal especfica o genrica, con la debida publicidad previa, durante y posterior a estas operaciones.
Artculo 31 La responsabilidad es civil cuando la accin u omisin del servidor pblico o de las personas naturales o jurdicas privadas cause dao al Estado valuable en dinero. Su determinacin se sujetar a los siguientes preceptos:
a) Ser civilmente corresponsable el superior jerrquico que hubiere autorizado el uso indebido de bienes, servicios y recursos del Estado o cuando dicho uso fuere posibilitado por las deficiencias de los sistemas de administracin y control interno factibles de ser implantados en la entidad.
SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES PARA PROGRAMAR Y ORGANIZAR SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA SISTEMA DE PRESUPUESTO SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL LEY 1178 PARA EJECUTAR SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS SISTEMA DE TESORERA Y CRDITO PBLICO SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA PARA CONTROLAR
SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL
3.2. Sistema de organizacin administrativa (SOA)
El Sistema de Organizacin Administrativa es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologas, que a partir del marco jurdico administrativo del sector pblico, del Plan Estratgico Institucional. Y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuracin organizacional de las entidades pblicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.
3.2.1.
Objetivos del Sistema de Organizacin Administrativa
El objetivo general del Sistema de Organizacin Administrativa, es optimizar la estructura organizacional del aparato estatal,
reorientndolo para prestar un mejor servicio a los usuarios, de forma que acompae eficazmente los cambios que se producen en el plano econmico, poltico, social y tecnolgico.
Los objetivos especficos son: Lograr la satisfaccin de las necesidades de los usuarios de los servicios pblicos.
Evitar la duplicacin y dispersin de funciones.
Determinar el mbito de competencia y autoridad de las reas y unidades organizacionales. Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicacin, la coordinacin y el logro de los objetivos. Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de productividad y eficiencia econmica.
3.2.2.
Objetivos de las Normas Bsicas
Las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa tienen como objetivos: Proporcionar los elementos esenciales de organizacin, que deben ser considerados en el anlisis, diseo e implantacin de la estructura organizacional de la entidad. Lograr que la estructura organizacional de las entidades pblicas sea conformada bajo criterios de orden tcnico.
3.3. Proceso del diseo organizacional
3.3.1.
Etapas del diseo o rediseo organizacional
Las etapas que se contemplarn en este proceso, son: Identificacin de los usuarios de la entidad y las necesidades de servicio. Identificacin de los servicios y/o bienes que satisfacen estas necesidades. Diseo de los procesos para la produccin de los servicios y/o bienes, sus resultados e indicadores.
Identificacin
conformacin que llevarn
de a
reas cabo las
unidades
organizacionales
operaciones
especificando su mbito de competencia. Determinacin del tipo y grado de autoridad de las unidades, y su ubicacin en los niveles jerrquicos. Definicin de los canales y medios de comunicacin. Determinacin de las instancias de coordinacin interna. Definicin de los tipos e instancias de relacin interinstitucional. Elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones y el Manual
de Procesos.
3.3.2.
Formalizacin del diseo organizacional
El diseo organizacional se formalizar en los siguientes documentos, aprobados mediante resolucin interna pertinente:
Manual de Procesos que incluir: La denominacin y objetivo del proceso. Las normas de operacin. La descripcin del proceso y sus procedimientos. Los diagramas de flujo. Los formularios y otras formas utilizadas.
3.4. Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios D.S. 0181
El Sistema de Administracin de Bienes y Servicios establece los elementos esenciales de la organizacin, funcionamiento y control
interno relativo a la Administracin de bienes y Servicios desde su solicitud hasta la disposicin final de los mismos.
El Sistema de Administracin de Bienes y Servicios est compuesto por tres subsistemas: Subsistema de Contratacin de Bienes y Servicios, comprende el conjunto de funciones actividades y procedimientos
administrativos
para adquirir bienes o contratar servicios.
Subsistema de manejo de Bienes, comprende las funciones, actividades y procedimientos relativos al manejo de Bienes. Subsistema de Disposicin de Bienes, comprende el conjunto de funciones, actividades y procedimientos relativos a la toma de decisiones sobre el destino de los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad, cuando estos no son utilizados por las entidades pblicas. Cada uno de estos subsistemas tiene varios componentes, para este trabajo se tomo como referencia el Subsistema de manejo de Bienes.
QUE ES EL SABS?
Es un un conjunto conjunto de de normas, normas, de de carcter carcter Es jurdico, tcnico y administrativo jurdico, tcnico y administrativo Que regulan: regulan: Que
CONTRATACION MANEJO DISPOSICION BIENES Y SERVICIOS
3.4.1. Subsistema de manejo de bienes El Subsistema de Manejo de Bienes es el conjunto interrelacionados de principios, elementos jurdicos, tcnicos y administrativos que regulan el manejo de Bienes. Tiene como objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes y la minimizacin de los costos de sus operaciones.
Los componentes del subsistema de manejo de bienes son los siguientes:
a) b) c)
Administracin de Almacenes Administracin de Activos Fijos Muebles. Administracin de Activos Fijos Inmuebles.
El punto b) es el que se tomara como referencia para nuestro trabajo y se desarrollara en el rea de Activos Fijos del SENAVEX.
3.4.2. Administracin de Activos Fijos Muebles
La
administracin
de
Activos
Fijos
muebles,
es
la
funcin
administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, asignacin, mantenimiento, salvaguarda, registro y control de bienes de uso de las entidades pblicas.
Objetivo Tiene por objetivo lograr la racionalidad en la distribucin, uso y conservacin de los activos fijos muebles de las entidades pblicas. Y su alcance es aplicable a todos los activos fijos muebles de propiedad de la entidad y los que estn a su cargo o custodia.
3.5. Decreto Supremo 23318-A Reglamento de Responsabilidad por la Funcin Pblica
3.5.1.
Responsabilidad Administrativa
Se establece este tipo de responsabilidad cuando el servidor pblico en ejercicio de sus funciones incurre en una accin u omisin que contraviene el ordenamiento jurdico administrativo y los mismos que regulan las conductas del servidor pblico.
Se entiende por contravencin a la falta cometida al no cumplir el ordenamiento jurdico administrativo al conjunto de disposiciones legales que rigen la administracin pblica como son la Constitucin Poltica del Estado, disposiciones reglamentos que emanan del poder ejecutivo, decretos supremos, resoluciones supremas, resoluciones multidisciplinarios, el estatuto del funcionario pblico.
3.5.2.
Responsabilidad Ejecutiva
Cuando la autoridad ejecutiva o la Mxima Autoridad Ejecutiva a incumplido con obligaciones sealadas en la ley o cuando su gestin a sido deficiente o negligente, una de sus obligaciones principales entre otras es la de ser responsables de implantar en su entidad los sistemas de administracin, control y las de planificacin e inversin a travs de la elaboracin y aplicacin de los reglamentos especficos elaborados en el marco de las disposiciones dictadas por los rganos rectores.
3.5.3.
Responsabilidad Civil
Cuando la accin u omisin del servidor pblico o de las personas naturales o jurdicas privadas causa dao al Estado valuado en dinero. Los servidores pblicos, ex - servidores pblicos personas naturales o jurdicas estn sujetos a este tipo de responsabilidad.
3.5.4.
Responsabilidad Penal
Que surge por la accin u omisin de los servidores pblicos personas naturales o jurdicas cuyo acto se encuentra tipificado en el Cdigo Penal.
Artculo 56 (Corresponsabilidad)
Para efectos del inciso a) del artculo 31 de la Ley 1178, los informes de auditora deben incluir informacin fundamentada sobre la forma de autorizacin del uso indebido de bienes, servicios y recursos que causaron dao econmico al Estado y la identificacin del superior jerrquico que la expidi o manifestacin expresa de si el dao econmico se origin en las deficiencias de los sistemas de administracin y control interno factibles de ser implantados en la entidad.
3.6. Ley del Estatuto del Funcionario Pblico - Ley 2027
ARTCULO 9 (Prohibiciones). Los servidores pblicos estn sujetos a las siguientes prohibiciones:
c) Utilizar bienes inmuebles, muebles o recursos pblicos en objetivos polticos, particulares o de cualquier otra naturaleza que no sean compatible con la especfica actividad funcionaria.
d)
Realizar o incitar acciones que afecten, daen o causen deterioro a
los bienes inmuebles, muebles o materiales de la Administracin.
CAPITULO IV MARCO CONCEPTUAL

4. 4.1. Marco conceptual Activos
Los activos son los recursos econmicos de propiedad de una empresa que se espera beneficien las operaciones futuras. Los activos pueden tener forma fsica definida, como los edificios, la maquinaria, las mercaderas. De otra parte otros activos no existen en forma fsica tangible, pero si en forma de ttulos valores o derechos legales.
Son el conjunto de bienes, derechos y valores tangibles o intangibles; en propiedad legal que contribuyen al beneficio econmico de una empresa.
4.2.
Clasificacin del Activo Activos Fijos Tangibles: estos se pueden ver o tocar, sean
4.2.1.
grandes o pequeos, ocupan un espacio y tienen un valor de acuerdo con sus propiedades fsicas, estos a su vez se subdividen en tipo no depreciable, tipo depreciable y tipo agotable.
4.2.2.
Activos Intangibles: son activos que no tienen una forma
fsica sin embargo, tienen un valor a causa de los derechos o privilegios que confieren a sus dueos. Estos activos estn sujetos a amortizacin en el tiempo.
4.3.
Activo Fijo
Se denomina activo fijo a la suma de bienes que posee una empresa, una institucin, necesarios para llevar a cabo su actividad principal, administrados por recursos humanos.
4.4.
Caractersticas
Se espera que un bien para ser considerado como activo fijo o bien de uso, presente las siguientes caractersticas.
Que sea de naturaleza relativamente duradera, los edificios, muebles, equipos presentan un servicio durante cierto nmero de aos.
Que este destinado al uso y no a la venta, nicamente los activos utilizados en las operaciones normales de la empresa se deben clasificar como activos fijos.
4.5.
Control de Activos Fijos
El control de los activos fijos incluye su proteccin y tiene sistemas de control, adecuado que incluye: Asignar responsabilidad por la custodia de los Activos Establecer medidas de seguridad para evitar robos. Proteger los activos de los elementos naturales Tener seguros adecuados contra prdidas totales Capacitar al personal operativo en el uso apropiado de los Activos. Mantener un programa de mantenimiento peridico para los activos.
4.6.
Depreciacin
El vocablo depreciacin, denota la asignacin peridica del costo de un activo fijo tangible, a los resultados de la gestin, durante su vida til.
Por
consiguiente
podramos
definir
la
depreciacin
como
un
procedimiento que tiene como objetivo, distribuir el costo u otros valores bsicos de los activos fijos, a travs de su vida til en forma sistemtica y racional. En un proceso de asignacin y no de valuacin.
4.7.
Factores de la Depreciacin
Las dos principales causas de la depreciacin son el deterioro fisco y la obsolescencia.
Deterioro fsico.- el deterioro fsico resulta del uso, lo mismo
que la
exposicin al sol, al viento, y a otros factores climticos. Las reparaciones reducen la necesidad de reconocer la depreciacin Obsolescencia.- el termino obsolescencia significa el proceso de quedar desactualizado, obsoleto o de quedar rebasado tecnolgicamente
4.8.
Mtodos para el Clculo de la Depreciacin
Los mtodos empleados en la mayora de las empresas, pueden ser divididos en las siguientes categoras:
Basados en la vida til del bien
Mtodos de la lnea recta
Mtodo de la suma de dgitos de los aos Mtodo de saldos decrecientes Mtodo de doble saldo decreciente Mtodos las unidades de produccin Mtodos de las horas de trabajo
4.8.1.
Mtodo de la Lnea Recta
Es necesario puntualizar que el mtodo lineal, fundamentalmente establecidos con fines fiscales, no contempla las caractersticas propias de la empresa y la utilizacin efectiva de los activos fijos, en razn de que atributos tales como desgaste, deterioro, obsolescencia y otros son de ndole estrictamente particular de los bienes utilizados en actividad empresarial. La aplicacin de este mtodo produce una depreciacin anual uniforme para cada ao de vida til del bien. El cargo anual se obtiene del siguiente modelo:
DEPRECIACIN ANUAL =
COSTO VALOR RESIDUAL VIDA TIL
La principal ventaja de este mtodo, es la simplicidad y facilidad conceptual. Los supuestos fundamentales en los que se apoya, son que utilidad econmica del activo es la misma cada ao y que los gastos por reparaciones y mantenimiento son en esencia iguales de un ao a otro la desventaja es que este mtodo no reconoce las fluctuaciones en el uso del bien.
4.8.2.
Mtodo de la suma de dgitos de los aos
Este mtodo pertenece a la corriente de los mtodos de depreciacin acelerada y computa la depreciacin del activo fijo, en forma de una progresin aritmtica decreciente.
En este mtodo la depreciacin para cualquier ao, se determina multiplicando el costo total menos el valor residual por una fraccin cambiante.
En cualquier caso, la fraccin que se emplea requiere un numerador, que corresponda a los aos de vida til restantes y un denominador que es igual a la suma de la progresin, formada por los aos de vida til originales del bien.
Para el clculo del denominador de la fraccin se puede aplicar la siguiente frmula:
DEPRECIACIN DE LOS DGITOS DE LOS AOS = N (N+1)/2
Donde N es igual a la vida til del activo fijo, expresado en aos.
4.8.3.
Mtodo de los saldos decrecientes (saldos de declinacin)
Este mtodo computa la depreciacin de los activos fijos en forma de una progresin geomtrica decreciente.
Por medio de este mtodo se aplica una tasa fija sobre el costo actualizado y no sobre el costo menos el valor residual del bien en el primer ejercicio, para determinar la depreciacin que le corresponde.
En cada ejercicio subsiguiente se calcula la depreciacin aplicando la misma tasa fija sobre el saldo actualizado (costo actualizado menos depreciacin acumulada actualizada) del valor del bien.
En teora la tasa fija se determina extrayendo la raz equivalente a la vida til estimada, de un cociente obtenido dividiendo el valor residual por el costo del bien, importe que se resta de uno.
Para este efecto se aplica la formula siguiente:
TASA FIJA DE DEPRECIACIN
VALOR RESIDUAL
COSTO DEL BIEN
Donde n = aos de vida til estimada.
4.8.4.
Mtodo del doble saldo decreciente
Es un mtodo de depreciacin acelerada e imputa la depreciacin anual multiplicando el valor en libros actualizado del activo fijo por un porcentaje constante, que es dos veces a la tasa de la depreciacin del mtodo de lnea recta. El clculo del porcentaje constante se realiza de la siguiente manera:
TASA DEL DOBLE SALDO DECRECIENTE =
1 X 2 VIDA TIL
4.8.5.
Mtodo de las unidades de produccin
Para calcular la depreciacin por el mtodo de unidades de produccin, una vez determinado el valor depreciable y el nmero total de unidades de produccin a obtener con el activo fijo, se divide el primer valor por el segundo, establecindose as una cuota fija de depreciacin por unidad de produccin. Dicha cuota ser luego multiplicada por el nmero de unidades producidas en cada periodo, para as obtener el cargo por depreciacin correspondiente al mismo.
Para el clculo de la cuota fija se aplica la siguiente frmula:
DEPRECIACIN POR UNIDAD =
COSTO - VALOR RESIDUAL UNIDADES DE PRODUCCIN ESTIMADAS
4.8.6.
Mtodo de las horas de produccin
Este mtodo es similar al anterior, excepto el denominador que recoge la informacin referente a las horas de trabajo del activo fijo. Para calcular la depreciacin por el mtodo de horas de produccin, una vez determinado el valor depreciable y el nmero total de horas de produccin a obtener con el activo fijo, se divide el primer valor por el segundo establecindose as una cuota fija de depreciacin por horas de utilizacin.
Dicha cuota ser luego multiplicada por el nmero de horas utilizadas en cada periodo, para as obtener el cargo por depreciacin correspondiente al mismo.
Para el clculo de la cuota fija se aplica la siguiente frmula:
DEPRECIACIN POR HORAAS =
COSTO - VALOR RESIDUAL HORAS DE PRODUCCIN ESTIMADA
4.9.
Codificacin
La codificacin de los activos fijos es un instrumento importante para el control y seguimiento de los bienes, por parte de los responsables de las instituciones. Debe organizarse de tal manera que brinde informacin clara de acuerdo con los requerimientos de la institucin.3
4.10.
Inventario
Es el recuento fsico de los bienes de uso y consumo institucional, que se realiza en las entidades para actualizar la existencia de los bienes por cualquiera de los mtodos generalmente aceptados 4 Relacin pormenorizada y valoracin del conjunto de bienes y derechos pertenecientes a una persona fsica o jurdica que forman su patrimonio. Partida contable que recoge el nivel de existencias de una empresa en un momento determinado 5
A partir de lo anterior, inventario es el recuento fsico y valorado de los bienes y derechos de una organizacin a un momento determinado, con
3 Vice Ministerio de Presupuesto y Contadura. Direccin General de Contadura,activos Fijos, Tratamiento contable, Ob.Cit. Pag.27 4 Diccionario de Contabilidad y Finanzas; Editorial Cultural; Espaa: ao 2002 Pg. 51 5 Diccionario de Contabilidad y Finanzas; Editorial Cultural; Espaa, Ao 2002 Pg. 136
el fin de actualizar la existencia de los bienes para efectos del Balance Contable.
4.11.
Control de Inventarios
Esta actividad consiste en la comprobacin fsica del inventario que figura en la contabilidad de una entidad, para as de esta manera determinar los saldos reales.
4.12.
Registros
Los registros son una fuente de informacin que tienen como objetivos: Permitir la identificacin, clasificacin, codificacin y ubicacin de los bienes. Verificar fcil y rpidamente la disponibilidad de los bienes. Conocer las condiciones de tecnologa obsolescencia en el que se encuentran los bienes. Establecer responsabilidad sobre la administracin de las existencias, bienes y empleo de los servicios.
Los registros deben ser respaldados por documentos que certifiquen su confiabilidad.
4.13.
Informes
Los informes son una fuente de informacin que tiene el objetivo de describir y evaluar la situacin de los bienes y de los servicios contratados en un momento dado los informes debe tener las siguientes
caractersticas:
Identificacin del destinatario del informe. Descripcin de los objetivos del informe. Alcances de tiempo, espacio y temtica abarcados. Mtodo de anlisis utilizados. Conclusin y recomendacin de la materia del informe.
4.14.
Valuacin
Los criterios de la valuacin aplicables a los activos fijos se exponen a continuacin:
Se proceder a la actualizacin en funcin de las variaciones en la cotizacin oficial del dlar americano con respecto a la moneda nacional, entre el cierre de la gestin actual. El costo de adquisicin o construccin de un activo fijo, incluir los gastos incurridos con motivo de la compra, transporte, introduccin al pas, instalacin, montaje, gastos financieros y otros similares que resulten necesarios para colocar los bienes en condiciones para ser usados. Las depreciaciones se cargaran en cada gestin, en funcin al mtodo de depreciacin que la empresa utilice, en concordancia con las normas contables.
4.15.
Administracin
La administracin es un fenmeno universal en el mundo moderno. Cada organizacin y cada empresa requieren tomar decisiones, coordinar mltiples actividades, dirigir personas, evaluar el desempeo con base en objetivos previamente determinados, conseguir y asignar diferentes recursos. Toda organizacin o empresa necesita que los administradores
realicen numerosas actividades administrativas orientadas hacia reas o problemas especficos.
En sntesis podemos decir que la administracin es una conduccin racional de los recursos diferentes a travs de principios, tcnicas y prcticas, que permiten establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, orientados en alcanzar objetivos comunes que
individualmente, no es factible lograr.
4.16.
Administracin Pblica
La administracin pblica es el conjunto o complejo de organismos y funcionarios, por medio de actos sucesivos, aislados e individuales, esto es, relativo a cada caso, a una cuestin concreta y determinada, realizan los fines del Estado dentro de la constitucin y las leyes6 Es el conjunto de aptitudes y actitudes humanas, de proceso y procedimientos administrativos, de sistemas y estructuras
institucionalizadas; que estipulan la transformacin y el progreso a travs de factores educativos, polticos, socioculturales, econmicos y morales de cada individuo y de cada pas 7 Administracin Pblica son actividades del Estado. Es el gobierno en accin. La administracin como ciencia se relaciona con la sociologa, con la economa, con la ciencia poltica, con la psicologa y con muchas otras ciencias ms.8
6 Amaina Manuel A. Prontuario de Legislacin Adminisstrativa.Publicaciones ONAP, ao 1982, Pg.6 7 Reynaldo Barbosa Romero Introduccin a la Gerencia Social,Bolivia 2003, Pg.23 8 Beatriz Saenz Obrien Introduccin a la Administracin Pblica,Pg.1
En otras palabras administracin pblica es la organizacin ordenada a la gestin de servicios a travs de un conjunto de actividades, enmarcado en las polticas del estado
4.17.
Manual
El manual es un documento en el que se describen los instrumentos administrativos para regular el funcionamiento de una organizacin con informacin e instrucciones de manera ordenada y sistemtica sobre: atribuciones, estructura orgnica, objetivos, polticas, normas y puestos, sistemas y procedimientos.
4.18.
Objetivos de los Manuales
Sirven para explicar las normas ms generales con un lenguaje comn que puedan comprender los empleados de todos los niveles
organizacionales. Facilita el adiestramiento y orientacin al personal; coadyuva a normalizar controles de trmites y de procedimientos. Uniforma las actividades para el mejor aprovechamiento de los recursos materiales, y mejor desempeo personal.
4.19.
Clasificacin de los Manuales
Los manuales se clasifican por su contenido, por su funcin especfica y por su rea de aplicacin.
Por su contenido o Historia de la organizacin. o Polticas. o Procedimientos.
o Contenido mltiple. o Servicio al pblico.
Por su rea de aplicacin o Macro administrativos o multisectorial. o Mezo administrativos o sectoriales. o Micro administrativos o institucional
Por su funcin especfica o Ventas. o Produccin. o Finanzas. o Personal, etc.
4.20.
Controles administrativos sobre el manejo de bienes
La informacin es el principal instrumento de control interno y externo sobre el curso de un bien desde su ingreso a la entidad hasta su situacin actual o su baja, y el desarrollo de un servicio, desde su inicio hasta su conclusin, as como lo seala el D.S. 0181 en su artculo 118.
Para efectuar este control, la unidad Administrativa debe: a) Realizar inventarios y recuentos peridicos, planificados o
sorpresivos; b) c) d) Verificar la Correspondencia entre los registros y las existencias; Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda; Verificar la existencia de la documentacin legal y registro de los bienes.
Para la elaboracin de la informacin relacionada
con el manejo de
bienes y servicios, se utilizarn registros e informes con las siguientes caractersticas:
a) Los registros debern estar permanentemente actualizados y debidamente documentados y permitirn:
Verificar fcil y rpidamente la disponibilidad de los bienes. Evaluar el curso y costo histrico de los bienes. Conocer su identificacin, clasificacin, codificacin y ubicacin. Conocer las condiciones de conservacin, deterioro,
remodelaciones, etc.; as como las de tecnologa y obsolescencia en que se encuentran los bienes. Verificar la documentacin legal sobre la propiedad y registro de los bienes de la entidad, as como de los asignados, alquilados, prestados, etc., a cargo de la entidad. Establecer responsabilidad sobre el administracin de las existencias. empleo de los bienes y la
b) Los informes permitirn describir y evaluar la situacin de los bienes en un momento dado.
CAPITULO V
DESARROLLO DEL TRABAJO

5. PROPUESTA PLANTEADA
5.1. Informe Tcnico presentado a la Entidad
a) Orden de trabajo
La Direccin Administrativa Financiera como responsable de las actividades que se desarrollan en la Unidad de Bienes y Servicios considera que es relevante la codificacin de los Activos Fijos muebles con los que cuenta nuestra Institucin; dando as cumplimiento a lo instruido en el Decreto Supremo N 0181; Art. 118 Controles administrativos
b) Objetivo
El objetivo del presente informe tcnico, es optimizar la administracin de los activos fijos muebles bajo una correcta codificacin, establecindose catlogos y clasificacin por su ubicacin fsica y responsable (Oficina Central, Oficinas Regionales).
c) Metodologa
Para la elaboracin del presente informe, se ha realizado la verificacin de toda la documentacin existente en la Direccin Administrativa Financiera sobre la adquisicin de Activos Fijos muebles, as como las Actas de Asignaciones individuales, realizadas a los funcionarios del SENAVEX.
5.2.
Anlisis y resultados
El Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones por ser una entidad de reciente creacin, no cuenta con un adecuado control de sus Activos Fijos muebles, tampoco cuenta con una base de datos, que refleje el correcto uso, mantenimiento y salvaguarda de los activos fijos muebles, no dando un adecuado cumplimiento de lo dispuesto en el Ttulo II Subsistema de Manejo de Bienes, artculos 113 Alcance, 116 Responsabilidad por el Manejo de Bienes, 118 Controles Administrativos y 119 Toma de Inventarios del Decreto Supremo N 0181.
El Control de Activos Fijos muebles, es una tarea extremadamente vulnerable cuando no se cuenta con un Subsistema de Manejo de Bienes, el cual es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurdicos, tcnicos y administrativos que regulan el manejo de bienes de propiedad de la entidad y los que se encuentran bajo su cuidado o custodia. Esta falencia puede llegar a generar consecuencias
desfavorables para la Entidad, entre los problemas ms frecuentes en la administracin de Activos Fijos muebles tenemos:
Falta de control administrativo de gran parte de los Activos Fijos muebles. Falta de conocimiento de la cantidad real de los Activos Fijos muebles (valorizacin). Desconocimiento de su ubicacin fsica (real). Desconocimiento del detalle de cada Activo fijo mueble (Contable / Administrativo). Dificultad de llevar un historial de los Activos Fijos muebles durante su vida til.
No se cuenta con el Sistema de Inventarios de Activos Fijos (SIAF).
5.3.
Plan de trabajo
El Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones, a travs de la Direccin Administrativa Financiera, a fin de llevar un adecuado manejo de bienes y de acuerdo al artculo 82 Toma de Inventarios, deber realizar las siguientes tareas:
1. 2. 3.
Clasificacin (Creacin de Catlogo) Trascripcin y Procesamiento de Datos Codificacin y Etiquetado
Cabe aclarar que esta actividad deber ser realizada in situ, a fin de realizar la verificacin, recuento, clasificacin y reasignacin de los activos en el lugar dispuesto para los mismos.
Una vez concluido dicho proceso los objetivos a conseguir sern: Optimizar la administracin de los Activos Fijos. Catalogar los Activos Fijos. Clasificacin de activos fijos por Ubicacin Fsica (Regional, Responsable) Tener una clasificacin fsica valorada de Activos Fijos. Crear un historial de los Activos fijos.
5.4. Esquema para la codificacin y rotulacin de los activos fijos
Est referida al conjunto de smbolos alfanumricos, que permiten formular y emitir un mensaje, que cuente con criterios de amplitud y funcionalidad.
Para tener un control adecuado de los inventarios se tendr que realizar una codificacin de todos los activos con los que cuenta el SENAVEX, por lo que se hizo las listas de inventarios de activos fijos de acuerdo al rea de trabajo del servidor pblico. La propuesta de codificacin a utilizar es alfanumrica, de diez (10) dgitos el cual especifica la ubicacin y las caractersticas de los diferentes activos.
5.5.
Caractersticas
Sern las cualidades, que servirn para distinguir los bienes de sus semejantes; de acuerdo a lo siguiente:
S N V: Abreviacin con la que se identifica la entidad.
SECTOR: Indica la localizacin del Activo Fijo, Oficina Nacional (N) o Regionales (R), utilizndose para ello un dgito.
UBICACIN: Referida al espacio geogrfico de las diferentes regionales a nivel nacional, en las que se encuentran los activos fijos muebles. Dependencia funcional del servidor pblico al que se le asigna la salvaguarda del activo fijo; utilizndose para ello tres dgitos.
GRUPO CONTABLE: Simboliza el grupo contable al que pertenece el Activo segn el clasificador Presupuestario, utilizndose para ello un dgito.
AUXILIAR CONTABLE: Simboliza el nmero nico al que se debe agrupar o clasificar el tipo de bien, utilizndose para ello dos dgitos. (Plan de cuenta interna)
CANTIDAD: Expresa la
numeracin correlativa, acumulativa; para
conocer la cantidad (n) de bienes, que posee la entidad, utilizndose para ello como mximo tres dgitos.
CUADRO PARA LA CODIFICACIN
DIGIT O 1 DIGIT O 2 3 4 DGE UBICACIN Dir. General Ejecutiva DIGIT O 5 GRUPO CONTABLE CLASIFICADOR PRESUPUESTAR IO DIGIT O 6 7 1 DIGIT O 8 9 10 1 CANTIDAD (n) CORRELATIV O 1 an
SECTO R
DAF NACIONAL
Dir. Administrativa Financiera Dir. de Registro, Proyectos y Comunicacion es Dir. de Certificacin de Origen Unidad Legal La Paz El Alto Santa Cruz Cochabamba Oruro Sucre Potos Tarija Yacuiba Riberalta Chimore 3 43500 Equipo de comunicaciones 49000 Otros Activos Fijos 1 43110 Equipo de oficina y muebles
2 3 4 5 6 7
DRC
GRUPO AUXILIAR CONTABL E Mesa de computado ra Mesa simple de computado ra Escritorio L Silla esttica Silla giratoria Estante metlico Librero
1 1 1 1 1 1
1 an 1 an 1 an 1 an 1 an 1 an
DCO ULG LPZ EAL SCZ CBA ORU SUC REGIONAL PTS TAJ YCB RIB CHI
43120 Equipo de computacin
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Monitor CPU Teclado Parlantes Mouse Cortapicos Estabilizado r Impresora Scanner
1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1
an an an an an an
1 an 1 an 1 an
1 2
Telfono Fax Central telefnica
1 1
1 an 1 an 1 an
5.6.
Marco de referencia
La intencin es establecer la ubicacin del bien, en una ciudad, regional, sucursal etc., cuya especificacin resulta muy til. La misma est desglosada por campos temticos y que se describen en forma detallada en el siguiente cuadro:
SNV
XXX
XX
XXX
(CANTIDAD) CORRELATIVO AUXILIAR CONTABLE GRUPO CONTABLE UBICACIN SECTOR SIGLA INSTITUCIONAL
Ejemplo 1.- Asignacin y codificacin a un monitor en la Regional de El Alto de La ciudad de La Paz. Monitor (N 12) en la Regional El Alto
SECTOR 1 DGITO 2 DGITO UBICACIN 3 DGITO 4 DGITO GRUPO CONTABLE 5 DGITO AUXILIAR CONTABLE 6 DGITO 7 DGITO 8 DGITO CANTIDAD 9 DGITO 10 DGITO
SNV - R E A L 2 0 1 0 1 2 R = Regional EAL = El Alto 2 = Pertenece al grupo contable del Clasificador Presupuestario Equipo de Computacin 1 = Clasificado como Monitor, plan de cuentas (Grupo auxiliar interno) 12 = Cantidad correlativa existente del bien
5.7.
Diseo de la etiqueta
5.8.
Asignacin del material para la realizacin del trabajo
Recursos para el Etiquetado Para el proceso del etiquetado y, codificacin de los Activos Fijos del SENAVEX se propuso utilizar los siguientes materiales para el desarrollo de acuerdo al siguiente detalle:
Papel adhesivo tamao carta blanco Papel adhesivo transparente rollo 0.4 m x 2.4 m Impresora con cartuchos tinta a color y negro
5.9.
Elaboracin de manuales
Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilizacin del grupo respectivo de la entidad. Para alcanzar este objetivo. Es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual, que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda, de acuerdo a lo estipulado en el Sistema de Organizacin Administrativa (S.O.A.); ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite la libertad de improvisar y de hacer lo que ms le convenga a cada uno.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
MANUAL PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS
Versin N 1
1.
Objetivo
El objetivo del manual es establecer la secuencia lgica de actividades para efectuar procedimientos de recepcin, catalogacin, clasificacin,
codificacin, ingreso, salida, inventariacin, definicin de medidas de salvaguarda y mantenimiento de Activos Fijos muebles del SENAVEX. De manera que se pueda lograr la racionalidad en la distribucin, uso y conservacin de los activos fijos muebles del SENAVEX. Disponer de una gua normativa de consulta para coadyuvar con la administracin eficiente de los activos fijos muebles del SENAVEX.
2.
Alcance
Debe ser aplicado a todos los activos fijos muebles de propiedad de la entidad y los que estn a su cargo o custodia, por los funcionarios del Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones de la oficina Central y las 10 regionales. El encargado de su cumplimiento es la Direccin Administrativa financiera, a travs del encargado de Bienes y Servicios.
3.
Documentos de referencia
Decreto Supremo N 29847 de 10 de diciembre de 2008 (creacin SENAVEX). Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamental de 20 de julio de 1990 en su Captulo II articulo 10.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
Decreto
Supremo
0181
Normas
Bsicas
del
Sistema
de
Administracin de Bienes y Servicios de 28 de junio de 2009 en el Ttulo II Subsistema de manejo de bienes y Ttulo III Subsistema de disposicin de bienes.
Decreto Supremo No. 23318-A, Reglamento de Responsabilidad por la Funcin Pblica, de 03 de noviembre de 1992
4.
Definiciones utilizadas
Activos Fijos: El Activo Fijo es el conjunto de bienes de naturaleza relativamente permanente, adquiridos, desarrollados, construidos por administracin propia o por contrato, necesarios para el cumplimiento de objetivos institucionales.
Un bien para ser considerado como activo fijo debe cumplir con las siguientes caractersticas: o
Que sea de naturaleza relativamente duradera, con vida til superior a un ao (como mobiliario, maquinaria, equipos, vehculos, semovientes) o bienes inmuebles como instalaciones, terrenos y edificios.
Que este destinado al uso y no a la venta, nicamente los activos utilizados en las operaciones normales de la empresa se clasifican como activos fijos.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
Usuario de un Activo: es aquel funcionario al cual se le entregue mobiliario, equipo, maquinaria o vehculos para la ejecucin de sus labores. Activo Tangible: Cuando se trate de efectuar mantenimientos, reparaciones, etc. en edificios, maquinaria y otros bienes fsicos, que prolonguen su vida y el uso del mismo, sern incorporados al costo de adquisicin, el valor as aumentado que incrementa su vida til, se depreciaran con el mismo porcentaje inicial que le corresponde. Activo Intangible: Se utiliza para describir activos que son utilizados en operaciones del negocio, pero que no son de sustancia fsica y son corrientes; estn incluidas las patentes, los derechos de autor, las marcas registradas, gastos de organizacin, crdito mercantil y otros, siendo as que los mismos deben comercializarse. Estos activos estn sujetos a amortizacin en el tiempo. Encargado de Bienes y Servicios: Es responsable ante la Direccin Administrativa Financiera. Las funciones que cumple el Encargado de Bienes y Servicios son las siguientes: o o o o o
Recepcin de Muebles. Asignacin de Activos Fijos Muebles. Incorporacin al Registro de Activos Fijos Muebles. Codificacin. Registro de Derecho Propietario en coordinacin con la Unidad Legal.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
o o o o
Mantenimiento, reparacin y cambio de repuestos de Activos Fijos Muebles. Salvaguarda de Activos Fijos Muebles. Verificacin fsica peridicas, sorpresivas y a requerimiento de instancias superiores. Salvaguarda, inspeccin y control fsico de inmuebles.
Funcionarios de la Institucin: Todos los funcionarios de la institucin son Responsable de la Salvaguardar los Activos Fijos: o o o
El debido uso, custodia, preservacin de los bienes que le sean asignados. Demandar con la debida anticipacin, los servicios de reparacin de los bienes que le sean asignados. Para ser liberados de la responsabilidad el funcionario deber devolver a la unidad de Bienes y Servicios mediante Acta de devolucin el o los bienes que estaban a su cargo. Mientras no lo haga estar sujeto al rgimen de responsabilidad por la funcin pblica establecida en el Artculo 148 (liberacin de la
responsabilidad) Decreto Supremo N 0181 Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.
5.
Responsables
El presente procedimiento debe ser aplicado por: Direccin General Ejecutiva. Direccin Administrativa financiera.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
Unidad de Bienes y Servicios. (Encargado de Bienes y Servicios). Funcionarios de la institucin.
6. Procedimiento El Procedimiento de Administracin de Activos Fijos, se elabor bajo el marco de las Normas Bsicas del Sub Sistema de Manejo y Disposicin de Bienes del Sector Pblico. Este documento establece los procedimientos, asigna funciones y responsabilidades a los funcionarios, con el objetivo de lograr un adecuado manejo, uso, mantenimiento, salvaguarda, registro y control de todos los activos muebles y activos fijos inmuebles.
6.1.
Recepcin
La recepcin de estos bienes para su incorporacin al activo fijo de la entidad, ser realizada por la Unidad de Bienes y Servicios. El responsable de la recepcin ser: Contratacin ANPE ser la Comisin de Recepcin conformada de acuerdo a lo establecido en el Artculo 39 de las NB-SABS.
I. El Responsable de Recepcin y los integrantes de la Comisin de Recepcin, debern ser servidores pblicos de la entidad tcnicamente calificados. Excepcionalmente, cuando la entidad no cuente con servidores pblicos y en su lugar tenga consultores individuales de lnea, stos podrn ser designados como Responsable de Recepcin o como integrantes de la Comisin de Recepcin.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
La Comisin de Recepcin estar conformada por representantes de la Unidad Administrativa y la Unidad Solicitante.
No podr ser Responsable de Recepcin ni formar parte de la Comisin de Recepcin, la MAE, el RPC, el RPA, ni el representante de la Unidad Jurdica que asesora el proceso de contratacin.
II. El Responsable de Recepcin y la Comisin de Recepcin, tienen como principales funciones:
a. Efectuar la recepcin de los bienes y servicios y dar su conformidad verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencias.
b. Elaborar y firmar el Acta de Recepcin o emitir el Informe de Conformidad, segn corresponda, aspecto que no exime las
responsabilidades del proveedor ni del supervisor respecto de la entrega del bien o servicio.
c. Elaborar el Informe de Disconformidad, cuando corresponda.
III. La recepcin de bienes podr estar sujeta a verificacin, de acuerdo con sus caractersticas; la recepcin de obras se realizar en dos etapas: provisional y definitiva, emitindose las actas respectivas; en servicios, se requerir el o los Informes de Conformidad parciales y final.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
Contratacin Menor ser el Encargado de Almacenes; en este caso el Encargado de Bienes y Servicios, salvo que la compra necesite verificacin tcnica.
Cuando el Encargado de Bienes y Servicios, el Responsable de Recepcin o la Comisin de Recepcin expresen su conformidad con los bienes entregados por el proveedor, elaborarn el documento de recepcin oficial de bienes.
Si los bienes de consumo deben ser recibidos en lugar distinto al del almacn, estos podrn ser entregados en el lugar de destino a la unidad solicitante, con la participacin del Encargado de Bienes y servicios, el Responsable de Recepcin o la Comisin de Recepcin, debiendo cumplir con el procedimiento de recepcin, ingreso y entrega de bienes.
6.2.
Asignacin de activos fijos muebles
La asignacin de activos fijos muebles es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor pblico un activo o conjunto de stos, generando la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso y custodia.
La entrega de activos fijos muebles a los servidores pblicos del SENAVEX slo podr ser realizada por el Encargado de Bienes y Servicios, la misma que proceder cuando exista orden documentada y autorizada por la Direccin Administrativa Financiera.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
6.3.
Acta de asignacin de activos fijos muebles del senavex
La constancia de entrega de un bien se realizar en forma escrita, en la que el servidor pblico receptor exprese su conformidad mediante firma. El Encargado de Bienes y Servicios, debe mantener registros actualizados de las Actas de Asignacin Activos Fijos Muebles.
6.4.
Liberacin de la responsabilidad
Para ser liberado de la responsabilidad, el servidor pblico deber devolver a la Unidad de Bienes y Servicios, el o los bienes que estaban a su cargo, debiendo llenar el Acta de devolucin de Activos Fijos Muebles recabando la conformidad escrita a travs de la firma. Mientras no lo haga, estar sujeto al rgimen de Responsabilidad por la Funcin Pblica establecida en la Ley N 1178 y sus reglamentos. El servidor pblico mientras se encuentre en instalaciones de la entidad pblica prestando servicios, ser responsable por el debido uso y custodia de los bienes a su cargo.
La Unidad Administrativa es responsable de ejecutar las acciones necesarias para proporcionar los mecanismos idneos para asegurar la custodia de los bienes asignados a los servidores pblicos.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
6.5.
Codificacin
Para controlar la distribucin de los bienes la Unidad de Bienes y Servicios adoptar sistemas de identificacin interna, mediante cdigos, claves o smbolos que:
a) Permitan la identificacin, ubicacin y el destino del bien. b) Discriminen claramente un bien de otro. c) Faciliten el recuento fsico.
6.6.
Incorporaciones al registro de activos fijos muebles
La incorporacin de bienes muebles al activo fijo de la entidad, consiste en su registro fsico y contable. Se producir despus de haber sido recepcionados por el Encargado de Bienes y Servicios, por el Responsable de Recepcin o por la Comisin de Recepcin.
6.7.
Registro de activos fijos muebles
El Encargado de Bienes y Servicios, debe crear y mantener actualizado un registro de todos y cada uno de los activos fijos muebles de propiedad, a cargo o en custodia de la entidad. Este registro debe considerar como mnimo:
a)
La existencia fsica debidamente identificada, codificada y clasificada;
b)
La documentacin que respalda su propiedad o tenencia;
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
c)
La identificacin del servidor pblico y la unidad de la entidad a los que est asignado;
d) e) f) g)
El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones; Reparaciones, mantenimientos, seguros y otros; La disposicin temporal; La disposicin definitiva y baja de acuerdo al Subsistema de Disposicin de Bienes
6.8.
Registro del derecho propietario
Los activos fijos muebles como los vehculos y otros motorizados deben registrar su derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias correspondientes, labor que estar a cargo de la Unidad de Bienes y Servicios en coordinacin con la Unidad Legal.
El Encargado de Bienes y Servicios, deber efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentacin legal de los vehculos y motorizados de la entidad informando a la Direccin Administrativa Financiera.
6.1 Depsito de activos fijos
La institucin dispondr de un ambiente destinado al almacenamiento de Equipos de oficina y Muebles devueltos por funcionarios de la institucin por renuncia, cambio de funciones o desuso de estos bienes.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
El Encargado de Bienes y Servicios es responsable de la custodia, conservacin, seguridad de los bienes ingresados al almacn general (Activos Fijos muebles).
Asimismo, es responsable de la clasificacin de los bienes y la emisin de informes semestrales adjuntando la documentacin de sustento obtenida en forma oportuna, para decidir su disposicin o baja.
6.2 Medidas de seguridad
El Encargado de Bienes y Servicios y los funcionarios responsables por el uso y tenencia de activos fijos adoptarn las siguientes medidas de Seguridad, orientadas a lograr una administracin eficiente de los activos fijos del Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones, entre estas tenemos:
6.2.1 Equipos de Computacin
a) Los equipos del SENAVEX sern asignados a cada funcionario de acuerdo al cargo, funciones, actividades y responsabilidades. b) Los equipos del SENAVEX debern usarse en actividades de trabajo y no fines personales y otros, tales como juegos y pasatiempos. c) El lugar donde se instalen equipos de cmputo debern contar con una instalacin elctrica adecuada.
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
d)
Deben protegerse los equipos de riegos del medioambiente (por ejemplo, polvo y agua).
e)
No pueden moverse los equipos o reubicarlos sin permiso de la Unidad de Bienes y Servicios. Para llevar un equipo fuera del SENAVEX se requiere llenar el formulario de Salida de Activos Fijos, debidamente firmada por el Encargado de Bienes y Servicios, Polica de Seguridad asignado a la institucin y el funcionario involucrado.
6.2.2 Equipos de Fotocopiadora
a)
La instalacin de fotocopiadoras en las distintas unidades operativas de la institucin deber estar debidamente justificada en funcin a los requerimientos o necesidades emergentes de las actividades desarrolladas por las unidades.
b)
Se asignar a un funcionario la custodia de la mquina fotocopiadora, generando en este la consiguiente
responsabilidad sobre su uso, conservacin y demanda del servicio de mantenimiento. c) El funcionario responsable por el uso y manejo de la maquina fotocopiadora deber contar con los suficientes conocimientos para optimizar su uso y lograr un adecuado manejo de la misma. d) La manipulacin de lquidos cerca del equipos esta prohibida, as como la instalacin de estos cerca de ventanas donde estn expuestas a luz solar directa por tiempos prolongados. El lugar
PROCEDIMIENTO
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donde se instalen maquinas fotocopiadoras debern contar con una instalacin elctrica adecuada. e) Deben protegerse los equipos de riegos del medioambiente (por ejemplo, polvo y agua). f) No debe daarse o alterarse las caractersticas fsicas o tcnicas y poner en riesgo la fotocopiadora.
6.2.5 Equipos de Incendio.
El Encargado de Bienes y Servicios tendr bajo su responsabilidad el mantenimiento de extintores; los cuales contendrn agentes de polvos qumicos para fuego y con una capacidad adecuada.
Estos extintores deben estar libres de cualquier obstruccin y ubicados de manera estratgica en distintos lugares del inmueble de la institucin, a una altura mnima de 10 cm. del piso y mxima de 130 cm. El Encargado de Bienes y Servicios verificara peridicamente el estado de los extintores, debiendo solicitar en forma anual, o cuando justificadamente sea necesario, el recargado y mantenimiento de los mismos.
6.2.6 Depsito de Activos Fijos
Las puertas de ingreso del almacn general (activos fijos) contarn con los accesorios, dispositivos y otras medidas de seguridad que garanticen y precautelen la conservacin y proteccin de los bienes
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
almacenados,
entre
estos
mencionar:
candados,
mallas
de
proteccin para ventanas, etc.
Las vas de trnsito y los accesos a la puerta de salida deben estar siempre despejados, debiendo mantenerse permanentemente bajo llave y dejar establecido que el ingreso a personas ajenas a la unidad de Bienes y Servicios, est estrictamente prohibido.
El Encargado de Bienes y Servicios clasificar los bienes, segn su uso o destino final, facilitando de esta manera el movimiento y ubicacin de los mismos.
6.3 Medidas de salvaguarda de activos fijos
La salvaguarda comprende medidas de conservacin y proteccin de los activos fijos existentes en el almacn de la institucin; para contribuir con este propsito se realizaran las siguientes actividades:
6.3.1 Inspecciones Peridicas
El encargado de Bienes y Servicios efectuar visitas peridicas a las distintas oficinas del Servicio Nacional de Verificacin de
Exportaciones, con el fin de verificar y controlar el adecuado manejo y estado de los distintos activos fijos de la institucin, elaborando cuando sea necesario o pertinente informes con las observaciones detectadas para su remisin a la Direccin Administrativa Financiera,
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
con el propsito de adoptar las acciones respectivas, tendientes a mejorar continuamente la administracin de Activos Fijos.
6.3.2 Toma de Inventarios Fsicos Peridicos.
Los inventarios fsicos se realizaran una vez al ao, con el propsito de identificar fallas, faltantes y sobrantes de bienes, precisar la situacin de estos en un momento dado, programar adquisiciones futuras, precisar los bienes que se encuentran en calidad de prstamo, en poder de terceros y valorarlos contablemente. Asimismo determinar la responsabilidad de su custodia y buen servicio.
Para el efecto deber considerarse lo siguiente:
Se proceder a la toma de inventarios de los Activos Fijos al trmino del segundo semestre.
Asimismo la Direccin Administrativa y Financiera, podr instruir la realizacin de inventarios sorpresivos por muestreo, por rotacin o cambio de funciones.
Los procedimientos para la toma de inventarios semestrales, anuales y/o aquellos que se realicen para fines de control interno (Por muestreo, sorpresivos o por rotacin y cambio de Encargado de Bienes y Servicio)
PROCEDIMIENTO
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Versin N 1
6.3.3 Contratacin de Seguros
En previsin de alguna contingencia que se pudiera presentar, la institucin contratara al inicio de cada gestin anual los siguientes seguros:
Seguro Multiriesgo, para la oficina principal y administrativas de la institucin, muebles y enseres de Oficina, equipos de comunicacin, equipo electrnico, equipo educacional y otros activos. Este tipo de seguro cubre las prdidas sbitas, imprevistas y accidentales ocasionadas por incendios, tormentas, terremotos, temblores y colapso de techos y/o paredes; tambin protege contra robo y vandalismo.
6.3.4 Cronograma y contratacin de servicios de mantenimiento y Asistencia Tcnica
El Encargado de Bienes y Servicios con el propsito de que los activos permanezcan en condiciones de uso, evitando su deterioro, averas u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la conservacin del bien, a inicio de cada gestin presentar a la Direccin Administrativa Financiera, cronogramas de mantenimiento de los activos, solicitando la contratacin de los servicios de mantenimiento y asistencia tcnica, entre estos:
PROCEDIMIENTO
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Versin N 1
Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los Equipos de Computacin, Fax, Scanner, Impresoras, jav y Servidores. Servicio de mantenimiento preventivo para las fotocopiadoras Servicio de mantenimiento preventivo de los equipos de aire acondicionado de pared. Servicios de mantenimiento del Inmueble principal. Servicio de Asistencia Tcnica de instalacin de redes de datos y telfonos. Servicio de Asistencia Tcnica en las instalaciones de energa elctrica. Otros servicios de mantenimiento que requiera la institucin debidamente justificados y previa autorizacin de la Direccin Administrativa Financiera. El Encargado de Bienes y Servicios incluir en el POA (Programacin Operativa Anual) los recursos necesarios para cumplir con estas actividades.
PROCEDIMIENTO
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Versin N 1
DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO PARA ACTIVOS FIJOS
A continuacin se describen, los procedimientos necesarios para efectuar el registro de activos fijos
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS PASO N ACCION PROCEDIMIENTO Se inicia el proceso con el registro 1 Requiere Realiza la solicitud de compra de activos fijos al rea de Bienes y Unidad Solicitante Servicios. Recibe Recibe solicitud, verifica y realiza el pedido. (ver procedimiento en el manual de compras) Recibe la adquisicin y remite el los activos fijos al rea de Activo Fijo y las copias de la solicitud de compra, y factura. Unidad de Bienes y Servicios RESPONSABLE
Recibe
Recibe los activos fijos y las copias de: solicitud de compra y factura. Valida fsicamente los activos fijos que se han de inventariar, cotejndolos con el pedido y la factura. rea de activos Fijos
Valida
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
Recibe
Recibe los activos fijos, el pedido y la factura para emitir conformidad del bien solicitado. Unidad Solicitante Entrega el activo fijo para que elabore el acta de recepcin. Recibe el activo fijo con la solicitud de compra, factura, conformidad acta de recepcin.
Solicita al departamento de Recursos Humanos le informe si el resguardante es personal de nmina. Informa Verifica en la base de datos del personal, e informa al rea de Activo Fijo. Recibe la confirmacin de recursos Humanos y genera en la base de datos:
rea de Activo Fijo
Departamento de Recursos Humanos
Recibe
Acta de Asignacin. Alta del activo fijo. Asigna cdigo correlativo. Imprime y coloca la etiqueta de rea de Activo Fijo codificacin al bien, empleado para el efecto el mtodo propuesto (cdigo alfa -numrico) Informa al rea solicitante para la entrega del activo fijo y Acta de Asignacin.
PROCEDIMIENTO
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Versin N 1
Recibe y Acude a recibir el activo y el Acta firma de Asignacin. 8 Valida datos, firma el Acta de Unidad Solicitante recepcin y Acta de Asignacin. Entrega documentos originales y conserva una. Recibe y Recibe la documentacin firmada y entrega remite a la Unidad de Bienes y Servicios el original del Acta de Recepcin.
rea Activo Fijo
10
Recibe
Recibe el documento original y Unidad de Bienes y archiva. Servicios Elabora el Alta de Activo y remite al rea de Contabilidad Archiva las copias de la Altas de los activos fijos en numeracin consecutiva con la siguiente rea de Activo Fijo documentacin:
Realiza
11 Archiva
Solicitud de compra Factura. Acta Recepcin Conjunta. Acta de Asignacin
12
Recibe y Recibe copias de toda la entrega documentacin, revisa la informacin para efectuar el pago y registro en el SIAF.
rea de Contabilidad
PROCEDIMIENTO
S-SNV/SABS/P 452
Versin N 1
13
Recibe y Recibe una copia archiva incorporacin SIAF
de
la
rea de Activo Fijo
Archiva documentacin. Termina proceso de registro.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
UNIDAD SOLICITANTE
REA DE ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ENCARGADA DE CONTABILIDAD
Inicio
1 2
Solicita al rea de Bienes y Servicios la compra de activos fijos.
Recibe olicitud verifica y realiza el pedido (ver procedimiento en manual de compra) Recibe la adquisicin y remite al rea de Activo Fijo con la copias de solicitud de compra y factura
Recibe el activo fijo y las copias de la solicitud de compra, pedido y factura. Valida el activo fijo
Recibe activo solicitud de compra y factura Da su conformidad del bien solicitado, para que el rea de activo fijo elabore el Acta de Recepcin.
Recibe el activo fijo. Solicita al departamento de Recursos Humanos le confirme si el resguardante es personal de planta
Verifica en la base de datos e informa al rea de Activo fijo.
Recibe confirmacin de Recursos Humanos y genera en la Base de datos el Acta de Asignacin, Alta del Activo, asigna cdigo, etiqueta el activo e informa a la Unidad solicitante para entrega y firma.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
UNIDAD SOLICITANTE
REA DE ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ENCARGADA DE CONTABILIDAD
Recibe el Activo solicitado, el acta de asignacin y acta de recepcin para su respectiva firma.
10
Recibe la documentaci n firmada y remite a la Unidad de Bienes y Servicios el original del Acta de Recepcin.
Recibe el documento original y lo archiva
11
12
Elabora el Alta del Activo y remite al rea de contabilidad Archiva copias de las Alta de activo.
Recibe copias de toda la documentaci n para realizar el pago, y registrar en el SIAF.
13
Recibe copia del registro en el SIAF. Archiva la documentaci n
Fin
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE BIENES Y SERVICIOS REA DE ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO:
Asignacin de Activos Fijos Muebles
FORMULARIO : Asignacin de Activos Fijos Muebles - Individual CODIGO : S-SNV/SAFI/F01 USO : Tramitar la asignacin de bienes muebles y/o tiles a los funcionarios que operan en cada una de las oficinas Regionales a nivel Nacional. ELABORACIN: En computadora CAMPOS: NUMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 NOMBRE N DE ASIGNACIN RESPONSABLE REGIONAL UBICACIN CARGO N C.I. TEM NMERO (N) CDIGO ANTERIOR CODIGO ACTUAL DESCRIPCIN MARCA SERIE ESTADO OBSERVACIONES FECHA DE ENTREGA ENTREGUE CONFORME RECIB CONFORME : : : : : : : : : : : : : : : : : : CONTENIDO
Uso de la Unidad de Bienes y Servicios. Nombre del Funcionario al que se emite la asignacin. Extensin de las regionales a nivel Nacional (LPZ, SCZ, CBBA,etc.) Localizacin del establecimiento u oficinas. Nombre de la Actividad que desempea. Nmero del Carnet de Identidad. Nmero consecutivo que identifica el tipo de prestacin del servicio profesional. Correspondiente a la cantidad total de de bienes muebles asignados. Hace referencia a los bienes muebles transferidos a la entidad, mismos que ya contaban con una codificacin. Nmero que corresponde al cdigo asignado a cada bien mueble en pertenencia a la entidad de acuerdo al la lista general de Activos Fijos. Campo que describe las caractersticas del Activo Fijo. Nombre y procedencia de la empresa que fabrica el bien Nmero de registro y control de fabricacin. Califica el estado en el que se encuentra el bien mueble. Informacin adicional que se crea necesaria. Da , mes y ao en el que se realiz la asignacin. Firma del encargado de Bienes y servicios, como constancia de la entrega de bienes. Firma del personal autorizado, que recibe dichos bienes para el desarrollo de sus funciones.
DISTRIBUCIN: Original: Archivo Bienes y Servicios Copia : Interesado
FORMULARIO
S- SNV/ SABS/ P 452
AVISO DE ALTA
Versin N 1
N----------------
AVISO DE ALTA
ACTIVO FIJO : LUGAR Y FECHA: AVISO DE ALTA : N de ALTA : TOTAL GENERAL: PRECIO DESCRIPCIN CANTIDAD UNITARIO TOTAL GENERAL
TOTAL ACTIVOS N FACTURA PROVEEDOR: ORIGEN DEL RECURSO :
UNIDAD DE BIENES Y SERVICIOS
FORMULARIO
S- SNV/ SABS/ P 452
ORDEN DE SALIDA
Versin N 1
N_ _ _ _ _ _ _
ORDEN DE SALIDA
ORDEN DE SALIDA LUGAR Y FECHA:
DIRECTOR GENERAL EJECUTIVO: _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ DIA MES AO
SOLICITAMOS A USTEDES PERMITN LA SALIDA DEL ARTICULO AL PORTADOR DEL PRESENTE
Sr (a): ____________________________________________________
SE LE HA AUTORIZADO DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE DESCRIPCION:
NOMBRE ENERICO DEL BIEN NO. DE INVENTARIO MARCA MODELO COLOR NO. DE SERIE AREA DE ADSCRIPCION MOTIVO DE LA SALIDA:
REPARACIN MANTENIMIENTO TRASPASO VENTA PRESTADO
DA
MES
AO
ENVIA NOMBRE Y FIRMA RECIBE NOMBRE Y FIRMA SEGURIDAD EN TURNO (POLICIA) NOMBRE Y FIRMA
UNIDAD DE BIENES Y SERVICIOS NOMBRE Y FIRMA REA DE ACTIVO FIJO NOMBRE Y FIRMA
METODOLOGA DE TRABAJO
Inicio en la Administracin Central Regional La Paz
Revisin de Documentos de Adquisicin de bienes y envos a Regionales a nivel Nacional
TRABAJO DE CAMPO
Relevamiento de informacin sobre las caractersticas de los bienes muebles propios y bienes en calidad de prstamo y bienes transferidos al SENAVEX
Inspeccin In Situ y verificacin de series de los Activos fijos y descripcin de los mismos
Cotejo de los activos fijos, referente a equipos de computacin y comunicacin, trasferidos y en calidad de prstamos
TRABAJO DE GABINETE
NO
Procesamiento de Datos
CONTROL
Cruce de datos y solicitud de envo al detalle de los bienes muebles en dichas oficinas operativas, Regionales a nivel Nacional
CONTROL
Ajuste del relevamiento e informacin puesta en conocimiento a la Direccin Administrativa Financiera
NO
PROCESAMIENTO DE DATOS PARA LA RESPECTIVA ASIGNACIN Y CODIFICACIN DE LOS BIENES MUEBLES
Resultados ptimos
Clculo de Bienes en existencia fsica real y estado del bien
Ajuste con informacin enviada por Regionales a nivel Nacional
SI Elaboracin de actas de asignacin Elaboracin de propuesta Creacin de base de datos Aprobacin diseo etiquetado
SI
ENTREGA PERIDICA DE TRABAJOS
5.10.
METODOLOGA DE TRABAJO
Comprender en dos fases: Trabajo de campo Trabajo de Gabinete.
5.10.1. Trabajo de Campo
El trabajo de campo se refiere a diversas tareas, inicindose el proceso con la inspeccin a la Administracin central correspondiente a la regional La Paz, trasladndonos a los predios, lugar donde se encuentran los bienes muebles, haciendo el reconocimiento global y cuantificacin preliminar de los bienes en uso.
5.10.1.1. Inspeccin y verificacin In Situ de predios
De acuerdo al cronograma de trabajo previsto, al llegar al lugar donde se encuentran cada una de las oficinas, inicialmente se realizar una inspeccin general al inmueble para determinar las caractersticas fsicas de los bienes muebles, tales como tamao, modelo, servicio y otros detalles que servirn para realizar la planificacin del diseo de los formularios de asignacin y caractersticas de cada bien mueble de manera especfica para cada dependencia (oficina). Asimismo se realizar la Base de Datos para el control de las existencias, salidas y nuevas adquisiciones con caractersticas preestablecidas y agrupadas por Rubros.
Para las regionales en cuya oficina y dependencias se tenga bienes muebles, se revisar en la base de datos cotejada por el
registro de envos y compras acorde a las existencias registradas en el sistema, y se determinar las existencias reales o faltantes.
Concluida la observacin y el cotejo, los datos adquiridos sern transferidos al computador (BD) para su procesamiento y ajuste.
Para obtener la precisin y exactitud de los bienes reales en existencia, se realizar previa planificacin la verificacin in situ por el Director General Ejecutivo de a cuerdo al cronograma de viajes programados para las visitas a las diferentes Regionales, de esta manera se podr garantizar un buen resultado. 5.10.1.2. Asignaciones Diseo del Etiquetado
Para el diseo del etiquetado se ha considerado la representacin del Escudo Nacional como smbolo Patrio ubicado al lado derecho del cdigo generado por tipo de bien mueble y las siglas del Servicio Nacional de Verificacin de Exportaciones (SNV) al lado izquierdo, para identificar la pertenencia de los bienes muebles de la entidad.
El formulario de Asignacin est diseada de acuerdo al detalle de los bienes y campos que describen la ubicacin fsica del bien, regional en la que se encuentran y la asignacin del cdigo a cada bien y que el mismo ser verificado a simple vista, en apoyo a esta actividad se tomarn fotografas digitales de los bienes para que los mismos sean incluidos en un catlogo virtual.
5.10.2. Trabajo de gabinete
Comprende lo siguiente:
Transferencia de datos de la variedad de bienes muebles, equipos de computacin y de comunicacin existentes en la entidad. Trasferencia de datos con caractersticas particulares de cada activo fijo. Diseo del catlogo Virtual para activos fijos y Almacenes. Elaboracin de los manuales para la correcta administracin de sus bienes.
Para el trabajo de Gabinete, se ha utilizado una PC, Normativas vigentes respecto al Sistema de Administracin de Bienes y Servicios NB-SABS D.S 0181, para que cada procedimiento este enmarcada en la normativa vigente.
5.11.
Documentacin a entregar
Memoria del trabajo propuesto Descripcin detallada de los bienes, existencia y ubicacin por dependencias y regionales. Manuales de administracin para activos fijos. Base de Datos con los formularios de Asignacin Individual por cada funcionario, Actas de devolucin, etc.
5.12.
Resultados esperados de la investigacin
Una vez realizado el diagnstico y en base a la propuesta planteada se esperan los siguientes resultados:
Inventariacin de los Activos fijos bienes Muebles. El diagnstico sobre los procedimientos para su administracin. Codificacin de los activos fijos muebles inventariados. Elaboracin del Manual para Activos Fijos bienes muebles Disciplina administrativa para la administracin de bienes del SENAVEX. 5.13. Inventariacin de Activos Fijos (Bienes Muebles)
Se desarroll la base de datos para cada Regional con informacin de la cantidad de bienes muebles en disposicin de las mismas. Asignacin de activos fijos bienes muebles individual a todos los funcionarios, tanto para la administracin central y sus respectivas regionales. Asignacin de cdigo alfanumrico, diferenciados por rubros o tems (tipo de bien mueble). El uso del Formulario Actas de asignacin Individual, actas de devolucin, incorporacin de activos y normativa.
5.14. Conclusiones
La entidad y sus regionales, no contaba con una Inventariacin de sus activos fijos, motivo por el cual se ha avisto necesario actualizar y elaborar registros, que les permita contar con informacin precisa de sus activos fijos muebles.
El relevamiento de la informacin alcanz a un 90% de los activos, la codificacin y el diseo del etiquetado, fue realizada para todos los activos fijos muebles, esta propuesta de codificacin, permite a los
directores saber la ubicacin, asignando a la persona encargada, responsabilidad, sobre el cuidado de los bienes.
El implementar, un sistema de inventarios valorados de activos fijos, personalizado a los requerimientos de una entidad pblica, ha sido un trabajo y propuesta acertada, porque le otorga un instrumento de
control valioso y necesario, el acceso a una base de datos, donde se actualice y ample la informacin, cuando sea necesario, para decidir en el momento oportuno, programas preventivos para sus activos fijos y asimismo conocer el patrimonio con el que cuentan.
5.14. Recomendaciones
Dar continuidad y seguimiento a las propuestas planteadas. Establecer los parmetros para registrar los activos fijos dados de baja y ver la inmediatez de reemplazarlos si la situacin lo exige. Concientizar a los funcionarios, Nombrar bajo memorndum, a un responsable para el control y administracin de los activos fijos en cada regional a nivel nacional. Toda valoracin que se quiera asignar a los activos fijos, primeramente debe de ser verificada por peritos independientes para mayor consistencia.
BIBLIOGRAFA
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIN 4 Edicin VICEMINISTERIO DE CONTADURIA Activos Fijos tratamiento contable COMPENDIO DIDCTICO LEY N 1178 Contralora General del Estado TEMAS DE CONTABILIDAD BSICA Ao 2001 CONTABILIDAD A MONEDA CONSTANTE 2 Edicin 1998 INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIN 5 Edicin 1999 INTRODUCCION A LA GERENCIA SOCIAL Bolivia - 2003 INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIN PBLICA PRONTUARIO DE LEGISLACION ADMINISTRATIVA Publicaciones ONAP - 1982 CONTABILIDAD, LA BASE PARA DECISIONES GERENCIALES 11 edicin. Mc Graw-Hill 1998 DICCIONARIO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS Editorial Cultural, Espaa Ao 2002
SAMPIERI Hernn
Direccin General de Contadura.
Centro Nacional de Capacitacin CENCAP TERAN Gandarillas Gonzalo J.
CENTELLAS Espaa Rubn.
CHAVENTO Idalberto.
BARBOSA Romero Reynaldo.
SAENZ Obrien Beatriz.
AMAINA Manuel A.
MEIGS y MEIGS, Bettner Whittington.
ANEXOS
1. 2. 3. 4. 5. 6. Regionales Organigrama SENAVEX Acta de Asignacin y Devolucin Cuadro para la codificacin y Etiqueta Lista General de Activos Codificados Listado de Actas de Asignaciones y Devoluciones 7. Instruccin Ejecutiva
REGIONALES SENAVEX
Director General Ejecutivo
ORGANIGRAMA
Unidad Legal y Asuntos Jurdicos
SERVICIO NACIONAL DE VERIFICACIN DE EXPORTACIONES

Secretaria
Unidad de Auditora Interna
Auxiliar de Oficina
Direccin Administrativa y Financiera
Direccin de Certificacin de Origen
Direccin de Registro, Proyectos y Comunicaciones
Encargado de Bienes y Servicios
Encargado Contabilidad y Presupuestos
Encargado Administrativo Financiero
Encargado de Bienes y Servicios
Encargado Contabilidad y Presupuestos
Encargado de Sistemas y Programacin
Encargado de Estadsticas Seguimiento y Soporte
Encargado de Proyectos Comunicacin
Responsable de Certificacin La Paz
Responsable de Certificacin El Alto
Responsable de Certificacin Santa Cruz
Responsable de Certificacin Cochabamba Certificador Cochabamba y trmites
Responsable de Certificacin Potosi Asistente de Registro Trmites y Archivo
Responsable de Certificacin Tarija
Responsable de Certificacin Sucre
Responsable de Certificacin Riberalta
Responsable de Certificacin Oruro Asistente de Registro Trmites y Archivo
Certificador La Paz trmites
Certificador La Paz trmites
Certificador Santa Cruz
Certificador Yacuiba
Asistente de Centro Pblico y Archivo
Asistente de Centro Pblico y Archivo
Asistente de Archivo
Asistente de Centro Pblico Asistente de Registro
Asistente de Registro Centro Pblico y Archivo
Certificador Chimore
Asistente de Trmites
Asistente de Registro

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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS FACULTAD CIENCIAS ECONMICAS Y FINANCIERAS CARRERA DE AUDITORA

enmendar falencias en la ejecucin de las actividades correspondientes al manejo de Activos Fijos.

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

de la resolucin Ministerial N 233/05 de 19 de

Emitir certificados de Origen de la mercanca de exportacin de

acuerdo a la regin destino de la exportacin.

cumplimiento de sus objetivos.

Prestar asesoramiento tcnico jurdico a los exportadores en los trmites de exportacin.

DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

ENCARGADO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

ENCARGADO DE BIENES Y SERVICIOS

1.6.3. Funciones del encargado de bienes y servicios

Controlar el cumplimiento y aplicacin correcta

CAPITULO II IDENTIFICACIN Y PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Formulacin del problema

2.3. OBJETIVOS 2.3.1. Objetivo General

manual para la disposicin de los Activos Fijos

2.5. Metodologa de la investigacin 2.5.1. Mtodos

ste a su vez comprende:

2.7. FUENTES DE INFORMACIN 2.7.1. Fuentes Primarias

1 Metodologa de la Investigacin, Hernn Sampieri, Cuarta Edicin

legal).Comentan brevemente artculos, libros, tesis, disertaciones y otros documentos. 2

2.8. MARCO REFERENCIAL 2.8.1. Marco Terico

especficamente de los Activos Fijos Muebles.

2 Metodologa de la Investigacin, Hernn Sampieri, Cuarta Edicin

CAPITULO III MARCO LEGAL

Asimismo muestra un modelo de administracin para el manejo de los recursos pblicos.

La Ley 1178 Busca:

Dentro de sus Artculos estipula lo siguiente:

SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL

3.2. Sistema de organizacin administrativa (SOA)

Objetivos del Sistema de Organizacin Administrativa

Evitar la duplicacin y dispersin de funciones.

Objetivos de las Normas Bsicas

3.3. Proceso del diseo organizacional

Etapas del diseo o rediseo organizacional

conformacin que llevarn

reas cabo las

Formalizacin del diseo organizacional

para adquirir bienes o contratar servicios.

Los componentes del subsistema de manejo de bienes son los siguientes:

3.4.2. Administracin de Activos Fijos Muebles

3.5. Decreto Supremo 23318-A Reglamento de Responsabilidad por la Funcin Pblica

3.6. Ley del Estatuto del Funcionario Pblico - Ley 2027

Realizar o incitar acciones que afecten, daen o causen deterioro a

los bienes inmuebles, muebles o materiales de la Administracin.

CAPITULO IV MARCO CONCEPTUAL

Activos Intangibles: son activos que no tienen una forma

Control de Activos Fijos

Las dos principales causas de la depreciacin son el deterioro fisco y la obsolescencia.

Deterioro fsico.- el deterioro fsico resulta del uso, lo mismo

Mtodos para el Clculo de la Depreciacin

Basados en la vida til del bien

Mtodos de la lnea recta

Mtodo de la Lnea Recta

COSTO VALOR RESIDUAL VIDA TIL

Mtodo de la suma de dgitos de los aos

Para el clculo del denominador de la fraccin se puede aplicar la siguiente frmula:

DEPRECIACIN DE LOS DGITOS DE LOS AOS = N (N+1)/2

Donde N es igual a la vida til del activo fijo, expresado en aos.

Mtodo de los saldos decrecientes (saldos de declinacin)